LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ

Lý luận cơ bản về hạch toán lu chuyển hàng hoá và
xác định kết quả tiêu thụ
I.Khái quát chung
1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thơng mại trong cơ chế thị trờng.
Từ lâu thơng mại đã ra đời phát triển do có sự phân công lao động xã hội và
chuyên môn hoá sản xuất. Thơng mại khâu trung gian nối liền sản xuất và tiêu
dùng, thực hiện nhiệm vụ quan trọng là lu thông hàng hoá. Bởi vậy, trong xã hội
nếu còn sản xuất, còn tiêu dùng thì còn lu thông hàng hoá.
Theo nghĩa hẹp, hoạt động thơng mại là việc thực hiện một hoặc nhiều
hành vi thơng mại của thơng nhân là phát sinh quyền và nghĩa vụ giữ các thơng
nhân với nhau hoặc giữa thơng nhân với các bên có liên quan, bao gồm việc mua
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thơng mại và các hoạt động xúc tiến thơng mại
nhằm mục đích lợi nhuận hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội khác.
Trên góc độ vĩ mô, hoạt động kinh doanh thơng mại là hợp đồng lu thông
hàng hoá trên thị trờng buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc
gia. Do đó, chức năng cơ bản của thơng mại là mua bán, trao đổi hàng hoá, cung
cấp dịch vụ để phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có một số đặc điểm chủ yếu sau đây:
- Về hoạt động: Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thơng mại là lu
chuyển hàng hoá. lu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các hoạt động thuộc các quá
trình mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá.
- Về hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thơng mại gồm các loại vật t,
sản phẩm có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
- Về phơng thức lu chuyển hàng hoá: Quá trình lu chuyển hàng hoá trong
kinh doanh thơng mại có thể theo một trong hai phơng thức là lu chuyển hàng hoá
bán buôn và lu chuyển hàng hoá bán lẻ. Trong đó lu chuyển bán buôn là lu
chuyển hàng hoá với số lợng lớn cho mạng lới bán lẻ cho ngời sản xuất hay cho
xuất nhập khẩu. Hàng hoá lu chuyển trong khâu bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực
lu thông hàng hoá, cha chuyển sang ngời tiêu dùng. Còn lu chuyển hàng hoá bán
lẻ là lu chuyển hàng hoá với số lợng nhỏ hơn, trực tiếp bán thẳng tới ngời sử dụng
(cơ quan, xí nghiệp, dân c..). Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình vận động

hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng.
- Về tổ chức kinh doanh: Tổ chức kinh doanh thơng mại có thể theo nhiều
mô hình khác nhau nh tổ chức Công ty bán buôn, Công ty bán lẻ, Công ty kinh
doanh tổng hợp, Công ty môi giới.....
- Về sự vận động của hàng hoá: Sự vận động của hàng hoá trong kinh
doanh thơng mại cũng không giống nhau, tuỳ thuộc vào từng nguồn hàng và
ngành hàng (hàng hoá lu chuyển trong nớc hàng xuất nhập khẩu, hàng nông lâm
sản, thực phẩm...). Đối vói doanh nghiệp thơng mại, chi phí thu mua và thời gian
lu chuyển hàng hoá cũng khác nhau giữa các loại hàng. Vì thế tổ chức vận chuyển
hàng hoá hợp lý sẽ làm giảm bớt các khâu trong vận động hàng hoá, tiết kiệm thời
gian và giảm bớt chi phí lu thông hàng hoá.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng hiện nay, nhu cầu về hàng hoá rất
phong phú đa dạng và ngày một tăng cả số lợng lẫn chất lợng. Sản xuất phát triển
mạnh mẽ nên thơng mại trong đó cũng không ngừng đợc mở rộng. Thơng mại đã
trở thành một ngành kinh tế độc lập trong cơ cấu kinh tế đóng góp không nhỏ vào
tổng sản phẩm xã hội. Hơn thế thơng mại còn tạo điều kiện thúc đẩy lu chuyển
hàng hoá kịp thời, khuyến khích sản xuất, chấn hng mối quan hệ hàng hoá- tiền
tệ, góp phần mở rộng giao lu quốc tế. Điều này cho phép đất nớc ta tận dụng đợc
lợi thế so sánh, từng bớc đa nền kinh tế hội nhập với thế giới và trong khu vc.
2. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh
nghiệp kinh doanh thơng mại.
a. Lu chuyển hàng hoá
Nh đã nói ở trên, hoạt động thơng mại là hoạt động trung gian đa hàng hoá
từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Các đơn vị kinh doanh thơng mại chính là một
kênh phân phối quan trọng thực hiện chức năng lu chuyển hàng hoá.
Lu chuyển hàng hoá là quá trình đa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh
vực tiêu dùng thông qua các phơng thức mua bán và đợc thực hiện bởi các đơn vị
kinh doanh thơng mại.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại, hoạt động lu chuyển hàng hoá là hoạt
động chủ yếu và thờng xuyên bao gồm hai quá trình mua hàng và bán hàng không

qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng hoá.
Quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp là quá trình vận động của vốn kinh
doanh từ hình thái vốn bằng tiền sang hình thái vốn hàng hoá. Quá trình này hoàn
tất khi hàng mua đã đợc kiểm nghiệm nhập kho hoặc chuyển bán thẳng và tiền
mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Quá trình bán hàng là quá trình vận động vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá
sang vốn tiền tệ và hình thànhh kết quả tiêu thụ. Quá trình bán hàng hoàn tất khi
hàng hoá đã giao cho ngời mua và đã thu tiền hàng và đợc chấp nhận thanh toán.
b. ý nghĩa nhiệm vụ của hạch toán lu chuyển hàng hoá trong các doanh
nghiệp kinh doanh thơng mại.
Theo cơ chế kinh tế hiện nay các doanh nghiệp có quyền tự chủ về hoạt
động kinh doanh của mình tăng lợi nhuận giảm chi phí luôn là mục tiêu hàng đầu
của các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung và của các doanh nghiệp nói
riêng. Thu nhập của các doanh nghiệp thơng mại hình thành do có sự chênh lệch
giữa giá bán và giá mua hàng hoá.
Thu nhập đó là bao nhiêu lại phụ thuộc số lợng hàng hoá tiêu thụ, giá cả
hàng hoá và các yếu tố khác nh thị trờng tiêu thụ, thị hiếu ngời tiêu dùng. Đây
cũng là nguồn bù đắp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ. Vì vậy việc
kiểm tra số lợng hàng hoá bán ra và giá cả của chúng có ý nghĩa quan trọng đối
với việc xác đinh kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp tìm đợc
nguồn hàng tốt giảm đợc chi phí mua hàng cũng nh chi phí quản lý, đánh giá hàng
tồn kho một cách khoa học chính là cơ sở cho việc nâng cao doanh thu và lợi
nhuận.
Qua đó có thể thấy rằng việc mua, bán dự trữ hàng hoá là những hoạt động
phức tạp, đòi hỏi công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá phải đợc tổ chức một
cách hợp lý. Bởi vì đó không chỉ là điều kiện để quản lý chặt chẽ hàng hoá, đảm
bảo an toàn cho hàng hoá mà còn có ý nghĩa quyết định đối với sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp.
Hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ trong đơn vị th-
ơng mại cần thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho nhà quản lý

ra quyết định hữu hiệu, đó là:
- Tổ chức tốt công tác lu chuyển chứng từ và sổ kế toán nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu qủa.
- Phân bổ hợp lý chi phí thu mua cho số hàng đã bán và hàng tồn kho cuối
kỳ.
- Phản ánh kịp thời số lợng hàng bán, ghi nhận đúng doanh thu bán hàng và
các chỉ tiêu khác có liên quan tới số lợng hàng bán.
- Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá.
- Lựa chọn phơng pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo
độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp.
- Xác định đúng kết quả tiêu thụ hàng hoá và thực hiện chế độ báo cáo đầy
đủ.
- Theo dõi, thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng.
Tóm lại, với t cách là một công cụ, một bộ phận của quản lý hạch toán,
hạch toán lu chuyển hàng hoá trong đơn vị kinh doanh thơng mại có vai trò quan
trọng đối với hoạt động quản lý, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, sự vận
động và chu chuyển hàng hoá cũng nh hiệu qủa sử dụng vốn lu động của doanh
nghiệp, để từ đó có cơ sở tăng doanh thu, lợi nhuận cùng nhiều chỉ tiêu tài chính
khác.
Kế toán lu chuyển hàng hoá phải đợc xây dựng theo những chuẩn mực kế
toán chung. Đó là những quy định, hớng dẫn của pháp luật và chế độ (quyết định
1141-TCQDKT ban hành ngày1/11/1995) và gần đây nhất là những điều luật mới
nh Luật Thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp... Đồng thời kế toán doanh
nghiệp cần có sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo để đạt hiệu quả nhất với doanh
nghiệp của mình (nh chọn phơng pháp tính gía hàng nhập, xuất, phơng pháp phân
bổ chi phí, hình thức tổ chức sổ kế toán ..). Dù đợc tổ chức ra sao thì công tác kế
toán, đảm bảo thực hiện những chức năng quan trọng của kế toán trong nền kinh
tế thị trờng.
3. Nội dung của hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu
thụ.

Quá trình lu chuyển hàng hoá bao gồm các khâu mua và bán hàng không
qua khâu chế biến, thực chất là quá trình vận động vốn kinh doanh. nghiệp vụ
mua, bán đó lại liên quan đến việc thanh toán với các nhà cung cấp, các khách
hàng, các hình thức thanh toán đối với từng nguồn hàng, mặt hàng. Hơn nữa,
do hàng hoá của doanh nghiệp thơng mại có đặc điểm là rất đa dạng và đợc bảo
quản tại nhiều kho bãi, địa bàn tiêu thụ lại phân tán nên trong quá trình hạch toán
lu chuyển hàng hoá có thể hạch toán chi tiết theo từng cửa hàng, kho hàng hoặc
từng mặt hàng.
Nội dung của hạch toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ
bao gồm:
- Hạch toán chi tiết hàng hoá: Là việc theo dõi chi tiết các loại hàng hoá
mua vào, xuất bán và tồn kho doanh nghiệp.
- Hạch toán quá trình mua hàng:
- Hạch toán quá trình bán hàng;
- Hạch toán và xác định kết quả tiêu thụ: hạch toán giá vốn hàng bán, chi
phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết qủa.
II. Hạch toán quá trình mua hàng.
Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá
tại các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại. Thực chất của quá trình này là sự vận
động vốn kinh doanh từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn hàng hoá.
Các loại hàng hoá thu mua đợc phân chia theo ngành hàng là:
- Hàng vật t, thiết bị.
- Hàng công nghệ phẩm, tiêu dùng.
- Hàng lơng thực, thực phẩm chế biến.
1. Các phơng thức mua hàng.
Việc thu mua hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại đợc tiến hành theo
nhiều phơng thức khác nhau. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện cụ thể, đặc điểm sản
xuất kinh doanh và loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn những ph-
ơng thức thích hợp nhất nhằm đạt hiệu quả tối u. Các phơng thức mua hàng thờng
đợc chọn là:

- Phơng thức chuyển hàng: Theo phơng thức này, bên mua và bên bán phải
ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ về chủng loại, quy cách, số lợng,
giá cả của hàng hoá, phơng thức thanh toán, địa điểm giao nhận (do bên mua
quyết định ). Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bên bán vận chuyển hàng cho bên mua
tới địa điểm ghi trong hợp đồng.
- Phơng thức nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán: Theo phơng thức này,
doanh nghiệp mua hàng uỷ nhiệm cho cán bộ của mình trực tiếp đến nhận hàng
tại kho bên bán và ký xác nhân trên các chứng từ giao hàng. Ngời nhận hàng phải
có trách nhiệm áp tải hàng đa về kho của doanh nghiệp kèm theo chứng từ mua
hàng. Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho hàng
hoá. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và ghi sổ thanh toán.
- Phơng thức mua hàng theo hình thức khoán: Theo phơng thức này, doanh
nghiệp phải lập hợp đồng khoán với cán bộ thu mua, trong đó quy định rõ số lợng,
chủng loại, quy cách, chất lợng, giá cả, ... địa điểm giao nhận hàng hoá.
Sau đó doanh nghiệp tạm ứng tiền cho cán bộ thu mua chịu trách nhiệm
mua và đa hàng về nơi quy định. Doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng đó và thanh
Giá thực tế hàng hoá thu mua trong nước
=
Giá mua ghi trên hoá đơn
Chi phí sơ chế hoàn thiện
Chi phí thu mua hàng hoá
Giảm giá hàng mua
+
+
ư
Giá thực tế hàng hoá nhập khẩu
Giá mua hàng hoá nhập khẩu(CIF)
Thuế nhập hàng
Chi phí thu mua nhập
Giảm giá hàngmua

= + +
ư
Giá thực tế hàng thuế hoặc tự gia côngGiá mua hàng hoá xuất gia công
Chi phí liên quan đến việc gia công
=
+
toán tiền hàng khi nhận thấy điều kiện phù hợp với những gì đã ghi trong hợp
đồng khoán. Cuối cùng doanh nghiệp tiến hành thanh toán với cán bộ thu mua.
Ngoài những phơng thức mua hàng nói trên, các doanh nghiệp còn có thể
áp dụng phơng thức mua hàng khác nh: phơng thức đặt hàng, đổi hàng, mua hàng
nông sản....
2. Tính giá hàng hoá mua vào.
Trong kinh doanh thơng mại, số lợng hàng hoá lu chuyển chủ yếu là mua
ngoài từ nơi sản xuất. Đơn vị cũng có thể nhập khẩu (đối với bán buôn ). Hoặc có
thể thu mua từ các đơn vị bán buôn (đối với bán lẻ hàng hoá ). Do đó trị gía thực
tế hàng hoá mua vào đợc tính theo từng nguồn nhập.
Kể từ ngày 1/1/1999 Luật thuế GTGT đợc chính thức đợc thực thi ở nớc ta.
Theo đó, trị giá thực tế hàng hoá mua còn tuỳ thuộc vào phơng pháp tính Thuế
GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo ph-
ơng pháp khấu trừ, trong gía mua ghi trên hoá đơn không bao gồm Thuế GTGT
đầu vào. Còn đối với doanh nghiệp tính thuế theo phơng pháp trực tiếp thì trong
giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả Thuế GTGT đầu vào.
Trong trờng hợp doanh nghiệp mua hàng của đơn vị áp dụng phơng pháp
tính Thuế GTGT là phơng pháp trực tiếp, trên hoá đơn bán hàng không ghi rõ tiền
thuế mà chỉ ghi tổng giá thanh toán (bao gồm cả Thuế GTGT) thì doanh nghiệp
không đợc khấu trừ Thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế nhập kho sẽ đợc tính dựa
trên tổng giá thanh toán. Nh vậy thực chất là giá hàng hoá mua vào có bao gồm
Thuế GTGT của nhà cung cấp.
Riêng chi phí thu mua, do có liên quan đến cả số lợng hàng hoá tiêu thụ
trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần đợc phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và cha tiêu

thụ. Vấn đề này sẽ đề cập đến ở những phần tiếp theo.
3. Hạch toán chi tiết hàng hoá.
Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng, nhóm
hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Do đó tổ
chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần đợc kết hợp chặt chẽ giữa kho hàng,
quầy hàng và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm bớt trùng lặp
khi ghi chép sổ sách kế toán, tăng cờng kiểm tra giám sát của kế toán đối với hạch
toán các nghiệp vụ ở kho hàng, phục vụ công việc đối chiếu thờng xuyên số liệu
ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê. Đây là công cụ quản lý hàng hoá có
hiệu quả cần thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế, đơn vị có thể lựa chọn
một trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết sau: Phơng pháp thẻ song song, phơng
pháp sổ số d, phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
3.1. Phơng pháp thẻ song song.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh về mặt số lợng tình hình nhập,
xuất, tồn kho, theo lô hàng hoặc theo từng mặt hàng.
Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho
về mặt lợng theo từng danh điểm hàng hoá.
- Tại quầy hàng: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai
phơng pháp hạch toán về mặt giá trị hoặc hạch toán về mặt số lợng. Nếu hạch toán
về mặt giá trị, nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán. Còn nếu
hạch toán về mặt số lợng và giá trị thì nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy hàng
để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng.
- Phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết cho từng loại hàng hoá t-
ơng ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tơng tự thẻ kho, chỉ khác là
theo dõi cả về mặt giá trị của hàng hoá.
Thẻ kho
Chứng từ xuất
Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết hàng hoá

Bảng kê tổng hợp NhậpưXuấtưTồnhàng hoá
b. Ưu nhợc điểm điều kiện vận dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản
- Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. Việc
kiểm tra đối chiếu thờng tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng kiểm
tra.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng
hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thờng xuyên..
Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp
thẻ song song.

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
3.2. Phơng pháp sổ số d.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho giống nh ph-
ơng pháp thẻ song song.
- Tại quầy hàng: Hạch toán giống phơng pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Địnhkỳ kế toán kho hàng phải xuống kho để theo dõi
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, tính giá theo
từng chứng từ (giá hạch toán).
b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng:
- Phơng pháp này có u điểm giảm bớt công việc ghi chép
Bảng kê chứng từ nhậpPhiếu nhập
Bảng luỹ kế NhậpưXuấtưTồn
Thẻ kho Sổ số dư,
Phiếu xuất Bảng kê chứng từ xuất
Kế toán tổng hợp hàng hoáBảng tổng hợp nhập xuất tồn
- Nhợc: Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng thứ

Mặt khác, phơng pháp này còn khó phát hiện những sai sót.
Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ
số d.

Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu kiểm tra.
3.3 Phơng pháp sổ số đối chiếu luân chuyển.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho giống nh các phơng pháp trên.
- Tại quầy hàng hạch toán giống nh hai phơng pháp trên.
- Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lợng và số tiền của từng loại hàng hoá theo từng kho. Sổ
này chỉ đợc ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập,
xuất, phát sinh trong tháng cuả từng loại hàng hoá, mỗi thứ ghi trên một dòng sổ.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lợng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại hàng hoá trên sổ này để đối chiếu
với sổ kế toán tổng hơp.
b. Ưu nhợc điểm và điều kiện vận dụng:
Theo phơng pháp này công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh
điểm hàng hoá đợc giảm nhẹ nhng toàn bộ công việc tính toán kiểm tra đều dồn
Thẻ kho
ôChứng từ nhập
Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất
Chứng từ xuất
hết vào ngày cuối tháng nên dễ xảy ra chậm trễ trong hạch toán và lập báo cáo
hàng tháng.
Điều kiện vận dụng phơng pháp này cũng giống nh phơng pháp sổ số d.
Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp sổ
đối chiếu luân chuyển.

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra

Trị giá thực tế hàng hoá xuất
Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳTrị giá hàng hoá nhập khẩu trong kỳTrị giá hàng hoá tồn cuối kỳ
= +
ư
4. Hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng.
Để phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động tăng giảm các loại hàng
hoá, tuỳ theo điều kiện cụ thể và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp, kế toán
sử dụng một trong hai phơng pháp hạch toán.
- Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp: theo dõi, phản ánh một
cách thờng xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá
trên sổ kế toán. Sự biến động, tăng, giảm, số hiện có đợc ghi chép cập nhật trên sổ
kế toán. Phơng pháp này thờng áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh các
mặt hàng có giá trị lớn.
- Phơng pháp kiểm kê định kỳ: là phơng pháp không theo dõi một cách th-
ờng xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật t, hàng hoá, trên các
TK phản ánh hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của
chúng trên cơ sở kiềm kê cuối kỳ, xác định giá trị hàng hoá dựa vào kết quả kiểm
kê.
Phơng pháp này có độ chính xác không cao mặc dù tiết kiệm đợc công sức
ghi chép. Vì thế phơng pháp kiểm kê định kỳ chỉ thích hợp đơn vị kinh doanh
những chủng loại vật t, giá trị thấp thờng xuyên xuất dùng xuất bán.
Mỗi phơng pháp hạch toán hàng hoá nói trên đều có những đặc điểm riêng
về TK và trình tự hạch toán. Nhiệm vụ của kế toán là xác định phơng pháp hạch
toán thích hợp và thực hiện nhất quán trong kỳ kinh doanh.
4.1 TKsử dụng:

Kế toán sử dụng các TK sau:
* TK156- Hàng hoá: Dùng để phản ánh giá trị hiện có của
+ Hàng tồn kho, tồn quầy (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ )
+ Hàng tồn kho, tồn quầy và nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị nhập kho
thực tế (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên).
Nội dung kết cấu của TK 156 nh sau:
- Bên Nợ:
+ Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng gia thực tế hàng hoá tại kho, quầy bao
gồm cả giá mua và chi phí thu mua (theo phơng pháp kê khai thờng xuyên ).
+ Trị giá hàng tồn kho, tồn quầy cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định
kỳ).
- Bên Có:
+ Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho, quầy (theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên).
+ Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ.
+ Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ (theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên).
- D Nợ: Thực tế hàng hoá hàng tồn kho, quầy.
TK 156 đợc chi tiết thành hai tiểu khoản.
* TK 1561- Giá mua hàng hoá.
* TK 1562- Chi phí thu mua hàng hoá.
* TK 611(6112)- Mua hàng hoá: TKnày phản ánh giá trị hàng hoá mua vào
theo gía thực tế và đợc mở chi tiết theo từng thứ hàng hoá, chỉ sử dụng tại các
doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ. Kết cấu của TK6112 nh sau.
- Bên Nợ: giá trị thực tế hàng hoá cha tiêu thụ đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ
do các nguyên nhân (mua vào, nhận cấp phát nhận vốn góp)
- Bên Có:
+ Giảm giá và hàng mua trả lại.
+ Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ và còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ.

TK 6112 cuối kỳ không có số d.
* TK 151- Hàng mua đang đi đờng: Đợc phản ánh giá trị hàng mua đã
thuộc quyền sở hữu cuả doanh nghiệp nhng cha về nhập kho, còn đang trên đờng
vận chuyển, ở bến cảng, kho bãi hoặc đã về doanh nghiệp nhng đang chở kiểm
nhận để nhập kho. TK151 có nội dung kết cấu nh sau:
- Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng đi đờng tăng.
- Bên Có: phản ánh giá trị hàng đi đờng kỳ trứơc đã nhập kho hay chuyển
giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
- D Nợ: giá trị hàng đang đi đờng (đầu vào cuốikỳ)
* Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK nh: TK111,112,331,311..
Đặc biệt kể từ ngày1/1/1999, trong các doanh nghiệp tỉnh Thuế GTGT theo
phơng pháp khấu trừ kế toán sử dụng TK 133 để phản ánh số Thuế GTGT đợc
khấu trừ khi mua hàng. TK133-Thuế GTGT đợc khấu trừ có nội dung kết cấu nh
sau:
- Bên Nợ: phản ánh số Thuế GTGT đợc khấu trừ .
- Bên Có: + Số Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trong kỳ.
+ Các nghiệp vụ làm giảm Thuế GTGT đầu vào (số không đợc
khấu trừ, số đã đợc hoàn lại, số thuế của hàng mua trả lại...)
- D Nợ: phản ánh số Thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ hay hoàn lại nh-
ng cha nhận.
TK 133 đợc chi tiết thành hai tiểu khoản.
TK 1331- Thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ.
TK 1332: Thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định.
4.2 Phơng pháp hạch toán.
a. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
- Khi mua hàng hoá nhập kho, căn cứ vào hoá đơn bán hàng của ngời bán
hàng (hoặc bảng kê hàng hoá thu mua) và phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 156(1561): Trị giá mua của hàng nhập kho.
Nợ TK 153(1532)- Trị giá bao bì nhập kho nếu có .

Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT đầu vào.
Có TK liên quan: (111,112,331,.....): Số tiền phải trả ngời bán
theo gía thanh toán.
- Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh.
Nợ TK 156(1561) chi phí thu mua cha có Thuế GTGT
Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT của chi phí thu mua.
Có TK liên quan (111,112,331...): Tổng tiền thanh toán.
- Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại nếu có .
Nợ TK liên quan (331,111,226,1388..): Tổng số giảm giá hàng mua
trả lại tính theo giá thanh toán .
Có TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào
Có TK 156(1561): Số giảm giá giá trị hàng mua trả lại.
- Riêng đối với chiết khấu mua hàng đợc hởng, trớc đây trừ vào trị giá hàng
mua, này tính vào thu nhập tài chính.
Nợ TK 111,112,331,1388
Có TK 711
- Trờng hợp mua hàng hoá giao bán ngay cho khách hàng không qua kho
thì kế toán ghi:
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (giá mua không có Thuế GTGT đầu
vào).
Nợ TK 133- Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK liên quan (111,112,331..) Tổng số tiền phải trả ngời
bán.
- Khi nhập khẩu hàng hoá, ngoài việc tính thuế nhập khẩu còn phải Thuế
GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp.
+ Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu.
Nợ TK 156(1561): Trị giá hàng nhập khẩu.
Có TK 3333: Thuế nhập khẩu.
Có TK 111. 331: Giá mua không thuế
+ Phản ánh Thuế GTGT của hàng nhập khẩu.

Nợ TK 133(1331)- Thuế GTGT đợc khấu trừ.
Có TK 3331(33312)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
- Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu hàng hoá, căn cứ vào nguyên nhân thừa,
thiếu, để giải quyết cho hợp lý.
+ Đối với trờng hợp thừa khi kiểm kê:
Nợ TK 156- Giá trị thừa.
Có TK 642- Giá trị thừa trong định mức.
Có TK 338(3381)- Giá trị thừa cha rõ nguyên nhân.
+ Khi có quyết định sử lý hàng hoá thừa ghi:
Nợ TK 338
Có TK liên quan.
- Trờng hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Nợ TK 642- Thiếu trong định mức
Nợ TK 138(1381)- Thiếu cha rõ nguyên nhân, chờ xử lý.
Nợ TK 334- Thiếu cá nhân phải bồi thờng (trừ vào lơng)
Có TK 156- Giá trị hàng hoá thiếu.
b. Trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm
kê định kỳ.
- Đầu kỳ kết chuyển hàng cha tiêu thụ.
Nợ TK 611(6112).
Có TK 156: Hàng tồn kho, tồn quầy đầu kỳ.
Có TK 157: Hàng gửi bán ký gửi đầu kỳ.
Có TK 151: Hàng mua đang đi đờng đầu kỳ.
- Trong kỳ phản ánh giá trị hàng tăng thêm do các nguyên nhân (thu mua
nhận cấp phát , thuế nhập khẩu chi phí thu mua..).
Nợ TK 611(6112).
Có TK 333(3333): Thuế nhập khẩu với hàng nhập khẩu.
Có TK 331,411,111,112....: Giá mua và chi phí thu mua.
+ Thuế GTGT đầu vào của hàng thu mua trong nớc và hàng nhập kho (đối
với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ ).

Nợ TK 133(1331).
Có TK 3331(33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Trị giá hàng tiêu thụ trongkỳ
Trị giá hàng tồn đầu kỳ
Trị giá hàng tăng trong kỳ
Trị giá hàng trả lại giảm giá hàng mua
Trị giá hàng tồn cuối kỳ
= + +
ư
Có TK 331,111,112....Thuế GTGT của hàng thu mua trong nớc.
+ Số giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại.
Nợ TK liên quan 111,112,331,1388...
Có TK 611(6112): Trị giá mua của hàng hoá trả lại, giảm giá hàng mua.
Có TK 133(1331): Số Thuế GTGT tơng ứng của giảm giá hàng mua, hàng
mua trả lại (đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ )
- Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định hàng đã tiêu thụ và cha tiêu
thụ cuối kỳ.
+ Kết chuyển trị giá hàng còn lại.
Nợ TK liên quan 151,156,157: Trị giá vốn hàng cha tiêu thụ cuối kỳ.
Có TK 611(6112).
+ Xác định trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.
Nợ TK 632: Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ.
Có TK 611(6112).
Sơ đồ hạch toán quá trình mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên
TK 111,112,331... TK 156 TK 111,112,331..
TK151 (10)
(1) (2)
(3) TK 138,334,642
TK 133(1331) TK 33312

(4)
(11)
TK 3333
(7) (6)
TK 411
(8)
TK 3381
(9)
- Ghi chú
(1): Trị giá hàng đi đờng cuối tháng.
(2): Hàng đi đờngvề nhập kho.
(3): Hàng mua nhập kho (gía mua không có Thuế GTGT).
(4): Thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
(5): Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp.
(6): nhập khẩu hàng hoá .
(7): Thuế nhập khẩu.
(8): Nhận cấp phát tặng thởng, vốn góp liên doanh bằng hàng hoá,
(9): Hàng thừa chờ xử lý.
(10): Giảm giá hàng mua trả lại
(11): Hàng thiếu so với hoá đơn.