Công tác Kế toán quản trị hàng tồn kho tại Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp - Công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

PHẦN 1:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP
THƯƠNG MẠI

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -1-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

I.KẾ TỐN QUẢN TRỊ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1. Khái niệm và bản chất của kế toán quản trị
Trước đây, người ta chỉ đơn thuần định nghĩa kế tốn như là một cơng việc giữ sổ
sách của nhân viên kế toán. Năm 1941, các giám định viên kế toán của Hiệp hội kế
toán viên công chứng Hoa Kỳ AICPA đã định nghĩa: “Kế toán là một nghệ thuật của
việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền
các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó.”
Như vậy kế toán là khoa học và nghệ thuật thu nhận, xử lý cung cấp thông tin ở
doanh nghiệp. Thông tin không chỉ cần thiết cho những người ra quyết định bên trong
đơn vị như: ơng chủ, nhà quản trị… mà cịn cần thiết cho các đối tượng bên ngoài
như: ngân hàng, nhà đầu tư…Do đó thơng tin phải đa dạng về mọi khía cạnh: nội
dung, thời gian, mức độ…Chính vì lý do này mà kế toán doanh nghiệp được chia
thành Kế tốn Tài chính và Kế tốn Quản trị.

- Kế tốn quản trị: là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống kế tốn
nhằm thực hiện q trình nhận diện, đo lường, tổng hợp và truyền đạt thông
tin hữu ích giúp các nhà doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch, điều chỉnh, tổ
chức thực hiện kế hoạch và quản lý hoạt động kinh tế tài chính trong nội bộ
doanh nghiệp.
- Bản chất của kế toán quản trị:
 Kế toán quản trị không chỉ thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về các
nghiệp vụ kinh tế đã thực sự hồn thành mà cịn xử lý và cung cấp thông tin
phục vụ cho việc ra quyết định quản trị. Để có những thơng tin này kế tốn
phải sử dụng các phương pháp khoa học để phân tích, xử lý sao cho phù hợp
với nhu cầu thông tin quản trị.
 Kế tốn quản trị chỉ cung cấp thơng tin về hoạt động kinh tế tài chính trong
phạm vi nội bộ doanh nghiệp. Những thơng tin đó chỉ có ý nghĩa với những bộ
phận, những người điều hành, quản lý doanh nghiệp, khơng có ý nghĩa đối với
các đối tượng bên ngồi. Vì vậy người ta nói rằng kế tốn quản trị là loại kế
toán dành cho những người làm cơng tác quản lý.
 Kế tốn quản trị đặt trọng tâm cho tương lai, nghĩa là cung cấp thông tin cho
những dự đoán để đạt được mục tiêu tương lai.
 Kế tốn quản trị là một bộ phận của cơng tác kế tốn nói chung và là một bộ
phận khơng thể thiếu được để kế tốn trở thành một cơng cụ quản lý.

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -2-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

2. Vai trị và chức năng của kế tốn quản trị
* Vai trị
Khác với cơ chế kinh tế kế hoạch, vì hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên
các doanh nghiệp luôn đứng trước nhiều thời cơ và vận hội. Điều đó đồng nghĩa với
thách thức và rủi ro. Các doanh nghiệp ln đứng trong tình trạng phải cạnh tranh lẫn
nhau và ngày càng trở nên khốc liệt hơn để theo kịp xu thế tồn cầu hóa. Quản trị
doanh nghiệp địi hỏi phải luôn tiếp cận, cập nhật, xử lý và ra quyết định kịp thời cho
hoạt động hàng ngày, các chiến lược để thực hiện những mục tiêu dài hạn.
Ngày nay vai trị của kế tốn quản trị rất khác so với thập niên trước. Trước đây
nhân viên kế toán quản trị làm việc trong một đội ngũ gián tiếp hoàn toàn tách rời với
các nhà quản trị mà họ cung cấp thông tin và các báo cáo. Ngày nay, nhân viên kế
tốn quản trị có vai trị như những nhà tư vấn nội bộ doanh nghiệp, cùng làm việc
trong các nhóm đa chức năng, cận kề với các nhà quản trị ở tất cả các lĩnh vực của tổ
chức. Thay vì tách rời nhân viên kế tốn quản trị trong phịng kế tốn, ngày nay các
cơng ty thường bố trí họ trong các bộ phận hoạt động kinh doanh để cùng với các nhà
quản lý khác ra quyết định và giải quyết các vấn đề kinh doanh.
* Chức năng
- Kế tốn quản trị cung cấp thơng tin cho q trình lập kế hoạch: giai đoạn này các
nhà quản lý vạch ra những việc phải làm để đưa hoạt động của doanh nghiệp hướng
về các mục tiêu đã xác định trước. Các kế hoạch mà nhà quản trị lập thường là các dự
toán tổng thể và chi tiết. Để kế hoạch có chất lượng, có tính khả thi cao phải dựa trên
thơng tin đảm bảo, có cơ sở do kế tốn quản trị cung cấp.
- Cung cấp thơng tin cho quá trình tổ chức thực hiện: là việc nhà quản lý phải làm sao
phân công công việc phù hợp với nguồn nhân lực, vật lực tại đơn vị. Muốn đạt được
điều đó, nhà quản lý phải cần thơng tin từ kế toán quản trị nội bộ trong doanh nghiệp.
- Cung cấp thơng tin cho q trình kiểm sốt, kiểm tra: cơ sở để đánh giá hiệu quả
công việc bằng cách so sánh giữa các chỉ tiêu kỳ phân tích và tình hình thực hiện, qua
đó phát hiện những điểm chưa đạt được, những chỉ tiêu chưa hợp lý để từ đó điều
chỉnh cho phù hợp.
- Cung cấp thơng tin cho quá trình ra quyết định: để ra một quyết định cần có những

thơng tin thật cụ thể, thật chi tiết, thật đầy đủ, thật kịp thời không chỉ trong quá khứ
mà còn cả ở hiện tại và tương lai. Những thơng tin này phần lớn được cung cấp từ kế
tốn quản trị.

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -3-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

II. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, CHỨC NĂNG, CHU TRÌNH VÀ YÊU
CẦU QUẢN LÝ VỀ HÀNG TỒN KHO.
1. Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh
doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi đường, hàng gửi
đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa
làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi giá công chế biến và đã
mua đang đi trên đường,
- Chi phí dịch vụ dở dang.

