THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRAPHACO

Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ
phần TRAPHACO.
I. Đặc điểm bộ máy tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần
TRAPHACO.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Để phù hợp với địa bàn hoạt động, yêu cầu quản lý bộ máy kế toán của Công
ty đợc xây dựng theo mô hình vừa tập trung vừa phân tán.
Hình thức tổ chức này rất phù hợp với tình hình hiện tại của Công ty: Địa
điểm sản xuất phân tán, địa bàn hoạt động rộng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhiều, Hiện nay toàn Công ty gồm 21 kế toán ( trong đó bộ phận kế toán tại chi
nhánh thành phố HCM gồm 3 kế toán) và phòng kế toán trung tâm đợc đặt tại 75-
Yên Ninh Ba Đình Hà Nội. Tại đây công tác kế toán đã đợc cơ giới hoá,
mỗi kế toán viên đều đợc trang bị một máy vi tính và phòng kế toán có 02 máy in.
Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:
Kế toán trởng
Phòng kế toán trung tâm tại 75 Yên Ninh
Nhân viên hạch toán ban đầu từ các cơ sở
Kế toán TGNH
Kế toán bán hàng
Kế toán TM
Thủ quỹ
Bộ phận KT tại chi nhánh TP.HCM
Kế toán vật t,
TSCĐ
Kế toán tổng hợp
Kế toán Công nợ
Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần TRAPHACO.
Nhiệm vụ và chức năng cụ thể của các kế toán nh sau:
- Kế toán trởng:
Là ngời chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của Công ty. Là
ngời tổ chức, điều hành bộ máy kế toán, tham mu cho ban lãnh đạo Công ty

để có thể đa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh của
Công ty.
- Bộ phận kế toán tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh:
Thực hiện công tác kế toán bán hàng của Công ty tại TP Hồ Chí Minh và
các tỉnh phía Nam gồm 2 kế toán và 1 thủ quỹ. Hàng tháng gửi các báo cáo
kế toán, thống kê kế toán về phòng kế toán trung tâm.
- Nhân viên hạch toán ban đầu tại các cơ sở ( 102- Thái Thịnh,36 Nguyễn
chí Thanh, ):
Thực hiện các phần hành công việc hạch toán ban đầu tại các cơ sở,
định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
- Tại phòng kế toán trung tâm:
Kế toán tổng hợp: Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng kế toán
trung có nhiêm vụ sau:
+ Tổng hợp, tính giá thành sản xuất.
+ Phân tích tình hình tài chính của công ty.
+ Tổng hợp số liệu từ các phần hành kế toán để lên các báo cáo
kế toán.
+Trực tiếp báo cáo với kế toán trởng về công tác kế toán tại công
ty.
+Thực hiện hạch toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty.
Kế toán vật t, TSCĐ:
+Vào sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ.
+Theo dõi khấu hao TSCĐ.
+Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ.
+Vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
+Hạch toán cũng nh vào sổ chi tiết theo dõi nhập, xuất, tồn vật t.
Kế toán tiền mặt:
+ Theo dõi, hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt
+Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến tiền mặt

Kế toán tiền gửi ngân hàng:
+Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng và với các bộ phận
khác có liên quan.
+ Lập và hoàn chỉnh các chứng từ liên quan đến TGNH.
Kế toán bán hàng:
Có nhiệm vụ theo dõi hạch toán tình hình biến động của thành
phẩm trên cả hai số lợng và giá trị. Theo dõi và phản ánh quá
trình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với khách hàng.
Kế toán công nợ:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán giữa công ty với các
nhà cung cấp, với ngời mua, với NSNN.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi quá trình thu, chi tiền mặt, lập các
báo cáo thu chi hàng tháng, chịu trách nhiệm quản lý và xuất quỹ
tiền mặt.
2. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO.
Niên độ kế toán:
Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phơng pháp chuyển
đổi các đồng ngoại tệ khác:
- Sử dụng Đồng Việt Nam (VND) ghi chép và hạch toán.
- Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng Nhà
nớc Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung
Phơng pháp kế toán TSCĐ:
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ.
- Phơng pháp khấu hao áp dụng và các trờng hợp khấu hao đặc biệt: áp
dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng theo quyết định số 166/1999/QĐ -
BTC.
Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế

- Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Đánh giá theo phơng
pháp bình quân gia quyền.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
Trích lập và hoàn nhập dự phòng:
- Căn cứ vào giá trị hàng tồn kho
- Mức độ tăng, giảm giá trên thị trờng
3. Đặc điểm hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, BCTC tại Công ty cổ
phần TRAPHACO.
Công ty cổ phần TRAPHACO là một doanh nghiệp có quy mô lớn, áp dụng
chế độ kế toán theo quyết định số 1141TC/ CĐKT ngày 1/ 11/ 1995 của Bộ trởng
Bộ Tài chính đã sửa đổi bổ sung.
Hệ thống chứng từ kế toán:
Hệ thống chứng từ hiện tại của Công ty bao gồm hệ thống chứng từ bắt
buộc và hệ thống chứng từ hớng dẫn, đợc xây dựng dựa trên hệ thống chứng từ do
Bộ Tài chính ban hành. Trong đó, hệ thống chứng từ bắt buộc đợc Công ty tuân
thủ theo đúng chế độ, còn chứng từ hớng dẫn vẫn có đủ những yếu tố quy định
của chứng từ và có thêm một số chỉ tiêu khác phục vụ cho yêu cầu quản lý. Ngoài
ra, Công ty không xin cơ quan quản lý Nhà nớc mở thêm chứng từ nào theo mẫu
riêng.

Hệ thống tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản hiện tại của Công ty đợc xây dựng dựa trên:
- Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất áp dụng cho các Doanh nghiệp do
Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/
01/1995 đã đợc sửa đổi bổ sung.
- Yêu cầu quản lý, điều kiện hiện tại và đặc điểm tính chất ngành nghề kinh
doanh của TRAPHACO.
Hiện nay Công ty áp dụng 56 tài khoản cấp 1 trong hệ thống tài khoản kế
toán do Bộ Tài chính ban hành, còn lại 20 tài khoản cấp 1 không sử dụng nh: TK

121, TK128, TK 141, Tk 161, Sử dụng 376 tài khoản cấp 2; 21 tài khoản cấp 3;
không có tài khoản cấp 4, cấp 5.

Đặc điểm tổ chức sổ kế toán:
Công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung để tổ chức sổ kế toán cho đơn vị
mình. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra hợp
pháp, kế toán nhập dữ liệu vào máy và gõ lệnh với chơng trình cài sẵn, máy tính
tự động tập hợp vào Sổ Nhật ký chung sau đó máy sẽ tự động ghi vào sổ cái tài
khoản liên quan. Đối với các đối tợng cần hạch toán chi tiết thì kế toán căn cứ vào
chứng từ gốc mở sổ chi tiết trên máy và vào sổ. Cuối tháng, căn cứ vào sổ chi tiết
này kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết và căn cứ vào Sổ cái để lập Bảng
cân đối phát sinh. Sau đó đối chiếu số liệu của Bảng tổng hợp chi tiết với các số
liệu ghi chép trên Sổ cái. Cuối kỳ, máy sẽ tổng hợp số liệu và đa ra các Báo cáo
tài chính. Hình thức này đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ gốc
Máy tính
Nhật ký chung
Sổ cái
Báo cáo TC
Bảng cân
đối PS
Sổ (Thẻ) kế toán chi tiết
NK Đặc biệt
Sơ đồ4: Sơ đồ về hình thức nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi định kỳ
: Đối chiếu kiểm tra

Hệ thống Báo cáo tài chính:
Công ty cổ phần TRAPHACO đã sử dụng đầy đủ cả 4 loại BCTC.
- Bảng cân đối kế toán (MS B01 DN)
- Báo cáo kết quả kinh doanh (Ms B02 DN)
- Thuyết minh báo cáo tài chính (MS B09 BN)
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (MS B03 DN)
4. Phần mềm kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần TRAPHACO.
Năm 1995 Công ty cổ phần TRAPHACO đã tiến hành áp dụng phần mềm
kế toán FAST ACCOUNTING. Đây là phần mềm có nhiều u việt và tỏ ra rất phù
hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý của Công ty.
Quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty đợc mô tả qua sơ đồ:
Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào MVT
Các báo cáo
kế toán
Sổ kế toán
chi tiết
Sổ kế toán
tổng hợp
Xử lý tự động theo quy trình
Sơ đồ5: Sơ đồ quy trình áp dụng phần mềm kế toán máy tại Công ty.
II. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu và báo cáo kế
toán tại Công ty cổ phần TRAPHACO.
1. Giới thiệu một số phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty cổ phần
TRAPHACO.
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và
tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Sau đây là một số phần hành kế toán
chủ yếu tại Công ty.
1.1. Kế toán vật t:
Đặc điểm: Vật t bao gồm các yếu tố vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Vật liệu là những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật hoá. Vật liệu chỉ
tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật
liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Tại Công ty cổ phần TRAPHACO vật liệu đợc tổ chức rất da dạng và
phong phú nên hạch toán vật liệu tại Công ty đợc quán triệt theo nguyên tắc
sau:
- Vật liệu đợc hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại
- Vật liệu đợc tính theo giá thực tế
Do những sản phẩm Công ty sản xuất ra nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng
đồng nên Công ty rất chú trọng đến chất lợng của nguyên vật liệu.Những
nguyên vật liệu Công ty mua về đều trải qua quá trình kiểm nghiệm rất chặt
chẽ đảm bảo đợc những tiêu chuẩn mà Công ty đề ra.
Đồng thời, những sản phẩm của Công ty chủ yếu đợc tạo ra từ nguồn dợc
liệu thiên nhiên nh: Chè dây, tỏi, gừng, nghệ, ... nên việc tổ chức mua nguyên
vật liệu rất đợc Công ty chú trọng. Đối với những dợc liệu mang tính thời vụ
nh: chè dây, gừng, Công ty tổ chức mua theo thời vụ nhằm đảm bảo đủ chất
lợng và số lợng dữ trữ cho sản xuất cũng nh hiệu quả kinh tế do việc mua đúng
thời vụ đa lại.
Công cụ, dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị
và thời gian sử dụng quy định để xếp vào tài sản cố định. Công cụ, dụng cụ
mang đầy đủ đặc điểm nh tài sản cố định hữu hình tham gia nhiều chu kỳ kinh
doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật
chất ban đầu cho đến lúc h hỏng.
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản kiểm nhận vật t.
- Quyết định nhận vật t.
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Lệnh xuất.

- Biên bản kiểm nghiệm.
- Hoá đơn mua hàng.
- Thẻ kho.
Tài khoản sử dụng:
- TK 152 Nguyên liêu, vật liệu
Đợc chi tiết thành 2 tiểu khoản:
- TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính.
- TK 1522 Nguyên liệu, vật liệu phụ.
- TK 151 Hàng mua đang đi đờng
- TK 153 Công cụ, dụng cụ
Đợc chi tiết thành 3 tiểu khoản:
- TK 1531 Công cụ, dụng cụ.
- TK 1532 Bao bì luân chuyển.
- TK 1533 Đồ dùng cho thuê.
Và một số TK có liên quan nh: TK 621; TK 627; TK 111; TK 112;
Sổ sách sử dụng:
- Sổ cái TK 1521, TK 1522,
- Sổ nhật ký chung
- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
- Sổ chi tiết vật t.
- Sổ chi tiết Tk 152, TK 153
Quy trình luân chuyển chứng từ:
*Đối với trờng hợp nhập vật t:
Ngời nhập vật t
Đề nghị nhập
Ban kiểm nghiệm
Kiểm nghiệm vật t, lập biên bản kiểm nghiệm
Trởng phòng ĐBCL, P.GĐ SX
Cán bộ cung tiêu
Phụ trách cung tiêu

Thủ kho
Quyết định nhập vật t
Kế toán vật t
Ghi sổ, bảo quản, lu trữ
Kiểm nhận vật t
Ký phiếu nhập kho
Lập phiếu nhập kho
Sơ đồ 6 : Quy trình luân chuyển chứng từ đối với trờng hợp nhập vật t.
Trình tự luân chuyển chứng từ nh sau:
Bớc 1: Ngời nhập vật t đề nghị đợc nhập vật t.
Bớc 2: Ban kiểm nghiệm thuộc phòng Đảm bảo chất lợng sẽ tiến hành kiểm
nghiệm vật t và lập Biên bản kiểm nghiệm.
Bớc 3: Căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm vật t, Trởng phòng đảm bảo chất lợng
và Phó giám đốc sản xuất ký duyệt quyết định nhập vật t.
Bớc 4: Sau khi có quyết định nhập vật t, cán bộ cung tiêu tiến hành lập phiếu
nhập kho. Phiếu này đợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lu tại quyển.
- Liên 2: Giao cho ngời nhập vật t.
- Liên 3: Luân chuyển giữa thủ kho và kế toán.
Bớc 5: Phụ trách cung tiêu ký phiếu nhập kho.
Bớc 6: Thủ kho thực hiện các công việc sau:
- Kiểm nhận vật t theo phơng thức kiểm kê.
- Ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho.
- Ký phiếu nhập kho, chuyển 1 liên cho ngời nhập hàng.
- Ghi thẻ kho.
- Định kỳ chuyển chứng từ về cho kế toán
Bớc 7: Kế toán vật t thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra chứng từ.
- Ghi đơn giá tính thành tiền vào phiếu nhập vật t.
- Định khoản và ghi sổ.

- Bảo quản và lu trữ chứng từ.
* Đối với trờng hợp xuất vật t:
Trong Công ty TRAPHACO xuất vật t chủ yếu để phục vụ cho sản xuất và sau
đây là quy trình luân chuyển chứng từ trong trờng hợp xuất vật t.
Nơi có nhu Phó giám đốc Bộ phận Phụ trách
cầu vật t sản xuất cung tiêu cung tiêu
( 1) ( 2) ( 3) ( 4)
Xin xuất bằng Duyệt xuất Lập phiếu Ký phiếu
Chứng từ xuất kho Xuất kho
Thủ kho Kế toán vật t
( 5) (6) Bảo quản
Lu trữ (7)
Xuất hàng Ghi sổ
Bớc 1: Bộ phận có nhu cầu vật t đề nghị đợc xuất vật t bằng giấy xin xuất vật t.
Bớc 2: Phó giám đốc sản xuất xem xét và ký duyệt vào giấy xin xuất vật t.
Bớc 3: Căn cứ vào giấy xin xuất vật t đơc duyệt, Bộ phận cung tiêu lập phiếu xuất
kho. Phiếu này đợc lập thành 3 liên.
- Liên 1: Lu tại quyển.
- Liên 2 và liên 3 luân chuyển sau đó giao cho ngời nhận vật t 1 liên, liên
còn lại chuyển cho kế toán.
Bớc 4: Phụ trách bộ phận cung tiêu tiến hành ký phiếu xuất kho.
Bớc 5: Thủ kho căn cứ vào giấy xin xuất vật t và phiếu xuất kho, thực hiện các
công việc sau:
- kiểm soát hàng xuất bằng phơng pháp kiểm kê.
- Ghi số thực xuất vào phiếu ( Nếu có sự chênh lệch với số ở cột chứng từ).
- Cùng với ngời nhận vật t ký vào phiếu xuất kho, sau đó chuyển 1 liên cho
ngời nhận vật t.
- Ghi thẻ kho.
- Chuyển liên còn lại cho kế toán.
Bớc 6: Kế toán vật t thực hiện các công việc sau:

- Căn cứ phơng pháp tính giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất kho.
- Định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết.
Bớc 7: Bảo quản và lu trữ các chứng từ liên quan.
1.2. Kế toán tài sản cố định (TSCĐ):
Đặc điểm:
Tài sản cố định là những tài sản có đủ tiêu chuẩn theo quy định hiện hành
về TSCĐ, tham gia nhiều chu kỳ SXKD. TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vất chất
ban đầu cho tới khi h hỏng. Trong quá trình tham gia vào quá trình sản xuất,
TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí
kinh doanh.
Hiện nay tại Công ty cổ phần TRAPHACO có 427 TSCĐ trong đó chủ yếu
là nhà xởng, máy đóng gói, máy trộn, máy dập viên, máy sấy tầng sôi,
Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ
- Thẻ TSCĐ
- Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( chứng từ này phải đi kèm với biên bản kiểm
kê TSCĐ )
- Quyết định của Giám đốc về sự tăng, giảm TSCĐ trong Công ty.
- Biên bản thanh lý TSCĐ.
- Các chứng từ khấu hao TSCĐ bao gồm:
+ Bảng tính khấu hao TSCĐ.
+ Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ.
+ Bảng đăng ký mức trích khấu hao TSCĐ
Tài khoản sử dụng:
- TK 211 Tài sản cố định hữu hình.
Đợc chi tiết thành các tiểu khoản:
+ TK 2111 Đất .
+ TK 2112 Nhà cửa vật kiến trúc .
+ TK 2113 Máy móc thiết bị .

+ TK 2114 Phơng tiện vận tải truyền dẫn .
+ TK 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý .
+ TK 2118 Tài sản cố định khác .
- TK 212 Tài sản cố định thuê tài chính.
- TK 213 Tài sản cố định vô hình.
Đợc chi tiết thành các tiểu khoản:
+ TK 2131 Quyền sử dụng đất .
+ TK 2132 Chi phí thành lập, chuẩn bị SX .
+ TK 2133 Bằng phát minh sáng chế .
+ TK 2134 Chi phí nghiên cứu phát triển .
+ TK 2135 Chi phí về lợi thế thơng mại .
+ TK 2138 TSCĐ vô hình khác .
- TK 214 Hao mòn TSCĐ.
Đợc chi tiết thành các tiểu khoản:
+ TK 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình .
+ TK 2142 Hao mòn TSCĐ đi thuê tài chính .
+ TK 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình .
Và một số TK liên quan nh: 621; 627; 111; 112;
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với trờng hợp tăng TSCĐ.
Ban giám đốc Hội đồng giao Kế toán TSCĐ
nhận TSCĐ
(1) (2) (3) Bảo quản