LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. VAI TRÒ, ĐẶC ĐIỂM CỦA VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG
SẢN XUẤT KINH DOANH
1.1.1. Vật liệu, công cụ dụng cụ trong SXKD
Theo Cacmac, tất cả mọi vật trong thiên nhiên mà con người tác động vào nhằm
biến đổi nó phù hợp với mục đích của con người gọi là đối tượng lao động.
Đối tượng lao động được chia thành hai loại:
Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên chưa qua tác động của con người, loại này
là đối tượng của ngành công nghiệp khai thác.
Loại thứ hai đó qua chế biến nghĩa là đó cú sự tỏc động của con người gọi là
nguyên vật liệu. Loại này là đối tượng của ngành công nghiệp chế biến.
Như vậy, không phải tất cả đối tượng lao động đều là NVL mà chỉ có những đối
tượng lao động đó chịu sự tỏc động bằng lao động của con người mới trở thành NVL.
Một yếu tố nữa tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất là tư liệu lao động. Đó chính là
những vật mà nhờ vào nó con người có thể tác động vào đối tượng lao động có hiệu
quả hơn. Trong các DNSX, căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng, tư liệu lao động
được phân chia chủ yếu thành TSCĐ và CCDC. CCDC là những tư liệu lao động có
giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, chúng không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ.
CCDC chủ yếu được mua sắm bằng VLĐ.
1.1.2. Vai trò và đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ
Sản xuất tạo ra của cải vật chất là quỏ trỡnh được lặp đi lặp lại và mở rộng
không ngừng cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Mỗi quá trỡnh lao động sản xuất đều là sự
kết hợp của ba yếu tố: sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Nếu thiếu
một trong ba yếu tố này thỡ quỏ trỡnh sản xuất sẽ khụng thực hiện được.
Như đó núi trờn, vật liệu là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành thực
thể sản phẩm. Trong quỏ trỡnh tham gia vào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, vật liệu
chỉ tham gia vào một chu kỡ sản xuất và bị tiờu hao toàn bộ, khụng giữ nguyờn hỡnh
thỏi vật chất ban đầu. Về mặt giá trị, vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào chi phí
sản xuất kinh doanh trong kỳ. Về mặt kỹ thuật, vật liệu tồn tại dưới nhiều hỡnh thỏi vật
chất khỏc nhau tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng ngành sản xuất và nó có sự phức tạp

về đặc tính lý hoỏ nờn dễ bị ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên.
Chi phớ về vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và
giá thành sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, việc tăng cường công tác
quản lý, sử dụng và cụng tỏc kế toỏn vật liệu đảm bảo việc sử dụng tiết kiệm, có hiệu
quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm cú ý nghĩa to lớn
cho sự tồn tại và phỏt triển của doanh nghiệp. Hơn nữa, vật liệu trong các doanh
nghiệp sản xuất chiếm phần lớn tài sản lưu động nên việc mua sắm, dự trữ vật liệu
cũng ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ điều
kiện để xếp vào TSCĐ. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động có giá trị <
10 triệu đồng và thời gian sử dụng < 1 năm gọi là công cụ dụng cụ.
Về mặt bản chất công cụ dụng cụ gần giống với TSCĐ hữu hỡnh. Cụng cụ dụng
cụ thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất khác nhau mà vẫn giữ nguyên được
hỡnh thỏi vật chất ban đầu. Công cụ dụng cụ chuyển dịch từng phần hoặc toàn bộ giá
trị vào chi phí sản xuất trong kỳ, cả vật liệu, công cụ dụng cụ đều là tài sản dự trữ cho
sản xuất, chúng thường xuyên biến động cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, các doanh
nghiệp phải thường xuyên mua sắm vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng kịp thời cho
quá trỡnh sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Hơn thế
nữa, vật liệu và công cụ dụng cụ là những tài sản rất dễ bị chiếm dụng.
Với những đặc điểm và vai trũ như trên của vật liệu, công cụ dụng cụ nên công
tác quản lý vật liệu, cụng cụ dụng cụ là một yờu cầu mang tớnh khỏch quan.
1.2. YÊU CẦU QUẢN LÝ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
Vật liệu, cụng cụ dụng cụ tồn tại trong nhiều khõu của quỏ trỡnh sản xuất từ
khõu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Như ta đó núi trờn, vật liệu, cụng cụ dụng
cụ rất dễ bị hao hụt, mất mỏt và chiếm dụng, tiết kiệm khoản mục chi phớ vật liệu sẽ
gúp phần to lớn vào cụng tỏc giảm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm. Vỡ vậy, trong mỗi
một khõu cần phải quản lý chặt chẽ vật liệu và cụng cụ dụng cụ cả về mặt giỏ trị lẫn
hiện vật.
- Đối với khâu thu mua: Cần phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách,

