THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ HÀ NỘI
I-Đặc điểm kinh tế – kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất, kinh
doanh :
1-Lịch sử hình thành phát triển Công ty Cơ Khí Hà Nội :
Công ty Cơ Khí Hà Nội, tên giao dịch quốc tế HAMECO ( Hà Nội –Mechanic-
Company), đăng ký kinh doanh số 108898, trụ sở đặt tại số 24 đường Nguyễn Trãi
quận Thanh Xuân, Hà Nội, là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng công ty máy và
thiết bị công nghiệp ( MIE), Bộ Công nghiệp .
Ngày 12 / 4 / 1958 , sau ba năm xây dựng, Nhà Máy Cơ Khí đầu tiên của Việt
Nam ra đời với quy mô ban đầu: gồm có 6 phân xưởng Mộc, Đúc, Rèn, Cơ Khí, Lắp
ráp,Dụng cụ và 9 phòng ban ( phòng kỹ thuật, phòng kiểm tra, phòng cơ điện, phòng
kế hoạch, phòng tài vụ, phòng cung cấp, phòng cán bộ và lao vụ, phòng bảo vệ ,
phòng hành chính quản trị ). Nhà máy Cơ Khí Hà nội ra đời đánh dấu sự kiện trọng
đại của nền cơ khí nước nhà .
Bốn mươi bốn (1958-2002) xây dựng và phát triển, công ty có một bề dày lịch
sử với đầy gian truân, thử thách nhưng cũng rất đáng tự hào .
Trước năm 1975, đất nước ta trong điều kiện chiến tranh, nhà máy phải kết
hợp vừa sản xuất vừa chiến đấu . Trong thời gian ban đầu , nhà máy chỉ lắp ráp máy
công cụ dụng cụ và sản xuất thí nghiệm. Cùng với tinh thần không ngừng học hỏi ,
vượt qua khó khăn và được sự giúp đỡ của anh em Liên Xô, nhà máy đã lắp ráp
những loại máy phức tạp như khoan K525, máy tiện T18A,.. .phục vụ sự phát triển
của miền bắc và chiến đấu ở miền nam.
Sau năm 1975, nhà máy có thay đổi lớn: thị trường được mở rộng trong cả
nước, đội ngũ cán bộ chủ chốt bị điều động vào trong nam, nhà máy vẫn liên tục thực
hiện thắng lợi kế hoạch 5 năm lần một (1957-1980), 5 năm lần hai (1980-1985)
cũng như tham gia xây dựng nhiều công trình lớn: công trình phân lũ sông Đáy, công
trình xây dựng lăng Bác, …Đến năm 1980, nhà máy được đổi tên thành nhà máy Chế
Tạo Công Cụ số một . Chỉ trong vòng ba năm , năng suất lao động của nhà máy tăng
8.26%, giá trị tổng sản lượng tăng bình quân 11.08%.
Năm 1986, nền kinh tế chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao

cấp sang cơ chế thị trường định hướng XHCN, có sự quản lý của Nhà nước. Cũng như
các doanh nghiệp nhà nước khác, nhà máy gặp rất nhiều khó khăn: Đội ngũ quản lý
ưa thích nghi dược đòi hỏi của cơ chế thị trường; Thiếu vốn hoạt động; Thiếu mặt
hàng định hướng; Sản phẩm làm ra bị ứ đọng, nhà nước phải bù lỗ, lao động phải
nghỉ việc do không có việc làm, ... .
Chấp nhận cạnh tranh, khắc phục khó khăn, nhà máy Chế tạo Công Cụ số một
đã chủ động sắp xếp lại sản xuất, sắp xếp lại bộ máy quản lý cho phù hợp, đề ra
những biện pháp sử dụng vốn hợp lý, … . Năm 1994, lần đầu tiên sản phẩm của nhà
máy đã xuất khẩu ra nước ngoài. Tiếp tục áp dụng các mô hình sản xuất kinh doanh
tiên tiến, đổi mới cơ cấu sản phẩm phù hợp thị trường , đặc biệt liên doanh với các
công ty nước ngoài ( liên doanh với hãng SHIROKY của Nhật Bản về chế tạo khuôn
mẫu), đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu phát triển, thúc đấy nội lực, công nhà máy đã
đặt những viên gạch vững chắc chắn cho sự phát triên sau này.
Năm 1995, để phù hợp với vận hội và thời cơ mới, ngày 30/ 10/ 1995, bộ
trưởng công nghiệp nặng đã ký quyết định đổi tên nhà máy thành Công ty Cơ Khí Hà
Nội, tên quốc tế là HAMECO.
Hiện nay, Công ty có đội ngũ công nhân lành nghề, sở hữu một hệ thống quản
lý được cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn ISO - 1992. Sản phẩm của công ty ngày càng
dược đánh giá cao trên thị trường. Giá trị tổng sản lượng bình quân tăng 10-20 %, thu
nhập bình quân công nhân viên tăng 15-20 %. Hơn thế nữa, công ty đang được nhà
nước đầu tư nâng cao năng lực sản xuất với tổng số vốn 150 tỷ. Sau đây là kết quả
sản xuất cảu công ty trong năm 2000, 2001:
Chỉ tiêu
Năm báo cáo So sánh
2000 2001 N2001/N2000
số TĐ %
1.Tổng GT sản lượng 45.908 47.422 10.488 111,7
2.Tổng doanh thu
-DT SXCN
49.908

46.405
58.388
52 .282
8480 116
5877 112,6
3.Tổng chi phí 43.196 49.285 6089 114
4.Tổng lợi nhuận 391 436,764 45,764 110.47
6.Đâu tư XDCB 23.500 23.570 70 100,3
Trải qua 43 năm xây dựng và trưởng thành, công ty đã đạt được rất nhiều thành
tích đáng tự hào, xứng đáng là con chim đầu đàn của ngành cơ khí Việt Nam. Thành
quả và kinh nghiệm hơn 40 năm qua , đặc biệt trong 10 năm đổi mới, sẽ là điểm tựa
vững chắc để Công ty Cơ Khí Hà Nội tiếp tục vươn lên mạnh mẽ .
2-Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất và nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh của công ty:
Hiện nay, sản phẩm của công ty có hai luồng chế tạo. Đó là chế tạo trong kế
hoạch và chế tạo theo hợp đồng. Đối với sản phẩm nằm trong kế hoạch thì các máy,
thiết bị, công cụ dụng cụ được phòng kế hoạch lên dự kiến hàng năm để tiến hành sản
xuất. Phòng kỹ thuật sẽ thiết kế và các phân xưởng sẽ sản xuất theo các bước sản
xuất của bản thiết kế . Còn đối với sản phẩm theo hợp đồng, hợp đồng sẽ được chuyển
qua phòng kỹ thuật xem xét và đưa ra các bước sản xuất để lên kế hoạch về nguyên
vật liệu, giờ công và thời gian thực hiện.
Sản phẩm của của công ty có quy trình phức tạp, được tạo thành do lắp giáp cơ
học các chi tiết, các bộ phận yêu cầu kỹ thuật cao, mỗi chi tiết có thể khái quát qua
một số bước thực hiện theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM
3-Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của
Công ty Cơ Khí Hà Nội :
3.1-Tổ chức bộ máy quản lý trong công ty:
Tổ chức một bộ máy hiệu quả đóng vai trò rất lớn trong sự thành công của bất
cứ một công ty nào. Tổ chức một bộ máy sản xuất tốt thì công ty mới có thể sản xuất

Tiêu thụ sản phẩm
Nhập kho thành phẩm
Lắp ráp
KCS- kiểm tra
Đúc
Phôi mẫu
Gia công lắp ráp
Gia công cơ khí chi tiết
Nhập kho bán thành phẩm
ra những sản phẩm đại chất lượng cao. Đánh giá tầm quan trọng của việc tổ chức bộ
máy, công ty luôn tự hoàn thiện cơ cấu tổ chức cuả mình.
Do đặc điểm của quy trình sản xuất , để quả lý có hiệu quả, Công ty Cơ Khí Hà
Nội áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, dựa trên chế độ tập trung
dân chủ . Hình thức tổ chức này mang đặc tính của sản xuất công nghiệp chuyên môn
hoá qua các giai đoạn Vì vậy ở mỗi cấp quản lý các quyết định về chức năng đều tập
trung cho lãnh đạo trực tuyến , các lĩnh vực chuyên môn của thể trong từng bộ phận
cụ thể đều do lãnh đạo chức quản lý.
Để đảm bảo chuyên môn hoá cao, bộ máy máy quản lý của công ty được tổ
chức thành bốn cấp quản lý chính là giám đốc , phó giám đốc, các trưởng phòng, các
xưởng trưởng. Cụ thể là:
Đứng đầu bộ máy quản lý là giám đốc, giám đối là đại diện pháp nhân của
công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật và nhà nước về mọi mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty.
Để giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc thường trực. Phó giám đốc thường
trực thực hiện các công việc điều hành chung hàng ngày của công ty dưới sự uỷ quyền
của giám đốc; Xây dựng chiến lược phát triển của công ty , xây dựng các dự án hợp
tác và liên doanh liên kết trong và ngoài công ty
Ngoài ra còn các phó giám đốc phụ trách từng phần hành :
 PGĐ- phụ trách MCC
 PGĐ- phụ trách sản xuất

 PGĐ- phụ trách kỹ thuật
 PGĐ-kế hoách kinh doanh thương mại và quan hệ quốc tế
 PGD-nội chính
 Trợ lý giám đôc
Các phó giám đốc này quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong
phạm vi được giao, và chịu trách nhiệm trước giám đốc và phó giám đốc thường trực.
Theo Quyết định 922-929 /QĐ-TC ký ngày 2/10/2001, Quyết định
1078/QQĐ-TC ngày 26/11/2001, Thông báo 615/2001-CKHN/TC ký ngày 11/6/2001,
bộ máy tổ chức của công ty có kết câu như sau :
Các nhiệm vụ chính của các phòng ban chính trong công ty:
P- Kế toán, thống kê , tài chính: có chức năng chỉ đạo tổ chức, thực hiện các
công tác hạch toán kế toán theo chế độ kế toán nhà nước và quy định của công ty,
cung cấp các thông tin tài chính phục vụ cho việc ra quyết định của ban giám đốc,
đồng thời thực hiện nhiệm vụ thống kê, quản lý về kho tàng, vốn, tài sản và lập dự
toán, kiểm tra việc thực hiện sự toán , định mức chi tiều sử dụng vật tư, tài sản , vốn
và kinh phí.
P- tổ chức nhân sự : có chức năng tuyển dụng, quản lý lao động tiền lương
theo đúng chế độ chính sách của nhà nước về quyền lợi và nghĩa vụ của người lao
động trong công ty đúng với pháp luận và quy chế công ty.
Ban- dự án và trung học chuyên nghiệp chế tạo máy : có chức năng nghiên
cứu vạch ra các dự án, các kế hoạch, dự án cho công ty, chịu sự quản lý trực tiếp của
giám đốc. Trường trung học chuyên nghiệp chế tạo máy hoạt động dưới sự quản lý
trực tiếp của giám đốc, có chức năng đào tạo nhũng công nhân chế tạo máy có tay
nghề cho công ty.
TT- điều độ sản xuất: có chức năng cân đối khả năng thực tế về bật tư, lập kế
hoạch thực hiện tiến độ sản xuất, có nhiệm vụ điều phối hoạt động với cả phòng kỹ
thuật đề ra kế hoạch sản xuất.
TT- tự động hoá nghiên cứu tự động hoá, tìm giải pháp nâng cao hiệu quả sản
xuất, đưa thiết bị máy móc tự động, bán tự động vào trong sản xuất.
P-giao dịch thương mại: có chức năng giao dịch với các đối tác trong và ngoài

nước, thiết lập thực hiện các hợp đồng kinh tế , nghiên cứu thị trường để có định
hướng cho công ty.
3.2-Tổ chức sản xuất trong công ty:
Do đặc điểm của quy trình công nghệ, công ty tổ chức thành hai cấp sản xuất.
Trong đó bộ phận sản xuất chính tạo ra và lăp ráp các bộ phận chính máy, các bộ
phận sản xuất phụ gia công, sản xuất các chi tiết phục vụ cho bộ phận sản xuất chính.
Bao gồm bộ phận sản xuất của công ty
Xưởng máy công cụ là xưởng sản xuất chính với nhiệm vụ là sản xuất các loại
máy công cụ như máy tiện, máy khoan. Xưởngnày được chia thành các phân xưởng
nhỏ như: phân xưởng đúc gang, phân xưởng đức thép.
Xưởng đúc: là một bộ phận sản xuất chính có nhiệm vụ tạo phôi, thép, gang
đúc, đúc các chi tiết máy, các phụ tùng cơ khí phục vụ cho các xưởng khác.
Xưởng gia công áp lực và nhiệt luyện là một bộ phận sản xuất phụ có chức
năng gia công cacá chi tiết phục vụ cho các phân xưởng cơ khí như trục máy tiện,vỏ
bao che các thiết bị, .. .
Xưởng cơ điện là nhiệm vụ quản lý, điều phối cung cấp điện cho toàn công ty,
sửa chữa lớn các thiết bị.
Xưởng cán thép làm chức năng cán các loại thép xây dựng.
Xưởng bánh răng chuyên cung cấp bánh răng, trục răng và các mân cặp cho
xưởng máy công cụ và cho các đơn đặt hàng.
4-Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Cơ Khí Hà Nội :
4.1-Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán thống kế tài chính có quy mô là 14 người , có trình độ đại học,
nghiệp vụ chuyên môn cao, có kinh nhiệm, mỗi người đảm nhiệm một công việc nhất
định và dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng.
Kế toán tổng hợpKế toán tài sản cố địnhKế toán tiêu thụKế toán chi phí và giá thành sản phẩm
Kế toán vật tư- công cụ dụng cụ
Kế toán tiền lương
Thủ quỹ
Kế toán tiền gửi ngân hàng

Kế toán tiền mặt
Kế toán
trưởng
Bộ máy kế toán được phân công lao động như sau:
Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tại công ty,
giúp giám đốc công ty tính toán hợp đồng kinh tế để đưa ra quyết định ký duyệt và
kiểm tra tài sản cố định.
Thủ quỹ làm nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ đồng thời theo dõi tình hình
thanh toán với ngưòi bán, và lập sổ quỹ.
Kế toán tiền mặt phụ trách toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài
khoản 111” tiền mặt “, viết phiếu thu, phiếu chi và hạch toán đúng theo nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Kế toán tiền gửi ngân hàng theo dõi tiền gửi ngân hàng về tinh hình thu, chi
hàng ngày qua báo cáo uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, theo dõi khoản vayngân hạn, dài
hạn qua ngân hàng, tính toán tiền lãi phải trả . Kế toán tiền gửi phụ trách theo dõi TK
112 “ tiền gửi ngân hàng”, TK 311 “nợ ngán hạn “ TK 341” nợ dài hạn”, TK 315 ”nợ
dài hạn đến hạn trả “
Phần hành kế toán vật tư do ba người phụ trách theo dõi tình hình xuất nhập
vật tư hàng ngày. Hàng tháng thực hiện phân bổ vật tư,. Kế toán vật tư phụ trách TK
152 -nguyên vật liệu, TK 153- công cụ dụng cụ , TK 154- bán thành phẩm
Kế toán tiền lương mở sổ theo dõi quỹ lương và thực hiện việc trích lập các
quỹ theo chế độ lao động tiền lương.Hàng tháng, kế toán tính và phân bổ quỹ lương,
theo dõi việc thanh toán lương cho công nhân viên chức . Kế toán tiền lương phụ trách
TK 334 “ phải trả công nhân viên “, TK 338 ”phải trả khác “ ( 3382,,3383,3384)
Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình biến động tài sản trong công ty, phụ
trách việc tình và phân bổ khấu hao. Ngoài ra còn theo dõi nguồn vốn cố định của
công ty.
Phần hành kế toán tiêu thụ gồm hai người làm nhiệm vụ theo dõi tình hình tiêu
thụ của công ty, theo dõi nợ phải thu cũng như tính toán thuế GTGT đầu ra.
Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm gồm bốn người theo dõi chi phí

sản xuất và tính giá thành phân xưởng cho từng sản phẩm.
Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các số liệu về tiền lương, chi phí
sản xuất, giá thành sản phẩm, tài sản cố định, lập bảng biểu kế toán, lập bảng kê tổng
hợp số 4.
Để thực hiện tốt chức năng của mình, phòng kế toán được còn được trang bị
phần hành kế toán Acpro với một hệ thống mạng nội bộ gồm 4 máy tính có thế liên
kết với nhau được. Hệ thống kế toán máy đã giúp công việc hạch toán được thuận
tiện hơn và chính xác hơn.
4.2-Tổ chức công tác kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán:
Toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty đều được phản ánh qua các
chừng từ kế tóan pháp lý, chứng từ mệnh lệnh, ... cũng như các chứng từ kế toán dùng
ghi sổ. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành nhập sổ liệu vào
máy, lên sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký – chứng từ.
Để hệ thống hoá thông tin, công ty tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tổng
hợp theo đúng quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT từ năm 1995 và các thông tư bổ sung
từ đó đến nay. Ngoài ra , để phù hợp đặc thù công ty , phòng kế toán còn xây dựng
thêm một số tài khoản chi tiết như tài khoản 621” chi phí nguyên vật liệu trực tiếp “
được chi tiết thành tiểu khoản TK 621.1” Chi phí nguyên vật liệu chính trực tiếp “
TK 621.2” Chi phí nguyên vật liệu phụ trực tiếp ”, 621.3” chi phí nhiên liệu trực tiếp
“ 621.4 “ Chi phí phế liệu trực tiếp “

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô sản xuất lớn ,tính chất và
mức độ phức tạp của các nghiệp vụ phát sinh, và có trình độ kế toán khá cao và có
điều kiện phân công lao động kế toán nên công ty áp dụng hình thức hạch toán kế
toán NHẬT KÝ CHỨNG TỪ.
Theo hình thức này, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán viên tính toán và tập hợp
vào bảng phân bổ hoặc ghi trực tiếp vào các sổ chi tiết , bảng kê, nhật ký chứng từ.

Một số bảng kê chỉ được ghi vào cuối thàng dựa vào bảng phân bổ , số chỉ tiết,. Cuối
tháng, kế toán tiến hành khoá sổ, cộng sổ số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra,
đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp
chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên các Nhật ký – chứng từ để ghi vào
Sổ cái.
Sau mỗi quý, kế toán trưởng thường tập hợp số liệu trên sổ cái tài khoản và một
số chỉ tiêu chi tiết trong các Nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết để
lập Báo cáo tải chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký – chứng từ tại Công ty Cơ
Khí Hà Nội được khải quát theo sơ đồ sau:
Bảng kê Nhật ký- chứng từ Sổ kế toán chi
tiết
Chứng từ gôc và các
bảng phân bổ
Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi
tiết
Sổ cái
II- Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
1-Nhận xét chung về đặc điểm vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công
ty Cơ Khí Hà Nội:
Công ty Cơ Khí Hà Nội là công ty chuyên sản xuất những sản phẩm có kỹ
thuật phức tạp, đòi hỏi độ chính xác cao như máy công cụ, máy nông nghiệp, và thiết
bị điện, kết cấu thép cho ngành cầu, cảng, dầu khí, …Đặc điểm của các sản phẩm này
là cấu thành từ rất nhiều chi tiết khác nhau nên công ty phải sử dụng một khối lượng
chủng loại vật tư, công cụ dụng cụ tương đối lớn. như sắt thép các loại, đồng chì,
nhôm, kẽm, vòng bi, tôn các loại, dao tiện, mũi khoan, đồng hồ, cầu chì, …
Cũng chính vì thế, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng rất
lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty Cơ Khí Hà Nội ( 70-80 % ). Chỉ một biến
động nhỏ trong nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản
phẩm. Do đó, công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

được công ty đánh giá là một khâu rất quan trọng.
Bên cạnh đấy, do đặc thù nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của doanh nghiệp
cơ khí phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật cao của công nghệ sản xuất nên có nhiều loại
doanh nghiệp phải tự sản xuất hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó , chi phí thu mua
của doanh nghiệp chủ yếu là chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công của công nhân
chạy thử máy, …. Và dẫn đến chi phí thu mua chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong
giá gốc mua hàng.
Những đặc điểm trên là những xuất phát điểm quan trọng cho kế toán vật tư,
công cụ dụng cụ xác định phương pháp tính giá thành cũng như chọn hình thức hạch
toán chi tiết, hạch toán tổng hợp một cách phù hợp nhất. Thông qua đấy, kế toán mới
có thể là công cụ đặc lực cho hoạt động quản lý.
2-Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
Với một lượng lớn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ như vậy, công ty không
thể quản lý và phản ánh chính xác tình hình biến động liên tục của vật liệu, công cụ
dụng cụ nếu không phân loại nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ hợp lý.
Trong thực tế, thông thường các doanh nghiệp phân loại vật liệu, công cụ dụng
cụ theo vai trò và tác dụng của vật liệu-công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất kinh
doanh, nhưng do đặc thù của dây chuyền công nghệ sản xuất của công ty, công ty còn
phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguồn hình thành.
Phân loại theo nguồn hình thành :
Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty dược hình
thành từ hai nguồn chính là thu mua và tự chế biến.
 Đối với nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài: nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ có thể được mua ở trong nước hoặc qua hình thức nhập khẩu.
Các vật liệu, công cụ dụng cụ nhập khẩu chủ yếu là những vật liệu-công cụ
dụng cụ đòi hỏi thông số kỹ thuật và chất lượng cao như thép, nam châm
kính, đồng hồ, … Các vật liệu-công cụ dụng cụ này có giá thành khá cao
và thường được nhập từ Hàn Quốc, Trung quốc, …
 Các nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế chủ yếu là các phôi, gá lắp,
máy tiện, máy bào, … .Phải tuỳ vào yêu cầu của khách hàng để thiết kế

quy mô sản phẩm , hay những sản phẩm truyền thống của công ty.
Phân loại theo vai trò của vật liệu ,công cụ dụng cụ :
Do đặc điểm của dây chuyền sản xuất của công ty, nguyên vật liệu của công ty được
chia thành :
 Nguyên vật liệu chính: ( bao gồm cả bán thành phẩm ) Là đối tượng lao động
chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới bao gồm: sắt thép chế tạo ( phần lớn
nguồn này được nhập từ nước ngoài, sắt thép trong nước không đảm bảo yêu
cầu chất lượng ), các loại động cơ lắp máy công cụ, các loại vòng bi, phụ tùng
điện …Hiện nay, nguồn nhập khẩu chủ yếu của công ty là từ các nước Trung
Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, …
 Vật liệu phụ : Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm
nhưng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất
sản phẩm , bao gồm: nước làm nguội, dầu mỡ, gỗ, mẫu đất, mẫu cắt, sơn, …
 Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng
cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than đá, khí hàn, ..
 Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy
móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như : săm lốp, pit tông và các chi tiết
sửa chữa tài sản cố định.
 Phế liệu thu hồi: là nhứng vật liệu được loại ra trong quá trình sản xuất và
được thu hồi để sử dụng hoặc đem bán: sắt thép vụn, tôn vôn phoi sắt thép.
Trong khi đấy, công cụ dụng cụ của công ty chỉ bao gồm các loại công cụ dụng cụ
dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh. Các loại công cụ dụng cụ khác như đồ dùng
cho thuê hay bao bì luân chuyển thì không tồn tại.
3- Hệ thống danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ :
Để đảm bảo tránh lầm lẫn cho việc quản lý hạch toán nguyên vật liệu,công cụ
dụng cụ về mặt số lượng cũng như giá trị , công ty Cơ Khí Hà Nội xây dựng hệ thống
danh điểm vật liệu-công cụ dụng cụ. Hệ thống danh điểm vật tư của công ty được
xây dựng bởi phòng kỹ thuật và phòng kế toán theo tiêu chuẩn ISO-9002. Theo tiêu
chuẩn này, danh điểm nguyên vật liệu sẽ gắn liền với chủng loại, qui cách , thông số
kỹ thuật của nó. Khi nhìn danh điểm vật liệu , ta có thể nêu tên cũng như đặc điểm

