Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Công ty Dược phẩm TW1

Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán
kế toán tại Công ty Dợc phẩm TW1..
I. Một số nhận xét về công tác tổ chức kế toán tại
Công ty Dợc phẩm TW1.
1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.
Phòng kế toán của Công ty với biên chế 13 ngời đợc sắp xếp hợp lý trong công
việc để phù hợp với nội dung kế toán đã đợc đặt ra và khối lợng công tác phát sinh trong
quá trình hoạt động.
Có thể nói rằng sự phân công nhiệm vụ cho từng đối tợng lao động trong phòng kế
toán là hết sức khoa học, hợp lý và vừa đủ. Thể hiện ở chỗ, trong phòng đã có sự phân
công, từng phần hành cho từng nhân viên kế toán đảm nhiệm do đó không xảy ra tình
trạng không có việc làm hay d thừa lao động.
Mặt khác cùng với sự hiểu biết cùng với kinh nghiệm thu đợc nhiềm năm làm kế
toán, kế toán trởng đã cùng với nhân viên trong phòng thực hiện cơ giới hóa kế toán nên
đã giảm bớt đợc khối lợng công việc, tiết kiệm chi phí do giảm bớt hoạt động của nhân
viên kế toán.
2.Về công tác tổ chức kế toán.
Công ty áp dụng theo mô hình tập trung trực tuyến với hình thức ghi sổ nhật ký
chứng từ. Công tác kế toán nói chung đợc thực hiện tốt, phản ánh và cung cấp kịp thời về
tình hình biến động tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài
chính, từ đó giúp lãnh đạo Công ty có quyết định đúng đắn kịp thời trong các phơng án
kinh doanh.
Việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán, đa máy vi tính vào sử dụng,
có phần mềm kế toán riêng, phù hợp với điều kiện của Công ty nhờ đó giúp giảm nhẹ
khối lợng công việc ghi chép của nhân viên kế toán mà vẫn cung cấp thông tin kịp thời
chính xác, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh của Công ty.
3. Về công tác bảo quản và lu trữ chứng từ.
Chứng từ hạch toán ban đầu đợc hạch toán nghiêm chỉnh và sắp xếp có khoa học.
Chứng từ sử dụng trong đơn vị vừa đảm bảo tính hợp pháp, vừa đảm bảo chế độ chứng từ
kế toán do Nhà nớc ban hành.
Việc sắp xếp, chứng từ nhanh chóng kịp thời đã giúp cho công tác kế toán trong

giai đoạn kế tiếp đợc tiến hành nhanh gọn. Thêm vào đó là việc giúp ích cho cán bộ công
nhân viên trong phòng có thể tìm thấy nhanh chóng thông tin, số liệu cần thiết cho công
việc.
1
1
4. Về hệ thống tài khoản.
Để phù hợp với đặc đỉêm kinh doanh và hạch toán, trên cơ sở hệ thống tài khoản
kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp, Công ty đã tiến hành mở những tài khoản chi tiết
cho từng loại hình sản xuất, từng kho hàng, góp phận tạo nên sự thuận lợi cho công tác
quản lý của Công ty.
II. Tồn tại:
Một bộ máy kế toán dù hiệu quả đến đâu vẫn có những tồn tại cần xem xét sửa
đổi. Sau thời gian thực tập ít ỏi, em mạnh dạn nêu ra một số tồn tại cùng phơng hớng
hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán kế toán ở Công ty Dợc phẩm TW1 nh sau:
* Thứ nhất về nội dung phản ánh của tài khoản.
Chi phí tập hợp vào tài khoản 641 và 642 còn có một số bất hợp lý nh sau;
- Tiền lơng và các khoản trích theo lơng của cán bộ công nhân viên trong Công ty
đợc tập hợp hết vào tài khoản 641 - Chi phí bán hàng trong khi ở Công ty còn có cán bộ
quản lý, bảo vệ, tạp vụ....
- Khấu hao tài sản cố định của toàn bộ máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải, tiền
thuê nhà xởng, cửa hàng cũng đợc tính vào chi phí bán hàng. Điều này không hợp với nội
dung chi phí bán hàng: chỉ có khấu hao tài sản cố định phuc vụ bán hàng mới tính vào
chi phí bán hàng.
- Khoản chi phí lãi vay ngân hàng theo chế độ (thông t 63/1999 của bộ tài chính đ-
ợc tính vào chi phí hoạt động tài chính tại Công ty, khoản chi phí đợc tính vào chi phí bán
hàng. Hơn nữa, chi phí tại Công ty phát sinh rất lớn, nhiều khi Công ty phải vay thêm
ngân hàng để trả nợ ngời bán nên chi phí lãi vay biến động phụ thuộc vào lợng hàng dự
trữ. Bởi vì mục đích vay ngân hàng để mua hàng, nếu trong kỳ hàng hoá bán ra nhiều thì
sẽ trả nợ đợc tiền vay, còn nếu hàng bán tồn kho nhiều thì khoản tiền vay còn lại sẽ lớn
hơn. Chính điều đó làm cho nguyên tắc (chi phí phù hợp với doanh thu trong kỳ) của kế

toán bị xâm phạm, làm ảnh hởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính.
- Tài khoản 641 dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trực tiếp
trong quá trình dự trữ hàng hoá và tổ chức bán hàng. Song tại Công ty, kế toán phản ánh
vào tài khoản 641 bao gồm cả các khoản chi phí thu mua (nh tiền vận chuyển, bốc vác...)
đợc tập hợp hết vào tài khoản 641 vào thời điểm cuối kỳ mà không phân bổ cho hàng hoá
đã tiêu thụ và cha tiêu thụ.
Dó đó về chi phí bán hàng và chi phí quản lý em có ý kiến nh sau:
- Công ty nên xác định đúng nội dung kinh tế của các khoản chi phí thực tế phát
sinh để có thể phản ánh chính xác đâu là chi phí bán hàng, đâu là chi phí quản lý doanh
nghiệp, tránh tình trạng chi phí cha đợc tính đủ trong khi chi phí bán hàng lại đợc tập hợp
hết cả những khoản không thuộc nội dung tài khoản này.
2
2
Lơng nhân viên bán hàng, các khoản khấu hao tài sản cố định thuộc bộ phận bán
hàng sẽ đợc tính vào chi phí bán hàng. Còn lơng của cán bộ quản lý, khấu hao đồ dùng
văn phòng phục vụ quản lý doanh nghiệp phải đợc tính vào chi phí quản lý.
Chi phí lãi vay trong tháng để mua hàng hoá cha phản ánh đúng vào tài khoản 811
nh quy định.
* Thứ hai, về phơng pháp ghi chép, hạch toán và phân bổ chi phí cho hàng tồn
kho và hàng đã tiêu thụ:
Tại Công ty Dợc phẩm TW1 không sử dụng TK 1562. Do từ năm 1998 trở về trớc,
Công ty Dợc phẩm TW1 áp dụng tính thuế một cách trực tiếp nh sau:
Thuế doanh thu phải nộp = Thuế suất(15%) x ( doanh thu - giá vốn ).
Cơ quan thuế không chấp nhận các khoản chi phí thu mua đa vào giá vốn đợc
chính thức thực thi (1.1.1999), Công ty áp dụng tính thuế theo phơng pháp khấu trừ, đáng
lẽ phải đa thêm TK 1562 - chi phí thu mua hàng hoá vào sử dụng để tập hợp và phân bổ
nhng Công ty vẫn cha thực hiện điều đó. Toàn bộ chi phí này đợc tính hết trong kỳ không
cần biết số thực tế bán ra là bao nhiêu hoặc có thể chi phí thu mua của một lô hàng nào
đó phân bổ toàn bộ trong tháng mặc dù cha bán chút nào ( do tính chất của hàng hoá, lô
hàng nào nhập sau thì xuất sau). Việc tập hợp chi phí thu mua vào TK 641 làm giảm tính

chính xác của chi phí bán hàng. Hơn nữa, điều này về lâu dài tuy không ảnh hởng đến kết
quả kinh doanh của Công ty nhng việc tính sai kết qủa trong kỳ sẽ làm lệch lạc các chỉ
tiêu trên báo cáo tài chính, nhất là vấn đề thuế.
Bởi vậy, Công ty nên áp dụng đúng chế độ: sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí
thu mua trong kỳ và cuối kỳ phân bổ cho hàng tiêu thụ theo công thức đã nêu ở phần
trên. Và để tiện theo dõi, kế toán nên mở Báo cáo chi tiết tài khoản 1561 nh đã làm với
các TK khác. Đối với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh trong kỳ, ngòai việc
phân bổ và phản ánh vào Báo cáo chi tiết TK 1562, kế toán phản ánh vào Báo cáo
chi tiết TK 632 theo đối ứng.
Nợ TK 632
Có TK 1562
* Thứ ba, về chứng từ và sổ kế toán sử dụng:
- Để hạch toán chi tiết kho hàng, kế toán Công ty sử dụng phơng pháp sổ số d. Thẻ
kho đợc lập theo mẫu nhng sổ Số d vật liệu và sản phẩm hàng hoá lập không phù hợp
với tên gọi do còn ghi số phát sinh trong kỳ. Mặt khác kế toán cũng gọi đây là Sổ chi
tiết hàng hoá. Thực ra đây cha phải là sổ chi tiết hàng hoá. Bởi vì theo quy định, Sổ chi
tiết hàng hoá phải đợc lập tơng tự nh thẻ kho nhng thêm cột thành tiền, dùng để theo
dõi sự biến động hàng ngày về mặt số lợng và giá trị của từng thứ hàng hoá.
Bên cạnh đó, mặc dù lập ra bảng kê Bảng kê chứng từ nhập xuất kho nhng ở
phần ghi của kế toán thì kế toán lại không ghi và coi bảng này chỉ để kiểm tra xem thủ
kho có kê đủ chứng từ nhập xuất không, còn phần ghi của kế toán đã đợc phản ánh trên
3
3
Tập hợp chi tiết phiếu nhập xuất rồi. Do đó có thể nói, phần ghi của kế toán trên
Bảng kê chứng từ nhập(xuất) là thừa. Trong khi đó, kế toán lại không lậpBảng kê lũy
kế nhập xuất tồn kho hàng hoá để cuối tháng đối chiếu với sổ số d.
Theo em những vấn đề này nên giải quyết nh sau:
+ Lập sổ chi tiết hàng hoá theo mẫu quy định
Công ty Dợc phẩm TW1
Kho:

Sổ chi tiết hàng hoá
Tháng... năm ....
Tài khoản 1561
Tên hàng... Quy cách... Đơn giá.... ĐVT...
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SH NT Lợng Tiền Lợng Tiền Lợng Tiền
+ Sử dụng bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn (lập trên cơ sở bảng Tập hợp chi tiết
phiếu nhập(xuất) để lấy số liệu đối chiếu với sổ số d và sổ tổng hợp. Mẫu bảng kê nh
sau:
Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn hàng hoá
Tên kho:
Từ ngày.... đến ngày....
Tên hàng
hoá
Mã số
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất
..... .... ... .. ...
Tổng cộng
4
4
III.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện nâng cao công tác kế
toán:
1.Hệ thống sổ sách:
Kế toán Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ. Tuy nhiên,
việc vận dụng hình thức này còn cha hợp lý và phù hợp.Biểu hiện ở chỗ:
- Ghi chép trùng lặp giữa Bảng kê xuất, Số chi tiết hàng hoá, dẫn đến khối lợng
công việc nhiều,cha phát huy hết đợc công dụng của máy tính vào công việc kế toán.
- Cha sử dụng sổ chi tiết, theo quy định.
Do đó Công ty cần chú trọng hơn về mẫu sổ và loại sổ nhằm đảm bảo cung cấp số
lợng sổ cần thiết, tránh tình trạng chắp vá sổ, thiếu các chỉ tiêu cơ bản, thừa các chỉ tiêu

không cần thiết. Vì sổ sách đầy đủ là cơ sở tốt và thuận lợi cho công tác ghi sổ đợc thực
hiện nhanh chóng, rõ ràng.
2.Về trích lập dự phòng:
Là một Công ty kinh doanh lớn nên tình hình biến động tài sản nguồn vốn diễn ra
thờng xuyên do đó Công ty nên trích lập dự phòng đối với những hàng hoá tồn kho và
trích lập quỹ dự phòng tài chính.
5
5