THỰC TRẠNG ÁP DỤNG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM VIỆT

THỰC TRẠNG ÁP DỤNG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA TẠI NGÂN
HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NAM VIỆT
1. Sơ lược lịch sử hình thành Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
Được thành lập vào ngày 28 tháng 9 năm 1995, trải qua hơn 10 năm hoạt động,
Ngân hàng TMCP Nam Việt (Navibank) đã khẳng định được vị trí của mình trên thị
trường tài chính – tiền tệ thể hiện qua sự tăng trưởng nhanh chóng và ổn định cả về quy
mô tổng tài sản, vốn điều lệ lẫn hiệu quả kinh doanh.. Trong môi trường cạnh tranh như
hiện nay, để đón đầu xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, Navibank xác định mũi nhọn
chiến lược là nâng cao năng lực kinh doanh của mình thông qua năng lực tài chính,
công nghệ thông tin và thực hiện tốt công tác quản trị rủi ro. Bên cạnh đó, việc tập trung
đầu tư nghiên cứu phát triển, ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào việc nâng cao
tính tiện ích cho các sản phẩm dịch vụ tài chính của Ngân hàng cũng được quan tâm
một cách đặc biệt. Đối với ngân hàng, sự phát triển ổn định và bền vững của một tổ
chức chỉ có thể có được nếu tổ chức đó tạo dựng được uy tín và lòng tin đối với công
chúng. Ý thức được điều này, toàn bộ các mảng hoạt động nghiệp vụ của Navibank đều
được chuẩn hóa trên cơ sở các chuẩn mực quốc tế thông qua việc triển khai vận dụng
Hệ thống quản trị ngân hàng cốt lõi (core banking) Microbank. Với hệ thống này,
Navibank sẵn sàng cung cấp cho khách hàng các sản phẩm dịch vụ chính xác, an toàn,
nhanh chóng và hiệu quả. Navibank tự hào là điểm tựa tài chính vững chắc để hỗ trợ
quý khách hàng của mình đạt được những thành công ngày càng rực rỡ hơn trong cuộc
sống.
Navibank - điểm tựa tài chính, nâng bước thành công: Là đơn vị hoạt động
trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ, Navibank cam kết sự phát triển bền vững nhằm đem
lại sự an toàn tuyệt đối cho người gửi tiền và các đối tác có liên quan. Là một doanh
nghiệp hoạt động trong nền kinh tế, Navibank cam kết tuân thủ tuyệt đối các quy định
của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, của Chính phủ và các quy định khác có liên quan.
Là nhà cung cấp dịch vụ tài chính Ngân hàng, Navibank cam kết mang lại cho các
khách hàng của mình những sản phẩm dịch vụ hòan hảo, tiện ích và đa dạng. Là thành
viên tích cực của cộng đồng, Navibank cam kết sẵn sàng tham gia các hoạt động mang
tính xã hội, các chương trình từ thiện nhằm xây dựng một cộng đồng văn minh, tiến bộ.
Là một doanh nghiệp cổ phần, Navibank cam kết không ngừng nỗ lực mang kại lợi

nhuận tối đa một cách chính đáng cho các cổ đông và việc làm ổn định cho người lao
động.
Mục tiêu chiến lược của Navibank định hướng trở thành một trong những ngân hàng
thương mại bán lẻ hàng đầu của Việt Nam, hoạt động đa năng với sản phẩm đa dạng,
chất lượng dịch vụ cao, mạng lưới kênh phân phối rộng dựa trên nền tảng mô hình tổ
chức và quản lý theo chuẩn mực quốc tế, công nghệ thông tin hiện đại, công nghệ ngân
hàng tiên tiến
2. Sản phẩm của Nam Việt (Navibank)
2.1 Sản phẩm tiền gửi
Navibank cung cấp cho Quý Doanh nghiệp sản phẩm tiền gửi với lãi suất cực kỳ
hấp dẫn, đa dạng và phong phú về kỳ hạn gửi tiền cũng như phương thức lĩnh lãi. Sử
dụng Sản Phẩm tiền gửi của Navibank, chúng tôi cam kết đảm bảo cho Quý Doanh
nghiệp và sự an toàn tuyệt đối về vốn, bảo mật thông tin cũng như khả năng sinh lãi cao
nhất.
 Tiền gửi thanh toán
 Tiền gửi có kỳ hạn
2.2 Sản phẩm tín dụng doanh nghiệp
Navibank cam kết luôn là nhà tài trợ hàng đầu cho các như cầu vốn ngắn hạn
cũng như trung dài hạn. Navibank tự tin có thể cung cấp cho Quý Doanh nghiệp những
sản phẩm những sản phẩm tín dụng với thủ tục nhanh gọn, chính xác, lãi suất cạnh
tranh đi kèm với sự tư vấn hoàn hảo từ đội ngủ chuyên viên tín dụng nhiệt tình, năng
động và đầy tính chuyên nghiệp.
 Cho vay bổ sung vốn lưu động
 Tài trợ nhập khẩu hàng hoá, nguyên vật liệu
 Tài trợ sản xuất, gia công hàng xuất khẩu
 Cho vay đầu tư nhà xưởng, nhà kho, văn phòng
 Cho vay trung hạn hỗ trợ vốn sản xuất kinh doanh
 Cho vay đầu tư tài sản cố định
 Cho vay thực hiện dự án nhà ở, nhà đất
 Sản phẩm tín dụng dành cho các doanh nghiệp kinh doanh xe ôtô

 Cho vay đầu tư xe ôtô đối với doanh nghiệp vận tải
 Cho vay đầu tư tàu biển đối với các doanh nghiệp vận tải
 Thấu chi tài khoản tiền gửi
 Chiết khấu bộ chứng từ xuất khẩu
2.3 Sản phẩm thanh toán
 Thanh toán trong nước
 Thanh toán nước ngoài
2.4 Sản phẩm khác
Ngoài việc cung cấp các Sản Phẩm Ngân hàng truyền thống, Navibank xứng
đáng là đối tác đáng tin cậy khi sẵn sàng đáp ứng tất cả các nhu cầu đa dạng của Quý
khách bắng hàng loạt các Sản Phẩm hỗ trợ đa dạng, chất lượng cao
 Sản phẩm mua bán ngoại tệ
Navibank cung cấp các dịch vụ ngoại hối nhằm đáp ứng mọi nhu cầu mua/bán
ngoại tệ hợp pháp của Quý Doanh nghiệp với thủ tục nhanh gọn, thuận tiện và tỷ giá
giao dịch hợp lý
 Sản phẩm chi hộ lương
Navibank giúp Quý Doanh nghiệp giảm bớt áp lực không cần thiết của việc
thanh toán lương/thưởng cho nhân viên bằng tiền mặt. Sử dụng dịch vụ này, Ngân hàng
sẽ trích tiền từ tài khoản của Quý Doanh nghiệp để chuyển vào tài khoản của từng nhân
viên theo danh sách chi lương của Doanh nghiệp. Nhân viên của Doanh nghiệp sẽ rút
tiền mặt tại quầy ở bất kỳ chi nhánh nào của Navibank.
 Sản phẩm thu chi hộ tiền mặt
Quý Doanh nghiệp có nhu cầu thu/chi tiền mặt tại một địa điểm xác định có thể
liên hệ với Navibank để được cung cấp dịch vụ.
3. Tình hình hoạt động của Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
Tính đến ngày 29 tháng 2 năm 2008 vốn điều lệ của Nam Việt đạt 1000 tỷ đồng,
chiếm 11.37% tổng tài sản của Ngân hàng. Nguồn vốn huy động của Ngân hàng tính
đến tháng 2 năm 2008 đạt 9,465,543,000,000 và tổng tài sản của Ngân hàng là
10,789,453,000,000. Cả năm 2007 Nam Việt chỉ lãi 8 tỷ đồng nhưng trong 2 tháng đầu
năm 2008 số lãi đã là 29,445,000,000 đồng. Đây là dấu hiệu đáng mừng trong xu thế

nền kinh tế mà đặc biệt là lĩnh vực Ngân hàng đang gặp những khó khăn nhất định.
4.. Mô hình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt chính thức áp dụng mô hình giao dịch
một cửa vào tháng 11 năm 2005, tính đến nay mô hình đã đi vào hoạt động hơn 2 năm.
4.1. Quy định chung về mô hình giao dịch một cửa
4.1.1. Mô hình giao nhận tiền mặt nội bộ
(1)
(2)
(3)
Quỹ chính
Khách hàng
Quỹ phụ
Quỹ phụ
Giao dịch viên
Giao dịch viên
Khách hàng
Khách hàng
Giao dịch viên
Giao dịch viên
Khách hàng
4.1.1.1 Phương thức giao nhận tiền mặt qua quỹ chính, quỹ phụ và các giao dịch viên.
Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện tuần tự qua
quỹ chính, quỹ phụ, các giao dịch viên.
Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt cho quỹ phụ, quỹ phụ giao tiền mặt cho các giao
dịch viên, quỹ phụ cũng có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng như các giao dịch
viên.
Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt
về cho quỹ phụ, quỹ phụ nộp hết tiền mặt về cho quỹ chính.
Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa
hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận

tiền đầu và cuối ngày nói trên.
Nghiêm cấm quỹ phụ và giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày.
4.1.1.2. Phương thức giao nhận tiền mặt giữa quỹ chính và các giao dịch viên.
Trong phương thức này, quy trình giao nhận tiền mặt được thực hiện trực tiếp từ
quỹ chính đến các giao dịch viên.
Đầu ngày, quỹ chính giao tiền mặt trực tiếp cho các giao dịch viên.
Cuối ngày khi kết thúc giao dịch với khách hàng, các giao dịch viên nộp hết tiền mặt
về cho quỹ chính.
Trong quá trình giao dịch với khách hàng nếu giao dịch viên hoặc quỹ phụ nào thừa
hoặc thiếu tiền mặt thì cũng tiến hành việc giao và nhận tiền như quá trình giao nhận
tiền đầu và cuối ngày nói trên.
Nghiêm cấm giao dịch viên có tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày.
4.1.1.3. Phương thức quỹ chính giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Trong phương thức này, Quỹ chính thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng.
Quỹ chính thực hiện các giao dịch thu chi tiền mặt vượt hạn mức giao dịch của quỹ phụ
và giao dịch viên, và các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi
nội bộ…).
4.1.2. Hạn mức giao dịch với khách hàng
NamViệt (Navibank) quy định hạn mức giao dịch đối với một khách hàng của
từng giao dịch viên, kiểm soát viên, bộ phận quỹ.
Hạn mức giao dịch của giao dịch viên đối với một khách hàng là hạn mức mà tại đó
khi số tiền phát sinh trong giao dịch nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức đó thì các giao dịch
viên có quyền tự duyệt cho giao dịch của mình mà không phải qua kiểm soát viên.
Hạn mức của kiểm soát viên là hạn mức mà tại đó khi phát sinh giao dịch với số tiền
lớn hơn hạn mức của giao dịch viên và nhỏ hơn hạn mức mà kiểm soát viên thì kiểm
soát viên được duyệt. Còn nếu lớn hơn hạn mức của kiểm soát viên thì phải qua trưởng
phòng dịch vụ khách hàng duyệt.
4.1.2.1 Giao dịch viên
Mỗi giao dịch viên được ủy quyền thực hiện giao dịch với một hạn mức nhất
định theo sự phê duyệt của Tổng Giám đốc/Giám đốc và tuân thủ theo các quy trình

giao dịch liên quan tới nghiệp vụ của giao dịch viên. Và số tiền đó là 10 triệu đồng và
1000 USD.
Nếu số tiền trong từng giao dịch của giao dịch viên nhỏ hơn hoặc bằng hạn mức
được uỷ quyền thì trên chứng từ sẽ không cần chữ ký của kiểm soát viên, chỉ cần chữ
ký của giao dịch viên. Nếu số tiền của từng giao dịch vượt quá hạn mức được uỷ quyền
thì trên chứng từ yêu cầu có cả chữ ký của kiểm soát viên và giao dịch viên.
4.1.2.2 Kiểm soát viên
Mỗi kiểm soát viên được quyền phê duyệt giao dịch của giao dịch viên với một
hạn mức nhất định. Hạn mức này ở Nam Việt là 100 triệu đồng và 10000 USD.
Khi số tiền giao dịch của giao dịch viên vượt quá hạn mức phê duyệt của kiểm
soát viên thì chuyển giao dịch đó sang cho kiểm soát viên khác có hạn mức thẩm quyền
cao hơn.
4.1.2.3. Phân quyền giao dịch
Việc phân quyền hạn mức, định mức cho các giao dịch viên, kiểm soát viên, quỹ
chính, quỹ phụ do Tổng Giám đốc/Giám đốc phê duyệt trên cơ sở đề xuất của Trưởng
các Bộ phận giao dịch, Bộ phận điện toán, Bộ phận nhân sự.
4.1.3. Ấn chỉ và các giấy tờ có giá
Sử dụng ấn chỉ, giấy tờ giao dịch theo mẫu quy định của Ngân hàng phù hợp với
các nghiệp vụ ngân hàng đã được quy định trong các quy trình cụ thể.
Giao dịch ứng tiền mặt liên quan đến nghiệp vụ Ngân hàng làm đại lý cho các tổ
chức khác sử dụng chứng từ của tổ chức đó.
4.2. Nội dung quy trình giao dịch một cửa tại Ngân hàng thương mại cổ phần Nam Việt
Tiếp nhận nhu cầu
Kiểm tra
Không đạt
Xử lý giao dịch
Vượt hạn mức
Trong hạn mức
Hạn mức giao dịch
Phê duyệt giao dịch

In chứng từ
Khách hàng, các kênh thanh toán
Kế toán viên
Khách hàng
Không đạt
1
2
3
Chi
tiền mặt
Chi tiền
Có
Không
6
4
5
Đạt
7
Phân phối chứng từ Công việc cuối ngày
Thu
tiền mặt
Thu tiền
Có
Không
Đạt
8
Lưu đồ
Người thực hiện
GDV
GDV

GDV
KSV
GDV
GDV
GDV
GDV
4.2.1. Tiếp nhận nhu cầu của khách hàng
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Mở tài khoản của khách hàng, thực hiện theo quy định mở tài khoản khách hàng.
Thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của Ngân hàng, thực hiện theo
quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn.
Huy động vốn: nhận tiền gửi, kỳ phiếu, trái phiếu…, thực hiện theo quy trình nghiệp
vụ tiền gửi có kỳ hạn.
Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch…, thực hiện theo quy trình nghiệp
vụ thanh toán.
Phát vay, thu nợ,…của nghiệp vụ tín dụng, thực hiện theo quy trình cho vay.
Thu, chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng cho các nghiệp vụ trên.
Các giao dịch bằng tiền mặt và chuyển khoản khác.
4.2.2. Kiểm tra chứng từ của khách hàng
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ, chứng từ do khách hàng xuất trình
theo đúng hướng dẫn đối với từng loại nghiệp vụ.
Nếu chứng từ khách lập có thiếu sót, giao dịch viên hướng dẫn khách hàng ghi bổ
sung hoặc hướng dẫn khách lập lại chứng từ.
Nếu chấp nhận chứng từ và yêu cầu giao dịch của khách hàng, chuyển thực hiện
bước 3.
4.2.3 Thu tiền mặt
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Căn cứ vào chứng từ do khách hàng lập, thực hiện thu tiền mặt (nếu có) theo hướng
dẫn thu tiền mặt tại các quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển tiền…), kiểm tra

phát hiện tiền giả.
Chuyển sang bước 4
4.2.4. Xử lý giao dịch
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Tiến hành việc nhập dữ liệu theo từng màn hình giao dịch tuỳ theo nghiệp vụ vào Hệ
thống điện toán.
Nếu trong hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 6.
Nếu vượt hạn mức giao dịch của Giao dịch viên, chuyển thực hiện bước 5.
4.2.5. Kiểm soát và duyệt giao dịch
Người thực hiện: Kiểm soát viên.
Căn cứ các chứng từ kiểm tra các chi tiết giao dịch trên màn hình.
Nếu chấp nhận, ký duyệt giao dịch, chuyển sang bước 6.
Trường hợp không chấp nhận giao dịch, trả lại chứng từ cho GDV làm lại kèm lý do.
4.2.6. In chứng từ
Người thực hiện: Giao dịch viên.
In các thông tin lên chứng từ của khách hàng .
Ký chứng từ giao dịch.
Chuyển các chứng từ thanh toán cho bộ phận thực hiện đi các kênh thanh toán
Nếu giao dịch liên quan đến chi tiền mặt thì chuyển sang bước 7.
4.2.7. Chi tiền mặt
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Tiến hành chi tiền mặt theo từng quy trình nghiệp vụ (tiền gửi, tiền vay, chuyển
tiền…).
Chuyển sang bước 8
4.2.8. Phân phối chứng từ và công việc cuối ngày
Người thực hiện: Giao dịch viên.
Trả khách hàng liên thứ 2, chuyển chứng từ cho bộ phận thanh toán (nếu có)
Cuối ngày thực hiện :
+ Thực hiện các công việc cuối ngày, in các báo cáo giao dịch trong ngày, kiểm tra
đối chiếu giữa chứng từ giao dịch và báo cáo khớp đúng – thực hiện theo quy trình

vận hành Hệ thống điện toán.
+ Kiểm soát viên ký báo cáo của giao dịch viên sau khi đã chấm khớp đúng.
+ Nộp báo cáo có chữ ký của kiểm soát kèm giao dịch trong ngày cho kế tosán
viên.
4.3. Trách nhiệm các thành viên khi tham gia vào quy trình
4.3.1. Trách nhiệm của giao dịch viên
− Tuân thủ đúng các bước xử lý chứng từ được quy định tại quy trình nghiệp vụ của
loại nghiệp vụ đó.
− Tuân thủ các bước kiểm soát, luân chuyển chứng từ được quy định tại quy trình này.
− Chịu trách nhiệm chính về tính chính xác, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ giao
dịch do mình thực hiện.
− Trực tiếp xử lý các sai sót phát sinh trên cơ sở đề xuất khắc phục sai sót đã được cấp
có thẩm quyền phê duyệt.
4.3.2. Trách nhiệm của kiểm soát viên
− Phân công và chỉ đạo các Giao dịch viên thực hiện các quy định trong quy trình này.
− Kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính chính xác trong xử lý giao dịch, tính hợp lệ
hợp pháp của chứng từ do mình phê duyệt.
− Phát hiện sai sót trong quá trình xử lý giao dịch, phối hợp và chỉ đạo các Giao dịch
viên trong việc tìm nguyên nhân và khắc phục sai sót.
4.3.3. Trách nhiệm của bộ phận tổng hợp chứng từ phòng nghiệp vụ
− Chịu trách nhiệm tập hợp đủ các chứng từ của Giao dịch viên thuộc phòng đã xử lý
xong trong ngày;
− Kiểm tra đủ số lượng chứng từ, đủ chữ ký qui định trên chứng từ;
− Kiểm tra việc sắp xếp và đánh số chứng từ của Giao dịch viên đảm bảo theo đúng
quy định.
− Nộp và theo dõi việc giao nộp chứng từ cho bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị.
4.3.4. Trách nhiệm của bộ phận tập hợp chứng từ toàn đơn vị
− Tiếp nhận chứng từ do chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ nộp.
− Kiểm tra, đôn đốc việc giao nộp chứng từ của các phòng nghiệp vụ, đảm bảo tập hợp
đúng, đầy đủ số lượng chứng từ của đơn vị theo từng Giao dịch viên;

− Sắp xếp và chuyển chứng từ cho chuyên viên hậu kiểm để thực hiện kiểm soát, đối
chiếu.
− Tập hợp chứng từ sau khi đã kiểm soát để nộp kho chứng từ.
4.3.5. Trách nhiệm của bộ phận hậu kiểm
− Thực hiện kiểm soát lại tính hợp lệ hợp pháp của chứng từ, kiểm tra tính chính xác
của các giao dịch đã được các phòng nghiệp vụ xử lý; kiểm tra tính chính xác của các
bút toán hạch toán tự động.
− Phát hiện kịp thời những sai sót, những điểm chưa phù hợp trong quá trình xử lý giao
dịch.
− Phối hợp với các thành viên, bộ phận nghiệp vụ khác trong việc tìm rõ nguyên nhân,
đề xuất biện pháp khắc phục.
4.3.6. Trách nhiệm của trưởng phòng Tài chính - kế toán
− Trợ giúp Tổng Giám đốc (Giám đốc) trong việc tổ chức, chỉ đạo và điều hành việc
thực hiện quy trình này.
− Trực tiếp giám sát việc tuân thủ quy trình và thực hiện chế độ chứng từ của đơn vị.
− Phân công, chỉ đạo các chuyên viên Phòng Tài chính − Kế toán thực hiện nghiệp vụ
của phòng và các bước của quy trình.
− Chịu trách nhiệm về tính kịp thời và đầy đủ của các báo cáo kế toán;
− Tham mưu hoặc trực tiếp ra quyết định các biện pháp khắc phục sai sót trong phạm
vi được ủy quyền.
− Báo cáo kịp thời các trường hợp sai sót, vi phạm các quy định trong xử lý giao dịch
làm sai lệch về tài sản, công nợ vốn quĩ của đơn vị.
4. 1. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ
4.4.1. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của giao dịch viên
Luân chuyển chứng từ
Khi tiếp nhận chứng từ để xử lý giao dịch, Giao dịch viên thực hiện:
− Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, đặc biệt đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu
dấu của khách hàng);
− Xác định và thực hiện đúng các thao tác trên máy theo đúng hướng dẫn trong qui
trình nghiệp vụ và hướng dẫn sử dụng màn hình.

Đây là các yếu tố quan trọng bảo đảm tính chính xác của các giao dịch, các biện
pháp phòng ngừa và ngăn chặn các sai sót trong giao dịch chủ yếu được thực hiện tại
bước này.
Khi kết thúc các giao dịch xử lý trong ngày, in báo cáo cuối ngày sau để phục vụ
cho công tác kiểm tra − kiểm soát:
+ Nhật ký giao dịch: Giao dịch viên in liệt kê các giao dịch tiền tệ và sắp xếp theo
số thứ tự phát sinh của giao dịch.
+ Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ đơn
vị.
+ Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ toàn
ngành.
+ Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ thống.
+ Nhật ký quỹ.
+ Báo cáo nhật ký các điện thanh toán trong ngày đối với các Giao dịch viên thực
hiện các giao dịch chuyển tiền hoặc các giao dịch tài trợ thương mại có liên quan tới
việc lập điện thanh toán.
Kiểm tra, kiểm soát chứng từ
− Nôi dung kiểm tra - kiểm soát
Để bảo đảm lần cuối việc thực hiện chính xác các giao dịch và tuân thủ chế độ
chứng từ kế toán, các Giao dịch viên trước khi sắp xếp và nộp chứng từ cho bộ phận
hậu kiểm phải thực hiện kiểm tra - kiểm soát chứng từ, nội dung kiểm tra − kiểm soát
gồm:
+ Kiểm tra giữa chứng từ thực tế với Nhật ký giao dịch nhằm kiểm tra sự khớp
đúng về số lượng giao dịch thực tế với giao dịch đã được thực hiện trên máy.
+ Kiểm tra kết quả đồng bộ dữ liệu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ toàn hệ
thống, trường hợp phát sinh chênh lệch, Giao dịch viên thực hiện điều chỉnh.
+ Kiểm soát lại giao dịch đã nhập đúng chức năng của chương trình đảm bảo đúng
nghiệp vụ, tránh việc trùng lắp trong thực hiện giao dịch.
+ Kiểm tra đảm bảo tính chính xác của các số liệu trên chứng từ, đặc biệt là số tài
khoản khách hàng, số tiền giao dịch, loại tiền tệ giao dịch.

+ Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ: chữ ký khách hàng, chữ ký Giao dịch viên,
chữ ký kiểm soát và chữ ký phê duyệt của cấp có thẩm quyền đối với các giao dịch
vượt hạn mức của Kiểm soát viên.
+ Đối chiếu tổng số tiền trên các chứng từ theo từng nghiệp vụ với số trên Báo cáo
tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung tâm.
+ Trường hợp các giao dịch có sử dụng các tài khoản trung gian của kế toán tổng
hợp, Giao dịch viên phải có trách nhiệm kiểm tra lại việc hạch toán vào các tài
khoản trung gian này bảo đảm khớp đúng giữa các giao dịch, nếu còn số dư phải báo
cáo với Kiểm soát viên để tổng hợp báo cáo theo qui định.
− Trường hợp phát sinh sai sót giao dịch viên xử lý như sau:
+ Nếu giao dịch sai có thể điều chỉnh lại bằng cách thực hiện chức năng Hủy giao
dịch thì sau khi hủy giao dịch, Giao dịch viên phải thực hiện lại giao dịch đúng và
phải bảo đảm lập đầy đủ các chứng từ, kể cả chứng từ của giao dịch hủy. Chứng từ in
từ máy của giao dịch sai được đính kèm chứng từ của giao dịch hủy, được kiểm soát
và lưu trữ như các chứng từ kế toán khác.
+ Nếu việc điều chỉnh các giao dịch sai không thể thực hiện bằng chức năng trên
mà phải thực hiện bằng các giao dịch điều chỉnh thì diễn giải của giao dịch điều
chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho giao dịch số ..... ngày ........Nguyên nhân điều
chỉnh:….”. Trường hợp giao dịch sai có liên quan đến các bộ phận khác đặc biệt là
các giao dịch chuyển tiền thì phải thông báo ngay lập tức cho các bộ phận này và lập
đề nghị xin điều chỉnh để các bộ phận liên quan kịp thời có biện pháp khắc phục.
− Trường hợp khớp đúng các nội dung kiểm tra - kiểm soát
Giao dịch viên ký xác nhận trên các báo cáo, chuyển Trưởng phòng hoặc
chuyên viên phụ trách kiểm tra lại và ký xác nhận.
+ Sắp xếp chứng từ giao dịch.
 Chứng từ trên phân hệ giao dịch chi nhánh
 Các chứng từ gốc do khách hàng lập phải được ghim cùng với các chứng từ in
từ hệ thống.
 Các chứng từ của giao dịch sai và của giao dịch hủy được ghim cùng với Nhật
ký giao dịch.

Các chứng từ được tập hợp sắp xếp theo từng loại giao dịch theo các mã nghiệp
vụ tổng hợp trên báo cáo tổng hợp các giao dịch trong ngày của Giao dịch viên và được
sắp xếp theo số thứ tự của giao dịch do hệ thống tự động phát sinh khi nhập vào hệ
thống.
+ Chứng từ và báo cáo được sắp xếp như sau:
 Nhật ký giao dịch
 Nhật ký quỹ
 Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ chi
nhánh.
 Báo cáo tổng hợp các giao dịch theo mã nghiệp vụ được cập nhật máy chủ trung
tâm.
 Báo cáo kết quả đối chiếu giữa máy chủ chi nhánh và máy chủ trung tâm.
 Chứng từ giao dịch đã được sắp xếp theo thứ tự các giao dịch.
Chứng từ của phân hệ tài trợ thương mại
Mọi giao dịch liên quan đến hạch toán xuất nhập ngoại bảng, thu phí, giải ngân,
thu nợ trong Phân hệ tài trợ thương mại đều phải có chứng từ.
Các chứng từ này được sắp xếp theo Nhật ký chứng từ của Phân hệ tài trợ
thương mại.
Chứng từ phân hệ chuyển tiền
Bao gồm các chứng từ giao dịch in từ Phân hệ giao dịch chi nhánh và các điện
thanh toán in từ các phân hệ thanh toán như thanh toán nội bộ, SWIFT, thanh toán bù
trừ, thanh toán điện tử liên ngân hàng...
Các chứng từ giao dịch in ra từ Phân hệ giao dịch chi nhánh được sắp xếp cùng
các chứng từ giao dịch khác theo quy định tại mục 4a.
Các điện thanh toán được sắp xếp theo các quy định như sau:
Các điện thanh toán nội bộ, SWIFT, các giao dịch bù trừ đến được sắp xếp theo
Nhật ký điện thanh toán của Giao dịch viên trong ngày.
Các điện thanh toán đến hệ thống thanh toán điện tử liên ngân hàng được sắp
xếp theo thứ tự điện thanh toán và theo loại sản phẩm báo cáo điện thanh toán đi và đến
. Các bảng kê trong thanh toán bù trừ.

Chứng từ phân hệ quản lý nội bộ
Các chứng từ của Phân hệ quản lý nội bộ như quản lý tài sản cố định, các khoản
phải thu/ phải trả…được sắp xếp và đóng theo Báo cáo liệt kê giao dịch của Phân hệ
quản lý nội bộ.
+ Đánh số chứng từ:
Chứng từ và báo cáo sau khi được sắp xếp thành tập phải được đánh số chứng từ
trong tập.
Giao dịch viên không được đánh số chứng từ bằng bút chì, bút phủ hay các loại
mực dễ phai và phải ghi rõ số lượng tờ trên góc phải tờ đầu tiên của tập chứng từ.
Giao nộp tập chứng từ
Tập chứng từ được giao nộp cho chuyên viên tập hợp chứng từ của phòng và
phải bảo đảm các thủ tục ký nhận giữa 2 bên.
4.4.2. Luân chuyển và kiểm soát chứng từ của bộ phận tập hợp chứng từ phòng nghiệp
vụ
Chuyên viên tập hợp chứng từ phòng nghiệp vụ thực hiện tiếp nhận toàn bộ
chứng từ và báo cáo của các Giao dịch viên đã được kiểm tra và sắp xếp.
Kiểm tra chứng từ: