THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN LƯU ĐỘNG Ở CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN LƯU ĐỘNG Ở
CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG
I. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Ở CÔNG
TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG.
1. Lịch sử hình thành và phát triển.
- Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được thành lập theo quyết định số
023A/BXD-TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ trưởng Bộ Xây Dựng. Công ty
vật tư kỹ thuật xi măng là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh
doanh độc lập thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam.
- Tại quyết định số 445/BXD-TCLĐ ngày 30/09/1993 của Bộ trưởng
Bộ Xây Dựng đã bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cho công
ty. Theo đó hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng, đó là việc
công ty được phép tham gia các liên doanh nghiền xi măng.
- Từ ngày 1/8/1995 để phù hợp với tình hình thực tế, các hoạt động
liên doanh của Công ty được bàn giao lại cho các thành viên khác thuộc
Tổng Công ty xi măng Việt Nam.
- Ngày 10/07/1996, Chủ tịch Hội đồng quản lý Tổng Công ty xi măng
Việt Nam ra Quyết định số 833/HĐQL-TCTXMVN quyết định sáp nhập hai
chi nhánh Hà Nội của Công ty xi măng Bỉm Sơn và Công ty xi măng
Hoàng Thạch vào Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Công ty được giao
nhiệm vụ tổ chức lưu thông, kinh doanh tiêu thụ và bình ổn giá cả xi măng
trên địa bàn thành phố Hà Nội với hình thức là tổng đại lý tiêu thụ sản
phẩm cho các doanh nghiệp sản xuất như: Công ty xi măng Hoàng Thạch,
Bỉm Sơn, Hải Phòng... Công ty sẽ được hưởng hoa hồng đại lý và phải chịu
trách nhiệm tiêu thụ xi măng theo kế hoạch được giao.
- Từ ngày 1/1/1998 Tổng Công ty xi măng Việt Nam quyết định mở
rộng địa bàn hoạt động của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng ra các tỉnh Hà
Tây, Hoà Bình, Sơn La và chuyển đổi hình thức kinh doanh từ "Tổng đại lý
tiêu thụ" sang hình thức mua đứt bán đoạn giữa Công ty vật tư kỹ thuật xi
măng và các Công ty sản xuất xi măng theo giá cả được qui định bởi giá
sàn và giá trần của Tổng Công ty xi măng Việt Nam.

2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty vật tư kỹ thuật xi măng:
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, chủ yếu là xi măng của các Công ty
sản xuất xi măng thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Địa bàn hoạt động
của công ty hiện nay là toàn bộ thành phố Hà Nội và 14 tỉnh phía Bắc như Hà
Tây, Hoà Bình, Sơn La, Vĩnh phúc,...
- Bình ổn giá cả và số lượng xi măng trên địa bàn Công ty phụ trách
trên cơ sở kế hoạch, chỉ tiêu của Tổng Công ty.
3. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty:
Sau nhiều lần sáp nhập, mở rộng địa bàn, tới nay biên chế Công ty
vật tư kỹ thuật xi măng có 950 cán bộ công nhân viên công tác ở văn phòng
Công ty, xí nghiệp vận tải trực thuộc Công ty, các cửa hàng bán lẻ, 6 chi
nhánh của Công ty tại Hà Tây, Hoà Bình, Thái Nguyên, Việt Trì, Bắc Ninh,
Lạng Sơn. Tuy địa bàn hoạt động rất rộng lớn nhưng bộ máy quản lý của
Công ty khá gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả. Ở đây ta chỉ xem xét cơ cấu
quản lý tổ chức tại văn phòng Công ty.
Để thực hiện tốt nghiệm vụ của Tổng Công ty giao cho. Công ty vật
tư kỹ thuật xi măng có cơ cấu quản lý được tổ chức theo mô hình trực
tuyến chức năng. Mối quan hệ giữa các bộ phận được mô tả trên sơ đồ sau:
(Trang bên).
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được Bộ Xây Dựng, Tổng Công ty xi
măng giao nhiệm vụ lưu thông kinh doanh tiêu thụ xi măng trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
Ngay từ mục tiêu đó đã rõ ràng mặt hàng kinh doanh chủ yếu của
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng là xi măng các loại. Mặt hàng xi măng của
Công ty là xi măng sản xuất lò quay hiện đại của 4 Công ty xi măng lớn
nhất nước ta:
+ Xi măng Hoàng Thạch của Công ty xi măng Hoàng Thạch.
+ Xi măng Bỉm Sơn của Công ty xi măng Bỉm Sơn.
+ Xi măng Hải Phòng của Công ty xi măng Hải Phòng.
+ Xi măng Bút Sơn của Công ty xi măng Bút Sơn.

Bên cạnh đó, Công ty còn kinh doanh một số loại xi măng khác như:
xi măng Chifon, xi măng X77, xi măng X78... nhưng khối lượng không
đáng kể.
Do yêu cầu nhiệm vụ Công ty tiến hành theo phương thức tổng đại lý
hưởng hoa hồng vừa tổ chức bán lẻ vừa giao cho đại lý. Cho đến 12/1997
tổng số cửa hàng bán lẻ của công ty là 80 cửa hàng, tổng số đại lý bán hàng
cho Công ty là 80 đại lý. Việc giao nhận hàng của Công ty được thực hiện
thông qua đường thuỷ, đường sắt và đường bộ, Công ty chịu trách nhiệm
vận tải xi măng từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ.
Với số lượng mặt hàng, khối lượng cửa hàng, đại lý và với một địa
bàn hoạt động rộng khắp như vậy thì việc giao nhiệm vụ cho các bộ phận
trong Công ty cũng dựa trên chức năng của phòng ban đó.
a. Ban giám đốc.
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước cấp trên về công ty. Có quyền
hành chỉ đạo mọi hoạt động của công ty.
- Phó giám đốc kinh doanh: chịu trách nhiệm điều hành kinh doanh.
- Phó giám đốc vận tải: chịu trách nhiệm đơn vị vận tải hàng hoá
bằng các phương tiện, vận chuyển hàng nội bộ doanh nghiệp và từ đầu
nguồn.
b. Các phòng ban chịu trách nhiệm các bộ phận công việc.
- Phòng kinh tế kế hoạch: Lập các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, ký kết
hợp đồng kinh tế.
- Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện công tác kế toán, tài
chính thông kê của đơn vị, quản lý vật tư, tài sản.
- Phòng tổ chức lao động: quản lý về nhân sự, quản lý ngày công,
quản lý con người, tính lương cho toàn thể CBCNV trong công ty.
- Phòng thanh tra và quản lý thị trường: chịu trách nhiệm về mặt luật
pháp và quản lý thị trường.
- Phòng quản lý bán lẻ: tổ chức mạng lưới bán lẻ, quản lý các cửa
hàng bán lẻ của công ty trên khắp địa bàn thành phố Hà Nội.

- Phòng quản lý đại lý: Tổ chức cho đại lý và quản lý tất cả các đại lý
của công ty bao gồm 80 đại lý trên địa bàn Thành phố Hà Nội và đại lý ở
các tỉnh.
- Phòng quản lý kho: Quản lý toàn bộ các kho của doanh nghiệp, phụ
trách hàng nhập từ đầu nguồn về kho, bảo quản, dự trữ, xuất kho cho các
đại lý, các cửa hàng.
- Phòng điều độ giao nhận: Tổ chức nhập hàng, quản lý về kiểm nhận
hàng, đảm bảo về mặt chất lượng, chủng loại xi măng.
- Văn phòng công ty: là trụ sở của công ty gồm các phòng ban có
nhiệm vụ tổ chức phục vụ...
- Xi măng vận tải: Tổ chức vận chuyển xi măng về địa bàn và nội bộ.
Dưới Xí nghiệp vận tải có các đội xe và xưởng sửa chữa.
Đứng đầu mỗi phòng ban là trưởng phòng và phó phòng sẽ nhận chỉ
thị từ các thành viên trong ban giám đốc tuỳ theo sự quản lý trực tiếp của
các thành viên đó.
4. Đặc điểm về hoạt động kinh doanh ở công ty vật tư kỹ thuật xi
măng:
a. Một số hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty vật tư kỹ thuật
xi măng.
* Công tác kế hoạch:
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng chủ động xây dựng các kế hoạch dài
hạn và ngắn hạn. Kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn diện được cấp trên là
Tổng Công ty xi măng Việt Nam duyệt và cân đối các nhu cầu cần thiết.
Công ty có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ và thực hiện đầy đủ
các hợp đồng kinh tế với khách hàng. Ngoài việc thực hiện đầy đủ kế
hoạch pháp lệnh căn cứ vào thị trường Công ty được quyền chủ động sản
xuất liên doanh liên kết tiêu thụ sản phẩm bằng nguồn vật tư lao động được
cân đối theo pháp lệnh hiện hành.
Căn cứ vào kế hoạch đã được duyệt Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
tự lựa chọn các phương thức bán, giao nhiệm vụ thích hợp cho các đơn vị

nội bộ và ký kết các hợp đồng kinh tế với các cơ quan thuộc các thành
phần kinh tế.
* Công tác kỹ thuật và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật.
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng được quyền ký kết các hợp đồng
kinh tế với các tổ chức cá nhân, tập thể nghiên cứu khoa học và ứng dụng
khoa học kỹ thuật vào kinh doanh sản xuất. Được phép sử dụng các quỹ để
thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học để phục vụ kinh doanh sản xuất
và quản lý Công ty. Công ty được quyền kiểm tra xử lý các trường hợp vi
phạm quy trình quy phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật ảnh hưởng đến
chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế của Công ty, thực hiện đầy đủ các
quy định của Nhà nước về chất lượng sản phẩm.
* Công tác cung ứng vật tư.
Đảm bảo về tiêu thụ sản phẩm trên cơ sở các chỉ tiêu đã được Nhà
nước cân đối. Công ty có trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư kỹ thuật và
các điều kiện vật chất khác để các đơn vị trực thuộc phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ được giao.
* Công tác tạo nguồn bán lẻ xi măng.
Xi măng là loại vật tư hàng hoá mà Nhà nước độc quyền từ khâu sản
xuất đến khâu lưu thông phân phối. Hoạt động kinh doanh xi măng của
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng cũng như các đơn vị kinh doanh xi măng
khác: địa bàn hoạt động, lượng mua vào bán ra theo kế hoạch của cấp trên
đó là Tổng công ty xi măng. Trên cơ sở đó đồng thời căn cứ vào lượng tồn
kho xi măng tại Hà Nội, nhu cầu tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố
hàng năm, hàng quý, hàng tháng. Công ty vật tư kỹ thuật xi măng quy định
lượng xi măng nhập về Hà Nội trong thời gian đó.
Bên cạnh công việc bán hàng với mạng lưới bán lẻ rộng khắp Công ty
còn đầu tư mở rộng các kho để đảm bảo dự trữ xi măng theo qui định và tổ
chức vận tải xi măng từ đầu nguồn bằng đường sắt, đường thuỷ và đường
bộ.
b. Phương thức kinh doanh và các hình thức tiêu thụ của công ty

vật tư kỹ thuật xi măng.
Việc triển khai thực hiện lưu thông, kinh doanh tiêu thụ xi măng trên
địa bàn Hà Nội theo mô hình tổng đại lý của Công ty vật tư kỹ thuật xi
măng cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng được tiến hành theo hợp đồng
ký kết giữa các đơn vị và theo phương thức:
- Công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn chịu trách nhiệm vận
chuyển đưa xi măng đến ga, cảng tại địa bàn Hà Nội đủ số lượng kế hoạch
của Tổng công ty xi măng.
- Công ty vật tư kỹ thuật xi măng tổ chức tiếp nhận, bán buôn, bán lẻ
theo số lượng kế hoạch Công ty xi măng Bỉm Sơn, Hoàng Thạch đã được
Tổng Công ty giao và được hưởng phí hoa hồng đại lý.
Với phương thức trên cùng một mạng lưới các cửa hàng bán buôn bán
lẻ và các đại lý xi măng thi việc phân phối xi măng của Công ty vật tư kỹ thuật
xi măng được thựuc hiện dưới hình thức sau:
- Bán trực tiếp cho những khách hàng có nhu cầu tiêu thụ với khối lượng
thông qua việc ký kết hợp đồng (kênh phân phối trực tiếp).
- Bán lẻ cho khách hàng thông qua mạng lưới các cửa hàng, các đại
lý bán lẻ xi măng cho Công ty (kênh phân phối gián tiếp).
Sơ đồ2 : Khái quát kênh phân phối xi măng của Công ty vật tư kỹ
thuật xi măng.
Các công ty xi măng đầu nguồn
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
Người
tiêu
dùng
Cửa h ng à
bán lẻ xi măng
Cửa h ng à đại lý lại xi măng cho công ty
c. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 1997.
Trích báo cáo kế toán của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng năm 1997.

Đơn vị: đồng
Stt Chỉ tiêu Số tiền
1 Tổng doanh thu 65.046.270.217
- Doanh thu hoạt động kinh doanh 64.355.482.407
- Thu nhập khác 690.787.810
+ Thu nhập hoạt động tài chính 626.138.736
+ Thu nhập bất thường 64.649.074
2 Tổng chi phí 58.168.165.857
- Chi phí bán hàng 27.724.069.828
- Chi phí quản lý doanh nghiệp 6.433.967.009
- Chi phí hoạt động tài chính
- Chi phí hoạt động khác 24.010.129.020
3 Tổng lợi nhuận thực hiện trong năm 6.021.093.302
- Lãi kinh doanh 5.374.308.692
- Lãi khác 646.784.610
4 Tổng số đã nộp ngân sách 3.750.000.000
5 Vốn kinh doanh và vốn khác 30.038.072.346
- Vốn cố định 21.827.311.143
- Vốn lưu động 6.761.965.484
- Vốn đầu tư XDCB 1.448.795.719
Chia ra:
- Vốn ngân sách 10.196.084.656
- Vốn tự bổ sung 18.393.191.971
- Vốn khác 1.448.795.719
Như vậy tính đến tháng 12/1997 thì tổng giá trị tài sản của Công ty
vật tư kỹ thuật xi măng là : 53.361.872.719 đồng.
5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty vật tư kỹ thuật xi
măng:
a. Mô hình bộ máy kế toán của công ty:
* Hình thức kế toán, chức năng sổ sách sử dụng trong công tác hạch

toán kế toán tại công ty vật tư kỹ thuật xi măng.
Về mặt lý luận, tổ chức hạch toán kế toán được đề cập đến như một
trong những vấn đề cốt lõi của khoa học kế toán. Hạch toán kế toán là một
hệ thống có mục tiêu, hướng đích thể hiện ở sản phẩm là những chỉ tiêu,
những dự kiện phản ánh và kiểm soát quá trình kinh doanh của một doanh
nghiệp.
Để thích hợp với loại hình kinh doanh của mình và phù hợp với việc
thực hiện công tác kế toán trên máy vi tính đang tiến hành tại Công ty,
Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã tận dụng hình thức kế toán sổ Nhật ký
chung và hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên.
Như vậy Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã thực hiện hình thức sổ
Nhật ký chung theo quy định và chế độ kế toán ban hành ngày 1/11/1995
trong quyết định số 1141 TC/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Các sổ
kế toán bao gồm: sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung, bảng cân đối kế toán,
bảng cân đối số phát sinh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh
báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
Trình tự luân chuyển chứng từ là ghi sổ kế toán của Công ty được thể
hiện ở sơ đồ 3.
Trong đó:
Sơ đồ 3 : Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký
chung tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
BẢN CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO KẾ TOÁN
NHẬT KÝ CHUNG
SỔ HẠCH TOÁN CHI TIẾT
Ghi h ng ng yà à
Ghi cuối tháng

Đối chiếu so sánh


b. Bộ máy kế toán của Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình kế
toán đồng thời chỉ đạo chung công tác kế toán của phòng tài chính kế toán
Công ty.
- Hai phó phòng kế toán: Một người chỉ đạo chung về kế toán bán
hàng hoá và một người chỉ đạo phòng máy.
- Bộ phận kế toán hàng hoá: Phụ trách kế toán mua hàng, bán hàng
quản lý tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá, vật tư và thanh toán công nợ
mua hàng.
- Bộ phận kế toán thanh toán: Bao gồm kế toán tiền mặt chịu trách
nhiệm về tình hình thu chi tiền mặt tại quỹ. Kế toán TGNH, vay ngân hàng
chịu trách nhiệm thực hiện phần hành kế toán thanh toán qua ngân hàng.
- Bộ phận kế toán vật tư tài sản: theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố
định của Công ty như mua, bán, thanh lý..., bảng trích khấu hao và phân bổ
khấu hao tài sản cố định vào chi phí kinh doanh, tập hợp chi phí kinh
doanh.
- Bộ phận kế toán tổng hợp máy tính: Kế toán tổng hợp kiểm tra, đối
chiếu, lập báo cáo, kế táon bộ phận máy tính lưu trữ số liệu trên cơ sở
chứng từ nhập vào máy tính và máy sẽ tiến hành kết chuyển lên các sổ kế
toán, cho ra các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu quản lý và báo cáo
lên cấp trên.
Hàng ngày khi phát sinh nghiệp vụ ở các kho, các cửa hàng, đại
lýnhân viên cửa hàng lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho xi măng và thu tiền.
Cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp lên phòng kế toán và đến ngân hàng
để nộp tiền bán hàng. Các chứng từ, các báo cáo bán hàng của các cửa hàng
bán lẻ, các đại lý đều được gửi lên phòng kế toán để các bộ phận tương ứng
ghi sổ.

II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI SẢN LƯU
ĐỘNG Ở CÔNG TY VẬT TƯ KỸ THUẬT XI MĂNG.
1. Khái quát về cơ cấu tài sản và nguồn vốn kinh doanh của công ty.
Tình hình về tài sản và nguồn hình thành ở Công ty vật tư kỹ thuật xi
măng trong 3 năm 1997, 1998, 1999 như sau:
Bảng 1 : Tình hình tài sản và nguồn vốn (ngày 31/12/N)
Đơn vị tính: Triệu đồng
Năm
Chỉ tiêu
1997 1998 1999
Giá trị % Giá trị % Giá trị %
I. Tài sản 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100
1. TSLĐ&ĐTNH 32.041,70 60 47.250,97 65, 1 83.441,608 77
2. TSLĐ&ĐTDH 21.320,17 40 25.296,23 34,9 24.96,279 23
II. Nguồn vốn 53.361,87 100 72.547,2 100 108.337,887 100
1. Nợ phải trả 15.698,82 29,42 25.647,1 35,35 67.357,456 62,17
- Nợ ngắn hạn 9.154,70 17,16 22.213,7 30,62 63.742,367 58,83
- Nợ dài hạn
- Nợ khác 5.544,12 12,12 3.430,4 4,73 3.615,089 3,34
2. Nguồn vốn CSH 37.663,06 70,58 46.903,1 64,65 40.980,431 37,83
Về qui mô tài sản của doanh nghiệp tăng với tốc độ khá cao.
- Năm 1998 so với năm 1997 giá trị tài sản tăng.
72.547,2tr - 53.361,87tr = 19.185,33 triệu
Về số tương đối tăng x 100 = 35,95%
- Năm 1999 so với 1998 giá trị tài sản tăng:
108.337.887 tr - 72.547,2 tr = 35.790,687 Triệu.
Về số tương đối tăng x 100 = 49,33%
Để hiểu rõ nguyên nhân của tốc độ tăng trưởng qui mô tài sản với tốc
độ "Chóng mặt" như trên ta sẽ phải đi sâu phân tích các khoản mục của
"bảng cân đối kế toán". Nếu chỉ xét riêng về việc mở mang hoạt động sản

xuất kinh doanh thì sự tăng trưởng về qui mô của Công ty vật tư kỹ thuật xi
măng như vậy là rất tốt. Tuy nhiên ở đây chưa thể kết luận bất kỳ điều gì
mà ta hãy tiếp tục xem xét cơ cấu tài sản của công ty.