Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật
liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Quản lý và hạch toán vật t là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống
quản lý kinh tế tài chính, có vai trò tích cực trong việc điều hành và kiểm soát
toàn bộ hoạt động kinh tế sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Là đầu
vào của quá trình sản xuất, sự tiêu hao nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất quyêt sđịnh đến chất lợng và giá thành sản phẩm nhân tố ảnh hởng trực tiếp
đến thành quả sản xuất của doanh nghiệp trớc yêu cầu của nền kinh tế thị trờng.
Những lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu đợc trình bày trong
chuyên đề này là một trong những vấn đề đang đợc quan tâm của doanh nghiệp
sản xuất kinh doanh.
I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất.
1. Đặc điểm, vị trí và yêu cầu của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
sản xuất.
ở mỗi doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản
phẩm. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu bị
tiêu hao toàn bộ giá trị và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Tuy nhiên, giá trị chuyển dịch này lớn hay nhỏ trong giá trị sản
phẩm, dịch vụ thì còn tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Thông thờng,
trong doanh nghiệp sản xuất chi phí về các loại vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn
trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy, tăng cờng
công tác quản lý, công tác kế toán vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm và hiệu
quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan
trọng. Do NVL là tài sản dự trữ thờng xuyên biến động các doanh nghiệp phải th-
ờng xuyên tiến hành mua NVL để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm hay các nhu cầu khác nên việc quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ thumua
đến bảo quản, sử dụng và dự trữ là vô cùng cần thiết.
ở khâu thu mua, yêu cầu kế toán phải quản lý chặt chẽ về khối lợng, chất l-
ợng, quy cách, chủng loại, gía mua, chi phí mua cũng nh kế hoạch mua theo đúng

tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất. Đồng thời, doanh nghiệp phải tổ
chức phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp. sắp xếp và tạo
thành danh mục vật liệu doanh nghiệp quản lý và sử dụng, đảm bảo tình thống
nhất giữa các bộ phận kế toán, vật t và kế hoạch. Mặt khác, việc tổ chức tốt kho
tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phơng tiền cân đo, thực hiện tốt chế độ bảo quản
từng loại NVL tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn cung xlà một trong những
yêu cầu quản lý đối với NVL.
ở khâu sử dụng, đòi hỏi doanh nghiệp thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm
trên cơ sửo định mức, dự toán chi phí nhừam hạ thấp mức tiêu hao trong giá thành
sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ tho doanh nghiệp vì vậy kế toán cần phải tổ
chức ghi chép, quản lý NVL xuất dùng the từng đối tợng sử dụng nh: từng sản
phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng hay theo từng đối tợng tập hợp chi phí
để phcụ vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. ở khâu dự trữ, doanh nghiệp phải
xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho
quá trình sản xuất, kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngừng trệ, gián đoạn do
công việc mua, cung ứng NVL không đáp ứng kịp thời hoặc gây tình trạng ứ
đọng, vốn do dự trữ quá nhiều. Tuỳ thuộc từng doanh nghiệp về trình độ quản lý
và cách thức quản lý NVL để có những biện pháp báo động tình trạng khan hiếm
hoặc ứ đọng NVL tồn kho theo từng thứ, từng loại để kịp thời điều chỉnh cho hợp
lý.
2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.
Quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công
tác quản lý doanh nghiệp. Để đáp ứng yêu cầu quản lý đó thì kế toán nguyên vật
liệu trong doanh nghiệp cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp,
sắp xếp và tạo thành danh mục, nguyên vật liệu đảm bảo tính thống nhất giữa các
bộ phận kế toán vật t kế hoạch.
- Tổ chức hạch toán ban đầu nguyên vật liệu xác định chứng từ vật t sử dụng
ở doanh nghiệp, quy định phân công bộ phận lập chứng từ tổ chức luân chuyển
chứng từ vật t đến các bộ phận có liên quan.

- Lựa chọn cách đánh gía vật liệu phù hợp với tình hình doanh nghiệp, để
thuận tiện cho việc ghi sổ, tính toán và quản lý nguyên vật liệu.
-áp dụng đúng đắn các phơng pháp kỹ thuật về hạch toán. Tổ chức tài khoản
sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán của doanh nghiệp để ghi chép phản
ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, bảo quản, tình hìnhnhập
xuất tồn NVL. Kiểm tra tình hình thực hiệnkế hoạch thu mua vật t về các mặt số l-
ợng chủng loại, giá cả thờihạn nhằm đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ kịp thời đúng
chủng loại số lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-Ghi chép phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình luôn chuyển của
NVL cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của Việt Nam
nhập xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời chinhs xác phục vụ cho yêu cầu
quản lý của doanh nghiệp.
- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho, cung cấp
thông tin phcụ vụ cho việclập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh
doanh.
II. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản
xuất.
1. Phân loại nguyên vật liệu.
Việc phân loại nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất thành các
loại, các nhóm, các thứ tự theo tiêu thức phân loại nhất định tuỳ thuộc yêu cầu
quản lý và phù hợp với từng doanh nghiệp. Vì vậy, có một số tiêu thức phân loại
nguyên vật liệu nh sau:
* Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
- NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài). Đối với doanh nghiệp
sản xuất, nguyên liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
sản phẩm nh sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng cơ bản, bông trong ngành
dệt, vải trong doanh nghiệp may. Riêng bán, thành phẩm mua ngoài là nguyên vật
liệu với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất sản phẩm nh sợi mua ngoài trong các
đơn vị dệt

-Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế
tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng nguyên vật liệu chính, tăng chất lợng sản
phẩm hoặc phục vụ cho công tác, quản lý sản xuất bảo quản bao gói sản phẩm nh
thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong doanh nghiệp dệt, dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong
doanh nghiệp cơ khí sửa chữa bao bì và vật liệu đóng gói sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu bao gồm các loại ở thể khí lỏng, khí, rắn rùng
để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện vận tải, máy
móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất, kinh doanh nh xăng, dầu, than,
khí gas
- Phụ tùng thay thế. Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,
sửa chữa các máy móc thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải
-Thiết bị xây dựng cơ bản: là các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần
lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu, vật t xây dựng dùng cho công việc xây dựng cơ
bản.
- vật liệu khác: là loại vật liệu thải loại ra trong quá trình sản xuất, chế biến
sản phẩm nh gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu nhặt, thu hồi trong quá trình thanh
lý tài sản cố định.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết cụ thể của từng loại
doanh nghiệp mà trong từng loại, nguyên vật liệu nêu trên sẽ đợc chia thành từng
nhóm, từng thứ, quy cách
*Căn cứ vào nguồn gốc Nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu mua ngoài
- Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
- Nguyên vật liệu tự gia công chế biến
* Căn cứ vào mục đích sử dụng
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: nhu cầu quản lý sản xuất, quản lý
doanh nghiệp, nhu cầu bán hàng.
Việc phân chia nguyên vật liệu trong cac doanh nghiệp sản xuất đợc thực
hiện trên cơ sở xây dựng danh điểm và lập sổ doanh điểm vật liệu, trong đó vật

liệu đợc chia thành các nhóm, loại, thứ tự, bằng hệ thống ký hiệu để thay thế tên
gọi, nhãn hiệu, quy cách vật liệu. Những ký hiệu đó đợc gọi là danh điểm vật liệu
và đợc sử dụng thống nhất trên phạm vi toàn doanh nghiệp giúp cho cacs bộ phận
trong doanh nghiệp phối hợp với nhau chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu
2. Đánh giá nguyên vật liệu
2.1. Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu
2.1.1. Nguyên tắc giá phí
Nguyên vật liệu hiện có ở các doanh nghiệp sản xuất đợc phản ánh trong sổ
kế toán vào báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh
nghiệp bỏ ra để có đợc số nguyên vật liệu đó.
2.1.2. Nguyên tắc nhất quán.
Theo nguyên tắc này, đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phơng pháp kế toán
thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác, có nh vậy các báo cáo tài chính của các kỳ
liên tiếp mới có thể so sánh đợc. Đối với nguyên vật liệu, nguyên tắc này đòi hỏi
Việt Nam phải sử dụng phơng pháp tính giá ổn định từ kỳ này sang kỳ káhc.
2.1.3. Nguyên tắc thận trọng.
Theo nguyên tắc này thì doanh nghiệp ghi nhận đợc khi có chứng cớ chắc
chắn, có nghĩa là các nghiệp vụ làm tăng thu nhập và tăng vốn chủ sở hữu chỉ đợc
ghi có chứng cớ chắc chắn (chứng từ) chi phí và các khoản làm giảm vốn chủ sở
hữu phải đợc ghi chép ngay mặc dù cha có chắc chắn. Do đó, trên bảng CĐKT,
hàng tồn kho phải đợc phản ánh theo trị giá có thể thực hiện đợc (theo giá gốc
hoặc thấp hơn giá gốc). Nếu giá có thể thực hiện đợc vật liệu giảm sút hoặc h
hỏng, kém phẩm chatá thì doanh nghiệp đợc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
2.2. Nội dung đánh giá nguyên vật liệu
2.2.1. Giá thực tế nhập kho
a. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài.
Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế GTGT
+
- Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT trực tiếp
+

Trong đó, chi phí phát khi mua hàng bao gồm các chi phí vận chuyển, chi
phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu nếu có)
b. Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến
+
c. Đối với Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
+ -
d. Đối với phế liệu thu hồi
Giá thực tế = Giá ớc tính (nếu giá trị nhỏ)
Giá thực tế = Giá thực tế tơng đơng trên thị trờng (nếu giá trị lớn)
e. Đối với nguyên vật liệu là vốn góp liên doanh của đơn vị khác
2.2.2. Giá thực tế xuất kho. Đánh giá theo giá mua thực tế.
Theo cách đánh giá này, khi nhập nguyên vật liệu, kế toán ghi theo trị giá
mua thực tế của từng lần nhập, số tiền chi phí trong quá trình mua hàng đợc hạch
toán riêng để cuối tháng phân bổ cho hàng xuât skho nhằm xác định trị giá
vốnhàng xuất kho.
Do mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, yêu cầu và trình độ quản lý
khác nhau, nếu có thể lựa chọnmột trong các phơng pháp sau cho phùhợp
-Tính theo đơn giá bình quân của nguyên vật liệu luân chuyển trong kỳ.
Trong đó
Tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trớc, thì xuất
kho trớc và lấy trị giá mua thực tế củ số nguyên vật liệu đó để tính.
-Tính theo phơng pháp nhập sau xuất trớc
Theo phơng pháp này, giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho sau thì đem
xuất kho trớc. vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá thực tế của lô hàng
đó để tính.
-Tính theo giá đích danh.
Theo phơng pháp này, căn cứ vào số lợng vật liệu xuất kho và đơn giá nhập
kho của lô hàng xuất kho để tính.
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

3.1. Nội dung kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Trong doanh nghiệp việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận, đơn vị
tham gia. Vì vậy, yêu cầu quản trị nguyên vật liệu ở khía cạnh hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho ở cả
chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền, theo từng thứ (mặt hàng, từng nhóm, từng
loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết. Việc hạch
toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện song song ở bộ phận kho và bộ phận kế
toán doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho là một bộ
phận kế toán vật liệu trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng vì thủkho là ngời
quản lý các loại vật liệu chịu trách nhiệm tổ chức về các mảng nhập, xuất bảo
quản, dự trữ nguyên vật liệu và chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách bằng chỉ tiêu
hiện vật.
Bộ phận kế toán với chức năng nhiệm vụ của mình sẽ thông qua chứng từ
ban đầu đã kiểm tra hợp lệ ghi chép vào sổ sách, ghi chép chi tiết và tập hợp bằng
chỉ tiêu giá vốn để phản ánh, giám sát kiểm tra tình hình nhập, xuất, dự trữ, bảo
quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
3.2. Yêu cầu kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở từng kho và bộ phận kế toán
doanh nghiệp.
Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại, nhóm, thứ (mặt
hàng) của nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
Bảo đảm khớp về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa sổ kế toán chi tiết với ố
liệu hạch toán chi tiết ở kho, giữa số liệu kế toán chi tiết với số liệ kế toán tổng
hợp nguyên vật liệu
Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày định kỳ theo yêu cầu
quản trị nguyên vật liệu
3.3. Chứng từ kế toán chi tiết nguyên vật liệu sử dụng
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cơ bản vẫn sử dụng các chứng từ về hàng
tồn kho trong hệ thống chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên, để
đảm bảo phản ánh các nội dung chi tiết làm cơ sở cho ghi sổ chi tiết hàng tồn kho

kế toán có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn một cách linh hoạt.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy đinh, ban hành theo QĐ1141/QĐ/CĐ kế
toán ngày 1-1-1995 của Bộ Tài Chính, các chứng từ bao gồm:
- Hoá đơn GTGT
-Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu 08-VT)
-Hoá đơn kieme phiếu xuất kho (Mẫu 02-BH)
-Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03-BH)
Ngoài các chứng từ sử dụng thốngnhất theo quy định của Nhà nớc trong các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hớng dẫn sau:
-Phiếu nhập vật t theo hạn mức (Mẫu 04-VT)
- PHiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
-Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu 05-VT)
Đối với các chứng từ trên phải theo đúng mẫu quy định và đợc tổ chức và
luân chuyển theo trình tự và thời gian mà kế toán trởng quy định.
3.4. Phơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu
3.4.1. Phơng pháp ghi thể song song
Theo phơng pháp này thì hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu
xuất, nhập nguyên vật liệu là căn cứ vào số thực nhập, thực xuất để ghi vào các
phiếu nhập, phiếu xuts và thẻ kho chỉ tieue số lợng thẻ kho do kế toán lập và đợc
bảo quản trong hòm thẻ hay tủ nhiều ngăn.
Trong đó các thẻ kho đợc sắp xếp theo loại nhóm thứ của nguyên vật liệu
Tại phòng kế toán sau khi kế toán xuống kho lấy chứng từ đem về thì tiến
hành hàonchỉnh chứng từ và căn cứ vào chứng từ để ghi vào sổ chi tiết vnl, chỉ
tiêu số lợng và thành tiền.
Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song
Phiếu nhập kho
Thẻ (sổ) chi tiết VT

Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho VT
Kế toán tổng hợp
Phiếu xuất kho
: Ghi hàng ngày
: Đối chiếu kiểm tra
: Ghi cuối tháng
Điều kiện áp dụng phơng pháp này. Thích hợp với những doanh nghiệp có ít
chủng loại nguyên vật liệu, khối lợngnhập kho xuất ít, số phát sinh không thờng
xuyên.
3.4.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này, thủ kho ghi chép vẫn nh phơng pháp ghi thẻ song
song.