MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN
VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN
1.Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công đoàn
Trải qua hơn năm mươi năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó
khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo
nàn, đến nay công ty in Công Đoàn đã trở thành một nhà in lớn mạnh trong ngành
in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với độingũ
công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý
giỏi.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong
công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình
hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều
chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán
vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau:
A/Những ưu điểm cơ bản:
- Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản,
dự chữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên
các sổ kế toán.
- Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ
sách theo rõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu
giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được
phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đề được phản ánh trên các sổ kế
toán.
- Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật
liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế
toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
- Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc
điểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của
công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
- Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp
để theo rõi sự biến động của vật liệu.

- Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực
tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.
B/Những nhược điểm còn tồn tại:
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn
còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu
của quản lý trong nền kinh tế thị trường.
- Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng
và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có
rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có
biến động bất thường trên thị trường vật tư, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn,
có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật tư. . .như vậy sẽ ảnh hưởng
lớn đến sản xuất cũng như việc thực hiện hợp đồng.
- Công ty cũng không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về
không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng
loại. Điều này dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng qui cách
phẩm chất, . . . ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
- Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu
cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc
biệt là khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thước lớn dùng để in báo,
với khối lượng ít nhất là 20 tấn đều chưa có kho bảo quản mà còn để ngoài trời
dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. Phế liệu
không được làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có
thể tận thu tái chế được. Phế liệu thu hồi không được nhập kho, không phản ánh
trên sổ sách về số lượng và giá trị làm hao hụt phế liệu và làm thất thoát nguồn thu
của công ty.
- Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Vì vậy, công tác kiểm tra rất
khó khăn và phức tạp. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, mất
nhiều thời gian và công sức. Sổ sách kế toán chi tiết của công ty chưa có kết cấu
hợp lý. Công tác kế toán chi tiết vật liệu của công ty cũng chưa được hoàn thiện vì
định kỳ vào cuối tháng kế toán chưa lập “Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật

liệu”.
- Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, ngoài sổ cái Tk 331
phải trả người bán, công ty không sử dụng bất cứ sổ kế toán chi tiết nào để theo
dõi quan hệ thanh toán của công ty với đơn vị bán. Việc lập chứng từ ghi sổ vào
cuối tháng căn cứ ghi sổ cái TK 331 được lấy số liệu tổng cộng từ việc tập hợp tất
cả các chứng từ đối với người bán phát sinh trong tháng. Như vậy, việc theo dõi
từng loại vật liệu mua trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp khó khăn.
- Công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên
không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả.
2- Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in
Công Đoàn:
2.1- Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật tư để công tác
quản lý thu mua và sử dụng vật liệu được hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình
sản xuất được liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối
với những vật liệu chính, có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong
sản xuất kinh doanh.
Công ty cũng chưa vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng
phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng
định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. Hệ thống định mức tiêu hao đó
phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật, công nghệ của sản phẩm kết hợp với
thực tế và kinh nghiệm sản xuất.
HỆ THỐNG CÁC ĐỊNH MỨC VẬT LIỆU
STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu định mức sx định mức dự trữ
1 Phân xưởng chế bản Dầu tra máy 0,5 lít/tháng …
2 Phân xưởng in OFFSET Mực in 2,8kg/1tr trang
Giấy cuộn 20tấn
…. ….. …… ….. …..
2.2- Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm cho các loại vật tư mua ngoài
nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ
công tác quản lý vật liệu và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, vật

liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất
lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Muốn vậy công ty phải thành lập một ban
kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty,
trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để tiến hành kiểm nghiệm
là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết và kinh nghiệm quản lý, sử
dụng vật liệu có tính chuyên môn của các thành viên trong ban kiểm nghiệm.
Trong quá trình kiểm nghiệm nếu phát hiện thiếu, thừa hoặc sai qui cách phẩm chất
đã ghi trong hoá đơn hay trong hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập
biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý.
Công ty in Công Đoàn Mã số 05 VT
Theo QĐ số 1141/TC/ QĐ/ CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư sản phẩm hàng hoá)
Ngày 9 tháng 1 năm 2002
- Căn cứ vào hoá đơn số 063016 ngày 8 tháng1 năm 2002 của công ty tin
học TTX-Việt nam
- Ban kiểm nghiệm gồm:
1/ Ông nguyễn Cao khải trưởng ban
2/ Bà Nguyễn Thị Thuần uỷ viên
3/ Bà Ngô Thị Cách uỷ viên
- Đã kiểm nghiệm loại vật tư
TT Tên nhãn hiệu
Mã
số
Phương
thức
kiểm
nghiệm
Đơ

n vị
tính
Số lượng
theo chứng
từ
Kết quả
đúng quy
cách phẩm
chất
Kết quả sai
quy cách
phẩm chất
1 Giấy Couché
120g/m
2
Toàn
diện
Kg 1.341,6 1341,6 0
2 Giấy Couché
80g/m
2
Toàn
diện
Kg 894,4 894,4 0
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
2.3- Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu là sổ tập
hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đã và đang sử dụng để theo dõi vật liệu
theo từng loại giúp cho công tác quản lý và kế toán được dễ dàng và thống nhất.
Mỗi loại, nhóm vật liệu được qui định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa

học, thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó.
Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã
vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ xung những mã vật liệu
mới thuận tiện và hợp lý.
2.4- Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật liệu. Để theo dõi tình hình nhập, xuất,
tồn vật liệu kế toán sử dụng sổ xuất nhập vật tư, theo sổ này kế toán không theo dõi
được số tồn kho vì trên sổ không có cột tồn. Cứ một trang sổ có tên là nhập thì
trang kế tiếp có tên là xuất, vì vậy kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu
theo dõi chi tiết việc sử dụng vật liệu.
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 1 năm 2002
Tên, quy cách vật liệu:
Đơn vị tính:
Tên kho:
Chứng
từ
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
SH NT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT
Tồn kho ngày1/1
Cộng P/S T1
Tồn kho 31/1
Người lập bảng Kế toán trưởng
2.5- Trong việc quản lý, sử dụng vật liệu nói chung và công tác kế toán vật
liệu nói riêng, thủ kho có mối liên hệ mật thiết với kế toán vật liệu. Vì vậy, để