Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại Sở giao dịch I Ngân hàng Công Thương Việt Nam (NHCTVN)

Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế
theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Sở giao
dịch I Ngân hàng Công Thơng Việt Nam (NHCTVN)
2.1. Khái quát về Sở giao dịch I NHCTVN
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Sở giao dịch I NHCTVN :
Ngân hàng Công Thơng Việt Nam (Industrial and Commercial Bank of Việt
Nam, Vietincombank, ICBV) đợc thành lập theo quyết định số 402/CT ngày
14/11/1990 của Chủ Tịch HĐBT (nay là Thủ tớng Chính Phủ) và đợc Thống
đốc NHNN kí quyết định số 285/QĐ-NH5 ngày 21/9/1996về việc chuyển ngân
hàng sang hạch toán kinh doanh, hệ thống ngân hàng Việt nam chuyển từ mô
hình một cấp sang mô hình hai cấp.
Sở giao dịch I Ngân hàng Công Thơng Việt Nam, tên giao dịch, ICBV,
Transaction office No I, là chi nhánh loại 1 trong hệ thống NHCTVN, là đầu mối
cho các Sở NHCT trên địa bàn triển khai chơng trình hợp tác của NHCTVN với
các đối tác và bạn hàng, là nơi thí điểm các chơng trình sản phẩm mới của
NHCTVN.
Quá trình hình thành Sở giao dịch I có thể chia thành các giai đoạn sau:
- Từ năm 1988 trớc là ngân hàng Hoàn kiếm.
- Từ năm 1988 1/4/1993 là ngân hàng công thơng Hà Nội.
Đặc điểm nổi bật trong giai đoạn này :
Cơ sở vật chất còn nghèo nàn, sản phẩm dịch vụ đơn điệu, kinh doanh đối nội
là chủ yếu, kinh doanh đối ngoại cha phát triển.
Đội ngũ cán bộ đợc đào tạo trong cơ chế cũ, đông về số lợng, song yếu về
chất lợng, nhất là kiến thức và kinh nghiệm kinh doanh trong cơ chế thị trờng.
Qui mô hoạt động còn khiêm tốn, cụ thể :
Nguồn vốn huy động đến 31/12/1993 đạt 522 tỷ đồng.
Tổng d nợ cho vay đến 31/12/1993 đạt 323 tỷ đồng.
-Từ 1/4/1993 31/12/1998 đợc sáp nhập với NHCT trung ơng và có tên là
Hội Sở NHCT Việt Nam.
Đặc điểm nổi bật trong giai đoạn này :
Cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ đợc tăng cờng.

Sản phẩm dịch vụ ngân hàng khá phong phú (ngoài cho vay ngắn hạn,
trung,và dài hạn, có nhiều loại cho vay mới ra đời nh : cho vay tài trợ uỷ thác, cho
vay thanh toán công nợ, cho vay đồng tài trợ, bảo lãnh...)
Kinh doanh đối ngoại phát triển mạnh.
Đội ngũ cán bộ đợc đào tạo lại và thích ứng dần với hoạt động kinh doanh
trong cơ chế thị trờng.
-Từ 1/1/1999 đến nay : Hội sở đợc tách ra theo quyết định số 134/ QĐ
HĐQT NHCTVN và mang tên là Sở giao dịch I NHCTVN, hạch toán phụ
thuộc.
Đặc điểm nổi bật trong giai đoạn này :
Hoạt động kinh doanh phát triển mạnh đều trên tất cả các mặt nghiệp vụ. áp
dụng giao dịch tức thời trên máy tính tại tất cả các điểm huy động vốn.
Mở rộng mạng lới kinh doanh, phát triển dịch vụ mới nh :trong năm 2001 đã
mở phòng giao dịch số1 và tổ nghiệp vụ bảo hiểm.
Qui mô hoạt động :
Nguồn vốn huy động tăng 275 lần so 1988 chiếm 20% tổng vốn huy động
của toàn hệ thống NHCT.
D nợ cho vay tăng 40 lần so với 1988.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Hiện nay, cơ cấu tổ chức của sở giao dịch I bao gồm : 1 giám đốc, 3 phó giám
đốc, 9 phòng nghiệp vụ, 1 phòng giao dịch, 1 tổ nghiệp vụ bảo hiểm với tổng số
cán bộ là 260 ngời.
9 phòng nghiệp vụ cụ thể là các phòng sau:
-Phòng cân đối tổng hợp, có các nhiệm vụ cụ thể nh sau :
Huy động vốn bằng VNĐ và ngoại tệ theo hớng dẫn của tổng giám đốc
Trực tiếp điều hành lao động, tài sản tại quĩ tiết kiệm, đảm bảo an toàn tài sản,
tiền bạc của cơ quan, Nhà nớc tại các quĩ tiết kiệm theo đúng chế độ hiện hành
của tổng giám đốc.
Tổng hợp phân tích báo cáo mọi tình hình hoạt động của sở giao dịch I theo yêu
cầu của giám đốc sở giao dịch I, giám đốc NHNN trên địa bàn, tổng giám đốc

NHCTVN.
Làm các việc khác do giám đốc giao.
- Phòng kinh doanh : có các nhiệm vụ chính nh sau
Thực hiện cho vay, thu nợ (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) bằng VNĐ và ngoại
tệ đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân thuộc mọi thành phần kinh tế theo đúng cơ
chế tín dụng của NHNN và hớng dẫn của Tổng giám đốc.
Thực hiện bảo lãnh cho các doanh nghiệp để tham gia dự thầu, thực hiện hoạt
động thanh toán...theo đúng hớng dẫn của NHCTVN.
Chiết khấu thơng phiếu, kì phiếu, trái phiếu và các chứng từ có giá theo qui định
của thống đốc NHNN và tổng giám đốc NHCTVN.
Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giải quyết vớng mắc trong hoạt động kinh
doanh tại Sở giao dịch I, phản ánh kịp thời những vấn đề nghiệp vụ mới phát sinh
để báo cáo tổng giám đốc xem xét giải quyết.
Phân tích hoạt động kinh doanh của khách hàng vay vốn tại Sở giao dịch I, cung
cấp kịp thời có chất lợng các báo cáo, thông tin về công tác tín dụng cho lãnh đạo
Sở và các cơ quan hữu quan theo đúng qui định của toỏng giám đốc NHCTVN.
Làm một số việc khác do giám đốc Sở giao dịch giao.
- Phòng kế toán : có các nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Thực hiện mở tài khoản và giao dịch với khách hàng theo đúng qui định của
thống đốc NHNN và của tổng giám đốc NHCTVN, hạch toán chính xác kịp thời
mọi biến động về vốn, tài sản của khách hàng và ngân hàng tại Sở.
Thực hiện công tác thanh toán qua ngân hàng đối với đơn vị, tổ chức kinh tế, tổ
chức tín dụng và cá nhân đảm bảo chính xác kịp thời.
Tiếp nhận và xử lí hạch toán kế toán theo đúng qui định các hồ sơ vay vốn của
khách hàng, phối hợp với phòng kinh doanh để thực hiện nợ kịp thời đúng chế độ
các món đã cho vay.
Tính và thu lãi tiền vay, phí dịch vụ, trả lãi tiền gửi cho khách hàng đầy đủ, kịp
thời, đúng chế độ qui định.
Tổ chức hạch toán kế toán mua bán ngoại tệ bằng VNĐ, kế toán quản lí tài sản cố
định công cụ lao động, kho ấn chỉ, chi tiêu nội bộ tại sở giao dịch I theo duúng

qui định của nhà nớc và hớng dẫn của tổng giám đốc NHCTVN.
Tham mu cho giám đốc trích lập, hạch toán, sử dụng quĩ phúc lợi, quĩ khen thởng
tại sở phù hợp với chế độ của nhà nớc và của tổng giám đốc. Lập các báo biểu kế
toán tài chính, cung cấp số liệu liên quan theo đúng qui định của nhà nớc và của
NHCTVN.
Làm một số việc khác do giám đốc giao.
- Phòng kinh doanh đối ngoại , có các nhiệm vụ cụ thể sau :
Xây dựng giá mua bán và thực hiện mua bán ngoại tệ với các tổ chức kinh tế,
tổ chức tín dụng, cá nhân theo qui định của nhà nớc và hớng dẫn của tổng giám
đốc NHCTVN.
Hạch toán kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán, mua bán, chuyển đổi các
loại ngoại tệ phát sinh tại sở bằng nguyên tệ.
Tiếp nhận và xử lí hạch toán kế toán theo đúng qui định các hồ sơ vay vốn bằng
ngoại tệ của khách hàng, phối hợp với phòng kinh doanh để thu nợ, thu lãi kịp
thời.
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế và làm các dịch vụ ngân hàng đối ngoại
theo thông lệ quốc tế và hớng dẫn của tổng giám đốc.
Lập các báo biểu kế toán, báo cáo nghiệp vụ và cung cấp số liệu liên quan theo
yêu cầu của giám đốc sở và của tổng giám đốc.
- Phòng tổ chức cán bộ, lao động tiền l ơng . Phòng này có nhiệm vụ cụ thể nh sau:
Nghiên cứu đề xuất với giám đốc sở phơng án sắp xếp bộ máy tổ chức của sở,
đảm bảo đúng qui chế và kinh doanh có hiệu quả.
Tuyển dụng lao động, điều động bố trí cán bộ nhân viên vào các vị trí phù hợp với
năng lực, phẩm chất cán bộ và yêu cầu của nhiệm vụ kinh doanh.
Lập qui hoạch cán bộ lãnh đạo tại sở, phối hợp vớicác phòng, đào tạo, bồi dỡng
cán bộ trong qui hoạch.
Phối hợp với các phòng liên quan, tham mu cho giám đốc về kế hoạch và thực
hiện quĩ tiền lơng tháng, quí, năm, giải quyết kịp thời quyền lợi, tiền lơng, BHXH,
và các chính sách khác cho cán bộ theo đúng qui định của nhà nớc và của ngành.
Lu trữ và quản lí an toàn hồ sơ cán bộ tại sở.

Làm một số việc khác do giám đốc giao.
- Phòng kiểm tra kiểm toán . Phòng này có các nhiệm vụ cụ thể nh sau :
Thực hiện kiểm tra kiểm toán toàn bộ hoạt động kinh doanh tại sở, báo cáo
kết quả kiểm tra kiểm toán bằng văn bản với giám đốc sở, với tổng giám đốc
NHCTVN, kiến nghị những vấn đề cần bổ xung, sửa đổi về qui chế.Làm đầu mối
tiếp các đoàn kiểm tra, kiểm toán tới làm việc tại sở.
Giúp giám đốc giải quyết các đơn th, khiếu nại của khách hàng và cán bộ công
nhân viên sở theo đúng thẩm quyền và qui định của pháp luật, giải quyết các
khiếu nại tố cáo.
Thực hiện đầy đủ chế độ thông tin báo cáo do tổng giám đốc NHCTVN qui định.
- Phòng ngân quĩ. Phòng này có các nhiệm vụ cụ thể sau :
Thực hiện thu chi tiền mặt bằng VNĐ và ngoại tệ, ngân phiếu thanh toán, kịp
thời chính xác đúng chế độ.
Tổ chức điều chuyển tiền giữa quĩ nghiệp vụ tại sở và NHNNthành phố Hà Nội an
toàn đúng chế độ trên cơ sở đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu chi trả tại sở.
Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các qui định về an toàn kho quĩ.
Thực hiện bảo quản nhập xuất các loại ấn chỉ quan trọng và quản lí các hồ sơ tài
sản thế chấp theo đúng chế độ qui định.
Thực hiện mua tiền mặt thu đổi séc du lịch, thanh toán visa.
Thực hiện chi tiết quĩ, giao nhận tiền mặt với ác quĩ tiết kiệm an toàn, chính xác.
- Phòng điện toán. Phòng này có các nhiệm vụ cụ thể sau:
Triển khai và phát triển các phần mềm ứng dụng của NHCTVN về khai thác
thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh tại sở.
Cung cấp thông tin, kịp thời chính xác cho ban giám đốc và các phòng nghiệp vụ
để điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Đảm bảo an toàn, bí mật số liệu, thông tin về hoạt động kinh doanh của sở theo
đúng qui định của NHNN, NHCTVN, thực hiện bảo trì, bảo dỡng hệ thống máy
tính, thiết bị tin học để phục vụ cho công tác quản lí không bị ách tắc.
- Phòng hành chính quản trị . Phòng này có các nhiệm vụ cụ thể nh:
Thực hiện mua sắm toàn bộ trang thiết bị, phơng tiện làm việc phục vụ hoạt

động kinh doanh, theo dõi quản lí bảo dỡng sửa chữa tài sản, công cụ lao động.
Phối hợp với phòng kế toán tài chính lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản và
cônh cụ lao động hàng quí, năm theo đúng qui định của nhà nớc và của
NHCTVN.
Quản lí và điều hành xe ô tô, nội qui sử dụng điện, điện thoại tại sở.
Tổ chức công tác văn th, lu trữ theo đúng qui định của nhà nớc và của NHCTVN,
tổ chức công tác bảo vệ cơ quan, xây dựng nội qui bảo vệ cơ quan.
2.1.3. Kết quả một số mặt hoạt động của sở giao dịch I trong một vài năm
qua:
2.1.3.1. Huy động vốn:
- Tổng vốn huy động năm 1999 đạt 7779 tỷ đồng.
- Tổng vốn huy động năm 2000 đạt 9263 tỷ đồng.
- Tổng vốn huy động năm 2001 đạt 11588 tỷ đồng.
Để đạt đợc tốc độ tăng trởng nguồn vốn trên, cùng với chính sách lãi suất chủ
động linh hoạt của NHCTVN, Sở giao dịch I luônluôn phối hợp hài hoà với nhiều
yếu tố tích cực nh hình thức huy dộng vốn linh hoạt, hấp dẫn ; lãi suất tiền gửi hợp
lí cho từng đối tợng khách hàng ; đẩy mạnh việc cung cấp các sản phẩm dich vụ
ngân hàng tiện ích song song với việc đổi mới phong cách giao tiếp văn minh tận
tình, chu đáo. Đến nay, tại Sở giao dịch I đã có hơn 5880 khách hàng đến mở tài
khoản giao dịch và 53 ngàn khách hàng tin tởng đến gửi tiền tiết kiệmVNĐ và
ngoại tệ. Nguồn vốn huy động tại Sở giao dịch I luôn chiếm 20% trên tổng nguồn
vốn huy động toàn hệ thống NHCTVN, có thời điểm số d tiền gửi đã lên tới 12000
tỷ đồng, Nguồn vốn của Sở giao dịch I không những đã đáp ứng kịp thời, đầy đủ
nhu cầu vay vốn và thanh toán của mọi đối tợng khách hàng mà còn thờng xuyên
điều chuyển về NHCTVN một lợng vốn lớn góp phần cho vay phát triển kinh tế
xã hội của đất nớc.
2.1.3.2.Đầu t tín dụng:
- Tổng d nợ cho vay trong năm 1999 đạt 1077,432 tỷ đồng.
- Tổng d nợ cho vay trong năm 2000 đạt 1246,561 tỷ đồng.
- Tổng d nơ cho vay trong năm 2001 đạt 1497,004 tỷ đồng.

Cho vay nền kinh tế là hoạt động cơ bản, quan trọng, tạo ra lợi nhuận của
ngân hàng. Với mục tiêu : Tăng trởng tin dụng, đảm bảo yêu cầu về chất lợng tín
dụng, lấy chất lợng tín dụng làm trọng và phù hợp với cơ chế quản lí, giám sát của
ngân hàng , Sở GIAO DịCH I đã chủ động mở rộng cho vay đối với mọi đối tợng
khách hàng thuộc tất cả các thành phần kinh tế, không phân biệt. Mọi đối tợng
khách hàng đến với Sở giao dịch I đều đợc trân trọng và đợc cung cấp những sản
phẩm dịch vụ tốt nhất.
Để giữ vững và mở rộng thị phần cho vay vốn, Sở giao dịch I luôn quan tâm
củng cố mối quan hệ với khách hàng truyền thống, thực hiện nhiều chính sách u
đãi hợp lí, cùng khách hàng tìm biện pháp tháo gỡ khó khăn, vớng mắc ; đồng
thời tích cực tìm thêm những khách hàng mới, hoạt động sản xuất kinh doanh có
tiềm năng, có hiệu quả .
Bên cạnh việc cấp tín dụng dới hình thức cho vay là chủ yếu, Sở giao dịch I
còn mở rộng cấp tín dụng thông qua hình thức tài trợ uỷ thác và dịch vụ bảo lãnh
(bao gồm bảo lãnh L/C trả chậm và các loại bảo lãnh trong nớc), góp phần tạo
điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Về chất lợng tín dụng : trong những năm qua, Sở giao dịch I thờng xuyên rà
soát, sàng lọc, phân tích chất lợng tín dụng, theo dõi chặt chẽ quá trình sử dụng
vốn vay của khách hàng để có quyết định kịp thời, phù hợp nhằm thu hòi vốn đối
với những khoản cho có vấn đề, áp dụng các chế tài tín dụng để tận thu các khoản
nợ khó đòi. Nhờ đó trong những năm qua chất lợng tín dụng của Sở giao dịch I
luôn đợc đảm bảo, tỷ lệ nợ quá hạn giảm dần, từ 6,8% năm 1999 xuống còn 3,6%
trong năm 2001, tỷ lệ nợ quá hạn dới giới hạn cho phép.
2.1.3.3. Hoạt động kinh doanh đối ngoại :
Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ :
Trong vài năm gần đây thị trờng ngoại tệ có nhiều biến động, tỷ giá liên tục
tăng, đặc biệt trong năm 2001,tỷ giá lúc đầu năm đã tăng 566đồng /USD sở giao
dịch I với đầu năm. Tuy nhiên, Sở giao dịch I đã chủ động khai thác ngoại tệ trên
cơ sở tăng cờng các biện pháp nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ, đặc biệt là mua bán
ngoại tệ có kì hạn, do vậy trong năm 2001 Sở giao dịch I đã mua đợc hơn 117

triệu USD và các loại ngoại tệ khá nh DEM, JPY, EUR đáp ứng đầy đủ nhu cầu
thanh toán của khách hàng nhập khẩu có quan hệ tiền gửi, tiền vay tại Sở và một
số đơn vị thuộc hệ thống NHCTVN.
Nghiệp vụ thanh toán quốc tế :
Hoạt động kinh doanh ngoại tệ phát triển đã tạo điều kiện mở rộng các nghiệp
vụ thanh toán quốc té nh :L/C nhập khẩu, thanh toán nhờ thu, thanh toán TT,
thanh toán séc du lịch, thẻ visa, Mestercard...
Lợi nhuận thu đợc từ hoạt động kinh doanh ngoại tệ và thanh toán quốc tế
trong năm 2001 đã chiếm khoảng 4%tổng lợi nhuận của Sở. Hiện nay, Sở giao
dịch I đang nghiên cứu xây dbgj kế hoạch tiếp cận, giới thiệu rộng rãi các sản
phẩm dịch vụ ngân hàng quốc tế và các sản phẩm dịch vụ khác vủa NHCTVN với
mọi đối tợng khách hàng, phát triển các dịch vụ ngân hàng quốc tế mới nh
chuyển tiền nhanh, thực hiện chiết khấu chứng từ hàng xuất, thẻ ATM...
2.1.3.4.Công tác kế toán - thông tin điện toán :
Công tác kế toán đã chấp hành tốt pháp lệnh kế toán thóng kê của nhà nớc,
đảm bảo hạch toán chính xác, kịp thời, không để xảy ra sai sót. Hiện nay, Sở giao
dịch I đã triển khai các phần mềm quản lí, cập nhật các chơng trình kịp thời, xử lí
số liệu chính xác, cung cấp thông tin đầy đủ, phản ánh số liệu trung thực giúp
lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh để chỉ đạo quản lí vốn và điều
hành vốn có hiệu quả. Trong năm 2001, Sở giao dịch I đã nghiên cứu các đề tài
ứng dụng nh : áp dụng Maketing trong hoạt động kinh doanh, hiện đại hoá công
nghệ truyền số liệu giữa ngân hàng và khách hàng, cập nhật thông tin ứng dụng...
2.1.3.5.Kết quả kinh doanh :
Đơn vị :tỷ đồng .
1999 2000 2001
Tổng thu 459,656 405,197 572,966
Tổng chi 339,446 280,512 458,258
Lãi 120,210 124,685 114,708
Để đạt đợc những kết quả trên với tất cả các chỉ tiêu kinh doanh đều tăng, Sở
giao dịch I đã có nhiều cố gắng nỗ lực trong việc phát triển và mở rộng các mặt

nghiệp vụ kinh doanh bằng nhiều hình thức và biện pháp, trong đó điểm mấu chốt
là đã biết kết hợp hài hoà, linh hoạt giữa tín dụng nội ngoại tệ với kinh doanh đối
ngoại, thanh toán quốc tế, trên cơ sở phát huy những điểm mạnh sau :
- Có trụ sở chính và mạng lới kinh doanh tập trung ở những khu vực kinh tế phát
triển, tập trung nhiều tổng côngty, công ty lớn.
- Cơ sở vật chất khang trang, công nghệ ngân hàng hiện đại.
- Đội ngũ cán bộ có chất lợng (trên 70% có trình độ đại học, cao đẳng)
- Đợc NHNN Hà Nội, NHCTVN quan tâm chỉ đạo sát sao, đợc các cơ quan, ban
ngành trên địa bàn ủng hộ, giúp đỡ....
2.2. Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế theo phơng thức tín dụng
chứng từ tại Sở giao dịch I NHCTVN
2.2.1. Quy trình tiến hành nghiệp vụ
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C nhập khẩu
a) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sở chỉ đợc phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán L/C hàng nhập khẩu cho khách
hàng khi có đủ các điều kiện sau:
- Sở cha sử dụng hết hạn mức vốn điều hoà của NHCTVN hoặc tài khoản điều
chuyển vốn của Sở d Có.
- Sở còn khả năng thanh toán tổng trị giá toàn bộ các L/C mà Sở đã phát hành
và có đủ khả năng thanh toán cho L/C mà khách hàng đang yêu cầu phát hành.
- Giá trị của L/C, số d mở L/C, mức ký quỹ phải thực hiện đúng các qui định
hiện hành của NHCTVN. Các trờng hợp ngoại lệ phải đợc sự chấp thuận bằng văn
bản của NHCTVN.
- Đối với các L/C ký quỹ dới 100% trị giá L/C đều phải qua Tín dụng thẩm
định và đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt trớc khi chuyển sang phòng kinh doanh
đối ngoại (KDĐN) thực hiện.
Hồ sơ xin mở L/C của Khách hàng bao gồm:
- Quyết định thành lập (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu)
- Đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch lần đầu)
- Đăng ký mã số xuất khẩu - nếu có (đối với doanh nghiệp quan hệ giao dịch

