Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ tại điện lực long thành

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
--------------------------------------------------

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ
XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN
HOẠT ĐỘNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
TẠI ĐIỆN LỰC LONG THÀNH
NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH
TRẦN THỊ TIN

Người hướng dẫn khoa học: PGS,TS. PHAN THỊ NGỌC THUẬN

HÀ NỘI - 2008


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ

MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung
- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn
tại song hành. Nếu khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để
người lao động khơng vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt
hại đến lợi ích chung của tồn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm
sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm,
giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải chỉ
dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một thực trạng khá phổ biến của Tập Đoàn Điện lực hiện nay là

phương pháp quản lý của nhiều công ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ
được quản lý theo kiểu gia đình, cịn những cơng ty lớn lại phân quyền điều
hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều
dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thơng tin, kiểm tra
chéo giữa các bộ phận để phịng ngừa gian lận.
Xuất phát từ đặc điểm trên cho thấy Nghành điện đang phải đối mặt
với rất nhiều rủi ro. Để có thể kiểm sốt được rủi ro, đứng vững và phát
triển địi hỏi doanh nghiệp khơng chỉ có một chiến lược kinh doanh hiệu
quả, một nguồn nhân lực tốt mà phải thiết lập; một hệ thống kiểm soát nội
bộ vững mạnh.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ góp phần giúp Ngành
điện giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vơ
tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất
lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt,
gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán
và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế,
quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm
bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được
mục tiêu đặt ra.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ của
Điện lực Long Thành trong thời gian qua, luận văn tìm ra những mặt mạnh,
mặt yếu, những khó khăn, thuận lợi từ đó dựa trên các cơ sở khoa học đề
tài tìm ra một số giải pháp nhằm hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ tại
Điện lực Long Thành hiện nay và trong tương lai.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Trần Thị Tin

1

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
* Đối tượng nghiên cứu:
Luận văn nghiên cứu về mục tiêu, chiến lược kinh doanh, quy trình,
quy định của Tập đồn Điện lực, của Cơng ty và Điện lực, hệ thống quản
lý, các rủi ro của hệ thống quản lý trên cơ sở tìm hiểu, phân tích thơng tin
số liệu có được của Điện lực như: Các mặt còn tồn tại trong hoạt động sản
xuất kinh doanh, các hành vi vi phạm của CB.CNV, chi phí, giá vật tư, thiết
bị, chất lượng dịch vụ, các kết quả hoạt động kiểm sốt, các hoạt động
chăm sóc khách hàng, …
* Phạm vi nghiên cứu:
Luận văn thực hiện nghiên cứu về thực trạng hoạt động kiểm soát
nội bộ tại Điện lực Long Thành, Công ty Điện lực Đồng Nai và tập đoàn
Điện lực Việt Nam, kinh doanh trong giai đoạn từ năm 2005 đến năm 2007
và có thể lấy thêm một số số liệu năm 2008.
Thực hiện so sánh phân tích đánh giá để có được tầm nhìn tổng thể
và đề ra những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát
nội bộ tại Điện lực Long Thành
4. Cơ sở lý luận - thực tiễn và phương pháp nghiên cứu
* Cơ sở lý luận - thực tiễn:
Luận văn sử dụng các lý luận khoa học về quản trị kinh doanh như
quản trị chiến lược, quản lý chất lượng, Quản lý doanh nghiệp… các
nguyên tắc cơ bản của phép duy vật biện chứng, sử dụng phương pháp mô
tả, phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, đối chiếu so sánh và phân tích
đánh giá, tạo cơ sở đề ra phương hướng và các giải pháp.
* Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn sử dụng mơ hình phân tích theo quan điểm tổng thể.
Vận dụng phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra,

quan sát thực tế và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu
nghiên cứu chuyên ngành có liên quan, số liệu thực tế của Điện lực Long
Thành để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ sở để đưa ra những
nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp thực hiện.
5. Nội dung và kết cấu của luận văn
* Tên đề tài: “Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hồn thiện
hoạt động kiểm sốt nội bộ tại Điện lực Long Thành”
như sau

* Bố cục: Luận văn thực hiện gồm 3 chương với nội dung cơ bản

Chương 1: Các cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát nội bộ, các
nguyên tắc, hệ thống cấu thành và những hình thức kiểm sốt nội bộ.

Trần Thị Tin

2

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
Chương 2: Phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ tại
Điện lực Long Thành. Xem xét các mặt còn tồn tại trong hoạt động sản
xuất kinh doanh, các hành vi vi phạm của CB.CNV, các rủi ro tiểm ẩn
trong công tác quản lý, từ đó phân tích xác định ngun nhân gốc. Những
đánh giá này phục vụ cho việc định hướng xây dựng các giải pháp hồn
thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ.
Chương 3: Căn cứ vào mục tiêu, định hướng phát triển của
Ngành điện, chiến lược phát triển của Công ty, kế hoạch phát triển của

Điện lực Long thành và thực trạng đã phân tích của Chương 2 đề xuất một
số giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ tại Điện lực Long
Thành.

Trần Thị Tin

3

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG I
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG
KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Trần Thị Tin

4

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
1.1

KHÁI NIỆM VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ.

Hoạt động thanh tra, kiểm tra trong các tổ chức, trong các doanh

nghiệp gọi hoạt động kiểm soát nội bộ. Cơng ty có định hướng phát triển
tốt, có chiến lược kinh doanh khơn khéo và cũng có một đội ngũ nhân viên
giỏi nghề thật tuyệt vời! Nhưng cơng ty có dám chắc rằng những ý tưởng
của công ty được mọi người thực thi một cách hoàn hảo, nghĩa là đem lại
thành công và hiệu quả như mong muốn ?
Và điều quan trọng hơn là làm cách nào ngăn chặn những việc làm
gian dối, không minh bạch của nhân viên? Với tư các là người chủ doanh
nghiệp có cần thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ khơng? Vậy kiểm
sốt nội bộ là gì? Có nhiều tài liệu viết về kiểm soát nội bộ.
Hội đồng các tổ chức tài trợ Ủy ban Treadway (CoSo) xây dựng mơ
hình đáng giá hệ thống kiểm soát nội bộ được thừa nhận và áp dụng rộng
rãi trên thế giới như những chuẩn mực của chất lượng kiểm sốt nội bộ.
Theo mơ hình này kiểm sốt nội bộ được định nghĩa là: “Quy trình do hội
đồng quản trị, ban điều hành và cá nhân thực thi, được xây dựng nhằm đưa
ra sự đảm bảo ở mức độ hợp lý đối với mục đích đạt được của nội dung: (i)
Tính hiệu quả và hiệu năng của quá trình hoạt động; (ii) Mức độ tin cây của
các báo cáo tài chính; (iii) Tính tuân thủ của các quy định pháp luật hiện
hành.
Văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp
các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public
Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of
Accountant - MIA) đưa ra như sau : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu
tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức
thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm
bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu
quả bao gồm : tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài
sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, toàn
Trần Thị Tin

5

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
hiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài
chính. Phạm vi của hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn vượt ra ngồi những vấn
đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên
lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ
thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ”.
Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA)
định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau : “Một hệ thống kiểm sốt
tồn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành
lập bởi Ban quản lý nhằm :
- Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;
- Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;
- Giữ an tồn tài sản;
- Đảm bảo tính tồn diện và chính xác của số liệu hạch tốn, những
thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động
kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.”
Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated
Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : “Kiểm
soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối
hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an tồn tài
sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế tốn, tăng
cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các
chính sách quản lý lâu dài”.
Theo Liên đồn kế tốn quốc tế (The International Federation of
Accountant - IFAC) thì : “Hệ thống kiểm sốt nội bộ là kế hoạch của đơn
vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý

doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà
quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh
có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản,

Trần Thị Tin

6

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế tốn đầy đủ, chính
xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”.
Theo tập 2 Giáo trình Đại học Kế tốn chun nghiệp Canada : “Hệ
thống kiểm soát nội bộ” được định nghĩa là hệ thống những quy định tài
chính và quy định khơng tài chính. Hệ thống này do các nhà quản lý doanh
nghiệp lập ra để điều hành quản lý kinh doanh theo trình tự và có hiệu quả.
Đảm bảo tơn trọng mọi quy chế quản lý, giữ an toàn cho tài sản, duy trì chế
độ ghi chép kế tốn đầy đủ.
Theo TS Phạm Anh Tuấn: Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là
các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ
lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động
hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây
là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều
muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết
quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách,
hệ thống, phịng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ
ngun cách làm đó, thì có khả năng hồn thành kế hoạch khơng. Ngồi ra,
thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức

thấp nhất việc thất thốt tài sản cơng ty. (Trích trong bài “Xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức” của tạp chí nhà quản lý – Thứ 3
ngày 6 tháng 12 năm 2005)
Theo PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận: Kiểm tra là quá trình tìm kiếm,
phát hiện và định hướng những sai sót nảy sinh trong hoạt đơng của tổ
chức. Vai trị và tác dụng của kiểm tra là ở chỗ: thông qua kiểm tra nhà
quản lý sẽ:
- Nắm được thông tin phản hồi về đối tượng quản lý.
- So sánh với kế hoạch để phát hiện được mức độ (sai lệch) chênh lệch.
- Ra quyết định điều chỉnh đối tượng quản lý để đưa tổ chức tới
trạng thái mong đợi, tới mục tiêu đã vạch sẵn. (Trích trong Giáo trình Quản
Trần Thị Tin

7

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
trị học đại cương của PGS,TS Phan Thị Ngọc Thuận – NXB Khoa học Kỹ
Thuật Hà Nội , 2005).
Theo tơi thì: Kiểm sốt nội bộ là những phương pháp và chính sách
được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu
quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình
được thiết lập.
Tuy có nhiều cách định nghĩa về kiểm soát nội bộ nhưng tất cả các
khái niệm đều có những điểm chung là:
Thứ nhất, hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp được
hiểu là có hai phần: Phần thứ nhất là các cơ chế kiểm sốt nội bộ bao gồm
tồn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng

với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy
quyền v.v...) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an
toàn. Phần thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ chính là các bộ kiểm tra
giám sát chuyên trách nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế kiểm
soát nội bộ nói trên được thực hiện có hiệu quả.
Thứ hai, hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi
quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham
gia vào việc kiểm soát nội bộ và kiểm soát lẫn nhau (chứ khơng đơn thuần
là chỉ có cấp trên kiểm sốt cấp dưới).
1.2 SỰ CẦN THIẾT VÀ LỢI ÍCH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung
- quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động ln tồn
tại song hành. Nếu khơng có hệ thống kiểm sốt nội bộ, làm thế nào để
người lao động khơng vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt
hại đến lợi ích chung của tồn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm
sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm,
giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ
dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Trần Thị Tin

8

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức
các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh
(sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành,
giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi

hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu
kế tốn và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy
chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng như các quy định của luật pháp.
Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt
được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây
dựng lịng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của
nhiều công ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia
đình, cịn những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà
thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá
nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để
phịng ngừa gian lận.
Thiết lập một hệ thống kiểm sốt nội bộ chính là xác lập một cơ chế
giám sát mà ở đó bạn khơng quản lý bằng lịng tin, mà bằng những quy
định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây
thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản
phẩm...)
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt,
trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các
quy định của luật pháp,
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,

Trần Thị Tin

9

Luận văn Thạc sỹ

Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối
với họ.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích
sau cho cơng ty:
• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính
của cơng ty;
• Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba
hoặc nhân viên của công ty gây ra;
• Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn
hại cho cơng ty;
• Giảm bớt rủi ro khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh doanh
của cơng ty; và
• Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi
ro chưa đầy đủ.
Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống
kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ cơng ty sẽ gặp nhiều
khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa
vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. Đối với những cơng ty mà
có sự tách biệt lớn giữa người quản lý và cổ đông, một hệ thống kiểm sốt
nội bộ vững mạnh sẽ góp phần tạo nên sự tin tưởng cao của cổ đông. Xét
về điểm này, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là một nhân tố của
một hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh, và điều này rất quan trọng
đối với cơng ty có nhà đầu tư bên ngồi. Các nhà đầu tư sẽ thường trả giá
cao hơn cho những cơng ty có rủi ro thấp hơn.
Một số cơng ty chọn có một “kiểm tốn nội bộ” chịu trách nhiệm đảm
bảo hệ thống kiểm soát nội bộ được tuân thủ. Kiểm tốn nội bộ khơng được
là thành viên cua phịng kế tốn vì các biện pháp kiểm sốt nội bộ cũng áp

dụng cho cả phịng kế tốn. Cụ thể, kiểm tốn nội bộ thường có trách
nhiệm kiểm tra:
Trần Thị Tin

10

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
• Việc tn thủ các quy trình và chính sách, vốn là một phần của hệ
thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty;
• Việc tn thủ các chính sách và quy trình kế tốn cũng như việc đánh
giá tính chính xác của các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị;
• Xác định các rủi ro, các vấn đề và nguồn gốc của việc kém hiệu quả
và xây dựng kế hoạch giảm thiểu những điều này.
Kiểm toán nội bộ báo cáo trực tiếp lên Tổng Giám đốc hoặc Hội đồng
Quản trị. Do đó, với một kiểm toán nội bộ làm việc hiệu quả, hệ thống
kiểm sốt nội bộ của cơng ty sẽ liên tục được kiểm tra và hoàn thiện.
Theo Luật Doanh nghiệp Việt Nam, công ty trách nhiệm hữu hạn và
công ty cổ phần có trên 11 cổ đơng phải có Ban Kiểm sốt. Mặc dù vai trị
và quyền hạn của Ban Kiểm sốt theo Luật Doanh nghiệp không rõ ràng ở
một mức nào đó, nhưng có khả năng Ban Kiểm sốt đóng vai trị của kiểm
tốn nội bộ như miêu tả trên.
1.3 NGUN TẮC BẢO ĐẢM KIỂM SỐT NỘI BỘ THÀNH
CƠNG.
Trên cơ sở luật doanh nghiệp, luật thanh tra và các văn bản pháp luật
hiện hành có thể xác định một số vấn đề mang tính ngun tắc về hoạt
động kiểm sốt nội bộ trong các doanh nghiệp như sau:
- Về mục đích: Hoạt động kiểm soát nội bộ giúp lãnh đạo, người

quản lý doanh nghiệp nắm được tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh
phát hiện kịp thời những sơ hở trong quản lý, vi phạm pháp luật đảm bảo
kỷ cương, kỷ luật trong đơn vị, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Về
đối tượng: Đối tượng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát là các bộ phận, đơn
vị, cá nhân thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, các vụ việc cần tiến
hành kiểm tra, kiểm soát cũng phải thuộc phạm vi hoạt động của doanh
nghiệp.
- Về vị trí của người kiểm soát hay bộ phận kiểm soát: Phải được
coi là một chức năng, một khâu của chu trình hoạt động kinh doanh. Bộ
Trần Thị Tin

11

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
phận thực hiện kiểm tra, kiểm soát phải chịu sự điều hành, chỉ đạo trực tiếp
của người lãnh đạo, người quản lý. Tuy vậy, trong hoạt động của mình, bộ
phận này phải có một vị trí chính thống, phải độc lập với các đối tượng của
kiểm tra, kiểm soát.Về quyền hạn: Quyền của bộ phận kiểm tra, kiểm sốt
là quyền mang tính phái sinh, là một bộ phận quyền lực của Giám đốc,
Tổng Giám đốc, vì thế quyền hạn này không bao giờ vượt quá quyền hạn
của người lãnh đạo, người quản lý.
- Về trình tự và thủ tục: Dù được tổ chức theo mơ hình nào thì khi
tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cũng cần tuân thủ theo 3 bước: Chuẩn bị, tiến
hành và kết thúc kiểm tra. Nói tóm lại, cách thức tổ chức cơng tác kiểm tra,
kiểm sốt nội bộ, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trình tự thủ tục kiểm
tra, kiểm sốt phụ thuộc vào những đặc điểm về quy mơ tổ chức, tính chất
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhà nước khuyến khích

các doanh nghiệp tổ chức hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát nhất là đối với
doanh nghiệp nhà nước. Ở mỗi loại hình doanh nghiệp nội dung và hình
thức kiểm tra, kiểm sốt khác nhau những điều quan trọng là đảm bảo cho
hoạt động của doanh nghiệp đúng pháp luật, có hiệu quả và giảm thiểu rủi
ro. Về lâu dài đây được coi là hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục
và chủ yếu để kiểm sốt rủi ro của doanh nghiệp. Khi đó nhà nước chỉ tiến
hành thanh tra khi phát hiện có sai phạm, hoặc thanh tra theo xác suất
nhưng sẽ xử phạt rất nặng nếu doanh nghiệp vi phạm pháp luật Như vậy
nhà nước đã tạo ra một sức ép vơ hình, buộc mọi doanh nghiệp phải đẩy
mạnh hoạt động tự kiểm tra, kiểm sốt.
Điều kiện để thực hiện thành cơng các biện pháp kiểm sốt nội bộ địi
hỏi một một tổ chức phải có:
• Một mơi trường văn hố nhấn mạnh đến sự chính trực, giá trị đạo
đức và phân cơng trách nhiệm rõ ràng;
• Quy trình hoạt động và quy trình kiểm sốt nội bộ được xác định rõ
ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ công ty;
Trần Thị Tin

12

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
• Các hoạt động rủi ro được phân tách rõ ràng giữa những nhân viên
khác nhau;
• Tất cả các giao dịch phải được thực hiện với sự uỷ quyền thích hợp;
• Mọi nhân viên đều phải tn thủ hệ thống kiểm sốt nội bộ;
• Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng;
• Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập;

• Mọi giao dịch quan trọng phải được ghi lại dưới dạng văn bản;
• Định kỳ phải kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp kiểm
soát nội bộ.
Những yếu tố chi phối sự thành cơng

•
-

Cái “tâm” – “tài” (về lao động & quản lý) của những người

đứng đầu doanh nghiệp.
-

Quyết tâm của người đứng đầu doanh nghiệp

-

Nguồn lực của doanh nghiệp.

+ Nhân, tài, vật lực dồi dào & hạn chế
+ Riêng nhân lực: nhân lực quản lý của đội ngũ quản lý.
-

Phương pháp triển khai (không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn

biết cách làm và làm tới cùng).
-

Văn hoá doanh nghiệp

-

Sự đồng thuận trong doanh nghiệp

Để có thể nắm được thơng tin chính xác về hiện trạng đối tượng quản
lý, chẳng hạn kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm có thể biết
được mức độ hoàn thành chỉ tiêu sản lượng, doanh thu của doanh nghiệp
đến mức nào, hoặc kiểm tra kho tàng xem vật tư tồn kho còn bao nhiêu,
hoặc kiểm tra đột xuất ban đêm xem bảo vệ có đi tuần tra hay chỉ ngồi một
chỗ, nhà quản trị phải bảo đảm các nguyên tắc kiểm tra, tức thỏa mãn
các yêu cầu sau đây khi thiết kế chương trình cũng như tổ chức kiểm
tra:

Trần Thị Tin

13

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ vào kế hoạch hoạt động của
tổ chức và cấp bậc của đối tượng bị kiểm tra.
Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp, thì kiểm tra việc hồn thành kế
hoạch phải là đầu tháng, đầu quý, đầu năm sau. Nhưng kiểm tra để đánh giá
kết quả trong các trường học lại vào thời điểm kết thúc việc lên lớp và thực
hiện mỗi học kỳ một lần.
Đối tượng kiểm tra là sổ sách kế toán, khi kiểm tra sự hợp lý của các
chứng từ, tức là kiểm tra tài chính, kiểm tốn, được thực hiện bởi 1 nhóm
người trong nhiều ngày. Loại kiểm tra này nhằm phát hiện tính gian lận, bất

hợp pháp của cấp bậc quản lý cao trong tổ chức, thuộc hàng ngũ lãnh đạo
cơ quan, công ty. Nhưng nếu đối tượng kiểm tra là công nhân sản xuất, nội
dung kiểm tra nhằm phát hiện sự không tn thủ quy trình cơng nghệ, thì
thời gian kiểm tra được tiến hành đồng thời cùng các hoạt động sản xuất
đó, và chỉ tốn ít thời gian đã có thể phát hiện vấn đề.
2. Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân
nhà quản lý.
Kiểm tra nhằm giúp nhà quản lý nắm được những gì đang xảy ra,
cho nên những thông tin thu thập được trong q trình kiểm tra phải được
nhà quản lý thơng hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin
kiểm tra mà nhà quản lý khơng hiểu được, thì họ sẽ khơng thể sử dụng, và
do đó sự kiểm tra sẽ khơng cịn tác dụng.
Ví dụ: Những hình ảnh chụp cắt lớp não của người bị tai nạn giao
thông khi treo lên bảng, không phải ai cũng đọc được và phát hiện được
chấn thương sọ não ở chỗ nào và nguy hiểm đến mức nào. Chỉ có các bác
sỹ chuyên khoa mới có thể đọc được, hiểu được kết quả kiểm tra đó và
chẩn đốn bệnh.

Trần Thị Tin

14

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
3. Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu:
Khi đã xác định rõ mục đích của sự kiểm tra, cần phải xác định nên kiểm
tra ở đâu. Trên thực tế các nhà quản lý phải lựa chọn và xác định phạm vi
cần kiểm tra.

Nếu khơng xác định được chính xác khu vực trọng điển, như kiểm
tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí tiền bạc,
nguyên vật liệu và việc kiểm tra sẽ kém hiệu quả.
Ví dụ: Kiểm tra hiện trạng máy móc bảo đảm an toàn đối với tàu hỏa
đang vận hành được thực hiện ở một số ga khi tàu đang đỗ. Người ta chỉ gõ
vào các bộ phận, chi tiết như ốc vít… xem có bị lỏng khơng trong khoảng
thời gian ít phút tàu đỗ mà không kiểm tra những chỗ khác. Kiểm tra để
nhận diện đối tượng gây án chỉ tiến hành đối với những đối tượng có tiền
án tiền sự. Kiểm tra vi phạm giao thông chỉ thực hiện ở những đoạn đường
hay có vi phạm giao thơng mà khơng dàn trải khắp mọi nơi vì nếu làm như
thế sẽ khơng đủ người, hoặc sẽ tốn kém thêm tiền bạc, vật tư khi không
chọn ra những trọng điểm để kiểm tra.
4. Kiểm tra phải khách quan.
Việc xem xét các bộ phận cấp dưới có làm tốt cơng việc hay khơng,
khơng thể là sự phán đoán chủ quan.
Nếu nhà quản trị thực hiện sự kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ
không cho những nhận xét, đánh giá đúng mức về sự kiểm tra. Kết quả
kiểm tra sẽ bị sai lệch làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất bởi quyết
định khơng đúng đắn.
Vì vậy kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan
trong quá trình tiến hành hoạt động kiểm tra để bảo đảm kết quả và kết luận
kiểm tra được chính xác.
Ví dụ: Cơng ty X sản xuất các chi tiết để cung cấp cho các bộ phận
trong nội bộ Công ty đồng thời bán ra ngồi. Do nhà quản trị cấp cao của
Cơng ty tin tưởng vào công nhân N. V. H là thợ bậc cao và là người có
Trần Thị Tin

15

Luận văn Thạc sỹ

Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
phẩm chất đạo đức tốt nên đã cho phép người này tự đóng dấu chất lượng
(KCS) vào những chi tiết mà anh ta làm ra. Trong một thời gian dài, do chủ
quan nên Ban lãnh đạo Công ty cho tiến hành kiểm tra chất lượng ở tất cả
các khâu và anh công nhân N. V. H. Kết quả là anh cơng nhân N.V. H đã
đóng dấu đạt chất lượng vào một lô lớn sản phẩm không đúng qui cách mà
anh ta làm ra. Việc H không dán nhận trách nhiệm về mình làm cho cơng ty
khi tiêu thụ hàng này mất uy tín với bạn hàng, gây tổn thất cho công ty.
Trường hợp khác khi kiểm tra tạm trú bất hợp pháp (không đăng ký
tạm trú), cơng an phường Y bỏ qua 2 hộ nịng cốt là tổ trưởng dân phố, vì
chủ quan, nhà quản trị cho rằng họ là những công dân tốt, biết chấp hành
nghiêm chỉnh luật lệ, chính sách của Nhà nước. Nhưng chính các hộ đó lại
có người tạm trú mà khơng đăng ký, không khai báo công an để báo cáo
cấp trên trở thành kết luận sai lệch. Hoặc có trường hợp tin con cái mà cha
mẹ không kiểm tra việc lên lớp, chỉ kiểm tra xem có đi học đúng giờ
không. Kết quả con bỏ học 1 năm mà cha mẹ mới biết.
5. Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức.
Nếu Nhà quản trị trong tổ chức có phong cách lãnh đạo dân chủ.
Nhân viên làm việc tự giác, ln sáng tạo và có tình thần trách nhiệm thì
việc kiểm tra hoạt động của cấp dưới và nhân viên không nên thực hiện quá
thường xuyên. Ngược lại, nếu cấp dưới và nhân viên làm việc kém tự giác,
ít chủ động sáng tạo và tinh thần tự chịu trách nhiệm kém thì kiểm tra phải
tiến hành thường xun và chặt chẽ thì mới có hiệu quả.
6. Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế.
Mặc dù nguyên tắc này đơn giản nhưng lại khó thực hiện vì tổ chức
kiểm tra là tốn kém thì giờ và tiền bạc mà đôi khi kết quả thu được lại
không tương xứng với chi phí đã bỏ ra cho nó.
7. Việc kiểm tra phải đưa đến hành động.

Dựa vào kết quả kiểm tra nhà quản lý phải hành động. Có thể đó là
sắp xếp lại tổ chức, điều chỉnh lại kế hoạch, cắt giảm chỉ tiêu, đạo tạo lại
Trần Thị Tin

16

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
nhân viên, nhân rộng phát huy những nhân tố tích cực, thay đổi phong cách
lãnh đạo.
Nếu nhận ra sai lệch so với kế hoạch đặt ra mà khơng điều chỉnh, thì
việc kiểm tra mất tác dụng ý nghĩa. Phòng ngừa, phát hiện và xử lý các vi
phạm, sai sót là mục tiêu chủ yếu, trực tiếp của hoạt động kiểm sốt. Tính
chất thường xun của hoạt động kiểm sốt có tác dụng phịng ngừa. Tầm
quan trọng của hoạt động kiểm soát là phát hiện ra những kiếm khuyết, sơ
hở trong cơ chế quản lý. Kết quả đạt được của hoạt động kiểm soát là hoạt
động xem xét, xử lý, điều chỉnh những vi phạm, sai lệch, để cơ chế quản lý
ngày một hồn thiện hơn góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất
kinh doanh. Nếu nhà quản lý khơng có hành động hữu hiệu để xử lý những
sai lệch, vi phạm thì hoạt động kiểm sốt coi như khơng có kết quả.
1.4 NHỮNG YẾU TỐ CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ.
Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mơ của cơng ty mà hệ
thống kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau, nhưng nói chung, hệ
thống này cần có 5 thành phần như sau:
1. Mơi trường kiểm sốt: Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng
đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra mơi
trường mà trong đó tồn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm

quan trọng của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà
quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần thiết phải tổ
chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng, về việc ban hành
bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một mơi trường
kiểm sốt tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm
soát nội bộ.
2. Biện pháp xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay
vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ cơng ty nào cũng có thể bị tác động

Trần Thị Tin

17

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ
thống kiểm sốt nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
3. Các yếu tố bên trong: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi
trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ
thống máy tính, trang thiết bị, hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng
không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý
cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm...
4. Các yếu tố bên ngồi: Đó là những tiến bộ cơng nghệ làm thay đổi
quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch
vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và
thị phần; đạo luật hay chính sách mới ...
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài,
bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân

tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện, từ đó vạch ra các biện
pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thơng
tin và truyền thơng nội bộ của cơng ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể
bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng
người có trách nhiệm.
5. Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh
giá chất lượng thực hiện việc kiểm sốt nội bộ để đảm bảo nó được triển
khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có
khiếm khuyết. Ví dụ, thường xun rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu
quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban
lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tn thủ các chuẩn mực ứng xử của
cơng ty hay không
Những vấn đề cần lưu ý
Cân nhắc kỹ cách thức triển khai :
-

Triển khai từng bước theo kế hoạch

-

Triển khai triệt để trong thời gian ngắn

Trần Thị Tin

18

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ

-

Với lãnh đạo phải thay đổi tư duy

-

Với nhân viên phải thay đổi thói quen

-

Với cơng ty phải thay đổi tập quán

Sự phản ứng tiêu cực, sự e ngại của nhân viên khi triển khai tái thiết lập
hay hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ :
-

Thêm việc?

-

Mất việc?

-

Mất chức?

-

Mất quyền?

-

Giảm lương?

-

Mất “bổng”

-

Mọi thứ có thể bị xáo trộn

-

Môi trường làm việc bị thay đổi theo hướng xấu?

-

Nhân viên không hiểu rỏ về hệ thống kiểm soát nội bộ nên khi

nghe ấy hai chữ “kiểm soát” là bị dị ứng
-

Nghi ngờ về sự thành công của việc thiết lập hệ thống kiểm

soát nội bộ
-

Nghi ngờ về sự hữu ích của hệ thống kiểm sốt nội bộ (chẳng

biết có tốt đẹp gì hơn hay khơng?)
Thuyết phục nhân viên trên cơ sở lợi ích của nhân viên sau đó mới
đến lợi ích của cơng ty và lợi ích của chủ doanh nghiệp
Đặc tính của hệ thống kiểm sốt nội bộ hữu hiệu
-

Mình tự kiểm sốt mình

-

Mình kiểm sốt những người/bộ phận khác

-

Mình bị kiểm sốt bởi những người/ bộ phận khác

-

Mỗi bộ phận tự kiểm sốt mình

-

Bộ phận mình sẽ kiểm sốt những bộ phận/cá nhân khác

-

Bộ phận mình sẽ được kiểm sốt bởi các bộ phận /cá nhân

khác nhưng tất cả mọi người, mọi bộ phận đều thoải mái về điều này
Trần Thị Tin

19

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
1.5 MƠ HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ.
Hệ thống kiểm sốt nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của
cơng ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc khơng chính thức,
nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt
động kinh doanh. Theo nghĩa rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản
lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm sốt sản xuất, kinh doanh và
phân phối của cơng ty. Thơng tin của người chịu trách nhiệm kiểm sốt nội
bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao
đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế …
Sau đó họ ghi lại những thơng tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mơ tả,
tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình
ảnh cụ thể để phục vụ cho cơng tác kiểm sốt.
Phịng kiểm sốt nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có
chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công
ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơng ty.
Ngồi ra, bộ phận này cịn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm
tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm
bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật. Tùy theo quy mô, cơ cấu tổ
chức, đặc điểm của doanh nghiệp, thậm chí tuỳ thuộc vào quan niệm, nhận
thức của những người lãnh đạo doanh nghiệp bộ phận kiểm soát nội bộ có
thể được thực hiện bởi:
-

Lãnh đạo cơng ty

-

Cử cán bộ kiêm nhiệm

-

Bố trí cán bộ chuyên trách

-

Thành lập bộ phận chuyên trách: Một số dạng bộ phận chuyên

trách thường có trong doanh nghiệp để thực hiện như:
+ Uỷ ban kiểm toán, kiểm soát HĐQT
+ Uỷ ban kiểm soát, Kiểm soát CEO
+ Kiểm toán nội bộ, Kiểm soát hoạt động
Trần Thị Tin

20

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
+ Thanh tra đối với doanh nghiệp nhà nước
Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ
thống kiểm soát nội bộ phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này
vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: Xây dựng một mơi

trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với
những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi. Các quy
trình hoạt động và kiểm sốt nội bộ được văn bản hoá rõ ràng và được
truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn
nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn
bản. Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm
soát nội bộ. Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành
định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu
quả của các biện pháp kiêm soát nội bộ.
Trừ các doanh nghiệp liên doanh với nước ngồi và các doanh nghiệp
đã có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO, TQM... Theo đánh giá
của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết,
lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống
kiểm sốt nội bộ. Cơng tác kiềm tra, kiểm sốt thường chồng chéo, phiến
điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với
thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm sốt tồn
bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phịng ngừa là chính. Đây là một
trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức
cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu.
1.5.1. Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng. Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm sốt
nội bộ của cơng ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì nhà
quản trị cần dành nhiều thời gian hơn để chấn chỉnh:
- Khơng có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: cơng việc chỉ
được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi.
Trần Thị Tin

21

Luận văn Thạc sỹ

Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
- Khi nhân viên chấp nhận làm việc“khơng cơng”. Có thể họ đang lợi
dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của cơng ty để kiếm lợi cho
mình.
- Có sự chồng chéo giữa các phịng ban, khơng có sự trao đổi thơng
tin, khi có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau.
- Không yên tâm về tài chính cơng ty. Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại
nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ đang có trục trặc. Hãy xem xét
ngay lập tức hệ thống kiểm sốt nội bộ, nếu cảm thấy khơng an tâm trong
thu chi tài chính của cơng ty. Thậm chí có khi nhà quản không biết hoạt
động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua
bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.
1.5.2. Để hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả
Rất khó để tìm ra một cơng thức chung giúp khắc phục những yếu
kém của hệ thống kiểm soát trong công ty. Tuỳ từng công ty, tuỳ từng
khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt. Chẳng hạn như đối
với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong cơng ty, cần phải tìm được cách
kiểm sốt tối ưu phù hợp nhất với đặc điểm của cơng ty, vì đây là thứ tài
sản dễ bị thất thoát nhất. Theo nhiều chun gia tài chính thì đừng bao giờ
để kế toán trưởng vừa là người duyệt chi, vừa là người ghi sổ sách, mà phải
lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và khơng nên có ngoại lệ: bất kỳ
phịng ban nào trong cơng ty muốn chi đều phải lập giấy đề xuất chi,
chuyển đến người có trách nhiệm duyệt. Sau khi có chữ ký đồng ý của
người có thẩm quyền, kế toán viên mới lập phiếu chi và ra lệnh chi. Lúc đó
thủ quỹ mới chi tiền. Cịn nếu cẩn thận hơn thì nên tách ln bộ phận thủ
quỹ ra khỏi phịng kế tốn, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ.
Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá
hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện

pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao. Nhà quản lý nên trả
lương thật cao cho những người làm ở bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng
Trần Thị Tin

22

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt nội bộ
nếu cơng ty phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với
nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay. Như vậy nghĩa là họ sẽ mất đi một
chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt. Bên cạnh đó, nhà quản lý
nhất thiết phải có những kênh thơng tin riêng của mình để giám sát hoạt
động xuất nhập nguyên vật liệu.
Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán
hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời. Bộ phận bán
hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng. Để công việc này được
thuận tiện, nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự
quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý. Sau đó các nhân viên bán hàng viết
phiếu xuất, chuyển qua thủ kho. Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký
của trưởng phịng hoặc một phó phịng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho
mới xuất hàng và ký vào đó. Tờ phiếu này có ba liên: phịng bán hàng giữ
liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi
việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế tốn để ghi
vào sổ sách và theo dõi cơng nợ.
Về phía các nhà quản lý trong cơng ty, họ có trách nhiệm thành lập,
điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục
tiêu của công ty. Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân
thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một mơi trường văn hóa chú trọng

đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng
về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn
nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của cơng ty cũng phải tn thủ hệ
thống kiểm sốt nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát;
tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…
Ngồi việc thiết lập các quy chế kiểm sốt ngang - dọc hay kiểm tra
chéo giữa hệ thống các phịng ban, nhiều cơng ty cịn lập thêm phịng kiểm
tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những
sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều
Trần Thị Tin

23

Luận văn Thạc sỹ


Phân tích thực trạng và giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ
kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có bị chiếm dụng khơng... nhằm
ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro.
Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài
chính phụ trách, cịn đối với các cơng ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành
sẽ thực hiện.
1.6 CÁC HÌNH THỨC KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI DOANH
NGHIỆP.
Hoạt động kiểm sốt nội bộ tùy thuộc vào mơ hình tổ chức của
mỗi công ty, ở một số công ty gọi hoạt động này là thanh tra, kiểm tra
hoặc hoạt động thanh kiểm tra. Một số Doanh nghiệp kinh doanh
người ta thường gọi kiểm soát nội bộ là hoạt động kiểm tra đối với các
hoạt động sản xuất kinh doanh.
Các hình thức kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm:

1. Kiểm tra dự phòng
Là kiểm tra nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra từ đó phải có
biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại.
Hình thức kiểm tra này được tiến hành trước khi bắt đầu chương
trình, kế hoạch. Ví dụ: Kiểm tra trước khi bắt đầu đêm diễn, trước khi quay
cảnh của màn diễn xem mọi thứ đã chuẩn bị sẵn sàng chưa. Nếu chưa sẵn
sàng phải điều chỉnh ngay để chương trình quay phim hoặc biểu diễn nghệ
thuật có kết quả tốt.
2. Kiểm tra hiện hành.
Là hình thức kiểm tra giúp cho nhà quản lý sửa chữa kịp thời khó
khăn mới phát sinh, gây cản trở, trục trặc cho quá trình thực hiện các kế
hoạch, được thực hiện trong quá trình triển khai chương trình, kế hoạch đã
định trước. Ví dụ: Kiểm tra trước ngày tổ chức đám cưới xem có mặt nào
chưa chuẩn bị thì tập trung giải quyết ngay cho chu đáo (kiểm tra dự
phòng). Kiểm tra khi đang tổ chức ăn uống mừng xem có đủ mâm khi

Trần Thị Tin

24

Luận văn Thạc sỹ