Một số Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin

Một số Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin.
I. Thông tin và hệ thống thông tin.
1. Thông tin.
1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21.
Có hai nét đặc trng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên
phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông
tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại
biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thơng mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy
sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu đợc lợi nhuận rất cao
và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh
thị trờng vi xử lý của hãng Intel,... cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng
cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn
minh nhân loại đã đợc xác định và gần đây một giai đoạn thứ t nữa đang đợc đề
cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin,
mà xã hội này tri thức sẽ là điệp từ quan trọng đợc nhắc tới thờng xuyên. Còn
trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng
tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay đợc nhắc đến là dữ
liệu và thông tin, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền
tin.
1.2. Thông tin là gì ?
Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhng thờng đợc dùng lẫn lộn.
Đối với một ngời, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số
liệu hay tài liệu cho trớc. Thông tin là dữ liệu đã đợc xử lý thành dạng dễ hiểu,
tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với ngời nhận tin trong việc ra quyết định...
Dữ liệu đợc ví nh nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do ngời này bộ phận
này phát ra có thể đợc ngời khác bộ phận khác coi nh dữ liệu để xử lý thành thông
tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có
thể dùng thay thế cho nhau.
Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức
mới về đối tợng đợc phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh.
Đối tợng đợc phản ánh

Chủ thể nhận phản ánh
Tri thức hóa
Phản ánh
1.3. Tính chất của thông tin.
Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin
là độ cứng và độ phong phú của thông tin.
1.3.1. Độ cứng của thông tin.
Độ cứng của thông tin: là thớc đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin
cậy của một mẩu tin.
Thông tin về thị trờng nh giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì
chúng đo lờng một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán
cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhng nhiều tr-
ờng hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi
luận giải để khẳng định lại.
1.3.2. Độ phong phú.
Độ phong phú của thông tin: là thớc đo cho tính đa dạng của thông tin.
Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng
thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin
liên lạc.
2. Quản lý tổ chức dới góc độ thông tin.
2.1. Hệ thống quản lý.
Ngời ta thờng coi bộ nhớ của cơ quan giống nh bộ nhớ của con ngời.
Bộ nhớ ngoài
Bộ nhớ trong
Thông tin vào
Thông tin ra
Trao đổi

Trong cơ quan thờng có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT
bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng đợc mô

phỏng nh hình I.1:
Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm
Bàn huy động vốn
Phòng kế toán
Thông tin vào
Thông tin ra
Quyết định
Thông tin trong


Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đa ra các thông tin.
Nh vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của
thông tin đợc diễn đạt trong biểu thức:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định.
Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin.
Từ sơ đồ trên, ngời ta thấy rằng:
Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định
(Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình)
chiếm 90% chiếm 10%
Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động
thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần
quan trọng.
2.2. Thông tin quản lý.
2.2.1. Khái niệm
Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có
ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý.
ý nghĩa của thông tin quản lý :
+ Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin
quản lý khác nhau.
+ Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có

khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động.
2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định.
Có 3 cấp quyết định:
- Quyết định chiến lợc (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác
định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống.
- Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?,
cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối u nguồn lực.
- Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm nh thế nào?.
Các đặc trng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định:
Quyết
định
Tính chất
thông tin
Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lợc
Tần suất
-Thông tin
đều đặn
-Phần lớn là th-
ờng kỳ
-Thông tin có tính đột
xuất hoặc trong một
khoảng thời gian dài mới
có quyết định

Khả năng dự
kiến
- Có thể dự
kiến trớc
thông tin
-Có thể có một

số nét mới đặc
biệt của thông
tin
Thông tin không có trong
dự kiến để ra quyết định
mới.
Thời điểm
- Thông tin
quá khứ
-Thông tin quá
khứ và hiện tại
-Chủ yếu là thông tin dự
đoán tơng lai
Nguồn thông
tin
-100% thông
tin trong
-Phần lớn là
thông tin trong
(70%)
-Phần lớn là thông tin
ngoài (70%)
Tính cấu trúc
-Tính cấu
trúc rất cao
-Một số thông
tin có tính phi
cấu trúc
-Phần lớn thông tin có tính
phi cấu trúc

Độ chính xác
-Thông tin
rất chính xác
-Thông tin có
tính tơng đối, có
ý kiến chủ quan
-Thông tin có tính chủ
quan là phần lớn
Mức chi tiết
-Rất chi tiết -Thông tin mang
tính tổng hợp
Thông tin mang tính khái
quát so sánh
2.2.3. Tiêu chuẩn chất lợng của thông tin quản lý.
Có các tiêu chuẩn để đánh giá nh sau:
- Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực.
- Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý.
- Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý.
- Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn.
- Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo.
- Giá trị: thông tin phải định đợc ra giá trị nhất định.
- Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao.
2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Nhà nớc và cấp trên
L nh đạoã
Hệ thống qltk
Ngân hàng TW
Các tổ chức huy động vốn khác
Các tổ chức kinh doanh tiền tệ
Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bu điện, cổ

phần.
Khách hàng
Thông tin trong
HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm
Ngân hàng TM

.
Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu
mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống
quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phơng pháp thích hợp để thu thập
thông tin ngoài.
3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức.
Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin
một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý
này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin:
- Giai đoạn khởi đầu:
Đây là giai đoạn đa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng
dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán
bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau.
- Giai đoạn lan rộng:
Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác đợc, các cán bộ chuyên môn
nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy
nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là cha chính xác (quá đề cao máy tính).
- Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát:
Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information
Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên
phải đợc nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin.
- Giai đoạn tích hợp ứng dụng:
Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ
thể (lúc này con ngời có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin).

- Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu:
Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi ngời trong tổ chức tiếp cận
thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần
phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại
hình mạng.
- Giai đoạn hoàn chỉnh:
Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý
hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những
nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý
thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn.
4. Thông tin và công tác quản lý.
Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển
trong cơ quan. Vì vậy:
- Những ngời thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin
nh thế nào ?.
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao?
- Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra
sao ?.
Sự thoả mãn về thông tin của họ nh thế nào ?
Thành quả hiện nay
Thành quả muốn có
Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phơng tiện để chuyển biến
Thông tin khoảng cách
Nói một cách khác, thông tin mà ngời quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào
ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và
thông tin về sự chuyển biến.
5. Hệ thống thông tin (HTTT)
5.1. Khái niệm.
HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lu
trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích

tình hình, lập kế hoạch đờng lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức.
5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT
HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử,
HTTT còn có con ngời, các phơng tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy
tắc, thủ tục, phơng pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông
tin.
Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm:
Các chứng từ tiết kiệm
Thu thập thông tin
Xử lý thông tin
Phân phát thông tin
Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm
Lu trữ thông tin
Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin
Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại đợc: Nó xử lý
thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có
tổ chức nào đứng vững đợc lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT,
do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể
độc lập hoàn toàn với HTTT
5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức.
Theo mô hình chính thức - phi chính thức:
+ HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại
theo thông lệ.
+ HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ
của (một) vài ngời cán bộ.
Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra:
+ HTTT xử lý giao dịch.
+ HTTT quản lý.
+ HTTT trợ giúp ra quyết định.
+ Hệ chuyên gia.

+ HTTT tạo lợi thế cạnh tranh.
Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ:
+ HTTT tài chính.
+ HTTT Marketing.
+ HTTT quản trị nguồn nhân lực.
+ HTTT quản lý sản xuất.
+ HTTT văn phòng.
5.4. Mô hình biểu diễn HTTT.
- Mô hình logic: biểu diễn t tởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì?. Nghĩa là trả lời
câu hỏi (làm gì?), (mục đích?)
- Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?,
khi nào ?
- Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý nh thế nào?, mô hình này đợc
hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp.
II. hệ thống thông tin quản lý
1. Các quan hệ của thông tin quản lý.
1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức.
Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời
đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý
các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan.
Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm.
Lãnh đạo
Phòng kế toán
Bàn huy động vốn
Thông tin vào
Thông tin ra
Thông tin đã xử lý
Thông tin ra quyết định
Thông tin thu thập
Đầu vào

Đầu ra
Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết
kiệm:

- Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định
- Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống.
- Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác
nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ
thống.
1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý.
- Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu nh không thay đổi so với
quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát
triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông
tin quản lý ngày càng cần thiết.
- Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh
đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ
thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao
động có quy trình.
- Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày
một cao.
2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý.
HTTTQL đợc tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dới. Thông tin đợc tổng
hợp đa từ dới lên và quyết định đợc đa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin
phục vụ.
2.1. Luồng thông tin vào.
Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hớng của hệ thống cấp trên
và thông tin trao đoỏi với môi trờng ngoài. Mỗi bộ phận có lợng thông tin lớn và đa
dạng cần phải xử lý.
Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại:
- Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày

của hệ thống. Khối lợng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và
kịp thời.
- Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dới
báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin đợc ghi chép trực tiếp
từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành.
- Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn
tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, đợc dùng để tra cứu trong
việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp.