THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY MAY HƯNG VIỆT.

Thực trạng công tác kế toán vật liệu - công cụ dụng
cụ ở công ty may hng việt.
I. Đặc điểm chung của Công ty may Hng Việt:
Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội.
Trớc hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối
ngoại đợc nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thơng coi xuất
khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế. Nắm bắt đợc tình hình đó, Công ty may H-
ng Việt đã định hớng sản xuất: Vừa mua nguyên liệu bán sản phẩm vừa gia công
hàng xuất khẩu. Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nớc ngoài nh: Hàn
Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan... đồng thời tạo công ăn việc làm cho số
đông ngời lao động.
Trớc sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con ngời ngày càng
cao hơn. Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng đợc coi trọng và trở thành
mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu.
1. Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty:
Công ty May Hng Việt là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập thuộc Sở
Công nghiệp tỉnh Hng Yên. Đợc thành lập ngày 01/05/1996.
Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay
Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 1000 công
nhân đợc đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng đợc phần lớn nhu cầu của
khách hàng trong nớc cũng nh nớc ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã trang
bị đợc 1125 máy may công nghiệp chủ yếu đều đợc nhập từ Nhật và đợc lắp đặt
trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiệnđại - sự lớn mạnh của Công ty cả về chất
lợng cũng nh số lợng đã đợc phản ánh qua một số chỉ tiêu sau:
Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu 1997 1998 1999
1 Tài sản cố định 11.177 11.745 12.724
2 Vốn cố định 4.695 4.856 6.758
3 Vốn lu động 2.683 3.138 4.391
4 Vốn kinh doanh 3.378 3.639 4.178
Thực hiện các chỉ tiêu:

STT Chỉ tiêu Đơn vị 1997 1998 1999
1 Giá trị tổng S. lợng Triệu đồng 14.432 15.074 17.709
2 Sản phẩm sản xuất Sản phẩm 517 678 8.912
3 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 34.303 30.362 45.426
Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là:
1 - TSCĐ năm 1998 so năm 1997 tăng = 5,08%
Năm 1999 so năm 1998 tăng 8.34%
2 - Vốn cố định năm 1998 so năm 1997 tăng 3,4%
Năm 1999 so năm 1998 tăng 39,1%
3 - Vốn lu động năm 1998 so năm 1997 tăng 18,6%
Năm 1999 so năm 1998 tăng 37,9%
4 - Vốn kinh doanh năm 1998 so năm 1997 tăng 7,72%
Năm 1999 so năm 1998 tăng 14,8%
5 - Giá trị tổng sản lợng năm 1998 so năm 1997 tăng 4,44%
Năm 1999 so năm 1998 tăng 17,5%
Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty may Hng Việt đã phát triển lớn mạnh
không ngừng.
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất:
Công ty may Hng Việt từ chỗ là một xí nghiệp may nhỏ số lợng công nhân
ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2001) đã trở thành một doanh
nghiệp may mặc lớn trên địa bàn tỉnh Hng Yên và là một doanh nghiệp khá mạnh
thuộc Sở công nghiệp tỉnh Hng Yên, với tám xí nghiệp thành viên hoạt động liên
tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững trên thị trờng - đặc biệt là thị tr-
ờng may mặc.
Hai xí nghiệp thành viên có tên gọi nh sau:
+ Xí nghiệp may I
+ Xí nghiệp may II
Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng nh nhau đó là sản xuất ra các
loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng Tổ kỹ
11.745

11.177
thuật có nhiệm vụ nhận mẫu giấy trên phòng kỹ thuật đa xuống và sao lại mẫu đó,
sau đó chuyển sang cho tổ cắt, tổ cắt có nhiệm vụ đặt mẫu cắt đó lên vải và cắt,
cuối cùng là chuyển sang bộ phận may.
Một sản phẩm may đợc chia ra làm nhiều chi tiết, do đó mỗi công nhân sẽ
đảm nhận một số chi tiết cho đến khi sản phẩm hoàn thành.
3. Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty.
Công ty may Hng Việt có hai hình thức sản xuất kinh doanh là: Gia công
hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng may mặc nớc ngoài và
mua nguyên liệu về sản xuất rảan phẩm đến bán, trong trờng hợp này, nguyên liệu
có thể đợc mua ở cả thị trờng trong nớc và thị trờng nớc ngoài.
Trờng hợp gia công thì quá trình công nghệ đợc thực hiện theo 02 bớc.
B ớc 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến
Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách
hàng kiểm tra và nhận xét, góp ý. Ta có sơ đồ khái quát bớc 1 nh sau:
Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu giấy
Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm
mẫu do khách hàng gửi đến
Bộ phận cắt và máy sản phẩm mẫu
Gửi mẫu cho khách hàng kiểm tra và duyệt mẫu

B ớc 2: Sau khi đợc khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì
mới đợc đa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đ-
ợckhách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết. Quá trình sản xuất đợc
thực hiện khép kín trong từng xí nghiệp.
Trờng hợp mua nguyên liệu bán thành phẩm thì Công ty tự tạo mẫu trên cơ
sở các đơn đặt hàng cuả khách hàng, phòng kỹ thuật của Công ty sẽ ra sơ đồ mẫu
và gửi xuống các bộ phận cắt, may. Sản phẩm trong trờng hợp này chủ yếu là tiêu
thụ nội địa. Quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm diễn ra nh trờng hợp sản xuất
hàng gia công. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm đợc khái quát qua sơ đồ

sau:
Kho nguyên liệu
Tổ may
Là hơi sản phẩm
KCS kiểm tra
Đóng gói, đóng hòm
Xuất sản phẩm cho khách hàng theo hợp đồng
Kỹ thuật ra sơ đồ cắt
Kỹ thuật hớng dẫn
Kho phụ liệu
Tổ cắt
4. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty:
Công ty may Hng Việt là một đơn vị quản lý theo hình thức tập trung mọi
hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công
ty.
* Giám đốc Công ty quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty
theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng đờng
lối của Đảng và Nhà nớc. Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó tổng
giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trởng phòng hoặc các Quản đốc xí
nghiệp thành viên. Giám đốc định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty
với Đảng uỷ Công ty, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân
viên, ngời lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh.
* Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp Gám đốc Công ty xây
dựng các nội quy, qui chế, hạch toán tiền lơng, ngày giờ công lao động của Công
ty, lập phơng pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ tiêu hạch toán kinh tế nội bộ
của Công ty.
Tham mu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền l-
ơng, tiền thởng.
Đa ra những nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ của Công ty.

Hớng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thởng vật chất và chế độ chịu trách
nhiệm vật chất trong Công ty.
* Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc
thiết bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dới sự điều hành
của Giám đốc. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong nớc và ngoài
nớc.
Có chức năng trong các phần việc sau:
- Quản lý công tác xuất nhập khẩu.
- Tìm nguồn hàng và phát triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó tổng
giám đốc sản xuất về:
+ Quản lý toàn bộ kho vật t của Công ty.
+ Dịch các tài liệu kỹ thuật.
+ Cân đối vật t cho các mã hàng, đơn hàng.
+ Lập tiến độ sản xuất và lịch giao hàng.
Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp,
chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu.
* Phòng kỹ thuật - cơ điện: Có chức năng điều hành toàn bộ phần công
nghệ may, cơ điện và các xí nghiệp may theo chức năng.
Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu tố có liên quan đến chất lợng
sản phẩm. Cùng với phòng Giám đốc sản xuất và trởng phòng KCS chịu trách
nhiệm về chất lợng sản phẩm.
Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá
trình sản xuất bao gồm:
- Dây truyền công nghệ sản xuất
- Tài liệu kỹ thuật.
- Định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
- Phối hợp màu sắc trên sản phẩm.
- Sơ đồ mẫu mã sản xuất
- Mẫu duyệt và mẫu chuẩn đề chào hàng.
- Thiết bị gá lắp, hệ thống máy phát điện của toàn Công ty.

* Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lợng sản phẩm của toàn
Công ty. Có quyền nắm bắt xử lý chất lợng sản phẩm của toàn Công ty trong các
công đoạn sản xuất của các xí nghiệp thành viên nh: Công đoạn cắt, may, là,
đóng gói, đóng hòm, chất lợng nguyên vật liệu.
Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các
sự cố về chất lợng sản phẩm sản xuất ra.
Có quyền chỉthị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lợng sản
phẩm sản xuất ra không đảm bảo. Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề xuất,
đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất lợng
sản phẩm, chịu trách nhiệm trớc tổng giám đốc Công ty và khách hàng về chất l-
ợng sản phẩm của Công ty khi đa sản phẩm ra thị trờng tiêu thụ.
* Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty, giúp tổng giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh
doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau:
- Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính.
- Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu.
- Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đa ra tiêu thụ trên thị trờng.
- Trợ giúp và tham mu cho Giám đốc và các thông tin tài chính.
- Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trớc Ban Giám đốc
Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nớc.
Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, Công ty còn có 2 xí nghiệp
thành viên. Mỗi xí nghiệp có một quản đốc có chức năng giám sát việc sản xuất
và chịu sự điều hành trực tiếp của phó tổng giám đốc sản xuất đồng thời có các
nhiệm vụ sau:
- Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất
trong xí nghiệp.
- Thờng xuyên kiểm tra chất lợng sản phẩm.
- Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng.
- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và khách hàng về chất lợng sản
phẩm.

- Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng
tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất.
Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh
bộ máy quản lý của Công ty.
5. Tổ chức công tác kế toán của Công ty.
Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công
ty là do bộ máy kế toán đảm nhận. Bộ phận này có chức năng quan trọng đó là
kiểm tra toàn bộ công tác kế toán, công tác thống kê trong phạm vi Công ty, giúp
tổng giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế,
hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban
đầu, chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty.
Công ty may Hng Việt là một đơn vị sản xuất đợc tổ chức theo mô hình
Công ty. Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhng các xí nghiệp thành
viên này không có t cách pháp nhân cho nên không tổ chức hạch toán độc lập mà
tổ chức hạch toán toàn Công ty. Vì thế, hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức
tổ chức công tác kế toán tập trung.
Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính đợc
thực hiện trên phòng kế toán của Công ty.
Bộ phận kế toán của Công ty đợc biên chế nh sau:
+ Một trởng phòng kế toán điều hành trung công việc của cả phòng đồng
thời là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế
toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán.
+ Một phó phòng kế toán giúp việc kế toán trởng điều hành chung công
việc của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản.
+ Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo
quản tiền của Công ty.
+ Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài
sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
+ Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm
vụ theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi.

+ Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình
hình xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ.
+ Một kế toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính,
trích và thanh toán tiền lơng, bảo hiểm xã hội.
+ Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành có nhiệm vụ tổng hợp tài
liệu từ các phần hành kế toán khác nhau, lên bảng kê, bảng phân bổ làm cơ sở cho
việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
+ Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số
8, sổ chi tiết số 3.
+ Một kế toán theo dõi công nợ.
* Bộ máy kế toán của Công ty theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập
trung có thể khái quát theo sơ đồ sau:
Trởng phòng KT (Kế
toán tổng hợp)
Kế
toán
theo
dõi
công
nợ
Kế
toán
tập hợp
chi phí
và tính
giá
thành
Kế
toán
tiền l-

ơng,
bảo
hiểm xã
hội,
vay dài
hạn
Kế
toán
vật liệu
- công
cụ
dụng
cụ
Kế
toán
thanh
toán
với
ngân
hàng
vay
ngắn
hạn
Kế
toán
tài
sản
cố
định
Thủ

quỹ
Kế toán
thành
phẩm
và tiêu
thụ
Phó phòng kế toán (Kế
toán XDCB)
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức Nhật ký chứng từ
,,
các loại sổ thờng dùng:
- Nhật ký chứng từ
- Sổ chi tiết
- Bảng kê
- Bảng phân bổ
- Sổ cái
Hiện nay Công ty đang áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo
phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm.
Kỳ kế toán là tháng.
Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số d đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ.
Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu
căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và ghi vào thẻ kho. Chấp hành
nội quy hạch toán nội bộ của Công ty về cấp phát nguyên vật liệu theo định mức,
đo đếm nguyên vật liệu trớc khi nhập - xuất kho.
Mặt khác, nhân viên thống kê tại xí nghiệp cũng phải theo dõi nguyên liệu
từ khâu đa vào sản xuất đến lúc sản phẩm hoàn thành và giao cho khách hàng,
đồng thời theo dõi tình hình nhập - xuất kho thành phẩm.
II. Tình hình thực tế về công tác tổ chức, công tác kế toán vật liệu - công cụ
dụng cụ tại Công ty may Hng Việt.

1. Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch
cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ:
Công ty may Hng Việt là một Công ty có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hng
Yên, với số vốn đầu t lớn, là một đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc Sở công
nghiệp tỉnh Hng Yên. Ngoài việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, Công ty còn
sản xuất theo hình thức mua đứt bán đoạn (mua nguyên liệu sản xuất ra sản phẩm
để bán) và tiêu thụ trong nớc. Do vậy, mặt hàng quần áo của Công ty rất phong
phú và đa dạng với nhiều kiểu cách, mẫu mã khác nhau với đủ các loại kích cỡ,
màu sắc, quần áo mùa đông,mùa hè, loại một lớp, ba lớp, năm lớp và đợc ký hiệu
bằng các mã số. Vì thế Công ty đã đáp ứng phần lớn nhu cầu của ngời tiêu dùng
trong nớc cũng nh các khách hàng nớc ngoài.
Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp)
Mã 2153 (áo Jacket 3 lớp)
Mã 910181 (áo sơ mi)
Mã 910150 (áo sơ mi)
Mỗi sản phẩm này đợc tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu
cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng
vào sản xuất rất nhiều và với khối lợng lớn.
Hiện nay, nền kinh tế thị trờng đang trên đà phát triển, Công ty may Hng
Việt từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế hoạch và chỉ tiêu Nhà nớc
đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó hỏi Công ty phải tự trang
trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và phải có lãi. Việc thu mua
vật liệu - công cụ dụng cụ đợc thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất, các chỉ tiêu
do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng và khả năng tiêu
thụ sản phẩm trên thị trờng mà Công ty lập kế hoạch thu mua vật liệu - công cụ
dụng cụ sao cho hợp lý tránh để xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá
d thừa hoặc sản xuất bị đình đốn vì thiếu nguyên vật liệu.
Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lợng và
chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lợng cao. Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là
giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua đợc khối lợng

vật t cần thiết, bảo đảm chất lợng nhng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó góp phần
hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra.
* Về tình hình thu mua:
- Trờng hợp gia công hàng xuất khẩu:
Nguyên liệu do khách hàng đa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa
hai bên. Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao
lại cho khách hàng nh hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với
khách hàng.
- Trờng hợp mua nguyên liệu bán sản phẩm:
+ Mua ở thị trờng tự do trong nớc với số lợng nhỏ thì cán bộ đi mua về sẽ
thanh toán trực tiếp với ngời bán tiền mặt của Công ty.
+ Mua ở doanh nghiệp trong nớc với số lợng lớn thì bộ phận kế tón có thể
thanh toán với đơn vị bán thông qua ngân hàng bằng hình thức uỷ nhiệm chi, điện
chuyển tiền, thanh toán bằng séc hoặc tiền ngoại tệ...
+ Mua ở các Công ty nớc ngoài thì Công ty thanh toán bằng hình thức mở
th tín dụng (L/C).
Thủ tục tiến hành nh sau:
Trớc tiên, Công ty ký hợp đồng mua nguyên vật liệu với bên cung cấp (nớc
ngoài) sau đó Công ty tiến hành các thủ tục mở L/C cho bên cung cấp.
Khi nhận đợc bộ L/C gốc bên cung cấp sẽ giao hàng tới cảng đã đợc Công
ty chỉ định trong Hợp đồng. Đồng thời gửi cho Công ty một bộ chứng từ nhận
hàng gồm:
* Vận đơn đờng biển
* Hoá đơn thơng mại
* Chi tiết đóng gói
Khi nhận đợc bộ chứng từ này Công ty sẽ nộp vận đơn đờng biển cho đại lý
vận tải (để chứng tỏ quyền sở hữu của mình đối với lô hàng) và nhận giấy uỷ
quyền của đại lý vận tải.
Căn cứ vào số liệu trên chứng từ, Công ty sẽ mở tờ khai hải quan cửa nhập
khẩu. Sau đó mang toàn bộ tờ khai và các chứng từ có liên quan ra kho hàng để

nhận hàng.
Để hải quan kiểm hoá lô hàng và xác nhận vào tờ khai là hàng đúng với
khai báo trên tờ hải quan.
Sau khi hoàn tất các thủ tục thì Công ty sẽ bố trí xe chở hàng về kho Công
ty.
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất đợc liên tục thì Công ty phải có một bộ
phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn cung cấp vật liệu - công cụ dụng
cụ cho Công ty. Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của Công ty đảm nhận.
Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty đợc mua từ các đơn vị
trong nớc nh: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam,
Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ Coast Phong Phú... bên
cạnh đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn
hàng mới để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất.
2. Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
Đây là bớc khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu -
công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bớc đệm cho việc hạch toán chi tiết,
tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ.
2.1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Với một khối lợng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và
tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác,
đơn giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao
cho hợp lý. ý thức đợc điều đó, Công ty đã căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò
của vật liệu - công cụ dụng cụ đợc sử dụng nên đã phânloại vật liệu - công cụ
dụng cụ thành các loại khác nhau.
* Vật liệu:
- Nguyên liệu chính: Là đối tợng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm
nh: Vảichính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng,
lông... Trong đó vải chính và vải lót lại đợc chia ra làm nhiều loại theo thành phần
nh:
Vải chính Vải lót

65 PCT polyester... 190 T
80% polyester... 461 Y
35% polyurethane ... 100% Cotton
15% polyurethane ... 100% Polyester
Bông có nhiều loại nh: Bông 100, bông 120, bông 40, bông 80...
- Vật liệu phụ: Là những đối tợng lao động không cấu tạo lên thực thể sản
phẩm nhng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm nh: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, ken
vai, nhãn mác...
- Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô...
- Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ...
- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy giáp, sơn các loại...
* Công cụ - dụng cụ:
- Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm
bảo vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã
trang bị một găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng...
- Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băng
dính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót homg, đai đóng hòm... phục vụ cho việc
đóng gói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm.
ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại đợc phân chia và
quản lý theo các kho nh:
+ Kho nguyên liệu là kho dùng để các loại nguyên liệu chính phục vụ cho
việc sản xuất sản phẩm. Trong kho lại có các giá để hàng chia thành nhiều tầng,
nhiều ngăn, các ngăn đó có thể để những thứ nguyên liệu khác nhau do thủ kho đã
phân loại.
+ Kho phụ liệu: Dùng để chứa các loại vật liệu phụ nh chỉ, khó, cúc, ken
vải... có tác dụng nhất định trong quá trình sản xuất.
+ Kho cơ khí: Dùng để chứa các loại phụ tùng thay thế nh chân vịt máy
khâu, kim, suốt chỉ... và một số chất để làm trơn máy nh mỡ, dầu máy khâu, các
loại thiết bị xây dựng cơ bản, công cụ dụng cụ rẻ tiền và bao bì luân chuyển.
+ Kho thành phẩm: Là kho dùng để chứa các sản phẩm đợc các xí nghiệp

sản xuất ra cha đến thời hạn giao hàng thì thành phẩm sẽ đợc bảo quản ở kho này.
Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ nh trên của Công ty sẽ giúp
cho việc quản lý vật t của Công ty đợc đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác hơn
phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra đợc tiến hành thuận lợi và nhanh chóng.
2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thớc đo tiền tệ để hiểu hiện giá
trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo đ-
ợc tính chân thực và tính thống nhất.
ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế để
hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t. Vật t của Công
ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công. Nhng đối với hàng gia công thì
Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đa về theo định
mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuất sản phẩm
lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm.
Đối với trờng hợp mua nguyên liệu về sản xuất sản phảm để bán thì giá đ-
ợc tính theo giá ghi trên hoá đơn đỏ còn cho chi phí vận chuyển Công ty sẽ theo
dõi và hạch toán riêng.
Mặt khác, trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, Nhà nớc đang khuyến khích
xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nớc ngoài về Công
ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu nh nguyên liệu nhập về đúng và đủ
định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nớc, phải nộp
thuế trong trờng hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng ký với hải
quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêu thụ ở
thị trờng trong nớc. Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trị của số
nguyên liệu thừa. Nhng trờng hợp này cha xảy ra đối với Công ty.
Đối với vật t xuất kho: ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực
tế nên khi vật t xuất kho, Công ty tính giá vật t theo phơng pháp: Đơn giá bình
quân gia quyền của vật liệu - công cụ dụng cụ tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo
phơng pháp này:
Trị giá vốn thực tế của

