KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH

1
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SX &DVXK
NGUYỄN HOÀNG – NHÀ MÁY MAY NHƯ QUỲNH
II.1. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng chuyên sản xuất và gia công hàng may
mặc có chất lượng cao, sản phẩm của Công ty đa dạng với nhiều chủng loại khác
nhau. Do đó, nguyên vật liệu dùng để sản xuất phải rất lớn để đảm bảo cho sản
xuất liên tục. Phần lớn nguyên vật liệu của Công ty là do khách hàng mang đến
thuê gia công (80%) và Công ty mua vào.
Với đặc điểm sản xuất như vậy, đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu phải
được tiến hành một cách chặt chẽ và khoa học thì mới có hiệu quả. Công ty có rất
nhiều đơn đặt hàng, với nhiều loại nguyên vật liệu, vả lại chúng thường xuyên biến
động (do tính chất của ngành nghề kinh doanh); Công ty đã xây dựng một hệ
thống kho bãi tương đối rộng rãi để quản lý, sắp xếp. Nguyên vật liệu của mỗi đơn
đặt hàng đưa về được xếp theo từng loại, đồng thời thủ kho phải ghi chép kịp thời
mọi biến động nhập – xuất – tồn của các loại nguyên vật liệu đó. Thủ kho và kế
toán vật tư có liên hệ thường xuyên và chặt chẽ với nhau, ở kho của Công ty cũng
đã trang bị máy tính để thuận tiện cho việc quản lý ghi chép những biến động về
nguyên vật liệu của thủ kho.
Để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, Công ty đã
lập sổ danh điểm. Cụ thể mẫu sổ như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
1

2
Kí hiệu
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu
Đơn vị
tính
Đơn vị
hạch

toán
Nhóm
vật liệu
Sổ danh
điểm
152.1.1
….
1V100%NL
1VTAFF
1VCFN
…..
Vải chính các loại
Vải 100%Nylon
Vải Taffecta
Vải Cofina Việt Thắng
…..
Mét
Mét
Mét
Mét
…
…
…
…
…
…
152.2.1
…
152.2.2
21C40/2

21CEPIC
…
22KR13
22K3NYL
…
23CKICO
23C24L
…
Chỉ các loại
Chỉ 40/2 5000m/c
Chỉ Epic 80/4000 m/c
….
Khoá các loại
Khoá cá sấu R13 Plasric
Khoá thường răng số 3 Nylon
..........
Các loại cúc
Cúc nhựa khắc KICO
Cúc nhựa 24L 55
….
Cuộn
Cuộn
Cuộn
…
Mét
Mét
Mét
…
PC
PC

PC
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
II.2. Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Nhà máy may Như Quỳnh có nhiều chủng loại, có vị trí,
vai trò, tính năng khác nhau. Để phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu một
cách khoa học, chính xác, đầy đủ, kịp thời cũng như do xuất phát từ đặc thù sản
xuất kinh doanh đa dạng sản phẩm, nhà máy đã tiến hành phân loại nguyên vật
liệu như sau:
2

3
*Xét theo nguồn hình thành:
-Nguyên vật liệu mua ngoài của một số khách hàng như: Công ty Dệt Việt Thắng,
Công ty TNHN Liên Hải, Công ty Dệt 8-3, Công ty CP may Lê Trực…
-Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến (thuê gia công): Mascot, Newton,…
*Xét theo vai trò trong sản xuất
-Nguyên vật liệu chính: chủ yếu là các loại vải: vải cofina Việt Thắng, vải mỏng
Choong Nam, vải Taffecta 190T,…

