CÔNG tác tổ CHỨC và HOẠT ĐỘNG văn PHÒNG của CÔNG TY THƯƠNG mại và sản XUẤT vật tư THIẾT bị GTVT

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ



BÀI TIỂU LUẬN
CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHỊNG CỦA
CƠNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ
GTVT

Nha Trang, ngày 26 tháng 12 năm 2020


MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU............................................................................................................1
B. NỘI DUNG.................................................................................................................1
I. Giới thiệu về doanh nghiệp....................................................................................1
1.

Lịch sử hình thành...........................................................................................1

2.

Cơ cấu tổ chức..................................................................................................2

II.

Nghiệp vụ hành chính văn phịng tại cơng ty....................................................2

1.

Tổ chức văn phịng...........................................................................................2

2.

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng..........................................................3

3.

Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của cơng ty..........................5
a. Tổ chức bộ máy.................................................................................................5
b. Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phịng:...............................................5

4.
III.

Tình hình hoạt động của văn phịng cơng ty..................................................7
Nhận xét và đánh giá chung về hoạt động văn phịng của cơng ty.....................7

C. LỜI KẾT....................................................................................................................9


A. LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, đất nước ta có nhiều đổi mới trong lĩnh vực như: kinh tế,
văn hóa, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế - một lĩnh vực đóng vai trị quan
trọng trong quá trình hội nhập với thế giới và khu vực của Việt Nam.
Trong bối cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, dù là kinh doanh trong lĩnh
vực, nghành nghề nào thì mỗi doanh nghiệp đều phải tự vươn lên để khẳng định vị thế
của mình: xây dựng uy tín thương hiệu, củng cố và hiện đại hóa cơ cấu bên trong cũng
như tăng cường hiệu quả đầu tư, sản xuất kinh doanh bên ngoài. Để làm được điều đó,

chúng ta khơng thể bỏ qua sự hỗ trợ đắc lực và hết sức quan trọng của công tác văn
phịng. Hiện nay, cơng tác văn phịng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn
vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho q trình quản lý.
Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thơng tin về
chính trị, kinh tế, văn hố - xã hội, cơng nghệ - kỹ thuật tiên tiến.
Vì thế việc củng cố, hồn thiện tổ chức và hoạt động văn phịng để trợ giúp đắc lực
về cơng tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu
cầu chung đó, việc nghiên cứu hoạt động văn phòng cần phải đạt được sự hiểu biết ở mức
độ sâu sắc. Nhận ra được vấn đề này nên công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT đã rất chú trọng vào cơng tác tổ chức và hoạt động văn phịng trong doanh nghiệp
của mình.
Do kiến thức cịn hạn hẹp, vì thế bài tiểu luận này không thể tránh khỏi những thiếu
sót. Em mong thầy đọc qua và góp ý thêm để bài của em được hoàn thiện hơn.

B. NỘI DUNG
I. Giới thiệu về doanh nghiệp
1. Lịch sử hình thành
 Cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là đơn vị thành viên của Tổng
Công ty công nghiệp ôtô Việt Nam - Tiền thân là "Công ty vật tư" trực thuộc Cục cơ
khí - Bộ giao thơng vận tải, được thành lập ngày 27/10/1976;

9


 Năm 1980 đổi tên thành "Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT" và được thành lập lại
doanh nghiệp nhà nước theo quyết định số 602/QĐ.TCCB-LĐ ngày 5/04/1993 của Bộ
giao thông vận tải;
 Ngày 01/09/1988 đổi tên thành "Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT" (TMT) theo quyết định số 2195/1998 QĐ - BGTVT của Bộ giao thông vận tải;
 Tháng 04/2006 được Bộ giao thông Vận tải phê duyệt phương án Cổ phần hóa theo

quyết định số 870/QĐ - BGTVT ngày 14/4/2006 và được sở Kế hoạch và Đầu tư TP
Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103014956 ngày 14/12/2006.
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT – trực thuộc Liên hiên hiệp xí
nghiệp cơ khí GTVT với quy mơ ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là 190
triệu đồng. Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn
Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội.
2. Cơ cấu tổ chức

II.Nghiệp vụ hành chính văn phịng tại cơng ty
1. Tổ chức văn phòng

9









2.

Bộ máy văn phịng của cơng ty bao gồm những phòng ban sau:
Ban giám đốc điều hành hoạt động của cơng ty.
Phịng tài chính kế tốn.
Phịng KCS
Phịng khoa học cơng nghệ.
Phòng tổ chức nhân sự.
Trung tâm bán hàng.

Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng
Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thơng tin từ các nguồn

thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị
đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thơng tin tổng hợp được
có thể thơng qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.
Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề
ra các quyết định chỉ đạo, điều hành cơng việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ
trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu
rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan
diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy địi hỏi phải có
một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất,
phương tiện cho cơ quan như văn phịng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ
chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng,
kinh phí, y tế và mơi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong q
trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu khơng đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ cơng
việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan khơng được đảm
bảo.


Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và

phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phịng nói riêng. Trong đó
chức năng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến
nhu cầu tối thiểu về thơng tin do văn phịng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể
người lãnh đạo ra quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn phịng phải thực hiện
hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó.
9

 Nhiệm vụ văn phịng:
Là những cơng việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng. Để thực hiện
chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ
liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thơng tin để thủ trưởng ra những quyết định
quản lý. Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan và
văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng
chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị
giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành.
Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thơng tin đầu vào qua các
kênh thu chính thức và phi chính thức.
Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng
để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành.
Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phịng phải xây dựng chương trình cơng tác
hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan
đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay khơng là do chương trình hoạt động của văn
phịng lập ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của tồn cơ quan.
Thường xun theo dõi đơn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề
ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương
trình, kế hoạch cơng tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời.
Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch
vụ Văn phịng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV.
Quản lý tài sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các
phòng ban.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ
quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân. Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội
nghị tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phịng cịn
phải quản lý cơng tác thi đua khen thưởng trong cơ quan.
3. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính - Tổng hợp của cơng ty
9

a. Tổ chức bộ máy
Công ty sắp xếp CBCNV trong phịng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người, trong đó:
1. Trưởng phịng : 01 người
2. Văn thư : 04 người.
3. Tổ xe : 05 người.
4. Bảo vệ : 03 người.
5. Tạp vụ : 01 người.
6. Nhà ăn : 05 người.
b. Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng:
 Trưởng phịng hành chính tổng hợp:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân
công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phịng.
Tổng hợp các tình hình chung của cơng ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc
họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp,
hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ
tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế
độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chun mơn mà mình phụ
trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành.
Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo. Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ
chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối
hợp hoạt động với Đảng uỷ, cơng đồn, đồn thanh niên. Tổ chức soạn thảo văn bản tài
liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành.
Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của
công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh
của công ty. Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư

9

lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi
đường cho CBCNV của công ty.
 Cán bộ văn thư lưu trữ:
Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao. Tiếp nhận
giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ cơng văn đến
trình duyệt lãnh đạo và chuyển cơng văn đến các phịng có trách nhiệm giải quyết.
Vào sổ và quản lý tốt công văn. Tiếp nhận cơng văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty, bảo
quản tốt công văn giấy tờ. Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ
khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm
phân phối văn phịng phẩm cho cơng ty. Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách
trước khi đưa họ đi làm việc với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban
và các cuộc họp. Quản lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và
các phịng họp, phịng khách.
Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phịng làm việc của lãnh đạo, ngồi ra
cịn phải thường xun đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, thực
hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được
trang bị trong cơng ty.
 Lái xe:
Có nhiệm vụ bảo quản và sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô được vận hành liên tục cho
các chuyến đi công tác của lãnh đạo và các CBCNV. Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng
xăng dầu và các phụ tùng thay thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng.
 Nhân viên bảo vệ:
Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày. Quản lý người cư trú lại
trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an. Ngăn ngừa và
nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong cơng ty. Đảm bảo cơng tác phịng cháy,
chữa cháy trong cơng ty, tham gia tập huấn phịng cháy, chữa cháy của công an thành phố.
 Nhân viên tạp vụ:

9


Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ
cho cơng tác như xà phòng, chổi…
 Nhân viên nhà ăn:
Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty và phục vụ đầy
đủ nước uống cho các phịng ban.
4. Tình hình hoạt động của văn phịng cơng ty
Từ thực tiễn cho thấy văn phịng của Cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định. Văn phịng
của cơng ty là tồn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin
nhằm thực hiện mục tiêu của cơng ty. Văn phịng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty
đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra. Đồng thời, văn phịng cũng
chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực
hiện các quyết định của giám đốc.
Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt
động hậu cần và tham mưu của văn phịng cơng ty cũng tương đối khoa học trong việc lựa
chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của cơng ty.
Vì văn phịng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát
triển cho cơng ty thì hoạt động của văn phịng cũng đã hướng tới việc bố trí địa điểm, xác
định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu và xử lý thông tin, cho sự
giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bên ngồi.


Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phịng đã

trở thành yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị nào.
III. Nhận xét và đánh giá chung về hoạt động văn phịng của cơng ty
Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu sự

hoạt động của văn phịng Cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận
thấy rằng cũng như một văn phịng nói chung, văn phịng của Cơng ty Thương mại và sản
xuất vật tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức năng sau:
 Chức năng tổng hợp.
9


 Chức năng tham mưu.
 Chức năng hậu cần.
Một văn phịng muốn hoạt động tốt thì phải thực hiện đầy đủ 3 chức năng nói trên.
Cả 3 chức năng trên đều quan trọng. Nhưng đồng thời phải thực hiện với cấp độ và khối
lượng như nhau thì mới đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao. Trong đó chức năng tổng
hợp là quan trọng nhất, ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phịng cịn có nhiệm vụ
kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhau.
Các hoạt động khơng bị bó hẹp trong phạm vi của phịng mà nó ln có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích.
Trang thiết bị trong văn phòng tương đối đủ nên đã ứng dụng được các tiến bộ Khoa
học Công nghệ vào công tác văn phịng, đặc biệt là cơng tác văn thư lưu trữ.
Cơng ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các
phòng ban, điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn của các
phịng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều đó
là mặt mạnh của cơng ty.
Đối với chức năng hậu cần thì văn phịng cơng ty thực hiện rất tốt từ việc đón, tiếp
khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, ký kết, hội thảo và
việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo đi cơng tác.
Ngồi ra văn phịng còn chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phịng
ban làm việc. Bên cạn đó vẫn cịn tồn tại những nhược điểm như:
 Cơng tác văn phòng chưa thực sự rõ ràng, cán bộ nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ
lưỡng, một người có thể kiêm nhiệm 3 đến 4 công việc, chức năng trong văn phòng
như cán bộ văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân.

 Văn phòng chưa thực hiện chức năng tham mưu tốt, kém hiệu quả. Văn phòng chỉ
làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến còn các phòng sản xuất và kinh doanh chịu trách
nhiệm là chính.

C. LỜI KẾT
Nhìn chung, văn phịng khơng chỉ đơn giản là nơi làm việc của cán bộ, công nhân
viên trong một doanh nghiệp mà văn phịng cịn chính là nơi thể hiện bộ mặt và giá trị
9


thương hiệu và văn hóa đặc sắc của một doanh nghiệp. Khi làm việc với đối tác, khách
hàng điều gây ấn tượng cho họ đầu tiên và sâu sắc nhất chắc chắn sẽ là văn phịng của
cơng ty, giúp cơng ty thể hiện được phong cách và cá tính của mình. Nhận định được tầm
quan trọng của văn phịng được coi là bước đầu cho sự thành công trong quá trình phát
triển của doanh nghiệp.

9