chủng loại, giá mua và chi phí thu mua của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ. Xây
dựng kế hoạch thu mua đảm bảo thu mua theo đúng tiến độ, thời gian, phù hợp với tiến
độ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tiến hành phân tích và đánh giá thường
xuyên tỡnh hỡnh thu mua VL, CCDC để lựa chọn nguồn cung ứng ổn định đảm bảo
chất lượng, số lượng, giá cả và chi phí thu mua là thấp nhất.
- Đối với khâu bảo quản: Cần tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bói, trang bị
đầy đủ phương tiện vận chuyển, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại VL,
CCDC tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt, xây dựng hệ thống kho, phương tiện vận tải
phù hợp với tính chất lý, hoỏ của từng loại VL, CCDC, đảm bảo an toàn cho VL,
CCDC.
- Trong khâu sử dụng: Đũi hỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm, hợp lý
trờn cơ sở định mức tiêu hao về VL, CCDC, hạn chế tối đa hao hụt, mất mát trong quá
trỡnh sản xuất, ở khõu này cần tổ chức chặt chẽ việc ghi chộp, phản ỏnh tỡnh hỡnh
xuất dựng và sử dụng VL, CCDC.
Ngoài ra, doanh nhiệp cần xây dựng các quy định thưởng, phạt nghiêm minh,
tăng cường công tác kiểm tra nội bộ để mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều nâng cao
được ý thức trỏch nhiệm của mỡnh đối với việc thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng
VL, CCDC.
Quản lý chặt chẽ VL, CCDC là một nội dung lớn trong cụng tỏc quản lý tài sản
tại cỏc doanh nghiệp.
Để công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ được thuận lợi, dễ dàng và có
hiệu quả thỡ cần phải tiến hành phân loại và đánh giá VL, CCDC một cách đúng đắn
và khoa học.
1.3. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ
1.3.1. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong cỏc doanh nghiệp sản xuất, vật liệu, cụng cụ dụng cụ bao gồm rất nhiều
thứ, loại khỏc nhau với nội dung kinh tế, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Để
có thể quản lý một cách chặt chẽ và hạch toỏn chi tiết từng loại, thứ vật liệu, cụng cụ
dụng cụ phục vụ cho cụng tỏc quản trị doanh nghiệp cần phải tiến hành phõn loại
chỳng theo những tiêu thức nhất định.

 Phõn loại vật liệu:
+ Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trũ của chỳng trong sản xuất kinh doanh, vật
liệu được chia thành:
- NVL chính (bao gồm cả thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng sản xuất ra như sắt,
thép trong doanh nghiệp chế tạo máy; xi măng, gạch, cát, đá trong doanh nghiệp xây
dựng; bông, sợi trong doanh nghiệp dệt; vải trong doanh nghiệp may mặc…Đối với nửa
thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trỡnh sản xuất cũng được coi là NVL
chính.
- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu cú vai trũ phụ trong quỏ trỡnh sản xuất, chế tạo sản
phẩm như làm tăng chất lượng NVL chính hay tăng chất lượng sản phẩm. Đây là loại
vật liệu phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảo quản, bao gói
sản phẩm như phụ gia bê tông trong doanh nghiệp xây dựng, thuốc tẩy, thuốc nhuộm
trong doanh nghiệp dệt, dầu nhờn trong doanh nghiệp cơ khí sửa chữa…
- Nhiờn liệu: Là loại vật liệu phục vụ cho cụng nghiệp sản xuất sản phẩm, cho hoạt
động của máy móc thiết bị , phương tiện vận tải như xăng, dầu, than, củi, hơi đốt…
- Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa
chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của doanh nghiệp.
- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị , phương tiện được sử dụng cho
xây dựng cơ bản (gồm các loại thiết bị cần lắp, không cần lắp, các vật kết cấu, các vật
tư xây dựng…)
- Vật liệu khác: Là loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên bao gồm phế liệu
do quỏ trỡnh sản xuất loại ra như sắt, thép, gỗ, vải vụn hay phế liệu thu hồi được từ
việc thanh lý TSCĐ…
Theo yờu cầu của quản lý và hạch toỏn chi tiết VL cụ thể của từng doanh nghiệp
mà trong từng loại VL lại được chia ra thành từng nhóm, thứ, quy cỏch…
+ Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng NVL thỡ toàn bộ NVL của doanh nghiệp chia
thành:
- NVL trực tiếp dựng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm.
- NVL dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phõn xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiờu
thụ sản phẩm…

+ Căn cứ vào nguồn gốc NVL thỡ toàn bộ NVL của doanh nghiệp được chia thành:
- NVL mua ngoài.
- NVL tự gia cụng chế biến.
- NVL là vốn gúp.
- NVL thuờ ngoài gia cụng chế biến.
 Phõn loại CCDC;
+ Theo nội dung kinh tế, CCDC bao gồm:
- Lán trại tạm thời, đà giỏo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp
chuyên dùng cho sản xuất.
- Bao bỡ tớnh giỏ riờng dựng để đóng gói hàng hóa trong quá trỡnh bảo quản loại hàng
hoỏ đi bán…
- Dụng cụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ…
- Quần áo bảo hộ lao động.
- CCDC khỏc.
+ Theo cỏch phõn bổ vào chi phớ, CCDC bao gồm:
- Loại phõn bổ 100% (1 lần): Là những cụng cụ dụng cụ cú thời gian sử dụng ngắn và
giỏ trị nhỏ.
- Loại phân bổ nhiều lần: Thường là những công cụ dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời
gian sử dụng dài hơn.
+ Theo yờu cầu quản lý và yờu cầu ghi chộp kế toỏn, CCDC bao gồm:
- Cụng cụ dụng cụ.
- Bao bỡ luõn chuyển.
- Đồ dùng cho thuê.
+ Theo mục đích và nơi sử dụng, CCDC bao gồm:
- CCDC dựng cho sản xuất kinh doanh.
- CCDC dựng cho quản lý.
- CCDC dựng cho cỏc nhu cầu khỏc.
Cũng như đối với VL, CCDC có thể được phân chia thành từng nhóm, thứ tuỳ
theo yêu cầu, trỡnh độ quản lý và cụng tỏc kế toỏn của doanh nghiệp.
1.3.2. Đánh giá VL, CCDC

Đánh giá VL, CCDC là việc xác định giá trị nhập kho, xuất kho và hiện có
trong kho của VL, CCDC theo những phương pháp nhất định. Việc đánh giá thực hiện
trên nguyên tắc:
Vật tư ở các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán
theo trị giá vốn thực tế, tức là toàn bộ số tiền doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư
đó. Trên thực tế, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày,
một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tỡnh hỡnh nhập, xuất
VL, CCDC. Song, dự đánh giá theo giá hạch toán, kế toán vẫn phải đảm bảo thực hiện
nguyờn tắc “giỏ vốn thực tế”.
Để xác định chính xác, hợp lý giá vốn VL, CCDC thỡ việc đánh giá phải đảm
bảo được các yêu cầu sau:
- Yêu cầu xác thực: Việc đánh giá VL, CCDC phải được tiến hành trên cơ sở
tổng hợp đầy đủ, hợp lý những chi phớ cấu thành nờn giá trị VL, CCDC, đồng thời
loại bỏ khỏi giá trị VL, CCDC những chi phí bất hợp lý, không đúng chế độ quy định
của Nhà nước.
- Yêu cầu thống nhất: Việc đánh giá VL ,CCDC phải đảm bảo thống nhất về nội
dung và phương pháp đánh giá ít nhất trong một niên độ kế toỏn.
Có 2 cách đánh giá VL, CCDC đó là: Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo
giá hạch toán.
1.3.2.1. Đánh giá VL, CCDC theo giá thực tế
 Giá vốn thực tế nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất, VL, CCDC được nhập từ nhiều nguồn
khác nhau mà giá trị thực tế của chúng trong từng trường hợp được xác định như
sau:
Đối với VL, CCDC mua ngoài: (Doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu
trừ thuế):
Trị giá vốn Giá mua ghi trên Chi phí mua thực tế Các khoản chiết
thực tế = hoá đơn + (chi phí bốc xếp, - khấu, giảm giá
nhập kho (trừ thuế GTGT) bảo quản, bảo hiểm…) (nếu có)
Nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì

giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế GTGT.
Đối với VL, CCDC tự gia công chế biến:
Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế xuất kho
Nhập kho gia công chế biến
Đối với VL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:
Trị giá vốn Giá thực tế của Chi phí vận chuyển bốc dỡ Số tiền phải trả
thực tế = VL xuất gia + đến nơi thuê gia công chế biến + cho người nhận
nhập kho công chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp gia công chế biến
Trường hợp nhận vốn góp liên doanh bằng VL, CCDC:
Trị giá vốn thực tế của VL, CCDC là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá.
Đối với phế liệu nhập kho: Trị giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho được
đánh giá theo giá ước tính.
 Giá thực tế xuất kho:
VL, CCDC được thu mua nhập kho từ nhiều nguồn, thời gian khác nhau nên giá
thực tế của từng lần nhập không hoàn toàn giống nhau. Vì thế khi xuất kho, kế toán
+ Chi phí chế biến=