Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ

Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công cụ,
dụng cụ
I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ
trong sản xuất kinh doanh:
I.1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Vật liệu là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá. Ngoài ra, vật
liệu coàn là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu
thành nên thực thể sản phẩm.
Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất nhất định. Dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi
hình thái vật chất ban đầu để tạo ra sản phẩm mới về mặt giá trị của sản phẩm mới tạo
ra.
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời
gian sử dụng quy định của tài sản cố định.
Công cụ, dụng cụ thờng tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau nhng trong quá
trình sử dụng chúng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, chúng bị
hao mòn dần và chuyển dịch từng phần giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Vì công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nên đợc
mua sắm bằng nguồn vốn lu động.
Tuy vật liệu và công cụ, dụng cụ có đặc điểm và tính chất khác nhau song chúng đều
là yếu tố cấu thành sản phẩm. Do vậy, việc tổ chức kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ
một cách khoa học, hợp lý, có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả sẽ giúp cho việc tổ chức
công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đảm bảo đợc yêu cầu quản lý.
I.2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Do vật liệu và công cụ, dụng cụ thuộc tài sản lu động, giá trị của chúng thuộc vốn lu
động dự trữ của doanh nghiệp cho nên việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ là một
yếu tố khách quan đối với doanh nghiệp. Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu, công
cụ, dụng cụ đòi hỏi phải tổ chức quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng.
Trong quá trình thu mua thì phải quản lý về chất lợng, quy cách, phẩm chất, chủng
loại và chi phí thu mua.
Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ

giới hạn dữ trữ tối thiểu, tối đa cho mỗi loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất
kinh doanh tiến hành thuận lợi, không bị ngng trệ hay vật t quá nhiều gây ứ đọng vốn.
Khâu bảo quản vật t là quan trọng nhất đối với tổ chức quản lý vật liệu công cụ dụng
cụ. Nó đòi hỏi doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, lán trại để bảo quản vật t đồng
thời tuỳ loại vật t phải bảo quản phù hợp tránh h hỏng, mất mátvà mất phẩm chất làm
ảnh hởng đến chất lợng sản phẩm, đến giá thành và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nhằm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát và lãng
phí vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh cho phép hạ tầng thấp giá thành sản
phẩm, hạ thấp chi phí đến mức thấp nhất đồng thời làm tăng lợi nhuận và có tích luỹ
cho doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải thực hiện tốt công tác ghi chép
và phản ánh tình hình xuất dùng, sử dụng vật t trong sản xuất.
Tóm lại, vật liệu và công cụ, dụng cụ có một vai trò quan trọng trong việc sản xuất
kinh doanh do đó công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ luôn là một yêu cầu cần
thiết và đợc các nhà quản lý quan tâm.
II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ:
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu và công cụ, dụng cụ bao gồm rất nhiều loại,
nhiều thứ khác nhau. Mỗi loại đợc sử dụng có nội dung kinh tế, chức năng, tính năng
khác nhau. Vì vậy, để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với
từng thứ, từng loại vật liệu và công cụ, dụng cụ thì doanh nghiệp phải tiến hành phân
loại.
II.1. Phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản
xuất:
Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tợng lao động
chủ yếu trong doanh nghiệp, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của
sản phẩm.
VD: động cơ, vỏ hộp....(trong sản xuất máy bơm nớc)
Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tợng lao động nhng vật liệu phụ không phải là
cơ sở vật chất chủ yếu hình thanh nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ
trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm , làm tăng chất liệu nguyên vật liệu chính và
sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, cho sản xuất, bảo quản và bao gói sản phẩm.

VD: dung môi, sơn...
Nhiên liệu: bao gồm các loại ở thể lỏng, khí, rắn...nh xăng, dầu, than, củi hơi đốt để
phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện, máy móc...
Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế sửa chữa máy
móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải.
Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện lắp đặt vào các công
trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
Phế liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì,
vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng...
Trên thực tế, tuỳ thuộc vào yêu cầu trong quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh
nghiệp trong từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng thứ, từng nhóm một
cách chi tiết hơn. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch
toán về số lợng và giá trị đối với từng thứ vật liệu trên cơ sở phân loại vật liệu, doanh
nghiệp cần phải sử dụng Sổ danh điểm vật liệu.
II.2. Phân loại công cụ, dụng cụ theo phơng pháp phân bổ, theo yêu cầu quản lý và
ghi chép kế toán:
Công cụ, dụng cụ dùng trong các doanh nghiệp bao gồm các loại:
- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất.
- Dụng cụ đồ nghề.
- Dụng cụ quản lý.
- Quần áo bảo hộ lao động.
- Khuôn mẫu đúc sẵn.
- Lán trại tạm thời.
- Các loại bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu.
Trong công tác quản lý công cụ, dụng cụ đợc chia thành 3 loại:
- Công cụ, dụng cụ lao động.
- Bao bì luân chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
II.3. Các phơng pháp đánh giá hàng tồn kho:
Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ là dùng chỉ tiêu tiền tệ để biểu hiện giá trị của

vật liệu, công cụ, dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ phải đảm bảo yêu cầu chân thực,
thống nhất nghĩa là phải đánh giá đúng theo giá trị thực tế của vật liệu, công cụ, dụng
cụ tức là kế toán phải phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc vật
liệu, công cụ, dụng cụ đó.
Trong quá trình hạch toán, tuỳ từng điều kiện cụ thể ngời ta có thể sử dụng một
trong hai cách đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ, Đó là đánh giá theo giá hạch toán
hoặc theo giá thực tế.
II.3.1. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập kho:
Trong các doanh nghiệp, trị giá thực tế của vật liệu, công cụ, dụng cụ nhập vào đợc
xác định theo từng nguồn nhập.
+ Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài nhập kho đợc tính
theo công thức sau:
Giá gốc nguyên
liệu, vật liệu và
Giá mua ghi trên
hoá đơn sau khi
trừ đi các khoản
Các loại
thuế
không đ-
Chi phí có liên
quan trực tiếp
= + +

công cụ, dụng cụ
mua ngoài.
chiết khấu thơng
mại giảm giá
ợc hoàn

lại
đến việc mua
hàng
Chi phí có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc
xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến
việc mua hàng tồn kho ( chi phí bao bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí
thuê kho, thuê bãi).
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Giá gốc của vật
liệu, công cụ,
dụng cụ nhập
kho
Giá gốc của vật
liệu, công cụ,
dụng cụ xuất
thuê chế biến
Tiền công
phải trả cho
ngời chế biến
Chi phí vận
chuyển bốc dỡ và
các chi phí có
liên quan trực
tiếp khác
= + +
+ Đối với vật liệu, công cụ, dụng cụ do doanh nghiệp tự gia công chế biến nhập kho đ-
ợc tính theo công thức sau:
Giá gốc VL, CCDC
nhập kho
=

Giá gốc VL xuất kho
+
Chi phí gia công
chế biến
Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản
phẩm sản xuất nh: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí
sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chế biến nguyên liệu, vật liệu và công
cụ dụng cụ.
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ nhận góp liên doanh vốn cổ
phần hoặc thu hồi vốn góp đợc ghi nhận theo giá thực tế do Hội đồng đánh giá lại và đã
dợc chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhận biếu tặng:
Giá gốc NL,VL
và CCDC nhập
kho
Giá trị hợp lý ban đầu
của những NL, VL,
CCDC tơng đơng
Các chi phí khác có
liên quan trực tiếp
đến việc tiếp nhận
= +
- Giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ đợc cấp:
Giá gốc NL,
VL và CCDC
nhập kho
Giá ghi trên sổ của đơn vị đợc
cấp trên hoặc giá đợc đánh
giá lại theo giá trị thuần
Chi phí vận chuyển,

bốc dỡ, chi phí có liên
quan trực tiếp khác
= +
+ Giá gốc của phế liệu thu hồi là giá ớc tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.
II.3.2. Đánh giá vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho:
Do giá gốc của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ nhập kho từ các nguồn nhập
khác nh đã trình bày ở trên, để tính giá gốc hàng xuất kho, kế toán có thể sử dụng một
trong các phơng pháp tính giá trị hàng tồn kho sau:
- Phơng pháp tính theo giá đích danh: Giá trị thực tế của NL, VL, CCDC xuất kho tính
theo giá thực tế của từng lô hàng nhập, áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít NL,
VL và CCDC có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
- Phơng pháp bình quân gia quyền: Giá trị của loại hàng tồn kho đợc tính theo giá trị
trung bình của từng loại hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trong kỳ (bình quân gia
quyền cuối kỳ). Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi lô
hàng về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp (bình quân gia quyền sau mỗi lần
nhập).
Giá trị thực tế
NL, VL và
CCDC xuất kho
Số lợng NL,VL
và CCDC xuất
kho
Đơn giá bình
quân gia
quyền
=
ì
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính một trong các phơng án sau:
Phơng án 1: Tính theo giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ (còn gọi là giá bình quân
gia quyền toàn bộ luân chuyển trong kỳ).

Đơn giá
bình quân
gia quyền
cả kỳ dự trữ
=
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC tồn kho đầu kỳ
Số lợng NL, VL và CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
+
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC nhập kho trong kỳ
Số lợng NL, VL và CCDC
nhập kho trong kỳ
Phơng án 2: Tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (Còn gọi là giá bình
quân gia quyền liên hoàn)
Đơn giá
bình quân
gia quyền
sau mỗi lần
nhập
=
Giá trị thực tế NL, VL và
CCDC tồn kho trớc khi nhập
Số lợng NL, VL và CCDC
tồn kho trớc khi nhập
+
+
Giá trị thực tế NL, VL và

CCDC nhập kho của từng
lần nhập
Số lợng NL, VL và CCDC
nhập kho của từng lần nhập
- Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là
hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời
điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô
hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đợc tính
theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
- Phơng pháp nhập sau, xuất trớc: Trong phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là
hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và hàng tồn kho còn lại
cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị
hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của
hàng tồn kho đợc tính theo gia của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
II.3.2.1. Đánh giá NL, VL và CCDC theo giá hạch toán:
Đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất nhiều mặt hàng thơng sử dụng
nhiều loại, nhóm, thứ NL,VL và CCDC hoạt động nhập xuất NL, VL và CCDC diễn ra
thờng xuyên, liên tục nếu áp dụng nguyên tắc tính theo giá gốc (giá trị thực tế) thì rất
phức tạp, khó đảm bảo yêu cầu kịp thời cầu của kế toán. Doanh nghiệp có thể xây dựng
hệ thống giá hạch toán để ghi chép hang ngày trên phiếu nhập, phiếu xuất và ghi sổ kế
toán chi tiết NL, VL và CCDC.
Giá hạch toán là giá do kế toán của doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá kê hoạch
hoặc giá trị thuần có thể thực hiện đợc trên thị trờng. Giá hạch toán đợc sử dụng thống