THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.
I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.
1. Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Công ty.
CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ
TRỤ SỞ CHÍNH : SỐ 55 LẠC TRUNG, QUẬN HAI BÀ TRƯNG, HÀ NỘI.
ĐIỆN THOẠI: 04.6362414/ 6363856 FAX: 04.63632843
EMAIL: TÂN CƠ@HN.VNN.VN WEBSITE: WWW.TANCO.COM.VN
Công ty Cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ tiền thân là Công ty trách nhiệm
hữu hạn Thương mại Tân Cơ được thành lập vào ngày 25 tháng 5 năm 2000 theo
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102000556 do sở Kế hoach & Đầu tư
thành phố Hà Nội cấp.
Công ty thành lập ban đầu vời 2 phòng chức năng chính là: Phòng tài chính
kế toán và Phòng kinh doanh. Nay công ty đã phát triển với đầy đủ các phòng chức
năng: Phòng kế hoạch nguồn hàng, Phòng kinh doanh, Phòng tài chính kế toán và
quản trị ...
Thời gian đầu mới thành lập, Công ty chủ trương thực hiện việc nghiên cứu thị
trường bài bản với phương châm nhanh chóng mở rộng địa bàn hoạt động. Do đặc
thù kinh doanh của Công ty, ban đầu Công ty đã đặt trụ sở chính tại Hà Nội, sau đó
Công ty đã mở rộng quy mô bằng việc thành lập thêm các chi nhánh ở hầu hết các
thành phố lớn trên cả nước và đến nay Công ty đã thành lập 6 chi nhánh hoạt động
trải dài trên toàn quốc đó là Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh được thành lập vào
tháng 4 năm 2002, Chi nhánh Thành phố Đà Nẵng thành lập vào tháng 4 năm
2003, Chi nhánh Thành phố Hải Phòng thành lập vào tháng 10 năm 2003, Chi
Nhánh Thành phố Vũng Tàu thành lập vào tháng 3 năm 2004, Chi nhánh Tỉnh
Hưng Yên thành lập vàơ tháng 4 năm 2004, và Chi nhánh Tỉnh Đồng Nai được
thành lập vào tháng 11 năm 2004.
Nhân sự công ty
Cuối năm 2000 Cán bộ nhân viên công ty là: 13 người.
Cuối năm 2001 là: 18 người.

Cuối năm 2002 là: 44 người
Cuối năm 2003 là: 52 người
Cuối năm 2004 là: 102 người.
Cuối năm 2005 là: 103 người
Và hiện nay là 101 người.
Với lực lượng nhân sự như trên Công ty đã tổ chức hệ thống quản lý một
cách khoa học với đầy đủ các phòng ban hoạt động theo mô hình hoạt động của
Công ty cổ phần.
2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh thì đây là một công ty kinh doanh thương mại
và tư vấn.
Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty:
* Kinh doanh các sản phẩm sắt thép, bu lông, đai ốc, rivê, vòng đệm, vật tư, thiết
bị công nghiệp;
* Tư vấn đầu tư, tài chính; tư vấn kỹ thuật lắp xiết; tư vấn đào tạo;
* Đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà;
* Vận tải và các ngành hàng khác.
Song trên thực tế Công ty mới triển khai được mảng kinh doanh thương mại.
Nhiệm vụ chính là:
- Nhanh chóng mở rộng và phủ kín thị trường.
- Đa dạng hoá mặt hàng phục vụ tối đa nhu cầu khách hàng.
- Phát triển bền vững, lâu dài, phấn đấu mức tăng trưởng doanh thu từ 30 đến 40%
năm sau so với năm trước.
- Tổ chức phân đoạn thị trường, phân loại khách hàng nhằm mục tiêu chiếm lĩnh
được các thị trường trọng điểm, khách hàng trọng điểm.
3.Thị trường mua bán hàng của Công ty.
3.1 Thị trường mua
Khi mới thành lập nguồn hàng của Công ty được cung cấp chủ yếu bởi các đơn vị
thương mại và sản xuất trong nước do vậy thiếu sự chủ động về nguồn hàng, giá
cả, tiến độ cung cấp cũng như chủng loại của hàng hoá, dẫn đến tình trạng Công ty

luôn ở thế bị động trong kinh doanh, thiếu tính cạnh tranh, không mở rộng được thị
trường, tốc độ tăng trưởng chậm. Đến năm 2001 Công ty đã quyết định thay đổi
chính sách về nguồn hàng kinh doanh. Công ty đã chủ động tìm kiếm được các nhà
cung cấp nước ngoài, ban đầu Công ty chủ yếu chỉ nhập khẩu trực tiếp hàng hoá từ
Đài Loan. Đến nay Công ty đã mở rộng nguồn hàng từ các nhà sản xuất Hàn Quốc,
Nhật Bản, Trung Quốc, các nước trong khối ASEAN và các khu vực khác. Do vậy
Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn cung cấp hàng hoá, đây chính là vấn
đề quan trọng nhất giúp Công ty mở rộng thị trường, có tính cạnh tranh cao.
3.2 Thị trường bán.
Thời kỳ đầu Công ty mới chỉ triển khai bán hàng ở các tỉnh phía Bắc và các tỉnh
lân cận. Khi Công ty đã chủ động hoàn toàn được nguồn hàng hoá thì thị phần của
Công ty luôn được mở rộng và phát triển không ngừng cùng với sự ra đời của các
Chi nhánh. Cho đến nay, thị trường của Công ty đã mở rộng trên khắp cả nước.
Khách hàng mục tiêu chính của Công ty là: Các Tổng công ty công trinh giao
thông, Tổng công ty xây dựng Thăng Long, Các Công ty lắp máy, Các Công ty thi
công cầu đường.
Một số công trinh tiêu biẻu trong những năm qua:
Cung cấp Bulon cấp độ cao cho Dự án khôi phục cầu đường sắt trên tuyến Hà Nội
- Hồ Chí Minh
Cung cấp Bulon cương độ cao cải tạo cầu thép Thăng Long
Cung cấp Bulon cường độ cao cho các nhà máy ximăng như: Nhà máy ximăng Bút
Sơ, Chinfon Hải Phòng,...
Cung cấp Bulon cường độ cao cho các công trình của Tổng công ty Lắp máy
LILAMA, Tổng công ty COMA
Và gần đây cung cấp Bulon cường độ cao cho Công ty Viêtxô Petro, các dự án của
Ban dự án điện miền Bắc
Cung cấp thép, cáp, neo cho Tổng công ty xây dựng Thăng Long, Tổng công ty
công trình giao thông 1....
4.Tình hình kinh tế tài chính, lao động của Công ty.
Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2003, 2004, 2005

Bảng số 1 : BẢNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY
( Đơn vị : 1000đ )
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Tổng TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 8.132.847 11.942.047 16.077.327
Tổng TSCĐ và đầu tư dài hạn 1.053.222 2.387.817 2.163.219
Tổng TS 9.186.069 14.329.865 18.240.547
Tổng nợ phải trả 6.412.029 9.424.767 12.966.043
Tổng NVCSH 2.774.040 4.905.098 5.274.503
Tổng nguồn vốn 9.186.069 14.329.865 18.240.547
Doanh thu thuần 9.916.932 27.498.575 54.973.761
Giá vốn hàng bán 8.884.604 24.611.224 48.706.752
Lợi nhuận gộp 1.032.328 2.887.351 6.267.039
Chi phí bán hàng + CPQLDN 884.852 2.474.871 5.101.565
Lợi nhuận thuần từ hoạt động SXKD 147.476 412.480 1.165.474
Doanh thu hoạt động tài chính 2.317 4.741 8.957
Chi phí tài chính 46.960 132.363 376.510
Tổng thu nhập trước thuế 102.833 284.858 797.921
Thuế TNDN(28%) 28.793 79.760 223.418
Lợi nhuận sau thuế 74.040 205.098 574.503
Thu nhập bình quân của CNV
1người/1tháng
1.286 1.754 2.200
( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2003, 2004, 2005 )
Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây của doanh nghiệp ( Bảng số 2) để thấy và so
sánh được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quả
của những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn hay không.
Bảng số 2 : BẢNG SO SÁNH MỘT SỐ CHỈ TIÊU TRONG 3 NĂM GẦN ĐÂY :
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Tỉ lệ doanh thu năm sau so với năm trước 277% 200%
Tỉ lệ nguồn vốn năm sau so với năm trước 177% 108%

Tỉ lệ lợi nhuận năm sau so với năm trước 277% 280%
Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu 0.75% 0.74% 1.05%
Tỉ lệ thu nhập bình quân đầu người 136% 125%
Nhận xét:
Trong ba năm gần đây, lưong hàng hoá lưu chuyển nhiều, Công ty tìm được nhiều
nguồn hàng tin cậy, có giá cạnh tranh nên doanh thu tăng vượt trội. Song lợi nhuận
tăng chậm thể hiện chất lương quản lý còn yếu, chi phí phát sinh lớn. Bên canh đó
ta cũng nhìn nhận Công ty có những ưu điểm vượt trội, rất quan tâm đến đời sống
của cán bộ công nhân viên, thể hiện ở tốc độ tăng thu nhập bình quân đầu người.
5.Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của từng phòng trong Công
ty.
5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty:
In từ sơ đồ 1(Xem trang word khác)
5.2. Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng trong công ty
5.2.1. Phòng kế hoạch nguồn hàng
+ Chuẩn bị và lập dự báo thu mua trong 3 tháng, một kỳ, một năm.
+ Chuẩn bị và lập dự báo mua hàng trong 3 tháng, một kỳ, một năm.
+ Chuẩn bị và lập dự báo thu mua hàng tháng.
+ Chuẩn bị và lập dự báo mua hàng hàng tháng.
+ Quản lý chung công việc của phòng.
5.2.2. Phòng bán hàng và Marketing
+ Lập kế hoạch bán hàng
+ Điều hành hoạt động kinh doanh
+ Quản lý Phòng kinh doanh và nhân viên kinh doanh
+ Phân tích và đánh giá các hoạt động bán hàng và marketing
+ Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ
+ Nộp báo cáo bán hàng và marketing lên Ban giám đốc Công ty.
5.2.3. Phòng tài chính kế toán và quản trị.
+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài
sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn

vị.
+ Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch thu, chi tài
chính , tiến hành thu, nộp, tính toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài
sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hành động
tham ô , lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ, kỷ luật kinh tế tài chính của nhà
nước.
+ Phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ xuất, nhập khẩu, thanh toán kịp thời công nợ
trong mỗi thương vụ xuất, nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoại thương .
Ngoài ra:
+ Chuẩn bị và lập dự toán tài chính Công ty.
+ Chuẩn bị và lập hệ thống quản lý bao gồm các giấy tờ mẫu/ chuẩn và các báo
cáo.
+ Chuẩn bị và thực hiện công tác kiểm toán của Công ty và các chi nhánh.
+ Chuẩn bị kiểm toán Quản lý và Tài chính hằng năm thông qua kế toán tổng hợp
riêng biệt
+ Chuẩn bị bất cứ các hoạt động có liên quan tới pháp luật của Công ty thông qua
người tư vấn pháp luật.
+ Thẩm tra các báo cáo Tài chính và báo cáo Quản lý của Công ty.
+ Phối hợp với Giám đốc, Phó Giám đốc và các Trưởng phòng tổ chức gặp mặt
định kỳ để bàn về tình hình và điều kiện kinh doanh của Công ty.
+ Cập nhật mọi điều luật hay qui định của Nhà nước có liên quan
+ Chịu trách nhiệm đối với việc đạt dược các mục tiêu của kế hoạch ngân quỹ
Công ty.
II.TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI
VÀ TƯ VẤN TÂN CƠ.
1.Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty.
1.1 Sơ đồ bộ máy.
In từ sơ đồ 2(Trang word khác)

1.2 Lao động và phân công công việc trong phòng kế toán.

1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng:
Tổ chức công tác kế toán, tạo ra mối liên hệ các công việc trong từng phần hành
cụ thể.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán, xác định hệ thống báo cáo kế toán mà Công
ty cần lập và sử dụng để cung cấp thông tin nội bộ và bên ngoài.
Phân tích các quyết toán của Công ty
1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của kế toán tổng hợp:
Tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản, tiến hành lập các báo cáo tài chính, kết
hợp với kế toán trưởng tiến hành phân tích các quyết toán của đơn vị.
1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của kế toán Vốn bằng tiền và thủ quỹ.
Phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng.
1.2.4 Chức năng nhiệm vụ của kế toán vật tư tài sản, hàng hoá, nguồn vốn chủ
sở hữu.
Phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động theo từng loại vật liệu,
dụng cụ, hàng hoá của đơn vị.
Đối với tài sản cố định, bên cạnh theo dõi theo từng loại tài sản về mặt hiện vật,
kế toán còn phải theo dõi về mặt nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại.
Phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm trong kỳ của các nguồn vốn
kinh doanh.
1.2.5 Chức năng nhiệm vụ của kế toán thanh toán, các khoản doanh thu và thu
nhập, các khoản chi phí:
Phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, các khoản còn
phải thanh toán cho các đối tượng khác.
Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản doanh thu, thu nhập và các khoản ghi giảm
doanh thu, thu nhập phát sing trong doanh nghiệp. Từ đó xác định doanh thu
thuần, thu nhập thuần từ các hoạt động làm căn cứ để xác định kết quả kinh
doanh.
Phản ánh đầy đủ kịp thời các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp liên
quan đến thu mua, tiêu thụ hàng hoá cùng với các khoản chi phí quản lý doanh

nghiệp.
1.2.6 Chức năng nhiệm vụ của kế toán thuế, theo dõi chi nhánh
Tập hợp chứng từ , hạch toán kế toán, lập các báo cáo theo đúng quy định của
cơ quan thuế.
Với các chi nhánh, phản ánh đầy đủ kịp thời giá trị hàng hoá xuất nhập cho chi
nhánh, công nợ giữa công ty và chi nhánh.
2.Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty
2.1Hệ thống tài khoản Công ty đang sử dụng.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 1141TC/CĐKT
ngày 01-11-1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính - đã sửa đổi bổ sung).
Vì đây là một công ty kinh doanh thương mại nên không sử dụng một số tài
khoản sau: TK611,TK621, TK622, TK623, TK627, TK631.
2.2Hình thức sổ kế toán tại Công ty:
Đặc điểm cơ bản của hình thức Nhật ký chung là mọi nghiệp vụ kinh tề, tài chính
phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký theo thứ tự thời gian và nội dụng kinh tế của
nghiệp vụ, sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái.
TRÌNH TỰ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG.
Chứng từ gốc
Sổ, thẻ KT chi tiết
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ NK chuyên dùng
SỔ CÁI
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CH NHÍ

Chú thích : Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Đối chiếu
Tuy nhiên các phần việc được thực hiện tự động trên máy nhờ phần mềm kế toán CIC- Của Công ty tin học

Bộ xây dựng . Các tài liệu gốc được cập nhật vào máy tính thông qua một thiết bị nhập liệu, thường là bàn phím và
được tổ chức lưu giữ trên các thiết bị nhớ ở dạng tệp tin dữ liệu nghiệp vụ và các tệp tin này được quản trị một cách
hợp nhất do một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nghiệp vụ được “Chuyển sổ” vào các tệp Sổ chi tiết và Sổ cái bởi chính
chương trình máy tính.
Trong máy tính có hai chế độ xử lý tệp dữ liệu nghiệp vụ : chế độ theo lô và chế độ trực tiếp, phần hành
kế toán máy của công ty sử dụng chế độ xử lý trực tiếp, nghĩa là tất cả các dữ liệu nghiệp vụ được lưu giữ trong một
tệp dữ liệu nghiệp vụ duy nhất và từ tệp này chương trình máy tính cho phép lên Sổ chi tiết, Sổ cái và các Báo cáo
tài chính, in các bảng, biểu của từng hình thức ghi chép sổ sách kế toán theo yêu cầu của người dùng.
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SỔ Ở CÔNG TY THEO PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Chú thích : : Phản ánh hàng ngày
Cuối tháng kế toán tổng hợp in sổ, kế toán trưởng kiểm tra, lưu giữ.
2.3 Báo cáo tài chính.
Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, báo cáo tài chính bao gồm : Bảng cân đối
kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bản thuyết minh báo cáo tài chính, ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài
chính, niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đầu năm đến 31/12 cuối năm. Báo cáo tài chính hàng năm lập theo Mẫu số
B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày 25 /10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
III.THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ
NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ TƯ VẤN TÂN
CƠ.
1. Tài khoản sử dụng
Để HT quá trình lưu chuyển hàng hoá NK KT sử dụng các tài khoản chủ yếu sau :
 TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
 TK 156 - Hàng hóa.
 TK 131 - Phải thu khách hàng hoặc khách hàng ứng trước.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ chi tiết
Sổ cái các TK
Báo cáo t i chínhà
In báo cáo cuối kỳ