Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu và phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực

Một số đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán Nguyên vật liệu và
phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu tại Công ty Cổ
phần Cơ khí Điện lực
3.1 Đánh giá thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
3.1.1 Đánh giá chung về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Cơ khí
Điện lực
3.1.1.1 Về tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty
a. Về bộ máy quản lý
Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực là một doanh nghiệp sản xuất, chế tạo thiết bị điện
và các sản phẩm cơ khí khác. Tuy với quy mô sản xuất không lớn lắm nhưng Công ty luôn
nỗ lực, cố gắng trong quản lý và sản xuất để duy trì được tốc độ tăng trưởng cao. Trong
lịch sử phát triển, Công ty đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường,
trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định cung cấp sản phẩm cho ngành Công
nghiệp Cơ khí điện. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt
chất lượng, mẫu mã và chủng loại. Để đạt được kết quả như vậy, Công ty đã thực hiện tốt
công tác quản lý sản xuất.
Công ty cũng đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp
lý, khoa học, chú trọng đến việc bồi dưỡng kiến thức quản lý và kiến thức chuyên môn cho
các nhà quản trị doanh nghiệp, nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo. Là một
doanh nghiệp mới chuyển đổi hình thức sở hữu, khi bước vào nền kinh tế thị trường sản
xuất hàng hóa đầy sôi động, để tồn tại và phát triển như ngày nay Công ty đã nỗ lực vượt
qua rất nhiều khó khăn. Trong sự đi lên của Công ty có sự góp phần không nhỏ của toàn
thể Cán bộ, công nhân viên, thêm vào đó là sự hoàn thiện không ngừng của bộ phận Giám
đốc, ban quản lý Công ty.
Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng rất phù hợp với
đặc điểm SXKD của Công ty, do đó đã tạo điều kiện phát huy đầy đủ quyền chỉ đạo, điều
hành của cấp trên cũng như khả năng tham gia xây dựng tổ chức của các cấp dưới. Việc
xây dựng một Ban kiểm soát hoạt động độc lập và có thẩm quyền kiểm tra, giám sát Ban
lãnh đạo của Công ty đã giúp cho bộ phận này có thể phát huy tối đa quyền kiểm tra, kiểm
soát trong Công ty, do đó hạn chế được các hoạt động sai trái có thể xẩy ra của các cấp
lãnh đạo cao nhất và đảm bảo tính khả thi cao cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát, giúp

Công ty phát triển một cách mạnh mẽ, bền vững, ổn định và lâu dài.
Bên cạnh đó, việc giao quyền kiểm tra, giám sát tập trung hoạt động của các phòng
ban, đội sản xuất, phân xưởng… cho Ban kiểm soát không những phù hợp với đặc điểm
Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh ở quy mô vừa phải, mà còn góp phần tổ chức bộ máy
quản lý nhỏ gọn, không cồng kềnh, tiết kiệm các chi phí quản lý không cần thiết. Tỷ lệ nhân
viên quản lý chỉ chiếm khoảng 17% là một tỷ lệ hợp lý.
b. Về quy trình sản xuất
Hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành ở nhiều địa điểm, nhiều phân xưởng,
tổ đội sản xuất khác nhau. Mỗi địa điểm lại sản xuất, chế biến một hay nhiều loại sản phẩm
khác nhau theo một quy trình công nghệ sản xuất riêng. Vì vậy các chi phí sản xuất cũng
phát sinh hoặc theo địa điểm hoặc theo sản phẩm hoặc công việc. Công ty Cổ phần Cơ khí
điện lực đã tiến hành hạch toán chi phí sản xuất theo từng quy trình công nghệ, chú trọng
đến việc tổ chức hợp lý quy trình công nghệ sản xuất, chế tạo sản phẩm, tạo điều kiện
thuận lợi cho việc xác định đúng đối tượng tập hợp chi phí, đánh giá đúng nơi phát sinh chi
phí, nơi gánh chịu chi phí, phân bổ chi phí hợp lý làm cơ sở để tính toán và hạch toán
đúng, đầy đủ.
Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty bao gồm: Tổ chức cung ứng, Tổ
chức sản xuất, tổ chức tiêu thụ thành phẩm đã được thực hiện tốt, phù hợp với đặc điểm
hoạt động kinh doanh của Công ty, tận dụng triệt để các lợi thế về địa bàn, phối hợp công
việc hiệu quả, có khoa học.
3.1.1.2 Về tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực đã phát triển ổn định và bền
vững, từng bước khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Những thành tích
đó có phần đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác từng phần hành
nói riêng. Nhìn chung công tác kế toán tại Công ty đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra và đã
đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài Chính ban hành và phù
hợp với điều kiện thực tế tại đơn vị. Điều đó đã thể hiện ở sự vận dụng Chế độ kế toán được
ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ
Tài Chính.
Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty Cổ phần Cơ khí

Điện lực về cơ bản là phù hợp với đặc điểm SXKD và quy mô sản xuất của Công ty. Bộ
máy kế toán được sắp xếp một cách khoa học, gọn nhẹ, quy định vai trò, trách nhiệm của
từng thành viên. Các nhân viên trong phòng Tài chính - Kế toán đều là những người có
chuyên môn trình độ, có kiến thức nghề nghiệp cao, năng động, nhiệt tình với công việc,
thường xuyên có sự trau dồi kiến thức, giúp đỡ nhau trong. Đặc biệt là giữa bộ phận kế
toán tập hợp chi phí sản xuất với các bộ phận kế toán khác. Bên cạnh đó, việc áp dụng tin học
vào trong công tác kế toán đã giúp công việc hạch toán trở nên đơn giản, các nhân viên kế toán
giảm bớt được khối lượng ghi chép, tính toán, hạn chế được khối lượng sổ sách cồng kềnh mà
vẫn đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ các thông tin phục vụ cho công tác quản lý và sản xuất.
Công tác hạch toán tuân thủ về cơ bản những quy định hiện hành của chế độ kế toán,
từ hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán đến hệ thống Báo cáo tài chính.
Các chứng từ được lập và ghi chép tương đối đầy đủ, cập nhật các thông tin kịp thời, chính
xác, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc ghi chép sổ sách kế toán đảm bảo phản
ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống tài khoản sử dụng tuân theo đúng
hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam, bên cạnh đó Công ty còn mở chi tiết một số tài
khoản cho phù hợp với đặc điểm sản xuất. Điều này, một mặt giúp cho công tác hạch toán
sản phẩm sản xuất được dễ dàng, chi tiết; mặt khác thuận tiện cho việc ứng dụng kế toán
máy vào công tác kế toán thông qua việc mã hóa. Việc lập Báo cáo tài chính của Công ty
tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành về nội dung, kết cấu, biểu mẫu, cơ sở và
phương pháp lập. Báo cáo được lập đều đặn mỗi quý
3.1.2 Đánh giá công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực
3.1.2.1 Kết quả đạt được
Những thắng lợi to lớn mà Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực đã đạt được là nhờ
những nỗ lực tâm huyết của tập thể cán bộ công nhân viên dày dạn kinh nghiệm, sự linh
hoạt, năng động và hiệu quả trong tổ chức SXKD cùng với những đóng góp không nhỏ của
công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng.
Nhằm đáp ứng điều kiện bảo quản rất nghiêm ngặt của NVL, Công ty đã xây dựng
được chế độ quản lý NVL một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật đặt ra,
có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban ở tất cả các khâu chu chuyển của NVL từ thu
mua cho đến khi chuyển hóa vào thành phẩm. Điều này không những đảm bảo cung cấp

NVL kịp thời và chất lượng cho sản xuất sản phẩm mà còn tránh được hao hụt mất mát, tiết
kiệm và bảo toàn vốn cho Công ty.
Phù hợp với đặc điểm NVL và yêu cầu quản lý riêng, Công ty tổ chức hạch toán chi
tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp có khả năng kiểm tra, đối
chiếu cao giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán; không những đảm bảo cung cấp thông tin
một cách thuận tiện, chính xác và phù hợp với trình tự luân chuyển chứng từ về hạch toán
NVL Công ty đã xây dựng, mà còn tạo ra sự phối hợp linh hoạt giữa các bộ phận, tiết kiệm
chi phí thời gian lãng phí, tăng hiệu quả công việc. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong hạch
toán chi tiết NVL phản ánh đầy đủ, kịp thời các thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho
của từng loại NVL, tiện ích trong việc theo dõi, phân tích hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty.
Tổ chức sổ tổng hợp hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ giúp theo dõi
đầy đủ tình hình biến động NVL: Quản lý tình hình nhập mua NVL theo các hình thức thanh
toán trong sự kết hợp chặt chẽ với kế toán thanh toán, đảm bảo quá trình thu mua diễn ra
minh bạch, không có gian lận, đảm bảo tính so sánh, đối chiếu cao giữa các tài liệu kế toán.
Ngoài ra, tổ chức sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ còn tránh được ghi chép trùng lắp, tiện
lợi cho việc phân công lao động kế toán.
3.1.2.2 Tồn tại và nguyên nhân chủ yếu
Bên cạnh những thành tựu đã nêu ở trên, công tác kế toán NVL ở Công ty Cổ phần Cơ
khí Điện lực vẫn còn một số hạn chế sau:
Tồn tại 1: Về mẫu chứng từ sử dụng
Công ty vẫn còn dùng mẫu Thẻ kho cho NVL, CCDC, Thành phẩm, … theo Mẫu số
06 – VT, ban hành theo quyết định số: 1141/TC-CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ
Tài Chính. Trong khi đó Công ty đã bắt đầu áp dụng Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20
tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Điều này dẫn đến sự thiếu đồng bộ trong công tác tổ
chức chứng từ và sổ sách kế toán.
Tồn tại 2: Về việc theo dõi hàng mua đang đi đường
Hiện nay, Công ty chưa tiến hành theo dõi trên sổ sách kế toán giá trị hàng mua đang đi
đường trong trường hợp hàng mua đã thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang trên
đường vận chuyển, chưa về đến kho. Kế toán chỉ hạch toán tăng giá trị hàng tồn kho khi
nhận được cả hàng hóa và hóa đơn tài chính. Thực trạng này dẫn đến tính không đầy đủ

trong việc hạch toán hàng tồn kho và công nợ phải trả.
Trong hệ thống TK của Công ty có TK 151 – Hàng mua đang đi đường nhưng thực tế
Công ty không sử dụng TK này mà chỉ theo dõi NVL thực tế đã nhập kho.
Tồn tại 3: Về việc theo dõi NVL nhập kho
Trong một số trường hợp mua NVL mà hàng vận chuyển về kho thành nhiều lần khác
nhau, Công ty chỉ lập “Biên bản giao nhận vật tư” mà không được cập nhật vào Thẻ kho
cũng như sổ sách kế toán. Chỉ đến lần giao cuối của lô hàng được thực hiện, nhà cung cấp
phát hành hóa đơn thì lúc đó “Phiếu nhập kho” mới được lập và Thủ kho, kế toán vật tư
mới tiến hành ghi nhận vào sổ sách. Việc hạch toán này dẫn đến số dư hàng tồn kho sẽ bị
phản ánh thấp hơn so với giá trị thực tế, gây khó khăn cho Ban Giám đốc khi cần có thông
tin một cách kịp thời để đưa ra quyết định về quản lý, tài chính.
Tồn tại 4: Về việc bảo quản và dự trữ NVL
Hiện nay, giá NVL đầu vào ngày càng tăng do ảnh hưởng bởi lạm phát của nền kinh tế
trong nước và tình hình biến động phức tạp của nền kinh tế thế giới. Công ty đã có chính
sách mua NVL đầu vào để dự trữ (số dư đầu năm 2007 là 4.418.970.108 đ nhưng đến cuối
năm 2007, giá trị dự trữ lên tới 91.008.867.061 đ). Trong khi đó chất lượng kho bãi để bảo
quản chưa được chú trọng đầu tư đúng mức và hiện tại Công ty chưa xây dựng định mức
dự trữ NVL cũng như kế hoạch sản xuất kinh doanh trong dài hạn. Thực trạng này dẫn đến
việc NVL sẽ bị hao mòn, giảm phẩm chất quy cách trong quá trình lưu trữ cũng như gây ứ
động vốn lưu động.
Tồn tại 5: Về hoạt động kế toán quản trị của Công ty
Việc sử dụng kế toán quản trị trong quản lý hiện nay là hết sức cần thiết. Tuy nhiên
báo cáo quản trị của Công ty chưa được lập và quan tâm đúng mức. Các báo cáo còn đơn
giản, sơ sài, lại được đưa ra bởi bộ phận kế toán tài chính. Điều này không khoa học và
chưa hợp lý xét trên góc độ kế toán quản trị. Vì vậy, để giúp lãnh đạo Công ty có được
những thông tin kịp thời, chính xác cho các quyết định kinh tế, Công ty Cổ phần Cơ khí
Điện lực nên thiết lập một bộ phận chuyên trách, đảm nhiệm công việc của kế toán quản
trị. Bộ phận này nếu phối hợp nhịp nhàng với bộ phận kế toán tài chính sẽ giúp cho việc
lên kế hoạch tài chính và kinh doanh của lãnh đạo Công ty kịp thời và sáng suốt
3.2 Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán NVL
Mọi sự vật hiện tượng trong thế giới đều hướng tới sự hoàn thiện. Hoàn thiện là quá
trình nhận thức thực tiễn, từ đó tìm ra biện pháp khắc phục những nhược điểm, phát huy
những ưu điểm vốn có, nhằm đạt tới một hình thái cao hơn về chất để có thể thực hiện tốt
hơn nữa chức năng của mình. Kế toán là nghề nghiệp đặc thù, chuyên sâu, luôn vận động và
phát triển do đó cũng không nằm ngoài quy luật đó.
Trong một doanh nghiệp, công tác kế toán và công tác quản lý có quan hệ mật thiết
với nhau. Kế toán cung cấp thông tin để quản lý ra các quyết định chiến lược, mặt khác kế
toán lại chịu sự chi phối, tác động của quản lý trong tổng thể chung. Quản lý là hoạt động
chủ quan có mục đích của doanh nghiệp, chịu sự chi phối của các quy luật kinh tế, các
chính sách kinh tế vĩ mô của Nhà nước và môi trường kinh doanh đầy biến động. Do đó,
để đạt được hiệu quả quản lý thì đòi hỏi tất yếu phải hướng tới hoàn thiện. Kéo theo nó, kế
toán để thực hiện tốt chức năng của mình cũng cần phải hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu
quản lý.
Tuy ra đời do yêu cầu quản lý, nhưng trong quá trình phát triển của mình kế toán đã
xây dựng được một hệ thống phương pháp riêng, hiệu quả và cung cấp thông tin kịp thời,
chính xác, đầy đủ. Kế toán đã trở thành một khoa học độc lập, có chức năng phản ánh hiện
thực vì vậy nó luôn cần đổi mới, hoàn thiện.
Hiện nay cơ sở pháp lý cao nhất cho hoạt động kế toán là Luật kế toán rồi tiếp đến
là Chuẩn mực kế toán. Đây là những văn bản chung nhất, mang tính chỉ đạo hướng dẫn
chung cho mọi lĩnh vực của hoạt động kế toán. Để có những văn bản cụ thể hơn, phản ánh
sát hơn từng đặc điểm kinh doanh riêng có của mỗi ngành nghề, chế độ kế toán trong từng
lĩnh vực đã ra đời sau một thời gian dài của sự hình thành và hoàn thiện đan xen. Tuy
nhiên, chế độ kế toán hiện nay vẫn chỉ là khung pháp lý chung cho mọi loại hình doanh
nghiệp, mọi quy mô tổ chức cũng như mọi hình thức kinh doanh. Do đó, một mặt kế toán
tại các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định, chế độ chung, một mặt phải nghiên cứu
vận dụng và ngày càng đổi mới cho phù hợp với các quy chế tài chính của ngành và của
Nhà nước, phù hợp với điều kiện riêng tại đơn vị. Kế toán nói chung và kế toán NVL nói
riêng hoàn thiện theo xu hướng đó là đòi hỏi tất yếu khách quan.
Bên cạnh những yếu tố mang tính khách quan đó, sự cần thiết phải hoàn thiện kế

toán NVL còn xuất phát từ nhu cầu thực tế tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực. Tỷ trọng
chi phí NVL trong giá thành sản phẩm là rất cao, chiếm đến 70% giá trị cấu thành nên giá
thành sản phẩm. Kế toán tốt NVL sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật
liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức tiêu hao NVL, ngăn
ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm; góp
phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Mặt khác, bên cạnh rất nhiều thành tựu đã
đạt được, công tác hạch toán NVL vẫn còn tồn tại những hạn chế gây giảm hiệu quả kinh
doanh mà Công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện.
Như vậy hoàn thiện công tác kế toán NVL là thực sự cần thiết.
3.2.2 Nguyên tắc khi hoàn thiện kế toán NVL
Để có thể đưa ra được các giải pháp hoàn thiện kế toán NVL một cách triệt để và hiệu
quả nhất thìquá trình này phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc chung, xét trong mối quan hệ với mọi hoạt động của Công ty
− Luôn nắm vững chức năng, nhiệm vụ của kế toán để công tác kế toán được tổ chức sao cho
đảm bảo tính khoa học và tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
− Công ty phải áp dụng linh hoạt, sáng tạo các quy định của Nhà nước về chế độ kinh doanh
nói chung và chế độ kế toán nói riêng để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp với đặc
điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý, khả năng và trình độ thực tế của đơn vị. Các cán
bộ cần có trình độ, am hiểu chuyên ngành, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Bên
cạnh đó, công tác cơ sở vật chất kỹ thuật cũng cần phải được đổi mới, đáp ứng với trình độ
phát triển kỹ thuật hiện nay.
− Các giải pháp áp dụng phải mang tính khả thi, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty và
được đặt trong mối quan hệ với hiệu quả kinh doanh.
Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán NVL
Nguyên tắc thống nhất: Việc sử dụng chứng từ kế toán về nhập – xuất kho vật tư và
chứng từ ghi nhận thanh toán với người bán, việc lựa chọn sổ để kế toán chi tiết, tổng hợp về
vật tư, việc lựa chọn tài khoản cấp1, cấp 2 phải căn cứ vào Chế độ kế toán hiện hành do Bộ
Tài Chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Nguyên tắc thích ứng: Công ty phải dựa vào đặc điểm vật tư riêng có tại Công ty
mình để lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL và quy định chi tiết các tài khoản

hàng tồn kho, lựa chọn phương pháp tính giá xuất, tồn kho thích hợp; dựa vào đặc điểm của
các đối tượng hạch toán chi phí cũng như yêu cầu quản lý cụ thể để thiết kế và lập Bảng
phân bổ NVL một cách thích hợp.
Các nguyên tắc trong thực hiện công tác kế toán NVL
Nguyên tắc giá gốc (giá phí): Trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02)
về Hàng tồn kho cũng quy định rõ, Hàng tồn kho phải tính theo giá gốc. Giá gốc Hàng tồn
kho bao gồm: Toàn bộ chi phí mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có
được Hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Nguyên tắc thận trọng: Vì kết quả của việc đánh giá NVL sẽ tác động trực tiếp lên
chỉ tiêu “Giá vốn hàng bán” nên khi đánh giá NVL cần phải chú ý tới từng yếu tố ảnh
hưởng như: Giá gốc NVL, phương pháp tính giá xuất NVL… nhằm đảm bảo không bỏ sót