Thực trạng về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại Xí nghiệp may Minh Hà.

Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu
ở xí nghiệp may Minh Hà.
I- Đặc điểm tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh ở xí
nghiệp may Minh Hà.

1- Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ở xí nghiệp may Minh Hà:
Trởng thành và phát triển từ một tổ hợp may Vĩnh Oanh. Ngày 4/5/1996 theo
Quyết định số 668/QĐ- UB Xí nghiệp may Minh Hà chính thức đợc thành lập và đi
vào hoạt động.
Tên giao dịch quốc tế:Vĩnh Oanh Gamen TLTĐ
Trụ sở xÝ nghiƯp: VÜnh Tù - Yªn Tù - ý yªn - Nam Định
Văn phòng tại Hà Nội: Số 221- Đờng Giáp Bát - Hà Nội.
Đến nay Xí nghiệp đà có quá trình phát triển trên 7 năm. Ngay từ ngày có
quyết định thành lập từ một tổ hợp dệt may chuyển thành Xí nghiệp may Minh Hà đợc sự ủng hé cđa UBND tØnh - HDND, UBND hun chđ tr¬ng ủng hộ phát triển xây
dựng một xí nghiệp may có quy m« lín ë mét tØnh cã trun thèng dƯt may từ lâu
đời nhằm giải quyết công ăn việc làm cho một bộ phận lao động nhàn rỗi của ngành
dệt may tỉnh nhà đang gặp khó khăn đặc biệt là lao động nữ. Là một xí nghiệp may
độc lập để phát triển và tồn tại đợc trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt
đặc biệt là Hiệp định thơng mại Việt - Mỹ đợc ký kết trong nớc và quốc tế của ngành
dệt may luôn biến động và khó khăn trong giải quyết bài toán tiêu thụ sản phẩm, nhất
là thị trờng xuất khẩu chúng ta luôn bị phía Mỹ gây khó khăn về mọi mặt.
Để khẳng định đợc mình trong nền kinh tế thị trờng trong sản xuất kinh doanh
xí nghiệp luôn lấy thơng hiệu chất lợng sản phẩm là trọng tâm. Đặc biệt quan tâm
đến khâu sắp xếp tổ chức lao động sao cho phù hợp với yêu cầu sản xuất. Đầu t mua
sắm may sắm máy móc mới, hiện đại đa dạng hoá sản phẩm ngay từ ban đầu, nâng
cao tay nghề cho công nhân.


Nhờ có những chủ trơng đầu t và chuẩn bị tốt ngay từ những ngày đầu mà xí
nghiệp may Minh Hà đang từng bớc khẳng định đợc mình trong nghành dệt may.
Là một xí nghiệp hoạt động độc lập trong nghành dệt may trải qua hơn 7 năm

hình thành và phát triển xí nghiệp may Minh Hà đà có những thành tích đáng kể.
Hiện nay xí nghiệp có một đội ngũ đông đảo CBCNC làm nghề, sản phẩm của xí
nghiệp đà có mặt tại một số thị trờng quan trọng trên thế giới nh: Mỹ, Ba Lan, Nhật
Bản. Những thành tựu đáng kể đạt đợc tuy còn khiêm tốn nhng nó đà đánh dấu một
cơ sở vững chắc cho sự phát triển lâu dài của xí nghiệp may Minh Hà.
Dới đây là kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp trong 02 năm (2001 2003)
Chỉ tiêu

ĐVT

Doanh thu thuần
Lợi nhuận trớc thuế
Tổng số vốn kinh

Tr.đ
Tr.đ

Năm 2001 Năm 2003
92.016
303,5
31.000

So sánh
Chênh lệch
%
116.387,5
24.371,5
26,49
119
422,5

+139,21
34.715,5
3.715,5
11,99

doanh. Trong đó:
- Vốn cố định

17.000

17.057

57

0,34

- Vốn lu động
Các khoản nộp ngân

14.000
1.051

17.658,5
2.074,5

3.658,5
473,5

26,13
38,21

1.625
627.000

17.000
650.000

75
23.000

4,62
3,66

sách
Tổng số lao động
TNBQ 1 lao động

ngời
/ngời

Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy sự tiến bộ vợt bậc của xí nghiệp trong hoạt
động sản xuất kinh doanh.
Doanh thu thuần tăng 26,49%, lợi nhuận trớc thuế tăng 139,21% đây la kết quả
rất đáng mừng thể hiện sự cố gắng của xí nghiệp trong sản xuất cũng nh trong kinh
doanh.
Việc tăng doanh thu và lợi nhuận trớc thuế làm các khoản nộp ngân sách và
thu thập bình quân của ngời lao động trong xí nghiệp tăng lên, góp phần phát triển
đất nớc, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên.

Tổng số vốn kinh doanh năm 2001 của xí nghiệp tăng lên so với năm 2003 là
11,99% trong đó:
Vốn cố định tăng: 57.000.000 tơng ứng với 0,34%
Vốn lu động tăng: 3.658.500.000 tơng ứng với 26,13%
Vốn lu động tăng phản ánh sự phát triển có lợi lớn cho xí nghiệp có vốn để đầu
t cho sản xuất kinh doanh, tranh thủ đợc cơ hội trên thị trờng nhất là không bị động
trong sản xuất kinh doanh. Nói chung tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh của xí nghiệp trong hai năm 2001 - 2003 cho thấy xí nghiệp đang làm ăn có
lÃi đây là bớc tạo đà cho xí nghiệp tiếp tục phát triển đạt kết quả cao hơn.
2- Phơng hớng phát triển của xí nghiệp trong những năm tới.
Cùng với sự phát triển đi lên của xà hội, xí nghiệp may Minh Hà không ngừng
hoàn thiện mình để có thể đáp ứng trong nền kinh tế thị trờng. Với mục tiêu cải thiện
đời sống cho CBCNV, góp phần thúc đẩy nền kinh tế xà hội. Ban lÃnh đạo xí nghiệp
đà đề ra phơng hớng phát triển trong những năm tới nh sau:
- Đẩy mạnh sản xuất, hàng năm tăng sản lợng phải tăng từ 7% đến 12% so với
năm trớc. Chất lợng hàng hoá cũng phải đợc nâng cao, nhất là cải tiến mẫu mà sản
phẩm, cố gắng chiếm lĩnh thị trờng nội địa, nâng cao xuất khẩu, tranh thủ vốn, công
nghệ trình độ quản lý của nớc ngoài, đảm bảo việc làm ổn định cho CBCNV của xí
nghiệp.
- Tìm những nguồn vốn có lợi nhất, thực hiện các mục tiêu đà đề ra, chú trọng
phát huy tốt các thiết bị đà đầu t làm cơ sở vững chắc để sản xuất.
- Tiếp tục đổi mới và củng cố tổ chức theo hớng gọn nhẹ mà công tác quản lý
lại đạt hiệu quả cao, phù hợp với tính năng động của cơ chế thị trờng. Tăng cờng bồi
dỡng kiến thức cho cán bộ, chú trọng tài năng và phẩm chất của ngời cán bộ, khẩu trơng xây dựng đội ngũ cán bộ có năng lực để thực hiện nhiệm vụ của xí nghiệp trong
giai đoạn mới.
Những phơng hớng phát triển nêu trên thể hiện đầy đủ ý chí quyết tâm đem lại
sự hng thịnh cho xí nghiệp của ban lÃnh đạo xí nghiệp may Minh Hà. Tuy trớc m¾t


còn rất nhiều khó khăn song với sự điều hành và quản lý tài năng của các nhà quản lý

của xí nghiệp may Minh Hà sẽ gặt hái đợc nhiều thành công.
3- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ của xí
nghiệp may Minh Hà.
3.1- Đặc điểm tổ chức sản xuất:
Xí nghiệp may Minh Hà là xí nghiệp trực tiếp sản xuất kinh doanh các mặt
hàng vải sợi và may mặc cung cấp cho thị trờng trong và ngoài nớc, trong đó có vải
và sợi là 02 mặt hàng chính của xí nghiệp. Mặt hàng sợi chiếm 50% doanh thu và
65% mặt hàng này để cung cấp cho các phân xởng dệt còn lại đợc bán ra ngoài các
loại sản phẩm của xí nghiệp đợc tiêu dùng rộng rÃi nh vải phin, vải ktê, vải chéo một
số mặt hàng chất liệu 100% cotton. Ngoài ra, xí nghiệp còn có mặt hàng quần áo
may sẵn do phân xởng may sản xuất, những mặt hàng này chủ yÕu xuÊt khÈu sang thÞ
trêng Mü va Ba Lan.
Bé phËn sản xuất chính gồm các phân xởng:
+ Phân xởng sợi bao gồm: Phân xởng sợi A.
Phân xởng sợi B
Phân xởng sợi II
+ Phân xởng sợi dệt
+ Phân xởng sợi nhuộm
- Bộ phận sản xuất phụ gồm các phân xởng:
+ Phân xởng may
+ Phân xởng cơ điện
+ Phòng dịch vụ
Các phân xởng này hoạt động độc lập và riêng biệt, sản phẩm làm ra đợc
chuyển sang giai đoạn sản xuất trực tiếp hoặc có thể bán ra ngoài.
Sơ đồ 9
Sơ đồ tổ chức hoạt động sản xuất của xí nghiệp may Minh Hµ.


Xí nghiệp may
Minh Hà

Bộ phận
sản xuất chính
Bộ phận
sản xuất phụ
Phân xởng sợi
Phân xởng dệt
Phân xởng nhuộm
Phân xởng may
Phân xởng cơ điện
Ban dịch vụ

3.2- Đặc điểm về quy trình công nghệ của xí nghiệp may Minh Hà.
Công nghệ sản xuất của xí nghiệp may Minh Hà là công nghệ liên hợp khép
kín đi từ nguyên liệu đầu vào và bông sơ đến sản phẩm qua công nghệ kéo sợi - dệt vải - nhuộm - hoàn tất và may.
Mỗi công đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đợc thực hiện ở các phân xởng
thành viên khác nhau. Sản phẩm của từng giai đoạn sản xuất nh vải mặc, vải thành


phẩm đều có giá trị sử dụng độc lập, có thể bán ra ngoài hoặc sử dụng trong nội bộ
Xí nghiệp, ở Xí nghiệp có 4 giai đoạn công nghệ sản xuất sản phẩm đó là:
* Công nghệ kéo sợi: Nguyên liệu đầu vào là bông sơ tự nhiên và sợi PE, các
loại bông này chủ yếu nhập từ nớc ngoài. Công nghệ kéo sợi bao gồm các bớc: Bông
- Cung - Chải - Ghép - Sợi thô - Sợi con - Xe - Đánh ống Sợi.
* Công nghệ dệt: Làm nhiệm vụ chủ yếu dệt sợi thành vải mộc. Công nghệ dệt
đợc thể hiện qua các bớc: Đánh ống - Mắc sợi - Hồ sợi dọc - Xâu gio - Dệt vải - Dệt
mộc. Các quá trình sản xuất trong dây chuyền công nghệ dệt chủ yếu là quá trình cơ
học và khô trừ công đoạn hồ sợi dọc có dùng nớc và hoá chất.
* Công nghệ nhuộm có 02 bớc chính:
- Tiền xử lý vải mộc thành vải trắng qua các công đoạn rũ hồ, nấu tẩy. Nhuộm
in hoa và tăng giá thẩm mỹ cho vải bề mầu sắc, tăng chất lợng sử dụng nh phòng co,

chống nhàu. Công nghệ nhuộm hoàn tất gồm các bớc: vải mộc, đốt lòng, rũ hồ, nấu
tẩy - giặt - tẩy trắng - kiỊng bãng - nhm mµu - in hoa - hoàn tất - vải thành phẩm.
- Công nghệ may: Mục đích đi từ vải thành phẩm các loại của Xí nghiệp nh
các loại quần Kaki cao cấp, áo cao cấp các loại, áo Jocket. Công nghệ may gồm: vải
cắt may gồm: vải cắt may là- hoàn tất - đóng gói - s¶n phÈm may.


Sơ đồ 10: Sơ đồ về quy trình công nghệ
Dây truyền dệt kim

Sợi
Dệt
Vải
Giặt nâu
Văng
Gỡ
Vắt
Vải dệt kim
Thêu
Bao
Cắt
Sản phẩm
nhập kho
May
Mở

Xé trộn
Nghiền
Chải thô
Ghép trớc bông

Cuối cúi
Chải kỹ
Sản phẩm nhập kho sợi COTTON sợi PE sợi PMA
Xé trộn xơ
Nghiền
Chải thô


Ghép trớc
Ghép trộn
Ghép I, II
Ghép thô
Sợi con
Đánh ống
Sợi xe đôi
Sản phẩm nhập kho
Dây truyền kéo sợi
Sợi
Vải

Nhuộm

Vải dệt
Nhập
Dệt
Cắt
May
Sản phẩm nhập
Dây truyền dệt thoi

4. Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý của Xí nghiệp may Minh Hà
Đứng trớc nền kinh tế thị trờng, để tồn tại và phát triển Xí nghiệp luôn quan
tâm đến cải tiến bộ máy quản lý từ xí nghiệp tới các phân xởng, với các tổ đội, các
phòng ban giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng và các phòng
nghiệp vụ.
* Ban giám đốc Xí nghiệp gồm 04 ngời: 01 giám đốc và 03 phó giám đốc.


+ Giám đốc Xí nghiệp là ngời có quyền hành cao nhất trong Xí nghiệp, là ngời
chịu trách nhiệm cao nhất trớc Nhà nớc về hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp.
+ Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc, điều hành các công việc dựa trên
quyết định của Giám đốc.
* Các phòng ban chức năng của Xí nghiệp gồm:
+ Phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm về chất lợng sản phẩm thiết kế những sản
phẩm mới.
+ Trung tâm KCS: kiểm tra chất lợng sản phẩm, phát hiện những sai sót về mặt
kỹ thuật.
+ Phòng kế toán tài chính: giúp lÃnh đạo Xí nghiệp trong công tác hạch toán
chi phí sản xuất kinh doanh, xây dựng các kế hoạch tài chính, nhu cầu vốn, tình hình
hiện có và sự biến động của các loại tài sản trong Xí nghiệp.
+ Phòng kế hoạch tiêu thụ: có chức năng xây dựng kế hoạch tháng, quý năm,
căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị trờng để xây dựng kế hoạch giá thành, kế
hoạch sản lợng nhằm thu lợi nhuận cao nhất, đảm bảo cung ứng vật t kịp thời với giá
cả thấp nhất.
+ Phòng xuất nhập khẩu: giúp Ban lÃnh đạo trong việc tìm kiếm thị trờng để
tiêu thụ sản phẩm, xây dựng các phơng án đầu t.
+ Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý nguồn nhân lực trong xí
nghiệp.
+ Phòng bảo vệ quân sự: đảm bảo an ninh trật tự, phòng ngừa hoả hoạn cháy
nổ trong toàn xí nghiệp.

+ Các phân xởng chính là nơi trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm đứng đầu mỗi
phân xởng là quản đốc. Các quản đốc này chịu sự chỉ đạo của cấp trên, chịu trách
nhiệm quản lý, bảo toàn, trong sản xuất gồm các tài sản và các nguồn nhân lực khác
do Xí nghiệp giao.
+ Phân xởng sợi: Chuyên sản xuất sợi để cung cấp cho dệt vải mộc.


+ Phân xởng nhuộm: có nhiệm vụ nhận sợi từ phân xởng sợi và tiến hành sản
xuất vải mộc để cung cÊp cho kh©u sau:
+ Ph©n xëng nhm: cã nhiƯm vụ nhận vải từ phân xởng dệt và tổ chức nhuộm
in hoa
+ Phân xởng cơ điện: làm nhiệm vụ cung cấp nớc, năng lợng điện, hơi nớc cho
toàn Xí nghiệp.
+ Phân xởng may là phân xởng tạo ra nhiều công ăn việc làm cho ngời lao
động.
+ Phòng dịch vụ là bộ phận cung cấp các dịch vụ cho ngời lao động trong toàn
xí nghiệp.
Ngoài ra còn các ca sản xuất, các tổ sản xuất chịu sự quản lý của tổ trởng.
Việc cải tiến nâng cấp bộ máy quản lý đà đem lại hiệu quả to lớn cho Xí
nghiệp. Mỗi phòng ban phân xởng đều có trách nhiệm chức trách riêng phục vụ tốt
yêu cầu sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Giữa các bộ phận phân xởng thành viên
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc
tiến hành nhịp nhàng hiệu quả.
Sơ đồ 11
Sơ đồ bộ máy quản lý và điều hành tổ chức sản xuất kinh doanh ở Xí
nghiệp may Minh Hà
Giám đốc

P.Giám đốc 1
P. Giám đốc 2

Phòng KTTC
P. Giám đốc 3
Phòng XNK
Phân xởng dệt
Phân xởng cơ điện
Phân xởng may
Phân xởng nhuộm
Phân xởng may
Phân xởng dịch vụ

Phòng TCHC


T T Y tế
Phòng Đời Sống
Phòng
Bảo vệ
Phòng kỹ thuật
Trung tâm KCS

5. Đặc điểm tổ chức công tác kế hoạch của Xí nghiệp may Minh Hà
5.1. Cơ cấu tổ chức Bộ máy ké toán tại Xí nghiệp may Minh Hà
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và việc sắp xếp các phân xởng trực
thuộc, Xí nghiệp may Minh Hà đà áp dụng hình thức kế toán tập trung. Điều này có
nghĩa là toàn bộ công tác kế toán đều thực hiện ở phòng kế toán tài chính từ khâu thu
nhận xử lý thông tin trên hệ thống BCTC tổng hợp. ở Xí nghiệp may Minh Hà ngoài
các nhân viên ở phòng kế toán tài chính của Xí nghiệp, dới các phân xởng còn bố trí


các nhân viên hạch toán kinh tế nhằm giúp cho phòng một số việc nhất định (lập

bảng tính lơng, tập hợp các phiếu lĩnh, phiếu xuất). Phòng kế toán tài chính có 13
ngời đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau, bao gồm 01 kế toán trởng, 01 phó
phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp, 01 kế toán nghiệp vụ và một thủ quỹ.
- Kế toán trởng (Trởng phòng kế toán tài chính): là ngời điều hành giám sát
mọi hoạt động của Bộ máy kế toán, chịu trách nhiệm nghiệp vụ chuyên môn KTTC.
Kế toán trởng thay mặt kiĨm tra viƯc thùc hiƯn chÕ ®é, thĨ lƯ quy định của Nhà nớc
về lĩnh vực KTTC của Xí nghiệp.
- Phó phòng Kế toán kiêm kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trởng
phụ trách các hoạt động của phòng, đồng thời có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ các
chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các kế toán viên cung cấp vào cuối tháng,
cuối quý, cuối năm. Sau đó kế toán tổng hợp sẽ vào sổ cái tổng hợp cho từng tài
khoản, rồi lập báo cáo theo quy định chung của Bộ tài chính và báo cáo nội bộ theo
yêu cầu của cấp trên.
- Kế toán ngân hàng: phụ trách toàn bộ việc thu chi giao dịch thanh toán với
khách hàng.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: căn cứ vào phiếu xuất vật
t, bảng thanh toán lơng, hợp đồng sản xuất, phiếu xuất kho thành phẩm Kế toán
tiến hành tổng hợp chi phí và kiểm tra các số liệu do các nhân viên hạch toán kinh tế
ở các phân xởng gửi lên. Xác định chính xác thành phẩm dở dang cuối kỳ. Thực hiện
tính giá thành sản phẩm theo đúng đối tợng và phơng pháp tính giá thành.
- Kế toán tài sản cố định: ghi chép phản ánh tổng hợp về số lợng, hiện trạng
giá trị tài sản cố định của Xí nghiệp, phản ánh kịp thời giá trị hao mòn trong quá
trình sử dụng từ đó lập kế hoạch sửa chữa và sử dụng hợp lý tài sản cố định.
- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ, tình hình nhập, xuất, tồn để tiến hành hạch
toán ghi sổ.
- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ sản phẩm: theo dõi quá trình nhập xuất kho
thành phẩm, xác định chính xác kết quả hoạt động tiêu thụ của toàn XÝ nghiÖp.


Kế toán tiền lơng: theo dõi việc tính toán, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản

phụ cấp khác cho CBCNV của Xí nghiệp.
- Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: gi¸m s¸t viƯc thu mua, chi qua c¸c
chøng tõ gèc, theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, có hiệu quả, đồng thời theo
dõi tình hình thanh toán với khách hàng (các khoản phải trả, phải thu phát sinh)
thanh toán tạm ứng.
- Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu, chi căn cứ vào
chứng từ gốc hợp lệ.
- Các nhân viên kế toán ở các phân xởng: có nhiệm vụ theo dõi từ khâu NVL
đến khi sản xuất ra thành phẩm nhập kho. Tổ chức tập hợp số liệu, chứng từ gửi về
phòng kế toán của xí nghiệp.
Sơ đồ 12
Bộ máy kế toán ở xí nghiệp may Minh Hà
Kế toán trởng
Nhóm tài chính
Nhóm NVL TSCĐ
Nhóm tổng hợp
Thủ quỹ
Bộ phận tài chính
Kế toán thanh toán tiền mặt
Kế toán TSCĐ và CCDCLĐ nhỏ
Kế toán NVL
Kế toán NL phụ tùng bao bì
Kế toán tiền lơng và BHXH

Kế toán CFSX và
GTSP
Kế toán tiêu thụ
Kế toán tập trung

5.2. Tỉ chøc sỉ kÕ to¸n ë XÝ nghiƯp may Minh Hà
Xuất phát từ điều kiện thực tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh kết hợp với
việc tìm hiểu nghiên cứu những u, nhợc điểm của các hình thức tổ chức sổ kế toán,
bộ máy kế toán đà lựa chọn hình thức sổ kế toán theo kiểu Nhật ký chứng từ. Theo
hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc phản ánh trên các sổ chi tiết, các
bảng phân bổ, bảng kê nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái và lập báo cáo.
Hiện tại Xí nghiƯp ®ang sư dơng 10 nhËt ký chøng tõ, 10 bảng kê, 4 bảng phân
bổ, 6 sổ chi tiết, 1 sổ cái, điều này hoàn toàn phù hợp với quy định chung về sổ sách
trong hình thức nhật ký chứng từ.
Hệ thống tài khoản mà Xí nghiệp đang áp dụng là hệ thống tài khoản trong chế
độ kế toán mới.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ năm đến 31/12/năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép là VNĐ
- Phơng pháp ghi chép tài sản cố định
- Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài
sản cố định.
- Phơng pháp khấu hao: khấu hao theo thời gian sử dụng
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.


Sơ đồ 13
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ ë XÝ nghiƯp
may Minh Hà
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Nhật ký chứng từ
Bảng kê
Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Sổ cái

Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết

Ghi hàng ngày
Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
II. Tình hình thực tế về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Xí
nghiệp may Minh Hà

1. Đặc điểm vật liệu và công tác quản lý tại Xí nghiệp may Minh Hà
Xí nghiệp may Minh Hà là doanh nghiệp có quy mô lớn, sản phẩm đầu ra
nhiều về số lợng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy nguyên vật liệu của xí


nghiệp cũng hết sức đa dạng mỗi loại tơng đối lớn, có nhiều đặc điểm và đơn vị tính
khác nhau.
Nguyên vật liệu chính của Xí nghiệp dùng để sản xuất là Bông, ngoài ra có thể
là bán thành phẩm mua ngoài nh sợi Bông có đặc điểm dễ bị hút ẩm bên ngoài
không khí nên thờng đợc đóng thành kiện. Trọng lợng của bông thờng đợc thay đổi
theo điều kiện khí hậu, điều kiện bảo quản do đặc điểm nên Xí nghiệp cần tính
toán chính xác độ hút ẩm của bông khi nhập và xuất để làm cơ sở đúng đắn cho việc
thanh toán và phân bổ chi phí vật liệu để tính giá thành. Mặt khác đeer bảo quản tốt
bông, Xí nghiệp cần phải đề ra những yêu cầu cân thiết đối với trang thiết bị tại kho,
bông phải đặt ở những nơi khô ráo thoáng mát.
Hệ thống kho dự trữ của Xí nghiệp chia làm 6 loại gồm 12 kho:
- Kho chøa NVL chÝnh: Kho b«ng
- Kho chøa vật liệu phụ gồm:
+ Kho thiết bị
+ Kho tạp phẩm
+ Kho hoá chất

+ Kho sắt thép
+ Kho bột
- Kho chứa phụ tùng gồm:
+ Kho cơ điện sợi
+ Kho cơ điện dệt
- Kho chứa nhiên liệu: Kho xăng dầu
- Kho chứa CCDC bao gồm:
+ Kho công cụ
+ Kho cơ điện
- Kho chứa phế liệu: Kho phế liệu
Các kho dự trữ của Xí nghiệp đợc sắp xếp hợp lý, gồm các phân xởng sản xuất
do đó thuận tiện nhằm đáp ứng kịp thời vật t cho yêu cầu sản xuất mà chi phÝ nhá


nhất từ kho đến nơi sản xuất. Các kho đều đợc trang bị các thiết bị cần thiết cho việc
bảo quản, do đó mà chất lợng vật t luôn đợc đảm bảo tốt.
Tại đơn vị sản xuất lớn nh Xí nghiệp may Minh Hà với đặc điểm vật liệu,
CCDC đa dạng phức tạp thì khối lợng công tác hạch toán vật liệu là rất lớn, do vậy
việc hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do 3 ngời đảm nhiệm. Một ngời phụ trách
kế toán vật liệu chính, công cụ dơng cơ. Mét nêi phơ tr¸ch vËt liƯu phơ, phơ tùng
thay thế, nhiên liệu, phế liệu. Ngời còn lại kiêm lập báo cáo tổng hợp có liên quan.
Việc hạch toán tổng hợp và chi tiết vật liệu chủ yếu thực hiện trên máy vi tính.
Kế toán này có nhiệm vụ thu nhËp, kiĨm tra c¸c chøng tõ nh: phiÕu xt kho, phiếu
nhập kho Sau đó định khoản đối chiếu với số liệu sổ sách của thủ kho nh thẻ
kho rồi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động tính các chỉ tiêu còn lại nh : tính giá
V1 xuất cuối kỳ máy tính in ra số liệu bảng biểu cần thiết nh: Bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn kho vật liệu và các báo cáo khác theo yêu cầu phục vụ cho công tác hạch
toán vật liệu.
2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất

định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu thực tiễn. ở Xí nghiệp may Minh Hà vật liệu
đợc đánh giá theo giá trị thực tÕ.
2.1. Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu nhËp kho
VËt liƯu cđa Xí nghiệp may Minh Hà do phòng xuất nhập khẩu đảm nhiệm.
- Đối với vạt liệu mua ngoài:
= +
- Đối víi vËt liƯu nhËp kho do XÝ nghiƯp tù s¶n xuất thì đợc tính nh sau:
=

+

- Đối với phế liệu nhập kho thì giá thực tế nhập kho là:
Giá thực tÕ vËt liƯu thu håi = Gi¸ íc tÝnh cã thể sử dụng đợc.
2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho


Xí nghiệp may Minh Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh với đặc điểm là sản
phẩm đợc sản xuất ra hàng loạt, nhu cầu về NVL phục vụ sản xuất rất lớn cả về số lợng, chủng loại giá trị nguyên vật liệu và quá trình nhập xuất xảy ra thờng xuyên.
Để phản ánh kịp thời phân bổ chính xác giá trị của nguyên vật liệu xuất dùng
phù hợp với điều kiện thực tại của Xí nghiệp là rất quan trọng. Xí nghiệp đà tính giá
vật liệu xuất kho theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền:
=
Cuối tháng kế toán đơn giá bình quân theo phơng pháp bình quân cả kỳ của vật
liệu xuất dùng theo công thức.
Trị giá VL = Đơn giá bình quân x Số lợng vật liệu xuất kho trong kỳ.
3. Kế toán chi tiết vật liệu
Nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu
nói riêng đòi hỏi kế toán phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn của các vật
liệu trong Xí nghiệp theo chỉ tiêu số lợng, giá trị yêu cầu này sẽ đợc đáp ứng nhờ
việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc ghi chép,

phản ánh kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình
hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị của
Xí nghiệp may Minh Hà. Phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu đợc sử dụng là phơng
pháp "Sổ giữ mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính nói chung và các nghiệp vụ liên quan
đến nhập xuất vật liệu nói riêng khi phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình
sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều phải lập chứng từ. Chứng từ chính là cơ sở
pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản kế toán và báo cáo kế toán.
3.1. Trình tự luân chuyển chứng từ
Trình tự luân chuyển chứng từ đợc Xí nghiệp quy định nh sau:
3.1.1. Đối với vật liệu nhập
Vật liệu ở Xí nghiệp may Minh Hà đợc nhập kho chủ yếu từ các nguồn: mua
ngoài, từ đơn vị đặt hàng, thuê gia c«ng chÕ biÕn, vËt liƯu kh«ng dïng hÕt nhËp kho,
vËt liƯu thõa qua kiĨm kª, phÕ liƯu ta thu håi.


- Đối với vật liệu nhập kho do mua ngoài, từ các đơn vị đặt hàng hay thuê gia
công chế biến.
Theo chế độ quy định thì tất cả các loại vật t khi về đến Xí nghiệp đều phải
tuân thủ làm thủ tục kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Nhng thực tế ở Xí nghiệp
may Minh Hà thì chỉ có NVL chính nh bông mới tiến hành kiểm nghiệm trớc khi
nhập kho. Tuy nhiên, đối với các loại vật liƯu phơ khi nhËp kho ph¸t hiƯn cã sù kh¸c
biƯt lớn về chủng loại, số lợng, giá trị giữa hoá đơn và thực nhập thì phải lập biên
bản kiểm nghiệm thì bộ phận mua hàng (phòng xuất nhập khẩu) căn cứ vào hoá đơn
của bên bán lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên. Một liên đợc lu
tại phòng xuất nhập khẩu, một liên giao cho ngời chịu trách nhiệm đi mua hàng làm
căn cứ thanh toán với ngời bán. Một liên giao cho thủ kho, sau khi kiểm tra tính đúng
đắn chính xác của phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm kèm theo nếu có thì thủ
kho vào thẻ kho (chi ghi chỉ tiêu số lợng) sau đó chuyển cho phòng kế toán cho kế
toán vật t để ghi sổ kế toán
Sơ đồ 14

Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho tại xí nghiệp
Hoá đơn VL về
Phòng XNK
Kiểm nghiệm (nếu có)
Phiếu nhập kho
Nhập kho


Biểu số 1
Hoá đơn bán hàng

Liên 2 giao cho khách hàng

MÃ số
GTKT 3LL

Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp dệt may Châu Giang Hà Nam

Số 051883

Địa chỉ: Thị xà Hà nam
0

7

0

0

1

8

Số tài khoản
9

3

Điện thoại:

5

0

MÃ số:

Họ và tên ngời mua: Xí nghiệp may Minh Hà
Đơn vị:
Địa chỉ: Vĩnh Trị - Yên Trị - ý yên - Nam Định
0

6

0

0

0

0

1

7

Hình thức thanh toán: TM
STT
A
1

3

5

-1

MÃ số:

Tên hàng hoá dịch vụ

Đơn vị

Số lợng

Đơn giá

Thành tiền

tính
C

kg

1
10.333,4

2
2.250

3=1*2
23.250.150

B
Bông gầm ý

Céng tiỊn hµng: 23.250.150
Th st th GTGT 10% TiỊn th GTGT: 23.250.15
Tỉng céng tiỊn thanh to¸n: 25.751.165
Sè tiỊn viÕt b»ng chữ: Hai mơi lăm triệu năm trăm bảy mơi năm ngàn một
trăm sáu mơi lăm đồng.
Ngời mua hàng
Thủ kho
(đà ký)

(đà ký)

Kế toán trởng

Thủ trởng đơn vị

(đà ký)

(đà ký)


Nh đà nêu ở trên, khi nhận đợc hoá đơn bán hàng của Xí nghiệp dệt may xuất
khẩu Lạc Trung về lô bông gầm ý, phòng Khoa học công nghệ (KCS) đà tiến hành
kiểm nghiệm và kết quả kiểm nghiệm đợc ghi vào biên bản kiểm nghiệm nh sau:


Biểu số 3:
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 10 tháng 11 năm 2003
Căn cứ quy định số 15 ngày 19/9/1998 về kiểm nghiệm vật t của Giám đốc Xí
nghiệp.
ST
T

Tên vật t

1

Bông gầm ý

MS

Phơng thức
kiểm nghiệm

Kg

ý kiến của ban kiểm nghiệm
Đại diện kỹ thuật

ĐVT

Số lợng theo
chứng từ
10.333,4

Thủ kho
(Ký, họ tên)

Kết quả kiểm nghiệm
Số lợng
Số lợng đúng
không đúng
yêu cầu
yêu cầu
10.333,

Trởng ban kiểm nghiệm
(ký, họ tên)

(Ký, họ tên)

Trên cơ sở hoá đơn đỏ, biên bản kiểm nghiệm và các chứng từ liên quan kh¸c
(nÕu cã) bé phËn cung øng sÏ lËp phiÕu nhËp kho.
Biểu số 4
Phiếu nhập kho
Ngày 10 tháng 11 năm 2003

Mẫu số: 01 - VT
QĐ số: 1141-TC/CĐKT
Ngày 1/1/2003 của BTC

Họ và tên ngời giao hàng:

Số 7/11

Theo hoá đơn số:. Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Nợ
Của Xí nghiệp dệt may xuất khẩu Lạc Trung

Có

Nhập tại kho: Bông
ST
T
1

Tên, nhÃn hiệu, quy
cách, phẩm chất vật t
sản phẩm hàng hoá
Bông gầm ý
Cộng

MS

ĐVT
Kg

Số lợng
Theo chứng từ Thực nhập
10.333,4

10.333,4

Đơn giá

Thành tiền

2250

23.250.150
23.250.150


đồng.

Viết bằng chữ: Hai mơi ba triệu hai trăm năm mơi nghìn một trăm năm mơi
Nhập ngày 10 tháng 11 năm 2003

Phụ trách

Ngời giao hàng

Thủ kho

Kế toán trởng

Thủ trởng

(Ký và ®ãng dÊu)

- §èi víi phÕ liƯu nhËp kho do tiÕt kiệm đợc trong sản xuất hoặc phế liệu thu
hồi.
Trong trờng hợp này ở phân xởng sản xuất sau khi sản xuất ra sản phẩm mà
không sử dụng hết nguyên vật liệu (do tiết kiệm) hoặc trong quá trình sản xuất thu đợc phế liệu thì đem lên kho. Thủ kho sẽ làm một số thủ tục nh kiểm tra, cân sau đó
phòng Xuất nhập khẩu tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 3
liên. Một liên để lại trên phòng Xuất nhập khẩu để làm chứng từ lu, một liên giao cho
phân xởng sản xuất, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ vào thẻ kho (chỉtiêu số lợng) sau đó gửi lên phòng kế toán vật liệu theo dõi.
3.1.2. Đối với vật liệu xuất kho.
VËt liƯu xt kho cđa XÝ nghiƯp chđ u xt cho các phân xởng sản xuất để
sản xuất ra sản phẩm cung ứng trên thị trờng ngoài ra Xí nghiệp còn xuất vật liệu ra
ngoài để thu gia công chế biến hoặc xuất để nhợng bán cho các đơn vị sản xuất khác.
Với mỗi một mục đích xuất kho Xí nghiệp sử dụng một loại Phiếu xuất kho khác
nhau.
Căn cứ vào kế hoạch và tình hình sản xuất, xét thấy nhu cầu xin lĩnh vật t.
Phân xởng lập Phiếu xuất kho víi sù cho phÐp cđa ngêi phơ tr¸ch vËt liệu. Sau đó
Phiếu xuất kho đợc chuyển lên cho bộ phận cung tiêu duyệt. Sau đó ngời nhận sẽ
cùng thủ kho xng kho nhËn hµng. Thđ kho sÏ ghi sè lợng thực xuất vào Phiếu xuất
kho.
Phiếu xuất kho có thể lập riêng cho từng thứ hoặc nhiều thứ vật liệu cùng loại,
cùng một kho. Phiếu xuất kho lập làm 3 liên, một liên lu lại trên cuốn sổ của phân xởng hai liên còn lại thủ kho giữ để ghi thẻ kho và chuenr cho phòng kế toán.


Biểu số 5
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 11 năm 2003

Số 5111 - Mẫu số: 02-VT
QĐ số: 114 - TC/CĐKT

Ngày 1/1/1995 của BTC

Họ và tên ngời nhận hàng: Chị Liên - bộ phận quản lý Số 3/11
Xuất kho

Nợ

Xuất tại kho: Bông
STT
1

Tên, nhÃn hiệu, quy cách, phẩm
chất vật t sản phẩm hàng hoá
Bông gầm ý

Có
MÃ số

ĐVT
Kg

Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
1908
1908

Thành tiền
4.293.000
4.293.000

Viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm chín moi ba nghìn đồng.
- Đối với trờng hợp chi Xí nghiệp đa vật liệu đến các đơn vị nhận gia công chế
biến thì dùng PhiÕu xt kho kiªm vËn chun néi bé. PhiÕu xt kho kiêm vận
chuyển nội bộ do phòng xuất nhập khẩu lập thành 2 liên (đối với di chuyển nội bộ
giữa các kho trong Xí nghiệp, thành ba liên đối với việc chuyển đến các đơn vị nhận
gia công chế biến).
Khi xt kho vµ ngêi vËn chun ký vµo phiÕu trong trờng hợp lập thành 2 liên
thì một liên giao cho ngời thủ kho nhập để vào thẻ kho sau đó gửi lên cho phòng xuất
khẩu, một liên giao cho thủ kho xuất để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển đến cho
phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Trờng hợp lập thành 3 liên thì một liên giao cho ngời vận chuyển làm chứng từ đi đờng và thanh toán nội bộ, hai liên còn lại tơng tự nh
trờng hợp trên.