chính của nó.
Quy cách đánh danh điểm vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty là:
- Chữ cái ( A, B, C, D, … ) ký hiệu nhóm vật tư như
A là tôn các loại,
B là các loại thép,
K là các loại khoan,
DB là nhóm dao bào, …
Trong đó, A, B, C, E, Y là nhóm vật liệu chính; T, H, M, N là nhóm vật liệu phụ.
- Chứ số ký hiệu chủng loại và kích cỡ, quy cách vật liệu, công cụ dụng cụ.
Trong đó:
+ Hai chữ số ( 01, 02, … ) là biểu tượng cho chủng loại vật tư, công cụ dụng cụ
như
A 01 là tôn C T-3
A 02 là tôn C T-2
K 01 là mũi khoan đuôi côn
K 02 là mũi khoan đuôi trục
+Ba chữ số ( 001, 002, ..) là để chỉ kích cỡ, quy cách của loại vật liệu, công cụ
dụng cụ đó:
A 01 001 tôn CT 3 dầy 1 ly
A 01 001 thép CT 3 phi 2 ly
K 01. 001 là khoan đuôi trụ phi 5
K 01. 001 Là khoan đuôi trụ phi 7.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU ( CÔNG CỤ DỤNG CỤ )
Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách VL
(CCDC )
Đơn vị tính Đơn giá
hạch toán
Nhóm Danh điểm
A A01
A01-001

A01-002
… A02
...
Tôn CT 3
Tôn CT 3 dầy 1 ly
Tôn CT3 dầu 2 ly
…
Tôn CT 2
Kg
Kg
Kg
Kg
K K 01
K 01 001
K 01 002
…
K 02
….
Mũi khoan đuôi côn
Mũi khoan đuôi côn phi 5
Mũi khon đuôi côn phi 7
…
Mũi khoan đuôi trục
Cái
Cái
Cái
Cái
4-Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng tiền tệ biểu hiện giá trị
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Công ty Cơ Khí Hà Nội đã áp dụng đúng nguyên

tắc hạch toán nhập–xuất–tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Theo chuẩn mực
kế toán hiện hành, vật liệu và công cụ dụng cụ phải được phản anh theo giá thực tế.
4.1- Tính giá nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ nhập kho:
Vật liệu-công cụ dụng cụ của công ty được hình thành từ hai nguồn khác nhau

Đối với nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài:
Do công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên phần thuế
GTGT không tính vào giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ. Giá mua ghi trên hoá
đơn là giá không có thuế GTGT .
- Đối với vật liệu mua trong nước:
Giá nguyên vật
liệu nhập kho
= Giá mua ghi trên
hóa đơn
+ Chi phí thu mua thực
tế ( nếu có )
- Còn đối với nguyên vật liệu nhập ngoại, thì giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ được tính theo công thức
GiáNVL –CCDC
nhập kho
= Giá mua ghi
trên hoá đơn
+ Thuế nhập
khẩu
+ Chi phí thu mua
thực tế ( nếu có )
Ng ày 8/ 12 /2001 công ty mua động cơ điện 3 pha, 120 kw – 300v/p của HTX CN và
VT CHIẾN CÔNG theo hóa đơn 031867 ngày 15/ 12/ 2001.
Trị giá mua theo hoá đơn là 1290.000 đồng
Chi phí vận chuyển là 150.000 đồng

Vậy giá thực tế vật liệu là 1.440.000 đồng

Đối với vật liệu tự chế: như các khuôn, gá lắp, …
Giá NVL-CCDC
nhập kho
= Giá trị NVL-CCDC xuất
chế biến
+ Chi phí chế biến

Đối với nguyên vật liệu nhập lại kho do xuất thừa:
Giá nguyên vật liệu nhập lại kho xác định đúng bằng giá trị thực tế xuất kho loại vật
liệu đó.
 Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp
Giá thực tế được tính theo giá bán trên thị trường hoặc đánh giá thực tế của phòng
điều độ sản xuất.
3.2- Tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ xuất kho:
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính giá theo giá trị thực tế
bình quân liên hoàn. Mặc dù, số lượng vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty rất đa
dạng nhưng do số lần nhập ít, phòng kế toán có sự hỗ trợ của máy tính nên việc lựa
chọn phương pháp này là hoàn toàn hợp lý.
Sau mỗi lần nhập vật liệu-công cụ dụng cụ, máy sẽ tính lại đơn giá xuất kho:
Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL tồn
trước khi nhập

+ Giá thực tế NVL nhập
mối lần

Số lượng NVL tồn kho
trước khi nhập

+ Số lượng NVL nhập
kho lần đó
Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp kế toán xác định giá thực tế xuất kho.
Giá nguyên vật
liệu xuất kho
= Số lượng nguyên vật liệu
xuất trong kỳ
x Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
Ví dụ: Tính giá xuất kho cho loại mũi khoan đuôi côn phi 26 ( K 01 034 ) sau ngày
8-12 là:
Tồn đầu tháng 12 là 2 mũi với giá thực tế là 72.143 đồng / mũi
Nhập lần 1 ( 2 –2) trong kỳ là 10 mũi với giá thực tế là 73.260 đồng / mũi
Áp dụng công thức tính giá đơn vị bình quân sau lần mỗi lần nhập, ta có giá
xuất kho công cụ dụng cụ mũi khoan đuôi côn phi 26 là :
Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập
=
2 * 77.143 + 40 * 73.260
=
73.900 đồng / mũi
2
+ 40
Việc tính giá theo phương pháp này cho phép kế toán tính giá xuất kịp thời,
thông tin phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.

III-Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cơ Khí Hà Nội :
1.Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu:
1.1 - Chứng từ và thủ tục nhập kho tại Công ty Cơ Khí Hà Nội:
Căn cứ vào hợp đồng hay kế hoạch sản xuất , phòng kỹ thuật sẽ xác định chủng
loại vật tư-công cụ dụng cụ cần dùng và lập bảng dự trù vật tư-công cụ dụng cụ , gửi
cho phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ kết hợp với phòng kế toán xem xét lượng
vật tư tồn kho, để lập kế hoạch cung cấp vật tư-công cụ dụng cụ . Nếu là loại vật tư
doanh nghiệp không sản xuất được phòng điều độ sản xuất sẽ cử người đi mua. Còn
nếu là loại vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất được thì lập kế hoạch sản xuất.
 Đối với vật tư, công cụ dụng cụ mua ngoài :
Theo quy định của công ty, tất cả vật liệu- công cụ dụng cụ khi về tới công ty
đều phải có đóng dấu của phòng bảo vệ. Vật tư- công cụ dụng cụ mua về nhập kho
đều phải qua kiểm nghiệm rồi mới nhập kho. Việc kiểm nghiệm được tiến hành bởi
một ban kiểm nghiệm vật tư ( KCS ). Ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm một đại diện
cho phòng kỹ thuật, một đại diện cho phòng điều độ sản xuất, thủ kho để xác nhận
chất lượng , chủng loại của vật tư.
Do đặc thù của doanh nghiệp Cơ Khí, khối lượng vật tư mua về rất nhiều, để
thuận tiện cho việc kiểm tra, công ty cân cả hàng và xe. Sau khi trừ khối lượng xe,
ban kiểm nghiệm sẽ ghi khối lượng thực nhập vào “ Phiếu cân hàng “.
HAMECO PHIẾU CÂN HÀNG Mã số
Số phiếu
Ngày cân Số
xe
01/ 0011
00004
04/02/2002 29
K-6657
Tên hàng
Thép CT 3
Khối lượng ( kg)

Hàng và xe Xe Hàng
29.429 9.439 20.000
Chức danh Họ và tên Chữ ký Ghi chú
Thép C T 3
Người cân Thu
Thủ kho Hoà
Bảo vệ Không
Chủ hàng Tùng
Đối với những có tính chất phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêm ngặt về các
thông số kỹ thuật thì khi nhận hàng , ban KCS của công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm
vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho về cả số lượng, chất lượng, quy cách và lập Biên
bản kiểm nghiệm và đánh dấu của phòng KCS lên hoá đơn mua hàng.
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
( vật tư, sản phẩm, hàng hoá )
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 số : 58463
Căn cứ vào Hóa đơn giá trị giá tăng Số 031721
ngày 04 tháng 02 năm 2002 của : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Bản kiểm nghiệm gồm:
Ông ( bà ): Nguyễn Thanh Tùng - trưởng ban: KHCT
Ông ( bà ) : Nguyễn Đình Công - uỷ viên:KCS
Ông ( bà) : Lê Thị Đào- uỷ viên :Tài vụ
Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Hoà - uỷ viên : thủ kho.
đã kiểm nghiệm các loại:
Stt Tên nhãn
hiệu của
vật tư
đơn
vị
tính
Số lượng

theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú
Số lượng đúng quy
cách phẩm chất
Số lượng không đúng
quy cách, phẩm chất
1 Thép CT
3
Kg 9.439 9.439 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: …cho nhập kho
Đại diện kỹ thuật thủ khotài vụ trưởng ban
Biên bản kiểm nghiệm cùng với hoá đơn GTGT làm cơ sở cho kế toán thanh
toán tiền hàng cho khách hàng.
HOÁ ĐƠN ( GTGT ) MS 01 GTKT- 3LL
Liên 2 : ( Giao khách hàng) EQ / 01 –B
Ngày 04 tháng 02 năm 2002 No 031721 A
Đơn vị bán hàng HTX CN và VT CHIẾN CÔNG
Địa chỉ : Thị xã Sông Công .Tây Nguyên
Số tàikhoản 710A08209 – NH Công thương Sông Công
Điện thoại: MST 4600133753-1 MS
Họ tên người mua hàng : Nguyễn Tống Hùng
Đơn vị : Công ty Cơ Khí Hà Nội
Địa chỉ : 24 Nguyễn Trãi . Hà Nội
Hình thức than toán : séc MS 01 00100174 1
STT Tên dịch vụ
hàng hóa
đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền
1 Thép CT 3 Kg 9.439 4.435 41.862.900

Cộng tiền hàng 41.862.900
Tiền thuế GTGT 1.193.100
Tổng cộng tiền thanh toán 43.956.000
Só tiền viết bằng chữ ; Bốn mươi sáu triệu đồng chẵn .
Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
N.T.Hùng Lương Văn Khiên CN Đinh Huy Chiến
Trong trường hợp, vật liệu, công cụ dụng cụ thừa hoặc thiếu so với số lượng
ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, phòng KCS phải báo cho
phòng điều độ sản xuất biết để giải quyết.
Sau khi xem xét đầy đủ hoá đơn mua hàng, phiếu cân hàng, biên bản kiểm
nghiệm vật tư, phòng điều độ sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập làm
ba liên. Một liên lưu lại phòng điều độ sản xuất, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ
kho, một liên nộp vào hoá đơn chuyển cho kế toán thanh toán.
Phiếu nhập kho nguyên vật liệu ghi rõ số, ngày nhập, tên qui cách, số lượng
nguyên vật liệu nhập kho, theo chứng từ Hoá đơn bán hàng, và phiếu cân hàng ( hoặc
biên bản kiểm nghiệm ).
HAMECO
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ
Mã số
Số
ngày
BM0604
763/ 060611
06/02/2002
Tên người nhập anh Hùng Đơn vị nhập : TTĐHSX
Đơn vị bán hàng HTX CN &VT CHIẾN CÔNG HĐ: Số 031721
Nhập tại kho : nguyên vật liệu Ghi có tài khoản :331
Stt Tên hàng đvị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi

chú
Xin
nhập
Thực
nhập
1 Thép CT 3 kg 9439 9439 4.435 41.862.900
Cộng 41.862.900
Cộng thành tiền( viết bằng chữ ) bốn mốt triệu tám trăm sáu mươi hai nghìn chín trăm
đồng chắn
Người nhập thủ kho thủ trưởng đơn vị
Sau khi hàng nhập kho, người mua vật tư nộp hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm
nghiêm ( phiếu cân hàng ) lên phòng Thống kê- kế toán – tài chính làm thủ tục thanh
toán.
 Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ tự sản xuất:
Sau khi các sản phẩm (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoàn thành nhập kho thì kế toán
của phân xưởng ấy viết phiếu nhập kho sản phẩm. Phiếu nhập kho sản phẩm cũng
được viết thành ba liên. Một liên nộp lên phòng điều độ sản xuất, một liên nộp lên
phòng kế toán, một liên giao cho thủ kho. ( bảng 1 ).
Đối với các bán thành phẩm chuyển thẳng cho các phân xưởng khác, kế toán bán
thành phẩm vẫn lập phiếu nhập kho thành ba liên. ( bảng 2 ). Một liên gửi cho phòng
điều độ sản xuất, một liên gửi cho kế toán tiền lương, một liên gửi cho kế toán kế toán
vật tư để phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản phẩm đấy. Dòng “nhập tại
kho “ kế toán bán thành phẩm ghi tên phân xưởng nhập bán thành phẩm.
1.2 -Chứng từ và thủ tục xuất kho tại công ty Cơ Khí Hà Nội
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng tháng và bản dự trù vật tư - công cụ dụng
cụ, phòng điều độ lập phiếu xuất kho (hai liên). Một liên được chuyển xuống phân
xưởng , liên còn lại lưu tại phòng để quản lý. Đối với bán thành phẩm nhập kho,
phòng điều độ lập phiếu xuất như các loại vật liệu mua ngoài.
Nhân viên phân xưởng mang Phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh vật tư, công cụ
dụng cụ . Căn cứ vào số lượng tồn kho, thủ kho xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

và ghi vào thẻ kho. Nếu trong kho không đủ, thì thủ kho điền vào dòng kho còn nợ và
báo cho phòng điều độ.
Theo định kỳ, kế toán vật liệu xuống kiểm tra, rút phiếu xuất kho , điền giá và
dịnh khoản trên phiếu xuất kho. ( bảng 3 )
HAMECO
PHIẾU CẤP VẬT TƯ Mã số BM 0907
Số 614/090709
Ngày 04/02/2002
Người lính vật tư Thân Đơn vị lĩnh : CKL
Tên vật tư Thép C T 3 Ngày cấp 04/2/2002
Ký hiệu quy cách B 01 004 Cấp tại kho vật liệu –thép
đơn vị tính Kg SL thực
nhập
Tại kho 4
Số lượng duyệt 4 Tại đ vị
Người duyệt Kho còn nợ
Hạch
toán vào
Sản phẩm Người nhập Son
HĐ 562/01-dầu khí Người xuất Thân
Lần cấp thứ TCKT
Số lượng vượt đ.mức Đơn giá 4500
Lý do Thành tiền 18.000
Người xác nhận Kê
2 - Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại
công ty Cơ Khí Hà Nội:
Một trong yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là là phải theo dõi chật
chẽ tình hình nhập, xuất, tồn theo từng danh điểm nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.
Bất cứ một loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nào thiếu cũng có thể dẫn đến
ngừng sản xuất.

Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công ty biến động liên tục và diễn ra ở
nhiều chủng loại nên khối lượng hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất lớn và
tốn nhiều thời gian. Để thuận tiện cho quá trình hạch toán và quản lý, kế toán chi tiết
nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ ở công ty được thực hiện theo phương pháp sổ số
đối chiếu luân chuyển.