một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ
chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may
gia lâm
I.Nhận xét chung về công tác quản lý và công
tác kế toán vật t tại công ty cơ khí may Gia Lâm.
Mục tiêu hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trờng
hiện nay đều là tối đa hoá lợi nhuận và ngaỳ càng nâng cao lợi ích kinh tế xã
hội. Để đạt đợc mục tiêu này có rất nhiều biện pháp nhng hiệu quả hơn cả là tiết
kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất.
Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí về vật liệu tại công ty chiếm
tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm do đó để hạ giá thành sản phẩm thì phải
tổ chức việc quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này. xuất phát từ thực tế
đó mà công ty cơ khí may Gia Lâm luôn tăng cờng công tác quản lý và hạch
toán vật liệu.
Nhiệm vụ quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty đợc thực hiện và phối
hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. dựa vào những số liệu do
phòng kế toán cung cấp, phòng kinh doanh sẽ đề ra những kế hoạch cụ thể về
cung cấp, dự trữ vật liệu, xây dựng các định mức vật t, sử dụng để luôn đảm bảo
cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng, cung cấp thông tin kịp
thời cho lãnh đạo công ty.
Hệ thống kho của Công ty đợc trong bị đầy đủ các phơng tiện thiết bị bảo
quản đo lờng, ghi chép. Hiện nay công ty có 7 kho chứa vật liệu là:
- Kho vật liệu chính. - Kho nhiên liệu
- Kho vật liệu phụ - Kho phụ tùng thay thế.
- Kho phế liệu. - Kho bán thành phẩm
- Kho vật liệu khác
Hiện nay kế toán công ty đang vận dụng hình thức nhật ký chứng từ, kế
toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên và kế toán chi tiết vật
liệu theo phơng pháp thẻ song song đáp ứng đợc yêu cầu theo dõi thờng xuyên
liên tục tình hình biến động vật t tại các kho.
Tổ chức kế toán vật liệu tại công ty rất khoa học, tiết kiệm lao động kế

toán, hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản đợc sử dụng và bảo quản theo đúng
chế độ nhà nớc ban hành.
Mặt khác, do có sự phân công công việc hợp lý giữa các cán bộ , nhân
viên kế toán; sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong quá trình đối chiếu,
1
1
kiểm tra số liệu nên đã giúp cho công tác kế toán đợc chính xác, nhanh chóng
hiệu quả, đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu.
Nhìn chung, công tác tổ chức kế toán vật liệu đã đáp ứng đợc nhu cầu cơ
bản về quản lý vật t và quản lý tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác cho lãnh đạo công ty, góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản
phẩm, giúp công ty tăng cờng khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trờng.
Bên cạnh những thành tích đã đạt đợc, công tác tổ chức kế toán vật liệu
tại công ty vẫn còn những tồn tại mà nếu hoàn thiện đợc, nó sẽ góp phần làm
công tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng đợc thực hiện tốt
hơn.
II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế
toán vật liệu tại công ty cơ khí may Gia Lâm.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận thấy những u điểm cần
phát huy và những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán vật liệu. Với t
cách là một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn,
em cũng xin mạnh dạn đa ra một số kến nghị với mong muốn góp phần hoàn
thiện thêm một bớc công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế
toán nói chung.
1. Hoàn thiện hệ thống danh điểm vật liệu.
Công ty đang sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu đợc lập từ năm 1993.
Hệ thống này hiện nay ít phù hợp với yêu cầu quản lý do sản phẩm của công ty
ngày càng đa dạng và kéo theo các loại vật liệu sử dụng cũng rất đa dạng. Thực
tế công ty đã sử dụng mã vật liệu gồm 6 chữ số song cũng rất khó phân biệt đợc
vật liệu thông qua mã số vì mã vật liệu không đợc lập theo một quy ớc nhất

định. Vì vậy, để công tác quản lý vật liệu đợc chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu ,
kiểm tra đợc dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời, thuận tiện cho việc tìm
kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, công ty nên hoàn thiện lại hệ thống
danh điểm vật liệu cho phù hợp là nên lập danh điểm vật liệu theo mã chữ cái.
Ví dụ: SA là sắt
SAT là sắt tròn
SAT 10 là sắt tròn

= 10mm
TL là thép lá
TL15 là thép lá S = 1,5mm
v..v
Sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 24:
sổ danh điểm vật liệu
2
2
Nhóm
Danh điểm vật
liệu
Tên vật liệu ĐV tính Ghi chú
1521
Vật liệu chính
1521SA
Sắt
kg
1521SAT10
- Sắt tròn = 10mm
kg
1521SAT15

- Sắt tròn = 15mm
kg
. .
1521TL
Thép lá
1521TL1,5 - Thép lá S = 1,5 mm kg
1521TL2 - Thép lá S = 2 mm kg
.
1522
Vật liệu phụ
1522QH2,5
Que hàn điện = 2,5
mm
kg
1522STĐ Sơn tĩnh điện kg

Danh điểm vật liệu này phải thống nhất quản lý và sử dụng giữa các bộ
phận phòng ban trong toàn công ty.
2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào chi phí sản xuất
kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống tháap hơn so với giá trị ghi sổ kế toán
hàng tồn kho.
Thực tế tại công ty những năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng
tồn kho cha đợc thực hiện. Công ty nên thực hiện việc lập dự phòng vì:
- Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên công
ty sẽ tiết kiệm đợc một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã đợc phân chia. Nguồn tài
chính này tạm thời nằm trong tài sản lu động và khi cần sử dụng để bù đắp các
khoản thiệt hại thực tế do vật t , sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát
sinh.
- Dự phòng giảm giá đợc ghi nhận nh một khoản chi phí làm giảm thu nhập

của công ty dẫn đến giảm đợc mức thuế thu nhập công ty phải nộp.
- Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài
sản trên bảng cân đối kế toán. vì những lý do đó mà công ty nên sử dụng tài
khoản 159 để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức:
Mức dự phòng cần lập năm tới
cho hàng tồn kho i
=
Số lợng hàng tồn kho i cuối niên
độ
x Mức giảm giá của hàng tồn kho i
Có thể nêu ra một ví dụ về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty nh sau:
Biểu 25:
3
3
Stt Tên vật t Số lợng
Giá ghi
sổ
Đơn giá
tai thời
điểm
kiểm kê
Chênh
lệch
Mức dự
phòng
cần lập
1 2 3 4 5 6 7
1 Thép lá CT
3
S = 1,5mm 11.230 6.230 6.200 -30 336.900

2 Thép lá CT
3
S = 2mm 12.145 6.030 5.990 -40 458.800
3
Sơn tĩnh điện
70 52.000 52.100 +100 0
4 Que hàn điện 80 8.000 8.000 0 0
..
3. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện nay, công ty đang sử dụng
hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nhìn chung các sổ sách mà công ty sử
dụng theo hình thức sổ này là phù hợp nhng riêng sổ chi tiết thanh toán với ngời bán em thấy cha hợp lý. Sổ
chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng ngời bán hoặc qua ng-
ời đi mua. Thực tế mẫu sổ công ty đang sử dụng không phản ánh rõ đợc các khoản sau: khoản công ty còn
phải trả và những khoản công ty ứng trớc cho ngời bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi những khoản
công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn thì công ty phải đảm
bảo cung cấp nguyên vật liệu liên tục, do vậy việc tìm nguồn vật t cung cấp th-
ờng xuyên cho sản xuất với chất lợng tốt, giá cả hợp lý sẽ là mối quan tâm của
công ty. Bên cạnh đó công ty phaỉ theo dõi tình hình thanh toán, phơng thức
thanh toán để có những chính sách biên pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối
quan hệ mua bán tới khi thanh toán , tạo uy tín, niềm tin với các nhà cung cấp.
Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở từ khi phát sinh mối quan hệ
mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán
với ngời bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ
thống thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với ngời bán. Do đó, để phù hợp với yêu
cầu theo dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết
tài khoản 331 theo mẫu sau:
Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc lập
theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn

bởi số liệu đó đợc hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo
từng ngày phát sinh. Từ số liệu này đa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm
bảo tính đối chiếu, kiểm tra cao.
4. Phơng pháp tính giá vật liệu.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phơng pháp giá đơn vị bình quân gia
quyền để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phơng pháp này, cuối tháng kế toán
căn cứ vào số lợng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng
4
4
để tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng ph-
ơng pháp này, mặc dù có u điểm là đơn giản, dễ làm nhng độ chính xác không
cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hởng đến công
tác quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần nhập, xuất vật liệu trong
tháng diễn thờng xuyên. mặt khác giá trị thựctế vật liệu mua vào luôn biến động
do vật liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi lần mua giá cả của từng loại
vật liệu ở cùng một nơi cũng có thể khác nhau bởi quy luật của nền kinh tế thị
trờng.
Theo em, với chủng loại và số lợng vật liệu sử dụng cho sản xuất của
công ty là nhiều nh vậy thì để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán
quản trị về chi phí , giá thành đợc thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lợng công
việc vào cuối tháng công ty nên sử dụng phơng pháp giá hạch toán. Dùng phơng
pháp này kế toán sẽ thờng xuyên theo dõi đợc giá trị vật liệu xuất dùng trong
tháng.
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
=
Giá hạch toán
vật liệu xuất dùng

trong kỳ(hoặc tồn
cuối kỳ)
x Hệ số giá vật liệu
Hệ số giá vật liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở
bảng kê số 3 để tính giá thực tế. Theo ví dụ ở phần II, bảng kê số 3 sẽ đợc lập
nh sau:
Biểu số 27 :
bảng tính giá thành thực tế vật liệu, ccdc
Tháng 1 năm 2002
Chỉ tiêu
TK 152 TK 153
HT TT HT TT
I. Số d đầu tháng
2.936.393.394 3.083.213.064
II. Số phát sinh
trong kỳ
895.671.071,4 940.454.625
- Từ NKCT số 1 288.055.471,4 302.458.245
- Từ NKCT số 5 492.508.571,4 517.134.000
- Từ NKCT số 10 64.320.742,86 67.536.780
- Từ NKCT số 7 50.786.285,71 53.325.600
5
5
III. Cộng số d đầu
tháng và phát sinh
trong tháng (I + II)

3.832.064.465 4.023.667.689
IV. Hệ số chênh lệch 1,05
V. Xuất dùng trong
tháng
1.836.680.723 1.928.514.759
VI. Tồn cuối tháng 1.995.383.742 2.095.152.930
Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ sẽ đợc lập nh sau:
Biểu số 28:
Bảng phân bổ vật liệu, ccdc
Tháng 1 năm 2002
TK ghi Có
TK ghi Nợ
TK 152 TK 153
HT TT HT TT
TK 621
- Phân xởng I 95.266.104,76 100.029.410
- Phân xởng II 1.634.617.834 1.716.348.726
Cộng 1.729.833.939 1.816.378.136
TK 627
- Phân xởng I 6.014.693.417 6.315.328.090
- Phân xởng II 4.121.091.133 4.327.145.690
Cộng 10.135.784.550 10.642.573.780
... ... .... .... ....
Tổng cộng 1.836.680.723 1.928.514.759
5. Phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu :
Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp thẻ song song để hạch toán
chi tiết vật liệu. Phơng pháp này đang đợc sử dụng có hiệu quả tại công ty Cơ
khí may Gia Lâm nhng với chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, tần suất
nhập, xuất ngày càng lớn thì đến một lúc nào đó phơng pháp này không còn phù
hợp nữa. Vì vậy theo em công ty nên áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán

chi tiết vật liệu. Phơng pháp này sẽ giúp kế toán giảm bớt khối lợng ghi sổ,
tránh trùng lặp giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lợng, việc quản lý vật liệu
trở nên đơn giản nhng rõ ràng, chính xác, nâng cao trách nhiệm của thủ kho.
Mặt khác, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty, việc ghi thẻ
kho còn cha phù hợp. Tại công ty hiện nay, cả thủ kho, thống kê vật t( thuộc
phòng kinh doanh ), kế toán vật liệu đều mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất,
tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lợng. Với số lợng, chủng loại vật liệu ngày càng đa
dạng, cách ghi này không làm tăng hiệu quả quản lý mà còn làm cho khối lợng
6
6
công tác kế toán tăng lên vì kế toán vật liệu đã phản ánh sự biến động vật liệu
theo cả chỉ tiêu số lợng và giá trị trên sổ chi tiết. Vì vậy, theo em kế toán vật
liệu và thống kê vật t không cần lập thẻ kho nữa mà taị phòng kế toán, kế toán
vật liệu chỉ cần theo dõi sự biến động vật liệu trên sổ chi tiết. Nh vậy sẽ giúp kế
toán vật liệu tiết kiệm đơc thời gian và công sức để giải quyết các công việc
khác. Hơn nữa, thủ kho và thống kê vật t đều thuộc phòng kinh doanh, do đó,
thống kê vật t không cần lập thẻ kho nữa mà công việc này là của thủ kho. Nh
vậy sẽ giảm bớt đợc công việc của thống kê vật t, tránh trùng lặp công việc
trong cùng phòng, tiết kiệm thời gian, công sức nhng không làm giảm hiệu quả
quản lý.
Theo phơng pháp sổ số d, thẻ kho do thủ kho lập cũng giống nh phơng
pháp thẻ song song. Phiếu giao nhận chứng từ đợc lập riêng cho chứng từ nhập
và chứng từ xuất, thủ kho theo dõi chỉ tiêu số lợng trên cột số lợng còn kế toán
sẽ tính và ghi trên cột đơn giá và thành tiền.
Biểu số 29:
Phiếu giao nhận chứng từ nhập vật liệu
(Từ ngày1/1 đến ngày10/1)
Số danh
điểm
Tên vật

liệu
Phiếu nhập
Số lợng
Đơn
giá
Thành tiền
Số Ngày
1521TL1,5 Thép lá
CT
3
S =
1,5
mm
18/02 7/1 10.000 6.230 62.300.000
1521TL2 Thép lá
CT
3
S =
2
mm
18/02 7/1 12.000 6.030 72.360.000
.... ... ....
Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu đợc lập tơng tự phiếu giao nhận
chứng từ nhập vật liệu.
Sau khi lập các phiêú giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến
hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp
nhập - xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Biểu số 30:
7
7