Các vấn đề chung về kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.

Cơ sở lý luận chung về kế toán
Nguyên vật liệu trong Doanh nghiệp
I. Khái niệm nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh:cát,sỏi
trong doanh nghiệp xây lắp; vải trong doanh nghiệp may mặc ; rau quả trong doanh
nghiệp chế biến thực phẩm...,là tài sản dự trữ của doanh nghiệp phục vụ sản xuất.
+) Trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu đợc bao gồm cấc yếu tố đợc đa
vào phục vụ quá trình vận hành chung, chịu sự tác động gián tiếp của con ngời thông
qua t liệu sản xuất để tạo ra sản phẩm : bột mì, trứng, sữa... để sản xuất ra bánh các
loại hoặc có thể tham gia gián tiếp :các loại dầu, mỡ bôi trơn ,phụ tùng thay thế..
phục vụ cho sự hoạt động liên tục và bình thờng của máy móc ,thiết bị,,giảm thiệt hại
do ngừng sản xuất ra.
+)Trong quá trình tác động của lao động về mặt hiện vật ,Nguyên vật liệu hoặc
bị hao mòn toàn bộ nh:nhiên liệu, chất đốt... hoặc chỉ thay đổi hình thái vật chất ban
đầu nh: mía để sản xuất đờng ... hoặc vẫn giữ nguyên trạng thái vật chất ban đầu nh :
vải để sản xuất quần ,áo....
Nh vậy , Nguyên vật liệu đợc thể hiện dới hình thái vật hoá có nghĩa là nó tồn
tại ở trạng thái vật chất cụ thể ,có thể sờ ,mó cảm nhận bằng trực quan .Nhờ đó có
thể cân, đo ,đong ,đếm đợc nên Nguyên vật liệu và sự biến động của nó đợc kiểm
soát thờng xuyên bằng việc kiểm kê xác định số lợng thông qua các đơn vị đo lờng.
II.Phân loại nguyên vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại,nhiều thứ,có vai trò
,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.Trong điều kiện đó đòi
hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu thì mới có tổ chức tốt việc quản lý và
hạch toán vật liệu.
Trong thực tế quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, đặc trng
thông dụng nhất để phân loại vật liệu và vai trò,tác dụng của nguyên vật liệu trong
sản xuất và yêu cầu quản lý.Theo đặc trng này,vật liệu đợc chia thành các loại sau:
-Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công,
chế biến cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm kể cả bán thành phẩm
mua vào

-Nguyên vật liệu phụ:là những nguyên vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong
sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc
,mùi vị, hình dáng bề ngoài của sản phẩm hoặc đẻ sử dụng để đảm bảo cho công cụ
lao động hoạt động bình thờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật,phục
vụ cho lao động công nhân viên chức.
-Nhiên liệu:Về thực chất nhiên liệu là một loại nguyên vật liệu phụ nhng nó đ-
ợc tách ra thành một loại vật liệu riêng biệt vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế quốc dân, mặt khác nó có yêu cầu quản lý kỹ
thuật hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng.Nhiên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt
lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng. Nó có thể tồn tại ở thể
rắn, lỏng hoặc khí nh than,khí đốt...
-Phụ tùng thay thế: là những vật t dùng để thay thế ,sử chữa, bảo dỡng máy
móc, thiết bị,phơng tiện vận tải...
-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là thiết bị (cần lắp và không cần lắp,
vật kết cấu, công cụ ...) mà doanh nghiệp mua vào để đầu t cho xây dựng cơ bản.
-Phế liệu : là các loại nguyên vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay
thanh lý tài sản, có thể sử dung hay bán ra ngoài.
-Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu cha kể đến ở trên nh bao bì, vật đóng
gói,các loại vật t đặc trng.
Hạch toán theo cách phân loại trên đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát về
mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu .Để đảm bảo thuận tiện ,tránh nhầm lẫn
trong công tác quản lý và hạch toán về số lợng , giá trị từng loại nguyên vật liệu ,trên
cơ sở cách phân loại này, các doanh nghiệp sẽ chi tiết mỗi loại nguyên vật liệu trên
theo từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu căn cứ vào đặc điểm sản xuất của từng
doanh nghiệp.
Ngoài cách phân loại phổ biến trên,các doanh nghiệp có thể phân loại nguyên
vật liệu theo nhiều cách khác nữa.Mỗi cách phân loại đều có ý nghĩa riêng và nhằm
phục vụ các yêu cầu quản lý khác nhau.
Theo nguồn hình thành,vật liệu bao gồm:
-Vật liệu mua ngoài

-Vật liệu sản xuất
-Vật liệu từ các nguồn khác nh:nhận cấp phát ,góp vốn liên doanh, biếu,tặng th-
ởng...
Cách phân loại này tạo tiền đề cho viẹc quản lý và sử dụng riêng các loại
nguyên vật liệu từ các nguồn nhập khác nhau, do đó đánh giá đợc hiệu quả sử dụng
vật liệu trong sản xuất.Hơn nữa ,còn đảm bảo việc phản ánh nhanh chóng ,chính xác
số hiện có và tình hình biến động từng loại nguồn vốn kinh doanh của doanh
nghiệp .Nhng cách phân loại này không phản ánh chi tiết đợc từng loại nguyên vật
liệu.
Theo quyền sở hữu vật liệu bao gồm:
-Vật liệu tự có
-Vật liệu nhận gia công hoặc giữ hộ
Cách phân loại này là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi nắm bắt tình hình hiện có
của vật liệu ,từ đó lên kế hoạch thu mua ,dự trự vật liệu phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
Theo mục đích và nơi suqr dụng nguyên vật liệu,gồm:
-Vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất
-Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh quản lý phân xởng, quản lý doanh nghiệp
,tiêu thụ sản phẩm...
Với cách phân loại này, doanh nghiệp sẽ nắm bắt đợc tình hình sử dụng vật liệu
tại các bộ phận và cho các nhu cầu khác từ đó điều chỉnh, cân đối cho phù hợp với kế
hoạch sản xuất,tiêu thụ...
III.Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của
nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định
Về nguyên tắc, nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo nguyên tắc giá phí tức là
tín toán đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có đợc nguyên vật liệu đó. Tuy
nhiên , tuỳ điều kiện cụ thể về giá nguyên vật liệu ở doanh nghiệp chế biến động hay
ổn định mà có thể lựa chọn một trong hai cách đánh giá nguyên vật liệu sau :
3.1.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế

3.1.1. Giá thực tế nhập kho
Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp
phải bỏ ra để có nguyên vật liệu đó .Tuỳ từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên
vật liệu đợc đánh giá khác nhau
- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp
thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ :
Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ = trị giá mua ghi trên hoá đơn (
không bao gồm VAT) + các chi phí trực tiếp phát sinh (chi phí vận chuyển ,bốc xếp,
bảo quản trong quá trình mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác)- các khoản triết
khấu thơng mại ,giảm giá (do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất).
Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối
tợng nộp thuế GTGT theo phong pháp trực tiếp:
Trị giá Trị giá Các loại Chi phí Các
thực tế mua ghi thuế trực tiếp khoản
NVL nhập = trên hoá + không + phát sinh - triết
kho trong đơn đợc hoàn trong khấu TM,
kỳ (có VAT) lại khâu mua giảm giá

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất gia gia công vận chuyển
công, chế biến = công ,chế biến + chế biến + bốc dỡ
nhập kho trong kỳ
- Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp thuê ngoài gia công, chế biến:
Trị giá thực tế Trị giá thực tế Chi phí Chi phí
NVL thuê gia NVL xuất thuê phải trả vận chuyển,
công,chế biến = gia công + cho đơn vị + bốc dỡ
nhập kho trong chế biến GC ,CB
kỳ

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh ,cổ phần thì giá thực tế là giá
do hội đồng liên doanh đánh giá.
- Đối với nguyên vật liệu nhận cấp ,biếu tặng ... thì giá thực tế của nguyên vật
liệu nhập kho là giá ghi trong biên bản của đơn vị cấp hoặc đợc xác định trên cơ sở
giá thị trờng của nguyên vật liệu tơng đơng.
- Đối với nguyên vật liệu nhập kho từ nguồn phế liệu thu hồi.
Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho đợc đánh giá theo giá trị thực tế nếu còn
sử dụng hoặc đánh giá theo giá ớc tính.
3.1.2. Giá thực tế xuất kho
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp , kế toán phải tính toán, xác định chính xác trị giá thực tế của nguyên
vật liệu xuất kho cho các nhu cầu , đối tợng khác nhau nhằm xác định chi phí hoat
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Việc tính giá thực tế xuất kho có thể áp
dụng theo một số phơng pháp sau:
Phơng pháp giá đích danh
Theo phơng pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở
số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng
nguyên vật liệu xuất kho đó .
Phơng pháp này sẽ nhận diện đựoc từng loại nguyên vật liệu xuất và tồn kho
theo từng danh đơn mua vào riêng biệt .Do đó trị giá của nguyên vật liệu xuất và tồn
kho đựoc xác định chính xác và tuyệt đối , phản ánh đúng thực tế phát sinh. Nhng
nh vậy thì việc quản lý tồn kho sẽ rất phức tạp đặc biệt khi doanh nghiệp dự trữ
nhiều loại nguyên vật liệu với giá trị nhỏ .Khi đó chi phí cho quản lý tồn kho sẽ tốn
kém và đôi khi không thể thực hiện đợc .Chính vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp
tính giá này đối với những loại vật liệu đặc trng có giá trị cao.
Phơng pháp nhập trớc xuất tr ớc
Với phơng pháp này kế toán phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng của
từng lô hàng nhập kho.Sau đó , khi xuất kho căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực
tế theo công thức sau:
Trị giá thực tế NVL = Số lợng NVL * Đơn giá thực tế NVL

xuất kho xuất kho của lô hàng nhập trớc
Khi nào xuất kho hết số lợng của lô hàng nhập trớc mới lấy dơn giá thực tế của
lô hàng tiếp sau để tính giá ra giá thực tế nhập kho .Cách xác định này sẽ đơn giản
hơn cho kế toán so với phơng pháp giá đích danh nhng vì gia thực tế xuất kho lại
đựoc xác định theo đơn giá của lô hàng nhập sớm nhất còn laij nên không phản ánh
sự biến động của giá một cách kịp thời , xa rời thực tế . Vì thế nó thích hợp cho áp
dụng cho những nguyên vật liệu có liên quan đến thời hạn sử dụng
Phơng pháp nhập sau xuất tr ớc
ở phơng pháp này, kế toán cũng phải theo dõi đợc đơn giá thực tế và số lợng
của từng lô hàng nhập kho.Sau đó khi xuất ,căn cứ vào số lợng xuất kho để tính giá
thực tế nguyên vật liệu xuất kho bằng cách :
Trị giá thực tế Số lợng NVL Đơn giá thực tế NVL của lô
NVL xuất kho = xuất kho x hàng nhập sau cùng
Khi nào hết số lợng của lô hàng nhập sau cùng thì nhân ( x ) với đơn giá thực
tế của lô hàng nhập ngay trớc đó và cứ tính lần lợt nh thế. Nh vậy giá thực tế của
nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho của
các lần mua đầu kỳ.Ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất sau , với phơng pháp
này mọi sự biến động về giá đợc chuyển ngay vào chi phí sản xuất kinh doanh trong
kỳ.Do đó phản ánh đúng điều kiện kinh doanh tại thị trờng hiện tại nhng chi phí hiện
hành của nguyên vật liệu tồn kho lại xa rời thực tế. Vì vậy phơng pháp này thích hợp
với những nguyên vật liệu có đặc điểm là phải sử dụng ngay nh các loại thực phẩm t-
ơi sống trong công nghiệp chế biến :
Phơng pháp giá thực tế bình quân
Đây là phơng pháp mà giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở đơn
giá thực tế bình quân của nguyên vật liệu :
Giá thực tế NVL Số lợng NVL Đơn giá thực tế bình quân
xuất kho = xuất kho x của NVL
Hiện nay , các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong số các loại đơn giá thực tế
bình quân sau:
*Đơn giá bình quân gia truyền cả kỳ:

Đơn giá Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
bình quân = Lợng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cách tính này đợc xác định sau khi kết thúc kỳ hạch toán, dựa trên số liệu
đánh giá nguyên vật liệu cả kỳ dự trữ . Các lần xuất nguyên vật liệu khi phát sinh chỉ
phản ánh về mặt số lợng mà không phản ánh mặt giá trị. Toàn bộ giá trị xuất đợc
phản ánh vào cuối kỳ khi có đầy đủ số liệu tổng nhập .Điều đó làm cho công việc bị
dồn lại , ảnh hởng đến tiến độ quyết toán song cách tinh này đơn giản , tốn ít công
nên đợc nhiều doanh nghiệp sử dụng đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô nhỏ, ít
loại nguyên vật liệu , thời gian sử dụng ngắn và số lần nhập , xuất mỗi danh điểm
nhiều.
*Đơn giá bình quân cuối kỳ trớc:
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ lấy theo đơn giá bình quân
cuối kỳ trớc đã tính đợc làm cơ sở tính giá. Có thể thấy đây là sự kết hợp giữa cách
tính bình quân gia truyền cả kỳ với phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Do vậy, nó
không tính đến sự biến động về giá ở kỳ này nên việc phản ánh thiếu chính xác. Nh-
ng đổi lại, cách tính này đơn giản, đảm bảo tính kịp thời về số liệu.
*Đơn giá bình quân liên hoàn ( hay đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập):
Sau mỗi lần nhập , kế toán xác định đơn giá bình quân cho từng đầu tên nguyên
vật liệu nh sau:
Lợng tồn Đơn giá bình quân Trị giá thực
Đơn giá tr ớc khi nhâp x tr ớc khi nhâp + tế NVL
bình = Lợng tồn trớc khi nhập nhập kho
quân lợng nhập
thực tế
Ngay khi nghiệp vụ xuất phát sinh , đơn giá bình quân lần nhập cuối cùng trớc khi
xuất đợc dùng làm đơn giá để tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Cách
tính này khắc phục đợc nhợc điểm của hai cách tính trên , vừa đảm bảo tính kịp thời
của số liệu kế toán vừa phản ánh đợc sự biến động về giá nhng khối lợng tính toán
lớn vì sau mỗi lần nhập , kế toán phải tính giá một lần.
Nhìn chung , dù là đơn giá bình quân theo cách nào thì phơng pháp giá thực tế bình

quân cũng mắc phải một hạn chế lớn là giá cả đều có xu hớng bình quân hoá. Do vậy,
chi phí hiện hành và chi phí thay thế của nguyên vật liệu tồn kho có xu hớng san
bằng cho nhau không phản ánh đợc thực tế ở thời điểm lập báo cáo .
Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối
kỳ.
Theo phơng pháp này , giá thực tế xuất kho chỉ đợc xác định vào cuối kỳ và cách
tính lần lợt nh sau :
Đầu tiên kế toán xác định trị giá nguyên vật liệu tồn khoi cuối kỳ trên cơ sở giá
mua của lần nhập kho cuối cùng trong kỳ:
Trị giá NVL thực Số lợng NVL thực Đơn giá lần mua
tồn cuối kỳ = tồn cuối kỳ x cuối cùng
Từ đó tính ra trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Trị giá NVL xuất Trị giá NVL Chênh lệch trị giá thực
kho trong kỳ = nhập trong kỳ +(-) tế NVL tồn đầu kỳ
và cuối kỳ
Vì giá trị nguyên vật liệu xuất kho chỉ đợc tính vào cuối kỳ nên không cung cấp số
liệu kịp thời sau mỗi lần nhập .Phơng pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có
nhiều chủng loại nguyên vật liệu, nhiều mẫu mã khác nhau, giá trị thấp nhng lại xuất
dùng thờng xuyên không có điều kiện để kiểm kê liên tục.
3.2 Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán
Các phơng pháp định giá nêu trên trong thực tế chỉ thích hợp cho các doanh nghiệp
có ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán .Còn đối với doanh nghiệp vừa và lớn
, có nhiều chủng loại nguyên vật liệu , các nghiệp vụ nhập ,xuất diễn ra liên tục kèm
theo sự biến động không ngừng của cả giá cả, việc tính toán , ghi chép và phản ánh
theo giá thực tế là khó khăn , phức tạp nhiều khi không thể thực hiện đợc .Vì thế để
đơn giản hơn cho công tác kế toán ,doanh nghiệp tự đặt ra cho mình một loại giá ,
gọi là giá hạch toán .
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định , có tính chất ổn định và chỉ dùng
để ghi sổ kế toán nguyên vật liệu hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong việc thanh
toán , giao dịch với bên ngoài và trên các báo cáo tài chính. Giá hạch toán có thể là

giá kế hoạch hoặc giá tạm tính đợc quy định thống nhất trong ít nhất một kỳ hạch
toán .Cuối kỳ, kế toán điều chỉnh giá hạch toán trên sổ chi tiết nguyên vật liệu theo
giá thực tế sau đó ghi vào các tài khoản , sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán .
Việc điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế tiến hành theo hai bớc sau:
*Bớc 1:Xác định hệ số giữa giá hạch toán và giá thực tế
Hệ số Trị giá t.tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá t.tế NVL nhập t.kỳ
chênh =
lệch (H) Trị giá HT NVL tồn đkỳ + Trị giá HT NVL nhập t.kỳ
*Bớc 2: Tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho dựa vào giá hạch toán xuất
kho và hệ số giá vừa tính đợc
Trị giá thực tế NVL xuất kho = Trị giá hạch toán NVL xuất kho x H
Trong quá trình sản xuất tuỳ thuộc vào đặc điểm của nguyên vật liệu , yêu cầu và
trình độ quản trị của doanh nghiệp mà hệ số chênh lệch của nguyên vật liệu có thể
tính riêng cho từng thứ , từng nhóm hoặc từng loại nguyên vật liệu .
Để sử dụng phơng pháp giá hạch toán trong xác định trị giá thực tế nguyên vật
xuất kho , kế toán phải lập bảng kê số 3 với hình thức sổ kế toán Nhật ký Chứng
từ theo mẫu sau:

Bảng Tính Giá Thực Tế Vật Liệu
Ngày... tháng...năm ...
STT Chỉ tiêu
TK152 - Nguyên liệu, vật liệu
HT TT
1 Giá trị NVL tồn đầu kỳ
2 Giá trị NVL nhập trong kỳ
3 Cộng số d đầu kỳ và nhập trong kỳ
4 Chênh lệch giữa giá thực tế và giá
hạch toán
5 Hệ số chênh lệch
6 Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ

7 Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Mỗi một phơng pháp tính giá nguyên vật liệu có nội dung , u nhợc điểm và
điều kiện áp dụng phù hợp nhất định . Doanh nghiệp phải căn cứ vào hoạt động sản
xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký
một phơng pháp tính phù hợp . Phơng pháp tính giá đã đăng ký phải đợc sử dụng
nhất quán trong niên độ kế toán . Khi muốn thay đổi phải giải trình và đăng ký lại
đồng thời phải đợc thể hiện công khai trên báo cáo tài chính .Nhờ vậy có thể kiểm tra
, đánh giá chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
IV. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu
Bắt nhịp cùng với xu thế chung của đát nớc bớc sang nền kinh tế thị trờng , các
doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp sản xuất nói riêng chịu tác động của
nhiều quy luật kinh tế , trong đó cạnh tranh là yếu tố khách quan , nó gây ra cho
doanh nghiệp không ít những khó khăn , nhng cũng là động lực để các doanh nghiệp
sản xuất tồn tại và phát triển . Để có thể vơn lên khẳng định vị trí của mình trong
điều kiện nền kinh tế thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp sản xuất phải làm ăn có hiệu quả
. Một trong những giải pháp cho vấn đề này là doanh nghiệp phải quản lý thật tốt các
yếu tố đầu vào mà cụ thể là yếu tố nguyên vật liệu .
Để công tác quản lý này đật hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Phải có đày đủ thông tin tổng hợp vật liệu cả về hiện vật và giá trị , về tình
hình nhập , xuất , tồn kho. Tuỳ theo điều kiện và yêu cầu quản lý của từng doanh
nghiệp mà có thể cần những thông tin chi tiết hơn
- Phải tổ chức hệ thống kho tàng đảm bảo an toàn cho vật liệu cả về số lợng
và chất lợng . Phát hiện và ngăn ngừa những biểu hiện vi phạm làm thất thoat vật liệu
.
- Quản lý định mức dự trữ vật liệu , tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm
vật liệu , ảnh hởng đến tình trạng tài chính và tiến độ sản xuất của doanh nghiệp.
Trên cơ sở các yêu cầu quản lý đó , nội dung công tác quản lý nguyên vật liệu tại
các khâu nh sau :
+Khâu thu mua: lập kế hoạch và tìm nguồn thu mua nguyên vật liệu,đảm bảo
đáp ứng theo yêu cầu của sản xuất cả về số lợng và chất lợng với chi phí tối thiểu ,

đáp ứng kịp thời tránh việc thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất
+Khâu bảo quản: xây dựng và bố trí hệ thống kho tàng , thiết bị kỹ thuật đầy
đủ trên cơ sở phân loại theo tính chất cơ , lý , hoá của từng loại nguyên vật liệu để có
biện pháp bảo quản tốt nhất... Nhìn chung các lại vật liệu thờng rất dễ hỏng dới tác
dụng của môi trờng , khí hậu ... và dễ mất mát , hao hụt nên rất khó khăn cho công
tác bảo quản . Chi phí cho việc bảo quản đôi khi rất lớn , do vậy doanh nghiệp nên
tính đến hiệu quả của chi phí nay có nghĩa là phải tính đợc tỷ lệ hợp lý giữa trị giá
vật liệu với chi phí bảo quản chung.
+Khâu dự trữ: Tại khâu này doanh nghiệp cần xác định các mức dự trữ tối da ,
mức dự trữ tối thiểu và mức dự trữ trung bình cho doanh nghiệp mình căn cứ vào yêu
cầu đặc điểm của hoạt động sản xuất .
+Khâu xuất nguyên vật liệu: Bên cạnh việc đảm bảo xuất đúng , xuất đủ cho
sản xuất cần phải xác định đựoc chính xác giá xuất kho thực tế của nguyên vật liệu
phục vụ cho công tác tính giá thành một cách chính xác .
Ngoài ra để công tác quản lý nguyên vật liệu khoa học và chính xác , các doanh
nghiệp nên tiến hành mã hoá các nguyên vật liệu có nghĩa là quản lý chúng thông
qua các ký hiệu bằng số , bằng chữ hoặc kết hợp cả hai bằng cách lập sổ danh điểm
vật liệu
Sổ Danh Điểm Vật Liệu
Ký hiệu nhóm
Danh điểm vật
liệu
Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật liệu
Đơn vị
tính
Đơn giá hạch
toán
1521-1 1521-01-01
1521-01-02

1521-2 1521-02-01
1521-02-02

Mỗi loại nguyên vật liệu sủ dụng 1 hoặc một số trang trong sổ danh điểm vật
liệu ghi đủ các nhóm , thứ của nguyên vật liệu đó. Sổ này đợc xây dựng trên cơ sở số
liệu của loại , nhóm và đặc tính thứ vật liệu . Tuỳ theo số lợng nhóm vật liệu mà xây
dựng nhóm vật liệu gồm 1,2 hoặc 3 chữ số ( Nếu số lợng dới 10: sử dụng 1 chữ số ,
nếu dới 100: sử dụng 2 chữ số ...) .Các doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng
cho mình cách đặt ký hiệu cho từng danh điểm vật liệu của doanh nghiệp mình miễn
sao thuận lợi và đơn giản hơn cho công tác quản lý trên cơ sở sự kết hợp nghiên cứu
giữa bộ phận kỹ thuật , bộ phận cung ứng và phòng kế toán , đồng thời báo cáo cho
các cơ quan chủ quản.
V. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu
Xuất phát từ đặc điểm , yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cũng nh vai trò của kế
toán nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý kinh tế , nhiệm vụ của kế toán nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp đợc xác định nh sau:
- Ghi chép , phản ánh đầy đủ , kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của
nguyên vật liệu cả về giá trị và hiện vật . Tính toán đúng đắn trị giá của nguyên vật
liệu nhập kho , xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời , chính xác phục vụ cho
yêu cầu quản lý .
- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu , kế
hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất .
- Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho , cung cấp
thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh .
VI . Kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản
xuất
1.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của
nguyên vật liệu trên các sổ kế toán tổng hợp .Tuỳ vào tình hình thực tế mà có thể lựa

chọn một trong hai phơng pháp kế toán tổng hợp:
1.1.Hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê thờng xuyên
Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là ph-
ơng pháp ghi chép , phản ánh thờng xuyên , liên tục và có hệ thống tình hình nhập ,
xuất kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở các
chứng từ nhập, xuất vật liệu . Với phơng pháp hạch toán này , kế toán có thể cung
cấp số liệu về tình hình nhập , xuất , tồn kho của nguyên vật liệu tại bất kỳ thời điểm
nào .
1.1.1.Hạch toán ban đầu
Một nguyên tắc bắt buộc của kế toán là chỉ khi nào có đầy đủ bằng chứng chứng
minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành , kế toán mới đợc ghi chép
và phản ánh .Các bằng chứng đó là các loại hoá đơn , chứng từ có thể do doanh
nghiệp lập hay bên ngoài doanh nghiệp lập , là chứng từ bắt buộc hay hớng dẫn nhng
phải đảm bảo tính hợp lý , hợp lệ . Trong hạch toán nguyên vật liệu , doanh nghiệp
cần sử dụng các chứng từ chủ yếu sau đây :
-Phiếu nhập kho : Phiếu này do bộ phận cung ứng lập (theo mẫu 01-VT) trên cơ
sở hoá đơn , giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm. Đây là loại chứng từ bắt
buộc gồm 2 liên (nếu NVL mua ngoài )hoặc 3 liên (nếu NVL do gia công chế biến )
* Liên 1 : giữ lại ở bộ phận cung ứng
* Liên 2 : giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán ghi sổ
* Liên 3(nếu có) : ngời lập giữ
-Biên bản kiệm nghiệp vật t (mẫu 05-VT): đối với loại chứng từ này, doanh
nghiệp sẽ tuỳ đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để lập theo kết cấu
phù hợp nhất .Biên bản đợc lập vào lúc hàng về đến doanh nghiệp trên cơ sở giấy báo
nhận hàng , doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm nghiệm
NVL thu mua cả về số lợng , chất lợng , quy cách , mẫu mã.Ban kiểm nghiệm căn cứ
vào kết quả thực tế ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật t gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng ban cung ứng để làm cơ sở có ghi phiếu lập kho hay
không
* 1 bản giao cho kế toán

-Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT): sử dụng khi xuất kho vật t nhng chủ yếu là xuất
kho NVL không thờng xuyên với số lợng sử dụng ít. Gồm 3 liên , do bộ phận sử
dụng hoặc bộ phận cung ứng lập
*Liên 1:lu tại nơi lập
*Liên 2:giao thủ kho làm cơ sở ghi thẻ rồi chuyển đến bộ phận ktoán
*Liên 3:giao cho ngời nhận vật t để ghi sổ ktoán nơi sử dụng
- Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04-VT):Trong trờng hợp vật t xuất thờng
xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập đợc định mức tiêu hao vật t cho sản phẩm .
Gồm 2 liên
*Liên 1: giao cho đơn vị lĩnh vật t
*Liên 2:giao cho thủ kho.Sau mỗi lần xuất kho , thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ
kho.Cuối tháng sau khi đã xuất hết hạn mức , thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị
lĩnh, kiểm tra , đối chiếu với thẻ kho , ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng ,
liên còn lại chuyển lên phòng ktoán
- Thẻ kho:(mẫu 06-VT): do kế toán lập giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày
.Thẻ kho đợc lập cho từng loại vật t ở cùng một kho và là căn cứ để kế toán kiểm tra ,
đối chiếu số liệu đảm bảo tính chính xác.
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT) :do bộ phận cung ứng
lập khi doanh nghiệp xuất kho vật t cho gia công , chế biến , di chuyển nội bộ sử
dụng.
- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT) : Vào cuối kỳ , ở mỗi kho phải tiến hành
kiểm kê , đánh giá , xác định số thực tế tồn kho cuối kỳ và lập biên bản kiểm kê vật
t làm cơ sở đối chiếu với số liệu ghi chép , phát hiện ra các trờng hợp thừa , thiếu vật
t để có biện pháp sử lý kịp thời . Biên bản này cần lập thành 2 bản
* 1 bản giao cho phòng kế toán
* 1 bản giao cho thủ kho
- Phiếu báo vật t còn cuối kỳ(mẫu 07-VT): trờng hợp tại bộ phận sử dụng tiếp mà
không nhập lại kho, bộ phận đó phải lập Phiếu báo vật t còn cuối kỳ từ đó xác
định số NVL đã tính vào chi phí kỳ này đợc chuyển sang kỳ sau , phiếu gồm 2 bản
* 1 bản giao cho phòng cung ứng

* 1 bản giao cho phòng kế toán
Ngoài ra , để hạch toán NVL kế toán của doanh nghiệp còn căn cứ vào 1 số
chứng từ khác : Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho , Hoá đơn GTGT ... Các chứng
từ phản ánh thanh toán : Phiếu chi , Giấy báo nợ ...
1.1.2.Tài khoản sử dụng
Các tài khoản kế toán sử dụng gồm :
TK 152 Nguyên vật liệu : Phản ánh số hiện có và tình hình tăng , giảm
NVL của doanh nghiệp theo giá thực thực tế
TK 152 có nội dung và kết cấu nh sau:
Bên nợ
Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ
Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn cuối kỳ (trờng hợp doanh
nghiệp hạch toán nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
Bên có
Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ
Khoản giảm giá ,triết khấu thơng mại nguyên vật liệu mua vào , trị giá
NVL mua trả lại bên bán
Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê
Kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (áp dụng cho doanh nghiệp
hạch toán theo phơng pháp kiểm kê định kỳ)
D nợ
Trị giá thực tế NVL tồn kho
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà TK 152 có thể mở thêm
các tài khảon cấp 2, 3 để kế toán chi tiết cho từng nhóm , thứ vật liệu
TK 152 Nguyên vật liệu
TK 1521 Nguyên vật liệu chính
TK 1522 Nguyên vật liệu phụ
TK 1523 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế

TK 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản
TK 1526 Vật liệu khác
Ngoài ra còn có vài tài khoản
TK 151 Hàng mua đang đi đờng: phản ánh giá trị vật liệu mà doanh
nghiệp đã mua chấp nhận mua nhng ch về nhập kho
TK 331 Phải trả ngời bán : phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh
nghiệp với đối tợng khác về khoản vật liệu , hàng hoá , dịch vụ theo hợp đồng
đã ký.
TK 621 Chi phí NVL trực tiếp : theo dõi giá trị NVL trực tiếp sử dụng
cho sản xuất , công việc . Trị giá NVL không dùng hết nhập kho, trị giá phế
liệu thu hồi.
Và một số tìa khoản khác có liên quan nh : TK 111 , TK 112 , TK 141 , TK
627 , TK 642 , TK 133...
1.1.3. Phơng pháp kế toán
1.1.3.1. Tại doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Kế toán các trờng hợp tăng nguyên vật liệu
Tăng do mua ngoài nhập kho
Nợ TK 152: Giá thực tế trên hoá đơn (không gồm VAT)
Nợ TK 1331: VAT đầu vào
Có TK 331, 111, 141... : Tổng giá thanh toán
Tăng do nhập kho hàng mua đang đi đờng kỳ trớc