Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ đông á

Hoàn thiện hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công
ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á
I - Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ
thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển east-
ASIAn
1- Ưu điểm
Nhìn chung, kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, với nhà nớc tại công
ty đã cung cấp đợc những thông tin cần thiết cho công tác quản lý nói chung và công
tác quản lý tài chính nói riêng.
Việc ứng dụng chơng trình kế toán máy đã giúp cho việc cung cấp và quản lý thông tin
nhanh chóng, đồng thời chơng trình này cũng cho phép thiết lập một hệ thống sổ sách
kế toán chi tiết , đầy đủ cùng với các hệ thống các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ đã
giải quyết nhanh chóng, khoa học khối lợng công việc hạch toán kế toán của công ty.
Bên cạnh đó, công tác tổ chức kế toán khá hợp lý, các tổ kế toán phối hợp hoạt động
nhịp nhàng giúp cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ đợc thực hiện nhanh chóng
và có tính chuyên môn hoá cao.
Công tác kế toán thanh toán với ngời bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát
tới từng đối tợng , từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Công ty cũng đảm bảo việc thanh
toán đúng hạn đối với các khoản phải nộp nhà nớc, áp dụng kịp thời các quy định của
bộ tài chính. Cụ thể :
- Đối với công tác thanh toán với ngời bán, chơng trình kế toán máy đã cho phép theo
dõi chi tiết tới từng ngời bán. Hệ thống các Báo cáo phục vụ quản trị nội bộ giúp cho
việc theo dõi chính xác thời hạn thanh toán và số tiền của từng hợp đồng, từng nhà
cung cấp, bao gồm:
+ Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp : có các thông tin về tổng số nợ phải trả, số nợ quá
hạn từ 0 đến 10 ngày, từ 11 tới 20 ngày và trên 20 ngày.
+ Báo cáo chi tiết tuổi nợ theo dõi cho từng nhà cung cấp : có liệt kê tất cả các hợp
đồng, giá trị từng hợp đồng, số ngày còn lại cho tới khi đến hạn, số ngày quá hạn.
Nhờ có các Báo cáo này, kế toán có thể thanh toán cho các hợp đồng đúng hạn.
- Đối với công tác thanh toán với ngời mua, việc hạch toán phải thu khách hàng đợc
chi tiết cho từng ngời mua. Công ty sử dụng các chính sách khuyến mại, tặng thởng

cho các khách hàng thờng xuyên và việc hạch toán các nghiệp vụ trên theo đúng quy
định của Bộ tài chính.
- Đối với các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nớc : việc hạch toán VAT đợc hạch toán
theo đúng chế độ (theo thông t số 122/2000/ TT- BTC), công ty cũng thực hiện thanh
toán các khoản thuế đúng thời hạn quy định.
Công ty đã tiến hành mã hoá tên các khách hàng, các nhà cung cấp, tạo điều kiện cho
việc quản lý và ghi chép dễ dàng hơn.
Việc thanh toán chủ yếu đợc thực hiện qua ngân hàng đã góp phần nâng cao công tác
quản lý tài chính của công ty.
2- Những tồn tại :
Bên cạnh những u điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với
khách hàng với nhà nớc vẫn còn những tồn tại cần đợc khắc phục :
Thứ nhất, hình thức sổ áp dụng tại công ty là hình thức Nhật ký chung nhng kế toán đã
bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái, một kế
toán vừa quản lý Sổ chi tiết, vừa quản lý Sổ Cái. Nh vậy sẽ làm mất đi u điểm của việc
ghi nhật ký là có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết.
Bên cạnh đó, yêu cầu của việc ghi sổ theo phơng pháp Nhật ký chung là phải ghi sổ
hàng ngày, tuy nhiên đôi khi kế toán thờng tập hợp một số chứng từ cùng loại, khác
ngày để ghi sổ một lần giống nh phơng pháp ghi Chứng từ - ghi sổ.
Thứ hai, do mới áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon từ đầu năm 2001 nên kế
toán vẫn cha nắm bắt và khai thác đợc hết các chức năng phần mềm này có thể cung
cấp, do đó vẫn cha thành thạo trong việc xử lý tài liệu và cung cấp thông tin.
Thứ ba, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay đợc hạch toán qua TK 33101 phải
trả ngời bán . Tơng tự, các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay cũng đợc hạch toán trên
TK 13101 phải thu khách hàng. Hạch toán nh vậy đã làm tăng khối lợng công việc
cho kế toán. Kế toán sẽ phải ghi tăng công nợ cho ngời bán, khách hàng, ngay sau đó
lại ghi giảm công nợ.
Đối với trờng hợp thanh toán ngay cho ngời bán, kế toán ghi :
Phản ánh nghiệp vụ mua hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 156, 211. . .

Nợ TK 13301 : VAT đợc khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả ngời bán
Phản ánh nghiệp vụ thanh toán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : phải trả ngời bán
Có TK 111, 112
Đối với trờng hợp khách hàng trả ngay, kế toán ghi :
a) Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131 : Tổng tiền bán hàng
Có TK511 : doanh thu bán hàng
Có TK 33301 : VAT đầu ra
b) Phản ánh các khoản tiền khách hàng trả ngay
Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 : Số tiền khách thanh toán
Thứ t , các nhiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng phát sinh phần lớn đều
liên quan đến ngoại tệ nhng công ty lại áp dụng tỷ giá thực tế nên hiệu quả của việc
hạch toán ngoại tệ cha cao.
Thứ năm, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Các trung tâm tự
quản lý các khoản nợ và đa ra các biện pháp để thu hồi nợ. Với một doanh nghiệp hoạt
động trong lĩnh vực thơng mại thì việc lập dự phòng là cần thiết và có lợi cho doanh
nghiệp. Nó sẽ giảm bớt thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã đợc tính
vào chi phí.
Thứ sáu, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn theo quy định
cũ, mặc dù hiện nay không áp dụng hình thức này nhng cũng phải quy định lại việc
hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho phù hợp với chế độ tài
chính vì có thể trong tơng lai công ty sẽ áp dụng.
Thứ bẩy, việc hạch toán trờng hợp miễn giảm thuế nhập khẩu tại công ty là không
đúng quy định, công ty đã tính phần miễn giảm thuế nhập khẩu vào giá thực tế hàng
mua trong khi đó, theo quy định thì phần miễn giảm thuế phải đợc hạch toán vào
khoản thu nhập bất thờng.
Thứ tám :

- Công ty thực hiện thanh toán tiền thuế thu nhập doanh nghiệp theo quý, việc thanh
toán nh vậy sẽ làm khan hiếm tiền mặt vào cuối quý vì, công ty sẽ phải trả một khoản
tiền lớn.
- Tiền thuế nhà đất một năm là 30.600.000 VND công ty cho hết vào chi phí quản lý
của tháng 1 làm cho chi phí tháng 1 tăng cao.
II - Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các
nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát
triển east-aSian.

Trong nền kinh tế thị trờng, luôn diễn ra sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để tồn
tại và phát triển. Sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào công tác kế
toán,nếu ta tổ chức và hạch toán kế toán tốt thì không những sẽ phát sinh lợi nhuận
cho công ty mà còn đảm bảo đúng pháp luật đề ra. Nghiệp vụ thanh toán xảy ra ở cả
trong quá trình mua hàng và quá trình tiêu thụ, nó có liên quan mật thiết với các
nghiệp vụ quỹ và nghiệp vụ tạo vốn. Nh vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có
một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy
trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi
chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp bằng hệ thống phơng pháp khoa học của kế toán -
chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán - có thể biết đợc
thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời về sự vận động của tài sản, nguồn vốn.
Ngoài ra các báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho các đối tợng quan tâm về
tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có những
quyết định đầu t đúng đắn trong từng thời kỳ. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không
ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng
hiện nay. Và đây thật sự là một yêu cầu thiết yếu.
Trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại, các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có vai trò
quan trọng, nó đòi hỏi việc hạch toán phải cung cấp thông tin một cách nhanh chóng,
đồng thời phải tạo ra sự tin tởng đối với các nhà cung cấp về khả năng tài chính của
công ty.

Để quản lý một cách có hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp
nói riêng, dù là SX-kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của 1 nớc nói
chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán.
Bên cạnh đó, tổ chức tốt công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán còn góp phần
nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán nói chung cũng nh góp phần làm lành
mạnh hoá công tác tài chính của một doanh nghiệp. Đối với các cơ quan quản lý cấp
trên, việc hoàn thiện còn tạo cho họ những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh trung
thực tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nếu công ty mở rộng quy mô trao đổi hàng hóa vơn tầm một doanh nghiệp lớn thì em
nghĩ rằng công ty còn có thể phát triển mạnh hơn nữa khi đó các bộ phận tiêu thụ và
hạch toán sẽ có thể phát huy thêm khả năng của mình hơn nữa.
Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau :
- Hoàn thiện vềđội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc
- Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán.
Về phía Nhà nớc, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân thủ
đúng chế độ tự nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng nh về phía
quản lý cấp trên. Tuy nhiên do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy việc vận
dụng ở các đơn vị vẫn đợc phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhng vẫn
phải trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với
đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp
thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhng
vẫn mang tính khoa học.
Trên cơ sở đó, tôi xin đa ra một vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra nh sau
:
Thứ nhất, các chứng từ hạch toán ban đầu của các bộ phận gửi cho phòng tài vụ cần đ-
ợc xử lý và ghi chép vào nhật ký chung bởi hai hoặc ba nhân viên kế toán sau đó các
chứng từ này sẽ đợc gửi tới các kế toán chi tiết để ghi chép vào sổ chi tiết. Nhân viên

kế toán ghi chép nhật ký chung có thể là kế toán tổng hợp hoặc kiểm soát viên.
Kế toán cần đảm bảo tính cập nhật trong việc ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Các chứng từ cần đợc ghi sổ đúng ngày để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho
quản lý.
Thứ hai, để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, công ty
cần tiếp tục đào tạo cho kế toán viên. Thời gian đào tạo có thể bố trí vào ngày thứ 7
hàng tuần vì công việc cuối tuần không nhiều.
Thứ ba, đối với các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà thu, chi tiền
ngay không cần qua TK 13101 và TK 33101 mà sẽ hạch toán nh sau :
- Mua hàng trả tiền ngay :
Nợ TK 156 hàng hoá
Có TK 111, 112
- Bán hàng thu tiền ngay :
Nợ TK 111, 112
Có TK 511
Có TK 33301
Thứ t , công ty nên áp dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ theo thông t số
44/TC- TCDN ngày 8/7/1997 của Bộ tài chính hớng dẫn xử lý các khoản chênh lệch
tỷ giá trong doanh nghiệp Nhà nớc và thông t số 101/2000/TT- BTC ngày 17/10/2000
sửa đổi bổ xung thông t số 44/TC- TCDN.
Việc hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá hạch toán đối với các nghiệp vụ thanh toán với ng-
ời bán và với khách hàng nh sau :