CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TRONG DOANH NGHIỆP.
I. Vai trò và sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu
trong doanh nghiệp.
1. Nguyên vật liệu và đặc điểm của nguyên vật liệu.
Quá trình lao động là quá trình con người sử dụng tư liệu lao động tác động
lên đối tượng lao động, làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá lý của đối
tượng lao động để tạo ra những sản phẩm với chất lượng ngày càng cao. Như vậy,
một doanh nghiệp muốn tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh phải có đủ 3 yếu
tố cơ bản đó là:
- Tư liệu lao động.
- Đối tượng lao động.
- Sức lao động.
Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất
cứ quá trình sản xuất nào. Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao động ở đây chính là
các loại vật liệu. Theo Mác, bất kỳ vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song
không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đối tượng lao
động thay đổi do tác động của con người thì khi đó mới trở thành vật liệu. Ví dụ
như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng than đá,
sắt, đồng, thiếc... khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các ngành
công nghiệp chế tạo, cơ khí...
Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của
con người tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, vật liệu là tài
sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu động.
Có thể khái quát một số đặc điểm cơ bản của vật liệu như sau:
- Vật liệu là đối tượng lao động biểu hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba
yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo
thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật
liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không. Nếu vật liệu có chất lượng tốt,
đúng qui định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản
phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường.

- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào
sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn
hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm.
- Về mặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn
bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở
chỗ chi phí vật liệu là khoản chi phí phân bổ một lần.
Như vậy, vật liệu có vị trí đặc biệt quan trọng nhưng không thể phủ nhận
trong quá trình sản xuất. Xuất phát từ tầm quan trọng của vật liệu đối với qúa trình
sản xuất trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc giảm chi phí vật liệu
hợp lý có ý nghĩa lớn, giảm nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
2. Sự cần thiết quản lý và hạch toán nguyên vật liệu.
Vật liệu là tài sản lưu động, đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh
nghiệp. Do vậy, việc hạch toán vật liệu một cách chính xác, hợp lý, có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm và đáp ứng có hiệu
quả các yêu cầu quản lý.
a. Đối với việc kiểm soát chi phí
Bảo quản vốn kinh doanh nhất là vốn lưu động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị là
mối quan tâm của các doanh nghiệp. Vật liệu với tư cách là tài sản lưu động,
thường chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên nó
là đối tượng tất yếu của việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Qúa trình vật
liệu tham gia vào sản xuất kinh doanh cho tới khi rút khỏi qúa trình sản xuất kinh
doanh chuẩn bị cho qúa trình kinh doanh tiếp theo có thể khái quát qua sơ đồ 1.
Đây là sơ đồ phản ánh trị giá vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh và
tiêu hao toàn bộ vào sản phẩm, dịch vụ. Qua đó cho thấy, để kiểm soát sự xuất hiện
và tham gia vào qúa trình sản xuất kinh doanh của vật liệu về mặt giá trị thì kế toán
phải hạch toán vật liệu một cách chính xác, hiệu quả và hợp lý. Việc đánh giá đúng
giá trị thực của vật liệu tồn, nhập, xuất là điều kiện quan trọng để xác định giá trị
đích thực của vật liệu tiêu hao cho quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó có cơ sở
xác định lợi nhuận đã đạt được.
Mặt khác, vật liệu thường có nhiều chủng loại khác nhau, mỗi loại có công

