Phân tích và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.18 MB, 109 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
-------------------------NGUYỄN VĂN THÁI
PHÂN TÍCH VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP
HỒN THIỆN CƠNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TỔ
CHỨC THỰC HIỆN DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
XÂY LẮP VÀ THƯƠNG MẠI NHẬT ANH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. TRẦN THỊ BÍCH NGỌC
HÀ NỘI- 2010
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Lời cảm ơn
Trong thi gian hc tp ti lp Cao học Quản trị kinh doanh khãa 2008 –
2010, Trường Đại hc Bách khoa H Ni, tôi à c o to vµ tÝch lịy nhiều
kiến thức cho hiểu biết cũng như phục vụ c«ng việc. Đặc biệt là khoảng thời gian
thực hiện đề tài: “ Ph©n tÝch và đề xuất một s gii pháp hon thin công tác lp
k hoch t chc thc hin d án ti công ty c phn Xây lp v Thng mi
Nht Anh.
Tôi xin by t lòng tri ân ti đối với các Thy, Cô Khoa Kinh tế & Quản lýTrường đại học B¸ch khoa Hà Nội à tận tình giảng dạy, hng dn và giúp đỡ tôi
trong hc tp, nghiên cu v quá trình làm luận văn.
Đặc biệt xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô TS. Trn Th Bích Ngc,
đà dành nhiều thời gian và công sức hướng dẫn tôi thực hiện và hoàn thành luận văn
này.
Mặc dù bản thân cũng đà có cố gắng, song với kiến thức còn hạn chế và thời
gian giới hạn, luận văn chắc không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được sự chỉ bảo của Thày, Cô, sự góp ý của bạn bè, đồng nghiệp nhằm bổ xung- hoàn
thiện luận văn.
Xin chõn thnh cảm ơn!
Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2010
Học viên
NguyÔn Văn Thái
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
MỤC LỤC
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU
PhÇn mở đầu ................................................................................................. 1
Chương 1: cơ sở lý luận về dự án và lập kế hoạch cho dự án ..... 4
1.1. Kh¸i niƯm vỊ dù ¸n. .........................................................................................4
1.1.1. C¸c kh¸i niƯm về dự án:............................................................................4
1.1.2. Khái niệm về quản lý dự án: .....................................................................4
1.1.3. Các đặc trưng cơ bản của dự án: ...............................................................4
1.2. Phân loại dự án. ................................................................................................6
1.3. Lập kế hoạch thực hiện dự án: .........................................................................6
1.3.1. Khái niệm về lập kế hoạch dự ¸n: .............................................................7
1.3.2. T¸c dơng cđa viƯc lËp kÕ ho¹ch dù án: .....................................................7
1.3.3. Các nguyên nhân kế hoạch thất bại thường gặp: ......................................8
1.3.4. Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án. ...................................................8
1.4. Các yêu cầu về lập kế hoạch cho dự án: ........................................................21
1.4.1. Các yêu cầu chung: .................................................................................21
1.4.2. Một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thực hiện dự án. .........23
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch thực hiện dự án. .............24
1.6. Một số phương hướng hoàn thiện công tác lập kế hoạch: ..............................25
1.6.1. Hoàn thiện bộ máy lập kế hoạch: ...........................................................25
1.6.2. Hoàn thiện hệ thống thông tin thực hiện dự án: .....................................26
1.6.3. Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch một cách hệ thống: ....................27
Chương 2: THC TRNG V CôNG TáC LP K HOCH tổ chức THC
HIN D áN TI CôNG TY C PHN XâY LP Và THNG MI NHT
ANH ................................................................................................................. 36
2.1 Khái quát chung v công ty Cổ phần xây lp v thng mi Nht anh. .........36
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
2.1.1. Quá trình hình thnh v phát trin ca công ty Cổ phần x©y lắp và
thương mại Nhật Anh. ......................................................................................36
2.1.2. Chc nng, nhim v ca công ty CP xây lp và thương mại Nhật Anh.
..........................................................................................................................38
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty CP xây lp v thng mi Nht Anh. .........38
2.2. Thc trng công tác lp k hoch t chc thc hin d án ca công ty CP xây
lp v thng mi Nht Anh. ................................................................................42
2.2.1. B máy v công tác lập kế hoạch thùc hiƯn dù ¸n. .................................42
2.2.2. C¸c căn c lp k hoch thc hin d án ca công ty. ...........................46
2.2.3. Quy tr×nh lập kế hoạch thực hiện dự án ca công ty. .............................50
2.2.4. Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch thực hiện dự án của công ty.