-Vật liệu phụ: các loại cúc, khoá, chỉ, chun, mex,…
-Nhiên liệu: xăng, dầu, than,…
-Phụ tùng: bàn đạp, thoi, suốt,…
-Văn phòng phẩm
-Bao bì: túi nilon, hộp catton,…
-Phế liệu: vải thừa, vải vụn,…
II.3. Đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng trên cơ sở các
chứng từ liên quan để ghi chép vào sổ sách kế toán một cách hợp lý.
II.3.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho
Như đã trình bày, nguyên vật liệu nhập kho tại công ty bao gồm nguyên vật
liệu mua ngoài và do khách hàng mang đến. Ngoài ra còn có trường hợp phế liệu
thu hồi và nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết đem nhập kho. Giá trị của
chúng được tính như sau:
*Đối với nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài:
Do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật
liệu mua ngoài nhập kho là trị giá mua theo hoá đơn không bao gồm thuế GTGT
cộng với các loại chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình mua nguyên vật liệu mà
theo thoả thuận công ty phải chịu.
3

4
Tr? giỏ th?c t?
NVL nh?p kho
=
Giỏ mua ghi trờn
hoỏ don GTGT
+
Chi phớ
thu mua

-
Cỏc kho?n
gi?m tr?
Trong dú:
+Giỏ mua là giỏ khụng cú thu? GTGT
+Chi phớ thu mua bao g?m cỏc kho?n chi phớ v?n chuy?n, b?c d?, chi phớ luu
kho, luu bói,…
+Cỏc kho?n gi?m tr?: là cỏc kho?n gi?m giỏ, chi?t kh?u thanh toỏn,…
Vớ d?: Ngày 12/01/2007, Cụng ty mua 5.141, 1 một v?i màu Cofina A140 c?a
Cụng ty D?t Vi?t Th?ng. Can c? vào hoỏ don GTGT s? 001787 và phi?u nh?p kho
s? N14/1, don giỏ chua thu? c?a lụ hàng là 22.000 d /m, thu? GTGT 10%, chi phớ
v?n chuy?n s? hàng này v? kho là 450.000d. Cụng ty dó thanh toỏn b?ng ti?n m?t.
Nhu v?y, giỏ th?c t? c?a 5.141, 1 một v?i nh?p kho là
5.141,1 x 22.000 + 450.000 = 113.554.200 d
Nhìn chung, việc xác đinh trị giá nhập kho vật liệu tại Công ty khá đơn giản. Toàn
bộ giá mua và chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua vật liệu đều được tính
vào trị giá nhập kho. Tuy nhiên, đối với một số nguyên vật liệu không lớn, thường
là vật liệu phụ do công ty tự vận chuyển, bảo quản thì giá thực tế vật liệu nhập kho
vẫn chỉ bao gồm giá ghi trên hoá đơn chưa có thuế GTGT đầu vào, còn mọi chi
phí liên quan đến quá trình vận chuyển, bảo quản vật liệu, công ty không tính
thẳng vào trị giá vật liệu nhập kho mà hạch toán thẳng vào chi phí dịch vụ mua
ngoài (TK6277).
*Đối với nguyên vật liệu xuất sử dụng không hết nhập lại kho:
Khi định mức về số lượng nguyên vật liệu mà Công ty giao lớn hơn định mức
mà các phân xưởng thực hiện thì trị giá thực tế được xác định theo giá ước tính.
4

5
Đến cuối tháng, khi tính được giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá bình quân
cả kỳ dự trữ thì kế toán tiến hành tính giá thực tế, đồng thời điều chỉnh giá ước

tính theo giá thực tế.
*Đối với phế liệu thu hồi: Công ty xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu thu
hồi theo giá ước tính.
II.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho
Trong một kỳ kế toán, khối lượng nguyên vật liệu xuất kho không lớn nhưng
lại chia làm nhiều lần khác nhau. Vì vậy, để giảm nhẹ khối lượng công việc tính
toán và tăng cường công tác kiểm tra của kế toán trong khâu thu mua, bảo quản
cũng như để thuận tiện cho việc hạch toán, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế bình
quân gia quyền để tính giá cho tất cả các loại nguyên vật liệu xuất kho. Giá đơn vị
bình quân cả kỳ dự trữ thường được xác định vào cuối tháng.
Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, kế toán không
phản ánh giá trị của chúng. Đến cuối tháng, kế toán căn cứ vào số lượng và trị giá
nguyên vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng để tính ra đơn giá bình quân
theo công thức:
Đơn giá mua
NVL thực tế
bình quân =
Trị giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+
Trị giá thực tế NVL
nhập trong kỳ
Số lượng NVL
tồn đầu kỳ
+
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Sau đó, trị giá thực tế của NVL xuất kho được tính:
Trị giá vốn thực tế
NVL xuất kho

=
Số lượng NVL
xuất kho
x
Đơn giá mua
bình quân
5

6
Ví dụ: Đối với loại vải bò LL7108§ /103 mà Công ty hiện có đầu tháng 3/2007 là
2.180 m, trị giá 65.400.000đ. Trong tháng, Công ty đã mua thêm 2.123, 5 m với
đơn giá là 30.455đ/m.
Do đó, đơn giá bình quân của loại vải bò LL7108 /103 tháng 3/2007 là:
65.400.000 + (2.123,5 x 30.455)
= 30.225 (đ/m)
2.180 + 2.123,5
Trong tháng, Công ty đã xuất 4.303 m vải loại này cho sản xuất. Như vậy, trị giá
thực tế vải bò xuất tháng 3/2007 là:
4.303 x 30.225 = 130.058.175 đ
Tương tự như vậy, kế toán sẽ tính được trị giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật
liệu xuất dùng trong tháng theo công thức như trên.
II.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Nguyễn Hoàng
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở nhà máy là công việc kết hợp giữa thủ kho
và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến
động của nguyên vật liệu.
II.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Mọi trường hợp tăng, giảm nguyên vật liệu tại Công ty đều phải được xác định
bằng một hệ thống đầy đủ các thủ tục, chứng từ. Chính những chứng từ kế toán
này sẽ làm cơ sở để ghi vào sổ kế toán. Các chứng từ được sử dụng trong kế toán
chi tiết vật liệu bao gồm:

+Phiếu đề nghị mua vật tư
+Hoá đơn GTGT
+Biên bản kiểm nghiệm nhập kho
+Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
6

7
+Sổ chi tiết nguyên vật liệu (chính, phụ)
+Thẻ kho
+Định mức nguyên vật liệu
II.4.2. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu
*Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và định mức tiêu hao do phòng Kế
hoạch vật tư đưa ra, phòng XNK sẽ tính ra được nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu
để sản xuất ra khối lượng sản phẩm dự tính trong kỳ tới. Tiếp đó, phòng XNK tìm
ra phương án giá và lập “Phiếu yêu cầu”. Với sự đồng ý của Giám đốc hoặc Phó
Giám đốc, phòng kế hoạch vật tư sẽ đi mua hoặc ký hợp đồng mua bán nguyên vật
liệu theo thời hạn nhất định đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất, tránh tình trạng
bị gián đoạn hay ngừng trệ.
Khi có hoá đơn GTGT, phòng kế hoạch vật tư kiểm tra và lập phiếu nhập kho
thành 3 liên (Một liên giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho
cán bộ cung ứng giữ, một liên giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn GTGT để làm
căn cứ ghi vào sổ kế toán).
Nguyên vật liệu khi về đến Công ty sẽ được đưa về bộ phận KCS để kiểm tra
chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm nhập kho”. Sau đó, chúng được đưa về
kho để làm thủ tục nhập kho. Tại kho, thủ kho tiến hành nhập nguyên vật liệu và
viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập. Đồng thời, căn cứ vào phiếu nhập
kho để ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.
Trường hợp kiểm nhận thừa, thiếu, không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên
chứng từ thì thủ kho phải báo cho phòng kế toán hoặc phòng XNK, đồng thời cùng

người giao hàng lập biên bản để kế toán có chứng từ làm căn cứ ghi sổ.
Ví dụ: Ngày 12/01/2007 căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm áo sơ mi trẻ em mã
15130, phòng XNK đã viết đơn đề nghị mua vật tư để phục vụ cho sản xuất. Đến
7

8
ngày 14/01/2007, thủ tục nhập kho được tiến hành căn cứ vào các chứng từ như:
Hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm nhập kho, phiếu nhập kho
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao khách hàng
Ngày 12 tháng 01 năm 2007 A86/2007
Ký hiệu: AA/2005-T-VT
Số HĐ: 001787
8

9
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tínhSố lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Vải Cofina màu A140 Mét 5,141.10 22,000 113,104,200
5,141.10 113,104,200
Thuế suất GTGT 10% 11,310,420
124,414,620
Hình thức thanh toán: CK sau 10 ngày MS: 0100412416
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi bốn triệu bốn trăm mười bốn
nghìn sáu trăm hai mươi đồng chẵn./.
Người mua Thủ kho Cửa hàng trưởng KT trưởng
Vân Anh Lê Anh Thơ Vũ Thanh Hà Đặng Tuấn Ngọc
Tổng cộng tiền thanh toán
Cộng tiền hàng
Tiền thuế GTGT

Đơn vị bán: Công ty Dệt Việt Thắng
Đ/chỉ: P.Linh Trung- Q.Thủ Đức- TP.HCM Số TK: ..
Đơn vị: Công ty SX&DVXK Nguyễn Hoàng Số TK: .
Đ/chỉ: 45- Quang Trung- Hoàn Kiếm- Hà Nội
ĐT: (84-8)-8969337-8960543 MS:0301445210-001
Họ và tên người mua hàng: Hoàng Vân Anh
&DVXK Nguyn Hong BM 09 03
Nh mỏy May Nh Qunh BIấN BN KIM NGHIM NHP KHO
15/05/2004
Ngy 14 thỏng 01 nm 2007 Vit Thng nhp hng
Mó hng: ASM. 15130 Khỏch hng: KICO S hp ng:............
Nhúm kim nhn hng gm: 1- ụng (b): Trn Th Hoa Nhõn viờn phũng K hoch
2- ụng (b): Nguyn Th Ngõn Nhõn viờn phũng KCS
9

10
STT Tên, chủng loại Mã VT
Đơn
vị tính
Số lượng
nhập
Số lượng thực
nhập
Thừa (+)
Thiếu (-)
1 Vải Cofina màu A140 1VCF
N
Mét 5.141,10 5.141,10
Chúng tôi xác nhận số lượng trên là hoàn toàn chính xác
Nhân viên P. Kế hoạch Nhân viên P. KCS Phụ kho Thủ kho

Trần Thị Hoa Nguyễn Thị Ngân Đặng Thị Nhâm Nghiêm Tùng
Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02
PHIẾU NHẬP KHO
Mẫu số: 01 – VT
Ngày 14 tháng 01 năm 2007 Số N14 /1
Nợ TK: 1521, 1331
Có TK: 331
Họ tên người giao hàng: Hoàng Vân Anh
Theo HĐ số 001787 ngày 12/01/2007 của Cty Dệt Việt Thắng
Nhập tại kho: Kho Công ty
TT
Tên nhãn hiệu, quy
cách vật tư
Mã VT ĐVT
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4=3x2
1 Vải Cofina màu A140 1VCFN Mét 5.141,1 5.141,1 22.000 113.104.200


Cộng 113,104,200
Nhập ngày 14 tháng 01 năm 2007
Kế toán trưởng Người lập biểu Người giao hàng Thủ kho
Tôn Nữ B. Hiên Quỳnh Anh HoàngVân Anh Nghiêm Tùng

10

11
Riêng trường hợp nhập kho nguyên vật liệu do khách hàng mang đến thuê gia
công, trên phiếu nhập kho kế toán chỉ phản ánh số lượng nguyên vật liệu mà
không phản ánh giá trị của chúng.
11

12
*Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Theo kế hoạch sản xuất của các đơn đặt hàng, phòng kỹ thuật sẽ lập định mức
vật tư tiêu hao cho một sản phẩm. Khi đó, phòng kế hoạch vật tư sẽ căn cứ vào
định mức tiêu hao trên để tính và lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất
kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu ở cuống phiếu, 1 liên lưu để ghi sổ kế toán, 1
liên do thủ kho giữ để tiến hành xuất kho và ghi vào thẻ kho.
Phiếu xuất kho được lập một hay nhiều lần khác nhau và mỗi lần xuất sẽ lập một
phiếu xuất kho.
Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, thủ kho tiến hành xuất nguyên vật liệu và viết
phiếu xuất kho theo số lượng thực xuất. Đồng thời, căn cứ vào phiếu xuất kho để
ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.
Do đơn giá nguyên vật liệu xuất dùng Công ty tính theo phương pháp bình quân
cả kỳ dự trữ nên hàng ngày, khi làm thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, kế toán chỉ
phản ánh số lượng của chúng trên phiếu xuất kho. Đến cuối tháng, căn cứ vào số
lượng nguyên vật liệu tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn
cuối tháng, kế toán mới tiến hành tính đơn giá xuất cho cả tháng theo từng loại
nguyên vật liệu
Ví dụ: Ngày 16/01/2007 với định mức tiêu hao nguyên vật liệu dùng để sản xuất
áo sơ mi trẻ em với số lượng theo kế hoạch là 2.200 bộ do phòng kỹ thuật lập ra,
phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho yêu cầu xuất 1.120 mét vải Cofina Việt
Thắng phục vụ cho việc sản xuất. Thủ kho căn cứ vào đó để xuất kho vải Cofina

và điền vào cột “Thực xuất”.
Ta có phiếu xuất kho số X16 /01 như sau:
12

13
Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng BM 09 – 05
Nhà máy May Như Quỳnh Ban hành ngày 30/09/02
Mẫu số: 02 – VT
PHIẾU XUẤT KHO
Số X16 /01
Ngày 16 tháng 01 năm 2007 Nợ TK: 621
Có TK:1521
Họ tên người nhận hàng: Đào Thị Huyền Bộ phận: Sản xuất
Lý do xuất kho: SX sản phẩm
Xuất tại kho: Kho Công ty
TT
Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật tư
Mã VT
Đơn
vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Yêu
cầu
Thực
xuất

A B C D 1 2 3 4=3x2
1
Vải Cofina màu
A140 ( # hồng)
1VCFN Mét 1,120 1,120 - -



Cộng

1,120 1,120

Xuất ngày 16 tháng 01 năm 2007
Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho Người lập biểu
Tôn Nữ B. Hiên Đào Thị Huyền Nghiêm Tùng Quỳnh Anh
II.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty
Như đã trình bày, Công ty SX &DVXK Nguyễn Hoàng hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Cụ thể:
13

14
Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty
Ghi chú: Ghi
hàng ngày

Kiểm tra, đối chiếu
Ghi cuối tháng
Trên cơ sở các chứng từ phát sinh thì công tác hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh sẽ được tiến hành như sau:
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất,

tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. (Thẻ kho được kế toán
lập từ đầu tháng và chuyển xuống cho thủ kho dùng để ghi chép sự biến động về
từng loại nguyên vật liệu). Thẻ này được lập cho từng loại nguyên vật liệu và mỗi
loại được ghi vào một tờ thẻ kho hoặc một số tờ liên tiếp. Mỗi chứng từ được ghi
vào một dòng trên thẻ kho.
14

Thẻ kho
Chứng từ xuất
kho
Chứng từ nhập
kho
Sổ chi tiết nguyên
vật liệu
Bảng tổng hợp Nhập -Xuất-Tồn