VL - CCDC xuất kho
Số lợng VL - CCDC xuất
kho của lần đó
Đơn giá thực tế
bình quân gia quyền
Đơn giá
thực tế bình
quân gia
Trị giá VL - CCDC
tồn kho đầu tháng
Số lợng VL - CCDC
Trị giá VL - CCDC
của những lần lập trớc
Số lợng VL - CCDC
x=
+
+
=
quyền tồn kho đầu tháng của những lần nhập trớc
Ví dụ:
Trong tháng 1 năm 2000, loại bông 120 có các tài liệu sau:
Tồn đầu tháng: Số lợng 123,7m Thành tiền: 841.962 đ
Ngày 9/1 nhập: Số lợng 10968m Thành tiền: 71.095.500 đ
Ngày 12/1 nhập: Số lợng 15538m Thành tiền: 100.718.625 đ
Ngày 15/1 xuất: Số lợng 9200m
Ngày 20/1 xuất: 13084,7m
Ta có đơn giá thực tế
bình quân gia quyền
841962+71095500+100718625
123,7 + 10968 + 15538

6483,88đ/m
Nh vậy: Ngày 15/01 xuất 9200m x 6483,88 đ/m = 59651749đ
Ngày 20/01 xuất: 13084,7m x 6483,88đ/m = 84839710 đ
3. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:
Công ty may Hng Việt là một đơn vị kinh doanh hàng may mặc có qui mô
lớn trên địa bàn tỉnh Hng Yên, với khối lợng vật t lớn, chủng loại nhiều do đó
công tác quản lý vật liệu - công cụ dụng cụ đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình
hình nhập - xuất- tồn kho theo từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ cả về số lợng,
chất lợng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ là
công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi
đợc từng lần nhập - xuất vật t và tồn kho cuối tháng. Trong Công ty, vật liệu -
công cụ dụng cụ đợc sử dụng đa dạng, mặt khác các nghiệp vụ nhập-xuất lại diễn
ra thờng xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ có
nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu đợc.
ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng
từ sau:
+ Phiếu nhập kho - mã số 01 - VT
+ Phiếu nhập kho - mã số 02 - VT
Và một số chứng từ khác
Sổ kế toán sử dụng là:
+ Thẻ kho
=
=
+ Sổ chi tiết.
3.1. Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ:
a. Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ:
ở Công ty may Hng Việt, công việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ do
phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm.
Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám
đốc xí nghiệpthông báo lên (bằng chứng từ). Trên cơ sở đó, phòng xuất nhập khẩu

sẽ tính toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật t về chủng loại và số lợng.
Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi
đa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo
trình tự nh sau:
Vật t nhập về kho phải đợc phân thành từng loại theo quy định của Công ty
để đảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết.
Vì Công ty vừa nhận gia công hàng xuất khẩu, vừa mua nguyên liệu bán
sản phẩm nên các chứng từ tiếp nhận vật t giữa hai hình thức này cũng có sự khác
nhau.
* Trờng hợp nhập hàng gia công:
Tại kho, thủ kho
kiểm tra số thực
nhập
Vật
t
1 liên dùng để thanh toán
1 liên lu ở phòng xuất
nhập khẩu
1 liên thủ kho giữ và làm cơ sở
ghi thẻ kho và chuyển lên phòng
kế toán
Phòng xuất
nhập khẩu
căn cứ vào
hoá đơn bán
hàng hoặc
chứng từ
khác để viết
phiếu nhập kho
(3 liên)

Khi vật t đợc đa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công ty một
bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thơng mại (Commercial Invoice). Phòng
xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thơng mại và viết phiếu nhập kho trên cơ sở
cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lợng và đủ về
số lợng. Ta có mẫu Invoice nh sau: