Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội

1
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ KỸ THUẬT
ĐIỆN HÀ NỘI
I. NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY THIẾT BỊ KỸ THUẬT ĐIỆN HÀ NỘI:
1. Nhận xét về ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty:
Sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối
cùng là lợi nhuận. Để đạt được mục đích này, mỗi doanh nghiệp có một cách
đi khác nhau, các biện pháp khác nhau.
Tuy nhiên, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp
quan tâm là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm.
Bên cạnh đó là áp dụng các phương pháp quản lý mới vào trong quá trình sản
xuất cũng như điều hành Công ty.
Trong các doanh nghiệp sản xuất thiết bị điện, chi phí nguyên vật liệu là
một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Việc tăng cường
quản lý và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những biện pháp
góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu
quả sử dụng vốn lưu động. Tại Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội, đây là
một vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc.
Qua thời gian thực tập tại Công ty này, vận dụng lý luận vào thực tiễn
công tác kế toán vật liệu, em thấy có những mặt nổi bật sau:
Cùng với sự đi lên của Công ty, kế toán nói chung đặc biệt là khâu kế
toán vật liệu đã không ngừng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh
doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính
toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận đã liên quan.
1
2
-Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ theo hệ thống tài
khoản thống nhất hiện hành, kế toán nguyên vật liệu đã vận dụng tài khoản

phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu.
-Trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đã sử dụng phương pháp Sổ số
dư để hạch toán phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty, trình độ
của cán bộ kế toán, góp phần nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Đây là
phương pháp khá tốt phát huy được nhiều ưu điểm giúp Công ty nắm vững
được tình hình nhập- xuất- tồn kho của nguyên vật liệu.
-Xuất phát từ những đặc điểm vốn có của mình, Công ty đã tổ chức
công tác kế toán theo hình thức tập trung. Hình thức này phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm
tra, giám sát của kế toán đối với hoạt động của các phân xưởng cũnh như
phục vụ tốt công tác quản lý toàn Công ty.
-Hệ thống chứng từ ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, đầy đủ.
Quy trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý. Bên cạnh đó, số liệu kế toán
phản ánh trung thực, chính xác, rõ ràng tình hình hiện có, sự biến động của
vật liệu.
-Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng kế hoạch cung tiêu
đảm nhiệm với đội ngũ các đội thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn trong việc nắm
bắt giá cả vật liệu trên thị trường, trong việc tìm nguồn vật liệu và thu mua
các loại vật liệu, đảm bảo cung ứng kịp thời đầy đủ vật liệu để quá trình sản
xuất kinh doanh tiến hành liên tục.
-Kho vật liệu được sắp xếp có hệ thống và hợp lý phù hợp với quy mô
sản xuất của Công ty nhưng vẫn có những khó khăn nhất định. Đội ngũ thủ
kho có tinh thần trách nhiệm, tận tụy trong công việc nên việc tổ chức bảo
quản vật liệu, cấp phát vật liệu được tiến hành tốt.
2
3
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm có tác dụng tích cực đến việc tiết
kiệm chi phí nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở trên thì
công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cũng có những khó khăn và tồn
tại nhất định.

2. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty:
Bên cạnh những ưu điểm, Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội vẫn
còn một số hạn chế nhất định cần phải được cải tiến và hoàn thiện hơn cho
phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là:
*Hệ thống danh điểm vật liệu:
Hiện tại Công ty chưa xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu chi tiết.
Việc lập danh điểm, quản lý vật liệu đơn giản chỉ là việc đánh số thứ tự cho
các vật liệu. Vì vậy, việc ghi chép còn cồng kềnh, đôi lúc sự đối chiếu giữa
kho và phòng kế toán còn xảy ra nhầm lẫn. Do đó phải xây dựng một hệ
thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Công ty.
*Đánh giá nguyên vật liệu:
Với một doanh nghiệp sản xuất, hoạt động nhập- xuất vật liệu diễn ra
thường xuyên với giá cả luôn biến động mà Công ty chỉ sử dụng giá thực tế
ddể hạch toán hàng ngày. Do đó, việc hạch toán không đảm bảo tính chính
xác, kịp thời ảnh hưởng tới việc tính giá thành sản phẩm sẽ dẫn đến điều vô
lý như: có trường hợp vật liệu xuất dùng trong tháng lớn hơn tri giá vật liệu
tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ mà trên thực tế là ngược lại. Do vậy, kế toán nên
sử dụng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày.
*Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Việc vận dụng phương pháp Sổ số dư vào công tác kế toán chi tiết
nguyên vật liệu tại Công ty chưa hoàn chỉnh. Thủ kho lập phiếu giao nhận
chứng từ nhập, xuất khi giao chứng từ cho kế toán. Như vậy việc ghi chép sẽ
3
4
không có hệ thống có thể bỏ sót nhầm lẫn việc kiểm tra đối chiếu giữa kho
và kế toán khó khăn, mất nhiều thời gian.
*Lập dự phòng:
Với số lượng, chủng loại vật liệu nhiều, có khối lượng lớn, giá cả luôn
luôn biến động mà Công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho nguyên vật liệu nên khi có biến động về giá cả nguyên vật liệu làm ảnh

hưởng tới giá thành sản phẩm và kết quả kinh doanh.
*Theo dõi thanh toán với người bán:
Công ty sử dụng tài khoản 331 để hạch toán cho cả hai trường hợp: trả
tiền ngay và trả chậm như vậy không đúng với chế độ kế toán và làm tăng
công việc của kế toán. Việc theo dõi thanh toán chưa chi tiết, cụ thể do Công
ty chưa sử dụng Sổ chi tiết số 2: Thanh toán với người bán.
*Tổ chức kho tàng về nhập- xuất vật liệu:
Việc sắp xếp, bố trí kho tàng của Công ty tương đối hợp lý. Nhưng với
một số loại vật liệu cồng kềnh chiếm nhiều diện tích, Công ty không đưa vào
kho để bảo quản mà để ra ngoài trời. Điều này đã làm cho vật liệu hư hỏng,
mất phẩm chất. Bên cạnh đó, hệ thống kho của Công ty nhỏ nên việc bảo
quản, lưu trữ vật liệu cũng gặp khó khăn. Vì vậy, Công ty cần sớm nâng cấp,
mở rộng hệ thống kho tàng để việc bảo quản, lưu trữ vật liệu đạt hiệu quả
chủ quan.
II. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ KỸ THUẬT ĐIỆN HÀ NỘI:
Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
Công ty là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có, tìm giải pháp khắc phục
những tồn tại, đảm bảo hạch toán đúng chế độ kế toán Nhà nước quy định và
đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
4
5
Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty, dựa trên những kiến thức đã học
cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Toản và các cô
chú trong Công ty, Em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau:
1. Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong Công ty:
Hiện nay ở Công ty, vật liệu được sắp xếp theo thứ tự từ vật liệu chính
đến vật liệu phụ. Điều này có thể gây ra một số cản trở trong việc ghi chép và
tìm kiếm một loại vật liệu nào đó. Vì vậy để thuận tiện cho việc hạch toán
vật liệu, bộ phận kế toán nên thiết lập hệ thống danh điểm vật liệu của doanh

nghiệp dựa trên cơ sở phân loại vật liệu. Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu
được chia thành loại, nhóm, thứ và mỗi loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu được
dùng một ký hiệu riêng biệt bằng chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy
cách, đơn vị tính của từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Ký hiệu đó được gọi là
số danh điểm vật liệu và được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Mỗi loại vật liệu được đánh một mã duy nhất. Sổ danh điểm vật liệu được
chia thành nhiều phần, mỗi phần dành một số trang để ghi cho từng loại
nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ta có thể quy ước:
TK 1521: Nguyên vật liệu chính.
TK 1522: Nguyên vật liệu phụ.
Trong đó nguyên vật liệu chính lại có thể chia ra như sau:
TK 1521. A01: Dây đồng 2,6 ly.
TK 1521. A02: Nhựa hạt PVC.
TK 1521. A03: Nhựa bột.
TK 1521. A04: Dầu DOP.
………………………….
Nguyên vật liệu phụ có thể danh điểm như sau:
TK 1522. A01: Dây đồng đỏ 0,55.
5
6
TK 1522. A02: Thép gió.
TK 1522. A03: Bìa cách điện.
TK 1522. A04: Que hàn.
Trong điều kiện của Công ty hiện nay, việc xây dựng sổ danh điểm vật
liệu có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và hạch toán chi tiết
nguyên vật liệu, là điều kiện để hạch toán kế toán trên máy vi tính. Việc xây
dựng sổ danh điểm vật liệu sẽ đảm bảo quản lý vật liệu một cách khoa học,
tránh nhầm lẫn, đảm bảo cho các bộ phận trong đơn vị phối hợp chặt chẽ
trong công tác quản lý vật liệu, thuận tiện trong công tác hạch toán, giúp ban

lãnh đạo nắm bắt được giá trị thực tế vật liệu để từ đó có phương hướng, biện
pháp và lập kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng
tồn kho.
Công ty lập sổ danh điểm theo mẫu sau:
Biểu số 17:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU
Đơn vị tính
S
T
T
Ký hiệu Tên, nhãn hiệu,
quy cách vật
liệu
Đơn
vị
Số
lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Ghi
chú
Nhóm Danh
điểm
1 1521 1521. A01 Dây đồng 2,6 Kg
2 1521. A02 Nhựa hạt PVC
3 1521. A03 Nhựa bột
4 ...

6
7
2. Về tính giá nguyên vật liệu:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội sử dụng giá thực tế trong hạch
toán chi tiết đối với nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm. Để việc
hạch toán được nhanh chóng, chính xác, Công ty nên sử dụng giá hạch
toán để tính giá nguyên vật liệu chính và bán thành phẩm xuất dùng như
đối với nguyên vật liệu phụ Công ty đã áp dụng. Công ty nên xây dựng và
dùng giá hạch toán ổn định trong một thời gian dài để khắc phục nhược
điểm của việc dùng giá hạch toán mỗi lần nhập nguyên vật liệu, như vậy
sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu. Để
tính được giá vật liệu xuất dùng trong kỳ, trước hết phải tính hệ số giữa giá
thực tế và giá hạch toán của từng loại vật liệu:
Hệ số
giá
=
Trị giá TT VL tồn đầu kỳ + Trị giá TT VL nhập trong kỳ
Trị giá HT VL tồn đầu kỳ + Trị giá HT VL nhập trong kỳ
Giá thực
tế vật
liệu xuất
=
Giá hạch
toán vật
liệu xuất
x
Hệ
số
giá

Trong Bảng kê số 3 “Tính giá thành thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ”, Công ty không có cột giá hạch toán đối với hai tài khoản 152 C và
152 B. Vì vậy, Công ty nên đưa vào Bảng kê số 3 cột giá hạch toán cho hai
tài khoản này.
7
8

3. Về kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Để hoàn thiện hơn nữa, kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương
pháp Sổ số dư đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán, phù hợp với điều kiện
của Công ty, kế toán chi tiết nguyên vật liệu nên lập phiếu giao nhận
chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu để giúp cho kế toán hạch
toán nhanh chóng, chính xác hơn. Khi lập phiếu này, trình tự công tác kế
toán nguyên vật liệu cần hoàn thiện như sau:
*Thủ kho:
-Mở thẻ kho.
-Căn cứ phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho.
-Định kỳ (3 đến 10 ngày) thủ kho làm thủ tục giao nhận chứng từ với
kế toán chi tiết nguyên vật liệu trên cơ sở phân loại các phiếu nhập, phiếu
xuất theo từng loại, từng nhóm vật liệu.
*Kế toán vật liệu:
-Theo phương pháp này, kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn về mặt giá trị (tiền) theo từng nhóm vật liệu.
-Định kỳ kế toán xuống kho để làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập,
xuất với thủ kho; trước đó kế toán phải kiểm tra chặt chẽ việc ghi chép của
thủ kho trên các thẻ kho.
Thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất được thực hiện trên các phiếu
giao nhận chứng từ nhập, xuất.
Biểu số 19:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP
8
9
Từ ngày…..đến ngày…..
Kho: Vật tư.
Nhóm NVL Số lượng chứng
từ
Số hiệu chứng từ Tiền
VL C- 152 C

Người nhận Thủ kho
Biểu số 20:
Công ty Thiết bị kỹ thuật điện Hà Nội.
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ XUẤT
Từ ngày…..đến ngày…..
Kho: Vật tư.
Nhóm
vật liệu
Số lượng
chứng từ
Số hiệu chứng từ Số tiền
Xuất lần 1 Hạn mức Xuất lần 1 Hạn mức


Người nhận Thủ kho
-Sau khi làm thủ tục giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán sẽ tính giá
trên từng phiếu nhập, phiếu xuất bằng cách lấy Số lượng x Đơn giá của từng
thứ để ghi vào cột số tiền trên phiếu nhập, phiếu xuất.
9
10

-Sau đó sẽ tổng hợp số tiền trên các phiếu nhập, phiếu xuất theo từng
nhóm vật liệu, lấy kết quả ghi vào cột số tiền trên các phiếu giao nhận chứng
từ nhập, xuất.
-Căn cứ vào số tiền trên các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất để ghi
vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn.
Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ nhập để ghi vào phần nhập.
Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ xuất để ghi vào phần xuất.
Nếu khối lượng giao nhận chứng từ quá nhiều có thể lập bảng luỹ kế
nhập, xuất.
-Trước khi kết thúc quý, kế toán sẽ chuyển Sổ số dư xuống cho thủ kho.
Sổ số dư được đóng tập theo dõi cho cả năm.
Thủ kho căn cứ vào số tồn cuối kỳ của từng thẻ kho để ghi vào cột số
lượng phù hợp. Ghi xong thủ kho chuyển sổ số dư về phòng kế toán, kế toán
sẽ tính thành tiền để ghi vào cột số tiền. Tính và ghi xong sẽ tiến hành cộng
theo từng nhóm. Sau đó sẽ đối chiếu cột số tiền theo từng nhóm trong sổ số
dư với cột tồn cuối kỳ trong bảng tổng hợp nhâp, xuất, tồn.
Việc cải tiến lại trình tự hạch toán chi tiết vật liệu như trên sẽ sắp xếp
được thời gian làm việc của kế toán chi tiết vật liệu để nâng cao hiệu quả
công việc, tạo điều kiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán
đối với thủ kho. Hơn nữa, việc phân định lại công việc giữa thủ kho và kế
toán một cách hợp lý sẽ giảm bớt số lượng công việc cho kế toán. kết hợp
chặt chẽ việc hạch toán vật liệu của thủ kho với việc ghi chép của kế toán.
Theo dõi kịp thời sự biến động thường xuyên của vật liệu cả về số lượng,
chất lượng, chủng loại và giá trị. Đảm bảo cung cấp thông tin cho yêu cầu
quản lý vật liệu một cách nhanh chóng, kịp thời.
4. Lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu:
10
11
Như đã nói ở trên, về số lượng, chủng loại vật tư nhiều có khối lượng
lớn mà giá cả luôn biến động một sự biến động nhỏ về nguyên vật liệu cũng

làm ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, tới kết quả của doanh nghiệp. Để hạn
chế sự biến động của nguyên vật liệu, giúp cho việc hạch toán được dễ dàng,
nhanh chóng cho việc tính giá thành đơn giản, phù hợp, Công ty nên thực
hiện trích lập dự phòng giảm giá tồn kho nguyên vật liệu.
Tồn kho nguyên vật liệu chính Dây đồng 2,6 ly như sau:
Đơn vị tính: đồng
Năm Số lượng tồn
(Kg)
Giá đơn vị theo
sổ sách
Giá đơn vị theo
giá thị trường
Giảm giá
1999 2400 30.000 28.000 4.800.000
2000 3500 29.500 27.000 8.750.000
2001 1700 30.000 28.500 2.550.000
Để hạch toán, kế toán sử dụng TK 159: phản ánh giảm giá các loại hàng
tồn kho có đến cuối năm.
Kết toán TK 159:
Nợ Tài khoản 159 Có

-Dư: dự phòng giảm giá năm
trước.
-Trích lập dự phòng giảm giá năm
nay.
-Hoàn nhập dự phòng giảm giá
năm trước.
-Dư: dự phòng giảm giá hàng tồn
kho có đến cuối năm.
11