MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ MAY GIA LÂM

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC
KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ MAY GIA LÂM
I.NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC
KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ MAY GIA LÂM.
Mục tiêu hoạt động của bất cứ doanh nghiệp nào trong cơ chế thị trường
hiện nay đều là tối đa hoá lợi nhuận và ngaỳ càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội.
Để đạt được mục tiêu này có rất nhiều biện pháp nhưng hiệu quả hơn cả là tiết
kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, nhất là đối với doanh nghiệp sản xuất. Cũng
như các doanh nghiệp sản xuất khác, chi phí về vật liệu tại công ty chiếm tỷ trọng
lớn trong giá thành sản phẩm do đó để hạ giá thành sản phẩm thì phải tổ chức việc
quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này. xuất phát từ thực tế đó mà công ty
cơ khí may Gia Lâm luôn tăng cường công tác quản lý và hạch toán vật liệu.
Nhiệm vụ quản lý và hạch toán vật liệu tại công ty được thực hiện và phối
hợp chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán. dựa vào những số liệu do
phòng kế toán cung cấp, phòng kinh doanh sẽ đề ra những kế hoạch cụ thể về cung
cấp, dự trữ vật liệu, xây dựng các định mức vật tư, sử dụng để luôn đảm bảo cho
quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường, cung cấp thông tin kịp thời cho
lãnh đạo công ty.
Hệ thống kho của Công ty được trong bị đầy đủ các phương tiện thiết bị bảo
quản đo lường, ghi chép. Hiện nay công ty có 7 kho chứa vật liệu là:
- Kho vật liệu chính. - Kho nhiên liệu
- Kho vật liệu phụ - Kho phụ tùng thay thế.
- Kho phế liệu. - Kho bán thành phẩm
- Kho vật liệu khác
Hiện nay kế toán công ty đang vận dụng hình thức nhật ký chứng từ, kế toán
hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và kế toán chi tiết vật liệu
theo phương pháp thẻ song song đáp ứng được yêu cầu theo dõi thường xuyên liên
tục tình hình biến động vật tư tại các kho.
Tổ chức kế toán vật liệu tại công ty rất khoa học, tiết kiệm lao động kế toán,
hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản được sử dụng và bảo quản theo đúng chế độ
nhà nước ban hành.

Mặt khác, do có sự phân công công việc hợp lý giữa các cán bộ , nhân viên
kế toán; sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong quá trình đối chiếu, kiểm
tra số liệu nên đã giúp cho công tác kế toán được chính xác, nhanh chóng hiệu quả,
đặc biệt là phần hành kế toán vật liệu.
Nhìn chung, công tác tổ chức kế toán vật liệu đã đáp ứng được nhu cầu cơ
bản về quản lý vật tư và quản lý tài sản của công ty, cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác cho lãnh đạo công ty, góp phần tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm,
giúp công ty tăng cường khả năng cạnh tranh trong cơ chế thị trường.
Bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác tổ chức kế toán vật liệu tại
công ty vẫn còn những tồn tại mà nếu hoàn thiện được, nó sẽ góp phần làm công
tác kế toán nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng được thực hiện tốt hơn.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ
TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ MAY GIA LÂM.
Qua thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận thấy những ưu điểm cần phát
huy và những tồn tại cần khắc phục trong công tác kế toán vật liệu. Với tư cách là
một sinh viên thực tập, dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng
xin mạnh dạn đưa ra một số kến nghị với mong muốn góp phần hoàn thiện thêm
một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói
chung.
1. Hoàn thiện hệ thống danh điểm vật liệu.
Công ty đang sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu được lập từ năm 1993.
Hệ thống này hiện nay ít phù hợp với yêu cầu quản lý do sản phẩm của công ty
ngày càng đa dạng và kéo theo các loại vật liệu sử dụng cũng rất đa dạng. Thực tế
công ty đã sử dụng mã vật liệu gồm 6 chữ số song cũng rất khó phân biệt được vật
liệu thông qua mã số vì mã vật liệu không được lập theo một quy ước nhất định. Vì
vậy, để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu , kiểm tra
được dễ dàng và để phát hiện sai sót kịp thời, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông
tin về một loại vật liệu nào đó, công ty nên hoàn thiện lại hệ thống danh điểm vật
liệu cho phù hợp là nên lập danh điểm vật liệu theo mã chữ cái.
Ví dụ: SA là sắt

SAT là sắt tròn
SAT 10 là sắt tròn
Φ
= 10mm
TL là thép lá
TL15 là thép lá S = 1,5mm
v..v…
Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 24:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Nhóm
Danh điểm
vật liệu
Tên vật liệu ĐV tính Ghi chú
1521 Vật liệu chính
1521SA Sắt kg
1521SAT10
- Sắt tròn Φ = 10mm
kg
1521SAT15
- Sắt tròn Φ = 15mm
kg
… …. ….
1521TL Thép lá
1521TL1,5 - Thép lá S = 1,5 mm kg
1521TL2 - Thép lá S = 2 mm kg
… … ….
1522 Vật liệu phụ
1522QH2,5
Que hàn điện Φ = 2,5

mm
kg
1522STĐ Sơn tĩnh điện kg
… … … …
Danh điểm vật liệu này phải thống nhất quản lý và sử dụng giữa các bộ phận
phòng ban trong toàn công ty.
2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh
doanh phần giá trị bị giảm xuống tháap hơn so với giá trị ghi sổ kế toán hàng tồn
kho.
Thực tế tại công ty những năm qua, công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn
kho chưa được thực hiện. Công ty nên thực hiện việc lập dự phòng vì:
- Dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lãi của niên độ kế toán nên công ty sẽ
tiết kiệm được một nguồn tài chính mà lẽ ra nó đã được phân chia. Nguồn tài chính
này tạm thời nằm trong tài sản lưu động và khi cần sử dụng để bù đắp các khoản
thiệt hại thực tế do vật tư , sản phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá phát sinh.
- Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm thu nhập
của công ty dẫn đến giảm được mức thuế thu nhập công ty phải nộp.
- Dự phòng giảm giá góp phần phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản
trên bảng cân đối kế toán. vì những lý do đó mà công ty nên sử dụng tài khoản 159
để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức:
Mức dự phòng
cần lập năm tới
cho hàng tồn kho
i
=
Số lượng hàng tồn
kho i cuối niên độ
x
Mức giảm giá của

hàng tồn kho i
Có thể nêu ra một ví dụ về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại công ty
như sau:
Biểu 25:
Stt Tên vật tư
Số
lượng
Giá ghi
sổ
Đơn giá
tai thời
điểm
kiểm kê
Chênh
lệch
Mức dự
phòng
cần lập
1 2 3 4 5 6 7
1 Thép lá CT
3
S = 1,5mm 11.230 6.230 6.200 -30 336.900
2 Thép lá CT
3
S = 2mm 12.145 6.030 5.990 -40 458.800
3 Sơn tĩnh điện 70 52.000 52.100 +100 0
4 Que hàn điện 80 8.000 8.000 0 0
.. … … … … … …
3. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán.
Vật liệu nhập kho của công ty chủ yếu từ nguồn thu mua bên ngoài. Hiện

nay, công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ để hạch toán tổng hợp
nguyên vật liệu. Nhìn chung các sổ sách mà công ty sử dụng theo hình thức sổ
này là phù hợp nhưng riêng sổ chi tiết thanh toán với người bán em thấy chưa hợp
lý. Sổ chi tiết này dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong quan hệ mua
bán với từng người bán hoặc qua người đi mua. Thực tế mẫu sổ công ty đang sử
dụng không phản ánh rõ được các khoản sau: khoản công ty còn phải trả và những
khoản công ty ứng trước cho người bán, do đó gây khó khăn cho việc theo dõi
những khoản công nợ và những khoản mà công ty còn phải thu, phải trả.
Để quá trình sản xuất liên tục, không bị gián đoạn thì công ty phải đảm bảo
cung cấp nguyên vật liệu liên tục, do vậy việc tìm nguồn vật tư cung cấp thường
xuyên cho sản xuất với chất lượng tốt, giá cả hợp lý sẽ là mối quan tâm của công
ty. Bên cạnh đó công ty phaỉ theo dõi tình hình thanh toán, phương thức thanh toán
để có những chính sách biên pháp thích hợp nhằm thúc đẩy mối quan hệ mua bán
tới khi thanh toán , tạo uy tín, niềm tin với các nhà cung cấp.
Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở từ khi phát sinh mối quan hệ
mua bán tới khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với
người bán vừa làm cơ sở để ghi nhật ký chứng từ số 5, vừa để theo dõi có hệ thống
thanh toán dứt điểm, trọn vẹn với người bán. Do đó, để phù hợp với yêu cầu theo
dõi một cách thuận lợi, liên tục có hệ thống, kế toán nên mở sổ chi tiết tài khoản
331 theo mẫu sau:
Số liệu từ dòng tổng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập
theo mẫu mới sẽ cho ta thấy tình hình thanh toán với nhà cung cấp rõ ràng hơn bởi
số liệu đó được hệ thống theo từng tài khoản từ các hoá đơn chứng từ theo từng
ngày phát sinh. Từ số liệu này đưa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng hơn và đảm bảo tính
đối chiếu, kiểm tra cao.
4. Phương pháp tính giá vật liệu.
Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia
quyền để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, cuối tháng kế toán căn
cứ vào số lượng, giá trị vật liệu tồn đầu tháng và những lần nhập trong tháng để
tính ra đơn giá bình quân thực tế của vật liệu xuất kho. Công ty áp dụng phương

pháp này, mặc dù có ưu điểm là đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao.
Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác
quyết toán nói chung và tập hợp chi phí sản xuất nói riêng.
Do đặc điểm sản xuất của công ty là số lần nhập, xuất vật liệu trong tháng
diễn thường xuyên. mặt khác giá trị thựctế vật liệu mua vào luôn biến động do vật
liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở
cùng một nơi cũng có thể khác nhau bởi quy luật của nền kinh tế thị trường.
Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công
ty là nhiều như vậy thì để cho việc ghi sổ và cung cấp các thông tin kế toán quản trị
về chi phí , giá thành được thuận lợi, kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc vào
cuối tháng công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán. Dùng phương pháp
này kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá thực tế vật liệu
xuất dùng trong kỳ(hoặc
= Giá hạch toán
vật liệu xuất
x Hệ số giá vật
liệu
tồn cuối kỳ)
dùng trong
kỳ(hoặc tồn cuối
kỳ)
Hệ số giá vật
liệu
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ
Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập
trong kỳ
Khi công ty sử dụng giá hạch toán theo hình thức NKCT, công ty sẽ mở

bảng kê số 3 để tính giá thực tế. Theo ví dụ ở phần II, bảng kê số 3 sẽ được lập như
sau:
Biểu số 27 :
BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH THỰC TẾ VẬT LIỆU, CCDC
Tháng 1 năm 2002
Chỉ tiêu
TK 152 TK 153
HT TT HT TT
I. Số dư đầu tháng 2.936.393.394 3.083.213.064
II. Số phát sinh
trong kỳ
895.671.071,4 940.454.625
- Từ NKCT số 1 288.055.471,4 302.458.245
- Từ NKCT số 5 492.508.571,4 517.134.000
- Từ NKCT số 10 64.320.742,86 67.536.780
- Từ NKCT số 7 50.786.285,71 53.325.600
III. Cộng số dư đầu
tháng và phát sinh
trong tháng (I + II)
3.832.064.465 4.023.667.689
IV. Hệ số chênh
lệch
1,05
V. Xuất dùng trong
tháng
1.836.680.723 1.928.514.759
VI. Tồn cuối tháng 1.995.383.742 2.095.152.930
Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ sẽ được lập như sau:
Biểu số 28:
BẢNG PHÂN BỔ VẬT LIỆU, CCDC

Tháng 1 năm 2002
TK ghi Có
TK ghi Nợ
TK 152 TK 153
HT TT HT TT
TK 621
- Phân xưởng I 95.266.104,76 100.029.410
- Phân xưởng
II
1.634.617.834 1.716.348.726
Cộng 1.729.833.939 1.816.378.136
TK 627
- Phân xưởng I 6.014.693.417 6.315.328.090
- Phân xưởng
II
4.121.091.133 4.327.145.690
Cộng 10.135.784.550 10.642.573.780
... ... .... .... ....
Tổng cộng 1.836.680.723 1.928.514.759
5. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu :
Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi
tiết vật liệu. Phương pháp này đang được sử dụng có hiệu quả tại công ty Cơ khí
may Gia Lâm nhưng với chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, tần suất nhập, xuất
ngày càng lớn thì đến một lúc nào đó phương pháp này không còn phù hợp nữa. Vì
vậy theo em công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán chi tiết vật
liệu. Phương pháp này sẽ giúp kế toán giảm bớt khối lượng ghi sổ, tránh trùng lặp
giữa thủ kho và kế toán về chỉ tiêu số lượng, việc quản lý vật liệu trở nên đơn giản
nhưng rõ ràng, chính xác, nâng cao trách nhiệm của thủ kho.
Mặt khác, trong công tác kế toán chi tiết vật liệu tại công ty, việc ghi thẻ kho
còn chưa phù hợp. Tại công ty hiện nay, cả thủ kho, thống kê vật tư( thuộc phòng

kinh doanh ), kế toán vật liệu đều mở thẻ kho theo dõi tình nhập, xuất, tồn vật liệu
theo chỉ tiêu số lượng. Với số lượng, chủng loại vật liệu ngày càng đa dạng, cách
ghi này không làm tăng hiệu quả quản lý mà còn làm cho khối lượng công tác kế
toán tăng lên vì kế toán vật liệu đã phản ánh sự biến động vật liệu theo cả chỉ tiêu
số lượng và giá trị trên sổ chi tiết. Vì vậy, theo em kế toán vật liệu và thống kê vật
tư không cần lập thẻ kho nữa mà taị phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ cần theo
dõi sự biến động vật liệu trên sổ chi tiết. Như vậy sẽ giúp kế toán vật liệu tiết kiệm
đươc thời gian và công sức để giải quyết các công việc khác. Hơn nữa, thủ kho và
thống kê vật tư đều thuộc phòng kinh doanh, do đó, thống kê vật tư không cần lập
thẻ kho nữa mà công việc này là của thủ kho. Như vậy sẽ giảm bớt được công việc
của thống kê vật tư, tránh trùng lặp công việc trong cùng phòng, tiết kiệm thời
gian, công sức nhưng không làm giảm hiệu quả quản lý.
Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập cũng giống như phương
pháp thẻ song song. Phiếu giao nhận chứng từ được lập riêng cho chứng từ nhập và
chứng từ xuất, thủ kho theo dõi chỉ tiêu số lượng trên cột số lượng còn kế toán sẽ
tính và ghi trên cột đơn giá và thành tiền.
Biểu số 29:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP VẬT LIỆU
(Từ ngày1/1 đến ngày10/1)
Số danh
điểm
Tên vật
liệu
Phiếu nhập
Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Số Ngày

1521TL1,5 Thép lá
CT
3
S =
1,5
mm
18/02 7/1 10.000 6.230 62.300.000
1521TL2 Thép lá
CT
3
S =
2
mm
18/02 7/1 12.000 6.030 72.360.000
.... ... ....
Phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu được lập tương tự phiếu giao nhận
chứng từ nhập vật liệu.
Sau khi lập các phiêú giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán tiến
hành lập bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu làm căn cứ để ghi vào bảng tổng hợp nhập
- xuất - tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Biểu số 30:
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP
Tháng 1 năm 2002
Số danh
điểm vật
liệu
Tên vật liệu
Số tiền theo các phiếu nhập
Cộng
Từ

1 - 10/1
Từ
11 - 20/3
Từ
21 - 31/1
1521TL1,5
Thép lá CT
3
S
= 1,5
mm
62.300.000 95.139.000
1521TL2
Thép lá CT
3
S
= 2
mm
72.360.000 105.516.000
..........
Cộng 892.078.150
Kế toán vật liệu lập bảng luỹ kế xuất tương tự như bảng luỹ kế nhập vật liệu.
Số liệu trên bảng này đựơc lấy từ phiếu giao nhận chứng từ xuất vật liệu.
Từ hai bảng trên, kế toán vật liệu lập bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho vật
liệu.
Biểu số 31:
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng 1 năm 2002
Danh điểm
vật liệu

Tên vật liệu
Số dư đầu
tháng
Nhập kho
trong tháng
Xuất kho
trong tháng
Số dư cuối
tháng
1521TL1,5 Thép lá CT
3
S =
1,5
mm
65.366.600 95.139.000 76.570.000 83.935.600
1521TL2 Thép lá CT
3
S =
2
mm
85.278.000 105.516.000 99.138.000 91.656.000
... ... ... ... ...
660.257.800 892.078.150 512.387.500 1.039.948.150
Cuối tháng, sau khi nhận được sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán vật
liệu căn cứ vào số tồn kho và đơn giá hạch toán để tính thành tiền của từng loại vật
liệu. Khi hoàn tất, kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập,
xuất, tồn vật liệu.
Biểu số 32:
SỔ SỐ DƯ
Năm 2002

Danh điểm
vật liệu
Tên vật liệu
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
Tháng 1
Tháng 2
SL TT SL TT
1521TL1,5
Thép lá CT
3
S = 1,5
mm
Kg 6200 13.538 83.935.600