..........................................................................................................................51
2.2.4.1. Hạn chế trong xây dựng quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án ....56
2.2.4.2. Hạn chế năng lực trong bộ máy lập kế hoạch thực hiện dự án. .......57
2.2.4.3. Hạn chế trong thông tin phục vụ lập kế hoạch thực hiện dự án. .....61
2.2.4.4. Hạn chế trong trình độ cán bộ làm công tác lập kế hoạch ..............63
Chương 3: MộT Số GIảI PHáP HOàN ThiệN CÔNG TáC lập kế hoạch
tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần xây lắp và
thương mại nhật anh.............................................................................. 65
3.1. nh hướng phát triển của Công ty cổ xây lắp và thương mại Nhật Anh. ....65
3.1.1. Những thuận lợi, khó khăn. ....................................................................65
3.1.1.1. Thuận lợi: ........................................................................................65
3.1.1.2. Những khó khăn: .............................................................................66
3.1.2. Nhiệm vụ và định hướng phát triển. .......................................................67
3.1.2.1. Định hướng phát triển: ....................................................................67
3.1.2.2. Nhiệm vụ chủ yếu trong thời gian tới: ............................................68
3.1.2.3. Mục tiêu trong thời gian tới: ...........................................................69
3.2. Mét sè gi¶i pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại
công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh. ...............................................70
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
3.2.1. Giải pháp xây dựng quy trình chuẩn trong cơng tỏc lp k hoch thc
hin d ỏn. ........................................................................................................70
3.2.2. Giải pháp hon thiện tổ chức bộ máy lập kế hoạch dự án. .....................72
3.2.3. Xây dng h thng thông tin phc v công tác lập k hoch thực hiện dự
án. .....................................................................................................................80
3.2.4. Giải pháp đào tạo cán bộ làm công tác lập kế hoạch. .............................84
TểM TT LUN VN .................................................................................... 94
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
DANH MC HèNH V
Hình 1.1. Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án. ............................................ 8
Hình 1.3. Các hoạt động cụ thể trong quá trình lập kế hoạch dự án. .............. 23
Hình 1.4. Ví dụ về mạng lưới ưu tiên trong dự án xây nhà. ............................ 31
Hình 1.5. Sơ đồ ưu tiên về quy mô thời gian. .................................................. 32
Hình 1.6. Hai công việc "tiền nhiệm". ............................................................ 33
Hình 1.7. Nhiều việc bắt đầu sau một quyết định. .......................................... 33
Hình 1.8. Mối quan hệ chéo. ........................................................................... 34
Hình 1.9. Tránh các hoạt động "treo" (như A và F). ....................................... 34
Hình 2.1. S t chc b máy qun lý ca Công ty CP xây lp v thng
mi Nht Anh. ................................................................................................. 39
Hình 2.2. Mô hình công ty tự trực tiếp quản lý dự án. .................................... 47
Hình 2.3. Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay. ....................................... 48
H×nh 2.4. Cơ cấu ngành nghề SXKD ca công ty CP XL-TM Nht Anh. ...... 49
Hình 2.5. Quy trình lp k hoch thc hin d án ca c«ng ty....................... 50
Hình 3.1. Quy trình lập kế hoạch của Công ty Cổ phần xây lắp và thương mại
Nhật Anh ......................................................................................................... 71
Hình 3.2. Quan hệ giữa các bộ phận trong cơng tác lập kế hoạch. ................. 76
Hình 3.3. Quan hệ giữa công ty với các bên liên quan đến dự ỏn. ................. 76
Hình 3.4. Qui định về cập nhật số liệu và báo cáo. ......................................... 83
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
DANH MC BNG
Bảng 1.2. Các phương pháp kiểm soát tiến độ. ............................................... 19
Bảng 2.6. Thống kê số dự án trễ tiến độ và tăng chi phí. ................................ 57
Bảng 2.7. Thống kê mức độ trễ tiến độ của các dự án. ................................... 58
Bảng 2.8. Thống kê nguyên nhân trễ tiến độ................................................... 58
Bảng 2.9. Thống kê nguyên nhân tăng kinh phí của dự án. ............................ 58
Bảng 2.10. Thống kê dự án xảy ra mất an toàn lao động trong khi thực hiện dự
án. .................................................................................................................... 60
Bảng 2.11. Thống kê trình độ nhân lực làm công tác lập kế hoạch tổ chức thực
hiện dự án (thời điểm 2009). ........................................................................... 63
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1. SXKD :
Sản xuất kinh doanh
2. CP:
Cổ phần
3. XL-TM:
Xây lắp và thương mại
4. SXCN:
Sản xuất công nghiệp
5. KH:
Kế hoạch
6. TH:
Thực hiện
7. CPM :
Phương pháp đường găng
8. PERT:
Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án
9. WBS:
Phân tách cấu trúc cơng việc
10. BCWP:
Chi phí kế hoạch cho cơng việc thực hiện
11: BCWS:
Chi phí cho cơng việc theo k hoch
12: CPI:
Ch s chi phớ
Nguyễn Văn Thái
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Phần mở đầu
Tính cấp thiết của đề tài:
Với chính sách më cưa cđa Nhµ níc, ngµy cµng cã nhiỊu doanh nghiệp tham
gia thị trường xây lắp công nghiệp. Các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng quyết
liệt, đặc biệt ở các tỉnh, thành phố có nhiều khu công nghiệp.
Với tình hình cạnh tranh mạnh mẽ như thế, cách tổ chức, thực hiện dự án của
công ty Cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh hiện tại lại tỏ ra không hiệu quả,
bộc lộ nhiều hạn chế. Thống kê từ năm 2007 đến năm 2009 cho thấy có 62,5% số dự
án trễ tiến độ, 37,5% số dự án tăng chi phí. Điều đó chứng tỏ phương án triển khai
những công trình, dự án của công ty còn chưa tốt. Có thể có nhiều nguyên nhân
nhưng theo tìm hiểu và đánh giá điều hạn chế nhất là công tác xây dựng kế hoạch
chiến lược nói chung và xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện dự án nói riêng. Việc
trễ tiến độ, không đáp ứng yêu cầu kịp thời công việc của khách hàng và tăng kinh
phí thực hiện dự án đà tạo cơ hội cho các doanh nghiệp khác chiếm thị phần, đẩy
công ty vào thế bất lợi.
Trước tình hình đó, trong những cuộc họp, thảo luận của Hội đồng quản trị
công ty vấn đề đặt ra là làm sao giải quyết được vấn đề hạn chế trong công tác lập
kế hoạch, nâng cao hiệu quả công tác triển khai thực hiện dự án, nhằm đáp ứng yêu
cầu khách hàng và mang lại giá trị gia tăng trong mỗi dự án mà công ty đà và đang
thực hiện. Đó là lý do tác giả chọn đề tài Phõn tớch v xuất một số giải pháp
hồn thiện cơng tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại công ty cổ phần
Xây lắp và Thương mại Nhật Anh” lµm luËn văn tốt nghiệp Cao học quản trị kinh
doanh của mình.
1. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về lập kế hoạch quản lý và thực hiện dự án.
- Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch tổ chức thực hiện dự án tại Công
ty.
- Trên cơ sở phân tích thực trạng, luận văn sử dụng lý thuyết về kế hoạch
quản trị dự án để tìm ra nguyên nhân yếu kém và đề ra các giải pháp khắc
Nguyễn Văn Thái
1
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
phục, góp phần hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại công ty
cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu lý thuyết về quản lý dự án,
qui trình và nội dung công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây
lắp và thương mại Nhật Anh.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Đề tài nghiên cứu thực trạng công tác lập kế
hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh, từ đó
đưa ra các giải pháp cụ thể tập trung vào nhưng vấn đề nhằm hoàn thiện công tác lập
kế hoạch thực hiện dự án tại đơn vị.
3. Phương pháp nghiên cứu:
Để có cơ sở phân tích, đánh giá và đề ra giải pháp hoàn thiện công tác kế
hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh, đề tài
đà sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp nghiên cứu, thu tập thông tin: Các số liệu phục vụ cho đề tài được
thu thập từ các phòng chức năng của Công ty ( Phòng đầu tư phát triển, Phòng kinh
tế kế hoạch , Phòng tổ chức lao động, Phòng tài chính kế toán..), các website của Bộ
Kế hoạch đầu tư, Bộ Công thương, Bộ Xây dựng, Bộ Tài chính
Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực tế
và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành
có liên quan để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ sở vững vàng để đưa ra
những nhận xét và đề xuất các giải pháp thực hiện.
Phương pháp liên kết, hợp tác với các chuyên gia, tư vấn cũng được coi trọng
trong việc thực hiện giải pháp có tính mới ở lĩnh vực xây dựng kế hoạch trong thực
hiện dự án.
4. Kết cấu của luận văn:
Những nội dung cơ bản của luận văn gồm các chương sau đây:
Chương I: Cơ sở lý thuyết về quản lý dự án và lập kế hoạch thực hiện dự án.
Chương II: Đánh giá thực trạng công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại
Công ty cổ phần xây lắp và thương mại Nhật Anh.
Nguyễn Văn Thái
2
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự
án tại công ty.
5. Đóng góp, giải pháp hoàn thiện của đề tài:
- Làm rõ lý luận và phương pháp luận về lập kế hoạch quản lý dự án .
- Phân tích thực trạng, tím ra nguyên nhân yếu kém trong công tác lập kế
hoạch thực hiện dự án của Công ty.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể để khắc phục những yếu kém, góp phần hoàn
thiện công tác lập kế hoạch thực hiện dự án tại Công ty cổ phần xây lắp và
thương mại Nhật Anh.
Nguyễn Văn Thái
3
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Chương 1: cơ sở lý luận về dự án và lập kế hoạch cho dự
án
1.1. Khái niệm về dự án.
1.1.1. Các khái niệm về dự án:
Có nhiều cách định nghĩa dự án. Tuỳ theo mục đích mà nhấn mạnh một khía
cạnh nào đó. Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu
tĩnh và cách hiểu động. Theo cách hiểu tĩnh thì dự án là hình tượng về một
tình huống (một trạng thái) mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu động thì dự án là
nỗ lực lớn và phức tạp được tạo bởi nhiều công việc có liên quan lẫn nhau, nhằm
hoàn thành trong một thời gian xác định một tập hợp các mục tiêu đà được định
trước, với kế hoạch và nguồn lực đà được xác định rõ.
Theo nghị định 16/2005/CP về qui chế quản lý đầu tư xây dựng công trình: dự
án là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới, mở rộng hay cải tạo những
đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng
cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác
định.
1.1.2. Khái niệm về quản lý dự án:
Quản lý dự án là quá trình thực hiện các chức năng của quản lý nhằm đạt được
mục tiêu của dự án. Các chức năng của quản lý dự án bao gồm:
-
Lập kế hoạch dự án.
-
Tổ chức dự án.
-
Điều phối thực hiện dự án.
-
Kiểm tra giám sát dự án.
1.1.3. Các đặc trưng cơ bản của dự án:
- Dự án có mục đích, kết quả xác định. Tất cả các dự án đều phải có kết quả
xác định rõ. Kết quả này có thể là một toà nhà, một dây chuyền sản xuất hiện đại
hay là chiến thắng của một chiến dịch vận động tranh cử vào một vị trí chính trị.
Mỗi dự án lại gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ cần được thực hiện. Mỗi nhiệm vụ
cụ thể có kết quả riêng, độc lập. Tập hợp các kết quả của các nhiệm vụ hình thành
nên kết quả chung của dự án. Nói cách khác, dự án là một hệ thống phức tạp, được
Nguyễn Văn Thái
4
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
phân chia thành nhiều bộ phận, phân hệ khác nhau để thực hiện và quản lý nhưng
đều phải thống nhất đảm bảo các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và việc hoàn
thành với chất lượng cao.
- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn. Dự án là một
sự sáng tạo. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình
thành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc. Dự án không kéo dài mÃi mÃi.
Khi dự án kết thúc, kết quả dự án được giao cho một bộ phận quản lý vận hành,
nhóm quản lý dự án giải tán.
- Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo (mới lạ). Khác với quá
trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phải là sản phẩm sản
xuất hàng loạt mà có tính khác biệt cao. Sản phẩm và dịch vụ do dự án đem lại là
duy nhất, hầu như không lặp lại như Kim Tự Tháp ở Ai Cập hay đê chắn lũ sông
Thamse ở London. Tuy nhiên, ë nhiỊu dù ¸n kh¸c, tÝnh duy nhÊt Ýt râ ràng hơn và bị
che đậy bởi tính tương tự giữa chúng. Nhưng điều khẳng định là chúng vẫn có thiết
kế khác nhau... Điều ấy cũng tạo nên nét duy nhất độc đáo, mới lạ của dự án.
- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tương tác phức tạp giữa các bộ phận
quản lý chức năng với quản lý dự án. Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên
hữu quan như chủ đầu tư, các nhà tư vấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nước,
người hưởng thụ dự án. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư mà
sự tham gia của các thành phần trên cũng khác nhau. Giữa các bộ phận quản lý chức
năng và bộ phận quản lý dự án thường xuyên có quan hệ với nhau và cùng phối hợp
thực hiện nhiệm vụ nhưng mức độ tham gia của các bộ phận không giống nhau. Để
thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường
xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác.
- Môi trường hoạt động va chạm, quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia nhau
cùng một nguồn lực khan hiếm của tổ chức. Dự án cạnh tranh lẫn nhau và với các
hoạt động tổ chức sản xuất khác về tiền vốn, nhân lực, thiết bị.... do đó, môi trường
dự án có nhiều quan hệ phức tạp nhưng năng động.
- Tính bất định và độ rủi ro cao, hầu hết các dự án đòi hỏi qui mô tiền vốn,
vật tư và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Mặt
Nguyễn Văn Thái
5
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
khác, thời gian đầu tư và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tư phát triển thường có
độ rủi ro cao.
1.2. Phân loại dự án.
Phân loại theo nguồn vốn đầu tư:
- Đầu tư bằng nguồn vốn trong nước.
- Đầu tư bằng nguồn vốn ngoài nước.
- Đầu tư bằng nguồn vốn chủ sở hữu.
- Đầu tư bằng nguồn vốn vay.
Theo nghị định 16 của Chính phủ ngày 7/2/2005 dự án được phân loại thành:
- Vốn ngân sách nhà nước.
- Vốn tín dụng do nhà nước bảo lÃnh, vốn đầu tư phát triển của nhà nước.
- Vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước.
- Vốn khác bao gồm vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn.
Phân loại theo qui mô đầu tư:
- Theo tổng mức đầu tư.
- Theo diện tích đất sử dụng.
- Theo mức độ sử dụng lao động.
Qui mô dự án càng lớn, quản lý càng phức tạp đòi hỏi có những công cụ chuyên
biệt.
Phân loại theo mục đích và tính chất đầu tư:
- Đầu tư mới.
- Đầu tư mở rộng.
- Đầu tư thay thế.
Phân loại theo cách thức quản lý và sử dụng vốn:
- Đầu tư trực tiếp: chủ đầu tư trực tiếp tham gia quản lý vốn. Gồm hai loại:
+ Đầu tư phát triển: gia tăng giá trị tài sản.
+ Đầu tư dịch chuyển: dịch chuyển quyền sở hữu.
- Đầu tư gián tiếp: chủ đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý vốn.
1.3. Lập kế hoạch thực hiện dự án:
Lập kế hoạch thực hiện dự án là một trong những chức năng quan trọng nhất
Nguyễn Văn Thái
6
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
của công tác quản lý dự án. Lập kế hoạch tốt cho phép hoàn thành các mục tiêu đề
ra và thực hiện dự án thành công. Công tác lập kế hoạch dự án bao gồm nhiều nội
dung. Từ việc lập kế hoạch tổng thể dự án đến những kế hoạch chi tiết, từ kế hoạch
huy động vốn, phân tích vốn và các nguồn lực cần thiết cho dự án đến kế hoạch
quản lý chi phí, quản lý tiến độ.... từ kế hoạch triển khai thực hiện đến kế hoạch
"hậu dự ¸n" ...
1.3.1. Kh¸i niƯm vỊ lËp kÕ ho¹ch dù ¸n:
+ Lập kế hoạch: K hoch l tp hp các mc tiêu v các phng thc t
c mc tiêu đó
[7, 9].
