NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Những vấn đề lý luận chung về tổ chức quản lý
nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
I. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất
1. Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.
Quá trình sản xuất là sự kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, t liệu lao động
và đối tợng lao động. Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đã đợc thay đổi do lao
động có ích của con ngời tác động vào. Theo Mac tất cả mọi vật thiên nhiên ở
quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã
hội đều là đối tợng lao động. Trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp vật liệu
chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá
trị một lần vào chi phí sản xuất cũng nh giá thành sản phẩm. Giá thành sản phẩm
là vấn đề quan tâm hàng đầu đầu của các doanh nghiệp, nền kinh tế thị trờng chỉ
cho phép các doanh nghiệp thực sự làm ăn có lãi đợc tồn tại và phát triển. Để đạt
đợc điều đó thì nhất thiết các doanh nghiệp phải quan tâm đến giá thành sản phẩm
vì vậy phấn đấu hạ giá thành sản phẩm có ý nghĩa sống còn đối với các doanh
nghiệp sản phẩm của các doanh nghiệp có đợc chấp nhận trên thị trờng hay
không, không chỉ ở vấn đề giá cả mà còn nhiều vấn đề khác quan trọng trong đó
có vấn đề chất lợng. Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên
chất lợng sản phẩm.
Mặt khác xét cả mặt hiện vật và giá trị thì vật liệu là một trong những yếu tố
không thể thiếu đợc của quá trình tái sản xuất kinh doanh nào. Dới hình thái hiện
vật nó là một bộ phận quan trọng của tài sản lu động định mức, còn dới hình thái
giá trị nó biểu hiện bằng vốn lu động của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử
dụng đồng vốn cần phải tăng tốc độ luân chuyển dòng vốn lu động và việc đó
không tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm và hợp lý. Từ
những phân tích trên cho thấy vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, là yếu tố chủ yếu trong chi phí sản xuất và giá thành, là bộ
phận của vốn lu động. Chính vì vậy các nhà sản xuất rất quan tâm đến vấn đề
quản lý và sử dụng nguyên vật liệu.
2. Vai trò của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Khác với quản lý bao cấp cơ chế thị trờng đã tạo nên sự chủ động thực sự
của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp chủ động trong việc xây dựng các phơng án
tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải tự trang trải bù đắp chi phí, chịu rủi ro chịu
trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng là công tác đắc lực
giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Kế
toán vật liệu có chính xác đầy đủ, công tác phân tích vật liệu có đúng đắn thì lãnh
đạo mới nắm chính xác đợc tình hình thu mua dự trữ, sản xuất vật liệu và tình
hình thực hiện kế hoạch vật liệu để từ đó đề ra những biện pháp quản lý thích hợp.
Đối với nền kinh tế sản xuất hàng hoá chi phí vật liệu là chi phí chủ yếu cấu
thành nên giá thành sản phẩm. Do vậy việc tổ chức công tác kịp thời có chính xác
khoa học hay không sẽ quyết định tới tính chính xác kịp thời của giá thành sản
phẩm sản xuất cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
trong từng thời kỳ.
3. Yêu cầu quản lý nguyên liệu
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp nguyên
vật liệu cha ổn định, do đó yêu cầu công tác quản lý nguyên vật liệu phải toàn
diện ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua bảo quản đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công
dụng và tỉ lệ hao hụt khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lợng, đúng
chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chi cho phép hao hụt trong định mức, đặc
biệt quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí.
- ở khâu dự trữ: Đối với doanh nghiệp phải xác định đợc mức dự trữ tối
thiểu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thờng, không bị
ngừng trệ gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự
trữ quá nhiều.
- ở khâu dự trữ: Cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất
dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Cần sử dụng vật liệu hợp lý
tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự đoán chi. Điều này có ý nghĩa quan trọng
trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích

luỹ cho doanh nghiệp.
Do công tác quản lý vật liệu có tầm quan trọng nh vậy nên việc tăng cờng
quản lý vật liệu là rất cần thiết. Phải luôn cải tiến công tác quản lý vật liệu cho
phù hợp với thực tế sản xuất coi đây là yêu cầu cần thiết đa công tác quản lý vật
liệu vào nề nếp khoa học.
4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất
Từ những đặc điểm và yêu cầu quản lý tổ chức tốt công tác hạch toán kế
toán là điều kiện không thể thiếu đợc trong quản lý. Kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu
cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
- Tổ chức tốt chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng
pháp hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp
số liệu về tình hình hiện có và số lợng tăng giảm vật liệu trong sản xuất kinh
doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm.
- Tham gia việc đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua,
tình hình thanh toán với ngời bán, ngời cung cấp và tình hình sử dụng vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Trên đây là những yêu cầu về kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Để cụ thể hoá các yêu cầu đó cần phải đi sâu thực hiện nội dung công tác tổ chức
kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
II. Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong
doanh nghiệp sản xuất.
1. Phân loại vật liệu
- Tại sao phải phân loại vật liệu.
Trong doanh nghiệp vật liệu thờng gồm nhiều loại, nhóm, thứ khác nhau với
công dụng kinh tế, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau. Để phục
vụ yêu cầu tổ chức kế toán quản trị vật liệu, cần phải tiến hành, phân loại vật liệu
một cách chi tiết rõ ràng.

Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức kế toán chi tiết dễ dàng
hơn trong việc quản lý hạch toán kế toán vật liệu. Ngoài ra còn giúp cho doanh
nghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổ
chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
Ngoài cách phân loại trên ta còn có những cách phân loại sau:
- Phân loại theo nguồn hình thành
- Phân loại theo nguồn sở hữu
- Phân loại theo nguồn tài trợ
- Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách phẩm chất.
Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp kịp thời về chi phí, vật
liệu thờng đợc chia ra NVL trực tiếp, NVL gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu
này để hình thành hai loại chi phí: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NVL gián tiếp.
Việc phân loại này cho phép nhà quản trị đa ra quyết định một cách nhanh nhất.
Tóm lại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại
với quy cách phẩm chất ứng dụng kinh tế mục đích sử dụng, nguồn hình thành
khác nhau. Để quản lý và đảm bảo có d vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh
nhất thiết phải nhận biết đợc từng thứ, từng loại vật liệu. Do đó phân loại vật liệu
là bớc đầu tiên, rất cần thiết của công tác hạch toán vật liệu.
2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất.
- Nguyên tắc đánh giá vật liệu
Giống nh các đối tợng kế toán khác, kế toán nguyên vật liệu cũng chịu sự
chi phối của các nguyên tắc kế toán nh: Nguyên tắc giá FOB, nguyên tắc thận
trọng, nguyên tắc nhất quán.
Theo quy định hiện hành đánh giá nguyên vật liệu khi nhập kho phản ánh
theo giá vốn thực tế và khi xuất kho cũng phải tính toán xác định giá thực tế xuất
kho theo đúng phơng pháp quy định. Tuy nhiên để đơn giản và giảm bớt khối lợng
ghi chép tính toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi

tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu.
2.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
2.1.1. Phơng pháp xác định giá vốn thực tế nhập kho
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn
khác nhau mà giá thực tế của chúng trong từng loại đợc xác định nh sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho bằng trị
giá ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu) cộng chi phí mua
thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi
phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng) trừ đi các khoản chiết khấu giảm
giá (nếu có).
Trong đó:
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thì giá trong hoá đơn là
giá mua cha có thuế GTGT.
- Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp hoặc vật t hàng hoá mua
về dùng cho việc sản xuất kinh doanh các mặt hàng không thuộc đối tợng chịu
thuế GTGT thì giá trên hoá đơn là tổng giá thanh toán. Thuế nhập kho đợc tính
vào trị giá vốn thực tế nhập kho.
- Đối với vật liệu tự gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị
thực tế của vật liệu sản xuất gia công cộng với các chi phí gia công chế biến.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là
giá vốn thực tế vật liệu xuất thuê gia công chế biến với tiền thuê gia công chế biến
phải trả và chi phí vận chuyển bốc dỡ trớc và sau thuế.
- Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì trị giá vốn
thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh là do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Phế liệu thu hồi nếu có đợc đánh giá theo quy ớc có thể bán hoặc sử dụng
đợc.
2.1.2. Phơng pháp xác định trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho
Căn cứ theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC về việc ban hành và công bố
04 chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1).
Trong đó có chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho. Nguyên liệu, vật liệu để sử

dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là những hàng
tồn kho. Vì thế khi xác định giá thực tế vật liệu xuất kho thì áp dụng một trong
bốn phơng pháp đợc ghi nhận trong chuẩn mực sau đây:
2.1.2.1. Phơng pháp tính theo giá đích danh
Phơng pháp này đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn
định nhận diện đợc.
Theo phơng pháp này căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của
lô hàng xuất kho để tính trị giá mua thực tế hàng xuất kho.
2.1.2.2. Phơng pháp bình quân gia quyền
Theo phơng pháp này, giá trị nguyên của nguyên vật liệu đợc tính theo giá
trung bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và giá trị nguyên vật liệu đợc mua
hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đợc tính theo thời kỳ hoặc khi nhập
một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp.
= x
=
2.1.2.3. Phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Phơng pháp này áp dụng dựa trên giả định là nguyên vật liệu đợc mua trớc
hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và nguyên vật liệu còn lại là nguyên vật liệu
đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này thì giá trị
hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ, giá trị
của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc
gần cuối kỳ của tồn kho.
2.1.2.4. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc
Phơng pháp này đợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau
hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn
kho đợc mua hoặc sản xuất trớc đó. Theo phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho
đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho
đợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
Theo chuẩn mực mới ban hành thì cách xác định giá thực tế vật liệu xuất
kho là bốn phơng pháp trên. Trong đó từng cách đánh giá và phơng pháp đánh giá

thực tế xuất kho đối với vật liệu có nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng
phù hợp nhất định. Do vậy theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp đối với kế toán
doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm áp dụng sản xuất kinh doanh, khả năng,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, yêu cầu quản lý cũng nh điều kiện trang bị
các phơng tiện kỹ thuật, tính toán xử lý thông tin mà nghiên cứu tổ chức sao cho
hợp lý không cần nhất thiết nhất theo nhất quán.
3. Kế toán chi tiết vật liệu.
3.1. Sự cần thiết phải kế toán chi tiết vật liệu.
Hạch toán chi tiết vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tổ chức công tác
kế toán vật liệu. Vật liệu gồm nhiều thứ, nhiều loại có quy cách phẩm chất khác
nhau, đồng thời số lợng từng thứ vật liệu xuất dùng trong tháng cho các đơn vị sử
dụng cũng khác nhau. Do vậy muốn đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất, tính toán
chính xác chi phí, giám đốc tình hình cung cấp sử dụng vật liệu một cách có hiệu
quả thì tất yếu phải tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu.
3.2. Chứng từ sử dụng.
Theo chế độ kế toán quy định, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm.
- Phiếu nhập kho (mẫu 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ (mẫu 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật t sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT)
- Hoá đơn GT- GT
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nớc,
các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn thêm nh :
Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật t
(mẫu 05- VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp
thời đầy đủ, đúng biểu mẫu, nội dung, phơng pháp lập. Mọi chứng từ kế toán phải
đợc tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trởng quy định
phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp số liệu kịp thời các bộ phận có liên
quan.
3.3. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu.

Để kế toán chi tiết vật liệu hiện nay ở nớc ta các doanh nghiệp đang áp
dụng một trong 3 phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ song song
- Phơng pháp số đối chiếu luân chuyển
- Phơng pháp sổ số d
Mỗi phơng pháp có những u nhợc điểm khác nhau tuỳ theo từng đặc điểm
doanh nghiệp mà áp dụng phơng pháp nào cho phù hợp.
Trình tự hạch toán ở cả 3 phơng pháp này có thể khái quát nh sau:
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại kho. Thủ kho đề sử dụng thẻ kho để ghi chép
tình hình nhập - xuất - tồn tại theo chỉ tiêu số lợng. Thẻ kho là sổ vật liệu đợc mở
chi tiết cho từng loại vật liệu, theo từng kho để thủ kho theo dõi số lợng nhập -
xuất - tồn hàng ngày. Thẻ kho do phòng kế toán tập hợp và ghi các chi tiết nh,
nhãn hiệu, tên quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho ghi
chép. Hàng ngày căn cứ vào các số liệu nhập xuất vật liệu, thủ kho tiến hành ghi
chép số liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Sau mỗi một nghiệp vụ (hoặc cuối
ngày) tính ra số tồn kho để ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ
nhập xuất vật liệu (đã đợc phân loại cho phòng kế toán).
- Hạch toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán.
Về cơ bản thì kế toán ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn vật liệu theo chỉ
tiêu giá trị. Riêng đối với phơng pháp thẻ kho song song và phơng pháp sổ đối
chiếu luân chuyển thì ngoài việc theo dõi về mặt giá trị, kế toán còn theo dõi về
mặt khối lợng, sổ đối chiếu luân chuyển hay sổ số d để ghi chép tình hình nhập -
xuất - tồn vật liệu. Việc hạch toán cả ba phơng pháp này đợc khái quát 3 sơ đồ
sau: