NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOÀN
THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
I- CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
1 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Trong hoạt động của một doanh nghiệp, một tập thể … Muốn đạt được
mong muốn thì cần phải có mục tiêu xác định, một ý đồ rõ ràng về những công
việc hay hoạt động chủ yếu có liên quan, một phạm vi có thể hiểu được về quyền
hạm sao cho mỗi người thực hiện nhiệm vụ này hiểu được rằng họ có thể làm được
gì để có thể hoàn thành công việc.
Có thể coi công tác tổ chức như là một việc nhóm gộp các hoạt động cần
thiết để đạt được mục tiêu, là việc giao phó mõi nhóm người cho một người quản
lý với quyền hạn cần thiết để giám sát họ, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang
dọc trong tổ chức. Một cơ cấu tổ chức cần được thiềt kế để chỉ rõ ra rằng ai sẽ phải
làm việc gì? Ai sẽ phải chịu trách nhiệm về kết quả này?. Để loại bỏ những trở ngại
đối với việc thực hiện do sự nhầm lẫn và không chắc chắn trong việc phân công
công việc gây ra và tạo điều kiện cho các mạng lưới ra quyết định và liên lạc, phản
ánh và hỗ trợ cho các mục tiêu của doanh nghiệp.
Như vậy khái niệm cơ cấu tương ứng với sự mô tả sự kết hợp các yếu tố hợp
thành của doanh nghiệp, bao gồm:
Phân phối nhiệm vụ;
Phân phối quyền lực:
Phân phối trách nhiệm;
Truyền đạt thông tin;
Những cơ chế phối hợp;
Có thể nói khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môm hoá, được giao trách
nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhầm thực hiện các chức
năng quản lý doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức quản lý được hình thành bởi các bộ
phận quản lý nhất định chẳng hạn như phòng kế toán phòng kế hoạch.
2- Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý là việc làm hết sức khó khăn, nó chịu sự

tác động, ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau. Bao bồm các yếu tố chủ quan của
con người và các yếu tố tác động từ môi trường bên ngoài và bản thân cơ cấu tổ
chức.
2.1- Các yếu tố thuộc chủ thể của hệ thống.
* Cán bộ quản lý :
Trình độ, kiến thức chuyên môn của các cán bộ lãnh đạo trong tổ chức là
nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức. Họ là những người trực tiếp xây
dựng lên cơ cấu tổ chức của hệ thống và thực hiện kết nối các mối liên kết giữa
con người và các bộ phạn trong tổ chức.
* Mục tiêu của hệ thống.
Cơ cấu tổ chức của hệ thống chịu ảnh hưởng trực tiếp của mục tiêu của hệ
thống.
Chính mục tiêu của hệ thống quyết định sự hình thành các loại cơ cấu tổ
chức. Mỗi loại mục tiêu xác định một loại cơ cấu tổ chức để thực hiện mục tiêu
đó. Và ngược lại các mục tiêu chiến lược phải dựa vào cơ cấu tổ chức của hệ thống
để xác định.
* Nguyên tắc quản lý.
Nguyên tắc quản lý là do chủ thể quản lý đặt ra để quản lý hệ thống, vì vậy
phải xây dựng các cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với các nguyên tắc quản lý, bao
gồm các nguyên tắc (chuyên môn hoá, tiết kiệm, kết hợp hài hoà các lợi ích..).
* Công nghệ và trang thiết bị.
Ngày nay việc áp dụng trang thiết bị công nghệ hiện đại vào tổ chức quản lý
đã mang lại hiệu quả cao rong tổ chức quản lý sản xuất. Do vậy cơ cấu tổ chức
quản lý phải được thực hiện theo hướng chuyên sâu, gọn nhẹ chuyên tinh, phù hợp
với điều kiện thực tế. Trong điều kiện tình trạng công nghệ, trang thiết bị lạc hậu,
thiếu thốn, quy mô nhỏ thì cơ cấu tổ chức phải dược bố trí sao cho htích hợp với
diều kiện đó mà vẫn đạt hiệu quả trong quản lý sản xuất.
* Mối quan hệ giữa cấp quản lý và tầm quản lý.
Yếu tố này quyết định quy mô của cơ cấu tổ chức quản lý, nó ảnh hưởng đến
việc xác định các bộ phận phòng ban, các cấp quản lý có thể có và số lượng phòng

ban tối đa.
2.2 – Nhóm các yếu tố thuộc về đối tượng quản lý.
* Quy mô của hệ thống.
Với một quy mô hệ thống mà lớn ta có thể chọn cơ cấu có nhiều cấp ứng với
số lượng phòng ban chức năng sao cho đáp ứng được nhu cầu của hệ thống. Ngược
lại với quy mô nhỏ ta chỉ cần một cơ cấu đơn giản sao cho đáp ứng được trình độ
nguồn nhân lực, tránh tình trạng với trình độ nguồn nhân lực thấp kém mà lại xây
dựng một cơ cấu tổ chức quá lớn cồng kềnh dẫn tới sự đổ vỡ của hệ thống.
* Sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp tạo ra
Đây là đặc điểm, tính chất của hệ thống. Các thành phần kinh tế khác nhau,
các ngànhkinh tế khác nhau dẫn tới đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng khác nhau.
Do đó việc bố trí cơ cấu tổ chức cũng khác nhau. Mặt khác giữa các đơn vị có trình
độ công nghệ khác nhaucũng có sự bố trí cơ cấu tổ chức khác nhau. Điều này
khẳng định tính chất và đặc điểm sản xuất kinh doanh ảnh hưởng tới việc bố trí cơ
cấu tổ chức quản lý.
2.3 – Nhóm các yếu tố thuộc môi trường.
Một tổ chức luôn tồn tại và phát triển trong một môi trường biến động, yếu
tố môi trường là yếu tố tác động trực tiếp, gián tiếp đến sự thành bại của doanh
nghiệp. Khi các yếu tố trong môi trường biến động nó sẽ tác động đến cơ cấu tổ
chức làm cho cơ cấu tổ chức phỉa thay đổi để thích nghi với môi trường mới.
Các yếu tố chủ yếu tác động của môi trường bao gồm (yếu tố khách hàng,
người tiêu dùng, người cung cấp … môi trường chímh trị). Một hệ thống muốn
phát triển phải luôn chú ý đến các tác động của môi trường xung quanh.
3- Các nguyên tắc tổ chức quản lý
3.1 – Nguyên tắc cơ cấu tổ chức quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ
thống:
Phương hướng và mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu của hệ thống.
Nếu mục tiêu, phương hướng của hệ thống có quy mô lớn thì tương ứng với nó
phải bố trí một cơ cấu tổ chức có quy mô lớn, nếu với một hệ thống mt cỡ nhỏ mà
bố trí một cơ cấu tổ chức với quy mô nhỏ thì việc quản lý sẽ rất khó khăn.

Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì rõ ràng cơ cấu tổ chức quản
lý của nó cũng phải có đặc tình phù hợp với đặc tính văn hoá nó khác với hệ thống
hoạt động theo mục tiêu kinh doanh.
3.2- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối
Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản lý phải được phân công phân
nhiệm các phân hệ trong hệ thống theo các nhóm chuyên ngành, với những con
người được đào tạo rèn luyện tương ứng và có đủ quyền hạn và trách nhiệm. Để
thực hiện nguyên tắc này cần tranh thủ các yêu cầu sau:
* Phải phân công bố trí rõ ràng nhiệm vụ, mục đích mục tiêu của hệ thống
để mọi người nắm và hiểu được phần việc của mình trong guồng máy chung của hệ
thống.
* Cơ cấu tổ chức được phân phối theo nhiệm vụ được giao chứ không phải
theo phạm vi công việc phải thực hiện. Rõ ràng, chỉ có phân giao nhiệm vụ trong
hệ thống một cách rõ ràng, cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ được giao thì hệ
thống mới có thể tồn tại và phát triển tốt.
3.3 – Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường
Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho mỗi
phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để mọi người ở các cấp quản lý từ
thấp đến cao có thể phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế của các cán
bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.
3.4 – Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả
Nguyên tắc này đòi hỏic cơ cấu tổ chức quản lý phải thu được kết quả cao
nhất đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và các điều
khiển của các lãnh đạo. Để đảm bảo cho nguyên tắc này được hệ thống cần phải
tuân thủ các yêu cầu sau:
* Cơ cấu tổ chức quản lý phải là cơ cấu tổ chức hợp lý nhất, đảm bảo
chi phí hoạt động là thấp nhất mà kết quả chung hoạt động của tổ chức là lớn nhất
trong khả năng có thể.
* Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá xung quanh nhiệm
vụ của phân hệ: làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí giá trị của mỗi hoạt động mà

mình tham gia, tạo lợi thế thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với
mình. Các cán bộ quản lý cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm. phải có ý
thức hợp tác luôn làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn cản trở cho phân
hệ khác và cho hệ thống. Từ đó hình thành các hành vi xử lý hợp lý giữa các phân
hệ trong hệ thống (tức là đảm bảo tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức lq trong hệ
thống).
* Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo cho các cán bộ quản lý các
phân hệ có quy mô hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ.
4- Các kiểu cơ cấu tổ chức quản lý cơ bản :
4.1 –Cơ cấu kiểu trực tuyến
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức quản lý đơn giản nhất trong đó có một cấp trên
và một số cấp dưới. Mọi mối quan hệ được giải quyết theo một kênh liên hệ đường
thẳng. Cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu hoàn trách nhiệm của
doanh nghiệp và hệ thống.
Cơ cấu này khá phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, sản xuất không phức tạp,
tính chất sản xuất liên tục. Đặc biệt nó thường được áp dụng đối với các tổ đội sản
xuất.
Sơ đồ :
Người đứng đầu hệ thống
* Đặc điểm :
Người lãnh đạo trực tiếp thực hiện tất cả các chức năng quản lý.
Các mối liên hệ giữa các thành viên trong hệ thống được thực hiện theo
chiều dọc.
Người thừa hành mệnh lệnh chỉ thừa hành mệnh lệnh qua một cấp trực tiếp
và chỉ thỉ thi hành mệnh lệnh của người đó.
* Ưu điểm :
Đơn giản rõ ràng thống nhất chỉ huy.
Thực hiện triệp để chế độ một thủ trưởng.
Mối quan hệ đơn giản không phức tạp.
Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn.

* Nhược điểm :
Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp
Hạn chế và không sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau
Lãnh đạo tuyến 2Lãnh đạo tuyến 1
N
g
ư
ờ
i
p
h
ụ
N
g
ư
ờ
i
p
h
ụ
N
g
ư
ờ
i
p
h
ụ
Người
p

h
ụ
t
r
á
N
g
ư
ờ
i
p
h
ụ
Ngăn cản các mối quan hệ hợp tác liên doanh liên kết, từ đó làm giảm tính
năng động sáng tạo trong hệ thống.
Khi hệ thống lớn và phức tạp thì cơ cấu tổ chức này đẻ ra nhiều tầng lớp
trung gian.
* Khả năng ứng dụng :
Loại hình cơ cấu tổ chức này ít được sử dụng trong thực tế, hiện nay nó chỉ
áp dụng cho các tổ đội sản xuất nhỏ.
4.2 Cơ cấu chức năng
Do F.W Tay lo đề xuất ra được áp dụng với chế độ đốc công sau đó phạm vi
của nó được áp dụng mở rộng ra phù hợp với khối lượng công việc ngày càng lớn.
Những nhiệm vụ quản lý được phân chia thành những đơn vị riêng biệt theo các
chức năng quản lý. Những người lãnh đạo được chuyên môn hoá chỉ đảm nhận
một chức năng nhất định.
(Sơ đồ trang bên)
Sơ đồ :
Lãnh đạo hệ thống
* Đặc điểm :

Trong cơ cấu tổ chức hình thành 2 phân hệ:
Các tuyến quản lý tạo ra sản phẩm dịch vụ phục vụ cho thị trường;
Các bộ phận chức năng là nơi thực hiện các chức năng quản lý giúp ban lãnh
đạo xây dựng lên các tuyến quản lý và chỉ đạo thực hiện các quyết định quản lý.
Người lãnh đạo của các bộ phận chỉ có quyền ra quyết định trong các tuyến
quản lý mà không cần chế độ uỷ quyền.
Những người thừa lệnh cấp dưới nhận mệnh lệnh của cả lãnh đạo và những
thủ lĩnh chức năng.
Kiểu cơ cấu tổ chức này thu hút được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực
khác nhau của công tác quản lý
Giải quyết các vấn đề chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho
người lãnh đạo
* Nhược điểm :
Không thực hiện được chế độ một thủ trưởng
Người thừa hành mệnh lệnh một lúc có thể nhận nhiều mệnh lệnh của các lãnh
đạo khác nhau, thậm chí trái ngược nhau.
L
ã
n
h
đ
ạ
o
Lãnh
đạo
chức
năng
1
L
ã

n
h
đ
ạ
o
Các cấp dưới
Các mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức này hết sức phức tạp nếu hệ thống lớn
thì nó quá phức tạp khó quản lý.
* Khả năng ứng dụng :
Do nhược điểm trên nên cơ cấu tổ chức này ít được sử dụng trong thực tế
4.3 – Cơ cấu trực tuyến tham mưu.
Xuất phát từ cơ cấu tổ chức trực tuyến nhưng để giảm bớt khối lượng công
việc cho người lãnh đạo, một ban tham mưu đã được đề ra các tuyến. Đây là các
chuyên gia trong các lĩnh vực khác nhau.
Sơ đồ :
:
*Đặc điểm.
Bên cạnh các lãnh đạo các tuyến có các ban tham mưu có chức năng giúp
việc cho các cán bộ lãnh đạo, xử lý thông tin, xây dựng các phương án quyết định
và chỉ đạo thực hiện các quyết định nhưng người lãnh đạo là người ra quyết định
cuối cùng.
* Ưu điểm :
Sử dụng chế độ một thủ trưởng
Bộ tham mưu Người lãnh đạo
hệ
thống
L
ã
n
h

đ
ạ
o
L
ã
n
h
đ
ạ
o
L
ã
n
h
đ
ạ
o
L
ã
n
h
đ
ạ
o

1

2

1

2
Có thể sử dụng các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực khác nhau.
* Nhược điểm :
Tốc độ ra quyết định chậm vì còn phải bàn bạc với ban tham mưu và người
lãnh đạo phải cân nhắc trước khi quyết định .
Nếu là hệ thống lớn và phức tạp thì cần có nhiều tham mưu dẫn đến
việc thống nhất ý kiến và hoạt động gặp nhiều khó khăn.
Cơ cấu trở nên cồng kềnh khó quản lý.
* Khả năng ứng dụng;
Cơ cấu này có thể sử dụng có hiệu quả đối với các hệ thống có quy mô vừa
và nhỏ.
5.4 – Cơ cấu trực tuyến chức năng
Đây là cơ cấu trực tuyến nhưng trong đó người ta thành lập lên các phòng
ban riêng biệt.
Sơ đồ : (trang bên)
H.Đ.Q.T
Tổng Giám
Đốc
P
.
T
G
Đ
P,T
G
D
K
i
P

.
T
G
D