Hoàn thiện quản lý vật tư tại công ty cổ phần than hà lầm vinacomin

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

DƢƠNG MINH HOÀ

HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƢ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - VINACOMIN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ

THÁI NGUYÊN - 2014
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

DƢƠNG MINH HOÀ

HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƢ
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - VINACOMIN
Chuyên ngành: Quản lý kinh tế
Mã số: 60.34.04.10

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN CHIẾN THẮNG

THÁI NGUYÊN - 2014

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

i

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bản luận văn của tơi với tên đề tài:“Hồn thiện quản lý vật
tư tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - Vinacomin ” là cơng trình nghiên cứu riêng
tơi, các số liệu, kết quả trong luận văn là khách quan, trung thực và chƣa đƣợc ai
cơng bố trong bất kỳ cơng trình khoa học nào.
Thái Nguyên, ngày

tháng 7 năm 2014

Tác giả luận văn

Dương Minh Hồ

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

ii

LỜI CẢM ƠN
Để có đƣợc bản luận văn này, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với
các Thầy giáo, Cô giáo Trƣờng Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh đã tận tình
giảng dạy, hƣớng dẫn và quan tâm giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập, nghiên
cứu và làm luận văn tốt nghiệp.

Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Nguyễn Chiến
Thắng, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và giúp đỡ tác giả trong quá trình thực hiện và
hoàn thành luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo và Chuyên viên các phòng: Vật tƣ, Kế tốn Tài chính, Kế hoạch và các phịng ban nghiệp vụ công ty CP than Hà Lầm - Vinacomin
và các bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ, đóng góp ý kiến, cung cấp tài liệu,
tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành luận văn này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhƣng do cịn hạn chế về lý luận, kinh nghiệm
cũng nhƣ thời gian nghiên cứu nên chắc chắn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác
giả mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các nhà khoa học, các thầy giáo, cô
giáo và các bạn đồng nghiệp để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Thái Nguyên, ngày

tháng 7 năm 2014

Tác giả luận văn

Dương Minh Hồ

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

iii

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ii
MỤC LỤC ................................................................................................................ iii
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ................................................................................. vi

DANH MỤC BẢNG ................................................................................................vii
DANH MỤC HÌNH ............................................................................................... viii
MỞ ĐẦU ................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 2
4. Kết quả nghiên cứu dự kiến ................................................................................ 3
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài ........................................................... 3
6. Kết cấu của đề tài ................................................................................................ 3
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƢ
TRONG DOANH NGHIỆP ........................................................................................ 4

1.1. Một số khái niệm cơ bản về vật tƣ trong doanh nghiệp .................................. 4
1.1.1. Khái niệm vật tƣ ........................................................................................... 4
1.1.2. Đặc điểm của vật tƣ ...................................................................................... 5
1.1.3. Vai trò của vật tƣ .......................................................................................... 5
1.1.4. Phân loại vật tƣ ............................................................................................. 6
1.2. Những nội dung chủ yếu của quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp ................... 8
1.2.1. Xây dựng định mức tiêu hao vật tƣ .............................................................. 8
1.2.2. Lập kế hoạch vật tƣ ...................................................................................... 9
1.2.3. Cung ứng vật tƣ .......................................................................................... 12
1.2.4. Dự trữ vật tƣ ............................................................................................... 16
1.2.5. Cấp phát vật tƣ ............................................................................................ 20
1.2.6. Hạch toán vật tƣ .......................................................................................... 21
1.3. Tổ chức bộ máy quản lý vật tƣ ở doanh nghiệp ............................................ 23
1.3.1. Vai trị của cơng tác vật tƣ trong doanh nghiệp ......................................... 23
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

iv
1.3.2. Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy quản lý vật tƣ ở doanh nghiệp .............. 24
1.3.3. Các hình thức tổ chức ................................................................................. 24
1.4. Các chỉ tiêu đánh giá quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp .............................. 26
1.5. Những yếu tố tác động đến quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp .................... 30
1.5.1. Những yếu tố bên ngoài ............................................................................. 30
Chƣơng 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI .............................................. 32

2.1. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài ...................................................... 32
2.2. Các câu hỏi đặt ra mà đề tài cần giải quyết ................................................... 34
2.3. Các phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể ............................................................. 34
2.3.1. Phƣơng pháp chọn địa điểm nghiên cứu .................................................... 34
2.3.2. Phƣơng pháp nghiên cứu ............................................................................ 34
2.3.3. Phƣơng pháp tổng hợp số liệu .................................................................... 36
2.4. Phƣơng pháp phân tích số liệu ...................................................................... 37
2.4.1. Phƣơng pháp so sánh .................................................................................. 37
2.4.2. Phƣơng pháp lấy ý kiến chuyên gia ........................................................... 37
2.4.3. Phƣơng pháp kế toán .................................................................................. 38
2.5. Xây dựng các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý vật tƣ ................................ 38
2.5.1. Các chỉ tiêu kinh tế ..................................................................................... 38
2.5.2. Chỉ tiêu xã hội ............................................................................................ 39
Chƣơng 3: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VẬT TƢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
THAN HÀ LẦM - VINACOMIN NĂM 2012 - 2013 ................................................. 40

3.1. Khái quát chung về đặc điểm của Công ty CP than Hà Lâm Vinacomin ................................................................................................... 40
3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty CP than Hà Lầm Vinacomin ................................................................................................... 40
3.1.2. Đặc điểm tự nhiên ..................................................................................... 41
3.1.3. Đặc điểm kinh tế xã hội của công ty .......................................................... 41
3.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty .......................................................... 42
3.1.4. Tổ chức sản xuất của công ty ..................................................................... 44

3.2. Thực trạng quản lý vật tƣ tại công ty CP than Hà Lầm - Vinacomin ........... 45
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

v
3.2.1. Nguồn cung cấp vật tƣ cho công ty ............................................................ 45
3.2.2. Phân loại vật tƣ trong công ty .................................................................... 47
3.2.3. Công tác quản lý vật tƣ tại Công ty CP than Hà Lầm ................................ 47
3.2.4. Đánh giá công tác quản lý vật tƣ tại công ty - Vinacomin ......................... 70
Chƣơng 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VẬT TƢ TẠI
CÔNG TY CP THAN HÀ LẦM - VINACOMIN ...................................................... 73

4.1. Bối cảnh sản xuất kinh doanh của công ty Cp than Hà Lầm Vinacomin trong thời gian tới ..................................................................... 73
4.1.1. Phƣơng hƣớng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty CP than
Hà Lầm - Vinacomin ................................................................................... 73
4.1.2. Những thuận lợi đối với công tác vật tƣ của Công ty ................................ 76
4.1.3. Những thách thức đối với quản lý vật tƣ .................................................... 76
4.2. Những giải pháp hoàn thiện quản lý vật tƣ tại công ty CP than Hà Lầm
- Vinacomin ................................................................................................. 78
4.2.1. Phƣơng hƣớng mục tiêu ............................................................................. 78
4.2.2. Các giải pháp hồn thiện quản lý vật tƣ tại cơng ty ................................... 79
4.2.3. Những vấn đề liên quan đến việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện
quản lý vật tƣ tại công ty ............................................................................. 97
4.3. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện quản lý vật tƣ tại Cơng ty CP than
Hà Lầm - Vinacomin ................................................................................... 98
4.3.1. Đối với Tập đoàn cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam ................... 99
4.3.2. Đối với công ty CP than Hà Lầm - Vinacomin .......................................... 99
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 100
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................. 101

PHỤ LỤC ............................................................................................................... 103

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CP

Cổ phần

ĐK

Đầu kỳ

ĐVT

Đơn vị tính

GTGT

Giá trị gia tăng

HĐQT

Hội đồng quản trị

QĐ

Quyết định

SCTX

Sửa chữa thƣờng xuyên

SC

Sửa chữa

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

TTg

Thủ tƣớng

VC

Vận chuyển

XNK

Xuất nhập khẩu

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

vii

DANH MỤC BẢNG
Bảng 3.1. Tỷ trọng mua sắm vật tƣ phụ tùng của công ty năm 2012 -2013 ............. 46
Bảng 3.2. Thống kê số lần mua sắm vật tƣ của Công ty năm 2012 - 2013 .............. 49
Bảng 3.3. Chi tiết nguồn nhập vật tƣ chủ yếu ........................................................... 50
Bảng 3.4. Phân tích tình hình tồn kho vật tƣ............................................................. 54
Bảng 3.5. Báo cáo chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn vật tƣ .................................... 58
Bảng 3.6. Phân tích chi tiết tình hình xuất vật tƣ ...................................................... 62
Bảng 3.7. Tổng hợp khốn chi phí theo yếu tố của cơng ty CP than Hà Lầm
năm 2013 ................................................................................................. 66
Bảng 4.1. Tình hình thực hiện các chỉ tiêu chủ yếu của công ty cổ phần than
Hà Lầm năm 2013 ................................................................................... 75
Bảng 4.2. Chi tiết thực hiện vật tƣ theo định mức năm 2013 của Công ty CP
than Hà Lầm - Vinacomin ....................................................................... 89
Bảng 4.3. Nhu cầu vật tƣ theo định mức năm 2014 của Công ty CP than Hà
Lầm - Vinacomin ..................................................................................... 91
Bảng 4.4. Tổng hợp hiệu quả kinh tế sau khi áp dụng giải pháp .............................. 95

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

viii

DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1. Cơ cấu xác định mức tiêu hao vật tƣ ........................................................... 9
Hình 1.2. Kết cấu nhu cầu vật tƣ doanh nghiệp ........................................................ 11
Hình 1.3. Quá trình mua vật tƣ ................................................................................. 14
Hình 1.4 : Dự trữ vật tƣ ............................................................................................. 17
Hình 1.5. Tổ chức phịng vật tƣ theo ngun tắc chức năng .................................... 25
Hình 1.6. Tổ chức phịng vật tƣ theo nguyên tắc mặt hàng ..................................... 26
Hình 3.1. Tổ chức quản lý sản xuất ở các phân xƣởng của Công ty Cổ phần
than Hà Lầm - Vinacomin ....................................................................... 45

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sau gần ba mƣơi năm đổi mới nền kinh tế Việt Nam đang dần chuyển sang
nền kinh tế thị trƣờng với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranh, cùng với xu
thế hội nhập và hợp tác quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng. Nhất là từ khi Nhà nƣớc
có chính sách khuyến khích phát triển thành phần kinh tế tƣ nhân, đã có rất nhiều
doanh nghiệp mới đƣợc thành lập, đặc biệt là các doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc
ngồi, do đó mà mức độ cạnh tranh để tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp
ngày càng lớn. Vì vậy, các doanh nghiệp dù bất cứ loại hình nào cũng phải đối mặt
với những khó khăn thử thách và phải chấp nhận quy luật đào thải từ thị trƣờng.
Muốn tồn tại và phát triển bắt buộc mỗi doanh nghiệp phải tự tìm cho mình những
hƣớng đi tốt nhất, phù hợp với mình để đủ khả năng đứng vững trong thị trƣờng
cạnh tranh khốc liệt hiện nay.
Chính trong bối cảnh này, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản

xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng
đƣợc quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đƣờng giảm chi phí sản
xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 30-45% tổng chi
phí, vật tƣ cần đƣợc quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng vật tƣ một cách
tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lƣợng tốt mà giá thành lại hạ tạo
ra mối tƣơng quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trƣờng. Cơng tác vật tƣ càng
khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò nhƣ vậy nên yêu cầu
công tác vật tƣ cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo
quản đến khâu sử dụng.
Ngành cơng nghiệp mỏ có vai trò rất quan trọng đối với nền kinh tế quốc
dân, cung cấp nguyên, nhiên liệu than cho nhiều ngành sản xuất và đời sống, đồng
thời là mặt hàng xuất khẩu có giá trị (nhƣ than, dầu khí…), mỗi năm thu về cho đất
nƣớc hàng trăm triệu USD. Để thực hiện sự nghiệp Cơng nghiệp hố - Hiện đại hố
đất nƣớc, theo dự báo của các chuyên gia, nhu cầu về than của nền kinh tế trong
thời gian tới là rất lớn. Nhận rõ đƣợc tầm quan trọng của ngành công nghiệp than
trong việc bảo đảm an ninh năng lƣợng quốc gia, Đảng và Nhà nƣớc đã và đang
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

2
quan tâm, khuyến khích phát triển ngành than thành ngành kinh tế mũi nhọn. Theo
dự thảo điều chỉnh quy hoạch phát triển ngành than đến năm 2020 sẽ đạt khoảng 60
triệu tấn, gấp nhiều 1,5 lần so với hiện nay. Một thực tế đặt ra cho ngành than là
trong điều kiện khai thác ngày càng khó khăn, phức tạp địi hỏi phải tìm biện pháp
giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả sản xuất, qua đó tăng
khả năng cạnh tranh trên trƣờng quốc tế, nâng cao thu nhập của ngƣời lao động.
Hiện nay, tỷ trọng chi phí vật tƣ trong giá thành than là rất lớn. Do vậy, để có thể hạ
giá thành sản phẩm thì cơng tác quản lý vật tƣ phải đƣợc thực hiện tốt.
Công ty CP Than Hà Lầm - Vinacomin là một đơn vị sản xuất, khai thác than

hầm lò thuộc Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam, chính vì vậy
cơng tác vật tƣ mang tính cấp thiết và vô cùng quan trọng đối với hiệu quả hoạt
động sản xuất của công ty, đảm bảo cho công ty thực hiện đƣợc những kế hoạch sản
xuất đã đề ra với chi phí thấp nhất.
Trong q trình làm việc tại Công ty CP Than Hà Lầm, nhận thức đƣợc tầm
quan trọng của công tác vật tƣ, tôi đã chọn luận văn tốt nghiệp với đề tài sau:
“Hoàn thiện quản lý vật tư tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm - Vinacomin”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
2.1. Mục tiêu chung
Trên cơ sở phân tích hệ thống lý luận cơ bản, làm rõ thực trạng về quản lý
vật tƣ, đề xuất những giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện quản lý vật tƣ, góp phần
phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian tới.
2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về vật tƣ và quản lý vật tƣ tại Công ty.
- Phân tích thực trạng quản lý vật tƣ tại Cơng ty.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý vật tƣ tại Công ty CP
than Hà Lầm trong thời gian tới.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng của đề tài là: Quản lý vật tƣ.
- Phạm vi nghiên cứu:

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

3
+ Phạm vi về nội dung: Quản lý vật tƣ tại công ty CP than Hà Lầm Vinacomin
+ Phạm vi về không gian: Tại Công ty CP Than Hà Lầm - Vinacomin.
+ Phạm vi về thời gian: Khoảng thời gian 2 năm từ năm 2012-2013.
4. Kết quả nghiên cứu dự kiến

- Đã nhận định đƣợc quản lý vật tƣ của Cơng ty đã hồn thiện chƣa? Ƣu và
nhƣợc điểm.
- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý vật tƣ trong tồn Cơng ty
và những giải pháp khác.
- Đƣa ra một số kiến nghị dựa trên tình hình thực tế đối với Tập đồn và
Cơng ty CP than Hà Lầm.
5. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần vào việc hồn
thiện quản lý vật tƣ của các doanh nghiệp công nghiệp.
- Ý nghĩa thực tiễn: Các kết quả phân tích thực trạng và các giải pháp hoàn
thiện quản lý vật tƣ đề xuất trong luận văn có ý nghĩa tham khảo đối với các doanh
nghiệp mỏ và Tập đồn cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam.
6. Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, kiến nghị, phụ lục và danh mục các tài liệu
tham khảo, đề tài gồm có 4 chƣơng: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, luận
văn gồm 4 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về quản lý vật tƣ
Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu
Chƣơng 3: Thực trạng quản lý vật tƣ tại Công ty CP than Hà Lầm - Vinacomin
Chƣơng 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý vật tƣ tại Cơng ty CP
than Hà Lầm - Vinacomin.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

4

Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƢ TRONG

DOANH NGHIỆP
1.1. Một số khái niệm cơ bản về vật tƣ trong doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm vật tư
Hiện nay, có khá nhiều những khái niệm, nhận định, quan điểm khác nhau về
vật tƣ kỹ thuật, mỗi một khái niệm là một cách nhìn nhận về vật tƣ dƣới một góc độ
khác nhau. Một số những khái niệm cơ bản đƣợc trình bày nhƣ sau:
Theo PGS.TS Phạm Khắc Hồng “Vật tƣ là tên gọi chung của nguyên vật
liệu, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngồi, nói cách khác vật tƣ là những sản phẩm
dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác. Trong doanh nghiệp, vật tƣ
đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hóa nhƣ sắt thép, cao su, vải sợi, da…”.
Theo PGS.TS Đặng Đình Đào “Vật tƣ là sản phẩm của lao động đƣợc dùng
để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc, bán thành phẩm. Có thể một
sản phẩm của doanh nghiệp này bán ra lại là loại nguyên liệu đầu vào của doanh
nghiệp khác vì mỗi vật tƣ có những thuộc tính khác nhau và nó sẵn sàng có thể
dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu
dùng hay dùng làm vật tƣ. Vì vậy, trong mọi trƣờng hợp cần phải căn cứ vào công
dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tƣ hay là sản phẩm tiêu dùng
đích thực”.
Quyết định số 221/QĐ - HĐQT ngày 31 tháng 01 năm 2007 của Tập đồn
cơng nghiệp than - Khống sản Việt Nam về việc ban hành quy chế quản lý công
tác vật tƣ đã nêu khái niệm “Vật tƣ là tồn bộ các ngun liệu, vật liệu, nhiên liệu,
cơng cụ phụ tùng thay thế, thiết bị máy móc khơng thuộc tài sản cố định đƣợc sử
dụng vào quá trình sản xuất kinh doanh. Vật tƣ phế liệu là các vật tƣ đã qua sử dụng
bị hỏng hóc hoặc vật tƣ hết thời gian sử dụng, thu hồi từ quá trình sản xuất và
khơng cịn khả năng tái sử dụng theo đúng mục đích, yêu cầu ban đầu" [20, tr. 2].
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

5

Nhƣ vậy có thể hiểu vật tƣ là những tƣ liệu lao động đƣợc dự trữ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ
sản xuất và toàn bộ giá trị vật tƣ tiêu hao đƣợc chuyển vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ.
1.1.2. Đặc điểm của vật tư
- Vật tƣ cùng với các yếu tố: Vốn, lao động, công nghệ là là các yếu tố đầu
vào cần thiết để tạo ra sản phẩm vật chất.
- Vật tƣ là những tài sản lƣu động thuộc nhóm hàng tồn kho, vật liệu tham
gia giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để hình thành nên sản phẩm
mới, chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại.
- Vật tƣ là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm, trong mỗi
q trình sản xuất vật liệu khơng ngừng chuyển hóa và biến đổi về mặt giá trị
và chất lƣợng.
- Giá trị vật tƣ đƣợc chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới
đƣợc tạo ra.
- Chất lƣợng vật tƣ ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm.
- Việc cung ứng vật tƣ đúng số lƣợng, chủng loại chất lƣợng và đúng lúc sẽ
đáp ứng đƣợc chiến lƣợc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: tung ra thị trƣờng
đúng loại sản phẩm, đúng thời điểm sẽ tạo ra ƣu thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Về mặt kỹ thuật, vật tƣ là những tài sản vật chất tồn tại dƣới nhiều dạng
khác nhau, phức tạp vì đời sống lý hóa nên dễ bị tác động của thời tiết, khí hậu và
mơi trƣờng xung quanh.
- Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật tƣ chiếm tỷ trọng cao
trong tài sản lƣu động và tổng chi phí sản xuất, bên cạnh đó vật tƣ cịn chiếm một tỷ
lệ đánh kể trong giá thành sản phẩm.
* Tóm lại, vật tƣ có đảm bảo chất lƣợng, đúng quy cách, đúng chủng loại thì
sản phẩm mới đƣợc đảm bảo, phục vụ tốt nhu cầu tiêu dùng của xã hội cũng nhƣ
đảm bảo hơn điều kiện cạnh tranh cho doanh nghiệp trong cơ chế thị trƣờng. Do
vậy các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có những nhìn nhận sâu sắc về công tác
vật tƣ nhằm sử dụng vốn hiệu quả nhất.

1.1.3. Vai trị của vật tư
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

6
- Vật tƣ thuộc đối tƣợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của sản xuất.
Việc cung cấp vật tƣ đầy đủ, kịp thời đồng bộ và có chất lƣợng là điều kiện tiền đề
cho sự liên tục của quá trình sản xuất. Đảm bảo vật tƣ nhƣ thế nào thì việc tạo ra
sản phẩm cũng nhƣ thế ấy. Số lƣợng, chất lƣợng, tính đồng bộ của sản phẩm phụ
thuộc trƣớc tiên vào số lƣợng, chất lƣợng và tính đồng bộ trong việc đảm bảo vật tƣ
cho sản xuất. Tiến độ sản xuất, nhịp điệu sản xuất phụ thuộc vào tính kịp thời và
nhịp điệu trong việc đảm bảo vật tƣ.
- Vật tƣ là đối tƣợng lao động đƣợc tác động vào để chuyển thành sản phẩm,
dịch vụ. Trong nhiều trƣờng hợp giá trị vật tƣ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí
sản xuất. Bên cạnh đó để tiến hành sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp có thể phải
sử dụng cùng lúc nhiều loại vật tƣ. Chính vì vậy việc dự trữ vật tƣ, phối hợp các vật
tƣ với nhau theo mức độ hợp lý là hết sức quan trọng.
Do vậy, yêu cầu vật tƣ phải đƣợc sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nhằm tạo ra
sản phẩm đáp ứng yêu cầu số lƣợng và chất lƣợng, giá thành hạ từ đó đạt đến mục
tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là lợi nhuận, vị thế cạnh tranh cao.
1.1.4. Phân loại vật tư
Phân loại vật tƣ giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và thuận lợi cho việc
sử dụng. Có nhiều cách phân loại vật tƣ căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, tùy vào
mục đích quản lý mà có thể tiến hành phân loại vật tƣ nhƣ sau:
* Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật tƣ trong quá trình sản xuất sản phẩm
mà phân ra các loại sau:
+ Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu đƣợc dùng một lần
vào trong quá trình sản xuất và sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể
vật chất chủ yếu của sản phẩm.

+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất
khơng cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính
để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị, hình dáng bên ngồi tăng thêm chất
lƣợng của sản phẩm hàng hóa tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc
thực hiện bình thƣờng hoặc phục vụ cho nhu cầu cơng nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho
quá trình lao động.
+ Nhiên liệu: Bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lƣợng ở thể lỏng,
khí, rắn nhƣ: Xăng dầu, than củi, hơi đốt… để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

7
phẩm, cho các phƣơng tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất
kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phƣơng tiện vận tải.
+ Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phƣơng tiện
lắp đặt vào các cơng trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại
doanh nghiệp.
+ Công cụ, dụng cụ: Là những tƣ liệu có giá trị nhỏ hoặc có thời gian sử
dụng ngắn, đƣợc mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh nhƣ dụng
cụ làm việc, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu đã loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm.
+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu phát sinh trong q trình sản xuất sản
phẩm ngồi các loại kể trên.
* Phân loại theo nguồn cung cấp vật tƣ.
Theo cách phân loại này, vật tƣ chia thành:
+ Vật tƣ mua ngoài.
+ Vật tƣ do đơn vị tự sản xuất.

+ Vật tƣ nhận vốn góp liên doanh.
+ Vật tƣ do cấp trên cấp.
+ Phân loại theo mục đích cũng nhƣ nội dung quy định phản ánh chi phí vật
tƣ trên các tài khoản kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp đƣợc chia thành:
+ Vật tƣ trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
+ Vật tƣ dùng cho các nhu cầu quản lý phân xƣởng, bộ máy quản lý của
doanh nghiệp.
* Tính đặc thù của quản lý vật tư trong doanh nghiệp mỏ.
- Trong ngành công nghiệp mỏ khơng có ngun vật liệu chính. Riêng đối
với cơng nghiệp tuyển khống thì khống sản có ích đem vào sàng tuyển có thể xem
là ngun vật liệu chính.
- Một số vật tƣ trong doanh nghiệp hầm mỏ đòi hỏi phải có các u cầu
nghiêm ngặt về an tồn nhƣ; chống cháy lan, phịng nổ, có nguy cơ cháy nổ cao. Ví
dụ: Băng tải chống cháy lan, động cơ điện phịng nổ, thuốc nổ, kíp mìn,...
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

8
1.2. Những nội dung chủ yếu của quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp
Công tác quản lý vật tƣ trong doanh nghiệp là một quá trình quản lý bao gồm
những nhiệm vụ: Xây dựng định mức tiêu hao vật tƣ cho một đơn vị sản phẩm, lập
kế hoạch vật tƣ, tổ chức cung ứng vật tƣ, bảo quản dự trữ vật tƣ và sử dụng vật tƣ.
1.2.1. Xây dựng định mức tiêu hao vật tư
a) Khái niệm mức tiêu hao vật tư.
Là lƣợng vật tƣ tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm
hoặc để hồn thành một khối lƣợng cơng việc nhất định. Định mức tiêu hao vật tƣ đƣợc
xây dựng phải dựa trên điều kiện thực tế của đơn vị, tình trạng máy móc thiết bị...
b) Sự cần thiết của định mức tiêu hao vật tư.
Định mức tiêu hao vật tƣ là một yêu cầu khách quan để quản lý sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp:
Là căn cứ quan trọng để đảm bảo lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tƣ của
doanh nghiệp.
Việc xây dựng định mức và thực hiện định mức tiêu hao vật tƣ góp phần quan
trọng để sử dụng vật tƣ hợp lý và tiết kiệm.
Định mức tiêu hao vật tƣ là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao
động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội.
Mức tiêu hao vật tƣ cịn là thƣớc đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy có thể
dùng định mức để hƣớng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tính
hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng vật tƣ trong doanh nghiệp.
Dựa vào định mức tiêu hao vật tƣ có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạch
cho sản phẩm, từ đó có phƣơng hƣớng nhằm hạ giá thành sản phẩm.
c) Các phương pháp định mức tiêu hao vật tư:
- Phƣơng pháp tính tốn phân tích: Là phƣơng pháp tính định mức tiêu hao
dựa trên các công thức kỹ thuật và các tiêu chuẩn định mức do nhà nƣớc ban hành
hoặc căn cứ vào kết quả của nhà sản xuất thử nghiệm rồi kết hợp với việc phân tích
các nhân tố ảnh hƣởng điều chỉnh cho phù hợp. Phƣơng pháp này mặc dù tính tốn
khá phức tạp nhƣng kết quả rất chính xác.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

9
- Phƣơng pháp thống kê kinh nghiệm: Là phƣơng pháp xác định định mức tiêu
hao căn cứ vào mức tiêu hao vật tƣ của kỳ trƣớc, căn cứ vào điều kiện của kỳ kế
hoạch và dựa theo kinh nghiệm của ngƣời quản lý. Phƣơng pháp thống kê kinh
nghiệm có ƣu điểm là tính tốn đơn giản nhƣng khơng chính xác.
Tóm lại ta có thể xác định mức tiêu hao vật tƣ qua sơ đồ sau:
Căn cứ định mức của kế hoạch
hoá và sản xuất kinh doanh

Căn cứ tiêu hao và sử
dụng vật tƣ

Mức
tiêu hao
vật tƣ

Mức
tiêu
dùng
vật tƣ
chính

Căn cứ điều tiết
q trình kinh doanh
và quản lý thƣơng mại

Mức dự
trữ sản
xuất

Mức
sử dụng
thiết
bị máy
móc

Mức
tiêu

dùng
vật tƣ
phụ

Mức
tiêu
dùng
phụ
phẩm

Mức
tiêu
dùng
điện

Mức dự
trữ cho
tiêu thụ

Mức tiêu
dùng
vật tƣ
chuyển
thẳng

Giá
cả vật
tƣ
hàng
hố

Mức
điều tiết
thƣơng
mại đầu
vào

Các
mức
và
định
kế hoạch
khác

Hình 1.1. Cơ cấu xác định mức tiêu hao vật tƣ
1.2.2. Lập kế hoạch vật tư
Xác định nhu cầu vật tƣ thơng qua q trình ba giai đoạn nhƣ sau: xác định nhu
cầu của từng bộ phận thuộc công ty, xác định nhu cầu vật tƣ của tồn bộ cơng ty, xác
định nhu cầu vật tƣ cần mua.
- Xác định nhu cầu của từng bộ phận thuộc công ty thông qua nhu cầu vật tƣ
do bộ phận sản xuất hoặc quản lý hàng tồn kho đƣa ra. Sau đó, phịng cung ứng sẽ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

10
xác định nhu cầu vật tƣ thông qua phiếu yêu cầu vật tƣ và bảng dự toán nhu cầu vật
tƣ. Công thức để xác định nhu cầu vật tƣ là:
N=QxM
Trong đó; N là nhu cầu vật tƣ để sản xuất sản phẩm trong kỳ kế hoạch

Q là số sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch
M là mức sử dụng vật tƣ để sản xuất một đơn vị sản phẩm
- Nhu cầu vật tƣ của tồn bộ cơng ty chính là tổng tất cả nhu cầu vật tƣ của
từng bộ phận thuộc công ty. Tuy nhiên để xác định đƣợc chính xác nhu cầu vật tƣ
của cơng ty thì nhân viên phòng cung ứng vật tƣ cần chú ý đến nhiệm vụ của mình.
Đó là:
+ Kiểm tra kỹ lƣỡng độ hồn chỉnh, tính chính xác của phiếu u cầu vật tƣ và
bảng dự toán nhu cầu vật tƣ.
+ Các loại vật tƣ phải đƣợc mô tả rõ ràng, đầy đủ, chính xác.
+ Tổng hợp theo từng nhóm, phân nhóm, chủng loại cụ thể.
Đối với các doanh nghiệp, nhu cầu vật tƣ đƣợc biểu hiện toàn bộ trong kỳ kế
hoạch, theo từng tháng, quý, kể cả dự trữ. Kết cấu nhu cầu vật tƣ đƣợc thể hiện
bằng mối quan hệ giữa mỗi loại nhu cầu đối với toàn bộ loại nhu cầu vật tƣ ở doanh
nghiệp. Nhu cầu vật tƣ ở doanh nghiệp đƣợc phản ánh ở sơ đồ sau:

Tổng nhu cầu
Cho sản xuất
kinh doanh

Phân
xƣởng 1

Phân
xƣởng 2

Sản xuất
sản
phẩm

Phân

xƣởng 3

Sản xuất
công cụ

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

Nhu cầu cho xây dựng
cơ bản
Cho dự
trữ

Hợp đồng
Tiêu thụ

Xây dựng
cơ bản

Sửa
chữa

Sửa chữa
thƣờng
xuyên
(đội xe)

Cho dự
trữ

Khấu hao

máy móc
thiết
bị

/>

11
Hình 1.2. Kết cấu nhu cầu vật tƣ doanh nghiệp
Để đảm bảo cho nhu cầu vật tƣ sử dụng các doanh nghiệp phải tiến hành
lập kế hoạch vật tƣ trong đó phải nêu rõ số lƣợng, quy cách chủng loại vật tƣ cần
mua sắm. Kế hoạch vật tƣ đƣợc lập thƣờng có kế hoạch tháng, kế hoạch quý và
kế hoạch năm.
Nhu cầu vật tƣ mang tính khách quan, phản ánh yêu cầu của sản xuất về một
loại vật tƣ nào đó. Do vậy, nhu cầu vật tƣ có những đặc trƣng sau:
- Nhu cầu vật tƣ liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp
- Nhu cầu vật tƣ đƣợc hình thành trong qúa trình sản xuất vật chất hoặc nhu
cầu kinh doanh.
- Nhu cầu vật tƣ mang tính xã hội bởi vì ngun vật liệu của doanh nghiệp này lại
là kết quản sản xuất của doanh nghiệp khách, chỉ khi nó đƣợc tiêu dùng cuối cùng.
- Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tƣ.
- Tính bổ sung cho nhau của nhu cầu vật tƣ.
- Tính khách quan của nhu cầu vật tƣ: Là sự cần thiết tất yếu cho nhu cầu sản
xuất. Muốn sản xuất phải có vật tƣ, đó là nhu cầu cụ thể đƣợc vật hoá bằng sức lao
động của con ngƣời
- Tính đa dạng của vật tƣ, khi nhu cầu sản xuất hàng hố ngày càng phá triển
thì chủng loại vật tƣ cũng ngày càng đa dạng.
Kế hoạch nhu cầu vật tƣ đƣợc lập phải căn cứ vào mục tiêu, kế hoạch sản
xuất kinh doanh, định mức kinh tế kỹ thuật, tồn kho vật tƣ cuối kỳ, khả năng cung
ứng của thị trƣờng đối với các chủng loại vật tƣ v.v.

Lƣợng vật tƣ cần mua sắm trong kỳ đƣợc tính nhƣ sau:
Lƣợng vật tƣ
cần mua sắm
trong kỳ

=

Lƣợng vật tƣ
tồn kho đầu
kỳ

+

Nhu cầu vật tƣ
tiêu dùng theo dự
kiến

-

Lƣợng vật
tƣ dự kiến
tồn cuối kỳ

(1.1)

Trong đó:
+ Lƣợng vật tƣ tồn kho đầu kỳ: Là tổng số vật tƣ còn ở thời điểm đầu kỳ kế
hoạch (đầu tháng, đầu quý, đầu năm)
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

12
+ Nhu cầu vật tƣ tiêu dùng theo dự kiến: Là lƣợng vật tƣ đƣợc dự kiến dùng
cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ, đƣợc tính nhƣ sau:
Nhu cầu vật tƣ tiêu
dùng theo dự kiến

=

Định mức tiêu hao vật tƣ
cho một đơn vị sản phẩm

x

Sản lƣợng kế
hoạch

(1.2)

+ Lƣợng vật tƣ tồn kho cuối kỳ: Là tổng số vật tƣ còn ở thời điểm cuối kỳ kế
hoạch (cuối tháng, cuối quý, cuối năm). Đây cũng chính là lƣợng vật tƣ đƣợc dự trữ
nhằm đảm bảo cho nhu cầu vật tƣ của kỳ sau.
1.2.3. Cung ứng vật tư
Cung ứng vật tƣ là quá trình mua sắm các yếu tố đầu vào của quá trình sản
xuất nhƣ nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, các loại phụ tùng chi tiết cho dự trữ,
thay thế và sửa chữa. Có 4 mục tiêu cần đạt đƣợc khi mua vật tƣ đó là:
- Việc mua vật tƣ phải đảm bảo tuân thủ các quy định của nhà nƣớc.
- Chi phí thấp nhất: Chi phí bao gồm có giá mua, chi phí đặt hàng, vận chuyển
và giao nhận vật tƣ.

- Đảm bảo vật tƣ đầy đủ và kịp thời cho sản xuất, tránh rủi ro trong q trình thu
mua nhƣng khơng gây tồn kho, bất hợp lý, chậm luân chuyển và tồn kho ứ đọng.
- Vật tƣ mua về phải đảm bảo chất lƣợng có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, hợp
pháp, tránh hoặc hạn chế đến mức thấp nhất chậm luân chuyển vốn và ứ đọng vốn.
Cũng nhƣ mọi hoạt động kinh tế khác, quản trị cung ứng vật tƣ gắn liền với
những lựa chọn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất. Chẳng hạn doanh nghiệp
luôn luôn phải giải đáp các câu hỏi nhƣ mua gì? Mua của ai? Số lƣợng mỗi đợt bao
nhiêu? Và bao nhiêu đợt trong kỳ, dự trữ bao nhiêu vật tƣ?...
Quá trình mua vật tƣ tránh trƣờng hợp quá ít hoặc quá nhiều. Nếu vật tƣ mua
về quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn và tăng các chi phí dự trữ vật tƣ nhƣ chi phí lƣu
kho, dự trữ, quản lý vật tƣ… Tuy nhiên, vật tƣ mua về q ít thì mức độ an tồn
khơng cao. Nếu thị trƣờng khan hiếm nguồn hàng hay do thiên tai… vật tƣ không
cung ứng kịp thời sản xuất sẽ bị gián đoạn phát sinh nhiều chi phí thiệt hại do
ngừng sản xuất, giảm khối lƣợng sản xuất, chi phí đặt hàng tính cho một đơn vị
hàng hóa cao và phải chịu ảnh hƣởng nhiều của sự biến động giá.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

13
* Các nhân tố ảnh hƣởng tới quá trình tổ chức cung ứng vật tƣ:
+ Khả năng dự trữ: Khả năng dự trữ của doanh nghiệp cho biết lƣợng vật tƣ
tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ. Lƣợng vật tƣ dự trữ tối đa của doanh nghiệp
không thể vƣợt quá khả năng, do vậy khi tổ chức cung ứng vật tƣ cần chú ý đến
nhân tố này.
+ Khả năng về vốn: Cho biết khả năng về vốn lớn nhất mà cơng ty có thể đáp
ứng trong việc trang trải cho các chi phí về thu mua vật tƣ. Khi tổ chức cung ứng
vật tƣ cơng ty cần có kế hoạch sao cho phù hợp với khả năng tài chính của mình.
+ Nhu cầu vật tƣ trong năm kế hoạch (theo dự báo): Việc xác định lƣợng vật
tƣ nhu cầu trong năm kế hoạch đóng vai trị quan trọng trong q trình tổ chức cung

ứng vật tƣ. Nó cho biết lƣợng vật tƣ công ty cần thu mua, thông qua đó cơng ty có
kế hoạch cung ứng hợp lý nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất mà vẫn đảm bảo cho
q trình sản xuất ln liên tục, khơng gián đoạn.
+ Nguồn hàng: Nếu nguồn cung ứng vật tƣ nhiều cơng ty có thể lựa chọn đơn
vị cung ứng sao cho hiệu quả kinh tế nhất nhƣng nếu nguồn cung ứng ít hoặc cung
ứng độc quyền thì doanh nghiệp sẽ khơng có lựa chọn đó.
Trƣớc đây, trong nền kinh tế tập trung bao cấp việc mua vật tƣ gì, mua của ai
và mua nhƣ thế nào đều do nhà nƣớc quyết định. Việc mua vật tƣ không đƣợc thuận
lợi do vậy các doanh nghiệp đều lấy mục tiêu “chắc chắn” là chủ yếu nhằm tối thiểu
rủi ro. Do vậy, lƣợng vật tƣ dự trữ thƣờng rất cao làm giảm rất nhiều hiệu quả kinh
tế cho các đơn vị sản xuất.
Ngày nay, trong nền kinh tế thị trƣờng các doanh nghiệp có nhiều lựa chọn
trong cơng tác cung ứng vật tƣ. Việc mua vật tƣ với quy cách, chủng loại gì, mua
của ai, mua nhƣ thế nào đều do doanh nghiệp tự quyết định. Do vậy, mục tiêu cuối
cùng của các doanh nghiệp là tính kinh tế. Để đạt đƣợc điều đó, các doanh nghiệp
chọn phƣơng pháp cung ứng đúng thời điểm. Nghĩa là:
- Về mặt thời gian: Khi nào cần và cần với số lƣợng bao nhiêu thì mua bấy
nhiêu. Việc cung ứng muộn sẽ khơng tốt có thể gây gián đoạn sản xuất nhƣng nếu
mua quá sớm cũng sẽ khơng tốt vì nó gây ra tình trạng ứ đọng vốn.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

14
- Về khối lƣợng vật tƣ dự trữ: Lƣợng vật tƣ dự trữ phải nhỏ nhất nhƣng vẫn
phải đảm bảo cho sản xuất đƣợc liên tục, khơng gián đoạn.
Q trình mua vật tƣ đƣợc thể hiện nhƣ sau:
Nhu cầu
mua

Tìm ngƣời
cung ứng

Đặt mua
hàng

Khơng
đạt

Đạt

Đánh giá
Hình 1.3. Q trình mua vật tƣ
+ Thể hiện nhu cầu mua: Là bƣớc đầu tiên của quá trình mua vật tƣ. Đó là
phát ra thơng tin về nhu cầu mua để ngƣời mua và ngƣời bán gặp nhau thỏa thuận.
+ Tìm ngƣời cung ứng: Qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng, qua hội chợ
triển lãm và các nguồn tin khác doanh nghiệp sẽ tìm đƣợc ngƣời cung ứng trong số
những ngƣời cung ứng tiềm năng. Chọn ngƣời cung ứng theo cách đánh giá ƣu tiên
trong quá trình mua, ƣu tiên mua gì vì mỗi nhà cung ứng có một lợi thế khác nhau.
Trong q trình mua vật tƣ phải thƣờng xuyên xem xét, phân tích để chọn lại ngƣời
cung ứng cho phù hợp và hiệu quả nhất. Ngƣời cung ứng có thể là một hoặc nhiều
ngƣời. Nếu có một ngƣời cung ứng sẽ thuận lợi về mặt tài chính, giao dịch đơn
giản, giảm đƣợc chi phí vận tải, dễ theo dõi thời gian và tiến độ giao hàng nhƣng
tính linh hoạt khơng cao, dễ bị lệ thuộc vào ngƣời bán. Trƣờng hợp có nhiều nhà
cung ứng thì giá mua sẽ giảm trong khi chất lƣợng đảm bảo tăng nhờ tính cạnh
tranh. Mua của nhiều nhà cung ứng sẽ phân tán đƣợc rủi ro, tính an tồn cao, đa
dạng hóa sản phẩm cung ứng và bù trừ đƣợc sai lệch về thời gian cung ứng.
+ Đặt hàng: Doanh nghiệp mua và bán vật tƣ ký kết hợp đồng đặt hàng trong
đó khẳng định việc mua hàng trên cơ sở các thƣơng lƣợng về tiêu chuẩn, chất lƣợng

vật tƣ, giá cả các điều khoản xét lại khi các tiêu chuẩn bị vi phạm, hình thức thanh
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>

15
toán, điều kiện giao hàng và thời gian mỗi đợt giao hàng, hình phạt mỗi lần giao
hàng chậm …
+ Việc giao nhận và kiểm tra vật tƣ dựa trên cơ sở các hợp đồng đã ký.
Trong công tác thu mua vật tƣ kỹ thuật cần có sự lựa chọn vật tƣ ƣu tiên vì
mỗi loại vật tƣ có tầm quan trọng khác nhau. Có vật tƣ rất cần cho sản xuất nếu
thiếu sẽ gây gián đoạn sản xuất. Cũng có những vật tƣ có thể thay thế đƣợc trong
trƣờng hợp khơng có. Do vậy, phải ƣu tiên những vật tƣ cần cho sản xuất mà không
thể thay thế đƣợc trong trƣờng hợp khơng có. Về giá mua vật tƣ cũng có loại rất đắt,
có vật tƣ rất rẻ, cũng có loại vật tƣ giá biến động thất thƣờng. Do vậy trong quá
trình cung ứng nên ƣu tiên cho những vật tƣ đắt tiền và giá cả hay biến động
Số lần mua vật tƣ, khối lƣợng vật tƣ và thời gian giữa các lần mua đƣợc các
doanh nghiệp tính tốn dựa trên các yếu tố nhƣ nhu cầu về khối lƣợng và tính chất
thƣờng xuyên, khả năng đáp ứng của ngƣời cung cấp, khả năng chứa của kho doanh
nghiệp và yêu cầu tối thiểu hóa chi phí cung ứng. Theo đó, số lƣợng cung ứng mỗi
đợt, số đợt cung ứng của một loại vật tƣ trong năm (theo đơn đặt hàng) hay còn gọi
là nhịp điệu dự trữ làm tối thiểu chi phí tồn bộ cung ứng là:
-

2. Z hd .Q nc

*

Q

-

(Đơn vị vật tƣ)

(1.2)

Zlk
*

N

Q nc
*

(lần/năm)

(1.3)

Q

Trong đó:
Q* : Khối lƣợng tối ƣu một lần cung ứng
Z lk : Chi phí lƣu kho bình quân của vật tƣ (đồng)
Z hd : Chi phí bình qn của một lần mua hàng (đồng/lần)

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu

/>