2. Đặc điểm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật
chất. Thơng thường, chúng bao gồm những loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,
sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Hàng tồn kho thường có những đặc điểm
sau:
- Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị và thường là
khoản mục rất lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với
những doanh nghiệp thương mại hoặc sản xuất.
- Số lượng và chủng loại hàng tồn kho rất phong phú, số lượng nghiệp vụ phát sinh
trong kỳ rất nhiều với giá trị lớn và liên quan đến nhiều loại chứng từ.
- Hàng tồn kho có khả năng bị giảm giá so với giá trị sổ sách rất nhiều do hao mịn
hữu hình và vơ hình, nên dễ bị mất giá, hư hỏng hay lỗi thời.
- Hàng tồn kho thường thược bố trí ở các địa điểm khác nhau, thậm chí có thể phân
tán ở nhiều bộ phận, và do rất nhiều người ở những bộ phận khác nhau quản lý.
- Có nhiều phương pháp khác nhau để tính giá hàng tồn kho, vì thế sẽ dẫn đến kết
quả khác nhau về lợi nhuận, về giá trị hàng tồn kho…

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -4-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

3. Chức năng của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
3.1 Chức năng liên kết
- Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương
mại là liên kết giữa mua vào và bán hàng hóa ra. Khi cung và cầu của một loại hàng

tồn kho nào đó khơng đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xun một
lượng hàng hóa tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một công việc rất
quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần phải làm tốt.
- Khi doanh nghiệp thực hiện tốt chức năng liên kết này thì việc mua vào và bán
hàng hóa diễn ra một cách thường xuyên, liên tục. Điều này có thể làm cho doanh
nghiệp mở rộng được thị trường tiêu thụ, uy tín của mình, mặt khác doanh nghiệp có
thể tìm được những nhà cung cấp hàng hóa có uy tín hơn về chất lượng, số lượng và
được đảm bảo với giá mua vào rẻ hơn.
3.2. Chức năng ổn định giá cả của hàng hóa trên thị trường
Khi một doanh nghiệp phân tích, đánh giá thị trường giá cả của hàng hóa cần
mua vào trong kỳ kế hoạch, nếu giá cả của hàng hóa mua vào trong kỳ kế hoạch tăng
so với giá của hàng hóa hiện nay thì doanh nghiệp cần phải mua hàng hóa dự trữ.
Đến kỳ kế hoạch nếu giá của hàng hóa đó tăng lên đúng như phân tích thì doanh
nghiệp bán hàng hóa đó ra thu được một khoản lợi nhuận lớn đồng thời khi đó doanh
nghiệp cũng góp phần ổn định giá cả của hàng hóa đó trên thị trường.
Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, tuy vậy khi các doanh nghiệp
muốn dự trữ hàng hóa thì cần phải tiến hành xem xét đến các chi phí và rủi ro có thể
xảy ra trong q trình tiến hành dự trữ hàng hóa như: hàng hóa bị lỗi thời, hư hỏng…
Ngồi ra đối với những hàng hóa có tính thời vụ cao thì các doanh nghiệp cần phải
tính tốn thời gian nhập hàng về để dự trữ phục vụ cho thời vụ sao cho hợp lý để
giảm bớt các chi phí, tăng lợi nhuận.
3.3. Chức năng khấu trừ theo số lượng
Một chức năng khá quan trọng của quản trị hàng tồn kho là khấu trừ theo số
lượng. Trước đây và hiện nay có rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ
cho những đơn đặt hàng với số lượng lớn thì có thể đưa đến việc giảm chi phí sản
xuất. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn như vậy sẽ làm cho chi
phí tồn trữ của hàng hóa đó tăng lên cao và có thể sẽ bị rủi ro lớn. Do đó trong công
tác quản trị hàng tồn kho người ta phải xác định một lượng hàng hóa mua vào tối ưu
để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ thấp.

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -5-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

4. Chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
4.1. Mua hàng
Mỗi khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề
nghị mua hàng gởi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn, bộ phận này sẽ lập đơn
đặt hàng và gởi cho người bán hoặc tổ chức đấu thầu- tùy theo phương thức mua
hàng đã được xác định. Các chứng từ mua hàng cần thiết là:
- Phiếu đề nghị mua hàng: là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hóa của bộ phận có
trách nhiệm. Phiếu này có thể lập được khi có nhu cầu đột xuất hay thường xun- thí
dụ sẽ do thủ kho lập khi mà lượng tồn kho đã giảm xuống bằng một định mức đã
được ấn định.
- Đơn đặt hàng: căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê
chuẩn hành vi mua, và lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán.
4.2. Nhận hàng
Bộ phận nhận hàng cần phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các
điều kiện khác. Bộ phận này sẽ lập báo cáo nhận hàng, đó là bằng chứng nhận hàng
và kiểm tra hàng hóa, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại
hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện liên quan khác. Sau đó, báo cáo nhận
hàng thường được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ phải trả.
4.3. Tồn trữ hàng
Từ khi nhận về, chúng được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra để bán. Cần chú ý
xác lập quy trình bảo quản, tồn trữ để hàng hố giảm hao hụt, khơng bị giảm phẩm

chất... Chứng từ cần thiết là:
- Phiếu xin lĩnh vật tư: căn cứ nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ
phận sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, trong đó nêu số lượng, chất lượng của loại
nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu này được dùng để ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán
từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang.
4.4. Tiêu thụ
Khâu cuối cùng của một hàng hoá là tiêu thụ. Tiêu thụ là quá trình trao đổi để
thực hiện giá trị của hàng hoá, tức là chuyển vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện
vật sang hình thái tiền tệ. Trong q trình tiêu thụ, người kế tốn phải theo dõi hàng
hóa xuất bán và thanh tốn với người mua, tính chính xác các khoản giảm trừ. Các
chứng từ cần thiết là:
- Đơn đặt hàng và quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
- Chứng từ vận chuyển
- Hoá đơn bán hàng
5. Yêu cầu quản lý về hàng tồn kho
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -6-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Tuỳ theo điều kiện quản lý và mức độ yêu cầu của những nhà quản lý ở từng
doanh nghiệp, yêu cầu quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp cần phải đạt những
yêu cầu sau:
- Theo dõi cả số lượng và giá trị hàng tồn kho đầu kỳ, hàng nhập xuất, hàng tồn
cuối kỳ đối với từng mặt hàng hoặc từng lô hàng.
- Hàng tồn kho cần phải theo dõi cho từng kho hàng, từng nơi bảo quản, từng

người phụ vật chất (thủ kho, mậu dịch viên...).
- Cần theo dõi những thơng tin về giá cả, tiến độ cung cấp, tình hình tơn trọng
định mức tồn kho, chất lượng hàng tồn kho... để cung cấp kịp thời cho người điều
hành quản lý kinh doanh chỉ đạo kịp thời để tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm
hàng tồn kho, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh.
- Đảm bảo quan hệ đối chiếu phù hợp giữa hiện vật và giá trị, giữa số liệu chi tiết
và số liệu tổng hợp, giữa số liệu tồn kho và sổ sách kế tốn.
- Ngồi ra doanh nghiệp có những biện pháp quản lý hàng tồn kho một cách chặt
chẽ, đặc biệt là có các hình thức báo động trường hợp thoát ly giới hạn trên và dưới
của hàng tồn kho theo thứ tự vật tư, hàng hoá, thành phẩm, công cụ dụng cụ... để kịp
thời điều chỉnh cho hợp lý.

III. NỘI DUNG VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
1. Kế tốn cung cấp thơng tin cho cơng tác quản lý hàng tồn kho
1.1. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho
Tùy thuộc vào điều kiện và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp để
tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho. Nhưng trước hết là phải xác định đối tượng và
tiêu thức cần theo dõi chi tiết hàng tồn kho như từng đơn vị (bộ phận) phụ thuộc,
từng kho hoặc từng quầy, từng mặt hàng, theo dõi cả số lượng và giá trị… Trên cơ sở
đó, kế tốn thiết kế tổ chức chứng từ kế toán, tài khoản chi tiết, sổ chi tiết để hạch
toán chi tiết hàng tồn kho.
- Tổ chức chứng từ: Vẫn dựa vào các chứng từ về hàng tồn kho trong hệ thống
chứng từ của kế toán tài chính quy định để vận dụng. Tuy nhiên trên các chứng từ
phải ghi đầy đủ các thông tin chi tiết theo yêu cầu quản lý chi tiết như: mặt hàng, kho
hàng, đơn vị nhập, xuất… những thông tin này là cơ sở để ghi sổ chi tiết chính xác và
đầy đủ.
- Tổ chức tài khoản chi tiết: các tài khoản hàng tồn kho cần được mở chi tiết
theo các cấp như cấu trúc tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho ở doanh nghiệp.
- Tổ chức sổ kế toán chi tiết: tùy theo từng cấp chi tiết của tài khoản hàng tồn
kho để thiết kế mẫu sổ chi tiết cho phù hợp. Thí dụ: chỉ có sổ chi tiết theo dõi từng

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -7-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

mặt hàng thì mới thiết kế mẫu sổ theo dõi cả số lượng, đơn giá và số tiền, còn sổ chi
tiết hàng tồn kho theo đơn vị, bộ phận hoặc kho thì chỉ thiết kế mẫu theo dõi số tiền.
Yêu cầu quản lý hàng tồn kho là phải theo dõi cả số lượng và giá trị, theo dõi
chi tiết từng thứ, từng chủng loại, theo từng địa điểm quản lý và sử dụng. Luôn đảm
bảo sự khớp đúng về giá trị và hiện vật giữa sổ sách và thực tế. Do đó tổ chức hạch
toán hàng tồn kho phải đảm bảo những u cầu trên. Thơng thường, việc hạch tốn
hàng tồn kho được tổ chức như sau:
1.1.1. Tại kho
Hạch toán nghiệp vụ ở kho đối với nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm…
do thủ kho thực hiện dưới sự hướng dẫn nghiệp vụ của bộ phận kế toán kho hàng.
Việc hạch toán nghiệp vụ hàng tồn kho được tiến hành ghi chép trên các thẻ kho. Tùy
theo từng điều kiện cụ thể và phương thức quản lý hàng tồn kho ở kho theo lô hàng
hay theo mặt hàng, thẻ kho của thủ kho có thể mở theo lơ hàng hay mặt hàng.
Nếu hàng nhập xuất kho theo nguyên đai, nguyên kiện, số lần nhập xuất ít,
khối lượng mỗi lần nhập xuất lớn thì có thể mở thẻ kho theo lơ hàng để chi phí hạch
tốn được tiết kiệm, đơn giản. Ngược lại thì mở thẻ kho theo từng mặt hàng.
Mỗi mặt hàng, nhóm hàng, ngành hàng đều được quy định mã số nhất định để
tiện cho việc theo dõi và quản lý.
Thẻ kho ghi chép sự biến động, nhập, xuất, tồn thì dựa trên cơ sở các chứng từ
nhập xuất kho (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho). Thẻ kho có thể thiết kế theo mẫu
sau:

THẺ KHO
Tên hàng:…………….Kho:…………..…….
Mã số:…………………………………….…..
Quy cách:………………………………….….
Đơn vị tính:……………………………….…..
S
T

Chứng từ
Säú
Ngy
hiãûu
thạng
...
...

Diễn
giải

Ngày
nhập,

Số lượng
Ký xác
Nháû Xú Täư nhận của
p
t
n
..

..
..
..
..
...
.
.
.
.
..

Thủ kho ln đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn trong kho. Định kỳ (từ
3 đến 5 ngày) thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phịng kế tốn.
1.1.2. Tại phịng kế tốn

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -8-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho đưa lên, kế toán kho kiểm tra
chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan như hóa đơn
mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…, ghi đơn giá vào phiếu và tính thành
tiền trên từng chứng từ nhập xuất. Sau đó, kế toán tiến hành ghi vào các thẻ kế toán chi
tiết có liên quan như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho.

THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU (HÀNG HĨA)
Sớ thẻ:...............................................................
Tên vật tư:........................................................
Số danh điểm:...................................................
Đơn vị tính:......................... Kho:.....................
Chứng từ
Diễn Đơn
Số
Ngày giải giá

Nhập
SL
TT

X́t
SL
TT

Tờn
SL
TT

Ghi chú

Cuối tháng, kế tốn cộng sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết, tính ra tổng số nhập- xuấttồn kho của từng mặt hàng. Số liệu này được đối chiếu với số liệu tồn kho trên thẻ
kho do thủ kho giữ. Sau đó, kế tốn căn cứ sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp
nhập-xuất- tồn. Số liệu trên bảng nhập- xuất- tồn được đối chiếu với số liệu của kế
toán tổng hợp.
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN KHO VẬT LIỆU (HÀNG HÓA)
Quý…… Năm…....

Số danh
điểm vật tư

Tên vật
liệu

Tồn đầu
quý
SL
TT

Nhập
trong quý
SL
TT

Xuất trong
quý
SL
TT

Tồn cuối
quý
SL
TT

1.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho
Để hạch toán hàng tồn kho, kế tốn có thể áp dụng hai phương pháp: phương
pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Việc sử dụng phương pháp nào phải
được nhất quán trong suốt kỳ kế toán.

1.2.1. Phương pháp kê khai thường xuyên
Là phương pháp theo dõi và phản ảnh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình
hình nhập- xuất- tồn vật tư hàng hóa trên sổ kế toán. Khi sử dụng phương pháp này

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -9-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

thì tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh tình hình hiện có, tình hình biến
động tăng giảm của vật tư, hàng hóa, sản phẩm dở dang, thành phẩm của doanh
nghiệp. Vì vậy, giá trị vật tư (hàng hóa) tồn kho trên sổ kế tốn có thể xác định được
ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật liệu, hàng hóa tồn kho đối
chiếu với số liệu tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế luôn luôn
phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán.
Phương pháp này thường được áp dụng ở các đơn vị sản xuất và các đơn vị kinh
doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
1.2.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp này không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục trên sổ kế tốn
tính hình nhập- xuất- tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Khi áp dụng phương pháp này thì tồn bộ các khoản mua hàng hóa, vật liệu được
phản ánh vào tài khoản mua hàng. Trong kỳ, các khoản xuất kho không được phản
ánh vào các tài khoản hàng tồn kho mà cuối kỳ tiến hành kiểm kê thực tế số lượng
tồn kho còn lại, xác định giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ để ghi vào các tài khoản hàng
tồn kho. Đồng thời xác định giá trị xuất kho trong kỳ làm căn cứ ghi vào tài khoản

mua hàng. Như vậy:
Trị giá hàng xuất
=
trong kỳ

Trị giá tồn kho
đầu kỳ

+

Trị giá hàng
nhập

-

Trị giá tồn
kho cuối kỳ

Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho
chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để
phản ánh giá trị thực tế tồn kho cuối kỳ).
Phương pháp này áp dụng ở những đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa
với mẫu mã rất khác nhau, có giá trị thấp. Để áp dụng phương pháp này địi hỏi phải
tăng cường quản lý vật tư, hàng hóa tại kho bãi.
1.3. Phương pháp tính giá hàng tồn kho
Tính giá hàng tồn kho là dùng tiền để biểu thị giá trị của tồn kho theo những
nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán tồn kho là
phải ghi sổ vật liệu, hàng hóa theo giá gốc, bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế
biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa
điểm và trạng thái hiện tại.

1.3.1. Tính giá hàng nhập kho

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -10-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Giá gớc của vật tư,
hàng hóa

Các chi phí liên quan trực tiếp
khác phát sinh để có được vật tư,
hàng hoá ở địa điểm và trạng thái
hiện tại

=

Chi phí
mua

+

* Trong đó:
Chi phí mua bao gồm: giá mua, các loại thuế khơng được hồn lại, chi phí vận
chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các loại chi phí khác có liên
quan trực tiếp đến hàng mua. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng

mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua.
Các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được vật tư, hàng hóa ở địa
điểm và trạng thái hiện tại bao gồm chi phí thu mua và các khoản thuế khơng được
hồn lại.
1.3.2. Tính giá hàng xuất kho
Đối với giá của vật tư, hàng hóa xuất kho có thể áp dụng một trong các phương
pháp sau:
a. Phương pháp giá đơn vị bình qn: Có hai phương pháp giá đơn vị bình qn
đó là: phương pháp bình qn cả kỳ dự trữ và phương pháp bình quân sau mỗi lần
nhập.
- Nếu tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, ta dùng cơng thức sau:
Giá thực tế bình qn
Trị giá thực tế vật +
Trị giá thực tế vật tư
=
đơn vị vật tư, hàng
tư, hàng hoá ĐK
hàng hoá nhập trong kỳ
Sớ lượng vật tư,
+
Sớ lượng vật tư, hàng
hóa trong kỳ
hàng hoá ĐK
hoá nhập trong kỳ
Do đó:
Giá thực tế của
vật tư, hàng hoá
xuất kho

=

Giá thực tế bình quân
*
vật tư, hàng hoá

Số lượng vật tư, hàng
hoá xuất trong kỳ

Nếu tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: sau mỗi lần nhập phải
tính lại đơn giá bình qn. Phương pháp này có độ chính xác cao, tuy nhiên nó khá
tốn kém cơng sức tính tốn. Cơng thức tính giá đơn vị bình qn như sau:
Giá đơn vị bình
qn sau mỡi
lần nhập

Giá thực tế hàng tồn trước lần nhập N và nhập lần N
=
Số lượng hàng tồn trước lần nhập N và nhập lần N

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -11-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

b. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp này giả định vật tư, hàng hóa nhập trước sẽ được xuất dùng trước.

Trên cơ sở đó phải tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào trước cho đến hết mới
tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào sau.
c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)
Phương pháp này giả định vật tư, hàng hóa nhập sau sẽ được xuất dùng trước.
Trên cơ sở đó phải tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào sau cho đến hết mới
tính theo giá của vật tư, hàng hóa nhập vào trước đó.
d. Phương pháp thực tế đích danh
Với phương pháp này địi hỏi kế tốn phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập,
từng loại vật tư, hàng hóa thì mới có thể xác định được. Giá vật tư, hàng hóa sẽ được
tính đúng với thực tế từng loại vật tư, hàng hóa khi nhập.
Mỗi phương pháp tính giá xuất kho đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất
định. Tùy thuộc vào điều kiện, đặc điểm hàng tồn kho của từng doanh nghiệp, mà
doanh nghiệp đó lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho cho hợp lý. Việc sử dụng
phương pháp nào cũng phải bảo đảm tính nhất quán trong niên độ kế toán.
Hàng tồn kho thường xuyên biến động do nhập vào xuất ra hằng ngày. Do đó để
tính được giá thực tế của tồn kho hằng ngày là một vấn đề đôi khi khá phức tạp (có
khi vật tư, hàng hóa về nhưng hóa đơn chưa về, chi phí thu mua chưa tập hợp được
và chi phí này lại liên quan đến nhiều loại vật tư, hàng hóa…). Để đơn giản cho việc
tính tốn hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá có tính chất ổn
định gọi là giá hạch tốn.
Nếu sử dụng giá hạch toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của vật tư, hàng
hóa thì trên các chứng từ nhập, xuất, tồn kho và các sổ kế toán chi tiết phải sử dụng
giá hạch toán. Cuối tháng, kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán thành
giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách:

Giá thực tế của vật tư,
=
hàng hoá xuất trong kỳ

Giá hạch toán của

vật tư, hàng hoá
xuất trong kỳ

Hệ số chênh lệch giữa giá
* thực tế và giá hạch toán
của vật tư, hàng hoá

* Trong đó:
Hệ số chênh lệch
giữa giá thực tế và

Giá thực tế của vật +
tư, hàng hoá đầu kỳ

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Giá thực tế của vật
tư, hàng hoá nhập
trong kỳ
Trang -12-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La
Giá hạch toán của
vật tư, hàng hoá
đầu kỳ

