NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL
TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu (NVL) là những đối tượng lao động, một trong ba
yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể
thức của sản phẩm.
NVL có đặc điểm riêng khác với các loại sản phẩm khác của doanh
nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
NVL là loại tài sản sản xuất thường xuyên biến động, các doanh nghiệp
thường xuyên phải tiến hành mua NVL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NVL khác trong
doanh nghiệp. Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NVL
thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm. Do vậy, tăng cường công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử
dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản
phẩm có ý nghĩa quan trọng.
Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh
nghiệp, nó là lượng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các
chi phí về bảo quản, bốc dỡ. Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ
vốn đầu tư hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản
xuất sẽ lâm vào tình trạng ngừng trệ hoặc giảm tiến độ. Khi đó không có doanh thu
mà vẫn phải trả các khoản chi phí cố định như khấu hao, bảo dưỡng máy móc,
lương công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ. Nếu dự trữ quá nhiều, các
chi phí cho hàng và chi phí liên quan (như bến bãi, kho dự trữ…) sẽ tăng không
cần thiết. Điều đó gây thất thoát về thiếu hụt vốn. Như vậy, việc xây dựng một tỷ lệ
NVL hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh đạo của nhà quản trị. Nếu thực
hiện được sẽ tạo được khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội

kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính. Việc
nghiên cứu để đưa ra tỷ lệ NVL thích hợp vừa có lợi về chi phí mua, vừa đảm bảo
chất lượng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ.
2. Phân loại NVL.
Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh
doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ
với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý hoá học và yêu cầu quản lý
khác nhau. Vì vậy, để quản lý tốt công tác quản lý và hạch toán NVL đảm
bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh thì cần
thiết phải tiến hành phân loại NVL theo những tiêu thức thích hợp. Tuỳ
thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có
cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trưng khác nhau. Căn cứ vào
nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NVL trong quá trình sản xuất kinh
doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu được chia thành các
loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động
chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy, khái niệm NVL
chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. NVL chính cũng
bao gồm cả giá bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình
sản xuất chế tạo sản phẩm. Đối với doanh nghiệp in ấn thì NVL chiếm tỷ
trọng lớn trong tổng giá trị sản lượng (khoảng 70%-80%).
- Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản
xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ
trợ, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng sản phẩm
hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho
việc bảo quản đóng gói sản phẩm như các loại bao bì, vật liệu đóng gói…
- Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho công nghệ
sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản
xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi…) chất lỏng (xăng, dầu…)
và chất khí (hơi đốt, ga…).

- Phụ tùng thay thế: là những loại vật tư dùng để sửa chữa thay thế máy
móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử
dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí
cụ, vật kết cấu…
- Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất như giấy
vụn…hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định…Tuỳ thuộc vào
yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật
liệu trên được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.
3. Đánh giá NVL.
Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo
những nguyên tắc nhất định.
 Đánh giá NVL theo giá thực tế
Về nguyên tắc NVL phải được đánh giá theo thực tế bao gồm giá mua, cộng
với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng
(GTGT) theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp
khấu trừ thuế, giá trị NVL mua vào là thực tế không có thuế GTGT đầu vào.
Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT,
giá trị NVL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
- Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho
Đối với NVL mua ngoài nhập kho:
Giá tính thuế GTGT đối với vật liệu nhập khẩu là giá nhập khẩu tại cửa
khẩu (CIF) cộng (+) thuế nhập khẩu.
- Đối với NVL tự gia công chế biến nhập kho:
Trị giá thực tế NVL nhập kho
=
Giá thực tế NVL xuất kho
Chi phí gia công chế biến

+
-++=
Các
khoản
giảm giá
Các chi
phí thu
mua
thực tế
Các loại
thuế
không
được
ho n là ại
Giá mua
trên hoá
đơn (giá
chưa có
thuế)
Trị giá
thực tế
NVL nhập
kho
- Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho:
Trị giá thực tế NVL nhập kho
=
Giá thực tế NVL xuất kho thuê ngo i chà ế biến
Chi phí chế biến phải trả cho người chế biến
+
Chi phí vận chuyển