lần đầu)
- Hợp đồng ngoại thơng gốc (trờng hợp ký hợp đồng qua FAX thì đơn vị phải
ký và đóng dấu trên bản photo để xác nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn
chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của bản hợp đồng)
- Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác (nếu có)
- Giấy phép nhập khẩu của Bộ Thơng mại (nếu mặt hàng nhập khẩu thuộc
danh mục quản lý qui định tại quyết định điều hành xuất nhập khẩu hàng năm của
Thủ tớng Chính phủ)
- Cam kết thanh toán, hợp đồng tín dụng (trờng hợp vay vốn), công văn phê
duyệt cho mở L/C trả chậm của NHCTVN (trờng hợp mở L/C trả chậm)
- Hợp đồng mua bán ngoại tệ (nếu có)
- Đơn xin mở L/C
- Bản giải trình mở L/C do phòng tín dụng của Sở lập đợc Giám đốc Sở hoặc
ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt (trờng hợp ký quỹ dới 100% trị giá L/C).
Tất cả các chứng từ trên đều phải xuất trình bản gốc và lu lại Sở bản photo có
đóng dấu treo của đơn vị. Riêng các chứng từ sau phải lu bản gốc:
Cam kết thanh toán, hợp đồng vay vốn, hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn xin
mở L/C của Khách hàng, bản giải trình mở L/C.
Cán bộ thanh toán quốc tế khi tiếp nhận hồ sơ xin mở L/C của Khách hàng
phải kiểm tra và phải đảm bảo hồ sơ có đủ các điều kiện sau:
- Bảo đảm tính pháp lý của các chứng từ mà Khách hàng xuất trình. Việc
thanh toán phải phù hợp với chế độ quản lý ngoại hối và chính sách quản lý xuất
nhập khẩu hiện hành của Nhà nớc.
- Có đơn xin mở L/C phù hợp với yêu cầu và qui định của Sở, nội dung L/C
không chứa đựng rủi ro cho Sở.
- Có cơ sở bảo đảm thanh toán L/C phù hợp với qui định hiện hành của
NHCTVN (mức ký quỹ, vốn vay, cam kết thanh toán, hạn mức cho vay và bảo
lãnh cha thực hiện,...)
- Nội dung của các tài liệu trong hồ sơ không mâu thuẫn nhau
- Bản giải trình mở L/C (trờng hợp ký quỹ dới 100% trị giá L/C) phải đơc Tr-

ởng phòng tín dụng hoặc ngời đợc uỷ quyền và Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Giám
đốc Sở uỷ quyền phê duyệt chuyển xuống phòng KDĐN làm căn cứ mở L/C.
- Sau khi mở L/C, thanh toán viên phải ghi trên hợp đồng gốc số L/C đã mở,
trị giá L/C và ngày phát hành L/C, ký tên trên hợp đồng (hợp đồng gốc có thể trả
lại cho Khách hàng nếu Khách hàng yêu cầu, khi đó Ngân hàng phải lu bản sao
có dấu treo của đơn vị).
b) Phát hành L/C nhập khẩu
Tạo hồ sơ L/C nhập khẩu
Khi hồ sơ để phát hành L/C nhập khẩu của Khách hàng đã hội đủ các điều kiện
theo qui định, Thanh toán viên tiến hành mở hồ sơ L/C nhập khẩu trên máy vi tính
trong trình IBS.
Chơng trình sẽ tự động kiểm tra các yếu tố cần thiết theo các qui định hiện
hành về việc phát hành L/C nhập khẩu của NHCTVN.
Trờng hợp mở L/C cho doanh nghiệp thuộc diện đợc hởng u đãi nằm ngoài qui
định chung, việc mở L/C phải do cán bộ có thẩm quyền phê duyệt. Thanh toán
viên sẽ bỏ qua lệnh kiểm tra hồ sơ mở L/C, máy tính sẽ thông báo L/C này cha đ-
ợc kiểm tra hồ sơ mở L/C khi Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền tính
ký hiệu mật cho L/C đó. Nếu chấp nhận tính tính ký hiệu mật, máy tính sẽ ghi lại
thời điểm tính ký hiệu mật và ngời tính ký hiệu mật cùng với ngời phê duyệt mở
L/C trong quyền hạn và trách nhiệm của mình sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm về
quyết định của mình.
Tạo điện L/C
Sau khi hoàn tất hồ sơ L/C nhập khẩu, trên cơ sở đơn xin mở L/C, Thanh toán
viên tiến hành tạo điện L/C trên tập tin MT700. Quá trình nhập dữ liệu, Thanh
toán viên phải tuân thủ qui định về cách lập, sử dụng diện MT700 của NHCTVN
và lu ý một số vấn đề sau:
(i)Chọn ngân hàng thông báo:
- Trong trờng hợp Khách hàng không chỉ định ngân hàng thông báo thì Trởng
phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền lựa chọn ngân hàng thông báo đầu tiên. Tr-
ờng hợp mà Sở không tìm đợc ngân hàng thông báo thích hợp thì để trống

RECEIVER.
- Nguyên tắc của việc chọn ngân hàng thông báo L/C phải là ngân hàng có uy
tín, hoạt động kinh doanh tốt, có quan hệ lâu dài và có thiện chí với NHCTVN, có
trụ sở tại nớc ngời hởng và là ngân hàng nằm trong danh mục các ngân hàng đợc
NHCTVN lựa chọn làm đại lý trong dịch vụ thông báo L/C.
(ii) Đối với L/C thanh toán bằng vốn vay hoặc L/C ký quĩ dới 100% trị giá
L/C thì phải qui định vận đơn lập theo lệnh của Sở.
(iii) Trờng hợp L/C qui định ứng trớc một phần hoặc tiền đặt cọc ngoài giá trị
L/C do Sở thì phải yêu cầu một th bảo lãnh tiền ứng trớc hoặc tiền đặt cọc do một
ngân hàng có uy tín trên thế giới phát hành. Thời hạn của th bảo lãnh này phải dài
hơn thời hạn giao hàng của th tín dụng để đảm bảo quyền truy đòi tiền đặt cọc khi
ngời bán không giao hàng.
(iv) Chỉ thị gửi chứng từ: Sở chỉ thị cho Ngân hàng thơng lợng gửi chứng từ
trực tiếp về Sở.
(v) Trờng hợp mở L/C xác nhận phải tuân thủ các qui định sau:
- Sở phải liên hệ trớc với Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền của
HSC để chọn Ngân hàng xác nhận.
- Trờng M49 ghi: CONFIRM
- Trờng M41a ghi: available with confirming banhk by...
- Trờng 71B: ghi rõ phí xác nhận do bên nào chịu
- Trờng O 78: lựa chọn 1 trong 2 chỉ thị hoàn tiền sau:
+ Trờng hợp L/C có qui định Ngân hàng hoàn tiền và cho phép đòi tiền bằng
điện thì phải yêu cầu Ngân hàng thơng lợng thông báo trớc cho NHCTVN 05
ngày làm việc trớc khi đòi tiền ngân hàng hoàn tiền. Trong trờng hợp này Sở
không lập điện MT202 thanh toán L/C mà lập điện uỷ quyền hoàn tiền gửi Ngân
hàng hoàn tiền ngay khi nhận đợc thông báo của Ngân hàng thơng lợng về việc
đòi tiền Ngân hàng hoàn tiền và chờ báo nợ của HSC.
+ Trờng hợp không qui định Ngân hàng hoàn tiền và cho phép Ngân hàng th-
ơng lợng trực tiếp đòi tiền NHCTVN bằng điện thì phải qui định rõ sẽ thanh toán
cho Ngân hàng thơng lợng trong vòng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận điện.

(vi) Tuỳ từng Khách hàng, mặt hàng nhập khẩu, yêu cầu Ngân hàng xác nhận,
mức ký quỹ và mức phí mở L/C xác nhận có thể cao hơn mở L/C không xác nhận.
Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu trên tập tin MT700, Thanh toán viên
kiểm soát đối chiếu giữa L/C với Hợp đồng ngoại thơng và Đơn xin mở L/C, kiểm
tra bút toán ký quỹ, tài sản thế chấp, thu phí,... Nếu khớp đúng thì lu bức điện
trong chơng trình, máy tính sẽ tự động chuyển bức điện để kiểm soát, tự động in
L/C (2 bản) và Phiếu chuyển khoản. Thanh toán viên ký vào vị trí qui định trên
L/C và Phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ L/C cho Trởng phòng
KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.
c) Kiểm soát L/C
Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát lại toàn bộ L/C, nếu
thấy hội đủ các điều kiện cần thiết thì tiến hành kiểm soát toàn bộ nội dung L/C
để đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hợp đồng ngoại thơng, đơn xin mở
L/C và L/C, kiểm tra các bút toán. Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền
phải xem xét kỹ các điều khoản của L/C, nếu có điều khoản nào bất lợi cho Khách
hàng và/hoặc cho Ngân hàng phát hành thì Sở khẩn trơng thông báo cho Khách
hàng, đề nghị sửa đổi Đơn xin mở L/C làm căn cứ sửa đổi L/C nhằm giảm bớt rủi
ro.
Trờng hợp Khách hàng không thực hiện việc sửa đổi, Sở yêu cầu Khách hàng
gửi bằng văn bản cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm và bồi hoàn thiệt hại cho
Ngân hàng phát hành (nếu có). Sở có thể thực hiện các biện pháp giảm rủi ro của
ngân hàng bằng cách yêu cầu khách hàng tăng mức ký quỹ, tăng tài sản thế
chấp,...
Trờng hợp các điều khoản của L/C có thể mang đến những thiệt hại nghiêm
trọng cho Sở mà Khách hàng không sửa đổi đơn xin mở L/C, Sở có quyền từ chối
không phát hành L/C đó và lập biên bản huỷ L/C trong chơng trình mạng IBS.
Nếu L/C không mâu thuẫn với hợp đồng ngoại thơng và khớp đúng với đơn
xin mở L/C của Khách hàng, các điều khoản của L/C đều có khả năng thực thi và
không mang rủi ro cho Khách hàng khi mở L/C và Ngân hàng phát hành, Trởng
phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền ký vào chỗ qui định trên L/C, PHiếu

chuyển khoản và chuyển cho Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê
duyệt. Sau khi đợc phê duyệt, L/C đợc chuyển lại cho Trởng phòng KDĐN hoặc
ngời đợc uỷ quyền tính ký hiệu mật L/C để chuyển về HSC và chuyển tiếp cho
Ngời hởng thông qua ngân hàng đại lý. Cuối cùng toàn bộ hồ sơ và L/C đợc
chuyển cho Thanh toán viên lu giữ và trả lại Khách hàng 1 liên L/C.
Một khi cần sửa chữa L/C do Thanh toán viên mới soạn thảo, Trởng phòng
KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền chuyển trả L/C đó cho thanh toán viên để họ sửa
chữa và lu vào chơng trình, sau đó trình tự kiểm soát tơng tự nh trên.
Đối với các Sở, các L/C trị giá từ 500.000 USD phải thêm một bớc tính ký
hiệu mật của Giám đốc Sở hoặc ngời đợc Sở uỷ quyền.
Đối với các Sở giao dịch, các L/C trị giá từ 1.000.000 USD phải thêm một bớc
tính ký hiệu mật của Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền.
d d) Sửa đổi L/C
Tạo điện sửa đổi
- Sau khi L/C đã đợc phát hành, khi có nhu cầu sửa đổi, Khách hàng phải gửi
Đơn đề nghị sửa đổi L/C gửi Sở, Thanh toán viên có trách nhiệm nhận yêu cầu sửa
đổi của Khách hàng, kiểm tra các điều khoản sửa đổi, nếu thấy hợp lý thì tiến
hành nhập dữ liệu sửa đổi trên mẫu điện MT707. Sở phải tuân thủ các qui định về
cách lập và sử dụng tập tin MT707 của NHCTVN.
- Nếu L/C sửa đổi tăng tiền, Khách hàng phải bổ sung mức ký quỹ và tài sản
thế chấp tơng ứng để đảm bảo khả năng thanh toán cho L/C đó.
- Phí sửa đổi L/C phải đợc xác định rõ trong đơn xin sửa đổi L/C của Khách
hàng và trong điện MT707 sửa đổi L/C của ngân hàng.
- Sau khi hoàn thiện việc nhập dữ liệu, Thanh toán viên đối chiếu đảm bảo sự
khớp đúng giữa Đơn đề nghị sửa đổi L/C của Khách hàng và điện sử đổi L/C,
kiểm tra các bút toán hạch toán và nhập các tài khoản thích hợp, khi các bút toán
đã hoàn thiện, Thanh toán viên lu bức điện đó trong chơng trình, máy tính sẽ tự
động chuyển cho ngời kiểm soát, in điện và Phiếu chuyển khoản. Thanh toán viên
lý vào chỗ qui định trên bức điện và Phiếu chuyển khoản, sau đó chuyển toàn bộ
Hồ sơ sửa đổi L/C cho Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền kiểm soát.

Kiểm soát
- Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền có trách nhiệm kiểm soát điện
sửa đổi, nếu khớp đúng với Đơn đề nghị sửa đổi L/C của Khách hàng và các điều
khoản sửa đổi là hợp lý, các bút toán hạch toán đúng, Trởng phòng KDĐN hoặc
ngời đợc uỷ quyền sẽ ký trên điện sửa đổi và Phiếu chuyển khoản.
- Điện sửa đổi L/C và hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển cho Giám đốc Sở hoặc
ngời đợc Giám đốc uỷ quyền phê duyệt. Sau đó, hồ sơ sửa đổi L/C đợc chuyển lại
cho Trởng phòng KDĐN hoặc ngời đợc uỷ quyền ký hiệu mật để chuyên bức
điện đó về HSC để chuyển tiếp cho Ngời hởng thông qua Ngân hàng đại lý.
- Trờng hợp giá trị L/C sau khi sửa đổi có mức tơng đơng hoặc vợt 500.000
USD đối với các Sở hoặc 1.000.000 USD đối với Sở giao dịch thì phải thêm bớc
kiểm soát và tính ký hiệu mật của Giám đốc hoặc ngời đợc Giám đốc uỷ quyền.
- Hồ sơ sửa đổi L/C và điện sửa đổi sẽ đợc trả lại Thanh toán viên để lu trữ và
chuyển cho Khách hàng 1 bản sửa đổi L/C.
e) Nhận - kiểm tra và xử lý chứng từ, thanh toán/ chấp nhận thanh toán
Sau khi nhận đợc L/C và các sửa đổi liên quan phù hợp với khả năng đáp ứng
của mình, ngời bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi
đến cho Sở thông qua Ngân hàng của ngời bán (Paying/ Accepting/ Negotiating
Banhk), Sở có trách nhiệm nhận kiểm tra, thanh toán/chấp nhận và giao chứng từ
cho Khách hàng
Trờng hợp thanh toán dựa trên th đòi tiền gửi kèm bộ chứng từ
(i) Nhận và kiểm tra chứng từ
Sau khi nhận đợc bộ chứng từ, Thanh toán viên phải vào sổ theo dõi giao nhận
chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, ký và đóng dấu đơn vị mình trên Covering
letter đồng thời nhập các thông tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trong chơng
trình máy tính. Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận chứng từ từ Bu
điện, Sở phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ. Quá thời hạn trên, Sở mất quyền
khiếu nại về chứng từ.
Nội dung kiểm tra bao gồm: