thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí nghiệp bảo dưỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định

1
thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa
chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở xí
nghiệp bảo dỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô
Nam Định
I) Tổng quan về công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
1) Quá trình hình thành và phát triển, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định đợc thành lập theo quyết định số
1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ tớng Chính phủ. Công ty có văn
phòng giao dịch đặt tại Km2 đờng Điện Biên - xã Lộc Hoà - thành phố Nam Định -
tỉnh Nam Định. Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một công ty có t cách
pháp nhân độc lập theo quy định của pháp luật Nhà nớc, công ty là một đơn vị hạch
toán độc lập có con dấu riêng và chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh của mình.
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có một lịch sử vẻ vang và truyền thống
hơn 40 năm xây dựng và phát triển.
Từ Xí nghiệp công t hợp doanh vận tải ô tô Nam Định ra đời ngày 20/04/1960
theo quyết định của Uỷ ban Hành chính ( nay là Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Định ),
sau thành lập nên Xí nghiệp vận tải ô tô Nam Hà. Trong những năm chống Mĩ, trên
các tuyến đờng từ Bắc vào Nam, ở đâu cũng in dấu bánh xe của công ty tham gia
vận chuyển hàng ngàn tấn lơng thực, thực phẩm, quân trang, quân dụng chi viện kịp
thời cho chiến trờng. Đất nớc thống nhất, trong hoàn cảnh khắc phục khó khăn do
chiến tranh để lại, với phơng tiện cũ xong công ty đã chủ động chuyển mô hình từ
sản xuất kinh doanh từ phục vụ chiến đấu sang phục vụ sản xuất nâng cao đời sống
nhân dân.
Năm 1976, Nhà nớc sáp nhập hai tỉnh Ninh Bình và Nam Hà thành tỉnh Hà Nam
Ninh. Theo đó, ngành vận tải ô tô cũng đợc sáp nhập và công ty trở thành Xí nghiệp
liên hiệp vận tải ô tô Hà Nam Ninh vào ngày 01/01/1977 theo quyết định của Thờng
vụ tỉnh uỷ và quyết định số 294/QĐ - TC ngày 22/03/1977 của Uỷ ban nhân dân
tỉnh Hà Nam Ninh. Xí nghiệp đợc tổ chức lại từ ba xí nghiệp hạch toán độc lập trớc

đây, đó là:
- Xí nghiệp vận tải ô tô Nam Hà
- Xí nghiệp vận tải ô tô Ninh Bình

1
2
- Xí nghiệp sửa chữa ô tô 2/9
Và hoạt động theo tổ chức mới từ ngày 01/01/1978. Từ năm 1978 đến năm
1985, xí nghiệp vẫn luôn năng động sáng tạo để dần dần từng bớc nâng cao chất l-
ợng quản lý, đẩy mạnh sản xuất. Do đó, tám năm liền xí nghiệp luôn là đơn vị thực
hiện suất sắc các nhiệm vụ chính trị và hoàn thành toàn diện kế hoạch Nhà nớc giao.
Năm 1992, tỉnh Hà Nam Ninh đợc tách ra làm hai tỉnh Ninh Bình và Nam Hà,
do đó xí nghiệp đợc thành lập theo quyết định số 592/QĐ - UB ngày 02/12/1992 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh Nam Hà với tên gọi là Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam
Hà .
Năm 1997, tỉnh Nam Hà đợc tách thành hai tỉnh: Nam Định và Hà Nam. Nhờ
vậy, tên xí nghiệp đợc đổi thành Xí nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định.
Năm 1999, căn cứ quyết định số 1124/1999/QĐ - TTg ngày 03/12/1999 của Thủ
tớng chính phủ về việc phê duyệt phơng án cổ phần hoá và quyết định chuyển xí
nghiệp liên hiệp vận tải ô tô Nam Định thành công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định,
công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định ra đời. Sáng lập viên của công ty là Nhà nớc.
Công ty đợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 056631 ngày
29/12/1999 của Sở kế hoạch đầu t tỉnh Nam Định. Sau hai năm cổ phần hoá, công ty
đã đứng vững trong cơ chế thị trờng, sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển, đặc
biệt các chỉ tiêu doanh thu, nộp ngân sách, thu nhập bình quân ngời lao động tăng
gấp đôi so với trớc khi cổ phần hoá, ý thức chấp hành nội quy, quy chế cuả cán bộ
công nhân viên nâng lên rõ rệt.
Có thể nói, qua nhiều năm chia tách, sáp nhập, mặc dù có sự thay đổi trong quản
lý điều hành cũng nh trong sản xuất kinh doanh nhng không vì thế mà công ty làm
ăn không có hiệu quả, mà ngợc lại công ty ngày càng phát huy có hiệu quả việc sử

dụng vốn, đa các mặt hàng sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển ổn định, đóng
mới và sửa chữa thành những xe có chất lợng cao đảm bảo nhu cầu đi lại của nhân
dân.
Hiện nay, ngành nghề kinh doanh chủ yếu của công ty là:
- Kinh doanh vận tải hành khách, hàng hoá.
- Kinh doanh hoạt động dịch vụ bến bãi
- Kinh doanh đóng mới, sửa chữa và bảo dỡng các phơng tiện vận tải đờng bộ
- Kinh doanh vật t, phụ tùng và xăng dầu phục vụ cho công tác bảo dỡng sửa
chữa ô tô và vận tải
- Đào tạo và nâng cấp bậc công nhân cơ khí và lái xe

2
3
Với đặc điểm ngành nghề kinh doanh chủ yếu nh trên, công ty cổ phần vận tải ô
tô Nam Định vừa là đơn vị sản xuất vừa là đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải, cho
nên sản phẩm chính của công ty là:
-Ngời vận chuyển ( Ngời ) -Tấn hàng luân chuyển ( Tấn- Km )
-Ngời luân chuyển ( Ngời- Km ) -Số vỏ xe đóng mới ( Cái )
-Tấn hàng vận chuyển ( Tấn ) -Số xe sửa chữa ( Cái )
Vì là đơn vị kinh doanh vận tải nên công ty có phạm vi hoạt động trong và
ngoài tỉnh, trên phạm vi cả nớc và các nớc láng giềng theo hiệp định ký kết đang áp
dụng giữa hai nớc.
Với chức năng và nhiệm vụ kể trên, trong những năm vừa qua công ty đã đạt đợc
những bớc tiến đáng kể trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên do phải cạnh
tranh gay gắt với các đơn vị khác trong cùng lĩnh vực nên công ty đã gặp nhiều khó
khăn. Tuy đã có cố gắng nhiều nhng do thích nghi và hoà nhập cha tốt với cơ chế
mới của công ty cộng với những tác động khách quan cho nên hiệu quả kinh tế của
công ty đạt đợc vẫn còn cha đều nhau giữa khối công nghiệp và khối vận tải. Tuy
vậy công ty bằng nhiều kinh nghiệm và cố gắng nên cũng đã khẳng định đợc chỗ
đứng của mình trong nền kinh tế thị trờng và ngày càng làm ăn có lãi.

2)Tổ chức kinh doanh và quản lý vận tải tại công ty cổ phần vận tải ô tô
NamĐịnh:
2.1) Tổ chức hệ thống kinh doanh ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam
Định:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán
kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân. Công ty thực hiện chỉ đạo tập trung thống nhất
từ công ty đến các đơn vị trực thuộc nhằm đảm bảo phát huy tính năng động, sáng
tạo, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động chung của công ty để đạt đợc hiệu quả cao.
Hiện nay, công ty có 6 đơn vị trực thuộc hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty,
có t cách pháp nhân theo sự uỷ quyền của giám đốc công ty. Ngoài ra, còn có 4
phòng ban trực thuộc văn phòng công ty làm nhiệm vụ giải quyết các công việc phát
sinh hàng ngày và còn là tham mu giúp việc cho giám đốc.
2.2) Tổ chức quản lý ở công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
Tại công ty, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo kiểu một cấp, có nghĩa là các
phòng ban giúp việc cho Hội đồng quản trị tức ban Giám đốc theo từng chức năng,
nhiệm vụ của mình để ban Giám đốc ra các quyết định có lợi cho công ty, đồng thời,
ban Giám đốc trực tiếp đứng ra chỉ đạo sản xuất. Ta có thể thấy đợc điều này qua sơ
đồ sau:

3
4


Sơ đồ 2.1: Sơ đồ chức bộ máy quản lý
Dựa vào sơ đồ này, chúng ta có thể thấy đợc chức năng và nhiệm vụ của từng bộ
phận nh sau:
Đại hội đại biểu cổ đông:
Đại hội đại biểu cổ đông là cơ quan cao nhất của công ty. Đại hội đại biểu cổ
đông chỉ đợc coi là hợp lệ khi có ít nhất 3/4 đại biểu tham dự, mỗi cổ đông đại diện
cho 1000 cổ phiếu. Đại hội cổ đông có nhiệm vụ sau:

Quyết định các vấn đề tổ chức nhân sự của công ty bao gồm: Thông qua điều lệ
công ty và sửa đổi điều lệ, bầu Hội đồng quản trị, bầu ban kiểm soát và ban thanh lý
quyết định giải thể công ty.
Thông qua các báo cáo tổng hợp về tình hình sản xuất kinh doanh, quyết toán
tài chính của công ty trong niên độ kế hoạch trớc đó, đề ra phơng án lập các quỹ và
sử dụng lợi nhuận, đề ra phơng hớng và kế hoạch sản xuất kinh doanh của năm sau.
Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm giám đốc điều hành:
Giám đốc là ngời đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch. Giám đốc
do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, giám đốc chịu trách nhiệm quản lý và điều hành

Đại hội đại biểu cổ đông
XN bảo d-
ỡng ô tô
Đội xe ca
số 2
Phòng kế
toán tài vụ
Phó chủ tịch HĐQT kiêm
phó giám đốc
XN
bến xe
Đội xe ca
số 1
Phòng kỹ
thuật vật t
Ban kiểm soát
Chủ tịch HĐQT kiêm
giám đốc điều hành
Phòng kế
hoạch kinh

doanh
Phòng tổ chức lao
động tiền lơng,
hành chính
Đội xe
taxi
XN sửa
chữa ô tô
4
5
công ty, thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng và trình kế
hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm, các quy chế về quản lý, điều hành sản xuất
kinh doanh.
Phó chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm phó giám đốc công ty :
Phó giám đốc là ngời giúp việc cho giám đốc, thay mặt giám đốc giải quyết các
công việc khi giám đi vắng hoặc có công việc đột xuất khi giám đốc uỷ quyền.
Ngoài ra, phó giám đốc còn chịu trách nhiệm điều hành về công tác vận tải của công
ty.
Ban kiểm soát:
Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị
và điều hành công ty.
Ban kiểm soát có 3 ngời do đại đại biểu cổ đông bầu, có nhiệm vụ thực hiện
kiểm soát các hoạt động kinh doanh, kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các báo cáo
quyết toán năm tài chính của công ty.
Các phòng ban chức năng:
Các phòng ban chức năng trực thuộc văn phòng công ty bao gồm bốn phòng
ban, đó là:
Phòng tổ chức lao động tiền lơng, hành chính:
Phòng tổ chức lao động tiền lơng, hành chính có nhiệm vụ tham mu cho lãnh
đạo cán bộ, tổ chức bộ máy, quản lý lao động, quản lý hồ sơ, tăng giảm lao động,

ký kết hợp đồng lao động, ban hành một số quy chế về công tác tiền lơng của cán bộ
công nhân viên trong công ty và các chế độ đối với ngời lao động khi còn làm việc
và khi nghỉ chế độ. Ngoài ra, phòng còn giúp việc cho giám đốc về công tác khen
thởng, kỷ luật trong toàn công ty.
Phòng kế hoạch kinh doanh:
Phòng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn
công ty và cho các xí nghiệp thành viên, tham mu giúp lãnh đạo giải quyết xử lý
những vấn đề vớng mắc trong vận tải hành khách và trong sản xuất. Ngoài ra, còn có
nhiệm vụ ký kết các hợp đồng vận tải với các tỉnh và các hợp đồng sửa chữa đóng
mới ô tô.
Phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ quản lý hạch toán, theo dõi vấn đề tài chính
của công ty. Chỉ đạo việc thu chi hàng ngày, quan hệ giao dịch với ngân hàng và

5
6
các đối tác kinh doanh, thực hiện các chế độ báo cáo tài chính theo dõi sự biến
động của toàn bộ tài sản và nguồn vốn của công ty. Thực hiện chức năng giám sát
bằng tiền mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là công cụ quan
trọng nhất trong quản lý kinh tế của công ty, tham mu cho giám đốc công tác tài
chính thông qua mua sắm tài sản, thiết bị, vật t dùng cho sản xuất.
Phòng kỹ thuật vật t:
Phòng kỹ thuật vật t có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật sản xuất đóng xe ô tô, kiểm
tra và quản lý phơng tiện vận tải, thiết bị máy móc toàn công ty, lập kế hoạch mua
sắm, dự trữ , quản lý nhập xuất vật t, phụ tùng, phơng tiện vận tải mới, theo dõi
đôn đốc bảo dỡng thiết bị, trực tiếp điều hành cửa hàng vật t, phụ tùng ô tô.
Các đơn vị thành viên:
Các đơn vị thành viên căn cứ vào khả năng lao động, thiết bị sản xuất, phơng
tiện vận tải, nhu cầu thiết yếu của đơn vị mình để hàng năm thực hiện kế hoạch sản
xuất, kế hoạch vận tải của công ty giao cho.

Giám đốc các đơn vị thành viên phải tìm mọi biện pháp để tổ chức thực hiện
hoàn thành kế hoạch đợc giao, phải tổ chức và sắp xếp lao động hợp lý, đảm bảo ph-
ơng tiện thiết bị có khả năng thực hiện tốt mức kế hoạch sản xuất của đơn vị mình.
Để tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên chủ động khai thác đợc các nguồn
hàng, giám đốc công ty uỷ quyền bằng văn bản cho giám đốc các đơn vị thành viên
đợc ký kết các hợp đồng kinh tế với các tổ chức kinh tế khác từng việc hoặc nhiều
việc trong thời gian quy định theo đúng phạm vi, nhiệm vụ đợc giao. Cuối tháng,
các đơn vị thành viên trực tiếp gửi báo cáo kết quả hoạt động sản xuất của đơn vị
mình về công ty đồng thời phản ánh các yêu cầu cần thiết cho việc sản xuất của đơn
vị bằng văn bản (nếu có) làm cơ sở cho việc báo cáo sơ kết đánh giá kết quả sản của
toàn công ty.
Đến cuối quý, đơn vị phải lập đầy đủ, đúng theo các biểu báo cáo quy định của
công ty và các phòng nghiệp vụ hớng dẫn theo lịch quy định.
3) Đặc điểm quy trình công nghệ sửa chữa ô tô của công ty cổ phần vận tải
ô tô Nam Định :

6
7
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định có đặc điểm là vừa sản xuất, vừa kinh
doanh dịch vụ vận tải, do đó hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đợc chia
làm hai khối là khối vận tải và khối công nghiệp. Khối công nghiệp bao gồm hai xí
nghiệp là xí nghiệp bảo dỡng ô tô có nhiệm vụ sửa chữa ô tô và xí nghiệp sửa chữa ô
tô có nhiệm vụ đóng mới ô tô.
Đối với việc bảo dỡng sửa chữa ô tô đợc thực hiện tại xí nghiệp bảo dỡng
ô tô :
Khi khách hàng đa xe đến để đại tu, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng đối
ngoại (tức là việc ký kết hợp đồng diễn ra trực tiếp giữa phòng kế hoạch kinh doanh
với khách hàng). Sau đó, sẽ tiến hành làm tiếp hợp đồng đối nội giữa phòng kế
hoạch kinh doanh và xí nghiệp bảo dỡng.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và hợp đồng, xe đợc bàn giao cho xí nghiệp bảo

dỡng. Bớc đầu tiên, tổ tháo rỡ tiến hành công việc tháo rời theo cụm ( máy, gầm,
điện, đệm ). Tiếp theo đó, tổ kiểm tu tiến hành kiểm tra, đánh giá chất lợng của từng
chi tiết, loại nào dùng đợc, loại nào cần sửa chữa, loại nào bỏ đi để thay thế mới. Sau
đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành lắp
ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS
xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao
cho khách hàng.
Quá trình bảo dỡng sửa chữa ô tô đợc thể hiện qua sơ đồ 2.2.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô
Nhận xe vào xởng

7
8
Tháo rời cụm xe
Cabin, thùng xe
Máy
Gầm
Điện
Đệm
Vật t thay thế
Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại
Bỏ đi
Dùng lại
Kiểm tra, sửa chữa
Phục hồi , sửa chữa
Gia công cơ khí
Lắp ráp toàn bộ
Lắp ráp thành cụm
Chạy thử
Sửa chữa(nếu có)

Nghiệm thu
Lắp đệm, đèn, sơn xe
Giao cho khách hàng

8
9
4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định:
4.1)Tổ chức bộ máy kế toán:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô
lớn, nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của
công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế
toán của công ty đợc tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dới sự chỉ đạo trực
tiếp của kế toán trởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo
cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhng không tổ chức thành
một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ
làm nhiệm vụ hớng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép
vào sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi
về phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. Phòng kế
toán tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau:
Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn
công ty.
Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo
chung cho toàn công ty.
Ba là, hớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc.
Với cách tổ chức bộ máy kế toán nh trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy
kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục
vụ tốt cho công tác quản lý.

9
10

Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có
8 ngời gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của ngời thấp nhất là 2 năm và
của ngời cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3 ngời
tốt nghiệp đại học, 1 ngời tốt nghiệp cao dẳng và 4 ngời tốt nghiệp trung cấp. Ngoài
những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc, công ty
cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ và kinh
nghiệm làm việc tơng đơng với những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty.
Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu nh sau:
Đứng đầu là kế toán trởng với chức năng và nhiệm vụ nh sau:
Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là ngời chịu
trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân
công nhiệm vụ, lập chơng trình công tác của tháng, quý, năm cho những ngời trong
phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày,
công nợ xử lý kịp thời và thờng xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đa ra các biện
pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trơng đầu t, các
hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và hệ
thống các chế độ, chính sách, các quy định hớng dẫn và vận dụng, áp dụng vào công
ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài sản,
nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng
ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nớc.
Kế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau:
Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay
vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong
tháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ.
Kế toán vật t, tài sản cố định: Có nhiệm vụ:
Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định,
tình hình mua sắm mới, đầu t xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định
trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho
các đối tợng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác

định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập xuất vật t, phụ tùng trong
kỳ.

10
11
Kế toán tiền lơng: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lơng và thực hiện
trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau:
Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng
đối tợng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về chi
phí sản xuất cho kế toán trởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực hiện
kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện
pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng
hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Thủ quỹ : Là ngời quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ
trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một
nữ nhân viên kế toán tại công ty.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên
kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếp
đến đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báo
cáo gửi về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty.
Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thông
qua sơ đồ sau:
Nh vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc
điểm vừa sản xuất vừa kinh doanh dịch vụ vận tải và phù hợp với quy mô hoạt động

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán
Thủ
quỹ
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc

Kế toán
tiền mặt-
ngân hàng
Kế toán trởng
Kế toán tổng
hợp kiêm chi
phí giá thành
Kế toán
tiền lơng và
BHXH
Kế toán vật
t, tài sản cố
định
11
12
của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán nh vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công ty
trong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đờng
lối chính sách đúng đắn. Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo
công ty.
4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nớc nên hệ
thống chứng từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo
đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm:
-Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề
nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng.
-Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản.
-Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu
xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa
chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nớc,. . .
-Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên

bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa
chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch
vụ vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụng
thêm một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trực
thuộc nh vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ ngời dân, các khoản thu về
dịch vụ bến bãi,. . .
Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II
do Nhà nớc ban hành. Nhng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiều đơn vị
thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đã chi tiết
đến tài khoản cấp III. Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trực tiếp thu
tiền dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàn công ty,
công ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xí nghiệp bến
xe và cho công ty. Và vì đợc tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên để theo dõi
hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chi tiết TK5113 và
TK631 đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ở tiểu khoản này đại
diện cho một đơn vị thành viên. Công ty tổ chức hạch toán nội bộ nên phát sinh
nhiều khoản phải thu của các đơn vị thành viên, nếu dùng chung một tài khoản cấp
II là TK1368 cho tất cả các đơn vị thì khó theo dõi, do đó, công ty cũng chi tiết đến
tài khoản cấp III cho TK1368.

12
13
Hiện tại, đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết
định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về chế độ kế toán tại các
doanh nghiệp. Do đặc điểm là một công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu là theo
hợp đồng nên công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của
công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài
chính của công ty đợc lập bằng đồng Việt Nam(VNĐ) theo các nguyên tắc và quy
định của chế độ tài chính kế toán Việt Nam. Công ty tổ chức lập và phân tích các

báo cáo kế toán theo đúng Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp bao gồm các
biểu mẫu sau:
-Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01-DN
-Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh Mẫu số B02-DN
-Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09-DN
Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ,
kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Các báo cáo
tài chính của công ty đợc lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý
chậm nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính năm
thì thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi
niên khoá, hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đông
các báo cáo tài chính nêu trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báo
cáo tài chính cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác.
Ngoài những báo cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác nh:
báo cáo giá thành, báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồn
vốn kinh doanh.
Tơng ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổ
chức các loại sổ kế toán nh sau:
-Sổ Cái các tài khoản
-Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và cho
toàn công ty).
-Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty).
-Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm)
Vì công ty đợc tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi
công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp
riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi
tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi
tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo

13

14
trình đại hội cổ đông. Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công ty
nh vậy sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũng nh
hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy đợc hớng phát triển chung
cho toàn công ty.
Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ
sửa chữa của công ty nh sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi hàng tháng
Đối chiếu
Theo sơ đồ, ta thấy trình tự ghi sổ nh sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các
chứng từ hợp lệ (giấy đề nghị xuất vật t, hoá đơn mua hàng,...) do xí nghiệp bảo d-
ỡng gửi lên để ghi vào các bảng phân bổ (bảng phân bổ số 1, 2, 3) và các sổ chi tiết
về vật t và tiền lơng, rồi vào bảng kê số 4. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 4, các
sổ kế toán chi tiết về vật t và tiền lơng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 và vào sổ
Cái TK621, 622, 627, 154; cũng vào cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết vật t và tiền l-
ơng để ghi vào bảng tổng hợp xuất vật t và bảng tổng hợp lơng và đối chiếu các
bảng tổng hợp này với sổ Cái TK621, 622, 627 để đảm bảo tính khớp đúng. Vào
cuối tháng, kế toán giá thành sẽ căn cứ vào bảng kê số 4 để lập bảng tính giá thành
dịch vụ sửa chữa cho xí nghiệp bảo dỡng. Cuối tháng, sau khi đối chiếu và kiểm tra

Chứng từ gốc và các
bảng phân bổ
Sổ kế toán chi tiết
nguyên vật liệu, tiền l-
Nhật ký chứng từ số 7
Bảng kê số 4
Bảng tính giá
thành sản phẩm

Sổ Cái
TK621,622,
627,154
Bảng tổng hợp xuất vật
t, tổng hợp tiền lơng
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ
14
15
số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảm bảo tính
khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số
7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp để lên báo cáo tài
chính.
II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp
bảo dỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định :
1) Đối tợng tâp hợp chi phí:
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa
chữa các loại ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của
công ty. Dịch vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhng
chi phí lại rất đa dạng và phức tạp. Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính
chất đơn chiếc, theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn
cho từng đơn vị thành viên. Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và
tập hợp chi phí cho từng đơn vị trực thuộc. Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành
tập hợp chi phí phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính
ra chi phí chung cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tợng tập hợp chi phí sửa
chữa của công ty là toàn bộ xí nghiệp bảo dỡng ô tô.
2)Phơng pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa:
Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, nh trên đã nói, công ty còn
mở riêng cho xí nghiệp bảo dỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình
thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng nh vậy giúp công ty theo dõi đợc

sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng nh hiệu quả sản xuất kinh doanh của
xí nghiệp bảo dỡng. Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảo dỡng, công ty
tiến hành theo quy trình nh sau:
a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Chi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí
về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thép
cácbon C45, tôn lá đen CT3. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất
trong tổng giá thành( khoảng 50- 55%). Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng cho
sản xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật t của XN bảo dỡng. Khi phát
sinh một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứ vào
mức độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật t gửi lên phòng kỹ thuật vật t (nhng
cũng có những vật t đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị có ghi rõ lợng
vật t, loại vật t cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào.

15
16
Tr ờng hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa số
4, phòng kỹ thuật của XN bảo dỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để tính ra lợng vật
t cần thiết và trình lên giám đốc XN. Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy đề nghị xuất
vật t gửi lên phòng kỹ thuật vật t của công ty xin xuất vật t.
Mẫu số 01
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định
giấy đề nghị xuất vật t
Ngày 08 tháng 02 năm 2003
Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật t công ty
Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Nam Chức vụ: Giám đốc XN bảo dỡng ô tô
Địa chỉ: XN bảo dỡng ô tô
Đề nghị cho xuất vật t dùng cho hợp đồng sửa chữa trung tu xe NISSAN số 4 nh sau:
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng
1 Tôn kẽm 1,2 ly

1mx 2m
Kg 50
2
ống ổ trục
Cái 1
3 Bông đệm Kg 20
... . . . . . . . . . . . .. . .
. . . . . . . .. .
. . . . . . . . . . . .. . . . . ..
GĐ công ty
(Ký, họ tên)
Trởng phòng kỹ
thuật
(Ký, họ tên)
GĐ XN bảo dỡng
(Ký, họ tên)
Biểu số 01
Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định
Sổ giao nhận vật t
Ngày 10/02/2003 Hồi: 10
h
30 phút
Tại kho: Vật liệu chính
Xuất cho: XN bảo dỡng
Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng
1 Tôn kẽm 1,2 ly
1m x2m
Kg 50
2

ống ổ trục
Cái 1
...
...
... ...
Thủ kho Kế toán đơn vị

16