Nghệ thuật và khoa học xây dựng kế hoạch

Nghệ thuật và khoa học xây dựng kế hoạch
Mọi tổ chức đều phải cố gắng hướng nỗ lực của mỗi cá nhân vào mục tiêu
chung. Do đó, khung kế hoạch được các vị trí quản lý cấp cao hoạch định và
điều chỉnh là rất quan trọng: hỗ trợ hình thành mục tiêu và chiến lược, tạo ảnh
hưởng với quá trình hình thành hành vi, và định hướng phương thức giao tiếp,
điều phối và điều khiển hành vi của các thành viên nhằm tạo ra sự thống nhất
trong hoạt động của tổ chức. Bằng cách đó, tổ chức đạt được mục tiêu mong
muốn.
Hệ thống lập kế hoạch của doanh nghiệp có sản phẩm là bản kế hoạch tổng thể
các hoạt động cần thực hiện nhằm đảm bảo tăng trưởng và thịnh vượng lâu dài.
Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng quá trình lập kế hoạch là một nghệ thuật. Các
nhà nghiên cứu khác lại khẳng định đây là một khoa học. Trên thực tế, quá trình
lập kế hoạch là cả hai. Khó khăn nằm ở chỗ xác định chắc chắn vị trí của doanh
nghiệp trong quá trình phát triển liên tục. Một hệ thống hoạt động tốt trong môi
trường ổn định không đảm bảo sẽ tiếp tục vận hành trơn tru dưới các điều kiện
bất thường. Mô hình ra quyết định hợp lý có tính phù hợp cao nhất khi người ra
quyết định có thể dự báo hoàn hảo các biến đổi của môi trường.
Khó khăn của công tác lập kế hoạch thường nảy sinh trong các điều kiện:
o Khi độ phức tạp của vấn đề cần quyết định vượt quá khả năng bao quát của
người ra quyết định;
o Khi nguồn lực cần thiết vượt quá khả năng đáp ứng của doanh nghiệp;
o Khi doanh nghiệp phải đối mặt với quá nhiều sự bất ổn; và,
o Khi các động thái của đối thủ cạnh tranh làm vô hiệu các chiến lược.
Hai nhân tố có có tác động chủ đạo tới chiến lược quyết định có thể kế tới là:
niềm tin vào quan hệ nhân-quả; và lựa chọn kết cục có thể xảy ra. Phân chia
theo tính tất định và bất định có thể đưa ra 4 loại quyết định: quyết định dựa trên
tính toán, quyết định dựa trên phán đoán, quyết định thoả hiệp, hoặc quyết định
gây áp lực.
Mức độ chắc chắn của môi trường phụ thuộc rất lớn tính phức tạp và tính ổn
định của chính môi trường. Trong môi trường ổn định, số kết cục là hữu hạn,
trong khi đó, môi trường biến động cho một khoảng rộng các kết quả. Thêm vào

đó, các điều kiện thường xuyên biến đổi làm cho việc tiếp cận các thông tin cần
thiết phục vụ quá trình ra quyết định càng khó khăn hơn. Khi môi trường liên tục
biến đổi, hệ thống phải không ngừng học cách điều chỉnh. Hệ thống không thể
chỉ dựa vào các thủ tụ và kinh nghiệm quá khứ mà còn phải có khả năng đối mặt
với tình huống mới trong đó, mỗi thành viên phải học cách vận dụng các phương
pháp mới.
Thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc tập hợp và huy động các nỗ
lực cá nhân vì mục đích chung nhiều hơn là tạo áp lực với mỗi thành viên. Hiệu
quả sản xuất kinh doanh sẽ được cải thiện thông qua: (1) nhận thức rõ ràng vai
trò của từng thành viên trong doanh nghiệp; và (2) sử dụng hệ thống kế hoạch
phù hợp. Trong một số tình huống, thành viên của doanh nghiệp có nguyện vọng
và khả năng ra thực hiện yêu cầu, hiểu rõ kỳ vọng của người đưa ra yêu cầu, và
nhận thức được cấu trúc mạch lạc và định hướng rõ ràng là chìa khoá dẫn tới
thành công. Trong những tình huống như vậy, mọi khả năng đều được xem xét,
các kết cục đã được biết trước, và tiêu chí đánh giá quyết định có thể được xác
định dễ dàng và tin cậy. Ra quyết định là vấn đề của kiểm tra các phương án có
khả năng thay thế, và lựa chọn phương án tối ưu. Nhà quản lý đặt ra mục tiêu và
kiểm soát nhân viên trong môi trường làm việc gắn bó với các công việc và mục
tiêu cụ thể, đồng thời quan tâm tới năng lực hoàn thành và khen thưởng dựa
trên kết quả công việc.
Một định hướng xác định rõ vai trò của mỗi thành viên và miêu tả rõ ràng mục
tiêu của doanh nghiệp cho phép các quyết định có tính thống nhất cao là nguyên
nhân của hiệu suất làm cao. Bởi khi đó, các quan hệ nhân-quả được hiểu đầy đủ
môi trường tương đối ổn định. Tuy nhiên, phong cách này cũng có thể tạo ra các
kết quả bất ngờ do thay đổi quá nhanh của hoàn cảnh hoặc quan hệ nhân-quả
không rõ ràng. Trong tình thế này, dựa vào ý kiến và cam kết của các thành viên
để đưa ra các ước lượng và điều chỉnh của nhóm là cách làm thích hợp.
Kết quả kinh doanh trong hoàn cảnh cơ cấu ra quyết định có cấu trúc yếu sẽ
được cải thiện khi quá trình hành vi được xem xét và quản trị phù hợp. Đó là vì
người ra quyết định không có ý thức về các tiêu chí, phương án thay thế hay kết

quả để xác định hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp. Thêm vào đó, các nhân
tố được xem xét là phức tạp và không thể dễ dàng xác định, giải pháp tối ưu rất
khó đạt được. Để thay thế, người tham gia quá trình ra quyết định có thể viện
dẫn các giải thiết, trực giác, “phán đoán”, kinh nghiệm, và cả vận may. Trong các
tình huống thiếu tính cấu trúc, các quyết định được đưa ra dựa trên thông số từ
các cá nhân có trách nhiệm và sẵn sàng chia sẻ quyết định và thông tin trong
bầu không khí cởi mở. Nhà quản lý trong hệ thống kế hoạch như thế cần gạt bỏ
các trở ngại trong giao tiếp cá nhân để có thể phối hợp tốt nhất với nhóm ra
quyết định.
Công việc của nhân sự quản lý cao cấp là xác định hướng đi, đánh giá môi
trường kinh doanh và quyết định xem quá trình ra quyết định sẽ được chia sẻ.
Các vị trí lãnh đạo này cũng có trách nhiệm cải thiện và khuyên khích hiệu quả
hoạt động của công ty. Tuy nhiên, khi cấu trúc của vấn đề thường xuyên thay
đổi, thì doanh nghiệp sẽ phải thích ứng bằng cách tìm ra vị trí riêng biệt, an toàn,
và ổn định hoặc tìm cách chế ngự môi trường với chiến lược mạnh mẽ và sáng
tạo với các tính toán cẩn trọng về rủi ro. Phân tích chặt chẽ và định hướng cụ
thể của người lãnh đạo, không khí cởi mở giữa các thành viên của nhóm ra
quyết định, hay việc phát triển các kịch bản và tình huống nếu để tách rời sẽ
không đảm bảo hiệu quả hoạt động cao cho doanh nghiệp. Sự kết hợp hoàn hảo
thường chỉ đạt được khi các mục tiêu của doanh nghiệp có sự thống nhất cao.
Trong hoàn cảnh doanh nghiệp không có được cấu trúc này, quyết định cần có
sự tham gia của nhiều thành viên. Vào các thời điểm mà điều kiện môi trường
liên tục biến đổi và không chắc chắn, các quyết định cần có tính linh hoạt cao.
Người lập kế hoạch hiểu quả nhận thức rõ ràng rằng để có khả năng lập kế
hoạch tốt cần các kỹ năng phân tích, cảm nhận trực quan, và giao tiếp cũng như
nắm được bí quyết áp dụng các hệ thống lập kế hoạch khác nhau để đạt được
lợi thế tối đa trong từng hoàn cảnh.
Trần Trí Dũng (Tổng hợp)