đi về
+
- Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi lại
vốn góp thì giá thực tế NVL là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp
nhận.
- Đối với NVL được cấp trên cấp, được biếu tặng hay viện trợ.
Trị giá thực tế VL nhập kho
Giá trị thị trường tương đương
Các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận
=
+
- Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NVL nhập kho được xác
định theo giá ước tính, giá có thể sử dụng được hoặc bán được. Đánh giá
NVL theo giá trị thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực
tế của NVL vào các đối tượng sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm.
 Giá thực tế NVL xuất kho
Đối với NVL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của kế toán có thể sử
dụng một trong các phương pháp sau:
 Phương pháp giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường được áp dụng với các loại NVL có giá trị cao,
các loại vật tư đặc trưng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn
giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lượng
xuất kho theo từng lần.
Ưu điểm của phương pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc
xuất. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công
việc kế toán chi tiết phức tạp. Vì vậy chỉ nên áp dụng phương pháp này trong
doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NVL có giá trị cao, đồng thời kế toán
NVL có tính khoa học và trình độ cao.
 Phương pháp tính theo giá nhập trước xuất trước (Fifo):

Theo phương pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trước
thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế
của từng lô hàng nhập. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực
tế của vật liệu trước sẽ dùng làm giá để tính thực tế của vật liệu xuất trước,
do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào
sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc
có xu hướng giảm, sử dụng phương pháp này khi doanh nghiệp có nhiều
nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn.
 Phương pháp tính theo giá nhập sau xuất trước (Lifo):
 Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính theo
nguyên giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể được tính
theo các cách sau:
- Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:
Trị giá thực tế
NVL xuất
Số lượng
NVL xuất
Đơn giá
bình quân
=
+
Trị giá TTNVL tồn đầu kỳ
Trị giá TTNVL nhập trong kỳ
+
Số lượngNVL
tồn đầu kỳ
Số lượng NVL
nhập trong kỳ
Đơn giá
BQ

NVL
=
- Tính theo giá bình quân tồn đầu kỳ:
Đơn giá
bình quân sau mỗi lần nhập
Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần
Số lần NVL tồn kho sau mỗi lần nhập
=
 Đánh giá NVL theo giá hạch toán (phương pháp hệ số giá).
Giá hạch toán là giá cả ổn định được sử dụng tốt nhất theo phạm vi.
Doanh nghiệp, giá hạch toán được xây dựng có thể là giá kế hoạch. giá
hạch toán chỉ được xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết
nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NVL. Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá
hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản
và báo cáo có liên quan.
- Phương pháp điều chỉnh:
Tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NVL
Trị giá thực tế
NVL xuất kho
Giá hạch toán xuất kho
Hệ số giá
NVL
=
*
Giá thực tế
NVL tồn đầu kỳ
Giá TT NVL
nhập trong kỳ
+
Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ

Giá HT NVL nhập trong kỳ
Hệ số giá NVL
=
+
Phương pháp tính hệ số giá có ưu điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối
lượng ghi chép, tính toán hàng ngày. Tuy nhiên phương pháp này cũng có
nhược điểm việc xác định hệ số giá phức tạp, việc qui định hạch toán cũng
khó khăn nhiều khi không sát thực.
II. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL.
Trước khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NVL ta cần
nghiên cứu nghiệp vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL.
Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý NVL
công cụ đắc lực của công tác quản lý NVL. Việc hạch toán NVL có đầy đủ
chính xác kịp thời hay không ảnh hưởng lớn tới tình hình quản lý NVL của
doanh nghiệp.
Xuất phát từ vị trí và yêu cầu của NVL trong doanh nghiệp sản xuất, kế
toán NVL cần thực hiện các nghiệp vụ:
 Tổ chức ghi chép, phản ánh số liệu tổng hợp số liệu về tình hình
nhập, xuất, tồn kho NVL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời,
đảm bảo số lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
 Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán NVL hướng dẫn
kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ tục, xuất, nhập. Thực
hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL, mở các loại sổ sách
thẻ chi tiết về NVl theo đúng chế độ, phương pháp qui định, đảm
bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.
 Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản
NVL phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm
chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí NVL.
 Tham gia kiểm tra đánh giá NVL theo chế độ qui định của Nhà nước,

lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều
hành, phân tích kinh tế.
Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NVL là một công việc có khối lượng
lớn và khâu hạch toán khá phức tạp. Hạch toán chi tiết NVL đòi hỏi phản ánh
cả giá trị số lượng lẫn chất lượng của từng loại NVL theo từng kho, từng
người quản lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng
cơ sở của chứng từ nhập, xuất kho.
Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ
kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản
nói chung và quản lý NVL nói riêng.
 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NVL
 Chứng từ sử dụng
Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày
1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán NVL bao gồm:
- Phiếu mua hàng (13-BH).
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT).