MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ KỸ THUẬT ĐIỆN HÀ NỘI

1
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà
nội
i. Nhận xét, đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công
ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội:
1. Nhận xét về u điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty:
Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hớng tới mục đích cuối
cùng là lợi nhuận. Để đạt đợc mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách đi
khác nhau, các biện pháp khác nhau.
Tuy nhiên, một trong những biện pháp cơ bản đợc nhiều doanh nghiệp
quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Bên cạnh đó là áp dụng các phơng pháp quản lý mới vào trong quá trình sản
xuất cũng nh điều hành Công ty.
Trong các doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, chi phí nguyên vật liệu là
một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cờng quản
lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp góp
phần phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử
dụng vốn lu động. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, đây là một vấn
đề đã và đang đợc ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc.
Qua thời gian thực tập tại Công ty này, vận dụng lý luận vào thực tiễn
công tác kế toán vật liệu, em thấy có những mặt nổi bật sau:
Cùng với sự đi lên của Công ty, kế toán nói chung đặc biệt là khâu kế toán
vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của

1
2
Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phơng pháp tính toán các chỉ tiêu
kinh tế giữa kế toán và các bộ phận đã liên quan.
-Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài

khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đã vận dụng tài khoản phù
hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu.
-Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã sử dụng phơng pháp Sổ số d
để hạch toán phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, trình độ của
cán bộ kế toán, góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Đây là phơng
pháp khá tốt phát huy đợc nhiều u điểm giúp Công ty nắm vững đợc tình hình
nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu.
-Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty đã tổ chức công
tác kế toán theo hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm sản
xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám
sát của kế toán đối với hoạt động của các phân xởng cũnh nh phục vụ tốt công
tác quản lý toàn Công ty.
-Hệ thống chứng từ ban đầu đợc tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ. Quy
trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý. Bên cạnh đó, số liệu kế toán phản
ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của vật liệu.
-Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng kế hoạch cung tiêu
đảm nhiệm với đội ngũ các đội thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm
bắt giá cả vật liệu trên thị trờng, trong việc tìm nguồn vật liệu và thu mua các
loại vật liệu, đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu để quá trình sản xuất
kinh doanh tiến hành liên tục.
-Kho vật liệu đợc sắp xếp có hệ thống và hợp lý phù hợp với quy mô sản
xuất của Công ty nhng vẫn có những khó khăn nhất định. Đội ngũ thủ kho có
tinh thần trách nhiệm, tận tụy trong công việc nên việc tổ chức bảo quản vật
liệu, cấp phát vật liệu đợc tiến hành tốt.

2
3
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm
chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở trên thì công tác kế
toán nguyên vật liệu tại Công ty cũng có những khó khăn và tồn tại nhất định.

2. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty:
Bên cạnh những u điểm, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội vẫn còn
một số hạn chế nhất định cần phải đợc cải tiến và hoàn thiện hơn cho phù hợp
với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng, cụ thể là:
*Hệ thống danh điểm vật liệu:
Hiện tại Công ty cha xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu chi tiết. Việc
lập danh điểm, quản lý vật liệu đơn giản chỉ là việc đánh số thứ tự cho các vật
liệu. Vì vậy, việc ghi chép còn cồng kềnh, đôi lúc sự đối chiếu giữa kho và
phòng kế toán còn xảy ra nhầm lẫn. Do đó phải xây dựng một hệ thống danh
điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty.
*Đánh giá nguyên vật liệu:
Với một doanh nghiệp sản xuất, hoạt động nhập- xuất vật liệu diễn ra th-
ờng xuyên với giá cả luôn biến động mà Công ty chỉ sử dụng giá thực tế ddể
hạch toán hàng ngày. Do đó, việc hạch toán không đảm bảo tính chính xác, kịp
thời ảnh hởng tới việc tính giá thành sản phẩm sẽ dẫn đến điều vô lý nh: có tr-
ờng hợp vật liệu xuất dùng trong tháng lớn hơn tri giá vật liệu tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ mà trên thực tế là ngợc lại. Do vậy, kế toán nên sử dụng giá hạch
toán để hạch toán hàng ngày.
*Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Việc vận dụng phơng pháp Sổ số d vào công tác kế toán chi tiết nguyên
vật liệu tại Công ty cha hoàn chỉnh. Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ
nhập, xuất khi giao chứng từ cho kế toán. Nh vậy việc ghi chép sẽ không có hệ
thống có thể bỏ sót nhầm lẫn việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán khó
khăn, mất nhiều thời gian.
*Lập dự phòng:

3
4
Với số lợng, chủng loại vật liệu nhiều, có khối lợng lớn, giá cả luôn luôn
biến động mà Công ty cha thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

nguyên vật liệu nên khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu làm ảnh hởng
tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh.
*Theo dõi thanh toán với ngời bán:
Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán cho cả hai trờng hợp: trả tiền
ngay và trả chậm nh vậy không đúng với chế độ kế toán và làm tăng công việc
của kế toán. Việc theo dõi thanh toán cha chi tiết, cụ thể do Công ty cha sử
dụng Sổ chi tiết số 2: Thanh toán với ngời bán.
*Tổ chức kho tàng về nhập- xuất vật liệu:
Việc sắp xếp, bố trí kho tàng của Công ty tơng đối hợp lý. Nhng với một
số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích, Công ty không đa vào kho để
bảo quản mà để ra ngoài trời. Điều này đã làm cho vật liệu h hỏng, mất phẩm
chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo quản, lu trữ vật
liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần sớm nâng cấp, mở rộng hệ thống
kho tàng để việc bảo quản, lu trữ vật liệu đạt hiệu quả chủ quan.
II. những vấn đề cần hoàn thiện về công tác kế toán nguyên vật
liệu tại công ty thiết bị kỹ thuật điện hà nội:
Phơng hớng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty là tiếp tục phát huy những u điểm hiện có, tìm giải pháp khắc phục
những tồn tại, đảm bảo hạch toán đúng chế độ kế toán Nhà nớc quy định và
đáp ứng đợc yêu cầu công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty, dựa trên những kiến thức đã học
cùng với sự hớng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cô chú
trong Công ty, Em xin mạnh dạn đa ra một số giải pháp sau:
1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty:

4
5
Hiện nay ở Công ty, vật liệu đợc sắp xếp theo thứ tự từ vật liệu chính đến
vật liệu phụ. Điều này có thể gây ra một số cản trở trong việc ghi chép và tìm
kiếm một loại vật liệu nào đó. Vì vậy để thuận tiện cho việc hạch toán vật liệu,

bộ phận kế toán nên thiết lập hệ thống danh điểm vật liệu của doanh nghiệp
dựa trên cơ sở phân loại vật liệu. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu đợc chia
thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu đợc dùng một ký
hiệu riêng biệt bằng chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị
tính của từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ký hiệu đó đợc gọi là số danh điểm
vật liệu và đợc sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Mỗi loại vật liệu
đợc đánh một mã duy nhất. Sổ danh điểm vật liệu đợc chia thành nhiều phần,
mỗi phần dành một số trang để ghi cho từng loại nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ta có thể quy ớc:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính.
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ.
Trong đó nguyên vật liệu chính lại có thể chia ra nh sau:
TK 1521. A01: Dây đồng 2,6 ly.
TK 1521. A02: Nhựa hạt PVC.
TK 1521. A03: Nhựa bột.
TK 1521. A04: Dầu DOP.
.
Nguyên vật liệu phụ có thể danh điểm nh sau:
TK 1522. A01: Dây đồng đỏ 0,55.
TK 1522. A02: Thép gió.
TK 1522. A03: Bìa cách điện.
TK 1522. A04: Que hàn.
Trong điều kiện của Công ty hiện nay, việc xây dựng sổ danh điểm vật
liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu, là điều kiện để hạch toán kế toán trên máy vi tính. Việc xây dựng sổ

5
6
danh điểm vật liệu sẽ đảm bảo quản lý vật liệu một cách khoa học, tránh nhầm
lẫn, đảm bảo cho các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ trong công tác

quản lý vật liệu, thuận tiện trong công tác hạch toán, giúp ban lãnh đạo nắm
bắt đợc giá trị thực tế vật liệu để từ đó có phơng hớng, biện pháp và lập kế
hoạch cung ứng vật t kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng tồn kho.
Công ty lập sổ danh điểm theo mẫu sau:
Biểu số 17:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Sổ danh điểm nguyên vật liệu
Đơn vị tính
S
T
T
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật
liệu
Đơn
vị
Số l-
ợng
Đơn
giá
Thành
tiền
Ghi
chú
Nhóm Danh
điểm
1 1521 1521. A01 Dây đồng 2,6 Kg
2 1521. A02 Nhựa hạt PVC
3 1521. A03 Nhựa bột
4 ...

2. Về tính giá nguyên vật liệu:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội sử dụng giá thực tế trong hạch
toán chi tiết đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm. Để việc hạch
toán đợc nhanh chóng, chính xác, Công ty nên sử dụng giá hạch toán để tính
giá nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm xuất dùng nh đối với nguyên
vật liệu phụ Công ty đã áp dụng. Công ty nên xây dựng và dùng giá hạch

6
7
toán ổn định trong một thời gian dài để khắc phục nhợc điểm của việc dùng
giá hạch toán mỗi lần nhập nguyên vật liệu, nh vậy sẽ đáp ứng tốt hơn các
yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu. Để tính đợc giá vật liệu xuất
dùng trong kỳ, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của
từng loại vật liệu:
Hệ số
giá
=
Trị giá TT VL tồn đầu kỳ + Trị giá TT VL nhập trong kỳ
Trị giá HT VL tồn đầu kỳ + Trị giá HT VL nhập trong kỳ
Giá thực
tế vật
liệu xuất
=
Giá hạch
toán vật
liệu xuất
x
Hệ
số

giá
Trong Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ, Công ty không có cột giá hạch toán đối với hai tài khoản 152 C và
152 B. Vì vậy, Công ty nên đa vào Bảng kê số 3 cột giá hạch toán cho hai tài
khoản này.

3. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Để hoàn thiện hơn nữa, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng
pháp Sổ số d đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán, phù hợp với điều kiện của
Công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu nên lập phiếu giao nhận chứng từ
nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để giúp cho kế toán hạch toán nhanh

7
8
chóng, chính xác hơn. Khi lập phiếu này, trình tự công tác kế toán nguyên
vật liệu cần hoàn thiện nh sau:
*Thủ kho:
-Mở thẻ kho.
-Căn cứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho.
-Định kỳ (3 đến 10 ngày) thủ kho làm thủ tục giao nhận chứng từ với
kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại các phiếu nhập, phiếu
xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu.
*Kế toán vật liệu:
-Theo phơng pháp này, kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn về mặt giá trị (tiền) theo từng nhóm vật liệu.
-Định kỳ kế toán xuống kho để làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập,
xuất với thủ kho; trớc đó kế toán phải kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép của
thủ kho trên các thẻ kho.
Thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất đợc thực hiện trên các phiếu
giao nhận chứng từ nhập, xuất.

Biểu số 19:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Từ ngày ..đến ngày ..
Kho: Vật t.

8
9
Nhóm NVL Số lợng chứng từ Số hiệu chứng từ Tiền
VL C- 152 C

Ngời nhận Thủ kho
Biểu số 20:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Từ ngày ..đến ngày ..
Kho: Vật t.
Nhóm
vật liệu
Số lợng
chứng từ
Số hiệu chứng từ Số tiền
Xuất lần 1 Hạn mức Xuất lần 1 Hạn mức


Ngời nhận Thủ kho
-Sau khi làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ tính giá
trên từng phiếu nhập, phiếu xuất bằng cách lấy Số lợng x Đơn giá của từng thứ
để ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập, phiếu xuất.
-Sau đó sẽ tổng hợp số tiền trên các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng

nhóm vật liệu, lấy kết quả ghi vào cột số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ
nhập, xuất.

9
10
-Căn cứ vào số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất để ghi
vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ nhập để ghi vào phần nhập.
Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ xuất để ghi vào phần xuất.
Nếu khối lợng giao nhận chứng từ quá nhiều có thể lập bảng luỹ kế nhập,
xuất.
-Trớc khi kết thúc quý, kế toán sẽ chuyển Sổ số d xuống cho thủ kho. Sổ
số d đợc đóng tập theo dõi cho cả năm.
Thủ kho căn cứ vào số tồn cuối kỳ của từng thẻ kho để ghi vào cột số lợng
phù hợp. Ghi xong thủ kho chuyển sổ số d về phòng kế toán, kế toán sẽ tính
thành tiền để ghi vào cột số tiền. Tính và ghi xong sẽ tiến hành cộng theo từng
nhóm. Sau đó sẽ đối chiếu cột số tiền theo từng nhóm trong sổ số d với cột tồn
cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhâp, xuất, tồn.
Việc cải tiến lại trình tự hạch toán chi tiết vật liệu nh trên sẽ sắp xếp đợc
thời gian làm việc của kế toán chi tiết vật liệu để nâng cao hiệu quả công việc,
tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho.
Hơn nữa, việc phân định lại công việc giữa thủ kho và kế toán một cách hợp lý
sẽ giảm bớt số lợng công việc cho kế toán. kết hợp chặt chẽ việc hạch toán vật
liệu của thủ kho với việc ghi chép của kế toán. Theo dõi kịp thời sự biến động
thờng xuyên của vật liệu cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và giá trị. Đảm
bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp
thời.
4. Lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu:
Nh đã nói ở trên, về số lợng, chủng loại vật t nhiều có khối lợng lớn mà
giá cả luôn biến động một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng làm ảnh

hởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả của doanh nghiệp. Để hạn chế sự biến
động của nguyên vật liệu, giúp cho việc hạch toán đợc dễ dàng, nhanh chóng

10
11
cho việc tính giá thành đơn giản, phù hợp, Công ty nên thực hiện trích lập dự
phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu.
Tồn kho nguyên vật liệu chính Dây đồng 2,6 ly nh sau:
Đơn vị tính: đồng
Năm Số lợng tồn
(Kg)
Giá đơn vị theo
sổ sách
Giá đơn vị theo
giá thị trờng
Giảm giá
1999 2400 30.000 28.000 4.800.000
2000 3500 29.500 27.000 8.750.000
2001 1700 30.000 28.500 2.550.000
Để hạch toán, kế toán sử dụng TK 159: phản ánh giảm giá các loại hàng
tồn kho có đến cuối năm.
Kết toán TK 159:
Nợ Tài khoản 159 Có

*Phơng pháp kế toán nh sau:
-Cuối năm căn cứ vào những vật t mà giá trên thị trờng thấp hơn giá trên
sổ sách:
Tổng giá
trị giảm
giá tồn =

Số lợng
từng loại x (
Giá đơn
vị theo -
Giá đơn vị
theo giá thị )

-D: dự phòng giảm giá
năm trớc.
-Trích lập dự phòng
giảm giá năm nay.
-Hoàn nhập dự phòng
giảm giá năm trớc.
-D: dự phòng giảm giá
hàng tồn kho có đến
11
12
kho NVL NVL sổ sách trờng ngày
31/ 12
-Căn cứ vào kết quả tính toán trên, lập định khoản trích lập dự phòng
giảm giá tồn kho nguyên vật liệu:
Nợ TK 642.
Có TK 159.
-Sang năm sau vào cuối năm, kế toán sẽ tiến hành lập hai định khoản sau:
+Hoàn nhập số trích lập dự phòng giảm giá của năm trớc:
Nợ TK 159
Có TK 721
+Sau đó căn cứ vào những vật t thiết bị giảm giá so với giá thị trờng để
tính ra tổng số tiền giảm giá của các loại nguyên vật liệu tồn đến cuối năm để

lập bút toán sau:
Nợ TK 642
Có TK 159
5. Về theo dõi thanh toán với ngời bán:
Hiện nay ở Công ty, TK 331 đợc dùng để hạch toán cho cả hai trờng hợp
trả tiền ngay và trả chậm cho ngời bán. Hạch toán nh trên là không đúng với
chế độ kế toán quy định và làm tăng công việc của kế toán. Vì vậy, để giảm bớt
công việc ghi chép cho kế toán, Công ty nên hạch toán cho hai trờng hợp nh
sau:
+Nếu mua hàng trả tiền ngay:
Nợ TK 152
Có TK 111, 112
+Nếu mua hàng trả chậm:
Nợ TK 152
Có TK 331

12