đề cương chi tiết kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

CÂU HỎI ÔN TẬP
MÔN KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN
A. Lý thuyết

Câu 1 hãy trình bày về tầm quan trọng và các bước xây dựng Nhật ký công việc?
Tầm quan trọng của nhật ký công việc Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu
quả thì việc đầu tiên nên làm là xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho
các công việc. Hiện tại, bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt
web, Facebook, Zalo…? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với bạn
bè? Đi mua sắm?…
Trong cuộc sống chúng ta có quá nhiều các đầu công việc muốn làm mà quỹ thời
gian một ngày của chúng ta chỉ có 24h. Vậy làm cách nào để có thể kiểm sốt hiệu quả
nhất quỹ thời gian của bản thân trong ngày, tuần hay tháng… thì mỗi chúng ta nên xây
dựng cho mình một cuốn nhật ký hay lịch làm việc.
Điều quan trọng là bạn phải ghi lại các công việc cùng với thời lượng đã sử dụng
một cách chính xác và theo trình tự thời gian. Không chỉ ghi lại các công việc lớn, quan
trọng chiếm nhiều thời gian hoặc đã được lên lịch trước như lên lớp, học nhóm, đi làm
thêm… mà cả các việc nhỏ, không quan trọng nhưng vẫn chiếm thời gian trong ngày của
bạn như đi chợ, nấu ăn, giặt quần áo, đi mua sắm hay ngồi tán gẫu với bạn bè….
Để phân tích việc phân bổ và sử dụng thời gian, bạn phải ghi lại nhật ký thời gian ít
nhất là 3 ngày, kết quả sẽ tốt hơn nếu bạn ghi nhật ký thời gian trong một tuần.
b) Các bước xây dựng nhật ký công việc Sau khi có nhật ký cơng việc, bạn tiến
hành xây dựng và phân tích nhật ký thơng qua các bước sau:
Bước 1: Lập danh sách các công việc muốn làm
Bạn hãy liệt kê ra một danh sách tất cả các công việc mà bạn muốn làm với những
khoảng thời gian cụ thể. Hãy chú ý rằng, những cơng việc mang tính chất lặp lại thì bạn
phải ghi ngay vào danh sách.
Bảng 4-2. Danh sách cơng việc và thời gian ước tính
Stt
2
3

…

Nội dung cơng việc

Thời lượng

Đánh giá tính chất cơng
việc


Bước 2: Phân loại cơng việc theo các nhóm
hân loại thành 3 nhóm như sau:
Nhóm cơng việc 1: Cơng việc phục vụ nhu cầu cá nhân (vệ sinh cá nhân, ăn uống,
giặt đồ...)
Nhóm cơng việc 2: Cơng việc phục vụ cho học tập, cơng tác
Nhóm cơng việc 3: Cơng việc dành cho xã hội, gia đình và sở thích
Sau khi hồn thành việc phân loại cơng việc, bạn tính tỷ lệ phần trăm (%) thời gian
bạn đã sử dụng cho từng nhóm cơng việc.

25 %

25 %
Nhóm cơng việc 1
Nhóm cơng việc 2
50 %

Nhóm cơng việc 3

lệ % thời gian cho từng nhóm cơng việc của
bạn:

Nhóm cơng việc 1: ………..%
Nhóm cơng việc 2: ………..%
Nhóm cơng việc 3: ………..%
Bước 3: Nhận định cách phân bổ thời gian cho từng nhóm cơng việc.
Bạn có thể nhận định về cách phân bổ thời gian cho từng nhóm cơng việc thơng qua
trả lời các câu hỏi sau:
Bạn đã dành thời gian nhiều nhất cho nhóm công việc nào?
Bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho cơng việc học tập?
Bạn có đang làm q nhiều cơng việc so với khả năng của bạn không?


Bao nhiêu thời gian của bạn bị “đánh cắp” vào những việc không phải của bạn hoặc
không thực sự cần đến sự có mặt của bạn?
Kết quả phân tích nhật ký thời gian sẽ là cơ sở để bạn phân bổ thời gian cho các
nhóm cơng việc hợp lý hơn khi bạn lập kế hoạch làm việc sau này.
Câu 2 hãy nêu 10 đặc điểm của mục tiêu công việc? Lấy ví dụ về một mục tiêu cụ
thể?
Đặc điểm của mục tiêu
Một mục tiêu là một quá trình theo đuổi khơng ngừng một mục đích đáng giá cho
đến khi đạt được nó. Xác định và hồn thành được mục tiêu là một cách tốt nhất để đo
lường công việc và cuộc sống của bạn.
(1) Mục tiêu phải là của chính bạn

Điều này nghe có vẻ hiển nhiên, song rất nhiều người đã mắc phải sai lầm rất phổ
biến là để cho người khác xác định mục tiêu cho mình. Đó có thể là cơng ty mà bạn đang
làm việc, là ngành nghề, ông chủ của bạn, là bạn bè, người thân của bạn.Khi bạn để cho
người khác hay xã hội định nghĩa về sự thành cơng của bạn, có nghĩa là bạn đang phá
hoại tương lai của chính mình. Hãy suy nghĩ về điều này. Hãy quyết định ngay từ bây giờ
để tự tạo cho mình định nghĩa thành cơng và không phải lo lắng liệu cả thế giới nghĩ gì.
(2) Mục tiêu của bạn phải thật sự ý nghĩa

Khi bạn chuẩn bị viết ra những mục tiêu tương lai, hãy tự hỏi: Điều gì thật sự quan
trọng với mình? Mình làm việc này vì mục đích gì? Mình sẽ phải từ bỏ những gì để thực
hiện những mục tiêu đó? Đây là điều cực kỳ quan trọng bạn cần phải làm. Chúng sẽ
mang lại cho bạn nghị lực, sức mạnh để thức dậy vào mỗi buổi sáng, thậm chí vào những
ngày mà bạn không muốn thực hiện.
(3) Mục tiêu của bạn phải cụ thể và có thể đo lường

Đây là một trong những nguyên nhân chính khiến mọi người khơng thể đạt đến
những gì mà học có khả năng đạt được. Họ khơng bao giờ định nghĩa chính xác được
những gì mình muốn. Bạn cần nhớ: Mục tiêu khơng đi liền với con số thì chỉ là khẩu
hiệu.
(4) Mục tiêu của bạn phải linh hoạt

Tại sao tính linh hoạt lại cần thiết khi đặt mục tiêu?
Thứ nhất, bạn không muốn tạo ra hệ thống quá cứng nhắc khiến bạn cảm thấy nghẹt
thở. Thứ hai, một mục tiêu linh hoạt sẽ cho phép bạn tự do thay đổi cách thực hiện trong
trường hợp có một cơ hội thật sự chợt đến khiến bạn không thể bỏ qua.


Nói như vậy khơng có nghĩa là bạn cứ chạy theo bất cứ ý tưởng nào chợt thoáng qua
trong đầu. Hãy nhớ rằng bạn khơng cần phải buộc mình vào tất cả các ý tưởng mới, chỉ
cần tập trung vào một hoặc hai ý tưởng cũng có thể giúp bạn hạnh phúc và giàu có.
(5) Mục tiêu của bạn phải thách thức và thú vị

Khi thiết lập những mục tiêu cho mình, bạn cần phải chú ý đến yếu tố mạo hiểm và
thử thách để đảm bảo cuộc sống của mình khơng bị nhàm chán. Để đạt được điều này,
bạn cần phải có nghị lực để bước ra khỏi sự thối mái quen thuộc. Điều này có thể khiến
bạn cảm thấy hơi sợ hãi bởi sẽ khơng biết liệu có thể đứng vững trên đơi chân của mình
hay khơng. Đây là một nguyên nhân tích cực giúp bạn chiến thắng chính mình. Bạn sẽ có

thể học hỏi nhiều hơn về cuộc sống và khả năng thành cơng của mình khi bước ra khỏi
vùng thoải mái đang có. Thơng thường, khi dám đối mặt với sự sợ hãi, bạn sẽ đạt được
những bước tiến lớn.
(6) Mục tiêu của bạn phải phù hợp với giá trị bản thân

Khi những mục tiêu đặc ra đồng bộ với giá trị cốt lõi của bạn thì sự hịa hợp sẽ được
tạo ra. Vậy giá trị cốt lõi là gì? Đó là bất cứ điều gì mà bạn cảm thấy nhận được mạnh mẽ
từ sâu thẳm tâm hồn và bản chất của bạn. Đó là những niềm tin mang tính nền tảng đã
hun đúc và phát triển, tạo nên tính cách của bạn. Khi bạn khai thác những giá trị cốt lõi
của bản thân theo hướng tích cực để theo đuổi các mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những
quyết định. Sẽ khơng cịn những xung đột trong chính con người bạn và điều này giúp
bạn toàn tâm toàn ý chinh phục những đỉnh cao của sự thành cơng.
(7) Mục tiêu của bạn phải có sự cân bằng hợp lý

Khi xác định một mục tiêu cho mình, đừng quên xét đến những lĩnh vực sẽ mang lại
cho bạn nhiều thời gian để nghỉ ngơi và tận hưởng những điều tốt đẹp trong cuộc sống.
Tự làm khó mình, bắt ép mình làm q nhiều việc trong tuần sẽ khiến bạn mệt mỏi và
kiệt sức.Cuộc sống sẽ rất ngắn ngủi nếu bạn bỏ lỡ những niềm vui và những điều tốt đẹp.
(8) Mục tiêu của bạn phải thực tế

Thoạt đầu, điều này nghe có vẻ mâu thuẫn với những đặc điểm trên. Tuy nhiên,
thước đo thực tế sẽ đảm bảo cho bạn kết quả tốt hơn. Mọi người hầu như khơng thực tế
bởi họ khơng thể có đủ thời gian để thực hiện những mục tiêu đó. Hãy ln ghi nhớ câu
nói: Khơng có mục tiêu nào là thiếu thực tế, chỉ có lượng thời gian là thiếu thực tế.
(9) Mục tiêu của bạn cần phải có sự cống hiến Tục ngữ nói rằng: “Gieo nhân nào,

gặt quả ấy”. Đây là một sự thật không thể phủ nhận. Nếu bạn làm nhiều việc
tốt, gieo mầm cho cái tốt thì phần thưởng mà bạn nhận được cũng là những điều
tốt đẹp. Sự cống hiến có thể hình thành ở rất nhiều dạng. Có thể bạn chỉ dành
thời gian, kinh nghiệm, thậm chí cả tiền bạc cho xã hội. Bởi vậy, hãy coi đó là

một phần của những mục tiêu không bao giờ kết thúc. Bạn hãy cống hiến vô


điều kiện và đừng mong được đền đáp ngay. Sự đền đáp sẽ đến rất bất ngờ vào
một thời điểm nào đó.
(10)

Mục tiêu của bạn cần phải có sự ủng hộ

Yếu tố cuối cùng trong việc xác định những mục tiêu của bạn cũng là vấn đề được
bàn luận nhiều nhất. Có nhiều luận điểm khác nhau khi nói về vấn đề này. Nhiều người
tán thành việc nói cho tất cả mọi người biết những điều họ sẽ làm. Họ cho rằng như thế
sẽ khiến họ phải có trách nhiệm hơn. Bạn sẽ bị áp lực một khi cả thế giới nhìn vào xem
bạn có làm như những gì đã tuyên bố hay không. Luồng ý kiến thứ hai cho rằng bạn nên
giữ kín mục tiêu của mình và âm thầm thực hiện. Hành động ln có sức nặng hơn lời
nói. Bạn có thể khiến nhiều người ngạc nhiên.
Luồng ý kiến thứ ba và cũng là những ý kiến thông thái nhất cho rằng bạn nên chia
sẻ ước mơ của mình với những người mà bạn thật sự tin tưởng. Bạn cần phải chọn lọc
cẩn thận người sẽ luôn động viên và ủng hộ bạn mỗi khi gặp khó khăn. Nếu bạn có một
kế hoạch lớn, sự giúp đỡ của họ là hết sức cần thiết bởi sẽ có lúc bạn đi vào ngõ cụt trong
quá trình thực hiện kế hoạch của mình.
Ví sụ:

Câu 3 hãy cho biết các cách thức kiểm sốt căng thẳng trong cơng việc? Lấy ví dụ
minh họa?
Kiểm soát cảm giác căng thẳng
Căng thẳng là một cảm giác được tạo ra để phản ứng với các sự kiện đặc biệt. Đó là
cách cơ thể huy động sự tập trung, sức mạnh, sức chịu đựng và sự tỉnh táo cao nhằm
chuẩn bị để đáp ứng một tình huống khó khăn và đối đầu với thách thức. Tuy nhiên, nếu
stress kéo dài cũng có thể gây ra hàng loạt vấn đề khơng tốt cho sức khỏe khi nó “bùng

nổ” hay vượt tầm kiểm soát.
2 mặt của Căng thẳng: Lợi và hại
Phản hồi của stress (còn gọi là phản ứng nhanh) có tính chất quyết định trong trường
hợp khẩn cấp, chẳng hạn như khi lái xe, phanh xe gấp để tránh một tai nạn. Nó cũng có
thể được kích hoạt trong một hình thức nhẹ hơn tại một thời điểm khi có áp lực nhưng
khơng có nguy hiểm thật sự - như những hành động đột phá để giành chiến thắng trong
trò chơi, sẵn sàng tham dự một cuộc thi quan trọng… Một chút căng thẳng có thể giúp
bạn tự tin, sẵn sàng chấp nhận thách thức. Hệ thần kinh nhanh chóng trở lại trạng thái
bình thường và sẽ phản ứng lại khi cần thiết.
Ngược lại, những tình huống căng thẳng lâu dài có thể dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực
lên sức khỏe con người. Hệ thống thần kinh vẫn duy trì áp lực và tiết ra các hc-mơn
gây stress trong thời gian dài. Điều này có thể làm tiêu hao năng lượng dự trữ của cơ thể,


để lại cảm giác chán nản, cạn kiệt sức lực, làm suy yếu hệ thống miễn dịch của cơ thể và
gây ra nhiều vấn đề khác.
Làm cách nào để kiểm sốt căng thẳng?

Hình 4.7. Kiểm sốt căng thẳng
-

Trân trọng những gì mình có

Dành thời gian chiêm nghiệm những gì bạn cần phải biết ơn không chỉ đơn thuần là
điều nên làm, nó cịn giúp cải thiện tâm trí của bạn, bởi vì nó làm giảm hc mơn cortisol
gây stress tới 23%. Làm việc đều đặn hàng ngày để nuôi dưỡng một thái độ biết ơn giúp
cải thiện tâm trạng, năng lượng và thể chất.
-

Tránh hỏi “Nếu thì”

Câu hỏi “Nếu thì” chỉ đổ thêm dầu vào lửa mỗi khi lo lắng và căng thẳng. Mọi thứ
đều có hàng triệu khả năng xảy ra và có nhiều hướng giải quyết. Thay vì dành nhiều thời
gian suy nghĩ về các khả năng có thể xảy ra và lo lắng về nó, thì bạn hãy dành thời gian
để tập trung và hành động giải quyết vấn đề, giải tỏa bớt căng thẳng và giúp bạn bình tĩnh
trở lại.
-

Suy nghĩ tích cực

Tư duy tích cực làm cho stress bị gián đoạn bằng cách tập trung não của bạn vào
điều gì đó hồn tồn thư giãn. Nó cịn giúp bộ não của bạn thốt ra khỏi trạng thái tiêu
cực khi suy nghĩ vẩn vơ một chút về một điều gì đó tốt và tích cực. Bất kỳ một suy nghĩ
tích cực nào cũng đều giúp bạn lấy lại sự cân bằng và tập trung.
Khi mọi thứ xảy ra đúng như dự kiến, bạn sẽ có tậm trạng cực kỳ thoải mái, cái này
thì dễ rồi. Cịn khi mọi thứ trở nên tồi tệ, tâm trí bạn sẽ tràn ngập những tư duy tiêu cực,
lúc này thì mới thực sự là một thử thách. Những lúc này, hãy nghĩ và xác định một điều


gì đó tích cực vừa xảy ra hơm nay, dù điều tích cực đó lớn hay bé đi nữa đều khơng quan
trọng.
Nếu bạn khơng nghĩ được điều gì đó tích cực hơm nay, thì nghĩ về ngày hơm qua, hoặc
thậm chí cả tuần trước nữa. Hoặc có thể là một điều gì đó thú vị mà bạn đang mong chờ
cũng có thể giúp bạn lấy lại sự tập trung. Điều tơi muốn nói ở đây là để giúp bạn giải tỏa
và giảm bớt căng thẳng thì hãy tìm một điều gì đó tích cực khi mọi suy nghĩ của bạn
đang trong tình trạng tiêu cực.
-

Tắt mọi thứ

Bạn đã biết về tầm quan trọng của việc gián đoạn căng thẳng. Do vậy, bạn nên tạo
một thói quen tắt mọi thứ xung quanh bạn một cách thường xuyên để kiểm soát căng
thẳng. Khi bạn phải làm việc liên tục 8-10 tiếng, hoặc thậm chí đến 16 tiếng mỗi ngày, thì
bạn đang đối mặt với những tác nhân gây căng thẳng quanh bạn. Hãy tắt điện thoại, máy
tính khoảng 15 phút trong một khoảng giờ nhất định ít nhất 2 tiếng mỗi lần sẽ giúp tâm
trí của bạn thốt khỏi căng thẳng kéo dài và đưa cơ thể của bạn trở lại trạng thái cân
bằng. Bạn sẽ ngạc nhiên với cách này giúp bạn tỉnh táo lại nhanh chóng bằng cách phá
vỡ quy tắc cũ và đặt một lịch trình mới vào lịch làm việc hàng tuần của bạn.
-

Giảm tiêu thụ caffein và cồn

Uống caffeine kích thích sản xuất adrenaline. Adrenaline là nguồn gốc của loại phản
ứng
“chiến hay biến” và nó giúp tạo nên phản ứng tư duy nhanh hơn. Điều này rất tuyệt nếu
có một con hổ đuổi theo bạn, nhưng nó không hay lắm khi bạn đang trả lời email ngắn.
Khi caffein đưa trí não và cơ thể bạn vào trạng thái siêu kích thích về căng thẳng, cảm
xúc của bạn sẽ bị hành vi lấn át hoàn toàn.
-

Ngủ

Khi bạn ngủ, bộ não của bạn được xạc lại theo nghĩa đen, xáo trộn qua mọi ký ức
trong ngày và lưu trữ hoặc loại bỏ chúng để bạn thức dậy tỉnh táo và sáng suốt. Nếu bạn
thiếu ngủ hay ngủ không đúng cách thì bạn sẽ bị giảm khả năng tự kiểm soát, khả năng
chú ý và khả năng ghi nhớ. Mất ngủ làm tăng mức độ hormone căng thẳng vì vậy hãy tìm
bất kỳ kỹ thuật thư giãn nào để giúp bạn ngủ ngon và ngủ sâu.
-

Thở

Thở là nguồn góc của sự sống. Hãy luyện tập cho não của bạn chỉ tập trung vào một
việc quan trọng này và bỏ căng thẳng lại phía sau. Khi bạn cảm thấy căng thẳng, hãy
dành vài phút tập trung vào hơi thở. Đóng mọi cách cửa, dứt bỏ mọi phiền nhiễu khác,
chỉ ngồi trên ghế và thở. Mục đích của việc này là dành toàn bộ thời gian của bạn tập
trung vào hơi thở, điều này sẽ giúp tâm trí bạn khỏi suy nghĩ vẩn vơ về những điều tiêu
cực. Hãy nghĩ về cảm giác của cơ thể khi hít vào và thở ra. Nghe thì khá dễ, nhưng thực


sự cũng khá khó để tập trung thở được đến 5 phút.Nếu bạn có luyện tập thì điều này sẽ dễ
hơn nhiều.
Bạn có thể nói rằng làm thế này dễ ợt và hơi ngớ ngẩn, nhưng thực sự bạn sẽ ngạc
nhiên khi bạn cảm thấy bạn lấy lại bình tĩnh nhanh như nào và nó giúp bạn bng bỏ
những suy nghĩ mất tập trung dễ dàng như nào.
-

Tận dụng các mối quan hệ

Để giữ bình tĩnh và hiệu quả, bạn cần phải nhận ra điểm yếu của bạn và nhờ giúp đỡ
khi cần. Có nghĩa là bạn sẽ cần xây dựng một hệ thống các mối quan hệ có thể giúp đỡ
bạn ngay khi bạn gặp khó khăn. Ai cũng cần phải có những người bạn, đối tác hay đồng
nghiệp luôn ủng hộ, cổ vũ cho họ và sẵn sàng giang tay giúp đỡ họ. Mỗi khi bạn gặp khó
khăn và lâm vào tình trạng căng thẳng, chỉ cần có một sự giúp đỡ nho nhỏ bảo đảm công
việc của bạn sẽ giúp bạn giải tỏa mối lo lắng ngay lập tức.
Tóm lại, đừng để căng thẳng làm hỏng sự hài lịng cơng việc, kết quả, mối quan hệ
của bạn và sức khỏe của bạn.Chúng ta đều có căng thẳng trong cuộc sống, cả trong và
ngồi cơng việc. Cuối cùng, mọi thứ cũng chỉ là vấn đề tìm kiếm những giải pháp đúng
đắn để giảm thiểu căng thẳng một cách tốt nhất cho bạn mà thôi.Bạn hãy áp dụng bất
cách nào mà bạn thấy phù hợp nhất.
VÍ DỤ:

Câu 4 hãy cho biết mục tiêu được phân loại như thế nào trong q trình tổ chức
thực hiện cơng việc? Lấy ví dụ minh họa?
Trong quá trình tổ chức thực hiện các công việc, mục tiêu thường được chia thành
các loại:
(1) Mục tiêu chính
Trong cơng việc, mục tiêu chính được hiểu là những mục tiêu mang tính chất quyết
định đến hiệu quả và thành công của công việc mà chúng ta đang thực hiện.
Đây là mục tiêu bắt buộc phải đạt được trong q trình thực thi cơng việc của chúng
ta. Nếu mục tiêu này chưa được thực hiện tốt hay thực hiện sai lệch sẽ dẫn đến những
hậu quả không mong muốn hoặc kết quả thực hiện hiện công việc không cao như mong
đợi. Ví dụ:
-

Mục tiêu chính của sinh viên trong 4 năm học đại học là tốt nghiệp ra trường

-

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh thì mục tiêu chính của họ là tối đa hóa lợi
nhuận
(2) Mục tiêu hỗ trợ


Mục tiêu hỗ trợ là các mục tiêu góp phần hỗ trợ việc thực hiện mục tiêu chính của
chúng ta. Đây chính là những cầu nối giúp chúng ta hồn thành mục tiêu chính.
Ví dụ:
-

Mục tiêu hỗ trợ của sinh viên (Mục tiêu chính là tốt nghiệp) là phải hồn thành các môn
học và vượt qua các kỳ thi.

-

Mục tiêu hỗ trợ của doanh nghiệp (Mục tiêu chính là tối đa hóa lợi nhuận) là phải tiết
kiệm chi phí, mở rộng thị trường, xúc tiến bán hiệu quả.
(3) Mục tiêu nên có
Đây là mục tiêu nhằm thúc đẩy mục tiêu chính tốt hơn. Tuy nhiên, nếu khơng có các
mục tiêu này thì mục tiêu chính vẫn được thực hiện.
Ví dụ:
- Mục tiêu nên có của sinh viên là có một ngoại ngữ thông dụng, khả năng tin học…

Mục tiêu nên có của doanh nghiệp là có hệ thống trang thiết bị hiện đại, đội ngũ nhân
công lãnh nghề…
Câu 5 hãy cho biết các cách thức kiểm soát thời gian hiệu quả? Lấy ví dụ minh họa?
Kiểm sốt thời gian
(1) Luyện tập thói quen ghi chép
Việc ghi chép giúp bạn thấy được rõ ràng bạn đã dùng thời gian như thế nào? Và từ
đó tìm ra cách và thời điểm nào làm cơng việc gì là hợp lý nhất. Ghi chép giúp bạn nhớ
được những việc bạn cần làm và nhiệm vụ của bạn lúc này là tập trung vào làm việc đó
một cách tốt nhất.
Sau một thời gian khi bạn có thói quen ghi chép những cơng việc mình đã làm bạn
chợt nhận ra rằng mình đã lãng phí một khoảng thời gian vô cùng lớn để làm những việc
không đâu. Nếu bạn biết đến quy luật 80/20 thì bạn cũng sẽ biết được rằng 80% hiệu quả
công việc đến từ 20 % thời gian bạn làm cơng việc đó. Nghĩa là thật ra bạn chỉ cần
khoảng 20% thời gian bạn dùng để làm cơng việc đó thì bạn đã hồn thành 80% khối
lượng cơng việc rồi, số cịn lại là thời gian bạn lãng phí. Khi ghi chép thì bạn sẽ nhận ra
điều bất cập này và từ đó có giải pháp điều chỉnh lại sao cho phù hợp.
(2) Tập thói quen lập kế hoạch

Sở dĩ các bạn cảm thấy mình có q nhiều việc để làm, thành ra là đang làm việc này

lại cứ vội vội vàng vàng hoặc làm nửa chừng nhảy qua việc khác nhưng rốt cuộc việc nào
cũng dở dang. Lý do đơn giản thôi, bạn khơng có một lịch làm việc cụ thể, có nghĩa là
lên list công việc các bạn cần làm trong một ngày để các bạn có thể yên tâm mà tập trung
làm việc, khơng phải lo lắng. Khi bạn có một cuốn lịch ngày, tháng, năm thì nó giống


như một cái la bàn, một người sếp của bạn vậy. Nó sẽ hướng dẫn cho bạn rằng bạn nên
làm gì và bạn phải chịu trách nhiệm với người sếp này. Do đó cuốn sổ tay kế hoạch hàng
ngày, hàng tuần, hàng tháng là điều tối quan trọng bạn cần phải có, nếu khơng thì bạn sẽ
bị rối tung lên vì mớ cơng việc khơng rõ ràng...
(3) Tập thói quen ưu tiên cho cơng việc quan trọng

Chúng ta thường có một thói quen sử dụng thời gian theo kiểu:
-

Việc gấp làm trước việc quan trọng.

-

Việc gì dễ làm trước khó để sau.

-

Việc gì thích làm trước khơng thích làm sau.

-

Việc gì đến trước làm trước.

-

Chờ đến hạn cuối cùng mới làm.

-

Việc nhỏ làm trước.

Đó cũng chính là lý do vì sao chúng ta thường không đủ thời gian để làm những việc
mà lẽ ra ta cần làm. Một ngày bạn chỉ có 24h để thực hiện các cơng việc nên bạn cần chú
ý học cách nói “khơng” với những điều khơng quan trọng hoặc có thể phá vỡ những kế
hoạch mà bạn đã đề ra. Ví dụ tối nay bạn gái bạn rủ đi chơi, nhưng bạn cũng có kế hoạch
học thuộc 5 câu giao tiếp tiếng anh tối nay (chẳng hạn) thì bạn sẽ chọn thực hiện cơng
việc nào? Rõ ràng là bạn có thể chọn đi chơi với bạn gái, cịn tiếng anh thì mai học cũng
được, chẳng sao.
Hoặc bạn có thể chọn ở nhà học tiếng anh và hẹn bạn gái vào một dịp khác đúng
không nào? Vậy làm sao để quyết định đây? Hồi còn đi học đại học mình may mắn là
được một người thầy dạy cho mình cách để quyết định xem mình nên ưu tiên cho việc
nào? Theo đó thì thứ tự ưu tiên như sau:
1. Việc quan trọng và cần thiết.
2. Việc quan trọng nhưng không cần thiết.
3. Việc cần thiết nhưng không quan trọng.
4. Việc không cần thiết và cũng không quan trọng.

Quay trở lại ví dụ trên, để ra quyết định nhanh chóng bạn chỉ cần đặt câu hỏi: Việc
nào quan trọng hơn? Rồi tiếp theo đến câu hỏi. Việc nào cần thiết hơn? (nếu câu trả lời
nhận được từ câu số 1 là như nhau) là bạn sẽ có được quyết định chỉ sau 30s. Sau khi ra
quyết định thì hãy tự tin vào quyết định của mình và tập trung làm nó bạn nhé! Vì phân
tâm thì bạn sẽ làm việc không hiệu quả đâu.
(4) Chia nhỏ công việc bạn cần làm

Chia nhỏ công việc và theo dõi dựa trên tiến độ. Một công việc to lớn luôn bao gồm
những mảnh ghép nho nhỏ, hãy tách một chiếc ôtô ra thành 100 mảnh ghép. Công việc


của bạn đơn giản chỉ là tách các mảnh ghép đó và hồn tất từng mảnh ghép rồi lắp chúng
lại với nhau thành một chiếc xe hoàn chỉnh. Nhớ rằng: Ln theo dõi tiến độ hồn thành
các mảnh ghép. Việc chia nhỏ cịn có tác dụng giúp mình làm việc nhanh hơn vì 2 lý do:
Thứ nhất là độ phứt tạp của nó khơng q lớn như cơng việc ban đầu, thứ hai là nó khơng
làm ta chống vì khối lượng q lớn.
(5) Có sự cam kết với cơng việc

Quản lý thời gian luôn đặt ra vấn đề: Liệu bạn có kịp tiến độ, hãy tự tạo ra một cuộc
đua với chính chiếc đồng hồ của bạn. Hãy ln đặt câu hỏi, làm thế nào để được tốt hơn?
Phải có một cam kết riêng dành cho mình mỗi khi bạn khơng hồn thành tiến độ cơng
việc đặt ra.
Mức thưởng phạt sẽ là gì? Rõ ràng và cụ thể. Đừng tự cho mình cái quyền được dễ dãi
với bản thân!
(6) Tạo sự khác biệt

Điều này ở đây có nghĩa là, buổi sáng thay vì bạn đi làm vào lúc 6h30 (là giờ mọi
người đổ nhau đi làm) thì các bạn có thể đi làm vào lúc 6h hoặc 7h để tránh giờ cao điểm
kẹt xe. Như vậy bạn đã tiết kiệm được một khoảng thời gian không hề nhỏ. Các bạn nên
cố gắng tránh những khung giờ mà mọi người đều đổ xơ đi làm một việc nào đó, ví dụ
như đi chợ, tại sao ta phải cứ đi chợ vào ngày thứ 7, chủ nhật để phải xếp hàng. Bạn có
thể đi vào khung giờ khác nếu có thể. Tránh những gì đó mà đám đơng người ta đang làm
để mình có thể tiết kiệm tối đa thời gian.
(7) Vượt qua sự trì hỗn

Sự trì hỗn nghĩa là hỗn lại cơng việc đáng lẽ phải hồn thành trước tiên. Mặc dù
nhiều người không thừa nhận điều này, nhưng quả thực nếu họ làm việc đúng giờ hơn, họ

sẽ thu được nhiều hơn. Với nhiều người, việc “tạm gác” công việc sau này làm là một
thói quen hơn là một sở thích. Sở dĩ bạn trì hỗn cơng việc là vì cơng việc chưa đến thời
hạn cuối, hay khơng có sẵn nguồn lực cần thiết... Nhưng chung quy lại nó chỉ mang lại
cho bạn sự kém hiệu quả trong công việc, cũng như thời gian bị trôi qua một cách vô
nghĩa. Vì vậy muốn quản lí thời gian tốt, bạn nhất định phải học cách vượt qua sự trì
hỗn.
(8) Cắt giảm thời gian dùng công nghệ

Ngày nay khi mà cuộc sống của chúng ta bị bủa vậy bởi công nghệ, khiến cho cuộc
sống của một bộ phân đông đảo của chúng ta trở nên bị lên thuộc vào các sản phẩm công
nghệ như Smartphone. Một ngày thiếu internet đối với nhiều người giống như là thiếu
khí thở vậy.
Ở đây mình khơng phủ nhận mặt tích cực mà cơng nghệ mang lại, điều đáng nói là
phần lớn thời gian chúng ta sử dụng cơng nghệ để làm những việc tiêu phí thời gian mà


không mang lại hiệu quả như tán gẫu, lướt facebook mặc dù cũng chẳng để làm gì cả, chỉ
như một thói quen.
Chính những thói quen ấy đang giết chết quỹ thời gian của chúng ta một cách vơ ích.
Vì vậy lời khuyên của mình dành cho các bạn là hãy hạn chế đến mức tối đa khoảng thời
gian dùng facebook, zalo... Khi không cần thiết và dùng những quỹ thời gian đó làm
những việc có ích hơn như đọc một cuốn sách, học tiếng anh. Hay đơn giản là tham gia
một khóa học nào đó để trau dồi kĩ năng hay tập tành kinh doanh chẳng hạn... Nói chung
đừng để thời gian trôi qua mà bạn không làm được việc gì!
(9) Tận dụng những lúc ngồi trên xe, lúc rảnh rỗi

Ở đất nước Israel hay Nhật Bản. Họ thường có thói quen mang theo 1 cuốn sách bên
mình và lấy nó ra đọc khi đang chờ chờ đợi hay đi trên xe bus. Đó cũng là một trong số
các nguyên nhân khiến 2 quốc gia này trở nên giàu có và thịnh vượng dù bị chiến tranh
tàn phá.

Còn các bạn lúc đợi xe bus, hay ngồi trên xe bạn thường làm gì? Mình thấy nhiều
bạn thường lấy điện thoại ra lướt web, hay nghe nhạc, đó đã trở thói quen của các bạn trẻ
nước ta. Các bạn đừng xem thường khoảng thời gian ngắn như vậy nhé. Mình sẽ làm một
phép tính để bạn thấy: Mỗi ngày thời gian chờ đợi cho các thứ của bạn mình cho là mất
30 phút = 0,5 giờ, một năm là 365 ngày tức là bạn mất 365*0,5=182,5 giờ. Đủ thời gian
để bạn đọc 25 cuốn sách/năm các bạn lãng phí để chời đợi thì người ta đã học được một
lượng kiến thức khổng lồ rồi đấy. Họ hơn chúng ta chỉ là vì họ biết tận dụng tối đa thời
gian rảnh thôi.
Quản lý tốt thời gian rảnh của bạn chính là một trong những cách kiểm sốt thời gian
đấy.
(10)

Tập thói quen thức dậy sớm

Đây là cơng việc có lẽ dễ làm nhất trong 10 cơng việc mình đã liệt kê ra trên đây, các
bạn biết khơng, những người thành cơng thường có thói quen thức dậy rất sớm. Các CEO
nổi tiếng thường bắt đầu một ngày mới của mình từ lức 3h-6h sáng.
Ngồi những lợi ích đối với vấn đề sức khỏe thì dậy sớm cịn giúp chúng ta có thêm
thời gian để làm việc, thật tuyệt vời biết bao khi ngày mới của bạn bắt đầu từ lức 5h sáng
thay vì 6h như thói quen thường ngày của bạn. Đó là khoảng thời gian của riêng bạn,
khơng có ai quấy rầy, mỗi ngày bạn thức dậy sớm trước 1h đồng hồ so với người khác
đồng nghĩa với 1 tuần bạn có thêm 7h đồng hồ nhiều hơn người khác, chẳng khác nào 1
tuần của bạn có 8 ngày cả.
Ngồi ra khoảng thời gian sáng sớm cũng là khoảng thời gian đầu óc bạn tỉnh táo nhất,
lúc này nếu bạn đọc một cuốn sách thì bạn cũng sẽ nhớ lâu hơn, hiệu quả làm việc trong


ngày cũng tăng lên đáng kể. Vì vậy nếu bạn không chịu thức dậy sẵn sàng cho ngày mới
sẽ bỏ lỡ rất nhiều cơ hội quý giá.
Câu 6 : hãy cho biết các cách thức rèn luyện sự tập trung trong cơng việc? Lấy ví dụ

minh họa?

B.
-

Bài tập
Lập danh sách 10 công việc
Vẽ ma trận/ đồ thị quản lý thời gian
Sử dụng nguyên tắc SMART để phân tích mục tiêu
Các chủ đề

Chủ đề 1: Ra trường bằng khá, đúng hạn và làm việc tại một tổ chức
Chủ đề 2: Ra trường bằng khá, đúng hạn và khởi nghiệp cùng bạn bè sau khi ra
trường
Chủ đề 3: Ra trường bằng khá, đúng hạn và đi du học ngay sau khi ra trường (học
thạc sĩ)
Chủ đề 4: Ra trường bằng khá, đúng hạn và làm việc tại một doanh nghiệp nước
ngoài
Chủ đề 5: Ra trường bằng khá, đúng hạn và làm việc tại một doanh nghiệp
Chủ đề 6: Ra trường bằng khá, đúng hạn và làm việc tại một cơ quan nhà nước