CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Cơ sở lý luận về hạch toán Nguyên vật liệu Trong Doanh nghiệp
I. Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu.
1. Đặc điểm của Nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá
trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm.
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động nhng không phải bất cứ đối tợng nào
cũng là Nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tợng lao động do lao động làm
ra thì nó mới trở thành Nguyên vật liệu.
* Đặc điểm của Nguyên vật liệu:
- Về mặt hiện vật: Thì trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, Nguyên
vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi tham gia vào quá trình sản
xuất, Nguyên vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ nó không giữ nguyên hình thái vật
chất ban đầu.
- Về mặt giá trị: Giá trị của Nguyên vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần
vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
2. Phân loại Nguyên vật liệu.
Trong Doanh nghiệp sản xuất, Nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhóm
thứ khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng hoá học và yêu cầu
quản lý khác nhau. Để phục vụ cho yêu cầu công tác quản lý và hạch toán phải
phân loại Nguyên vật liệu theo những tiêu thức phù hợp.
* Phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của
Doanh nghiệp:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực
thể của sản phẩm mới. Ban thành phẩm mua ngoài đợc dùng cho mục đích tiếp tục
sản xuất ra sản phẩm cũng đợc coi là Nguyên vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu sử dụng để làm tăng chất lợng sản
phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hay phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói
sản phẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu đợc dùng cho công nghệ sản xuất sản phẩm,
cho hoạy động máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải nh xăng, dầu, than, củi, hơi
đốt

- Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mà
Doanh nghiệp mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế máy móc thiết bị.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị phơng tiện đợc sử dụng cho
công việc xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm nh: gỗ, sắt, thuỷ tinh hoặc phế.
Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ đợc vai trò và
tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Qua đó, đa ra
quyết định về quản lý và hạch toán từng loại vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả huy
động và sử dụng Nguyên vật liệu. Tuy nhiên các phân loại này còn bộc lộ một số
nhợc điểm: Nhiều khi rất khó phân loại ở một Doanh nghiệp, có lúc Nguyên vật
liệu chính đợc sử dụng nh vật liệu phụ.
* Phân loại theo nguồn gốc hình thành Nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh
doanh đợc Doanh nghiệp mua ngoài thị trờng.
- Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những vật liệu Doanh nghiệp tự chế biến
hay thuê ngoài gia công chế biến.
- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, liên kết hoặc đợc biếu tặng, cấp
phát.
ý nghĩa của cách phân loại này là tạo tiền đề cho quản lý và sử dụng riêng
cho từng loại vật liệu, từng nguồn nhập khác nhau. Trên cơ sở đó mới đánh giá đ-
ợc hiệu quả sử dụng vật liệu cho sản xuất kinh doanh.
* Phân loại theo mục đích sử dụng Nguyên vật liệu:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản
lý Doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm.
* Phân loại vật liệu theo đặc trng vật chất của vật liệu:
- Nguyên vật liệu rắn.
- Nguyên vật liệu lỏng.
- Nguyên vật liệu khí.

* Phân loại Nguyên vật liệu theo quan hệ với môi trờng, sức khoẻ:
- Nguyên vật liệu thông thờng.
- Nguyên vật liệu độc hại, nguy hiểm.
3. Tính giá Nguyên vật liệu.
Tính giá Nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực,
thống nhất.
Theo chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào chuẩn
mực số 01 về kế toán hàng tồn kho quy định các phơng pháp đánh giá vật t hàng
hoá tồn kho. Hiện nay có 4 phơng pháp tính giá sau:
- Phơng pháp Nhập trớc xuất trớc.
- Phơng pháp Nhập sau xuất trớc.
- Phơng pháp Bình quân gia quyền.
- Phơng pháp tính theo giá đích danh.
Về nguyên tắc: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản
lu động nên phải đợc đánh giá theo giá vốn vật liệu mua mua sắm, gia công hoặc
chế biến. Tuy nhiên, do đặc điểm của Nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, th-
ờng xuyên biến động trong quá trình sản xuất và yêu cầu của công tác kế toán
Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu việc tính giá phải đợc
tính giá theo giá thực tế.
a. Đối với Nguyên vật liệu nhập kho:
Nguyên vật liệu nhập kho của Doanh nghiệp từ nhiều nguồn khác nhau.
Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá vốn của Nguyên vật liệu đợc xác định
khác nhau.
Giá thực tế của Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế nhập kho là giá
mua ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu nếu có) cộng với các chi phí mua
thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê
kho ) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá (nếu có).
Nhng hiện nay theo quy chế, luật thuế GTGT mới đợc áp dụng từ ngày
1/1/1999.

- Đối với các Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thì đợc phản ánh nh sau:
+ Trờng hợp vật t mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá
đơn đặc thù cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp
khấu trừ thì giá trị vật t, hàng hoá phản ánh theo giá mua vào không có thuế
GTGT. Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ theo dõi trên TK 133: Thuế GTGT đầu
vào.
+ Trờng hợp vật t, hàng hoá dịch vụ mua ngoài không có hoá đơn thuế
GTGT hoặc có hoá đơn GTGT (theo phơng pháp trực tiếp) dùng vào hoạt động
sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT thì giá trị vật t hàng hoá dịch vụ mua ngoài
đợc phản ánh theo giá thanh toán.
+ Trờng hợp vật t mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh chịu
thuế GTGT (theo phơng pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT, mà không hạch
toán riêng đợc thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật t đợc phản ánh theo giá cha có
thuế GTGT. Đến cuối kỳ kế toán mới xác định đợc số thuế GTGT đợc khấu trừ
trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chiụ thuế GTGT và không chịu thế GTGT
so với tổng doanh thu.
- Đối với Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
thì giá vật t mua ngoài có hoá đơn thuế GTGT và không có hoá đơn thuế GTGT
dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp thì giá trị thực tế nhập kho đợc phản ánh theo giá thanh toán, thuế GTGT
không đợc khấu trừ.
- Đối với vật liệu do Doanh nghiệp tự gia công chế biến: Thì trị giá vốn
nhập kho là giá trị thực tế của vật liệu gia công chế biến cộng với các chi phí gia
công chế biến.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Thì trị giá vốn thực tế của
vật liệu xuấ thuê gia công chế biến cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi
thuê chế biến và từ nơi đó về Doanh nghiệp, công số tiền phải trả cho ngời nhận
gia công chế biến hay còn gọi là giá thanh toán.
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh: Là trị giá do hội đồng liên

doanh đánh giá.
- Phế liệu đợc tính giá theo giá ớc tính.
b. Đối với vật liệu xuất kho:
Để tính toán, phân bổ chính xác chi phí thực tế về Nguyên vật liệu đã tiêu
hao trong quá trình sản xuất ở các Doanh nghiệp trong trờng hợp kế toán sử dụng
giá thực tế của Nguyên vật liệu. Ta có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau:
* Tính giá trị thực tế Nguyên vật liệu theo phơng pháp bình quân gia
quyền:
Trị giá thực tế Số lợng x Đơn giá bình quân
NVL xuất kho xuất kho gia quyền
Trong đó:

Đơn giá bình quân Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập đầu kỳ
Gia quyền Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập đầu kỳ
Cách tính: Xuất lô hàng nào thì tính giá nhập lô hàng đó.
* Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
Trị giá thực tế của
Nguyên vật liệu
xuất dùng
Giá thực tế đơn vị của
Nguyên vật liệu nhập kho x
(theo từng lần nhập)
Số lợng Nguyên vật liệu
xuất dùng trong kỳ (theo số
lợng từng lần nhập)
Theo phơng pháp này thì cứ lô hàng nào nhập trớc thì xuất trớc và coi tồn
đầu kỳ là lần nhập đầu tiên, vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là vật liệu của những
lần nhâp sau cùng.
* Tính giá trị thực tế theo phơng pháp nhập sau xuất trớc.
Ta xác định đơn giá thực tế của Nguyên vật liệu theo từng lần nhập. Căn cứ

số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối sau đó mới lần lợt đến các lần
nhập trớc để tính giá trị thực tế xuất kho. Nh vậy, giá trị thực tế của vật liệu tồn
kho đầu kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ.
* Tính giá vật liệu theo giá hạch toán.
Giá hạch toán là loại giá đợc sử dụng tạm thời để giúp cho việc hạch toán
nhập, xuất tồn kho hàng ngày của từng thứ vật liệu đợc kịp thời và thuận lợi hơn.
Giá hạch toán có thể lấy theo kế hoạch hoặc giá trị thực tế cuối kỳ trớc. Đặc điểm
của giá hạch toán là không có giá trị về mặt thanh, quyết toán và ổn định trong
suốt kỳ hạch toán.
Trị giá thực tế của vật Trị giá hạch toán của vật x Hệ số giá
Liệu xuất dùng trong kỳ Liệu xuất dùng trong kỳ vật liệu
Trong đó:
Hệ số giá
Trị giá thực tế của vật +
liệu tồn kho đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
vật liệu Trị giá hạch toán của vật +
Liệu tồn kho đầu kỳ
Trị giá hạch toán của vật
liệu tồn kho đầu kỳ
Tuỳ thuộc vào đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý của Doanh nghiệp mà
trong các phơng pháp tính giá thực tế hay hệ số giá (trong các trờng hợp sử dụng
giá hạch toán) có thể tính cho từng nhóm hoặc cả loại Nguyên vật liệu.
Từng cách tính giá và phơng pháp tính giá thực tế xuất kho đối với Nguyên
vật liệu có nội dung u điểm và các điều kiện áp dụng phù hợp. Do đó Doanh
nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khả năng, trình
độ nghiệp vụ của kế toán, yêu cầu quản lý cũng nh điều kiện trang thiết bị các ph-
ơng tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin mà nghiên cứu để đăng ký phơng pháp
áp dụng thích hợp.

4. Công tác kiểm kê Nguyên vật liệu:
a. Mục đích của công tác kiểm kê:
Kiểm kê Nguyên vật liệu ở các Doanh nghiệp nhằm xác định số lợng, chất
lợng và giá trị từng loại Nguyên vật liệu, hiện có, kiểm tra tình hình nhập, xuất,
tồn và xử lý đúng nguyên tắc những trờng hợp mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất.
Qua đó, nâng cao hiệu quả công tác quản lý Nguyên vật liệu. Công việc kiểm kê
phải đợc tiến hành ít nhất một lần trong năm ở mỗi Doanh nghiệp vào cuối năm
khi lập báo cáo quyết toán. Công việc đợc thực hiện bởi hội đồng kiểm kê do
Doanh nghiệp lập.
Nguyên tắc tổ chức thực hiện công tác kiểm kê Nguyên vật liệu:
- Lựa chọn phơng pháp kiểm kê thích hợp với từng loại Nguyên vật liệu,
dùng các phơng tiện đo lờng, kiểm tra số lợng và chất lợng từng thứ Nguyên vật
liệu. Với những hàng hoá vật t có đặc điểm đặc biệt phải có công cụ chuyên dùng
để thực hiện đo lờng khi kiểm kê.
- Thành lập hội đồng kiểm kê, đánh giá Nguyên vật liệu. Hội đồng kiểm kê
do Doanh nghiệp thành lập ít nhất gồm kế toán trởng, thủ kho, kế toán vật t nhân
viên kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm kê và đánh giá Nguyên vật liệu tồn kho, kết
quả đợc ghi vào biên bản kiểm kê.
b. Hạch toán kết quả kiểm kê.
Kết qủa công tác kế toán đợc tập hợp vào biên bản kiểm kê để từ đó có
quyết định xử lý, lập kết quả đánh giá hàng tồn kho. Kế toán tiến hành hạch toán
công tác kiểm kê và tổ chức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu.
* Ghi nhận kết quả kiểm kê:
- Phản ánh giá trị tài sản thiếu tại kho:
Nợ TK 642: Giá trị tài sản thiếu trong định mức.
Nợ TK 1381: Giá trị tài sản thiếu ngoài định mức chờ xử lý.
Có TK 152
- Phản ánh giá trị tài sản thừa tại kho:
Nợ TK 152
Có TK 642: Thừa trong định mức.

Có TK 3381: Giá trị thừa ngoài định mức chờ xử lý.
* Ghi nhận kết quả xử lý tài sản thừa, thiếu:
- Xử lý số thiếu:
Nợ TK 1381: Phải thu cá nhân.
Nợ TK 334: Cá nhân bồi thờng trừ vào lơng.
Nợ TK 821, : Tính vào chi phí bất thờng.
Có TK 1381: Xử lý số thiếu.
- Xử lý số thừa:
Nợ TK 3381: Giá trị thừa đã xử lý.
Có TK 411, 421, 721
5. Hạch toán dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu:
Dự phòng giảm giá là sự xác nhạn về phơng diện kế toán một sự giảm giá
trị tài sản do nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn.
Các khoản lập dự phòng giảm giá có một vai trò quan trọng đối với một
Doanh nghiệp, vai trò đó đợc thể hiện trên các phơng diện sau:
- Phơng diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá đã làm cho bảng
cân đối kế toán của Doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài
sản.
- Phơng diện tài chính: Dự phòng giảm giá đã làm giảm lãi của các niên độ
kế toán, nên Doanh nghiệp tích luỹ đợc một số đáng kể đã đợc phân chia số này
đợc sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá tài sản thực sự phát sinh và tài trợ các
khoản chi phí hay lỗ đã dự phòng khi các co này phát sinh ở niên độ kế toán sau.
Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của Doanh nghiệp, tạm thời
nằm trong các tài sản lu động trớc khi sử dụng thực thụ.
- Phơng diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh là một khoản
chi phí làm giảm lợi tức phát sinh.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu đợc lập vào cuối các niên
độ kế toán nhằm ghi nhận bộ phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực
tế) của hàng tồn kho nhng cha chắc chắn. Qua đó phản ánh đợc giá trị thực hiện
thuần tuý của hàng tốn kho trên báo cáo tài chính.

Giá trị thực hiện thuần Giá trị gốc + Dự phòng giảm giá
của hàng tồn kho của hàng tồn kho hàng tồn kho

Dự phòng giảm giá Nguyên vật liệu đợc lập cho các loại Nguyên vật liệu
chính dùng cho sản xuất các loại vật t, hàng hoá mà giá trị thờng thấp hơn giá
đang ghi trên sổ kế toán. Những loại vật t này là mặt hàng kinh doanh, thuộc sở
hữu của Doanh nghiệp, có chứng từ hợp lý chứng minh giá trị của vật t tồn kho.
* Phơng pháp xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Mức dự phòng hàng tồn kho Số luợng hàng tồn kho đến + Mức giảm giá
cần lập cho năm tới Cuối niên độ kế toán hàng tồn kho
* Tài khoản hạch toán:
Tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá không dùng đến vào cuối niên độ
kế toán.
Bên Có: Trích dự phòng cần lập vào cuối niên độ.
Dự Có: Số dự phòng đã trích.
* Phơng pháp hạch toán:
- Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trớc:
Nợ TK 159:
Có TK 721:
- Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới:
Nợ TK 642(642.6):
Có TK 159:
- Cuối niên độ kế toán tiếp theo moi biến động về giá cả hàng tồn kho
(tăng, giảm) phản ánh ở TK 412.
- Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích dự phòng nh trên.
6. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán Nguyên vật liệu.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý Nguyên vật liệu và vị trí của kế toán đối với
công tác quản lý tài chính trong các Doanh nghiệp sản xuất. Yêu cầu và nhiệm vụ
của kế toán hạch toán Nguyên vật liệu đợc thể hiện:

- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc
yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của Doanh nghiệp.
- Tổng hợp chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phơng pháp kế
toán hàng tồn kho áp dụng trong Doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp
số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình
hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản
xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
- Doanh nghiệp đang sử dụng Nguyên vật liệu theo chuẩn mực hàng tồn
kho số 02 (Chuẩn mực kế toán ra ngày 09/10/2002 ban hành theo Quyết định
149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ tài chính) nh sau:
+ Kế toán chi phí sản xuất chung cố định:
Khi phát sinh chi phí sản xuất chung cố định thì tập hợp chi phí vào Nợ
TK 627.
Cuối kỳ phân bổ, kết chuyển chi phí sản xuất chung cố định vào TK 154
cho mỗi đơn vị sản phẩm theo mức công suất bình thờng.