Lập kế hoạch là việc thiết lập một trình tự hành động xác định có thể dự đoán
trước để thực hiện một công việc, nó còn là một công cụ quản lý cần thiết để tạo
điều kiện hiểu được các vấn đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua
lại lẫn nhau. Quá trình lập kế hoạch là quá trình ra quyết định bởi vì nó liên quan tới
việc chọn giữa các khả năng khác nhau nhằm đạt được những kết quả, mục tiêu và
mục đích mong muốn.
+ Lập kế hoạch thực hiện dự án: Là hoạt động diễn ra trong suốt quá trình từ
khi bắt đầu thực hiện dự án đến khi bàn giao kết thúc dự án với nhiều loại kế hoạch
khác nhau. Việc lập tiến độ tổ chức dự án phải theo một trình tự lôgic, xác định
mục tiêu và các phương pháp để đạt mục tiêu của dự án, dự tính những công việc
cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành
tốt mục tiêu đà xác định của dự án. Lập kế hoạch dự án là tiến hành chi tiết hóa
những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương
trình biện pháp để thực hiện các công việc đó.
[1, 55].
1.3.2. Tác dụng của việc lập kế hoạch dự án:
+ Đảm bảo đạt được mục tiêu.
+ Đảm bảo trình tự công việc.
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực.
+ Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng của dự án.
+ Là căn cứ để kiểm tra giám sát, đánh giá tiến trình thực hiện dự án về các
Nguyễn Văn Thái
7
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
mặt: thời gian, chi phí, chất lượng...
+ Để truyền thông tin, giao tiếp và phối hợp tốt hơn.
+ Là cơ sở tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân lực cho dự án.
+ Lập kế hoạch dự án tốt có tác dụng làm giảm thiểu mức độ rủi ro không
thành công của dự án, tránh được tình trạng không khả thi.
+ Huy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án.
1.3.3. Các nguyên nhân kế hoạch thất bại thường gặp:
+ Kế hoạch được xây dựng trên số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác.
+ Mục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp.
+ Kế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác.
+ Kế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh.
+ Kế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai lệch.
+ Thông tin thiếu cập nhật, không có sự liên kết thông tin dự án.
1.3.4. Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án.
Hình 1.1. Các bước lập kế hoạch thực hiện dù ¸n.
Xác định mục tiêu.
Phân tách cấu trúc cơng việc.
Kế hoạch tổ chức.
Lập tiến độ và phân phối nguồn lực.
Kế hoch ti chớnh.
K hoch kim soỏt.
[1, 58].
Xác định mục tiêu dự án:
Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu cụ thể của dự án.
Một số mục tiêu cụ thể là:
Nguyễn Văn Thái
8
Cao học Quản trÞ kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
+ Mức lợi nhuận do dự án tạo ra.
+ Thị phần của doanh nghiệp dự kiến tăng thêm nếu thực hiện dự án.
+ Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
+ Mục tiêu kinh tế xà hội khác.
Điều đặc biệt quan trọng là các mục tiêu dặt ra cần phải S.M.A.R.T:
+ Cụ thể ( Specific)
+ Đo được (Measurable)
+ Phân công được (Assignable)
+ Thùc tÕ (Realistic)
+ Cã tÝnh giíi h¹n (Time- bound)
Phân tách cấu trúc công việc:
Giai đoạn này tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu. Lập
kế hoạch dự án trở nên thực sự hiệu quả khi có đầy đủ, rõ ràng các thông tin cần
thiết về nhiệm vụ phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu dự án. Nội dung của giai đoạn
xác định c«ng viƯc bao gåm mét sè c«ng viƯc nh lËp danh mục và mà hóa công
việc dự án, trình bầy sơ đồ phân tách cấu trúc công việc (WBS),... trong đó WBS là
quan trọng nhất và là cơ sở cho tất cả các bước từ lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát
dự án.
Lập danh mục và mà hóa công việc. Bước đầu tiên trong việc phát triển kế
hoạch là việc xác định và lập danh mục các công việc phải được thực hiện để hoàn
thành dự án, sau đó mà hóa các công việc này.
Khái niệm phân tách cấu trúc công việc (WBS)
Phân tách cấu trúc công việc (WBS) là phương pháp xác định có hệ thống các
công việc của một dự án bằng cách chia dần (chia nhỏ) toàn bộ dự án ra thành
những công việc, gói công việc nhỏ hơn cho đến khi:
- Tất cả những công việc có ý nghĩa được xác định (các hoạt động không bị
chồng chéo).
- Bản thân mỗi công việc có thể được lập kế hoạch, lập dự toán, được giám
sát và kiểm tra.
Về hình thức, sơ đồ WBS giống như một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các
Nguyễn Văn Thái
9
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
công việc cần thực hiện của dự án. Các bậc trên cùng phản ánh mục tiêu cần thực
hiện. Các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của mục tiêu. Cấp độ thấp nhất
là những công việc cụ thể. Số lượng các cấp bậc của sơ đồ WBS phụ thuộc vào qui
mô và độ phức tạp của dự án.
Phương pháp thực hiện phân tích cấu trúc công việc (WBS).
Có thể phát triển sơ đồ WBS theo nhiều phương pháp. Ba phương pháp
thường được sử dụng là:
- Phương pháp thiết kế dòng (phương pháp lôgic)
- Phương pháp phân tách theo các giai đoạn hình thành và phát triển (chu kỳ)
- Phương pháp phân tách theo mô hình tổ chức (chức năng).
Trong thực tế sử dụng, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng kết hợp các
phương pháp trên. Tuy nhiên, không nên kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một
cấp bậc.
Thông thường có thể sử dụng sáu cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, ba
cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật. ở cấp độ cuối cùng có thể là một công
việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết. Tuy nhiên, mức độ chi tiết của
các công việc ở mức độ cuối chỉ nên vừa đủ để làm sao có thể phân phối chính xác
nguồn lực và kinh phí cho từng công việc, lại cho phép giao nhiệm vụ đúng người,
để người nhận trách nhiệm một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi công
việc đó đà hoàn thành hay chưa?, và nếu hoàn thành rồi thì có thành công hay
không?.
Phân tách công việc cần được thực hiện ngay từ khi xác lập xong mục tiêu dự
án. Người thực hiện là đội ngũ cán bộ chủ chốt tham gia quản lý dự án trong tất cả
các lĩnh vực. Các nhà quản lý thảo luận, xem xét từng giai đoạn chủ yếu, từng lĩnh
vực liên quan khi thực hiện phân tách công việc. Phân tách công việc cần đảm bảo
yêu cầu: dễ quản lý, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau
và vẫn phản ánh được tiến độ thực hiện dự án.
Tác dụng của WBS:
WBS là cơ sở để thực hiện các nhiệm vụ quản lý khác của dự án. Nó có
những tác dụng chính sau đây:
Nguyễn Văn Thái
10
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
+ Trên cơ sở sơ đồ WBS, có thể giao nhiệm vụ, xác định trách nhiệm cụ thể của
từng cá nhân, bộ phận đối với mỗi công việc dự án. WBS làm cho mọi người đều
quan tâm hơn đến dự án và làm cho các nhóm dự án hiểu được yêu cầu của nhau.
+ WBS là cơ sở phát triển trình tự và thứ tự quan hệ trước sau giữa các công
việc, là cơ sở lập sơ đồ PERT/ CPM.
+ WBS là cơ sở xây dựng các kế hoạch chi tiết và điều chỉnh các kế hoạch tiến
độ thời gian, phân bổ các nguồn lực cho từng công việc dự ¸n. VÝ dơ, viƯc bè trÝ lao
®éng, m¸y mãc thiÕt bị cũng như việc lập dự toán chi phí theo phương pháp từ dưới
lên... đều căn cứ vào sơ đồ WBS.
+ WBS là cơ sở để đánh giá hiện trạng và kết quả thực hiện các công việc dự án
trong từng thời kỳ.
+ Với sơ đồ WBS, các nhà quản lý dự án trong quá trình kế hoạch tiến độ,
nguồn lực và chi phí sẽ tránh được những sai sót hoặc bỏ quên một số công việc nào
đó.
Lập những chú giải cần thiết:
Để phát triển một kế hoạch dự án, đối với mỗi công việc trong sơ đồ WBS
cần lập chú giải chi tiết. Bảng chú giải cho sơ đồ WBS bao gồm những thông tin sau:
+ Liệt kê những yếu tố đầu vào cần thiết, những bản vẽ kỹ thuật, các kết quả
cuối cùng cần đạt được cho từng công việc. Ví dụ, khi trình bầy kết quả cđa mét dù
¸n ph¸t triĨn m¸y tÝnh cã thĨ liƯt kê sản phẩm phần cứng, phần mềm, các báo cáo...
+ Chỉ rõ các nhà cung cấp, nhà thầu phụ liên quan (chỉ rõ xem cần đòi hỏi
người khác điều gì để bắt đầu công việc?).
+ Xác định nhu cầu về cán bộ, lao động để thực hiện từng công việc. Xác định
qui mô thiết bị, hệ thống nhà xưởng, điện, nước, nguyên liệu, tiền vốn... cho các
công việc dự án.
+ Liệt kê trách nhiệm cá nhân và tổ chức đối với từng nhiệm vụ.
Các cá nhân và tổ chức chịu trách nhiệm xây dựng WBS cần phải kiểm tra lại
hồ sơ đà thiết lập, các ước lượng thời gian và ngân sách. Mục đích làm rõ tính chính
xác của sơ đồ WBS, của các dự toán và kiểm tra tính liên hệ lẫn nhau giữa các công
việc.
Nguyễn Văn Thái
11
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Yếu tố thành công của WBS:
+ Tình trạng và sự hoàn thành của công việc có thể được xác định.
+ Gói công việc có những công việc khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng.
+ Gói công việc phải quen thuộc, thời gian chi phí và các nguồn lực khác phải
được dự báo một cách dễ dàng.
+ Gói công việc bao gồm những phần công việc nhỏ có thể quản lý, xác định
được và phải tương đối độc lập với các công việc khác.
+ Gói công việc thường được thực hiện liên tục và đảm nhận phần việc chuyên
môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án.
Lập kế hoạch tiến độ:
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập
mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án
và quản lý các tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho
phép và những yêu cầu về chất lượng đà định.
Mục đích của quản lý thời gian là làm cho dự án hoàn thành đúng thời hạn
trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng yêu cầu chất lượng.
Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần
cho công việc dự án. Trong môi trường dự án, chức năng quản lý thời gian và tiến độ
quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết
hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp
dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng.
Mạng công việc
- Khái niệm và tác dụng:
Mạng công việc là kỹ thuật trình bầy kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ
mối quan hệ liên tục giữa các công việc đà được xác định cả về thời gian và thứ tự
trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và sự kiện.
Mạng công việc có các tác dụng chủ yếu sau:
+ Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án.
+ Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án.
Trên cơ sở đó, xác định các công việc găng và đường găng của dự án.
Nguyễn Văn Thái
12
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
+ Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ công việc.
+ Nó cho phép xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp
nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào có thể thực hiện đồng thời để
đạt được mục tiêu về thời hạn hoàn thành dự án.
+ Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát và điều hành dự án.
Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau
giữa các công việc của dự án. Có số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công
việc dự án như sau:
Phụ thuộc bắt buộc là mèi quan hƯ phơ thc, b¶n chÊt tÊt u (chđ yếu là
tất yếu kỹ thuật) không thể khác được giữa các công việc dự án, ở đây có bao hàm
cả ý giíi h¹n vỊ ngn lùc vËt chÊt.
Phơ thc t ý là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý
dự án. Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn vỊ c¸c lÜnh
vùc kinh tÕ , x· héi kü tht liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những
rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp.
Phụ thuộc bên ngoài là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với
các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các
yếu tố bên ngoài.
- Phương pháp biểu diễn mạng công việc:
Có hai phương pháp biểu diễn mạng công việc. Đó là phương pháp AOA
(Activities on arrow) và phương pháp AON (Activities on node). Cả hai phương
pháp này đều có chung nguyên tắc là: để có thể bắt đầu một công việc mới thì các
công việc sắp xếp trước nó phải hoàn thành, các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái
sang phải, phản ánh quan hệ logíc trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi
tên lại không có ý nghĩa phản ánh độ dài thời gian. Phương pháp AOA biểu diễn
công việc trên mũi tên, phương pháp AON biểu diễn công việc trên nút.
Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT (Program Evaluation And
Review Technique) và phơng pháp đường găng CPM (Critical Path Method)
Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là kỹ thuật tổng
quan và đánh giá dự án (PERT) và phương pháp đường găng (CPM).
Nguyễn Văn Thái
13
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
- Xây dựng sơ đồ PERT:
PERT là mạng công việc bao gồm các sự kiện và công việc. Theo phương
pháp AOA, mỗi công việc được thực hiện bằng một đoạn thẳng nối hai đỉnh (sự
kiện) và có mũi tên chỉ hướng. Các sự kiện được biểu diễn bằng vòng tròn (nút) và
được đánh số liên tục theo chiều từ trái sang phải và từ trên xuống dưới, do đó, đầu
mũi tên có số lớn hơn đuôi mũi tên. Một sơ đồ PERT chỉ có một điểm đầu và một
điểm cuối.
- Khái niệm GANTT:
Biểu đồ GANTT là phơng pháp trình bầy tiến trình thực tế cũng như kế hoạch
thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của GANTT là
xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án.
Tiến độ này phụ thuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳ hạn
phải tuân thủ.
Tác dụng và hạn chế của GANTT:
Biểu đồ GANTT có một số tác dụng sau:
+ Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng
như kế hoạch của từng công việc và tình hình chung của toàn bộ dự án.
+ Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến.
+ Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc
nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó có biện pháp đẩy nhanh
tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính liên tục và tái phân phối lại
nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý trong sư dơng ngn lùc.
+ BiĨu ®å thêng cã mét sè ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gian
quan trọng, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc.
+ Biểu đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp
phân phối nguồn lực hợp lý nhất. Trên cơ sở hai biểu đồ GANTT bè trÝ ngn lùc
nµy cã thĨ lùa chän mét biểu đồ hợp lý nhất.
Hạn chế của GANTT:
+ Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện
thì biểu đồ GANTT không thể chỉ ra đúng và đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa
Nguyễn Văn Thái
14
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
các công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại biểu đồ thì việc thực
hiện rất khó khăn và phức tạp.
+ Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công việc nào khi biểu đồ phản ánh
quá nhiều công việc liên tiếp nhau.
Phân phối nguồn lực cho dự án:
Khái niệm và tác dụng biểu đồ phụ tải nguồn lực:
- Khái niệm:
Biểu đồ phụ tải nguồn lực phản ánh số lượng từng loại nguồn lực cần thiết
theo kế hoạch tiến độ hiện tại trong một thời kỳ nhất định cho từng công việc hoặc
toàn bộ vòng đời dự án.
- Tác dụng của biểu đồ phụ tải:
Trình bầy bằng hình ảnh nhu cầu cao thấp khác nhau về một loại nguồn lực
nào đó trong từng giai đoạn.
Là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất, cung ứng nguyên vật liệu, thiết bị... cho dự
án.
Là cơ sở để các nhà quản lý dự án điều phối, bố trí nguồn lực khan hiếm theo
yêu cầu tiến độ dự án.
Dự toán ngân sách cho dự án:
Dự án bao gồm nhiều công việc, nhiều khoản mục chi phí khác nhau nên
ngân sách dự án có thể dự toán theo khoản mục chi phí hoặc theo công việc. Với
mỗi tổ chức, ngân sách là hữu hạn nên ngân sách cần được quản lý chặt chẽ sao cho
việc chi đạt hiệu quả cao.
Khái niệm dự toán ngân sách:
Dự toán ngân sách được thùc hiƯn cïng lóc víi viƯc dù tÝnh thêi gian của dự
án. Theo nghĩa rộng dự toán ngân sách dự án bao gồm cả việc xây dựng cơ cấu phân
tách công việc (WBS) và việc xác định xem cần dùng những nguồn lực vật chất nào
(nhân lực, thiết bị, nguyên liệu) và mỗi nguồn cần bao nhiêu để thực hiện từng công
việc của dự án. Theo nghĩa hẹp có thể định nghĩa như sau:
Dự toán ngân sách là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án
nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất lượng và tiến độ của dự án.
Nguyễn Văn Thái
15
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
Các phương pháp dự toán ngân sách:
- Dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp:
Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu tiên cần xây dựng
khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính. Trên cơ sở này các nhà quản lý
cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình nhu cầu ngân sách của đơn vị mình. Người đứng
đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân sách xuống cấp thấp hơn
(tổ, nhóm...). Việc xây dựng ngân sách được thực hiện ở các cấp. Sau đó, quá trình
tổng hợp ngân sách được bắt đầu từ đơn vị thấp nhất đến cấp cao hơn. Ngân sách chi
tiết của dự án được tổng hợp theo cơ cấu tổ chức dự án, sau đó tổng hợp thành ngân
sách tổng thể của doanh nghiệp, đơn vị. Đồng thời với việc chuyển yêu cầu lập dự
toán ngân sách, cấp trên chuyển xuống cấp dưới những thông tin liên quan như: khả
năng tăng thêm việc làm, tiền lương, nhu cầu về vốn, những công việc được ưu tiên
cao, công việc không được ưu tiên ... làm cơ sở cho các cấp lập dự toán chính xác.
Cuối cùng, các nhà quản lý cấp cao xem xét và hiệu chỉnh ngân sách của các bộ
phận mình cho đến khi đạt yêu cầu.
Ưu điểm của phương pháp: Ngân sách được hình thành với sự tham gia của
nhiều cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ
động của đơn vị.
Nhược điểm của phương pháp: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều
thời gian. Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị
mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn .
- Dự toán ngân sách theo dự án:
Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán ngân sách trên cơ sở các
khoản thu và chi phát sinh theo từng công việc và được tổng hợp theo dù ¸n.
C¸c bíc thùc hiƯn:
+ Dù tÝnh chi phÝ cho từng công việc dự án.
+ Xác định và phân bổ chi phÝ gi¸n tiÕp.
+ Dù tÝnh chi phÝ cho tõng năm và cả vòng đời dự án.
Lập kế hoạch kiểm soát:
Khái niệm và thuật ngữ:
Nguyễn Văn Thái
16
Cao học Quản trị kinh doanh
Luận văn thạc sĩ khoa học
Khoa Kinh tế & Quản lý
- Kiểm soát dự án là quá trình thu thập dữ liệu và thông tin về việc thực hiện
dự án và các thay đổi về môi trường; so sánh các dữ liệu thu thập được với kế hoạch
dự án, tiêu chuẩn thực hiện hoặc các tác động mong muốn, điều này có thể bao gồm
cả việc dự đoán các kết quả của dự án; đề xuất các hoạt động sửa sai hoặc điều
chỉnh nếu cần thiết, điều này có thể bao gồm cả việc rút ra bài học kinh nghiệm cho
các dự án khác trong tương lai, trong trường hợp đánh giá sau dự án.
- Theo dõi dự án là quá trình thu thập thường xuyên các dữ liệu chính xác
theo thời gian về việc thực hiện dự án.
- Đánh giá dự án là quá trình xác định tính hiệu quả và tác động các hoạt
động của dự án trên mục tiêu mục đích của dự án. Càng hệ thống và khách quan
càng tốt.
Tác dụng của kiểm soát dự ¸n:
HƯ thèng kiĨm so¸t dù ¸n cã t¸c dơng gióp các nhà quản lý dự án:
+ Quản lý tiến độ thời gian, đảm bảo yêu cầu kế hoạch.
+ Giữ cho chi phí trong phạm vi ngân sách được duyệt.
+ Phát hiện kịp thời những tình huống bất thường nảy sinh và đề xuất biện
pháp giải quyết.
Các phương pháp kiểm soát dự án:
- Phương pháp sử dụng các mốc giới hạn:
Các mốc giới hạn (mốc thời gian) của dự án là các sự kiện được dùng để đánh
giá một quá trình, một giai đoạn của dự án. Chúng có thể được ghi lại dưới dạng đồ
thị hoặc các từ ngữ. Phương pháp này được coi là một công cụ để giám sát dự án, nó
làm cho mọi người trong dự án hiểu được tình trạng thực của dự án và có thể đưa ra
các biện pháp điều chỉnh cần thiết.
- Phương pháp kiểm tra giới hạn:
Kiểm tra giới hạn liên quan đến việc xác lập một phạm vi giới hạn cho phép
để quản lý dự án. So sánh giá trị đo được trong thực tế với mức độ chuẩn xác lập ban
đầu và thực hiện những hành động cần thiết khi giới hạn này bị vượt quá.
- Phương pháp phân tích giá trị thu được
Để đo lường tình hình thực hiện đối với toàn bộ dự án người ta dùng chỉ tiêu
Nguyễn Văn Thái
17
Cao học Quản trị kinh doanh
