MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ
TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ
NGHIỆP KINH DOANH TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG
I. NHẬN XÉT VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI
XÍ NGHIỆP
Qua thời gian thực tập tại XN, em đã có điều kiện tiếp xúc và tìm hiểu về công tác
kế toán ở đây. XN đã bước đầu nhận thức được tầm quan trọng của kế toán quản trị và đã
tiến hành tổ chức thực hiện kế toán quản trị trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán tài
chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT) không tổ chức thành hai bộ phận riêng biệt mà
việc thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin được kết hợp nhằm đáp ứng cho cả mục tiêu
của KTTC và KTQT. Với những tìm hiểu của mình trong thời gian qua, em có những nhận
xét chung về thực trạng kế toán quản trị hàng tồn kho tại XN như sau:
1. Ưu điểm
- Với đặc điểm về hàng tồn kho khá đa dạng, nhiều chủng loại, lưu trữ tại nhiều kho,
yêu cầu quản lý về tồn kho tại đây khá chặt chẽ, do vậy, XN đã thực hiện việc theo dõi cả
số lượng và giá trị về hàng tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ, nhập xuất và được chi tiết theo từng
mặt hàng ở từng kho. Điều này được thể hiện qua tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kiểm kê định kỳ (PP KKĐK) và công tác tính giá hàng tồn kho (giá bình
quân gia quyền). Việc XN áp dụng PP KKĐK để hạch toán hàng tồn kho hoàn toàn phù
hợp với tình hình thực tế đặt ra ở đây. Bởi vì, các nghiệp vụ xuất kho ở đây xảy ra khá
nhiều (vừa bán sĩ, vừa bán lẻ) và xảy ra ở nhiều cửa hàng do đó nếu hạch toán theo phương
pháp kê khai thường xuyên là một việc làm khá khó khăn và tốn kém.
- Việc tổ chức hạch toán tại kho hàng (theo dõi về số lượng) và tại phòng kế toán
(theo dõi cả số lượng và giá trị) đã đảm bảo được quan hệ đối chiếu và phù hợp giữa hiện
vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp; giữa số liệu thực tế tồn kho và số liệu
sổ kế toán.
- Tại XN, việc kiểm kê hàng tồn kho được tổ chức hàng tháng và thực hiện so sánh
giữa giá trị thực tế và giá trị sổ sách nên đảm bảo việc tránh thất thoát và phát hiện kịp thời
các trường hợp thiếu hàng, hàng hóa bị hư hỏng… Điều này giúp nhà quản trị trong việc
quản lý hàng tồn kho có hiệu quả.

2. Nhược điểm
Công ty CP Vận tải biển trước đây là một công ty nhà nước, sau đó chuyển đổi sang
công ty cổ phần, hoạt động theo cơ chế thị trường công ty đã có nhiều bỡ ngỡ trong việc áp
dụng kế toán quản trị trong việc quản lý. Công ty CP VTB cũng như XN KDTH thuộc
công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của KTQT và đã tiến hành triển khai thực hiện,
tuy nhiên có thể nhận thấy rằng việc áp dụng kế toán quản trị tại công ty còn chưa thật sự
phát huy hết tác dụng của KTQT.
- Với hệ thống kế toán hỗn hợp bao gồm cả kế toán tài chính và Kế toán quản trị,
mà phần hành chủ yếu là KTTC cho nên việc tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp còn đặt
trọng tâm vào việc thu thập thông tin cho KTTC, còn vấn đề để thu nhận thông tin cho
KTQT hầu như là rất ít.
- Liên quan đến hàng tồn kho, trong việc lập kế hoạch XN chỉ mới hướng đến lập kế
hoạch về dự trữ và lên các ORDER mua hàng, tuy nhiên việc lập kế hoạch cũng chỉ mang
tính chất ước chừng, dự đoán trong khi đó, yêu cầu quản lý tồn kho còn đòi hỏi phải theo
dõi, dự kiến được các khoản chi phí tồn kho, tiến độ cung cấp hàng...nhưng XN không có
kế hoạch mua vào và tồn kho hàng hoá một cách cụ thể trong quá trình kinh doanh của
mình. Điều này đôi lúc dẫn đến việc chậm tiến độ cung cấp hàng cho khách nếu việc đặt
hàng từ các nhà cung cấp gặp trở ngại.
- Tại XN nguyên vật liệu không được dự trữ trước mà đến lúc phát sinh nghiệp vụ
thì mới lập dự toán và tiến hành đặt mua. Điều này đôi lúc làm ảnh hưởng đến tiến độ công
việc và chất lượng sửa chữa nếu nguyên vật liệu cần mua không đáp ứng đủ hoặc hàng
không về kịp. Bên cạnh đó, việc tổ chức sổ sách kế toán vẫn chưa cụ thể, chẳng hạn như có
mở sổ chi tiết nhưng lại không mở tài khoản chi tiết, điều này gây khó khăn trong việc theo
dõi và hạch toán chi tiết từng loại hàng hóa.
- Đối với thông tin phục vụ cho các báo cáo, kiểm soát đánh giá thì cũng chỉ mới dừng
lại ở các báo cáo mang tính tổng hợp chưa đủ chi tiết để cung cấp thông tin đầy đủ cho nhà
quản trị. Các báo cáo kiểm soát, đánh giá cũng chưa cung cấp được thông tin về tiến độ
cung cấp hàng, tình hình tôn trọng định mức tồn kho, chất lượng tồn kho...
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến những mặt còn hạn chế trong kế toán quản trị tồn
kho nói riêng, và KTQT nói chung tại XN. Điều này có lẽ xuất phát từ nhân tố con người.

Do nhà quản trị chưa thật sự đòi hỏi nhân viên kế toán thực hiện các báo cáo cho nhu cầu
thông tin của mình và nhân viên kế toán cũng chưa được trang bị một cách đầy đủ về
KTQT để trợ giúp nhà quản lý. Có thể thấy đây cũng là tình hình chung của các doanh
nghiệp Việt Nam hiện nay trong giai đoạn bước đầu áp dụng KTQT cho hoạt động quản lý
của mình. Tuy nhiên, do XN KDTH là đơn vị hạch toán phụ thuộc công ty CP Vận tải biển
nên việc tổ chức công tác kế toán chủ yếu là được thực hiện trên công ty mẹ, vì vậy công
tác kế toán tại XN được quy định như vậy cũng là điều dĩ nhiên.
II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN
TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP
1. Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán
Để quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả thì đầu tiên hệ thống sổ sách kế toán
phải đảm bảo việc theo dõi và quản lý một cách chặt chẽ, đảm bảo đáp ứng được yêu cầu
quản lý của nhà quản trị khi ra các quyết định về hàng tồn kho một cách hiệu quả và kịp
thời.
- Tại XN, việc tổ chức sổ hạch toán hàng tồn kho vẫn còn chưa hợp lý, hàng tồn kho
nhiều với nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại nhưng hệ thống sổ và báo cáo quản lý hàng tồn
kho chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý.Do đó, XN nên sử dụng các tài khoản chi tiết cho
các sổ chi tiết để dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hơn.
Cụ thể, XN có thể mở các tài khoản chi tiết cho các mặt hàng như sau:
Mã tài khoản Tên tài khoản
156 Hàng hoá
1561 Giá mua hàng hoá
15611 Hàng cơ khí
15612 Đá
15613 Sơn
15614 Hoá chất
1562 Chi phí mua hàng
152 Nguyên vật liệu
- Bên cạnh đó, về chứng từ kế toán, trong Biên bản kiểm kê hàng hóa, cần có thêm
cột đối chiếu để giải thích về sự chênh lệch giữa số lượng sổ sách và số lượng thực thực tế

để khỏi nhầm lẫn thay vì chú thích bên cột ghi chú. Cụ thể là:

STT CHỦNG LOẠI ĐVT SỐ LƯỢNG Đối chiếu Ghi
chú
Sổ sách Thực
tế
Hàng
gởi bán
Hàng chưa
hóa đơn
Dây hàn CO2 NA 70S
loại 0.9
kg 870 540 150 0 180 đổi
hàng
…
…
2. Dự toán hàng tồn kho
Dự toán hàng tồn kho tại XN đã được lập với nội dung như: kế hoạch dự trữ, các kế
hoạch mua hàng, dự toán nguyên vật liệu. Với các nội dung cơ bản đó, dự toán hàng tồn
kho ở đây đã góp phần xác định mức dự trữ hợp lý và đảm bảo cung cấp đủ hàng trong
hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, các kế hoạch này vẫn chưa được xây dựng có hệ thống
và cụ thể mà còn sơ sài nên cần phải xây dựng một kế hoạch về dự trữ, kế hoạch mua hàng
một cách hệ thống và chặt chẽ. Bên cạnh đó, theo em nghĩ Xí nghiệp cần dự kiến theo dõi
thêm về chi phí tồn kho và thời gian giao hàng.
2.1. Kế hoạch dự trữ
Đầu tiên để xây dựng được kế hoạch dự trữ hợp lý thì XN cần đưa ra quản lý mức
tồn kho thông qua tỷ lệ dự trữ bình quân. Có thể xác định mức dự trữ dựa trên doanh thu
các quý tại Xí nghiệp, qua số liệu các quý thì mức dự trữ bình quân có thể dao động từ
25%- 30 % doanh thu. Thể hiện qua bảng sau:
BẢNG TÍNH TỶ LỆ DỰ TRỮ BÌNH QUÂN TRÊN DOANH THU

TẠI XÍ NGHIỆP QUA CÁC QUÝ
Chỉ tiêu Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4
Dự trữ đầu kỳ 2.280.124.221 3.487.972.481 3.280.645.033 7.030.996.579
Dự trữ bình quân 2.884.048.351 3.384.308.757 5.155.820.806
Doanh thu 11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353
Tỷ lệ dự trữ bình quân
trên doanh thu
26% 28% 30%
Trong đó:
Dự trữ bình quân =
dự trữ đầu kỳ + dự trữ cuối kỳ
2
Tỷ lệ dự trữ bình quân trên doanh thu =
Dự trữ bình quân
Doanh thu
Xây dựng mức dự trữ bình quân dự kiến dựa trên hai yếu tố là: tỷ lệ dự trữ cho phép
(25-30% doanh thu dự kiến) và doanh thu dự kiến.
- Việc dự đoán doanh thu (dự toán tiêu thụ) phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ hiện tại và
những biến động dự đoán trong kỳ sau.
- Việc xác định tỷ lệ dự trữ bình quân dưạ trên tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dữ trữ cao
nhất cho phép.
+ Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:- Là tỷ lệ dự trữ tối thiểu mà Xí nghiệp phải có để tránh tình
trạng thiếu hàng. Nó được xác định dựa trên:
 Tỷ lệ hàng bán ra bình quân một ngày theo dự kiến
 Tỷ lệ hàng trưng bày, quảng cáo tại các quầy
 Tỷ lệ hàng bảo hiểm (đề phòng hàng về chậm hoặc bán ra tăng đột biến)
+ Tỷ lệ dự trữ cao nhất: Là tỷ lệ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể dự trữ. Nó
tạo thành để tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá không cần thiết.
Tỷ lệ dự trữ bình quân là bình quân giữa tỷ lệ dự trữ thấp nhất và tỷ lệ dự trữ cao nhất.
Trên cơ sở đó, công ty lên kế hoạch dự trữ cho từng quý:

KẾ HOẠCH DỰ TRỮ QUÝIII (NĂM 2008)
Chỉ tiêu QuýI Quý II Quý III Quý IV
1. Doanh thu dự kiến
trong kỳ
11.092.493.658 12.086.816.989 17.186.069.353 16.987.636.574
2. Tỷ lệ dự trữ thấp nhất:
(% doanh thu)
- Tỷ lệ hàng bán ra bình
quân một ngày theo dự
kiến
- Tỷ lệ hàng trưng bày,
quảng cáo tại các quầy
- Tỷ lệ Lượng hàng bảo
hiểm
14,27
0.27
4
10
14,27
0.27
4
10
14,27
0.27
4
10
14,27
0.27
4
10

3. Tỷ lệ dự trữ cao nhất
(% doanh thu)
40 40 40 40
4. Tỷ lệ dự trữ bình quân
(% doanh thu)
27 28 28 30
5. Dự trữ bình quân
= (4) x (1)
2.994.973.288 3.384.308.757 4.812.099.419 5.096.290.972
2.2. Kế hoạch mua hàng
Trước hết, bộ phận kinh doanh sẽ xem xét, phân tích thị trường trong kì đến để dự trù
nhu cầu hàng hoá. Để việc dự trù nhu cầu hàng hoá nhanh chóng, chính xác, ở XN, thường
do các nhân viên tại các kho dự trù thông qua các yêu cầu mua những mặt hàng nào, số
lượng bao nhiêu. Vì những người này là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và thấy
rõ nhu cầu nhất. Các yêu cầu mua hàng này sẽ được gửi về bộ phận kinh doanh, bộ phận
này sẽ kiểm tra lại một lần nữa các nhu cầu xem có phù hợp với nhu cầu thị trường không
và có những điều chỉnh hợp lý. Bên cạnh nhu cầu đặt hàng còn phụ thuộc lớn vào các đơn
đặt hàng từ các khách hàng quen thuộc và các khách hàng mới... Do đó, nhu cầu hàng hoá
tại XN là tổng các yêu cầu từ các cửa hàng và các đơn đặt hàng. Ngoài ra, còn tuỳ thuộc
vào tình hình kinh tế thị trường, bộ phận kinh doanh sẽ có điều chỉnh kịp thời.
Sau khi dự trù nhu cầu, kết hợp với báo cáo mức tồn kho do phòng kế toán gửi lên, và
tồn kho cuối kỳ dự kiến, bộ phận kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng. Kế hoạch mua
hàng này bao gồm có cả mua nguyên vật liệu dự trữ cho công việc sữa chữa phát sinh trong
kỳ. Kế hoạch mua hàng trong các quý có thể được lập như sau:
KẾ HOẠCH MUA HÀNG QUÝ III NĂM 2008
S
TT
Tên mặt hàng,
quy cách, chủng
loại

ĐVT Tồn
đầu kỳ
Nhu cầu
tiêu thụ
Tồn cuối
kỳ dự kiến
Lượng hàng
cần mua
Đơn giá
dự kiến
Thành tiền
(A) (B) (C) (1) (2) (3) (4) = (5) (6) = (4)x(5)