Một số vấn đề lí luận cơ bản trong công tác hạch toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Một số vấn đề lí luận cơ bản trong công tác hạch
toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất
I- Những vấn đề chung trong công tác hạch toán NVL
1, Khái niệm và đặc điểm NVL
1.1 Khái niệm:
NVL là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là những đối
tợng, là cơ sở vật chất tạo nên sản phẩm. NVL là tài sản lu động, là tài sản dự trữ
của sản xuất mà đợc thể hiện dới dạng vật hoá chỉ tham gia vào một chu kỳ sản
xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào
chi phí kinh doanh trong kỳ.
1.2 Đặc điểm NVL:
Trong quá trình tham gia sản xuất NVL có đặc điểm:
Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu bị tiêu hao toàn bộ
vào chu kỳ sản xuất và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể
sản phẩm.
Về mặt gía trị NVL chuyển một lần toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất
trong kỳ để hình thành nên giá trị sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất
đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công nghiệp chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng
lớn trong giá thành sản phẩm do đó về mặt quản lý và hạch toán cần thực hiện
việc quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua cho tới khâu bảo quản, sử dụng rồi đến
hạch toán số lợng, chất lợng của NVL. Tất cả công việc đó nhằm tiết kiệm chi
phí NVL bởi việc tiết kiệm chi phí NVL là vấn đề hết sức quan trọng. Tiết kiệm
về tiêu hao chi phí NVLlà một trong các điều kiện cơ bản để hạ thấp chi phí
nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Xuất phát từ yêu cầu tiết kiệm, mặt khác do
yêu cầu đổi mới trong công tác quản lí, hạ thấp chi phí, Hạ thấp giá thành sản
phẩm đồng thời nâng cao chất lợng sản phẩm do đó doanh nghiệp cần làm tốt
khâu quản lí hạch toán NVL.
2, Phân loại NVL
Để đáp ứng nhu cầu quản lí và hạch toán NVL kế toán cần tổ chức phân
loaị NVL cho phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lí của nhà nớc và của doanh

nghiƯp. Do NVL sư dơng trong doanh nghiƯp bao gåm rất nhiều loại, nhiều nhóm
khác nhau trong quy trình sản xuất, đồng thời do yêu cầu sản xuất kinh doanh mà
NVL thờng xuyên biến đổi và có sự tăng giảm liên tục hàng ngày. vì thế, để
thuận tiện cho việc quản lí và hạch toán, đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn cần thiết
phải tiến hành tốt việc phân loại NVL. Căn cứ vào vai trò, tác dụng của vật liệu
trong sản xuất mà NVL đợc phân chia thành từng loại, từng nhóm trên một căn
cứ nhất định tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế và chức năng của NVL
2.1 NVL chính
Là những NVL mà sau quá trình gia công chÕ biÕn sÏ cÊu thµnh thùc thĨ
vËt chÊt chđ u của sản phẩm( ví dụ : Bông trong nhà máy dệt, Chè trong nhà
máy chè, Mía trong nhà máy đờng...)
Ngoài ra nếu doanh nghiệp có bán thành phẩm mua ngoài thì đó cũng đợc
coi là NVL chính.
2.2 NVL phụ:
Là những NVL mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm. nó đợc sử dụng kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị,
hình dáng .. bên ngoài của của sản phẩm góp phần tăng thêm chất lợng sản phẩm
hoặc dùng để đảm bảo phục vụ cho hoạt động của các t liệu lao động đợc bình
thờng để phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật, nhu cầu về hành chính quản
trị...
2.3 Nhiên liệu:
Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong sản xuất kinh doanh
nh than, củi, xăng dầu, Khí đốt...
2.4 Phụ tùng :
là các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế sữa chữa cho các thiết bị máy
móc, phơng tiện vận tải...
2.5 NVL khác:
Là những lọai vật liệu không thuộc những loại trên nh phế liệu thu hồi
trong thanh lý tài sản cố định ...

Nhìn chung, trong công tác phân loại vật liệu do yêu cầu quản lí kinh
doanh của doanh nghiệp, NVL cần đợc phân loại chi tiết tỉ mỉ hơn nh trong NVL
chính, NVL phụ ... thì còn bao gồm các nhóm, các loại riêng biệt.
3, Đánh giá NVL
3.1 Khái niệm : Đánh giá NVL là biểu hiện bằng tiền giá trị của NVL theo
nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Trong
hạch toán NVL thì NVL phải đợc tính theo giá thực tế( giá gốc), trong đó nếu
doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp trực tiếp thì trong giá vật
liệu bao gồm cả thuế GTGT, còn nếu DN tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu
trừ thì giá thực tế NVL không bao gồm thuế GTGT.
Trong các DN sản xuất, NVL xuất nhập hàng ngày với khối lợng nhiều,
lớn vậy để đảm bảo tính hợp lí, hợp lệ của việc hạch toán ghi sổ kế toán thì các
đối tợng nhập xuất phải có đầy đủ các loại chứng từ kế toán. Các loại chứng từ
này đồng thời cũng là cơ sở cho việc thực hiện việc kiểm tra, giám sát tình hình
biến động tăng giảm của NVL.
Ví dụ khi NVL nhập về thì doanh nghiệp phải có ngời tiến hành kiểm tra
(số lợng, chất lợng, chủng loại, quy cách..) sau đó lập phiếu nhập kho(FNK),.
Đây là loại chứng từ làm cơ sở cho thủ kho ghi vào thẻ kho cho số vật t đó sau đó
FNK đợc chuyển lên phòng kế toán, tại đây kế toán sẽ căn cứ vào FNK và chứng
từ nhập liên quan để tính giá thành và ghi sổ cho số vật liệu đó.
Nói chung, các loại chứng từ hạch toán NVL có thể bao gồm các loại
chứng từ sau:
*, Hoá đơn(liên 2) + phiếu nhập kho(FNK) + phiếu chi (với các khoản chi
cho NVL mua ngoài có thể là các giấy báo nợ ngân hàng...)
*, Biên bản cấp, góp, vốn bằng NVL + FNK(cho NVL đợc cấp, góp)
*, Biên bản, hợp đồng vay NVL + FNK ( cho NVL đi vay)
*, Biên bản kiểm kê NVL
*, Biên bản đánh giá lại NVL

*, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất(FXK) và các chứng
từ khác có liên quan
3.2 Tính giá NVL


3.2.1 Tính giá thực tế nhập cho NVL
TRong hạch toán NVl thờng NVL nhập về đợc tính theo giá thực tÕ( gi¸
gèc) cơ thĨ :
- Gi¸ thùc tÕ cđa vËt liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua ghi trên hoá đơn
của ngới bán cộng thuế nhập khẩu(nếu có) cộng các chi phÝ liªn quan thu mua
thùc tÕ(chi phÝ vËn chun, bốc dỡ, lu kho , lu bÃi...) và trừ đi các khoản chiết
khấu, giảm giá hàng mua đợc hởng.
- Giá thực tế NVL đợc cấp, góp: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên
xác định cộng thêm các kho¶n chi phÝ(vËn chun, l kho,lu b·i...) do DN bá thêm
(nếu có)
- Giá thực tế NVL đi vay: Giá thực tế là giá vay(trờng hợp vay quy ra tiền)
thêm các chi phí(nếu có) hoặc giá thực tế tơng đơng thị trờng của NVL đó(nếu trờng hợp vay bằng hiện vật)
- Giá thực tế NVL đợc biếu tặng là giá thực tế NVl tính theo giá thị trờng
tơng đơng
- Giá thực tÕ víi phÕ liƯu: Gi¸ thùc tÕ cã thĨ sư dụng đợc hoặc bán ra đợc
thị trờng chấp nhận
3.2.2 Xác định giá thực tế xuất cho NVL xuất kho
Khi có NVL xuất kho sử dụng, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, tuỳ theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán
coá thể sử dụng một trong các phơng pháp sau, song việc sử dụng phơng pháp
nào đòi hỏi sự nhất quán với phơng pháp đà chọn trong suốt cả kỳ, nếu có sự
thay đổi phải có lí do, giải thích rõ ràng.
*, Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc;
Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL mỗi lần xuất kho đợc tính bằng giá
thực tế nhập NVL đó tồn kho đầu tiên tính đến lần xuất kho. Nghĩa là, giá thựctế

của vật liệu mua trớc sẽ đợc dùng làm giá thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá
trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của một số NVL mua vào sau cùng.
Phứơng pháp này thờng áp dụng cho các DN có số chủng loại vật t ít, số lần nhập
xuất ít và thích hợp với điều kiện giá cả ổn định và không thích hợp cho NVL có
thơì gian bảo quản nh hoá chất, thùc phÈm.


*, Phơng pháp nhập sau xuất trớc:
Theo phơng pháp này, giá thực tế NVL xuất kho mỗi lần đợc tính bằng giá
thực tế nhập của NVL đó khi nhập sau cùng tính cho tới lần xuất kho. Nghĩa là,
giả định vật liệu nào mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại phơng pháp
nhậop trớc xuất trớc. Nhìn chung, phơng pháp này đặc biệt phù hợp trong điều
kiện lạm phát.
*,Phơng pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo
giá trị bình quân( bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trớc hoặc bình quân
sau mỗi lần nhập)
Giá thực tế của
NVL xuất mỗi

Số lợng NVL
= xuất cho lần

lần trong kỳ

đó

Giá đơn
*

vị bình
quân

Trong đó :
Giá
đơn vị
bình quân

=

Giá thực tế nhập NVL(tồn đầu kỳ+nhập trong kỳ)
Số lợng NVL đó(Tồn đầu kỳ+Nhập trong kỳ)

Phơng pháp này tuy tốn nhiều công sức khi tính toán nhng độ chính xác
cao, phản ánh đợc tình hình biến động giá cả trong từng giai đoạn. Tuy nhiên, phơng pháp này lại bị hạn chế bởi giá thực tế nhập NVL trong kỳ vì thế phải phụ
thuộc vào chứng từ. Nếu khi xuất NVL mà chứng từ (hoá đơn) của NVL đó ch a
về vì thế nó sẽ ảnh hởng nhiều tới giá thực tế xuất của NVL.
*, Phơng pháp giá hạch toán:
Để giải quyết tình huống phơng pháp giá đơn vị bình quân trên thì giá
hạch toánlà giá NVL đợc biến động trong kỳ sẽ tính theo giá tạm tính là loại giá
ổn định trong kỳ, đợc ghi sổ trong cả kỳ. Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều
chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế
Công thức:
Giá hạch toán của

Số lợng NVL

Giá hạch toán

NVL xuất mỗi lần = xuất lần
trong kỳ

*

đó

đơn
vị

Trong đó giá hạch toán đơn vị thờng đợc chọn là giá kế hoạch hoặc giá
thực tế NVL đó tồn đầu kỳ. đến kỳ cuối kế toán xác định giá thực tế xuất của
NVL xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hƯ sè gi¸
Gi¸ thùc tÕ xt cđa
NVL xt trong

Gi¸ hạch toán NVL
= đó xuất trong kỳ

Hệ số
* giá

kỳ
trong đó :
Hệ số
giá

Giá thực tế nhập NVL đó(tồn đầu kỳ+ Nhập trong kỳ)
Gía hạch toán NVL đó( tồn đầu kỳ+ nhập trong kỳ)

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ NVL chủ yếu tuỳ
thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lí. Phơng pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh
kịp thời tình hình biến động vật liệu tăng, giảm trong kỳ.
*, Phơng pháp trực tiếp:
Theo Phơng pháp này, NVL đợc xác định giá trị theo từng lô và đơn chiếc
hay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho tơí lúc xuất dùng:
Giá thực tế xuất của NVL = Giá thực tế nhập của NVL đó tính
xuất kho mỗi lần

theo hiện vật đà xuất

Với phơng pháp này khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế đích
danh của vật liệu đó. Do vậy phơng pháp này còn gọi là phơng pháp đặc điểm
riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các lọai NVL
có giá trị cao, có tính tách biệt hay độ đồng nhất không cao.
II- Kế toán chi tiết vật liệu
Với đặc điểm, hình thức nhập xuất vật liệu để có thể quản lí hạch toán tốt
quá trình tổ chức công tác hạch toán NVL từ việc lập các chứng từ, sổ sách kế
toán, tài khoản phải phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của DN nhằm
ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có cũng nh sự biến động


tăng giảm NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh ®ång thêi cung cÊp sè liƯu
kÞp thêi phơc vơ cho công tác tập hợp chi phí, tính giá thánh sản phẩm. Thực hiện
việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đầu vào, tình hình thanh
toán với ngời bán, tình hình sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Chính vì
vậy thực hiện hạch toán chi tiết NVL chính là thực hiện quy trình quản lí hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN.
1, Khái niệm hạchtoán chi tiết NVL
1.1 Hạch toán chi tiết NVl: là công việc ghi chép hàng ngày tình hình biến

động về số lợng, giá trị từng thứ vật liệu theo từng kho , từng danh điểm và toàn
bộ DN. hạch toán chi tiết NVL đợc tiến hành đồng thời ở kho, phòng kế toán DN
nhằm đảm bảo khớp đúng số liệu giữa kho và phòng kế toán, giữa sổ sách và
hiện vật của từng thứ vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Do đó sự liên
hệ, phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho và sổ chi tiết giữa kho và
phòng kế toán đà hình thành nên các phơng pháp hạch toán chi tiết NVL. Khi
thực hiện một phơng pháp hạch toán chi tiết NVL phải sử dụng sao cho phù hợp
với đặc điểm, yêu cầu quản lí của DN, trình độ nghiệp vụ của thủ kho , kế toán
mà lựa chọn phơng pháp thích hợp. HiƯn nay, trong c¸c DN níc ta thêng sư dơng
mét trong ba phơng pháp hạchtoán chi tiết vật liệu:
+ Phơng pháp ghi thẻ song song
+ Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
+ Phơng pháp sổ số d
1.2 Các phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu
1.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song:
Theo phơng pháp này ở kho chỉ ghi chép về mặt số lợng còn ở phòng kế
toán ghi cả số lợng và giá trị NVL. Mỗi thứ vật liệu ở mỗi kho theo phơng pháp
này đợc mở làm 2 thẻ là thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết. Trong đó thẻ kho do
thủ kho thực hiện và phản ánh vật t theo thớc đo hiện vật còn thẻ hạch toán chi
tiết do kế toán chi tiết vật liệu thực hiện và phản ánh cẩ thớc đo giá trị và thớc đo
hiện vật. Quy trình ghi thẻ có thể ®ỵc diƠn ra nh sau:
+) ë kho :


Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nh FNK, FXK,... nhập , xuất
vật liệu để ghi vào thẻ kho của vật t đó theo số lợng thực nhËp, thùc xt. Ci
kú, ci th¸ng céng tỉng sè nhËp, tỉng sè xt ®Ĩ tÝnh ra sè tån kho. Thđ kho
phải thờng xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với số tồn kho
hiện vật thực tế sau khi đà ghi chép vào thẻ kho. Thủ kho, sau khi ghi chép vào
thẻ kho tiến hành sáp xÕp l¹i chøng tõ nhËp xuÊt, lËp phiÕu giao nhËn chứng từ

gửi về phòng kế toán nhằm đối chiếu số liệu với thẻ hạch toán chi tiết của kế
toán.
+) ở phòng kế toán DN:
Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất (FNK, FXK )và hoá đơn mua hàng ...
của thẻ kho gửi đến để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật t đó sau khi đà kiểm
tra các chứng từ cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng của từng kho về số lợng,
giá trị. Cuối kỳ, cuối th¸ng kÕ to¸n tỉng sè nhËp, tỉng sè xt tÝnh ra số tồn kho
cho mỗi thứ vật t trên thẻ hạch toán chi tiết của nó. Sau khi tổng song mang đối
chiếu số liệu với thẻ kho đồng thời lập ra bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn kho trên
cơ sổ số liệu đà ghi trên thẻ kho, thẻ hạch toán chi tiết. bảng tổng hợp này sau đó
mang đi đối chiếu với kế toán tổng hợp sổ cái tài khoản NVL (TK 152). Có thể
nói đây là phơng pháp có u điểm là ghi chép đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhng
laị có nhợc điểm việc ghi chép còn bị trùng lặp giữa chỉ tiêu số lợng giữa kho và
kế toán vì thế nó không thích hợp cho những đơn vị có chủng loại vật t nhiều.
Theo phơng pháp này, trình tự của nó có thể đợc biểu diễn nh sau:
FNK

Thẻ kho

Thẻ hạch toán chi tiết

Bảng tổng
hợp nhập

FXK

xuất,tồnkho

Kế toán tổng
hợp tài khoản

NVL
Ghi hàng ngày:

; Ghihàng kỳ:

; Đối chiếu:


Sơ đồ phơng pháp ghi thẻ song song
1.2.2 Phơng pháp sổ số d:
Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danh
điểm vật liệu và từng thứ vật liệu tơng tựu nh việc ghi chép thẻ kho trong phơng
pháp ghi thẻ song song. Còn đối với phòng kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu giá trị
của từng nhóm, từng thứ vật liệu. Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ hữu cơ giữa
hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán. Quy trình diễn ra của phơng pháp này
có thể ghi nh sau:
+) ở tại kho:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất hàng ngày
và tính ra số tồn kho cuối kỳ. Sau khi đà ghi chép trên thẻ kho thì thủ kho phân
loại các chứng từ nhập riêng, xuất riêng theo nhóm vật liệu và sau đó lập phiÕu
giao nhËn chøng tõ theo tõng nhãm vËt liÖu giao cho kế toán. Cuối tháng, căn cứ
vào tồn kho cuối kỳ của NVL để ghi vào sổ số d. Sổ số d thờng dùng cho cả năm
và sau khi đà ghi song sau đó sổ số d đợc gửi về phòng kế toán DN.
+) ở tại phòng kế toán DN :
Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ tính giá và lập bảng luỹ kế nhập,
luỹ kế xuất theo từng nhóm vật liệu. Trên cơ sở bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn các
số liệu đợc lấy ra kế toán tiến hành lập bảng nhập- xuất- tồn kho cho NVL đồng
thời kế toán dùng số liệu trên bảng này để ®èi chiÕu sè liƯu trªn sỉ sè d( theo
nhãm vËt liệu ). Công việc giao nhận chứng từ thờng đợc thực hiện định kỳ 3,5,7
ngày trong một kỳ,

Nhìn chung phơng pháp này có u điểm giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép
hàng ngày của kế toán vì kế toán chỉ theo dõi giá trị NVL hàng ngày và theo từng
nhóm. Công việc kế toán đợc giàn đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp tài liệu
kịp thời cho lÃnh đaọ DN đòng thời nó cũng thực hiện đợc việc kiểm tra, đối
chiếu thờng xuyên của kế tóan với kho và đảm bảo đợc tính chính xác cho số
liệu. Tuy nhiên, nó cũng có những nhợc điểm là số liệu kế toán là tập hợp theo
nhóm và chỉ tiêu giá trị do đó khi ghi chép gặp sai sót trong số liệu thì việc tìm
kiếm, đối chiếu, kiểm tra số liệu gặp rất nhiều khó khăn. Vì thế, phơng pháp này
chỉ thích hợp vận dụng cho các DN sử dụng nhiều chủng loại vật t và hàng ngày
vật liệu có biến động tăng giảm nhiều. Ngoài ra nó cũng đòi hoỉ trình độ kế toán


phải tơng đối khá. Quy trình phơng pháp sổ số d có thể đợc biểu diễn theo sơ đồ
sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVl theo phong pháp sổ số d
FNK

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Kế
toán

Thẻ kho

Sổ số d

Bảng luỹ kế N-X-T

tổng hợp
NVL

FXK

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

(tk152)

1.2.3 Phơng pháp đối chiếu luân chuyển
Theo phơng pháp này ở kho dùng thẻ kho để theo dõi số lợng từng danh
điểm vật liệu và tơng tự nh việc ghi chép ở các phơng pháp trên. Quy trình của nó
diễn ra nh sau:
+) ở phòng kế toán DN:
Dùng sổ đối chiếu luân chuyển để hạhc toán số lợng, số tiền theo từng thứ
vật liệu và theo từng kho trong DN. phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ
nhập xuất vật liệu thì căn cứ vào FNK, FXK để lập các bảng kê nhập, bảng kê
xuất theo từng thứ vật liệu và theo từng kho. trên cơ sở số lợng và giá trị nhập, số
lợng xuất từng thứ vật liệu đà tổng hợp đợc kế toán sẽ ghi vào sổ đối chiếu luân
chuyển. Mỗi thứ vật liệu sẽ đợc ghi một dòng và đợc tính ra tồn kho cuối
tháng(Việc ghi này chỉ cần ghi một lần vào cuối tháng) cuối tháng kế toán dùng
số liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ
kho.
Sổ đối chiếu luân chuyển dùng cho cả năm theo từng kho, từng thứ vật
liệu. Phơng pháp này có u điểm là giảm đợc khối lợng ghi chép cho kế toán do
chỉ ghi một lần vào cuối tháng nhng vẫn có nhợc điểm còn ghi trùng lặp chỉ tiêu
số lợng giữa kho và kế toán. Công việc dồn vào cuối tháng do đó số liệu cung cấp
sẽ không thể kịp thời. Quy trình phơng pháp này có thể biểu diễn nh sau:
FNK

Thẻ kho

bảng kê nhập

Sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán

tổng hợp


FXK

bảng kê xuất

NVL(tk152)

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

III- Kế toán tổng hợp NVL
1) Các phơng pháp hạch toán NVL
Để hạch toán NVl và các loại hàng tồn kho, kế toán DN có thể sử dụng
phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên hay phơng pháp kiểm kê định kỳ.
Việc sử dụng phơng pháp nào tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của DN, vào
yêu cầu công tác quản lí và trình độ của cán bộ kế toán.
1.1 Phơng pháp hạch toán kê khai thờng xuyên:
Là phơng pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng,
giảm NVL một cách thờng xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loaị
hàng tồn kho hay NVL. Phơng pháp này đợc sử dụng phổ biến ở nớc ta vì những
tiện ích của nó. Tuy nhiên, đối với các DN có nhiều chủng loại vật t , hàng hoá
có giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phơng pháp này sẽ
tốn nhiều công sức. Dù sao, phơng pháp này có độ chính xác cao và cung cấp

thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời và cập nhật.
1.2 Phơng pháp kiểm kê định kỳ:
là phơng pháp không theo dõi một cách thờng xuyên liên tục về tình hình
biến động của các loại vật t hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng
loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ hay cuối kỳ của chúng
trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lợng tồn kho thực tế cha xuất dùng cho sản
xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phơng pháp này không
caomặc dù tiết kiệm công sức ghi chép. phơng pháp này chỉ thích hợp cho các
đơn vị kinh doanh có những chủng loại vật t, hàng hoá khác nhau, giá trị thấp, thờng xuyên xuất dùng, xuất bán.
2) Bảng phân bæ NVL


Do c¸c nghiƯp vơ xt kho NVL ph¸t sinh mét cách thờng xuyên với khối
lợng nhiều nên không thể căn cứ trực tiếp vào từng FXK để ghi từng nghiệp vụ
xuất vào các tài khoản và sổ sách kế toán tổng hợp đợc vì mất nhiều công sức. Vì
thế, để giảm bớt khối lợng ghi chép không cần thiết và phục vụ kịp thời cho việc
tập chi phí, tính giá thành sản phẩm, cuối mỗi tháng, kế toán căn cứ vào các FXK
trong tháng tiến hành tập hợp, phân loại chứng từ và lập bảng phân bổ NVL.
bảng này đợc sử dụng làm căn cứ để ghi vào bên có tài khoản 152

mẫu bảng phân bổ NVL có thể đợc lập nh sau:
Bảng phân bổ NVL
Tháng.......năm.......

S
T
T

TK ghi có

1

TK 621
-PX
-PX

2

TK627
-PX
-PX

3

TK...
Cộng

TK1522(VLP)
HSG:

hạch
toán

TK ghi Nợ

TK1521(VLC)
HSG:

hạch
toán

thực
tế

thực
tế


ngày... tháng... năm...
Ngời lập bảng(ký, họ tên)

Kế toán trởng ký

3) Nhiệm vụ hạch toán NVL
Phản ánh kịp thời chính xác số lợng, chất lợng và giá cả NVL giảm, tăng,
Tồn kho theo từng loại, từng thứ.
Xác định chính xác số lợng và giá trị NVL thực tế tiêu hao cho các mục
đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm nhanh chóng.
Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ NVL,
phát hiện ra việc thất thoát vật liệu cũng nh các nghiệp vụ thừa, thiếu, ứ đọng,
mất phẩm chất...Từ đó đề ra các biện pháp xử lý kịp thời hạn chế các thiệt hại
xảy ra.

4)Công tác hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
4.1 Tài khoản sử dụng:
Trong công tác hạch toán NVL kế toán sử dụng tài khoản NVL có số hiệu
tài khoản là152- Nguyên vật liệu.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm hay
tồn kho NVL của DN theo giá thực tế. Tài khoản này có thể mở chi tiÕt cho tõng
loaÞ , tõng nhãm, tõng thø vËt t tuỳ theo yêu cầu quản lí và phơng pháp tính toán.

ã

TK 1521- NVL chính

ã

TK 1522- NVL phụ

ã

TK 1523- Nhiên liệu

ã

TK1524- Phụ tùng thay thế

ã

TK 1525- Vật t, thiết bị xây dựng cơ bản

ã

TK1528- NVL khác, phế liệu thu hồi
Tài khoản 152 nhìn chung có nội dung, kết cấu:


Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL tại kho trong kỳ
(mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện thừa, đánh giá tăng tài sản,...)
Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL tại kho trong
kỳ(xuất dùng, xuất bán, xuất góp liên doanh, thiếu hụt,chiết khấu đợc hởng...)

D nợ: Giá thực tế NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Ngoài ra để thuận tiện cung cấp thông tin đợc chính xác trong hạch
toánNVl kế toán còn sử dụng tài khoản hàng mua đang đi trên đờng có số hiệu
là151-Hàng mua đi đờng.
Tài khoản này đợc mở nhằm theo dõi các loại NVL mà DN đà chấp nhận
mua, đà thuộc quyền sở hữu của DN xong đến cuối tháng hàng đó vẫn cha về
nhập kho(kể cả số đang gỉ tại kho ngời bán). Tài khoản này có nội dung kết cấu
nh sau:
Bên Nợ: Phản ánh giá trị vật t hàng hoá đang đi đờng cuối tháng cha về
nhập kho hoặc đà về tới DN xong đang chờ làm thủ tục nhập kho.
Bên có: Phản ánh giá trị hàng đang đi đờng kỳ trớc đà nhập kho hay
chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng.
D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng(đầu kỳ và cuối kỳ)
Khi NVL đợc DN mua về nhập kho có thể đà đợc DN tiến hành thanh toán
với ngời bán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hay vay dài hạn... hoặc có thể đợc
thanh toán sau. Các tài khoản thanh toán này có số hiệu 111,112,311,331,...trong
đó tài khoản 331 thờng đợc coi là tài khoản sử dụng chủ yếu. Tài khoản 331phải trả ngời bán: Tài khoản này đợc sử dụng để phản ánh toàn bộ các khoản
thanh toán với ngời cung cấp vật t, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ, ngời nhận thầu xây
dựng cơ bản, nhận thầu sữa chữa lớn... Ngoài ra, tài khoản 331 cũng dùng để
phản ánh số tiền đặt trớc, ứng trớc cho ngời bán nhng DN cha nhận vật t, hàng
hoá, dịch vụ... Khi sử dụng tài khoản này, kế toán mở sổ chi tiết cho từng chủ nợ,
khách nợ và không đợc bù trừ lên bảng cân đối kế toán. Tài khoản 331 có nội
dung kết cấu nh sau:
Bên Nợ:- Phản ánh số tiền đà trả cho ngời cung cấp(Kể cả ứng trớc)
- Phản ánh chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, trị giá hàng mua trả
lại.


Bên có:- Phản ánh số tiền phải trả cho ngời cung cấp
-Phản ánh só tiền thừa đợc ngời bán trả lại

D nợ:-Số tiền trả thừa hoặc ứng trớc cho ngời bán
D có:-Phản ánh số tiền còn nợ ngời bán.
Trong việc xuất dùng NVL tài khoản phản ánh các chi phí NVL là các tài
khoản có số hiệu 621,6272,641,642,... Các tài khoản này đều phản ánh các chi
phí NVL trực tiếp để chế tạo sản phẩm hay chi tiết chi phí cho s¶n xuÊt chung,
chi phÝ qu¶n lÝ DN, chi phÝ bán hàng,... Trong đó chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ
trọng lớn trực tiếp chế tạo nên sản phẩm. Tài khoản phản ánh chi phí NVL trực
tiếp là tài khoản 621-Chi phí NVL trực tiếp. Tài khoản đợc mở để tập hợp tất
cả các khoản chi phí về NVL đợc sử dụng cho việc tập hợp tất cả các khoản chi
phí về NVL đợc sử dụng trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm lao vụ. Tài
khoản này mở chi tiết theo từng đối tợng hạch toán .
Tài khoản 621 có nội dung kết cấu nh sau:
bên nợ:Giá thực tÕ NVL xuÊt dïng trùc tiÕp cho s¶n xuÊt, chÕ tạo sản
phẩm
Bên có: - Trị giá NVL sử dụng không hết nhập lại kho
- Kết chuyển NVL trực tiếp vào tài khoản 154-Chi phí sản xuất kinh
doanh dỏ dang
tài khoản 621 cuối kỳ không có số d.
Trong chi phí sản xuất chung chi phí NVL cũng là tài khoản chi tiết phản
ánh trong toàn bộ chi phí sản xuất chung. Tài khoản tập hợp chi phí sản xuất
chung đợc phản ánh vào tài khoản 627-Chi phí sản xuất chung.
Tài khoản 627 này dùng để tập hợp chi phí quản lí, phục vụ sản xuất ở
phân xởng, bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tợng
hạch toán chi phí hay đối tợng tính giá thành. Tài khoản này đợc mở chi tiết cho
từng phân xởng hoặc bộ phận sản xuất kinh doanh. Tài khoản 627 có nội dung
kết cấu nh sau:
Bên nợ: Chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ
Bên có: - Các khoản làm giảm chi phí sản xuất chung

- Phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản tính giá
thành.
Tài khoản627 không có số d
Tài khoản này đợc quy định gồm nhiều tài khoản cÊp 2 nh»m theo dâi chi
tiÕt néi dung cđa c¸c kkhoản chi phí khác nhau. Trong đó chi phí NVL đợc theo
dõi trên tài khoản cấp 2 có số hiệu là 6272- chi phí NVL
Tóm lại, trong phơng pháp kê khai thờng xuyên có nhiều tài khoản sử
dụng hạch to¸n c¸c nghiƯp vơ nhËp, xt vËt liƯu kh¸c nh tài khoản :412- Đánh
giá lại NVL
128- Góp vốn liên doanh
3381- thừa trong kiểm kê
1381- Thừa thiếu trong kiểm kê
.......
Các tài khoản này xuất phát từ hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính
ban hành.
4.2 Thủ tục, chứng từ:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, nếu xét thấy cần thiết, khi hàng về đến
nơi có thể lập ban kiểm nhận để kiểm nhận NVL thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách... Ban kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào Biên bản
kiểm nhận vËt t”, sau ®ã bé phËn cung øng sÏ lËp phiếu nhập kho vật t. Trên cơ
sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng , biên bản kiểm nhận sẽ đợc giao cho thđ kho.
Thđ kho sÏ ghi sè vËt liƯu thực nhập vào phiếu rồi chuyển cho phòng kế toán làm
căn cứ ghi sổ. Trờng hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy c¸ch thđ kho cã tr¸ch
nhiƯm b¸o cho bé phËn cung øng biÕt vµ cïng ngêi giao hµng lËp biên bản.
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán NVL bao gồm: Hoá đơn bán
hàng(mua hàng), hoá đơn GTGT của ngời bán, FXNK, FXK, FXK kiêm vận
chuyển nội bộ, Phiếu xuÊt vËt t theo h¹n møc, ... tuú tõng néi dung kinh tế cụ thể
4.3 Sơ đồ khái quát hạch toán NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyên
4.3.1 Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trõ.
TK 331,111,

TK 152

TK621


112,141,...

Xuất vật liệu chế tạo sản

Tăng do mua ngoài

phẩm
TK627,641,642

TK1331

Xuất vật liệu cho chi phí

Thuế GTGT

sản xuất, chi phí bán hàng,

đợc khấu trừ

chi phí QLDN,...

TK 151

TK128,222

Hàng đi đờng kỳ trớc

Xuất kho NVL góp vốn
liên doanh

TK411

TK1381,642

Nhận cấp, phát, thởng, góp
vốn liên doanh,...

Vật liệu thiếu phát hiện
trong kiểm kê

TK642,3381
Thừa phát hiện khi kiểm kê
TK412
TK128,222
Nhận lại vốn góp liên doanh

Đánh giá lại NVL bị giảm

TK 412
Đánh giá tăng vật liệu

D nợ:....
4.3.2 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp có
Sơ đồ hạch toán tổng quát NVL theo phơng pháp kê khai thờng xuyªn:
TK152

TK331,111,112,

TK621

141,311,...
Tăng do mua ngoài(Tổng

Xuất vật liệu chế tạo sản

giá thanh toán)

phẩm

TK151,411,222,...
Vật liệu tăng do các nguyên
nhân khác

TK 627,641,642,...
Xuất vật liệu cho nhu
cầu khác ở phân xởng
xuất vật liệu phục vụ
bán hàng,QLDN,XDCB

D nợ:....
5) Công tác hạch toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
5.1 Tài khoản sử dụng:
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Giá trị vậtt,

Tổng giá trị

hàng hoá xuất = nhập vật t, +
dùng trong kỳ

hàng hoá

Chênh lệch giá trị
tồn kho đầu kỳ,
cuối kỳ

Ngoài biến động vật t, hàng hoá nh nhập kho, xuất kho không theo dõi,
phản ánh trên các tài khoảnkế toán hàng tồn kho về giá trị vật t hàng hoá mua
vào nhập kho mà trong kỳ đợc theo dõi và phản ánh riêng trên một tài khoản, tài
khoản này là tài khoản 611- tài khoản mua hàng. Nh vậy, khi áp dụng phơng
pháp kiểm kê định kỳ thì các tài khoản kế toán hàng tồn kho (152,153,...) chỉ
dùng để mà kết chuyển số d đầu kỳ và cuối kỳ hạch toán. Phơng pháp này thờng
áp dụng cho những đơn vị có nhiều chủng loại vật t hàng hoá với nhiều quy
cáchmẫu mà khác nhau, có giá trị thấp và xuất dùng, xuất bán thờng xuyên nh
các cửa hàng thơng mại, bán lẻ.


Tài khoản 611- Mua hàng, thờng dùng để theo dõi tình hình thu mua,
tăng, giảm NVL theo giá thực tế( Giá mua + chi phí thu mua). Tài khoản 611 có
nội dung, kết cấu:
Bên Nợ:- Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ.
Bên Có:- Phản ánh giá thực tế NVL, dụng cụ, hàng hoá,... xuất dùng,
xuất bán, thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ.
Cuối kỳ tài khoản 611 không có số d và có thể đợc chi tiết :

tk6111: Mua NVL
tk6112: Mua hàng hoá
Theo phơng pháp này tài khoản 152- NVL đợc sử dụng để phản ánh giá
thực tế NVL tồn kho,chi tiết theo từng loại.
Tài khoản này theo phơng pháp kiểm kê định kỳ có kết cấu nh sau:
Bên Nợ: Giá thùc tÕ NVL tån kho ci kú
Bªn Cã: KÕt chun giá thực tế NVL tồn đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho
Các mặt hàng, NVL đang đi đờng đà đợc DN xác định là mua hoặc đang
gỉ tại kho ngời bán nhng cha về nhập kho đợc phản ánh vào tài khoản 151- Hàng
mua đi đờng nhằm kết chuyển vào tài khoản 611. tài khoản 151 cũng dùng phản
ánh giá trị số hàng mua( đà thuộc quyền sở hữu của DN) nhng đang đi đờng hay
đang gửi tại kho ngời bán chi tiết theo từng loại hàng, từng ngời bán. Tài khoản
này có nội dung nh sau:
Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ
Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ
D Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đờng.

5.2 các nghiệp vụ hạch toán biến động NVL tại DN theo ph ơng pháp
kiểm kê địng kỳ


5.2.1 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ có sơ
đồ nh sau:
TK151,152

TK611

Tk151,152

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ

Giá trị vật liệu tồn cuối

ch sử dụng

kỳ
TK 111,112, 331

TK111,112,331

Chiết khấu, giả giá

Giá trị vật liệu mua vào

đợc hởngvà giá trị

trong kỳ

hàng trả lại .
TK1331

Thuế GTGT
đợc khấu

Tk138,334,821,642
Giá trị thiếu hụt, mất
mát, chi phí,...

trừ

TK621,627,641,642
TK 411

TK1421
Nhận vốn liên doanh,

Giá trị vật liệuPhân bổ dần

cấp, phát tong kỳ

xuất dùng lớn giá trị vật liệu

TK311,336,338
Vay cá nhân, đơn vị,
đối tợng khác

TK 412
Đánh giá tăng vật liệu

Giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ


5.2.2 Doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp:
TK151,152

TK611

Tk 151,152

Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ

cha sử dụng

TK111,112

TK111,112,331

331,411,....
Giá trị vật liệu tăng thêm

Chiết khấu, giảm giá,

trong kỳ( tổng giá thanh

hàng bị trả lại

toán).

TK 621,627,...
Giá trị thực tế NVL xuất
dùng