2018 ADB huong dan dau thau trong QLHD

QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
HƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU
THÁNG 6/2018

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á


QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG
HƯỚNG DẪN ĐẤU THẦU
THÁNG 6/2018

NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á


Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mại
Không phái sinh 3.0

IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO)

@2018 Ngân hàng Phát triển Châu Á
Số 6 Đại lộ ADB, Thành phố Mandaluyong, 1550 Metro Manila, Philippines
ĐT +63 2 632 4444; Fax +63 2 636 2444
www.adb.org
Bảo lưu một số quyền. Xuất bản năm 2018.
ISBN 978-92-9262-017-2 (bản in); 978-92-9262-018-9 (bản điện tử)
Số lưu chiểu: TIM189664-3
DOI: />Quan điểm được trình bày trong tài liệu này thuộc về tác giả và không phản ánh quan điểm hay
chính sách của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) hoặc Hội đồng Thống đốc ADB hay các
chính phủ mà Hội đồng đại diện.
ADB khơng đảm bảo tính chính xác của số liệu trình bày trong ấn phẩm này và không chịu trách
nhiệm về bất kỳ hậu quả nào của việc sử dụng các số liệu đó. Việc đề cập tên công ty hay sản

phẩm cụ thể của nhà sản xuất trong tài liệu này không ám chỉ rằng ADB phê duyệt hay khuyến
nghị sử dụng hơn so với các đơn vị hay sản phẩm có cùng tính năng khơng được đề cập.
Việc đề cập hay tham chiếu tới một lãnh thổ hay khu vực địa lý cụ thể cũng như sử dụng thuật
ngữ “quốc gia” không ám chỉ bất kỳ đánh giá nào của ADB về tính pháp lý cũng như tình trạng
khác của bất kỳ lãnh thổ nào.
Tài liệu này được xuất bản theo Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung-Phi thương mạiKhông phái sinh 3.0 IGO (CC BY-NC-ND 3.0 IGO) Với việc sử dụng nội dung của tài liệu này, bạn đã đồng ý tuân thủ các điều khoản
của giấy phép nói trên. Về bản quyền và giấy phép, vui lòng đọc các quy định và điều kiện sử
dụng tại />Giấy phép Các sản phẩm Sáng tạo chung sẽ không được áp dụng với những nội dung không
thuộc bản quyền của ADB trong tài liệu này. Nếu tư liệu này cần phải ghi nhận tác quyền, xin liên
hệ với chủ sở hữu bản quyền hoặc nhà xuất bản của nguồn tư liệu để xin phép sử dụng. ADB sẽ
không chịu trách nhiệm pháp lý về bất kỳ khiếu nại nào do việc người đọc sử dụng những nguồn
tư liệu nêu trên.
Nếu có nhận xét hoặc câu hỏi khác đối với nội dung tài liệu, hoặc nếu muốn xin phép bản quyền
cho việc sử dụng nằm ngoài những phạm vi nêu trên, hay xin phép sử dụng biểu trưng của ADB,
xin vui lòng liên hệ
Ghi chú:
Trong ấn phẩm này, “$” chỉ đồng Đô la Mỹ.
Xem thêm nội dung hiệu đính của các ấn phẩm do ADB phát hành tại
/>

MỤC LỤC

Danh mục Bảng, Hình và Hộp

iv

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn

v

Danh mục từ viết tắt

viii

Tóm tắt tổng quan

ix

I.

Giới thiệu chung

1

II.

Mục tiêu và lợi ích của quản lý hợp đồng

3

III. Quy trình quản lý hợp đồng

4

IV. Báo cáo và xin ý kiến không phản đối từ ADB

17

V.

18

Các nguồn tham khảo thêm

Phụ lục 1: Các vấn đề điển hình trong quản lý hợp đồng

19

Phụ lục 2: Ví dụ về Kế hoạch Quản lý Rủi ro

21

Phụ lục 3: Ví dụ về hệ thống quản lý việc thực hiện hợp đồng của nhà thầu 23
Phụ lục 4: Ví dụ về mẫu Kế hoạch Quản lý Hợp đồng

26


iv

DANH MỤC BẢNG, HÌNH VÀ HỘP

BẢNG
A3. Ví dụ về hệ thống quản lý hiệu quả thực hiện của nhà thầu

23

A4.1.Ví dụ về danh sách đầu mối liên hệ chính

26

A4.2.Ví dụ về quy trình trao đổi thơng tin

27

Hình
1.

Quản lý hợp đồng trong chu trình đấu thầu của ADB

2

2.

Những lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả

3

3.

Quy trình quản lý hợp đồng của bên vay

4

4.

Cân bằng trọng tâm của cuộc họp rà sốt việc thực hiện hợp đồng 13

A4.1.Ví dụ về sơ đồ quy trình thanh tốn

28

A4.2.Ví dụ về kế hoạch thực hiện hợp đồng từ
một dự án do ADB tài trợ 

30

HỢP
1

Ví dụ về phân bổ rủi ro hợp đồng

6

2

Ví dụ về quản lý rủi ro của chủ đầu tư

6

3Hồ sơ thơng thường được duy trì qua quản lý hồ sơ

11

4

17

Tóm tắt trách nhiệm của bên vay

v

GIỚI THIỆU VỀ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Tháng 4 năm 2017, Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) phê duyệt khung đấu
thầu mới - Chính sách Mua sắm, Đấu thầu của ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ
phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian) và Quy chế
Mua sắm, Đấu thầu cho Bên vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn
và Dịch vụ tư vấn (năm 2017, được sửa đổi theo thời gian). Các tài liệu này thay
thế Hướng dẫn Sử dụng Tư vấn (năm 2013, được sửa đổi theo từng thời điểm) và
Hướng dẫn Đấu thầu (năm 2015, được sửa đổi theo từng thời điểm). Chính sách
và Quy chế Đấu thầu điều chỉnh hoạt động đấu thầu của các cơ quan chủ quản
và cơ quan thực hiện dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ bằng khoản vay/
viện trợ khơng hồn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý. ADB thiết kế chính
sách đấu thầu năm 2017 nhằm đảm bảo lợi ích và tính linh hoạt đáng kể trong chu
trình đấu thầu dự án cũng như để cải thiện hiệu quả thực hiện dự án bằng cách
tập trung vào các khái niệm chất lượng, giá trị đồng tiền đầu tư và phù hợp với
mục đích.
Ấn phẩm này là một trong các tài liệu Hướng dẫn chi tiết mà ADB phát hành trong
năm 2018 sau khi phát hành Chính sách đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu năm
2017. Mỗi tài liệu sẽ hướng dẫn cho bên vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ
khơng hồn lại), nhà thầu, và các tổ chức xã hội dân sự về một chủ đề theo khung
quy chế mới (xem danh mục bên dưới). Các Hướng dẫn có sự dẫn chiếu qua lại
và cần được tham khảo đồng bộ. Tất cả tài liệu tham khảo cho “Các Hướng dẫn”
đều là một phần không tách rời của những Hướng dẫn này. Các Hướng dẫn có
thể được cập nhật, thay thế hoặc thu hồi bất kỳ lúc nào.

Danh sách các Hướng dẫn thực hiện Chính sách
đấu thầu và Các Quy chế Đấu thầu của ADB ( 2017)

1. Giá trị Đồng tiền Đầu tư
2. Khung Rủi ro Đấu thầu
3. Lập Kế hoạch Đấu thầu Chiến lược
4. Giám sát Đấu thầu
5. Cơ chế Đấu thầu Thay thế
6. Đấu thầu Cạnh tranh Rộng rãi
7. Điều chỉnh Giá
8. Hồ sơ Dự thầu Giá thấp Bất thường
9. Ưu đãi Nội địa
10.Sơ tuyển
11.Thầu phụ
12.Dịch vụ Tư vấn do Bên vay của ADB
Quản lý
13.Dịch vụ Phi tư vấn do Bên vay của ADB
Quản lý

14.Công nghệ cao
15.Chất lượng
16.Khiếu nại liên quan đến Đấu thầu
17.Không tuân thủ trong Đấu thầu
18.Thời gian Tạm hỗn
19.Doanh nghiệp có Vốn Nhà nước
20.Đấu thầu Điện tử
21.Thoả thuận Khung về Cung cấp Dịch
vụ Tư vấn
22.Hợp tác Công - Tư (PPP)
23.Quản lý Hợp đồng
24.Các trường hợp dễ bị tổn thương, bị
tác động bởi xung đột và tình huống
khẩn cấp

vi

Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn

Những cải cách về đấu thầu của ADB hướng đến đảm bảo giá trị đồng tiền đầu tư
thơng qua cải thiện tính linh hoạt, chất lượng và hiệu quả trong quá trình đấu thầu
(xem minh hoạ bên dưới và Hướng dẫn về giá trị đồng tiền đầu tư). Giá trị đồng
tiền đầu tư là một phần của cấu trúc đấu thầu thống nhất với ba trụ hỗ trợ chính:
hiệu quả, chất lượng và linh hoạt. Hai nguyên tắc chủ chốt là minh bạch và công
bằng xuyên suốt tất cả các thành phần của cấu trúc.

M i n h b a ̣c h
Giá trị đồng tiền đầu tư

Là việc sử dụng có hiệu quả, hiệu lực và kinh tế các nguồn lực, việc
này đòi hỏi phải thực hiện đánh giá các chi phí và lợi ích có liên quan
đồng thời đánh giá các rủi ro, các yếu tố phi giá cả và/hoặc tổng chi
phí đầu tư một cách phù hợp
Hiệu quả

Chất lượng

Linh hoạt

•Giảm chi phí giao dịch
•Cải thiện kỹ năng
•Tăng cường hàm
lượng cơng nghệ cao

•Cải thiện việc lập kế
hoạch đấu thầu
•Hỗ trợ và khuyến
khích các hệ thống
đấu thầu điện tử

•Hỗ trợ quản lý hợp
đồng
•Giải quyết kịp thời các
khiếu nại
•Cải thiện quy trình đấu
thầu của các nước
thành viên đang phát
triển
•Cải thiện việc lập kế
hoạch đấu thầu
•Quản trị tốt hơn
•Hợp đồng có tiêu chí
thực hiện rõ ràng
•Hạn chế tối đa khiếu
nại
•Quy trình cải tiến của
ADB

•Đấu thầu cạnh tranh
rộng rãi
•Đấu thầu phi tập trung
•Thực hiện theo cơ chế
đấu thầu thay thế
•Quyết định dựa trên

nguyên tắc
•Cải thiện việc lập kế
hoạch đấu thầu
•Phân cấp trong đấu
thầu
•Đấu thầu với các tiêu
chí đánh giá theo
trọng số

Công băn
̀g

Thời gian

Thời gian là một yếu tố quan trọng quyết định giá trị đồng tiền đầu tư. Khi một dự án hay
quy trình được hồn thành nhanh chóng, thời gian được rút ngắn đó sẽ tạo ra giá trị lớn
hơn cho tất cả các bên liên quan. Ví dụ, một dự án làm đường hồn thành sớm sẽ mang
lại lợi ích kinh tế, an ninh, hay những giá trị khác cho cộng đồng mà nó phục vụ. Điều này
cũng làm tăng tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư cho cơ quan thực hiện và đẩy nhanh tiến độ
dự án cũng như thanh toán cho nhà thầu được lựa chọn. Tương tự như vậy, một dự án
chậm tiến độ sẽ làm giảm giá trị đáng kể cho các bên liên quan.
Khi xem xét giá trị đồng tiền đầu tư trong bối cảnh đấu thầu, cần lưu ý đến tất cả các yếu
tố có thể (i) rút ngắn thời gian chu trình đấu thầu hoặc (ii) đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự
án phát triển.


Giới thiệu về Tài liệu Hướng dẫn

Mục đích

Tài liệu hướng dẫn này nhằm mục đích hỗ trợ người sử dụng thông qua việc diễn giải cụ
thể và chi tiết các chính sách và Quy chế Đấu thầu ban hành năm 2017 của ADB cho bên
vay (bao gồm cả các đơn vị nhận viện trợ khơng hồn lại).
Hướng dẫn này đưa ra các thông tin bổ sung để người sử dụng xem xét khi áp dụng chính
sách và Quy chế Đấu thầu của ADB trong từng trường hợp cụ thể.

Tài liệu sẽ tiếp tục được cập nhật, sửa đổi

Tài liệu hướng dẫn này sẽ tiếp tục được sửa đổi và cập nhật nếu cần thiết.
Vui lòng kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để có phiên bản cập nhật mới
nhất, />
Người sử dụng tài liệu

Trong nhiều trường hợp, người đọc nên sử dụng hướng dẫn này tùy theo nhu cầu cụ thể.
Để đảm bảo tính nhất qn trong tồn bộ Tài liệu hướng dẫn, những giả định sau đây sẽ
được áp dụng về đối tượng sử dụng:
Người sử dụng là chuyên gia tham gia vào các dự án được tài trợ một phần hay toàn bộ
bằng khoản vay/viện trợ khơng hồn lại của ADB và nguồn vốn do ADB quản lý.

Câu hỏi thường gặp

Các câu hỏi thường gặp, đề nghị giải thích làm rõ, ví dụ, thơng tin bổ sung, liên kết đến
trang đào tạo và các tài nguyên hữu ích khác sẽ được cung cấp trên trang web của ADB.
Hãy nhớ kiểm tra trang web của ADB, phần Business Center để tìm hiểu thêm thơng tin,
/>
Giá trị Pháp lý và Thứ tự Ưu tiên

Bản hướng dẫn này giải thích và cụ thể hóa các điều khoản của Quy chế Đấu thầu cho bên
vay vốn ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm 2017 và được
sửa đổi theo từng thời điểm) áp dụng cho các cơ quan điều hành (và thực hiện) dự án tài

trợ cấp Chính phủ (và cấp địa phương) được nhận một phần hay toàn bộ vốn đầu tư của
ADB (nghĩa là ngoại trừ các khoản vay dựa trên kết quả đầu ra hoặc cho vay chính sách
của ADB), các khoản viện trợ khơng hồn lại (khơng bao gồm các dự án hỗ trợ kỹ thuật và
tư vấn chuyên gia do ADB quản lý), hoặc nguồn vốn do ADB quản lý.
Trong trường hợp có mâu thuẫn hay khác biệt giữa tài liệu hướng dẫn này và các Quy chế
Đấu thầu, Quy chế Đấu thầu sẽ được ưu tiên áp dụng. Hiệp định tài trợ sẽ điều chỉnh mối
quan hệ pháp lý giữa Bên vay và ADB. Quyền và nghĩa vụ giữa Bên vay và nhà cung cấp
hàng hóa, xây lắp, hoặc dịch vụ sẽ tuân theo tài liệu mua sắm cụ thể do Bên vay phát hành
và hợp đồng đã ký giữa Bên vay và nhà cung cấp chứ không phải theo Hướng dẫn này.

vii


viii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

ADB

—

Ngân hàng Phát triển Châu Á

KHQLHĐ

—

Kế hoạch quản lý hợp đồng

KPI

—

Chỉ số đánh giá thực hiện cơng việc chính


ix

TÓM TẮT TỔNG QUAN

Hướng dẫn này phân biệt giữa các hoạt động yêu cầu trước khi trao hợp đồng và
sau khi trao hợp đồng, với trọng tâm là quản lý các hoạt động sau khi trao thầu.
Nhận thức được yêu cầu phải mang lại giá trị đồng tiền đầu tư, hướng dẫn này
tập trung vào các lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả và cách áp dụng phương
pháp này trong các dự án được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay/
viện trợ khơng hồn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý. Quản lý
hợp đồng bao gồm tất cả các giai đoạn và hoạt động hướng tới mục tiêu chung
là đảm bảo kết quả dự kiến của hợp đồng, bao gồm lập kế hoạch trước khi trao
thầu, quản lý và thực hiện hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
Quy trình quản lý hợp đồng tốt có thể

Tăng tính hiệu quả
•
•
•

Chuẩn bị kế hoạch quản lý hợp đồng ngay từ khi bắt đầu và huy động
nguồn lực tương ứng.
Hỗ trợ giám sát việc thực hiện của nhà thầu.
Vận hành hệ thống quản trị hợp đồng hiệu quả và duy trì hệ thống quản lý

hồ sơ đáng tin cậy.

Hạn chế rủi ro
•
•
•

Dự đốn trước vấn đề có thể xảy ra, chẳng hạn như chậm thanh tốn, vấn
đề về tiếp cận cơng trường.
Đưa ra các biện pháp giảm thiểu để giải quyết bất kỳ rủi ro nào đã xác
định.
Quản lý quy trình đóng dự án, đảm bảo khơng cịn vấn đề hay nghĩa vụ
nào chưa được giải quyết.

Mang lại giá trị đồng tiền đầu tư
•
•
•

Nhà thầu đáp ứng yêu cầu của dự án.
Dự án hoàn thành đúng hoặc trước thời hạn.
Tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành.


I.  Giới thiệu chung

1.1
Quy chế đấu thầu của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) dành cho
Bên vay của ADB: Hàng hoá, Xây lắp, Dịch vụ phi tư vấn và Dịch vụ tư vấn (năm
2017, được sửa đổi theo từng thời điểm) ghi nhận rằng một yếu tố góp phần đảm

bảo giá trị đồng tiền đầu tư là quản lý hợp đồng hiệu quả. Quá trình quản lý hợp
đồng đảm bảo rằng nhà cung cấp, nhà thầu và/hoặc tư vấn bàn giao các sản
phẩm đáp ứng yêu cầu như đã thống nhất trong hợp đồng.
1.2
Quản lý hợp đồng là theo dõi và quản lý việc thực hiện hợp đồng của
nhà thầu để đảm bảo đạt được kết quả tối ưu của hợp đồng. Quản lý hợp đồng
bao gồm xây dựng hình thức và quy tắc trao đổi thơng tin, giám sát tiến độ bàn
giao các sản phẩm hợp đồng, quản lý thanh toán, kiểm soát các thay đổi, đo
lường kết quả thực hiện của nhà thầu và thanh lý hợp đồng.
1.3
Tài liệu này cung cấp các hướng dẫn ở cấp độ vận hành cho bên vay
(bao gồm bên nhận viện trợ khơng hồn lại), thơng qua các cơ quan chủ quản và
cơ quan thực hiện về cách áp dụng hoạt động quản lý hợp đồng trong các dự án
sau khi trao hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc một phần bằng khoản vay hoặc
viện trợ khơng hồn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn do ADB quản lý để đấu
thầu mua sắm hàng hố, cơng trình xây lắp và dịch vụ.1
1.4
Hướng dẫn này hỗ trợ người dùng về việc quản lý hợp đồng trong chu
trình đấu thầu. Các hoạt động liên quan đến việc quản lý hợp đồng của bên vay
bắt đầu từ giai đoạn lập hợp đồng và tiếp tục cho đến khi thanh lý hợp đồng để
đảm bảo các nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện và đạt được giá trị đồng tiền đầu
tư. Hình 1 mơ tả quá trình quản lý hợp đồng trong chu trình đấu thầu của ADB.
1.5
Hướng dẫn này áp dụng cho các hợp đồng được tài trợ toàn bộ hoặc
một phần bằng khoản vay/viện trợ khơng hồn lại của ADB, hoặc bằng nguồn vốn
do ADB quản lý để mua sắm hàng hoá, cơng trình và dịch vụ, bao gồm dịch vụ tư
vấn và áp dụng theo quy chế đấu thầu.2

1

2

Bên vay, thông qua cơ quan chủ quản và các bên liên quan khác trong hiệp định tài trợ sẽ luôn
hành động theo tiêu chuẩn đạo đức cao nhất trong toàn bộ quá trình đấu thầu (bao gồm quản
lý hợp đồng) tuân theo các quy chế đấu thầu và việc sử dụng nguồn vốn, nguồn lực, tài sản và
thẩm quyền của các bên đó sẽ tuân theo Hướng dẫn Chống tham nhũng của ADB (năm 1998,
được sửa đổi cho đến nay) và Nguyên tắc và Hướng dẫn Liêm chính (năm 2015, được sửa đổi
theo từng thời điểm).
Trong hướng dẫn này, thuật ngữ “nhà thầu” sẽ được dùng để chỉ chung nhà thầu thi cơng cơng
trình, nhà cung cấp hàng hóa, nhà tư vấn hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Thuật ngữ “bên vay” và
“chủ đầu tư” được sử dụng thay thế cho nhau.


2

Quản lý Hợp đồng

Hình 1: Quản lý hợp đồng trong Chu trình đấu thầu của ADB
Chiến lược
Đối tác Quốc gia
Đánh giá rủi ro đấu thầu
của quốc gia và ngành/cơ quan

Phản hồi và đánh giá

Xây dựng ý tưởng dự án

ế

CHU TRÌNH

ĐẤU THẦU

Đồ

n

g

Trao hợp đồng

Kin
ht

G
iá
tiề trị
nĐ
ầu tư

Côn

g

Báo cáo
Đánh giá hồ sơ dự thầu

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

Lập kế hoạch đấu thầu
Đánh giá rủi ro đấu thầu dự án

Sổ tay quản trị dự án

bằ

Đánh giá hồ sơ dự thầu

Quản lý hợp đồng

Lập kế hoạch đấu thầu

ng

Kế hoạch quản lý hợp đồng

ng
lượ

Hỗ trợ Kỹ thuật Thực hiện Dự án
Phân loại Rủi ro Đấu thầu

Minh bạch

Thực hiện và
quản lý hợp đồng

ất

Hiệu quả

Ch

Báo cáo hoàn thành dự án
Thanh lý hợp đồng
Bài học kinh nghiệm

Mời thầu
Hồ sơ mời thầu


II.  Mục tiêu và lợi ích của
Quản lý hợp đồng

2.1
Mục đích của quản lý hợp đồng là đảm bảo tất cả các bên thực hiện
đầy đủ nghĩa vụ hợp đồng sau khi trao hợp đồng cũng như trong giai đoạn quản
lý và thực hiện hợp đồng của từng hợp đồng đã trao thầu được tài trợ toàn bộ
hoặc một phần bằng khoản vay hoặc viện trợ khơng hồn lại của ADB, hoặc bằng
nguồn vốn do ADB quản lý.
2.1

Hình 2 tóm tắt các lợi ích của quản lý hợp đồng tốt.

Hình 2: Những lợi ích của quản lý hợp đồng hiệu quả

Nhà cung cấp
đáp ứng
các u cầu
Lợi ích
mơi trường
và xã hội

Tính liêm chính
Giá trị
đồng tiền đầu tư

Rủi ro thấp hơn

Uy tín
Sức khỏe
và An tồn

Tn thủ
pháp luật
Đổi mới

Ng̀n: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

2.2
Mỗi lợi ích này sẽ có tác động đến giá trị đồng tiền đầu tư, vì hai lý do
sau đây:
(i)
(ii)

Quản lý hợp đồng giúp tăng khả năng nhà thầu sẽ đáp ứng các
yêu cầu dự án, góp phần thực hiện giá trị đồng tiền đầu tư có sẵn
vào thời điểm giao thầu.
Quản lý hợp đồng giảm rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng,
tăng khả năng đạt được giá trị đồng tiền đầu tư kỳ vọng.

2.3

Ngoài ra, việc quản lý hợp đồng hiệu quả hơn khuyến khích tăng giải
ngân khoản vay nhiều hơn và kịp thời hơn. Ngược lại, quản lý hợp đồng kém có
thể ảnh hưởng đến hiệu suất đầu tư và gây chậm trễ kết quả phát triển dự kiến.
Phụ lục 1 trình bày danh sách các vấn đề điển hình trong quản lý hợp đồng.


III.  Quy trình quản lý hợp đồng

3.1
Hình 3 mơ tả quy trình quản lý hợp đồng từ góc độ của bên vay, bao
gồm ba giai đoạn: trước khi trao thầu, giám sát thực hiện hợp đồng và thanh lý
hợp đồng.3 “Thực hiện” hợp đồng mô tả công việc của nhà thầu trong khuôn khổ
hợp đồng và tương ứng với giai đoạn giám sát thực hiện hợp đồng của bên vay
(cụ thể là bên vay quản lý hợp đồng, trong khi nhà thầu thực hiện hợp đồng).

Hình 3: Quy trình quản lý hợp đồng của bên vay
A

B
Trước khi trao thầu

Quản lý thực hiện
hợp đồng

C
Thanh lý Hợp đồng

1. Xây dựng đánh giá
rủi ro

1. Quản lý hồ sơ

1. Thanh lý hợp đồng

2. Xây dựng chiến lược
quản lý hợp đồng

2. Quản lý
kết quả thực hiện

2. Kiểm tra
sau khi trao thầu

3. Xây dựng kế hoạch
quản lý hợp đồng

3. Quản lý thanh toán

3. Lưu hồ sơ hợp đồng

4. Quản lý các thay đổi
5. Quản lý các yêu cầu
thanh toán thêm hoặc
gia hạn thời gian thực
hiện (claim) và tranh chấp

Báo cáo cho ADB

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

3

Thuật ngữ “quản lý hợp đồng” (contract management ) và “giám sát thực hiện hợp đồng”
(contract administration) đôi khi được sử dụng tương đương trong các tài liệu về chủ đề quản
lý. Để tránh nhầm lẫn, trong hướng dẫn này, quản lý hợp đồng (contract management) được sử
dụng để bao gồm tất cả giai đoạn và hoạt động hướng tới mục tiêu chung là đảm bảo kết quả
hợp đồng tối ưu. Còn giám sát hợp đồng (contract administration) đề cập một giai đoạn trong
các hoạt động này, tập trung vào quá trình tương tác hàng ngày với nhà thầu theo yêu cầu của
hợp đồng.


Quy trình quản lý hợp đồng

5

3.2
Các giai đoạn này của bên vay tuân theo một quy trình logic: giai đoạn
trước khi trao thầu là giai đoạn thiết kế quản lý hợp đồng, trong đó xác định chiến
lược; giai đoạn giám sát thực hiện hợp đồng chủ yếu bao gồm thực hiện chiến
lược này bằng cách triển khai một số hoạt động giám sát và kiểm soát tương tác
với nhà thầu, bắt đầu từ việc trao hợp đồng; và giai đoạn thanh lý hợp đồng nhằm
mục đích “kết thúc” hồn tồn hợp đồng và rút ra bài học cho các dự án trong
tương lai. Mỗi giai đoạn được mô tả dưới đây.

A.

Trước khi trao thầu

3.3
Quản lý hợp đồng cần được cân nhắc sớm trong quá trình đấu thầu để

đảm bảo hiệu quả. Quản lý hợp đồng cần dựa trên đánh giá rủi ro được xây dựng
sớm trong quá trình chuẩn bị dự án. Việc đánh giá rủi ro này sẽ đặt nền tảng cho
chiến lược hợp đồng. Sau đó, chiến lược hợp đồng sẽ cụ thể hóa thành kế hoạch
quản lý hợp đồng (KHQLHĐ) do bên vay xây dựng khi lập hồ sơ hợp đồng và sẽ
xác định các hoạt động và trách nhiệm theo dõi kết quả thực hiện của nhà thầu
trong khi thực hiện hợp đồng cho đến khi thanh lý hợp đồng. Do đó, KHQLHĐ sẽ
được hồn thành trước khi ký hợp đồng.
3.4
Nhiều hoạt động được mô tả trong KHQLHĐ yêu cầu nhà thầu và bên
vay thực hiện một số trách nhiệm nhất định. Những trách nhiệm này có thể tác
động đến chi phí của nhà thầu và/hoặc bên vay, đồng thời nhiều trách nhiệm sẽ
phải được quy định trong hợp đồng để đảm bảo rằng trách nhiệm là nghĩa vụ
theo hợp đồng. Do đó, các thỏa thuận quản lý hợp đồng cần được xem xét khi lập
hợp đồng được đề xuất để thông báo cho bên dự thầu được biết về nghĩa vụ và
dự tính chi phí của nhà thầu trong giai đoạn thực hiện hợp đồng.

1.

Đánh giá rủi ro

3.5
Để xây dựng hợp đồng và chuẩn bị thực hiện, cần tiến hành đánh giá rủi
ro ở giai đoạn đầu của quy trình đấu thầu.

a.

Phân bổ rủi ro hợp đồng

3.6
Khía cạnh đầu tiên của đánh giá rủi ro là phân bổ rủi ro hợp đồng, bao

gồm xác định phân bổ rủi ro tốt nhất giữa bên vay và nhà thầu.4 Nguyên tắc định
hướng cho phân tích này là bên có vị trí tốt nhất để kiểm sốt và quản lý rủi ro
xác định được, phải chịu trách nhiệm cho rủi ro theo hợp đồng. Một bên được
phân bổ rủi ro cần phải thực hiện tất cả biện pháp phòng ngừa, giảm nhẹ, hoặc
khắc phục cần thiết, khi được coi là phù hợp để quản lý rủi ro đó - có thể hiểu là
nếu rủi ro đó xảy ra, bên được phân bổ phải chịu hậu quả tài chính (Hộp 1).
3.7
Phân bổ rủi ro hợp đồng này nên dựa trên phân tích kỹ thuật và phân
tích thị trường phù hợp. Tuy nhiên, bên vay nên tránh sự cám dỗ “đổ hết” tất
cả (hoặc hầu hết) các rủi ro được phân bổ cho nhà thầu: phân bổ rủi ro khơng
4

Phân tích này có thể sử dụng các rủi ro “cấp độ cao” ở cấp quốc gia hoặc cấp ngành được xác
định trong giai đoạn chuẩn bị dự án (xem Hướng dẫn về (i) Khung Rủi ro Đấu thầu và (ii) Lập kế
hoạch Đấu thầu Chiến lược).


6

Quản lý Hợp đồng

cơng bằng hoặc khơng cân bằng có thể ngăn cản cạnh tranh, đẩy giá thầu lên
cao và gây ra các yêu cầu và tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng—
những tình huống mà tất cả đều gây ảnh hưởng đến việc đạt được giá trị đồng
tiền đầu tư.

Hợp 1
Ví dụ về phân bổ rủi ro hợp đồng

Rủi ro liên quan đến việc thiết kế nhà máy xử lý nước phức tạp và đặc biệt là rủi ro nhà máy

khơng phù hợp với mục đích thiết kế sau khi hồn thành có thể được chuyển giao cho nhà
thầu thông qua việc sử dụng hợp đồng thiết kế và thi cơng, trong đó nhà thầu chịu trách
nhiệm cuối cùng về thiết kế cơng trình dựa trên u cầu của chủ đầu tư (nên thể hiện dưới
dạng tiêu chuẩn kỹ thuật công năng).
Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

3.8
Sau đó, phân bổ rủi ro nên được đưa vào dự thảo hợp đồng để bên dự
thầu có thể phản ánh chi phí các rủi ro của mình vào trong giá dự thầu.

b.

Kế hoạch quản lý rủi ro

3.9
Khía cạnh thứ hai của quản lý rủi ro là giải quyết rủi ro. Đối với các rủi ro
đã xác định của chủ đầu tư (ví dụ: chậm bàn giao cơng trường cho nhà thầu, chậm
thanh toán, v.v.), cần phải chuẩn bị một kế hoạch hành động để giảm thiểu các rủi
ro đó (Hộp 2). Cần xác định những rủi ro này một cách triệt để nhất có thể và chuẩn
bị cùng với một kế hoạch hành động để giảm thiểu rủi ro. Đối với từng rủi ro đã xác
định được, kế hoạch hành động này cần đưa ra biện pháp phòng ngừa, giảm thiểu
hoặc khắc phục, cũng như những người có trách nhiệm từ cơ quan quản lý và thực
hiện của bên vay để thực hiện các biện pháp đó và khung thời gian thực hiện. Mặc
dù không phải chịu trách nhiệm, bên vay cũng cần biết rõ các rủi ro của nhà thầu và
theo dõi tác động dự kiến đối với dự án. Bên vay có thể nhắc nhở nhà thầu về các
nghĩa vụ của họ trong hợp đồng.
3.10
Việc tổng hợp tất cả các rủi ro đã xác định, bao gồm cả kế hoạch hành
động liên quan, thường được gọi là kế hoạch quản lý rủi ro. Kế hoạch này cần
được quản lý trong giai đoạn thực hiện hợp đồng. Kế hoạch quản lý rủi ro là một

phần trong kế hoạch quản lý hợp đồng. Để biết ví dụ về kế hoạch quản lý rủi ro, vui
lòng tham khảo Phụ lục 2.

Hợp 2
Ví dụ về quản lý rủi ro của chủ đầu tư

Một số quốc gia yêu cầu phải có một cơ quan chuyên môn của nhà nước phê duyệt các thiết
kế chi tiết trước khi thực hiện bất kỳ công việc nào. Vấn đề này có thể đặc biệt quan trọng
trong hợp đồng thiết kế và thi cơng, bởi vì việc phê duyệt khơng kịp thời có thể trì hỗn cơng
trình và phát sinh khiếu nại của nhà thầu. Do đó, bên vay sẽ phải xác định cách “quản lý” rủi
ro này, ví dụ, có thể bao gồm chỉ định một nhân viên chuyên theo dõi quá trình phê duyệt,
liên hệ với nhà thầu và cơ quan chuyên môn của nhà nước.
Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.


Quy trình quản lý hợp đồng

2.

7

Xây dựng chiến lược Quản lý hợp đồng

3.11
Chiến lược quản lý hợp đồng là cách tiếp cận được áp dụng để đảm
bảo bên vay quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu một cách phù hợp trong quá
trình thực hiện hợp đồng. Chiến lược bao gồm các bước sau:
(i)
(ii)
(iii)

a.

điều chỉnh các nguồn lực liên quan cần thiết để tiến hành các hoạt
động quản lý hợp đồng và quản lý kế hoạch quản lý rủi ro;
xác định các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính cần được
theo dõi trong q trình thực hiện hợp đồng; và
xác định cách bên vay và nhà thầu sẽ liên lạc trong quá trình thực
hiện hợp đồng (các cuộc họp, giám sát và báo cáo kết quả thực
hiện, v.v.).

Điều chỉnh nguồn lực

3.12
Bên vay nên thành lập một nhóm quản lý hợp đồng có quy mơ và thành
phần phù hợp. Khía cạnh này đơi khi bị đánh giá thấp, với sự phụ thuộc quá
nhiều vào đội ngũ giám sát cơng trình tại chỗ. Quy mơ và thành phần của nhóm
quản lý hợp đồng của bên vay tất nhiên sẽ phụ thuộc vào quy mô và mức độ
phức tạp của dự án tương ứng. Ví dụ, một hợp đồng cung cấp hàng hóa thơng
thường sẽ khơng u cầu các nguồn lực tương tự như hợp đồng xây dựng quy
mô lớn. Nhóm quản lý hợp đồng nên bao gồm các kỹ năng trong lĩnh vực kỹ thuật
liên quan, quản lý hợp đồng và quản lý hồ sơ (tất cả những hoạt động này có thể
được phân cơng cho một người trong một dự án nhỏ và/hoặc đơn giản).
3.13
Nhóm quản lý hợp đồng của bên vay cần có quyền tiếp cận những
người ra quyết định ở cấp phù hợp trong tổ chức của họ để có thể đưa ra các
quyết định liên quan kịp thời. Sự chậm trễ trong việc đưa ra các quyết định liên
quan đến hợp đồng có khả năng làm tăng đáng kể chi phí và làm chậm việc hồn
thành các dự án xây dựng (ví dụ, việc phê duyệt một thay đổi nhỏ trong hợp
đồng, nếu bị trì hỗn, có thể dẫn đến phát sinh thêm chi phí và làm chậm thời

gian, vì nhà thầu khơng được cho phép đủ kịp thời để thực hiện các hành động
cần thiết).

b.

Xác định và Thiết kế Chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính

3.14
Chỉ số đánh giá kết quả thực hiện chính (KPI) sẽ được sử dụng như một
cơng cụ nội bộ để bên vay theo dõi kết quả trong quá trình thực hiện hợp đồng
và để đảm bảo đạt được kết quả dự án thành công. Các chỉ số này có thể được
liên kết với các nghĩa vụ của nhà thầu, nhưng sẽ không được nêu trong hợp đồng
như là một mục tiêu hợp đồng chính thức cần thực hiện.5
3.15
Mặc dù các nghĩa vụ của chủ đầu tư và nhà thầu được quy định trong
hợp đồng, việc theo dõi cách giải quyết các nghĩa vụ này sẽ tạo thuận lợi cho việc
đánh giá kết quả thực hiện của nhà thầu. Bên vay cần theo dõi và giám sát kết
5

Trong một số loại hợp đồng dịch vụ (ví dụ: hợp đồng bảo trì), KPI có thể được xác định trong
hợp đồng dưới dạng các chỉ số kích hoạt thanh tốn, với cơ chế thưởng phạt (tích cực hoặc
tiêu cực).


8

Quản lý Hợp đồng

quả thực hiện của nhà thầu để đảm bảo có thể giải quyết kịp thời bất kỳ vấn đề
nào có dấu hiệu phát sinh.

3.16
Với mục đích này, thông lệ thực tiễn tốt cho thấy nên thiết lập một “hệ
thống quản lý kết quả thực hiện” của nhà thầu, dựa trên các KPI liên quan. Hệ
thống này dự kiến sẽ theo dõi một vài thông số. Các thông số này cần được định
kỳ thảo luận một cách cởi mở với nhà thầu, nhằm thống nhất các biện pháp khắc
phục (hoặc cải thiện) (tùy từng trường hợp) để nâng cao kết quả thực hiện. Tuy
nhiên, cần lưu ý rằng các KPI này chỉ là một công cụ giám sát và không được
hiểu nhầm là lựa chọn thay thế cho các điều khoản hợp đồng.
3.17
Kết quả thực hiện của nhà thầu phụ thuộc vào chất lượng, tính kịp thời
và hiệu quả của việc bàn giao các cơng trình, hàng hóa và dịch vụ được ký hợp
đồng. Kết quả thực hiện cũng phụ thuộc vào khả năng đáp ứng và khả năng của
nhà thầu trong việc điều chỉnh và phản ứng trước các tình huống khơng lường
trước được, thơng tin mới và nhu cầu thay đổi. Trong một số trường hợp, các tình
huống đó tương đối đơn giản, ví dụ như mua hàng hóa có sẵn. Trong các trường
hợp khác, chẳng hạn như trong các dự án tư vấn chuyên ngành và cơng trình
phức tạp, kết quả thực hiện có thể rất thách thức và thậm chí cịn khó khăn hơn
trong mơi trường làm việc khắc nghiệt (ví dụ: trường hợp khẩn cấp, thiên tai). Đối
với các cơng trình phức tạp, kết quả thực hiện của nhà thầu phụ thuộc vào cách
kế hoạch thực hiện được thiết kế hiệu quả như thế nào, chất lượng nhân sự, huy
động thiết bị kịp thời, đảm bảo chất lượng của các nhà thầu phụ và quản lý, giám
sát và cải thiện năng suất của các nhà thầu phụ, giải quyết tranh chấp, kiểm tra
và bàn giao kịp thời tài sản liên quan. Trong nhiều trường hợp, kết quả thực hiện
tổng thể sẽ phụ thuộc vào hỗ trợ của cơ quan quản lý và việc bàn giao kịp thời
theo trách nhiệm của cơ quan này.
3.18
Một hệ thống quản lý kết quả thực hiện của nhà thầu có thể đóng vai trị
là một cơng cụ hữu ích để bên vay đánh giá kết quả thực hiện của nhà thầu trong
suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Phụ lục 3 trình bày ví dụ về hệ thống quản lý
kết quả thực hiện của nhà thầu trong một hợp đồng cơng trình điển hình.

c.

Quản lý q trình trao đổi thông tin

3.19
Quản lý quan hệ thành công là tổng hòa của sự tin tưởng và hiểu biết
lẫn nhau, tạo ra một mơi trường cởi mở và mang tính xây dựng, đồng thời đảm
bảo nhân sự được cung cấp nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động quản
lý hợp đồng. Bên vay cần đảm bảo giải quyết được các yếu tố khuyến khích quản
lý quan hệ hiệu quả và mang tính xây dựng trong q trình hợp tác như sau:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)

đảm bảo có hỗ trợ cấp cao ở cả bên vay và nhà thầu;
đảm bảo rằng cán bộ cơ quan chủ quản được trang bị đầy đủ
nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ được giao;
đảm bảo phân công vai trò, trách nhiệm rõ ràng và các bên đều
hiểu rõ;
đảm bảo quy trình báo cáo rõ ràng và các bên hiểu rõ;
tách biệt các vấn đề chiến lược khỏi các hoạt động thực hiện hợp
đồng hàng ngày (thông qua cấu trúc mối quan hệ, ví dụ: ban chỉ
đạo phụ trách các vấn đề chiến lược và quản trị đối tác cho các


Quy trình quản lý hợp đồng

9

hoạt động hàng ngày và/hoặc thơng qua thiết kế riêng biệt các
chương trình thảo luận chiến lược và các cuộc họp khác);
(vi) truyền đạt và chia sẻ thông tin ở mức độ phù hợp và minh bạch
nhất có thể; và
(vii) đảm bảo có thái độ và hành vi phù hợp để thúc đẩy tương tác tích
cực và mang tính xây dựng giữa đại diện bên vay và đại diện nhà
thầu.

3.

Xây dựng kế hoạch quản lý hợp đồng (KHQLHĐ)

3.20
KHQLHĐ là cơng cụ chính để theo dõi kết quả thực hiện của nhà thầu.
Đây là tài liệu nội bộ của bên vay và không phải là tài liệu hợp đồng. Tài liệu này
bao gồm một tập hợp các tài liệu, bảng biểu, đồ thị hoặc sơ đồ minh họa cho các
số liệu, vai trò, trách nhiệm và mục tiêu quan trọng của hợp đồng.
3.21
KHQLHĐ cần được xây dựng trong giai đoạn trước khi trao hợp đồng và
trở thành một cơng cụ hữu ích giúp bên vay hiểu rõ các đặc điểm của hợp đồng,
các vấn đề cần chú ý trong giai đoạn thực hiện hợp đồng và các biện pháp đánh
giá kết quả thực hiện của nhà thầu.
3.22
Phạm vi và nội dung của KHQLHĐ phải tỷ lệ thuận với tính phức tạp, rủi
ro và giá trị của hợp đồng để đảm bảo rằng mức độ giám sát và kiểm soát việc
thực hiện tương xứng với hợp đồng.
3.23
Quy chế đấu thầu (tại Phụ lục 8, đoạn 5) trình bày các thành phần nên

đưa vào KHQLHĐ cho các hợp đồng đơn giản và có giá trị thấp hơn cũng như
cho các hợp đồng có giá trị cao, rủi ro cao hoặc phức tạp. Các thành phần này có
thể được cấu trúc và chia thành hai loại, có thể được gọi là các thành phần mang
tính mơ tả và các yếu tố động. Phụ lục 4 trình bày danh sách chi tiết các thành
phần này.
3.24
Đối với các hợp đồng đơn giản và có giá trị thấp, theo quy chế đấu thầu,
KHQLHĐ có thể chỉ bao gồm các mục ngắn gọn như sau:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)

vai trị và trách nhiệm chính,
ngày hợp đồng và mốc bàn giao chính,
ngân sách và mốc thanh tốn, và
các yêu cầu lưu trữ hồ sơ.

3.25
Đối với các dự án bao gồm nhiều hợp đồng, việc xây dựng một
KHQLHĐ cho mỗi hợp đồng là khơng khả thi, vì vậy một KHQLHĐ có thể bao
gồm một nhóm các hợp đồng tương tự có quy mơ tương tự. Chỉ có thể lập
KHQLHĐ riêng cho một vài hợp đồng lớn. Các cơ quan chủ quản nên thảo luận
với ADB trước về việc nhóm một số hợp đồng vào một KHQLHĐ.
3.26
Quy chế đấu thầu yêu cầu bên vay xây dựng một KHQLHĐ được ADB
chấp nhận trong q trình soạn thảo hợp đồng và hồn tất trước khi ký hợp đồng.


10

B.

Quản lý Hợp đồng

Quản lý thực hiện hợp đồng

3.27
Quản lý thực hiện hợp đồng bắt đầu từ khi trao hợp đồng và tiếp tục
trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. Quản lý thực hiện hợp đồng bao gồm
quản lý hoạt động thực tiễn hàng ngày và các yêu cầu quản lý theo hợp đồng.
Điều này chiếm phần lớn các hoạt động quản lý hợp đồng.
3.28
Quản lý thực hiện hợp đồng bị ảnh hưởng bởi những hoạt động đã xảy
ra trước đó trong dự án (tính đầy đủ của hồ sơ dự án, lựa chọn loại hợp đồng,
thành lập nhóm quản lý dự án, danh sách ngắn và đấu thầu, v.v.); do đó, nhóm dự
án của bên vay phải xem xét việc quản lý hợp đồng từ khi bắt đầu thiết kế và thực
hiện dự án.
3.29
Quản lý thực hiện hợp đồng thường là trách nhiệm của một cá nhân
được bên vay chỉ định hoặc có thể được thực hiện bởi tư vấn thực hiện dự án,
dưới sự chỉ đạo và giám sát của bên vay, đặc biệt là trong các dự án lớn và phức
tạp.
3.30

Quản lý thực hiện hợp đồng thường bao gồm các hoạt động sau đây:
(i)

(ii)
(iii)

(iv)
(v)
(vi)

1.

quản lý hồ sơ, bao gồm xây dựng và vận hành hệ thống quản lý hồ
sơ để ghi lại thư từ trao đổi, các yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia
hạn thời gian thực hiện, biên bản họp, hồ sơ đánh giá kết quả thực
hiện và các tài liệu khác;
quản lý, theo dõi và giải quyết kịp thời các khoản thanh toán cho
nhà thầu dựa trên hóa đơn và/hoặc u cầu thanh tốn;
quản lý kết quả thực hiện;
tổ chức các cuộc họp đánh giá;
quản lý thay đổi, cụ thể là các yêu cầu thay đổi và chi phí dự án so
với ngân sách; và
quản lý tranh chấp.

Quản lý hồ sơ

3.31
Quản lý hồ sơ là một phần quan trọng của quản lý hợp đồng. Thơng tin
hợp đồng chính phải ln được cập nhật trong hồ sơ để cung cấp một nguồn
thông tin đầy đủ.
3.32
Một danh sách không đầy đủ các hồ sơ cần được duy trì và kiểm sốt
được trình bày trong Hộp 3. Cần lập danh sách này để phản ánh tính chất cụ thể
của hợp đồng liên quan.
3.33
Quản lý hồ sơ tốt u cầu duy trì hồ sơ chính xác (có thể ở định dạng

kỹ thuật số và/hoặc định dạng giấy) và có thể tiếp cận vào mọi thời điểm. Đối với
các dự án mà có nhiều hồ sơ, có thể cần phân công công việc này cho một nhân
viên quản lý hồ sơ chuyên trách. Đối với một số dự án nhất định, có thể cần phải
sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho phép lưu trữ, tham khảo, trao đổi và
truy xuất tài liệu thông qua phần mềm cụ thể.


Quy trình quản lý hợp đồng

11

Hợp 3
Những hồ sơ thường cần được duy trì qua quản lý hồ sơ
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Các bên liên quan chính
Hồ sơ hợp đồng
Hợp đồng bảo hiểm
Bảo lãnh ngân hàng và bồi thường
Hồ sơ nguồn

Kế hoạch và lịch trình
Kế hoạch quản lý an tồn
Kế hoạch quản lý mơi trường
Kế hoạch thay đổi
Thư từ trao đổi dự án (thư đến và thư đi)
Đánh giá kết quả thực hiện (bao gồm đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng và các báo
cáo)
• Biên bản cuộc họp
• Hồ sơ tài chính (hóa đơn, đơn đặt hàng)
• Thư từ trao đổi về yêu cầu thanh toán thêm, hoặc gia hạn thời gian thực hiện
Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

2.

Quản lý kết quả thực hiện

3.34
Quy chế đấu thầu yêu cầu bên vay theo dõi kết quả thực hiện và tiến độ
của các hợp đồng được trao theo KHQLHĐ và cung cấp các báo cáo kịp thời cho
ADB về kết quả thực hiện và tiến độ.
3.35
Bên vay nên chủ động quản lý từng hợp đồng theo KHQLHĐ trong suốt
thời gian thực hiện hợp đồng. Nhiệm vụ này có thể do nhân viên của bên vay
thực hiện hoặc các bên thứ ba được thuê thực hiện dưới sự giám sát của bên
vay.
3.36
Đối với các hợp đồng xây dựng cơng trình, việc giám sát tiến độ thường
sẽ do kỹ sư hoặc nhân viên khác của bên vay thực hiện (tùy theo hợp đồng được
sử dụng), thường xuyên kiểm tra và thử nghiệm tại hiện trường (bao gồm thử
nghiệm khi hoàn thành và thử nghiệm sau khi hoàn thành, nếu áp dụng). Báo cáo

tiến độ sẽ được lập dựa trên các báo cáo tiến độ riêng của kỹ sư tư vấn và/hoặc
nhà thầu, thường bao gồm các nội dung sau:6
(i)
(ii)
(iii)

6

biểu đồ và mô tả chi tiết về tiến độ (có hình ảnh liên quan);
các thống kê về an toàn, bao gồm chi tiết về bất kỳ sự cố và hoạt
động gây nguy hiểm đến các khía cạnh môi trường và quan hệ
cộng đồng; và
so sánh tiến độ thực tế và tiến độ theo kế hoạch, với chi tiết về bất
kỳ sự kiện hoặc tình huống nào có thể ảnh hưởng đến việc hồn
thành hợp đồng và các biện pháp đang (hoặc sẽ) được thông qua
để khắc phục sự chậm trễ.

Nếu bên vay sử dụng Phiên bản hài hòa của Ngân hàng Phát triển Đa phương (2010) theo
Điều kiện Hợp đồng Xây dựng của FIDIC, hãy tham khảo mục 4.21 (Báo cáo tiến độ).


12

Quản lý Hợp đồng

3.37
Quản lý kết quả thực hiện cũng liên quan đến việc giám sát các nghĩa
vụ của nhà thầu trong việc thực hiện các hành động đã được thống nhất trong
các kế hoạch quản lý bảo vệ (kế hoạch quản lý môi trường, kế hoạch tái định cư
và kế hoạch cho người dân bản địa, nếu có). Việc quản lý kết quả thực hiện hợp

đồng của nhà thầu một cách phù hợp trong lĩnh vực này có thể cải thiện các lợi
ích về mơi trường và xã hội của một dự án.
3.38
Các KPI được xây dựng trong KHQLHĐ cũng cần được theo dõi để
giám sát kết quả thực hiện của nhà thầu trên một bộ thông số.7 Cần đo lường các
KPI này dựa trên thông tin đầu vào từ nhóm quản lý dự án của bên vay, các báo
cáo mà kỹ sư hoặc giám sát viên chuẩn bị và các báo cáo tiến độ mà nhà thầu đã
cung cấp. Bên vay có thể phải đưa vào các nguồn thông tin khác, đặc biệt là về
quản lý môi trường và các biện pháp bảo vệ khác (ví dụ: báo cáo từ cộng đồng
địa phương hoặc các bên liên quan khác hoặc lời khuyên nhận được từ đường
dây nóng). Cần định kỳ ghi chép các KPI; tần suất phụ thuộc vào tổng thời hạn
hợp đồng, nhưng thường là hàng quý.
3.39
Điểm KPI nên được thông báo cho nhà thầu và thảo luận trong các cuộc
họp tiến độ nhằm thúc đẩy cách tiếp cận vấn đề mang tính xây dựng và “giải
quyết vấn đề” giữa các bên vì lợi ích chung.
3.40
Việc giám sát và quản lý kết quả thực hiện hợp đồng thường được thực
hiện thơng qua các cuộc họp rà sốt việc thực hiện hợp đồng theo kế hoạch giữa
bên vay và nhà thầu. Trọng tâm của các cuộc họp rà soát nên được cân bằng
giữa điểm lại các hoạt động đã thực hiện (ví dụ: rà sốt kết quả đã thực hiện) và
hướng tới tương lai (ví dụ: lập kế hoạch công việc, các sáng kiến cải tiến liên tục).
Thông lệ tốt nhất là tập trung 40% thời gian cuộc họp rà soát vào kết quả thực
hiện trước đây và 60% vào các mục tiêu trong tương lai. Hình 4 liệt kê các mục
quan trọng được thảo luận trong cuộc họp rà soát.

3.

Quản lý thanh toán

3.41
Thanh toán phải được quản lý thận trọng theo các điều khoản hợp đồng
liên quan. Quản lý thanh tốn phù hợp có nghĩa là khơng chỉ thực hiện thanh toán
(kịp thời) theo yêu cầu trong hợp đồng, mà còn giám sát thực tế các khoản thanh
toán theo kế hoạch (xem lại) và đánh giá các khoản thanh tốn sẽ đến hạn (dự
báo). ADB khuyến khích việc bên vay chủ động quản lý tài chính các hợp đồng để
cải thiện kế hoạch giải ngân khoản vay và kết quả tổng thể danh mục cho vay của
ngân hàng.

4.

Quản lý thay đổi

3.42
Bên vay quản lý các thay đổi hợp đồng trong suốt thời gian thực hiện
hợp đồng. Quản lý hiệu quả việc xử lý các thay đổi hợp đồng là một trong những
phần quan trọng nhất của quản lý hợp đồng.
7

KPI có thể ít được sử dụng hơn trong hợp đồng cung cấp hàng hóa, về cơ bản là hợp đồng
mua bán có thể “thực hiện ngay”, trái ngược với hợp đồng xây dựng cơng trình hoặc dịch vụ tư
vấn sẽ được thực hiện trong một giai đoạn nhất định.


13

Quy trình quản lý hợp đồng

Hình 4: Cân bằng trọng tâm của cuộc họp rà soát kết quả thực hiện

Lập kế hoạch
• Cập nhật các mục hành
động
• Phản hồi về kết quả
thực hiện (các chỉ số
đánh giá kết quả thực
hiện)
• Điểm nổi bật và/hoặc sự
kiện bất lợi
• Xu hướng là gì?
• Đã rút ra các bài học
nào?

40%

60%

• Các vấn đề về kết quả
thực hiện và/hoặc biện
pháp can thiệp
• Thống nhất hành động cải
thiện kết quả thực hiện
mới
• Trao đổi thơng lệ thực
hành tốt nhất và thảo luận
cơ hội cải thiện kết quả
đầu ra

Điểm lại

Nguồn: Ngân hàng Phát triển Châu Á.

3.43
Hợp đồng cần quy định rõ quy trình xử lý các thay đổi. Những quy định
này cần bao gồm những người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi theo giá trị
và tầm quan trọng (về chất lượng, chi phí và thời gian), cách bắt đầu và thực hiện
các thay đổi được phê duyệt.
3.44
Các thay đổi hợp đồng có thể xảy ra vì nhiều lý do, bao gồm nhưng
khơng giới hạn
(i)
(ii)
(iii)
3.45

các thay đổi về phạm vi công việc;
sự kiện không lường trước, ví dụ, điều kiện mặt bằng, điều kiện khí
hậu; và
giải quyết yêu cầu thanh toán thêm hoặc gia hạn thời gian thực
hiện phát sinh từ hợp đồng.

Khi xử lý yêu cầu thay đổi, bên vay nên
(i)
(ii)
(iii)
(iv)

đánh giá lý do thay đổi và đánh giá liệu điều này có phản ánh một
vấn đề thực tế hoặc mới phát sinh về kết quả thực hiện không;
đánh giá tác động của thay đổi đối với đầu ra theo hợp đồng;

xác định ảnh hưởng của thay đổi về giá hợp đồng và kế hoạch
thực hiện hợp đồng nói chung; và
tuân thủ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng để xem xét và
phê duyệt các thay đổi.


14

Quản lý Hợp đồng

3.46
Bên vay phải báo cáo kịp thời các thay đổi đáng kể hoặc sửa đổi hợp
đồng cho ADB trong báo cáo định kỳ hoặc báo cáo riêng nếu có tác động lớn đến
các sản phẩm đầu ra. Với các hợp đồng áp dụng kiểm tra sau, bên vay phải xin
ý kiến không phản đối của ADB nếu việc điều chỉnh hợp đồng, riêng lẻ hoặc tích
lũy, dẫn tới tăng hơn 15% giá hợp đồng ban đầu (Phụ lục 6, đoạn 9 của quy chế
đấu thầu).

5.

Quản lý khiếu nại và tranh chấp

3.47
Mặc dù có giám sát thường xuyên, dự án vẫn có thể xảy ra vấn đề, dẫn
tới tranh chấp. Đầu tiên, bên vay và nhà thầu cần nỗ lực giải quyết tranh chấp
bằng cách hòa giải.
3.48
Giải pháp hịa giải đơi khi khơng khả thi. Vì vậy, khi soạn thảo hợp đồng,
cần phải quy định một cơ chế giải quyết tranh chấp trong hợp đồng. Cơ chế giải
quyết tranh chấp này có thể được sử dụng trong trường hợp khơng thể hịa giải.

Đối với hợp đồng có sự tham gia của nhà thầu nước ngoài, ADB khuyến nghị áp
dụng quy trình trọng tài thương mại quốc tế.
3.49
Quản lý tranh chấp phù hợp là hoạt động cần thiết, tiến độ và kết quả
của tất cả tranh chấp quan trọng đều phải được báo cáo cho ADB.

C.

Thanh lý hợp đồng

1.

Thanh lý hợp đồng

3.50
Giai đoạn cuối cùng của quản lý hợp đồng là thanh lý hợp đồng. Thanh
lý hợp đồng thường bị bỏ qua hoặc xử lý kém, vì các sản phẩm bàn giao chính đã
được hồn thành và các bên tham gia hợp đồng tập trung vào các ưu tiên khác.
Tuy nhiên, việc thanh lý hợp đồng rất quan trọng vì hoạt động này giúp kết thúc rõ
ràng hợp đồng với nhà thầu và giảm thiểu rủi ro cho bên vay về
(i)
(ii)
(iii)

các địi hỏi theo hợp đồng có thể phát sinh,
rủi ro tài chính, và
ảnh hưởng hoạt động do chuyển tiếp kém.

3.51
Ngoài chấm dứt hợp đồng, một hợp đồng kết thúc khi cả hai bên đã thực

hiện tất cả nghĩa vụ tương ứng. Khi hợp đồng hoàn thành theo điều khoản và
điều kiện hợp đồng, việc thanh lý hợp đồng bắt đầu với việc
(i)
(ii)

bên vay xác nhận nội bộ rằng các sản phẩm đầu ra theo quy định
hợp đồng đã được hồn thành và khơng có vấn đề nổi bật nào
chưa được giải quyết; và
bên vay xác nhận với nhà thầu rằng hợp đồng đã hoàn tất, ngoại
trừ các bảo hành hoặc bảo đảm đã thống nhất và đang được thực
hiện (nếu có).


Quy trình quản lý hợp đồng

15

3.52
Sau khi các bên đồng ý rằng hợp đồng đã hồn tất, quy trình thanh lý
(đặc biệt đối với các cơng trình phức tạp hơn) thường yêu cầu các bên phải
(i) hoàn thành tất cả thủ tục hành chính;
(ii) xác nhận rằng tất cả hàng hóa, dịch vụ và thơng tin đầu vào kỹ
thuật đã được tiếp nhận, bao gồm các bản vẽ hồn cơng của cơng
trình, hướng dẫn vận hành, đào tạo người dùng, bảo hành hoặc
bảo đảm;
(iii) thử nghiệm, lắp đặt, kiểm tra, vận hành thử và bàn giao các cơng
trình, hàng hóa và dịch vụ, nếu phù hợp;
(iv) chuẩn bị danh sách sai sót cuối cùng;
(v) xác định mức độ bồi thường thiệt hại sẽ được khấu trừ từ giá hợp
đồng;

(vi) chuẩn bị chứng nhận hồn thành;
(vii) thanh, quyết tốn;
(viii) theo dõi các cơng việc khắc phục theo danh sách sai sót trong thời
hạn chịu trách nhiệm sửa chữa sai sót;
(ix) ghi chép ngày và chi tiết kiểm tra nghiệm thu cuối cùng và cấp
chứng nhận thực hiện hợp đồng;
(x) ghi chép ngày kết thúc thời hạn tiền giữ lại và bảo lãnh, ngày trả
các khoản tiền giữ lại và/hoặc bảo lãnh;
(xi) xử lý bảo hành, bồi thường và bảo hiểm;
(xii) tổng kết các yêu cầu của chủ đầu tư hoặc nhà thầu về thanh toán
thêm hoặc gia hạn;
(xiii) ghi chép các khoản thanh toán hợp đồng cuối cùng, đối chiếu tất cả
các khoản thanh toán; và
(xiv) ghi chép việc chuyển giao tài sản, xác minh và xử lý tài sản.

2.

Rà soát sau hợp đồng

3.53
Thông lệ thực hành tốt nhất về thanh lý hợp đồng bao gồm đánh giá hợp
đồng sau khi thanh lý và báo cáo kết quả đánh giá cho ADB, bao gồm các mục
sau đây:
(i)
(ii)

(iii)
(iv)
(v)

kết quả thực hiện hợp đồng về an tồn và mơi trường, bao gồm
thơng tin chi tiết về bất kỳ sự cố quan trọng nào;
kết quả tài chính dự kiến của hợp đồng, tức là
(a) giá trị hợp đồng được phê duyệt ban đầu,
(b) tác động về thay đổi khối lượng đến giá trị hợp đồng ban đầu
(đối với hợp đồng theo đơn giá),
(c) điều chỉnh giá,
(d) biến động tỷ giá (đối với các hợp đồng phải trả bằng một hoặc
nhiều ngoại tệ) và
(e) tác động của các thay đổi, khiếu nại và tranh chấp đến chi phí
hợp đồng;
so sánh giữa kế hoạch ban đầu và lịch trình thực tế hoặc cuối cùng;
đánh giá kết quả thực hiện tổng thể dựa trên các chỉ số đánh giá kết
quả thực hiện chính; và
bất kỳ bài học kinh nghiệm và khuyến nghị cho các dự án tương tự
trong tương lai.