dụng khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng sản xuất, trong khi đó
về việc nhập, xuất vật liệu thường xuyên diễn ra. Do đó chỉ có hạch toán vật liệu
chính xác, hợp lý mới đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật
liệu- đó là cơ sở cho việc theo dõi, kiểm soát vật liệu
Sử dụng ngay
VL mua về
Xuất theo yêu cầu
Tái sản xuất
Sản phẩm dịch vụ
Tiêu thụ thành phẩm
Sơ đồ1 : Quá trình luân chuyển nguyên vật liệu.
a. Đối với giá thành sản phẩm dịch vụ
Giá thành là chi phí sản xuất tính cho khối lượng hoặc đơn vị sản phẩm
(công việc, lao vụ) do doanh nghiệp đã sản xuất hoàn thành. Căn cứ, cơ sở để tính
giá thành của sản phẩm, công việc, lao vụ đã hoàn thành là các chi phí sản xuất
trong kỳ. Cùng với chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp là căn cứ quan trọng để tính giá thành sản phẩm.
Để tính toán và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán
cần phải xác định được trị giá nguyên vật liệu sản xuất đã đưa vào sử dụng, đồng
thời chú ý kiểm tra, xác định số nguyên vật liệu đã lĩnh nhưng cuối kỳ chưa sử
dụng hết và giá thành của phế liệu thu hồi (nếu có) để loại chi phí nguyên, vật liệu
trực tiếp trong kỳ.
Chi phí thực tế nguyên vật liệu trong kỳ
=
Giá trị nguyên vật liệu sản xuất đưa vào sử dụng
-
Giá trị phế liệu thu hồi
Trong qúa trình sử dụng, vật liệu các loại với tư cách là những đối tượng lao
động sẽ được tiêu hao hoàn toàn để cấu tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm,
hoặc tăng thêm chất lượng, màu sắc, giá trị sử dụng, giá trị thương mại của sản

phẩm hay phục vụ gián tiếp cho qúa trình sáng tạo khối lượng sản phẩm mới. Bởi
vậy, giá trị của vật liệu đã tiêu dùng được chu chuyển một lần vào giá phí của sản
phẩm mới. Để cho sản phẩm được liên tục với mục tiêu sản lượng hàng hoá, dịch
vụ được hoàn thành thì doanh nghiệp phải đảm bảo tốt vấn đề cung ứng đối tượng
lao động cho nó mà một vật liệu là đối tượng cơ bản vì qúa trình sản xuất kinh
doanh là qúa trình tiêu hao vật liệu và các đối tượng lao động khác để tạo ra một
khối lượng vật chất hữu ích khác cho tiêu dùng xã hội.
Để tổ chức tốt các yêu cầu trên thì hạch toán vật liệu phải được thực hiện
một cách đầy đủ, chính xác, hợp lý để làm căn cứ, cơ sở hạch toán tính giá thành
sản phẩm dịch vụ.
b. Đối với việc đáp ứng có hiệu quả các yêu cầu quản lý.
Quản lý nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp là một yêu cầu quan trọng vì
doanh nghiệp cần phải có các thông tin sau để đảm bảo được hiệu quả của quá
trình- kinh doanh.
+ Mức tồn kho thực tế về nguyên, vật liệu, chênh lệch của mỗi loại vật liệu
tồn kho so với định mức dự trữ an toàn của kinh doanh, định mức tối thiểu, tối đa.
+ Mức nguyên, vật liệu nhập vào trong kỳ cho mục đích sản xuất kinh
doanh.
+Tình hình tiêu dùng vật liệu các loại cho sản xuất và sử dụng có hiệu quả
số vật liệu đó.
Chính vì vậy, kế toán viên giữ vai trò hết sức quan trọng trong công tác hạch
toán và quản lý vật liệu. Vậy vai trò đó thể hiện như thế nào?
Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành tập hợp
các chứng từ, kiểm tra đối chiếu, sắp xếp chúng theo thứ tự và ghi sổ kế toán từ chi
tiết đến tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình,
nhập- xuất- tồn kho vật liệu.
Định kỳ, kế toán cùng các bộ phận phòng ban chức năng cùng phối hợp thực
hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình thanh
toán với người bán (nhà cung cấp), tình hình bảo quản, sử dụng vật liệu trong các
quá trình sản xuất kinh doanh nhằm phát hiện ra những bất hợp lý trong khâu lập

kế hoạch, quản lý cũng như sử dụng. Từ đó điều chỉnh kế hoạch thu mua hợp lý
hơn, đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý, sử dụng
vật liệu một cách tiết kiệm, hiệu quả nhằm giảm chi phí, hạ giá thành và tăng lợi
nhuận của doanh nghiệp.
3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Trong cơ chế thị trường, sản phẩm ngày càng đa dạng về chủng loại đòi hỏi
khối lượng nguyên vật liệu ngày càng tăng, trong khi đó nguyên vật liệu sản xuất
trong nước chưa đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, nhiều nguyên vật liệu còn phải nhập
ngoại. Vì vậy, cần phải quản lý tốt nguyên vật liệu, tìm biện pháp sử dụng nguyên
vật liệu tiết kiệm hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm được sản xuất ra.
Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những mất mát, hư hỏng, giảm
bớt những rủi ro thiệt hại xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp, góp phần giảm bớt chi phí, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả
của hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý tốt nguyên vật liệu còn là điều kiện để
xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá tài sản của doanh nghiệp một cách đầy
đủ, xác thực đảm bảo tính trung thực khách quan của thông tin trình bày trên các
báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Với ý nghĩa đó, việc quản lý nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp đòi hỏi
phải chặt chẽ ở nhiều khâu khác nhau từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và
sử dụng.
- Ở khâu thu mua: Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất, thường xuyên
biến động, các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua nguyên vật liệu
để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và phục vụ cho những
nhu cầu khác doanh nghiệp. Khâu thu mua phải quản lý về mặt số lượng, quy cách,
chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ
thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ở khâu bảo quản: Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ
bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, đảm bảo chế
độ an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
- Ở khâu sử dụng: Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định

mức và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất,
giá thành sản phẩm, tăng thu nhập tích luỹ của doanh nghiệp. Do vậy, trong khâu
này cần phải tổ chức tốt các việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật
liệu trong sản xuất kinh doanh.
- Ở khâu dự trữ : Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ
tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh
doanh tiến hành bình thường, không bị ngừng trệ hay gián đoạn do vịc cung ứng,
mua không kịp thời hoặc lâm vào tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều.
4. Yêu cầu và nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.
Để cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình cung cấp nguyên vật liệu, dự trữ
và sử dụng nguyên vật liệu hợp lý tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hư hỏng,
mất mát và lãng phí nguyên vật liệu, công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các
doanh nghiệp công nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Thực hiện việc đánh giá và phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên
tắc, yêu cầu quản lý thống nhất và yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với phương
pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng
hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu
trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Tham gia việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình
hình thanh toán với người bán và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình
sản xuất kinh doanh.
II. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU
1. Phân loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Vật liệụ sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ, có vai trò,
công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Vật liệu cần
được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá
trị. Trên cơ sở đó, xây dựng “danh điểm vật liệu” nhằm thống nhất tên gọi, ký - mã
hiệu, qui cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu Do vậy, cần thiết

phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý
vật liệu. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu được
chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ
thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc
dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao
động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc
chống gỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...).
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất,
kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt, khí đốt v.v...
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy
móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp,
không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà các doanh nghiệp mua vào nhằm
mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...).
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoàI các thứ chưa kể trên như bao
bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủngv.v...
Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng
quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Tuỳ vào yêu cầu quản lý và hạch toán
chi tiết, cụ thể của từng doanh nghiệp mà mỗi loại vật tư trên lại được chi tiết thành
từng nhóm, từng thứ chi tiết hơn.
2. Tính giá nguyên vật liệu
Tính giá nguyên vật liệu, về thực chất là việc xác nhận giá trị ghi sổ của vật
liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Lựa chọn phương pháp tính giá nguyên
vật liệu trong kỳ hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá
thành sản phẩm mới và giá trị dự trữ vật liệu ngày cuối kỳ. Vì vậy, tính giá vật liệu

là nhiệm vụ không thể thiếu của tổ chức hạch toán, là tiền đề để hình thành hệ
thống thông tin chính xác về vật liệu tiêu dùng và dự trữ.
Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng theo những
nguyên tắc nhất định. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công
nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Giá thực tế của vật liệu là loại
giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi hợp
pháp của doanh nghiệp.
2.1. Tính giá vật liệu nhập
Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay
phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế VAT (nếu tính thuế VAT
theo phương pháp trực tiếp hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo
phương pháp khấu trừ).
• Với vật liệu mua ngoài:
Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập
khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí
nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãI, tiền
phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các khoản giảm giá mua được hưởng.
• Với vật liệu tự sản xuất:
Tính theo giá thành sản xuất thực tế.
• Với vật liệu mua ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế cùng các chi phí liên quan
(tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định
mức ...).
• Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên
doanh:
Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí
tiếp nhận (nếu có).
• Với phế liệu:
Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
• Với vật liệu được tặng thưởng:

Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan
đến việc tiếp nhận.
• Đối với phế liệu thu hồi:
Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.
2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho.
Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng
doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể
sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch
toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:
a. Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính
theo công thức.
Giá thực tế vật liệu xuất dùng
=
Số lượng vật liệu xuất dùng
x
Giá đơn vị bình quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính một trong 3 cách như sau:
=
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
* Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
Ưu điểm:
- Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập- xuất
trong kỳ.
- Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số
lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột.
Nhược điểm:
- Độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh

hưởng đến công tác quyết toán nói chung.
- Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công
việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung.
 Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Theo phương pháp này, giá thực tế nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ được
tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước
=
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ) trư
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
Ưu điểm:
- Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ.
Nhược điểm
- Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu
kỳ này.
 Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá đơn vị
bình quân của từng danh điểm vật liệu. Giá nguyên, vật liệu xuất kho sẽ chịu ảnh
hưởng rất lớn vào số lượng và đơn giá của nguyên, vật liệu nhập trước đó.
Ưu điểm:
Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được
nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật, phản ánh
kịp thời sự biến động của giá cả.
Nhược điểm:
Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần, chỉ nên

áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không
nhiều và thực hiện bằng kế toán bằng máy vi tính.
b. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số
hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu
mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy
giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.
Ưu điểm:
- Gần đúng với luồng nhập- xuất vật liệu trong thực tế.
- Phản ánh được sự biến động của giá vật liệu tương đối chính xác.
Nhược điểm:
- Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện
tại. Theo phương pháp nhập trước - xuất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi
giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu.
- Khối lượng công việc hạch toán nhiều.
- Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít vật
liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp này cũng thích
hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
c. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước
tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên. Phương pháp nhập
sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp giá cả có xu hướng tăng lên, lạm phát vì
khi đó doanh nghiệp sẽ giảm được số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho nhà
nước.
Ưu điểm:
- Doanh thu hiện tại được phù hợp với nhưng khoản chi phí hiện tại.
Nhược điểm
- Phương pháp này bỏ qua việc nhập- xuất vật liệu trong thực tế.
- Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm

vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao.
- Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh
thấp hơn so với thực tế. Điều này làm khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị
nhìn nhận là kém so với khả năng thực tế.
d. Phương pháp trực tiếp (giá thực tế đích danh)
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều
chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy,
phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp
giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có
tính tách biệt.
Ưu điểm:
- Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
- Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm
nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hànhvà hạch toán chi tiết, tỉ mỉ.
e. Phương pháp giá hạch toán.
Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo
giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ). Cuối kỳ, kế toán
sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:
Giá thực tế vật liệu xuất
dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán Vật liệu xuất
dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ)
x
Hệ số giá
vật liệu
Hệ số giá vật liệu

=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu tôn đầu kỳ và nhập trong kỳ x Đơn giá vật liệu
Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ
yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý.
Ưu điểm:
Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng
hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít.
Nhược điểm:
- Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ hạch
toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học.
- Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm
vật liệu và có trình độ kế toán tương đối tốt.
III. HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN, VẬT LIỆU.
Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu
thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu
phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng loại vật liệu. Vật liệu là
một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi
tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về mặt hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải
chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và
phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho.
Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ
thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các công tác quản
lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng.
Có nhiều phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, do vậy mỗi doanh nghiệp tuỳ
theo đặc điểm và yêu cầu quản lý vật liệu của mình mà lựa chọn phương pháp kế
toán chi tiết vật liệu cho phù hợp.
Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban
đầu như:
- Phiếu nhập kho- (Mẫu 01- VT).

- Phiếu xuất kho- (Mẫu 02- VT).
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ- (Mẫu 03- VT).
- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá- (Mẫu 08- VT).
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho- (Mẫu 02- BH).
- Hoá đơn cước phí vận chuyển- (Mẫu 03- BH).
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng theo mẫu thống nhất theo qui định của
nhà nước , các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn
khác như:
- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức- (Mẫu 04- VT).
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư- (Mẫu 05- VT).
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ- (Mẫu 07- VT).
...................
Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử dụng một trong ba phương
pháp: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và
phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp
dụng riêng nhưng dù sao thì các phương pháp này cũng là sự kết hợp giữa kho và
phòng kế toán để theo dõi tình hình biến động tăng, giảm, và tồn kho vật liệu theo
cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị.
1. Phương pháp thẻ song song.
1.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp thẻ song
song.
Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn
kho vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế
toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu qui định thống nhất (Mẫu 06- VT) cho từng
danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.
1.2 Trình tự hạch toán
Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song có thể khái quát
qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2 Kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song

Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp N-X-T
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Ghi chú
Ưu điểm:
Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự chính xác của
thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
Nhược điểm:
Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.
Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức
năng của kế toán.
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối
lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ
chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao.
2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
2.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ đối
chiếu luân chuyển.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến
một bước phương pháp thẻ song
2.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển.
Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
có thể khái quát theo sơ đồ 3.
Ưu điểm:

Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với
phương pháp thẻ song song.
Nhược điểm:
- Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến
hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán.
- Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp xếp chứng từ nhập,
xuất trong cả tháng để ghi sổ đối chiếu luân chuyển để phát sinh nhầm lẫn, sai sót.
Nếu có lập bảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn.
- Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì
doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh thì
hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho.
Điều kiện áp dụng:
Áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập,
xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều
kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập, xuất hàng ngày.
Sơ đồ 3 : Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu
luân chuyển.
Thẻ kho
Chứng từ nhập
Sổ đối chiếu
luân chuyển
Chứng từ xuất
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Bảng kê
xuất
Bảng kê

nhập
3. Phương pháp sổ số dư
3.1 Nguyên tắc hạch toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Phương pháp sổ số dư là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch
toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ
việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. ở kho,
chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của
vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán,
tạo điều kiện thực hiện và kiểm tra thường xuyên một cách có hệ thống của kế toán
đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
3.2 Trình tự kế toán vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Trình tự kế toán chi tiết được khái quát trên sơ đồ số 4.
Sơ đồ 4: Trình tự kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Bảng luỹ kế nhập
Bảng kê tổng hợp
N – X – T
Chứng từ xuất
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Bảng luỹ kế xuất
Ghi chú
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Chứng từ nhập
Thẻ kho
Sổ số dư

Ưu điểm:
+ Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng toán giảm bớt khối

lượng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng.
+ Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ
kho trên thẻ kho cũng như việc bảo quản hàng trong kho của thủ kho.
Nhược điểm:
+ Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng
nhóm vật liệu.
Điều kiện áp dụng:
Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập,
xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật
liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao.
IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU.
Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế
toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê
định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của
doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán của
doanh nghiệp là tài sản lưu động của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất,
bao gồm nguyên-vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng
hoá. Những thứ này có thể do doanh nghiệp mua ngoài hay tự sản xuất và được
dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm hay thực hiện việc cung cấp lao
vụ, dịch vụ hay để bán.
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách
nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất
lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm
thực tế để ghi vào “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”, sau đó, bộ phận cung ứng sẽ lập
“Phiếu nhập kho vật liệu” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm
nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi
chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa,
thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng
người giao hàng lập biên bản.
Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ

khác nhau. Trong trường hợp xuất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít
thì sử dụng “Phiếu xuất vật tư”. Phiếu này được lập làm 3 liên, 1 liên giao cho bộ
phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho
để ghi vào kho thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã
lập được định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng “Phiếu xuất vật tư
theo hạn mức”. Phiếu này được lập thành 2 liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên
giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn vị
lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển 1 liên cho bộ phận cung ứng,
liên còn lại chuyển cho phòng kế toán.
Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập “Hoá đơn
kiêm phiếu xuất kho” lập thành 3 liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao
cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán.
Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế biến, di chuyển nội bộ, doanh
nghiệp sử dụng “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”.
1. Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên.
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh
tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên
tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử
dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên, với những
doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên
xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ rất tốn nhiều công sức. Song,
phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một
cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán
cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói
chung và nguyên, vật liệu nói riêng.
Để hạch toán nguyên, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản như sau:
- Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này được dùng để theo

dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có
thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện
tính toán.
Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên
vật liệu trong kỳ (mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn, phát hiện, đánh giá tăng...)
Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên, vật liệu trong
kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, giảm
giá được hưởng...).
Dư Nợ: Giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho.
- Tài khoản 151 - Hàng mua đi đường: Tài khoản này dùng theo dõi các
loại nguyên, vật liệu, công cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận
mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho
(kể cả số đang gửi kho người bán).
Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng.