PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Ở CÔNG TY HOÁ DẦU PETROLIMEX

phơng hớng hoàn thiện kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng ở công ty hoá dầu
PETROLIMex
3.1.Nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác
định kết quả bán hàng tại Công ty Hoá Dầu:
Công ty hoá Dầu ra đời và hoạt động trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý
của Nhà nớc. Chính vì vậy mà Công ty có những thuận lợi là không phải chịu ảnh h-
ởng của cơ chế tập trung, quan liêu bao cấp kìm hãm, ràng buộc tính chủ động, tự do
kinh doanh của đơn vị; có điều kiện tiếp cận với những quy luật của nền kinh tế thị
trờng, vận dụng linh hoạt vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; có điều
kiện tiếp cận với tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng vào trong công tác kinh
doanh quản lý.
Bên cạnh những thuận lợi, công ty còn gặp một số khó khăn nh thị trờng dầu
mỡ nhờn trong nớc hiện nay không còn là thị trờng độc quyền nh trớc kia, có rất
nhiều những hãng dầu nổi tiếng trên thế giới với tiềm lực mạnh, uy tín lớn và kinh
nghiệm lâu năm đã thâm nhập vào thị trờng Việt Nam nh: Shell, Castrol, Caltex, BP-
Peteo Ngoài ra, do tình hình chính trị không ổn định ở một khu vực dầu mỏ lớn
nhất thế giới là khu vực Trung Đông, dẫn đến việc giá dầu thô liên tiếp tăng cao làm
cho giá cả hàng hoá cảu Công ty cũng liên tục tăng theo.
Mặc dù vậy, với tiềm lực sẵn có của ngành xăng dầu, sự hỗ trợ mạnh mẽ của Tổng
Công Ty Xăng Dầu Việt Nam cùng với sự năng động, linh hoạt trong kinh doanh,
Công ty Hoá Dầu đã đạt đợc một số thành tựu lớn. Kết quả đó đợc thể hiện rõ qua số
liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2002 và 2003. Doanh
thu bán hàng tăng, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên trong Công ty cao, đời
sống cán bộ công nhân viên đợc cải thiện nhiều so với các doanh nghiệp Nhà nớc
cùng tồn tại trong nền kinh tế thị trờng hiện nay. Hàng năm Công ty đều thực hiện
đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nớc.
Công tác tài chính kế toán của Công ty đã phản ánh đầy đủ và cung cấp kịp thời
thông tin về tình hình biến động hàng hoá giúp lãnh đạo Công ty có những quyết
định đúng đắn kịp thời trong kinh doanh. Công ty có nhiều cố gắng và tiến bộ trong
việc thực hiện chế độ kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty và quy định

của chế độ kiểm toán.
Bắt đầu từ ngày 01/01/1995, áp dụng thử nghiệm hệ thống tài khoản kế toán ban
hành ngày 14/12/1994 . Ngày 01/11/1996, chính thức áp dụng hệ thống tài khoản kế
toán ban hành ngày 01/11/1995. Những thay đổi bổ sung, sửa đổi và hệ thống tài
khoản cũng đợc Công ty xem xét và áp dụng. Việc phân phối séc tài khoản cấp 2,3,4
rất thuận lợi cho việc quản lý và theo dõi chi tiết tổng hợp 3 nhóm hàng: dầu mỡ
nhờn, nhựa đờng và hoá chất.
Xét về mặt tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán của Công ty Hoá Dầu thì theo
quan điểm của tôi cho rằng Công ty đã có mô hình quản lý tốt, khoa học, u điểm
nhiều, nhợc điểm ít. Xuất phát từ đặc điểm của ngành, Công ty đã xây dựng mô hình
tổ chức quản lý kiểu nửa tập trung, nửa phân tán với 5 chi nhánh trực thuộc ở 5 thành
1
phố lớn nên hàng hoá của Công ty đã đợc đáp ứng nhanh chóng, đầy đủ nhu cầu của
mọi đối tợng tiêu dùng trong cả nớc. Công ty càng có điều kiện tìm hiểu nắm bắt thị
trờng, chiếm lĩnh phần lớn trong thị trờng dầu mỡ.
Hình thức mà kế toán mà Công ty áp dụng tuy rằng không phải là hình thức phù hợp
nhất trong điều kiện xử lý công tác kế toán trên máy tính. Nhng với lập trình kế toán
có tên Petrolimex Informatics System, thực tế trong những năm qua, Công ty đã thực
hiện tốt chức năng quản lý và hạch toán toàn Công ty, theo dõi phản ánh toàn bộ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp chi phí và xác định kết quả rõ ràng và dễ kiểm
tra.
Việc vận dụng tin học trong công tác kế toán đã cho phép Công ty khai thác đợc khả
năng chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn Công ty, giảm nhẹ nhiều khối
lợng công việc mà lẽ ra kế toán phải trực tiếp làm, giảm lao động trong phòng kế
toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán và cung cấp thông tin kinh
tế từ chi tiết đến tổng hợp, đảm bảo yêu cầu chính xác đầy đủ, kịp thời phục vụ cho
công tác điều hành, quản lý doanh nghiệp..
Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại văn phòng
Công ty Hoá Dầu bên cạnh phần lớn những u điểm, thì cũng có những nhợc điểm cần
khắc phục nếu có thể.

3.2.Những vấn đề còn tồn tại:
*Về chứng từ luân chuyển:
Đơn vị đã lập đầy đủ các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác kiểm tra và
ghi sổ kế toán. Tuy nhiên:
- Trờng hợp bán hàng cho khách qua kho chi nhánh, xí nghiệp: chứng từ luân
chuyển lòng vòng.
- Trờng hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập thì hàng hoá lại đợc thể hiện là
hàng đã nhập và xuất tại kho dầu mới. Nh vậylà phản ánh không đúng sự vận động
của hàng hoá
- Đối với bán lẻ hàng hoá: nhân viên dới cửa hàng bán lẻ lập bảng kê xuất hàng hoá
(bán lẻ) hay báo cáo bán hàng gửi về công ty không theo một quy định mang tính
thống nhất
* Về tài khoản sử dụng:
Không mở tài khoản phản ánh riêng doanh số bán lẻ, do đó doanh số bán buôn
và doanh số bán lẻ không rành mạch. Công ty chỉ theo dõi doanh số bán buôn và
doanh số bán qua các tổng đại lý. Vì vậy dẫn tới việc không theo dõi chính xác đợc l-
ợng hàng tới tay ngời tiêu dùng là bao nhiêu?
* Về phơng thức hạch toán:
Tất cảc các khoản doanh thu dù thu đợc tiền ngay hay cha thu đợc tiền đều
phản ánh qua TK 131. Do đó việc hạch toán sẽ lòng vòng trong trờng hợp khách
hàng mua hàng trả tiền ngay (phải thêm một bút toán).
* Về thanh toán công nợ:
khách hàng mua hàng của Công ty thờng là khách hàng thờng xuyên cố định,
số lần mua hàng nhiều và chủ yếu là thanh toán theo phơng thức trả chậm nên dễ ứ
đọng vốn, việc đôn đốc, theo dõi công nợ kế toán công ty cha làm đợc tốt.
* Về việc phân bổ chi phí nghiệp vụ kinh doanh:
2
Đây là vấn đề cha hợp lý vì cha tính cho hàng tồn kho. Ngoài ra, việc tính
chung cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào một tài khoản 641-
chi phí nghiệp vụ kinh doanh là điều bất cập, rất khó phân bổ cho hàng hoá. Nhng

xét theo đặc điểm kinh doanh đặc thù thì tiêu thức phân bổ có thể coi là hợp lý, tuy
nhiên mức độ chính xác không cao.
Tóm lại, để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, cần thiết phải kết hợp nhịp
nhàng giữa lý luận và thực tế sao cho vừa giảm bớt khối lợng công việc mà vẫn đem
lại kết quả đáng tin cậy, va đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nớc.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng ở Công ty.
3.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng trong điều kiện hiện nay.
Việc chuyển đổi cơ chế kinh tế nớc ta từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp
sang cơ chế thị trờng là một xu hớng tất yếu khách quan. Trong sự chuyển hoá này,
ngành thơng mại sẽ phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ tốt hơn
nhu cầu của nhân dân, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, từ đó thực hiện tốt vai
trò thơng mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. Để đạt đợc điều đó thì cần thiết
phải sử dụng đồng thời hàng loạt các nhu cầu quản lý khác nhau mà trong đó kế toán
đợc coi là một công cụ hữu hiệu. Vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản
lý xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý và chức năng kế toán.
Thông qua việc đo lờng, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ
kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ
thống các phơng pháp khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng
hợp cân đối có thể biết đợc thông tin một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác về tình
hình tài sản của doanh nghiệp và sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh dựa vào những thông tin mà kế toán cung cấp, các đối tợng quan
tâm sẽ có thể đa ra đợc những quyết định thích hợp trong từng thời kỳ.
Sự mở rộng và phát triển không ngừng các hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp sẽ kéo theo sự thay đổi về hoạt động quản lý và cơ chế quản lý. Kế
toán luôn luôn tồn tại với hoạt động quản lý, do đó cũng cần có những cải tiến, hoàn
thiện để áp dụng yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn và đó thực sự là một nhu cầu
bức xúc. Trong cơ chế thị trờng cạnh tranh khốc liệt, mục tiêu lợị nhuận đợc đặt lên
hàng đầu. Đối với các doanh nghiệp, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng trong
quá trình sản xuất kinh doanh. Bán hàng tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời

nó còn là yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Việc hoàn
thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng là một vấn đề hết sức cần thiết.
Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ đợc hoàn thiện sẽ nâng cao
đợc tính pháp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, việc luân
chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập
xuất hàng hóa.
Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác tổ chức, kế toán
của doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp trên, việc thực hiện kế toán quá
trình bán hàng tạo cho họ những thông tin chính xác, phản ánh đúng tình hình bán
hàng và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp lãnh đạo có
thể quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc đợc tốt hơn.
3
Ngoài ra, việc hoàn thiện cần phải đảm bảo sao cho đúng chế độ kế toán tài
chính đã ban hành, thống nhất, đồng bộ trong cách hạch toán, các sổ sách kế toán, tài
khoản sử dụng phải phù hợp với tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, đồng thời cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế,
đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.
3.3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán
hàng ở Công ty.
Để hoàn thiện tốt hơn nữa việc hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả
bán hàng của Công ty, tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp sau:
* Về chứng từ luân chuyển.
- Trong trờng hợp bán hàng cho khách qua kho chi nhánh, xí nghiệp văn
phòng Công ty chỉ cần lập háo đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng,
một liên giao cho chi nhánh làm cơ sở báo nợ Công ty, một liên lu, một liên dùng để
hạch toán. Điều này hoàn toàn hợp lý vì hàng ở chi nhánh hay văn phòng công ty vẫn
là hàng thuộc quyền sở hữu của toàn Công ty. Việc xuất bán trực tiếp cho khách hàng
qua kho của chi nhánh nào vẫn đợc coi là xuất khỏi tổng thể chứng từ này vẫn đảm
bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. hoặc công ty chỉ làm nhiệm vụ
nhập hàng và điều động cho các chi nhánh. Các chi nhánh công ty uỷ quyền xuất và

bán hàng trực tiếp. Tại các chi nhánh có kho hàng có hệ thống quản lý và theo dõi
toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Nh vậy, trên văn phòng công ty sẽ giảm bớt
đợc công tác bán hàng và theo dõi hạch toán công nợ bán hàng để tập trung nhiều
vào điều hành. Đồng thời, việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với
chế độ tài chính và thuế hơn.
- Trong trờng hợp bán hàng cho khách ngay tại cảng nhập, hàng hoá hoàn toàn
không nhập kho chi nhánh tại cảng, đầu mối nhập mà chỉ làm thủ tục, coi nh đã nhập
và kế toán ở các chi nhánh lập biểu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để báo nợ cho
văn phòng công ty. Nghĩa là thực chất hàng hoá nhập thẳng nhng lại thể hiện là hàng
đã nhập xuất tại kho đầu mối. Vậy Công ty nên hạch toán lại theo trình tự bán buôn
vận chuyển thẳng. Tức là kế toán bán hàng sẽ phản ánh số hàng đó theo bút toán.
BT1) Nợ TK 632: Trị giá mua thực tế của hàng tiêu thụ.
Nợ TK 133: Thuế GTGT đợc khấu trừ (nếu có)
Có TK 151, 331, 111, 112: Tổng giá thanh toán.
BT2) Nợ TK 111, 112, 131.. : Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
- Đối với bán lẻ hàng hoá: nhân viên dới cửa hàng bán lẻ lập báo cáo bán hàng
và gửi về Công ty không theo một quy định mang tính thống nhất, có lúc thì bảy
ngày chuyển về một lần, có lúc nửa tháng mới gửi về gây ra thiếu hụt thông tin trong
kinh doanh của đơn vị nhất là trong trờng hợp đơn vị đa sản phẩm mới ra thị trờng và
muốn biết kết quả sản phẩm đợc thị trờng chấp nhận ở mức độ nào. Do đó, Công ty
4
nên quy định rõ ràng, việc nộp báo cáo bán hàng theo ngày hoặc định kỳ ngắn hạn
(tối đa là 4 ngày) giữ cho việc theo dõi thực tế tốc độ bán ra đối với từng mặt hàng.
Đối với những sản phẩm mới đa ra thị trờng, trong thời gian đầu cần báo cáo thờng
xuyên với Công ty để có thể nắm bắt kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo công ty
đa ra những quyết định hợp lý cho sản phẩm mới tồn tại và phát triển trên thị trờng.
- Đối với hàng gửi bán đại lý: Tuy đã yêu cầu gửi báo cáo một tháng hai lần
nhng hầu hết các tổng đại lý báo cáo tiêu thụ hàng đại lý ký gửi vào một lần cuối

tháng, gây tình trạng trên các sổ kế toán phản ánh doanh thu chủ yếu là ngày 27, 28
nên công việc trở nên rất phức tạp và bận rộn vào những ngày này. vậy công ty cần
phải quản lý chặt chẽ hơn nữa bằng cách quy định thời hạn nộp báo cáo tiêu thụ hàng
gửi bán đại lý để tránh tình trạng doanh số tập trung vào những ngày cuối tháng.
* Về tài khoản sử dụng:
Công ty Hoá dầu đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất
do Bộ Tài Chính ban hành ngày 01/11/1995 và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp
với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, việc phân chia các tài khoản cấp ba, cấp bốn
nh đã trình bày, gioí thiệu ở trên là đủ để quản lý và theo dõi chi tiết. Tổng hợp ba
nhóm hàng hoá: dầu mỡ nhờn, nhựa đờng và hoá chất. Chỉ có điều doanh số bán
buôn và bán lẻ không rành mạch nhng nếu phân chia nhỏ hơn nữa thì doanh số bán
buôn và doanh số bán lẻ có hợp lý hơn hay không tuỳ thuộc vào quan điểm của từng
ngời. Tôi cho rằng điều đó là không cần thiết bởi lý do doanh số bán lẻ so với doanh
số bán buôn và đại lý chiếm tỷ trọng hông đáng kể. Hiện nay thuế GTGT phải nộp
không phân biệt bán buôn hay bán lẻ mà chỉ căn cứ vào tổng giá trị hàng hoá theo
giá bán cha có thuế GTGT mà doanh nghiệp đã xuất bán trong kỳ. Song để đảm bảo
tính thống nhất trong quản lý kinh tế toàn ngành, Công ty Hoá Dầu nên bóc tách
khoản doanh thu bán lẻ riêng theo đúng quy định của Tổng Công Ty Xăng dầu. Mặt
khác tuy doanh số bán lẻ so với doanh số bán buôn và đại lý không đáng kể nhng nó
lại phản ánh đợc mức sống của ngời dân.
* Về phơng pháp hạch toán:
Nhợc điểm của hạch toán toàn bộ công nợ bán hàng qua tài khoản 131 rất lòng
vòng dẫn tới những rắc rối là không thể phủ nhận. Thể hiện khách hàng mua hàng
của Công ty Hoá dầu là khách hàng thờng xuyên cố định, số lần mua hàng nhiều,
thanh toán chậm tỷ trọng lớn. Nếu thanh toán ngay bằng séc thì chỉ khi nào nhận đợc
giấy báo có của ngân hàng mới đợc ghi giảm công nợ. Trờng hợp hạch toán trực tiếp
sẽ gây khó khăn cho việc áp dụng máy vi tính, cùng một khách máy sẽ bị lẫn lộn về
số đã trả và số còn nợ. Xét về bản chất của quá trình hạch toán ngay mà vẫn ghi vào
tài khoản công nợ, sau đó mới ghi tăng tiền và giảm công nợ cho khách. Nhng ở góc
độ quản lý tiền hàng và công nợ, việc vận dụng tài khoản này khônh nhất thiết phải

phê phán.
* Về thanh toán công nợ:
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay, việc tìm kiếm và
lôi kéo khách hàng về phía doanh nghiệp là rất khó khăn. Song không nên vì thế mà
cho nợ quá nhiều và nợ quá lâu, ảnh hởng tới tình hình tài chính của doanh nghiệp.
5