+ Giá hạch toán của vật

tư, hàng hoá nhập
trong kỳ

Hệ số chênh lệch này có thể được tính cho từng thứ vật liệu hoặc từng nhóm
vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý.
2. Dự tốn hàng tồn kho
Nếu kế tốn tài chính phản ánh, ghi chép những nghiệp vụ, sự kiện kinh tế xảy
ra trong q khứ thì kế tốn quản trị khơng chỉ vậy mà còn tiến đến việc thu thập,
cung cấp những thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý và chủ
yếu là định hướng cho tương lai. Điều này được thể hiện qua việc kế toán quản trị
thiết lập các dự toán cũng như các báo cáo để nhà quản lý thấy được những gì đã,
đang và sẽ diễn ra trong hoạt động của doanh nghiệp.
Dự tốn sản xuất kinh doanh có một ý nghĩa quan trọng đối với một doanh
nghiệp trong việc thực hiện các mục tiêu tài chính và hoạt động của mình. Thơng qua
dự tốn, các doanh nghiệp sẽ lượng hóa các mục tiêu đó nhằm đề ra những kế hoạch
hoạt động cụ thể.
Dự toán hàng tồn kho là một bộ phận của hệ thống dự toán sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Nó hướng đến dự kiến mức tồn kho cuối kỳ và lập dự toán
mua hàng. Dự toán tồn kho giúp doanh nghiệp dự kiến được trước nhu cầu về vốn,
giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hiệu quả.
Dự toán tồn kho bao gồm: dự tốn hàng hóa và dự tốn ngun vật liệu.
2.1. Dự tốn hàng hóa
2.1.1. Dự tốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ
Dự tốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ được lập nhằm đảm bảo một lượng hàng
hóa dự trữ cuối kỳ tối thiểu, vừa đủ cho nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Đồng thời việc
xác định lượng hàng tồn kho hợp lý cũng có ý nghĩa đối với việc ln chuyển vốn,
khơng gây tình trạng ứ đọng vốn.
Lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ thường được xác định như sau:
Lượng hàng hoá tồn kho =
Nhu cầu hàng hoá dự

* Tỷ lệ % tồn
cuối kỳ
kiến tiêu thụ kỳ sau
kho ước tính.
* Trong đó:
- Nhu cầu hàng hóa dự kiến tiêu thụ kỳ sau được lấy từ dự toán tiêu thụ
Dự toán tiêu thụ là dự toán được xây dựng đầu tiên trong hệ thống dự toán sản
xuất kinh doanh, nó là căn cứ để xác định các dự tốn khác. Nó được lập dựa trên
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -13-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

việc xem xét mức tiêu thụ thực tế đã thực hiện của kỳ qua và nghiên cứu, tìm hiểu về
nhu cầu khả năng chiếm lĩnh thị trường trong kỳ kế hoạch.
Biểu mẫu dự tốn tiêu thụ như sau:

DỰ TỐN TIÊU THỤ NĂM…
Chỉ tiêu
I

Quý
II
III

Cả năm

IV

- Khối lượng tiêu thụ dự kiến
- Đơn giá bán dự kiến
- Doanh thu dự kiến
- Tỷ lệ % tồn kho ước tính: Đây là điều mà các nhà quản lý quan tâm nhằm tính
tốn để đưa ra được một tỷ lệ tồn kho ước tính hợp lý. Việc đưa ra tỷ lệ này địi hỏi
phải có sự thống nhất giữa các bộ phận của doanh nghiệp bởi lẽ từng bộ phận có các
mục tiêu khác nhau. Bộ phận tiêu thụ mong muốn có dự trữ hàng hóa nhiều nhằm
luôn thỏa mãn yêu cầu của khách hàng trong mọi tình huống. Bộ phận tài chính muốn
giảm thiểu dự trữ để giảm chi phí lưu kho, tránh tình trạnh ứ đọng vốn…
Thông thường, các doanh nghiệp căn cứ vào những cơ sở sau để đưa ra một tỷ lệ
tồn kho hợp lý:
- Mức tồn kho tối thiểu quy định trong kho (Itt)
- Thời gian đặt hàng
- Nhu cầu sản phẩm
- Năng lực kho tàng
- Khả năng tài chính…
Khi đã xác định được lượng hàng hóa tồn cuối kỳ, giá trị tồn kho cuối kỳ được
tính bằng tích số giữa lượng hàng hóa tồn cuối kỳ và định mức đơn giá.
Dự tốn hàng hóa tồn kho cuối kỳ được thể hiện qua bảng sau:

DỰ TỐN HÀNG HĨA CUỐI KỲ
Chỉ tiêu
I

Q
II
III

IV

1. Khới lượng tiêu thụ dự kiến
2. Dự kiến hàng hoá tồn kho cuối kỳ = (1) * X % (tỷ
lệ tồn kho ước tính)
3. Định mức đơn giá mua
4. Dự kiến giá trị hàng hoá tồn cuối kỳ = (2)*(3)
2.1.2. Dự tốn hàng hóa mua vào

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -14-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Sau khi xác định lượng tồn kho cuối kỳ, ta tiến hành lập dự tốn hàng hóa mua
vào. Dự tốn hàng hóa mua vào là kế hoạch mua hàng trong kỳ. Nó dự tính số lượng
và giá trị từng mặt hàng cần phải mua vào nhằm đảm bảo đáp ứng nhu cầu tiêu thụ
dự kiến trong kỳ. Dự toán này được lập căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ, tồn kho cuối kỳ
dự kiến, tồn kho đầu kỳ và định mức đơn giá.
Lượng hàng hoá cần
mua vào

Lượng hàng
tiêu thụ dự
kiến

=

Giá trị hàng hoá mua
=
vào dự kiến

Lượng hàng
+ tồn kho cuối kỳ dự kiến

Lượng hàng hoá
cần mua vào

*

Lượng
hàng tồn
đầu kỳ

Định mức
đơn giá

Khi đã lập dự toán này, bộ phận cung ứng của doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó để
tiến hành mua hàng theo kế hoạch, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc quá ít gây dư
thừa hoặc thiếu hụt hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Biểu mẫu của dự toán này như sau:

DỰ TOÁN HÀNG HOÁ MUA VÀO

Hàng hóa A. Năm……
Chỉ tiêu

I

Quý
II III

Cả năm
IV

- Số lượng hàng hóa tiêu thụ dự kiến
- Số lượng hàng hóa tờn kho ći kỳ
dự kiến
- Tởng nhu cầu hàng hóa
- Số lượng hàng hóa tờn kho đầu kỳ
- Số lượng hàng hóa cần mua
- Định mức đơn giá mua
- Giá trị hàng hóa cần mua dự kiến
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -15-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

2.2. Dự toán nguyên vật liệu (NVL)
Dự toán nguyên vật liệu là dự toán nhằm xác định lượng nguyên vật liệu tồn kho
cuối kỳ và cần mua vào để phục vụ cho kế hoạch sản xuất.
Nếu thành phẩm, hàng hoá thuộc loại tồn kho độc lập- phục vụ cho nhu cầu tiêu
thụ bên ngoài thì nguyên vật liệu thuộc loại tồn kho phụ thuộc- dùng để đáp ứng nhu

cầu sản xuất bên trong của doanh nghiệp. Do đó, một khi nhu cầu tiêu thụ, nhu cầu
sản xuất đã được xác định thì nhu cầu nguyên vật liệu được dự đoán khá chính xác
theo một định mức hoặc một tỷ lệ nhất định so với số sản phẩm cần sản xuất.
2.2.1. Dự toán nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Lượng vật liệu tồn cuối kỳ được xác định như sau:
Lượng NVL tồn cuối
Lượng NVL cần cho
=
kỳ dự kiến
sản xuất kỳ sau

*

Tỷ lệ tồn kho ước
tính

Giá trị NVL tồn cuối kỳ
Lượng NVL tồn
Đơn giá định
=
*
dự kiến
cuối kỳ dự kiến
mức
* Trong đó:
+ Tỷ lệ tồn kho ước tính: tỷ lệ này được xác định tương tự như của tồn kho hàng hoá
cuối kỳ. Nó cũng được các nhà quản trị tính toán để đưa ra tỷ lệ hợp lý trên cơ sở thống nhất
các mục tiêu của bộ phận sản xuất, tiêu thụ và bộ phận tài chính.
Lượng NVL cần cho
Số lượng sản phẩm sản

Định mức
=
*
sản xuất kỳ sau
xuất dự kiến kỳ sau
nguyên vật liệu
Dự toán nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ được lập như sau:

DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO CUỐI KỲ
Chỉ tiêu
I

Quý
II
III

IV

1. Khối lượng sản phẩm sản xuất dự kiến
2. Lượng NVL cần cho sản xuất= (1)* định mức NVL
3. Lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến = Lượng NVL
cần cho sản xuất quý sau * Tỷ lệ tồn kho ước tính
4. Định mức đơn giá
5. Dự kiến giá trị NVL tồn cuối kỳ = (3) * (4)
2.2.2. Dự toán nguyên vật liệu mua vào

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -16-

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Trên cơ sở đã xác định tồn kho NVL cuối kỳ, nhu cầu NVL cần cho sản xuất và
tồn kho đầu kỳ NVL, kế toán phải lập dự toán mua vào NVL nhằm đảm bảo đáp ứng
đủ NVL phục vụ cho kế hoạch sản xuất.
Lượng NVL
Lượng NVL cần
Lượng NVL tồn
Lượng NVL
cần mua vào =
cho sản xuất
+ kho cuối kỳ dự - tồn đầu kỳ
kiến
Giá trị NVL mua vào = Lượng NVL cần mua vào

*

Đơn giá định mức

Dự toán NVL mua vào có thể được lập như sau:
DỰ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU MUA VÀO
Chỉ tiêu
I

Quý
II
III

IV

1. Khối lượng sản phẩm sản xuất dự kiến
2. Lượng NVL cần cho sản xuất= (1) * định mức NVL
3. Lượng NVL tồn kho cuối kỳ dự kiến
4. Lượng NVL tồn kho đầu kỳ
5. Lượng NVL cần mua vào
6. Đơn giá mua vào
7. Dự kiến giá trị NVL mua vào
Có thể thấy khi lập dự toán nguyên vật liệu, hai vấn đề được quan tâm đó là xây
dựng định mức vật liệu tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và định mức về giá.
+ Định mức vật liệu tiêu hao cho một sản phẩm là dự kiến số lượng vật liệu tiêu
hao trực tiếp dùng để tạo ra một đơn vị sản phẩm, có tính đến định mức hao hụt, định
mức sản phẩm hỏng theo tỷ lệ cho phép. Việc xây dựng định mức vật liệu nhằm quản lý
chi phí sản xuất, khuyến khích tiết kiệm và cải tiến kỹ thuật ở các phân xưởng.
+ Định mức về giá là dự kiến đơn giá mua của vật liệu. Nó được xây dựng căn
cứ vào việc khảo sát thị trường, nguồn hàng cung cấp, phương thức mua hàng... từ
đó, dự tính đơn giá mua thực tế, chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Nếu trong quá trình mua
hàng dự tính có chiết khấu thì sẽ trừ khỏi giá mua. Định mức về giá áp dụng cho cả
dự toán vật liệu và hàng hoá.
Đặc điểm chung của các dự toán hàng tồn kho nói trên là dự đoán lượng thành
phẩm, hàng hoá, nguyên vât liệu tồn kho cuối kỳ, cũng như xác định lượng thành
phẩm, hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào trong kỳ; để từ đó tính ra giá trị của chúng.
Như vậy, bên cạnh việc tính toán về mặt lượng, kế toán quản trị hàng tồn kho còn
phải dự kiến được đơn giá hàng hoá, nguyên vật liệu mua vào cũng như đơn giá
thành phẩm sản xuất. Việc dự kiến đơn giá chính xác góp phần dự kiến trước nhu cầu
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -17-

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

về vớn, giá trị vốn nằm trong tồn kho để có phương án huy động, sử dụng vốn hợp lý,
tránh ứ đọng vốn trong tồn kho. Hơn nữa dự kiến đơn giá giúp cho việc quản lý giá
trị hàng mua (sản xuất) hợp lý, tránh tình trạng lãng phí hoặc lợi dụng việc thu mua
để kiếm lời của nhân viên mua hàng. Do đó, cũng có thể coi đơn giá dự kiến này là
thước đo đánh giá công tác mua hàng thực hiện trong kỳ.
3. Báo cáo kế toán về hàng tồn kho
Bên cạnh các dự toán thì các báo cáo về hàng tồn kho là một bộ phận không thể
thiếu trong kế toán quản trị hàng tồn kho. Các báo cáo thường được lập theo yêu cầu
của nhà quản lý với nhiều cấp độ khác nhau, do đó nó thường khá linh hoạt, đa dạng
và không có những biểu mẫu nhất định. Nhưng nhìn chung, nội dung của các báo cáo
này nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình tổ chức điều hành hoạt động, quá trình
kiểm soát cũng như ra các quyết định.
3.1. Các báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm soát
Tiêu biểu cho loại báo cáo này là báo cáo Nhập-xuất-tồn. Thông qua báo cáo
Nhập-xuất-tồn các thông tin chi tiết về tình hình nhập kho, xuất kho và tồn cuối kỳ
của vật tư, hàng hoá được cung cấp.
Báo cáo này thường được lập cho từng đối tượng hàng tồn kho, từng đơn vị hoặc
từng bộ phận...
Cơ sở để lập báo cáo này là các sổ chi tiết hàng tồn kho theo từng mặt hàng hoặc có thể
dựa vào thẻ kho của thủ kho ghi chép sau khi đã được kế toán kiểm tra và đối chiếu.
Mẫu của báo cáo nhập- xuất- tồn thường được thiết kế như sau:

BÁO CÁO NHẬP-XUẤT-TỒN
Tài khoản: ............

Đơn vị: .................
Kho quản lý: ................
Quý .... Năm .....
ST
T
1.

Mặt hàng ĐVT Mã
số
Hàng A

Tồn ĐK
SL ĐG

Nhập
Xuất
Tồn
SL
ĐG SL
ĐG SL ĐG

Dựa vào báo cáo nhập-xuất-tồn và dự toán mua hàng, dự toán tồn kho cuối kỳ
cùng các tài liệu liên quan khác, kế toán quản trị có thể tiến hành phân tích tình hình
hàng tồn kho của từng đối tượng (nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hoá...) theo các
chỉ tiêu nhập, xuất, tồn kho, về các thông tin khả năng đáp ứng nhu cầu, tiến độ nhập
hàng, định mức tồn kho, giá cả...

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -18-

Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

Bên cạnh báo cáo nhập-xuất-tồn, tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp, yêu
cầu của nhà quản lý mà các báo cáo phục vụ cho quá trình kiểm soát có thể có các
báo cáo như: báo cáo xuất nội bộ, báo cáo tổng hợp hàng hoá, báo cáo hàng xuất trả...
3.2. Các báo cáo phục vụ cho việc đánh giá
Loại báo cáo này thường được trình bày dưới hình thức so sánh giữa số liệu cần
đánh giá với số liệu gốc (kỳ trước, số kế hoạch... ). Từ đó, nhà quản trị có thể đưa ra
kết luận đánh giá về tình hình thực hiện trong kỳ. Liên quan đến hàng tồn kho,
thường có các báo cáo như: Tình hình dự trữ hàng hoá cuối kỳ, tốc độ lưu chuyển
hàng tồn kho, tính kịp thời của việc cung ứng hàng hoá, vật liệu...
3.3. Các báo cáo phục vụ cho việc ra các quyết định
Quá trình ra quyết định của nhà quản trị là việc lựa chọn từ nhiều phương án kinh
doanh khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin
của kế toán.
Để có thông tin cho việc ra quyết định, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp
phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng
theo một trình tự dễ hiểu. Các thông tin này có thể diễn đạt dưới nhiều hình thức như:
mô hình toán học, đồ thị, biểu đồ... để nhà quản trị có thể xử lý nhanh chóng.
Liên quan đến hàng tồn kho, nhà quản trị thường phải quyết định những vấn đề
sau: Lượng đặt hàng tối ưu là bao nhiêu? Thời điểm nào thì đặt hàng? Và mức dự trữ
an toàn trong kho là bao nhiêu? Và Kế tốn quản trị khơng chỉ là người giúp nhà quản
trong việc cung cấp các thông tin về nhu cầu, chi phí tồn kho, chi phí đặt hàng, thời
gian giao nhận hàng... mà còn phải biết vận dụng các kỹ thuật phân tích vào trong các
tình huống khác nhau, để tạo cơ sở cho nhà quản trị ra quyết định chính xác, kịp thời.
IV. CÁC CHI PHÍ LIÊN QUAN ĐẾN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH

NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1. Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí
giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng tính theo đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng.
- Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp bên ngoài thì chi phí đặt hàng
bao gồm chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí lập một đơn hàng (gọi điện
thoại xa, các thư giao dịch theo sau đó...), chi phí nhận và kiểm tra hàng hoá, chi phí
vận chuyển và chi phí trong thanh toán.
- Khi đơn đặt hàng được cung cấp từ trong nội bộ thì chi phí đặt hàng bao gồm cơ
bản là chi phí vận chuyển, chi phí mua hàng.
2. Chi phí tồn trữ

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -19-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

+ Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu giữ hàng hóa trong kho trong một
khoảng thời gian xác định trước. Chi phí tồn trữ được tính bằng đơn vị tiền tệ trên
mỗi đơn vị hàng lưu kho hoặc được tính bằng tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng lưu
kho trong một thời kỳ.
+ Chi phí tồn trữ bao gồm các chi phí: chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí
hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí đầu
tư vào hàng tồn kho.
- Chi phí lưu trữ và chi phí bảo quản bao gồm trong đó có chi phí kho hàng. Nếu
như một doanh nghiệp thuê kho thì chi phí này bằng với chi phí tiền thuê kho phải

trả, nếu nhà kho thuộc sở hữu của doanh nghiệp thì chi phí này bằng với chi phí cơ
hội sử dụng kho này. Chi phí tồn trữ còn bao gồm tiền lương trả cho nhân viên coi
kho và nhân viên điều hành.
- Hàng tồn kho có giá trị khi nó còn có thể bán được. Chi phí lỗi thời thể hiện sự
giảm sút giá trị hàng tồn kho do tiến bộ khoa học kỹ thuật hay thay đổi kiểu dáng.
- Chi phí hư hỏng thể hiện sự giảm giá trị của hàng tồn kho do tác nhân lý hoá như
là chất lượng hàng hoá bị biến đổi hoặc bị gãy vỡ.
- Chi phí bảo hiểm trước các hiểm hoạ như mất cắp, hoả hoạn và các hiểm hoạ tự
nhiên khác.
3. Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết
- Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho hết sẽ xảy ra khi doanh ngiệp không có khả năng
giao hàng vì nhu cầu lớn hơn số lượng hàng sẵn có trong kho. Khi hàng tồn kho hết
thì chi phí thiệt hại bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do không
có hàng bán.
- Khi hàng tồn kho hết thì sẽ dẫn đến hậu quả là lợi nhuận bị mất trong ngắn hạn vì
khách hàng quyết định mua sản phẩm của các doanh nghiệp khác đồng thời cũng gây
nên những mất mát tiềm năng trong dài hạn khi khách hàng quyết định đặt hàng từ
những doanh nghiệp khác trong tương lai vì doanh nghiệp không phục vụ khách hàng
một cách liên tục.

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -20-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

PHẦN II

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN QUẢN
TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI XÍ NGHIỆP KINH
DOANH TỔNG HỢP - CƠNG TY CỔ PHẦN
VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -21-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP KINH DOANH TỔNG
HỢP (XN KDTH)-CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG (CP VTB
ĐN)
I. Q TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA XÍ NGHIỆP
Khi nói về sự hình thành và phát triển của XN KDTH-Công ty CP Vận tải
biển, sẽ đầy đủ hơn nếu chúng ta tìm hiểu sơ lược về cơng ty Cổ phần vận tải biển
ĐN. Công ty CP VTB ĐN là một doanh nghiệp chuyển đổi từ một doanh nghiệp nhà
nước hoạt động độc lập sang công ty cổ phần, được tổ chức và hoạt động theo luật
Doanh nghiệp được Quốc Hội nước CHXHCNVN thông qua ngày 29 tháng 11 năm
2005. Công ty được thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc
phát triển các ngành nghề sản xuất kinh doanh đã đăng ký để thu lợi nhuận tối đa,
phát triển lợi tức cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động đóng góp
cho ngân sách Nhà nước và phát triển cơng ty.
Xí nghiệp kinh doanh tổng hợp là một trong những chi nhánh của công ty CP
vận tải biển. Trụ sở chính của XN KDTH đóng tại 152 lơ 17 đường 2/9, TP Đà Nẵng.
Ngồi ra XN cịn có 1 kho lớn là kho Bắc Mỹ An và 2 cửa hàng ngay tại trụ sở.

XN cung cấp các dịch vụ vận tải đường thủy, bốc xếp hàng hóa, đóng gói, gia
cơng cơ khí, bn bán hàng tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng,sửa chữa máy móc
thiết bị và kinh doanh mua bán tổng hợp thiết bị máy móc, phụ tùng và các loại hóa
chất.Ngồi ra, XN cịn có dịch vụ sữa chữa nhỏ tàu biển, phương tiện thủy và dịch vụ
đưa đón thuyền viên tại vịnh Đà Nẵng.
Khi mới được thành lập để thay đổi cho phù hợp với cơ chế quản lý cũng như
hình thức kinh doanh mới, XN đã gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn trong quá trình tiêu
SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -22-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

thụ trên thị trường. Nhưng đến nay XN nhanh chóng tìm cho mình một chỗ đứng
tương đối vững chắc trên thị trường và doanh thu đều tăng dần qua các năm .
Ngoài ra, XN đã tạo được uy tín lớn đối với khách hàng, góp phần giải quyết
việc làm cho lao động, và ln tạo điều kiện khuyến khích cán bộ học tập để nâng
cao trình độ chun mơn nghiệp vụ. Chính sự lãnh đạo của Ban giám đốc cùng toàn
thể nhân viên đồn kết nhất trí trong tất cả các hoạt động, XN ln hồn thành các
chỉ tiêu kinh doanh mà cơng ty giao phó.
XN KDTH là đơn vị trực thuộc công ty Cổ phần Vận tải biển Đà Nẵng, kinh
doanh độc lập và nộp phí quản lý cho cơng ty, có con dấu riêng, có tư cách pháp
nhân, có tài khoản riêng tại ngân hàng.
II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP
1. Tổ chức bộ máy quản lý tại XN
Để điều hành công việc hoạt động sản xuất kinh doanh của XN một cách hiệu
quả thì phải xây dựng bộ máy quản lý để điều hành đơn vị hoạt động, việc hoạt động

kinh doanh có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn đến khâu quản lý. Do đó các nhà
quản lý phải nâng cao năng lực quản lý của mình. Cơ cấu tổ chức của đơn vị dựa trên
cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh hoạt động cũng như quy mô hoạt động sao
cho đảm bảo hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành triển khai
cũng như giám sát thực hiện các quyết định trong xí nghiệp.
* Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại XN KDTH:
Giám đốc

Bộ phận kinh
doanh

Ghi chú:

Bộ phận kế toán

Bộ phận bán hàng

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng

2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -23-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

- Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm chung, là người trực tiếp chỉ đạo, quản
lý, điều hành và chịu trách nhiệm chỉ huy tồn bộ hoạt động của Xí nghiệp. Ngồi ra
giám đốc còn là người đề ra mục tiêu, kế hoạch kinh doanh và phát triển của Xí
nghiệp.
- Bộ phận kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo đơn vị trong việc
xây dựng kế hoạch kinh doanh và trực tiếp thực hiện kế hoạch Giám đớc Xí nghiệp
giao trong việc thực hiện các hợp đồng mua bán, tổ chức điều hành các cửa hàng, kho
hàng, đội vận tải.
-Bộ phận kế toán: tổ chức công tác kế toán thống kê theo quy định của chế độ
hiện hành, phản ánh tình hình tài chính và phân tích kết quả kinh doanh. Cuối kỳ lập
báo cáo kế toán để cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc, cơ quan Nhà nước và đối
tác bên ngoài.
- Bộ phận bán hàng: là những đơn vị trực thuộc bộ phận kinh doanh, có nhiệm
vụ trực tiếp thực hiện các hợp đồng mua bán, thực hiện công tác lưu chuyển hàng hóa
đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
III. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA XÍ NGHIỆP
1. Chức năng
Xí nghiệp chủ yếu kinh doanh vận tải đường biển, kinh doanh vận tải hàng,
vận tải khách theo hợp đồng, bốc xếp hàng hóa, dịch vụ đóng gói, gia cơng cơ khí,
kinh doanh hóa chất, tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, sửa chữa máy móc thiết bị và
phụ tùng máy khác.
2. Nhiệm vụ
- Đảm bảo việc cung ứng đầy đủ về số lượng cũng như chất lượng các mặt
hàng theo yêu cầu của khách hàng.
- Thực hiện mua bán trực tiếp với các đơn vị
- Kinh doanh và khai thác mảng đại lý bán hàng và mảng dịch vụ, sữa chữa,
mảng cầu cảng.
IV. TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI XN KDTH- CƠNG TY CP VẬN
TẢI BIỂN ĐÀ NẴNG

1. Tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ phận kế tốn của Xí nghiệp có quan hệ rất chặt chẽ với các bộ phận khác.
Bộ phận kế tốn khơng chỉ làm nhiệm vụ hạch tốn kế tốn của mình mà cịn tham
mưu cùng Ban giám đốc về cơng việc kinh doanh, theo dõi kho hàng hóa cùng bộ
phận thủ kho quản lý công việc mua và bán hàng trong Xí nghiệp. Tuy đảm nhận

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -24-


Khóa luận tốt nghiệp

GVHD: Th.s Trần Thượng Bích La

nhiều chức năng nhưng bộ máy kế toán lại được tổ chức rất gọn nhẹ, chỉ gồm 4
người: 01 kế toán tổng hợp, 01 kế tốn cơng nợ, 01 kế tốn tiền mặt và 01 thủ quỹ.
* Sơ đồ bộ máy kế tốn của Xí nghiệp:
Kế tốn tổng hợp

Kế tốn
cơng nợ

Kế tốn
tiền mặt

Thủ quỹ

* Ghi chú:

Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ nghiệp vụ
2. Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên
- Kế toán tổng hợp: có trách nhiệm phụ trách chung mọi hoạt động của bộ
phận kế toán, tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề quan trọng của quá trình sản
xuất kinh doanh. Định kỳ kế toán tổng hợp phải lập các báo cáo tài chính, tổng hợp
thơng tin phục vụ Giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thơng tin về tình hình tài
chính của Xí nghiệp.
- Kế tốn cơng nợ: tập hợp các hóa đơn, chứng từ ghi vào sổ sách, theo dõi các
khoản cơng nợ của Xí nghiệp. Định kỳ cung cấp thơng tin cho kế tốn trưởng.
- Kế toán tiền mặt: theo dõi sự biến động về các luồng tiền trong Xí nghiệp,
tập hợp chứng từ về việc tiêu thụ, ghi chép và báo cáo định kỳ.
- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của Xí nghiệp, thu
ngân, kiểm tra lượng tiền vào ra của Xí nghiệp.
3. Hình thức kế tốn áp dụng tại Xí nghiệp
- Niên độ kế tốn: niên độ kế tốn của xí nghiệp bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào
ngày 31/12 hàng năm.
- Kỳ kế tốn: Q
- Đơn vị tiền tệ: VNĐ
Hình thức sổ kế tốn áp dụng: Để phù hợp với quy trình tổ chức của Xí nghiệp
cũng như biên chế của phịng kế tốn, phịng kế tốn đã áp dụng hình thức kế tốn “
chứng từ ghi sổ”. Với hình thức kế tốn này kế tốn dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra
chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

SVTH: Phan Thị Thu Thuỷ - Lớp 24KT5

Trang -25-