MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KD&CBLT VIỆT TIẾN

một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức
công tác Kế toán vật liệu tại công ty KD&cblt việt
tiến
I- Một số nhận xét cơ bản về công tác quản lý và hạch toán vật liệu tại
Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực VIệt tiến
Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến trong 10 năm xây
dựng và phấn đấu đến nay đang trởng thành về mọi mặt. Sản phẩm của Công
ty đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lợng cũng nh
chất lợng. Cùng với sự phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và
kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng đợc củng cố hoàn thiện, đáp ứng
những nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý kế toán trong điều kiện
nền kinh tế nớc ta hiện nay.
Công ty có một hệ thống kho tàng tơng đối tốt, vật liệu đợc sắp xếp gọn
gàng, phù hợp với đặc điểm, tính chất lý, hoá học của từng thứ, từng loại cho
nên việc bảo quản vật liệu ở đây cũng tơng đối tốt để đáp ứng cho nhu cầu sản
xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong giá của thu kho, tránh
hiện tợng xâm phạm tài sản từ bên ngoài.
Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng ở Công ty nhìn
chung đã đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán ban hành. Tình hình
nhập, xuất, tồn vật t ở Công ty đợc theo dõi và phản ánh một cách nhanh
chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí tính giá thành sản
phẩm. Đồng thời với việc quản lý các số liệu trên sổ sách, chứng từ, việc quản
lý công tác hạch toán, kế toán trên máy vi tính đã giúp cho kế toán giảm bớt đ-
ợc khối lợng công việc nhng vẫn đảm bảo theo dõi chặt chẽ tình hình biến
động của vật t. Đây thực sự là một cố gắng rất lớn của đội ngũ kế toán trong
công ty.
Ngoài ra, bộ máy quản lý cũng nh bộ máy kế toán của Công ty đợc sắp
xếp bố trí gọn nhẹ và liên kết trong mối quan hệ mật thiết với nhau từ trên
xuống dới cũng nh tác động qua lại giữa cá nhân, bộ phận cùng chức năng với
nhau. Điều đó giúp cho ban lãnh đạo Công ty thuận tiện cho việc quản lý,
giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm tra đôn đốc lẫn nhau.

Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm trên, công tác kế toán vật liệu ở Công
ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến còn có một số hạn chế cần cải
tiến và hoàn thiện, cụ thể là:
1- Về công tác quản lý vật liệu:
1
1
Vật liệu ở Công ty gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác
nhau khó có thể nhớ đợc hết. Mặc dù ở Công ty đã tạo lập đợc bộ mã vật t để
phục vụ công tác quản lý nh với việc xây dựng sổ "danh điểm " vật t sẽ giúp
cho kế toán theo dõi đợc từng loại vật t một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Mặt khác, ở Công ty không thành lập kiểm nghiệm vật t do đó vật t mua
về không đợc kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lợng, chất lợng cũng nh chủng
loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật t nhập kho không đảm bảo đúng
quy cách phẩm chất.
2- Về việc đánh giá vật liệu:
Nh đã trình bày, vật liệu ở Công ty chỉ do mua ngoài, mà nguồn mua ngoài
này là ở trong nớc. Kế toán đã không phản ánh chính xác giá trị vật liệu thực
tế nhập kho. Giá trị vật liệu thực tế nhập kho chính bằng giá ghi trên hoá đơn
mà ở Công ty không cộng với chi phí vận chuyển do công ty chịu. Chi phí vận
chuyển do công ty chịu đợc kế toán hoạch toán vào nợ TK 627. Nh vậy trị thực
tế vật liệu nhập kho là không chính xác dẫn đến giá trị vật liệu xuất kho để
xuất kho để sản xuất kinh doanh cũng không chính xác.
3- Tổ chức theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi:
ở Công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không đợc làm thủ tục nhập kho.
Trong kho có tất cả các loại phế liệu thu hồi của Công ty đều có thể tận thu đ-
ợc. Phế liệu ở Công ty thu đợc chỉ để vào kho, không đợc phản ánh trên các
giấy tờ sổ sách về số lợng cũng nh giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng bị
mất mát, hao hụt phế liệu, làm thất thoát một nguồn thu cho Công ty.
Khi bán phế liệu thu hồi, số thu nhập từ việc bán phế liệu lại hoạch toán
vào bên có của TK 721.

4- Về thủ tục xuất kho vật t dùng cho sản xuất:
Đối với vật t dùng cho sản xuất trên cơ sở viết phiếu yêu cầu cấp vật t của
bộ phận sản xuất gửi lên phòng kế toán để viết phiếu xuất kho vật t. Nh vậy đã
làm cho thủ tục xuất kho cồng kềnh, trùng lặp, khối lợng công việc nhiều lên.
5- Về việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Nhìn chung công tác ở Công ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt
Tiến nói chung và kế toán vật liệu nói riêng đều không ngừng hoàn thiện. Việc
sử dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng nh việc phản ánh nội dung kinh tế và
2
2
kết cấu các tài khoản là tơng đối chính xác. Tuy nhiên, còn có một số tài
khoản kế toán còn cha đợc sử dụng đúng nội dung kinh tế và kết cấu của nó.
Việc sử dụng không đúng nội dung kinh tế của các tài khoản đã làm cho
các số liệu bị đặt không đúng chỗ dẫn đến tình hình tài chính của Công ty đợc
phản ánh không chính xác.
6- Về việc vận dụng ph ơng pháp kế toán chi tiết vật liệu:
Phơng pháp kế toán vật liệu đợc áp dụng ở Công ty là phơng pháp ghi thể
song song. ở Công ty mặc dù đã vận dụng đúng hệ thống sổ chi tiết của phơng
pháp này nhng lại cha vận dụng đúng trình tự hạch toán của phơng pháp ghi
thẻ song song. Theo phơng pháp ghi thẻ song song sau khi sổ chi tiết vật liệu,
kế toán phải tổng hợp số liệu theo từng nhóm, loại vật liệu. Nhng kế toán vật
liệu ở Công ty lại căn cứ trên các chứng từ nhập vật t, xuất vật t phát sinh để
lập các bảng luỹ kế nhập-xuất-tồn chung cho nhiều nhóm vật t.
Việt ghi sổ kế toán nh vậy, không đảm bảo đúng phơng pháp ghi thẻ song
song mà còn làm cho khối lợng ghi chép trở nên cồng kềnh trùng lặp. Cùng là
các số liệu lấy từ phiếu nhập phiếu xuất đợc ghi vào sổ chi tiết và ghi vào bảng
tổng hợp vật liệu.
7- Về việc vận dụng ph ơng pháp kế toán tổng hợp:
Công ty áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Ngoài việc mở sổ nhật
ký chung, Công ty có thể mở sổ nhật ký chuyên dùng nh nhật ký mua hàng,

nhật ký chi tiền, nhật ký thu tiền để hạch toán riêng các nghiệp vụ liên quan
đến các đối tợng kế toán.
Trên đây là một số vấn đề còn tồn tại trong tổ chức kế toán vật liệu ở Công
ty kinh doanh và chế biến lơng thực Việt Tiến cần nghiên cứu và sửa đổi. Cùng
với các cán bộ kế toán, cán bộ kỹ thuật, cán bộ kế hoạch vật t đang tìm biện
pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Công ty, bản
thân em là một sinh viên đang thực tập tại Công ty KD & CBLT Việt Tiến có
những suy nghĩ và đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công
tác này.
II- Những đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch
toán vật liệu ở Công ty KD & CBLT Việt tiến :
I- ý kiến thứ nhất: hoàn thiện công tác quản lý vật liệu:
1.1- Lập sổ danh điểm vật liệu:
3
3
"Sổ danh điểm vật liệu" là sổ tổng hợp toàn bộ các loại vật liệu mà ở Công
ty đã và đang sử dụng trong sổ danh điểm vật liệu đợc theo dõi từng loại, từng
nhóm, từng thứ, từng quy cách một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và
hạch toán vật liệu đợc quy định một cách riêng, sẵp xếp một cách trật tự rất
thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu
nào đó.
Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng đợc
bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ để bổ xung những
vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. ở Công ty đã xây dựng đợc bộ mã vật t theo
các ký hiệu A, B, C, D, M nhng cha thể hiện rõ đợc thứ, nhóm, loại vật liệu
cần tìm. Do vậy ở Công ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật liệu đa vào các
đặc điểm sau:
Dựa vào loại vật liệu:
Dựa vào nhóm vật liệu trong mỗi loại.
Dựa vào thứ vật liệu trong mỗi nhóm.

Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Trớc hết bộ mã vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2
đối với vật liệu:
- Vật liệu chính: 1521
- Vật liệu phụ : 1522
- Nhiên liệu : 1523
- Phụ tùng thay thế : 1524
- Phế liệu : 1525
Trong mỗi nhóm vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã cho từng
nhóm, ở Công ty số nhóm vật liệu trong mỗi loại thờng dới 10 nhóm nên dùng
1 chữ số để biểu thị.
- Trong loại vật liệu chính tá phân thành các nhóm và đặt mã nh sau:
Nhóm bột : 1521-1
Nhóm dầu : 1521-2
- Trong loại vật liệu phụ:
Nhóm hơng liệu : 1522-1
Nhóm vỏ thùng : 1522-2
Nhóm các vật liệu (Băng keo,chun, dây buộc) : 1522-3
Nhóm vật liệu phụ khác : 1522-4
- Trong nhóm nhiên liệu:
4
4
Nhóm xăng : 1523-1
Nhóm dầu FO : 1523-2
Nhóm dầu luyn : 1523-3
Trong loại phụ tùng thay thế:
Nhóm phụ tùng (Dây curoa, vòng bi...) : 1524-1
Nhóm phụ tùng điện (Bóng điện, cầu chì...) : 1524-2
Trong nhóm phế liệu:

Nhóm lõi giấy : 1525-2
Nhóm vỏ thùng hỏng : 1525-3
Nhóm vỏ thùng dầu: 1525-4
Nhóm lợc đồng hỏng : 1525-5
Trong mỗi nhóm vật liệu nếu thật chi tiết cũng không tới 100 quy cách nên
ta dùng2 chữ số để biểu thị. Còn mỗi mã vật liệu bao gồm 10 chữ số.
Trong đó: 4 chữ số đầu (Số hiệu tài khoản cấp 2)
1 chữ số thứ 5 : biểu thị nhóm vật liệu trong mỗi loại.
3 chữ số tiếp theo : biểu thị số vật liệu trong mỗi nhóm
2 chữ số cuối: biểu thị quy cách vật liệu trong mỗi thứ
Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu phát sinh kế toán phải xác định đ-
ợc 5 chữ số đầu (xác định loại, nhóm của vật liệu) sau đó căn cứ vào sổ danh
điểm của vật liệu để xác định những chữ số còn lại lên sổ sách.
1.2- Lập ban kiểm nghiệm vật t và biên bản kiểm nghiệm:
Vật t mua về trớc khi nhập kho cần phải kiểm nhận để xác định số lợng,
chất lợng và quy cách thực tế của vật t. Do đó, Công ty cần phải lập ban kiểm
tra vật t, bao gồm những ngời chịu trách nhiệm về vật t trong Công ty (Phòng
kế hoạch vật t) trong đó ngời chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiểm
nhận là hàng hoá của ngời cung cấp. Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ
vào hợp đồng mua bán để kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nhận vật t nhập
kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi
trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử
lý sau.
Nếu vật t mua về Công ty đã nhận đủ số lợng, chất lợng tốt, đúng quy cách
thì Ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác nhận.
5
5