Lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất.

lý luận chung về hạch toán vật liệu ở doanh
nghiệp sản xuất.
I. Một số vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán nguyên vật
liệu.
1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò vị trí của nguyên liệu, vật liệu trong
quá trình sản xuất.
Vật liệu là những đối tợng lao động là một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất
và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Trong doanh nghiệp sản xuất,
vật liệu là tài sản dự trữ thuộc nhóm tài sản lu động và chi phí vật liệu thờng chiếm
một tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm.
Xét về mặt hiện vật thì vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và khi
tham gia vào quá trình sản xuất dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ
hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phận của vốn kinh doanh, khi tham gia
vào sản xuất vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản
xuất kinh doanh trong kỳ.
Từ đặc điểm cơ bản của vật liệu ta có thể thấy rõ vị trí quan trọng của vật liệu
trong quá trình sản xuất. Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất
cấu thành nên thực thể của sản phẩm và sẽ tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến
hành bình thờng. Do vậy kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hởng lớn nếu việc
cung cấp vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Mặt khác, chất lợng sản phẩm có đảm bảo
đợc hay không phụ thuộc rất lớn vào chất lợng vật liệu. Chi phí vật liệu chiếm tỷ
trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất (nh trong giá thành sản xuất công nghiệp cơ
khí từ 50% đến 60%, trong giá thành sản xuất công nghiệp chế biến chiếm tới
80%,trong giấ thành sản xuất công nghiệp nhẹ chiếm 70%). Do vậy cả số lợng và
chất lợng sản phẩm đều bị quyết định bởi số vật liệu tạo ra nó nên yêu cầu vật liệu
phải có chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại, chi phí vật liệu đợc hạ thấp, giảm
mức tiêu hao vật liệu thì sản phẩm sản xuất ra mới đạt yêu cầu, giá thành hạ, số lợng
sản phẩm tăng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng. Chất lợng cao, giá thành hạ
làm cho doanh nghiệp có thể đạt đợc lợi nhuận cao có thể cạnh tranh trong điều kiện
kinh tế thị trờng. Từ đó cho thấy việc tiết kiệm chi phí vật liệu có ý nghĩa quan trọng

trong việc hạ thấp giá thành.
2. Yêu cầu quản lý vật liệu và nhiệm vụ của kế toán vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
Quản lý là tất yếu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Quản lý vật liệu là
công việc không thể thiếu đợc trong bất cứ doanh nghiệp sản xuất nào. Tuy nhiên, do
trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phơng pháp quản lý cũng có
những mặt khác nhau. Muốn đạt đợc mức hạ giá thành, giảm chi phí sản xuất thì phải
quản lý chặt chẽ vật liệu và đó là yếu tố khách quan, yêu cầu trong kinh doanh của
nền kinh tế thị trờng nhằm mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Trong điều kiện nền kinh tế nớc ta cha phát triển, nguồn cung cấp vật liệu
không ổn định, do đó yêu cầu của công tác quản lý vật liệu phải quản lý ở tất cả các
khâu từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến khâu sử dụng.
- ở khâu thu mua: Phải đủ số lợng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả
hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt quan tam tới chi phí
thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cách tối đa.
- ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với
tính chất lý hóa của mỗi loại vật liệu, tức là phải tổ chức sắp xếp những loại
vật liệu có cùng tính chất lý hóa giống nhau vào một nơi, tránh việc để lẫn
lộn với nhau làm ảnh hởng đến chất lợng của nhau.
Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý cho dễ nhập, dễ xuất, dễ kiểm
tra, tránh h hỏng, mất mát, đảm bảo an toàn.
- ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định đợc định mức dự trữ tối đa, tối
thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng không bị
ngừng trệ cũng không đây ứ đọng vốn.
- ở khâu sử dụng: Cần phải ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng. Cần sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán
chi.
Kế toán là công cụ phục vụ cho việc quản lý kinh tế, tài chính của các doanh
nghiệp, trong đó có kế toán vật liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và
sử dụng vật liệu. Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình

hình thu mua, vận chuyển và bảo quản, tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Để
thực hiện đợc vai trò, nhiệm vụ của mình thì kế toán vật liệu phải đảm bảo những yêu
cầu sau:
- Kế toán vật liệu cần phải tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và
trung thực các số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình
hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Tính giá thực tế vật liệu đã mua và nhập
kho.
- áp dụng đúng các phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo
dõi tình hình biến động, tồn kho của từng loại vật liệu.
- Thờng xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
vật liệu, phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu
thừa, thiếu, ứ đọng, kém hay mất phẩm chất nhằm hạn chế thiệt hại có thể
xẩy ra.
- Phải tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật liệu thực tế đa vào
sử dụng và tiêu hao, phân bổ cính xácgiá trị vật liệu sử dụng cho các đối t-
ợng tính giá thành.
- Định kỳ phải kiểm kê và đánh giá lại vật liệu.
- Phải phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu.
3. Điều kiện tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệu nói
riêng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải bảo những điều kiện nhất định.
Trớc hết doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng, bến bãi để bảo quản vật liệu
kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản và cân đo, đong đếm cần thiết, phải bố
trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững
và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng nh sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí, sắp
xếp vật liệu trong kho phải tuân theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện
cho việc nhập xuất và theo dõi kiểm tra.
Bên cạnh đó phải xây dựng định mức dự trữ, xác định lợng cần thiết, tối đa, tối
thiểu cho sản xuất, xây dựng mức tiêu hao vật liệu trong sử dụng và mức hao hụt hợp
lý trong vận chuyển và bảo quản là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch

toán vật liệu.
Mặt khác, cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật
liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết
theo đúng chế độ quy định. Đồng thời thực hiện chế độ kiểm tra, kiểm kê đối chiếu
vật liệu.
4. Phân loại nguyên vật liệu.
Do vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có rất nhiều loại, nhiều thứ khác nhau
nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu căn
cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu đợc chia thành các loại
sau:
- Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối t-
ợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm nh sắt,
thép trong nhà máy chế tạo cơ khí, bông trong nhà máy dệt, vải trong các
doanh nghiệp may. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp
tục chế biến nh sợi mua ngoài trong các nhà máy dệt cũng đợc coi là
nguyên vật liệu chính.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất chế tạo sản phẩm, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay
đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động
của các t liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức
nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, hồ dán, xà phòng, dầu nhờn. . .
- Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, khí nh xăng dầu, than, củi, hơi đốt
dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho các phơng tiện,
máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế
cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (vật
kết cấu, công cụ, khí cụ. . .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu
t cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý

tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (gạch, sắt, vải vụn).
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao
bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng.
Ngoài ra để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc tiến hành thờng
xuyên, liên tục, không bị gián đoạn và quản lý chặt chẽ thì phải xây dựng sổ danh điểm
vật liệu. "Sổ danh điểm vật liệu" (Biểu số 1) bao gồm nhiều loại nguyên vật liệu đợc chia
thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu và đợc xây dựng trên cơ sở số hiệu
của loại nguyên vật liệu:
Biểu số 1
Sổ danh điểm vật liệu
Loại: nguyên vật liệu chính
Ký hiệu: 1521
Ký hiệu Ghi chú
Tên nhãn hiệu,
quy cách vật
liệu
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Nhóm VLiệu Danh điểm vật
liệu
1521-01 1521-01-001
1521-01-002
Đá 4 x 6
Đá 1 x 2
m
3
m
3

1521-02 1521-02-001
1521-02-002
. . . . . .
ý nghĩa mã số: Đá là nguyên vật liệu chính trực tiếp, đá 4 x 6 là vật liệu thứ
nhất thuộc nhóm đá.
II. Nội dung tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu.
1. Tổ chức chứng từ.
Các hoạt động nhập xuất kho vật liệu luôn xẩy ra trong các doanh nghiệp sản
xuất. Để quản lý theo dõi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật
liệu, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác
theo đúng mẫu biểu quy định. Những chứng từ hợp lệ, hợp pháp này là cơ sở để tiến
hành ghi chép trên thẻ kho, trên sổ kế toán, để kiểm tra, giám sát tình hình biến
động, tồn kho của từng loại vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả vật liệu, phục vụ
kịp thời đầy đủ nhu cầu vật liệu cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
a. Thủ tục chứng từ nhập kho nguyên vật liệu có thể đợc trình bày trên sơ
đồ sau:
Sơ đồ 1 - sơ đồ nhập kho vật liệu
Đơn đặt hàng (2a)
Hợp đồng mua hàng
(1) Hợp đồng Phiếu nhập vật t (3a)
mua hàng (2b) Phiếu nhập kho (4a)
Đơn đặt Phiếu
Bộ phận
mua hàng
Ngời bán
Kho
Bộ phận
cung ứng
Nhu cầu
mua hàng

Kế toán vật
t, hàng hóa
Kế toán thanh toán
với ngời bán
hàng (2c) kho (5)
Bộ phận cung ứng vật t nhằm đảm bảo cung cấp vật t thờng xuyên, kịp thời,
đầy đủ, đồng bộ cho sản xuất, nếu thấy có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng, bộ
phận mua hàng dựa vào nhu cầu đó để xét duyệt quyết định mua hàng. Sau đó đa đơn
đặt hàng cho ngời bán, hai bên lập hợp đồng mua hàng, giao một bản cho bộ phận
cung ứng và một bản cho kế toán thanh toán với ngời bán.
Khi vật liệu về đến doanh nghiệp, bộ phận cung ứng trên cơ sở hóa đơn, giấy
báo nhận hàng, biên bản kiểm kê vật t (nếu có) so sánh với hợp đồng mua hàng để
lập Phiếu nhập kho (Biểu số 2).
Tại kho, sau khi kiểm nhận xong ghi rõ số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho.
Nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất ghi trên chứng từ thì
phải báo cho bộ phận cung ứng biết và lập biên bản để làm căn cứ giải quyết với ngời
cung cấp. Thủ kho không đợc tự ý nhập kho những thứ vật liệu không ghi trên phiếu
nếu cha có ý kiến của bộ phận cung ứng.
Phiếu nhập kho khi đã có đầy đủ chữ ký của ngời phụ trách cung ứng, ngời
giao và ngời nhận, thủ kho gửi một bản thừa hoặc thiếu (nếu có) cho bộ phận cung
ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho đợc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán,
còn hợp đồng của ngời bán đợc giao cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi
chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập vật liệu.
Bộ phận kế toán thanh toán với ngời bán, đối chiếu hợp đồng mua hàng, đơn
đặt hàng và phiếu nhập kho, sau đó ghi chi tiết trên sổ thanh toán với ngời bán - TK
331.
Với vật liệu nhập kho từ các nguồn khác thì kế toán phải lập cac chứng từ kế
toán thích hợp.
Biểu số 2
Phiếu nhập kho Số. . .

Ngày . . .tháng. . .năm. . . Nợ. . .
Có. . .
Họ tên ngời giao hàng . . .
Theo số . . . ngày. . .tháng. . .năm . . .của. . .
Nhập tại kho. . .
Số
thứ
tự
Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm
chất vật t
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lợng Đơn
giá
Thành
tiền
Theo chứng từ Thực nhập
Cộng
b. Thủ tục chứng từ xuất kho.
Trong doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng vào sản xuất kinh doanh ngoài ra còn
có thể xuất bán, xuất cho vay. . .bất cứ sử dụng mục đích gì đều phải thực hiện
nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm. Trên chứng từ phải ghi rõ mục đích sử dụng vật
liệu. Việc xuất kho có thể tổng quát theo sơ đồ:
Sơ đồ 2- sơ đồ xuất kho nguyên vật liệu.
Phiếu xuất vật t (1)
(2)

(3) (4)
(5)
Chứng từ xuất kho vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho vật
liệu. Trong doanh nghiệp thờng sử dụng các chứng từ xuất kho sau:
- Phiếu xuất kho vật t đợc sử dụng trong các trờng hợp xuất kho vật liệu
không thờng xuyên với số lợng ít. Phiếu này đợc lập thành ba bản một bản
giao cho ngời lĩnh, một bản giao cho bộ phận cung ứng vật t và một bản thủ
kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính
thành tiền và ghi sổ. Do phiếu xuất vật t chỉ có hiệu lực một lần không phù
hợp với các trờng hợp sử dụng vật t nhiều phát sinh thờng xuyên trong
tháng nên thay bằng Phiếu xuất vật t theo hạn mức.
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức lập cho tháng nào thì có giá trị trong tháng
đó. Nếu dùng thừa thì lập Phiếu xuất nhập vật t.
- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho (Biểu số 3) sử dụng trong trờng hợp xuất
bán vật liệu, phiếu đợc lập thành ba liên (nhờ ngân hàng thu thì bốn liên).
- Phiếu xuất vật t thuê ngoài chế biến dùng khi xuất vật liệu thuê ngoài chế
biến, phiếu này đợc lập thành ba liên.
- Phiếu di chuyển nội bộ xuất vật liệu từ kho này sang kho khác của doanh
nghiệp.
Đội, xởng sản xuất
hoặc ngời mua
Ngời lĩnh
Bộ phận cung
ứng vật t
Kho Kế toán vật t,
hàng hóa
Kế toán tiêu thụ
và thanh toán
Biểu số 3
Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngày . . .tháng. . .năm. . . Quyển sổ. . .
(Liên. . .) Số:
Nợ. . .
Có . . .
- Họ tên ngời mua:
- Địa chỉ:
- Xuất tại kho:
- Địa chỉ giao hàng:
- Hình thức thanh toán:
- Số hiệu tài khoản:
st
t
Tên, quy cách, sản phẩm,
hàng hóa
Mã số đơn vị
tính
Số lợng đơn giá Thành
tiền
a B C d 1 2 3
Cộng
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): . . .
- Trong đó thuế: . .
- Thời gian và địa điểm bảo hành:. . .
- Ghi chú:. . .
2. Tổ chức tính giá vật liệu.
Về nguyên tắc vật liệu cần đợc tính theo giá thực tế tức là giá trị của vật liệu
phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải
tính theo giá thực tế. Song do đặc điểm của vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thờng
xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán
vật liệu còn có thể đợc đánh giá theo giá hạch toán.

a. Tổ chức tính giá vật liệu nhập kho.
- Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hóa đơn của ngời
bán (bao gồm cả khoản thuế nhập khẩu và thuế khác) cộng với chi phí thu
mua thực tế nh chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, chi phí thuê kho bãi,
tiền phạt, bồi thờng, chi phí nhân viên. . .trừ đi các khoản chiết khấu, giảm
giá (nếu có). Chi phí thu mua vật liệu có thể tính trực tiếp vào giá thực tế
của từng loại vật liệu. Nếu liên quan đến nhiều loại vật liệu thì phải phân
bổ chi phí thu mua theo tiêu thức nhất định nh trọng lợng, giá trị . . .
- Với vật liệu doanh nghiệp tự chế biến gia công thì giá thực tế bao gồm: Giá
thực tế xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến.
- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến giá thực tế gồm giá giá trị thực tế
vật liệu xuất thuê chế biến cộng với các chi phí liên quan nh tiền thuê gia
công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. . .
- Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh thì giá trị thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định.
- Với phế liệu là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối
thiểu.
- Với vật liệu đợc tặng, thởng giá trị thực tế đợc tính theo giá thị trờng tơng
đơng.
b. Tính giá vật liệu xuất kho.
Nh đã nói ở trên, khi tổ chức kế toán vật t ngời ta có thể dùng một trong hai
cách đánh giá vật t xuất kho theo giá thực tế hay theo giá hạch toán.
Hạch toán theo giá thực tế: Tuỳ theo đặc điểm của doanh nghiệp vào yêu
cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán thờng dùng các phơng
pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán nếu có thay đổi phải
giải thích rõ ràng.
Phơng pháp đơn giá mua bình quân:
- Bình quân cả kỳ.
Theo phơng pháp này trớc tiên phải tính đơn giá mua bình quân của từng loại
vật liệu:

Đơn giá mua
bình quân
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