TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN
I, Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:
1,Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
Bất kỳ 1 doanh nghiệp nào, dù quy mô to hay nhỏ,khi thành lập và đi vào hoạt
động đều cần có 1 bộ máy kế toán cho riêng mình. Kế toán ra đời từ rất lâu do yêu
cầu quản lý bảo vệ tài sản và quản lý nguồn vốn cũng như tình hình biến động của
chúng.Qua các thời kỳ phát triển của sản xuất, trao đổi, lưu thông hay nói cách
khác là sự phát triển của hình thái kinh tế xã hội, kế toán ngày càng hoàn thiện về
tổ chức, về con người...Vai trò của kế toán trong các doanh nghiệp ngày càng trở
nên quan trọng và trở nên không thể thiếu. Các chủ doanh nghiệp muốn nắm được
tình hình tài sản và nguồn vốn của mình phải thông qua bộ máy kế toán.Cũng như
tất cả những doanh nghiệp khác, công ty dược phẩm Việt Anh có 1 bộ máy kế toán
khá vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ. Nó thực hiện chức năng xử lý,thu nhận
và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho các bộ phận, đối tượng có liên quan.
Bộ máy kế toán của công ty đồng thời giúp cho ban giám đốc đưa ra các
quyết định kinh doanh. Nó giống như nhà tham mưu chiến lược, cánh tay phải đắc
lực của ban giám đốc. Nhìn chung, chức năng cụ thể của nó có thể tóm gọn như
sau:
- Tổ chức hạch toán kế toán, phản ánh đầy đủ chính xác tình hình biến động
tài sản với nguồn vốn của công ty.
- Lập và trình bày các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định của nhà nước.
- Tổ chức công tác phân tích tài chính của công ty để đề xuất những biện pháp
kịp thời cho việc ra quyết định của nhà quản lý.
- Thực hiện công tác xử lý và bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức phổ biến kịp thời các chế độ thể lệ, các quy chế tài chính mới được
ban hành.
- Hướng dẫn bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên kế toán.
2, Mô hình bộ máy kế toán và chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
a, Mô hình bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán được thiết kế khá khoa học và gọn nhẹ.Thực tế quy mô công
ty không lớn, chỉ gồm 70 người nên việc tổ chức bộ máy như vậy giúp chi phí

giảm đi rất nhiều. Bộ máy gồm:
- 1 kế toán trưởng
- 1 Kế toán tổng hợp
- 1 Kế toán bán hàng
- 1 kế toán mua hàng
- Thủ quỹ
- Thủ kho
- Kế toán tài sản cố định
Sơ đồ bộ máy kế toán:
Kế toáncông nợ
Kế toán tiêu thụ
Thủ quỹ kiêm Kế toán tiền lương
Kế toán
trưởng

b,Chức năng của từng bộ phận:
mỗi vị trí trong bộ máy kế toán lại nắm giữ những vai trò khác nhau. Sự
chuyên môn hóa theo công việc giúp việc hạch toán kế toán diễn ra dễ dàng hơn:
* Kế toán trưởng: Đây là vị trí cao nhất và nhiều trách nhiệm nhất bộ máy kế
toán. Kế toán trưởng đảm nhận những chức năng sau:
- Giám đốc về tài chính của doanh nghiệp, đồng thời là kiểm soát viên của
nhà nước tại doanh nghiệp. Nóinhư vậy vì người kế toán trưởng phải nắm và hiểu
được các luật thuế, luật doanh nghiệp, luật sản xuất kinh doanh, luật ngân hàng,
luật lao động...để từ đó áp dụng cho doanh nghiệp, đảm bảo tuân theo đúng luật
định, tránh vi phạm và làm sai, có thể gây ảnh hưởng lớn đến công ty. Đơn cử như
luật lao động. Nếu không hiểu đúng, hiểu sâu mà áp dụng sai, gây thiệt hại đến lợi
ích người lao động thì sự tin tưởng và tinh thần làm việc của họ đối với công việc
sẽ không được bảo đảm. Trong khi họ là lực lượng chính, trực tiếp làm ra lợi
nhuận của doanh nghiệp.
- Kế toán trưởng tổ chức sắp xếp bộ máy kế toán. Đây là người đứng đầu, ra

mệnh lệnh và chỉ huy công việc chung
- Chịu trách nhiệm về tổ chức thực hiện các quá trình kinh doanh: mua, bán,
tính toán chi phí sao cho hợp lý và hợp chế độ.
- Mở sổ sách theo dõi quá trình kinh doanh của doanh nghiệp theo đúng luật
kế toán thống kê hiện hành.
- Hàng tháng, quý, năm làm báo cáo kịp thời, chính xác
- Cùng giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế
-Tổ chức lưu giữ chứng từ sổ sách theo đúng chế độ hiện hành va lưu khoa
học, theo trình tự thời gian để việc tìm kiếm hồ sơ sổ sách dễ dàng.
* Kế toán tổng hợp:
Công việc đơn giản hơn và it trách nhiệm hơn so vớikế toán trưởng nhưng
trên tất cả những bộ phận còn lại. Kế toán tổng hợp thực hiện những chức năng,
nhiệm vụ sau:
- Tổng hợp toàn bộ các phát sinh về tài chính, kế toán, trong tháng,quý, năm
để cùng kế toán trưởng thực hiện đúng với chế độ hiện hành.
- ghi chép, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: ghi chép vào sổ chi
tiết theo từng nội dung kinh tế phát sinh. Tổng hợp các số liệu ghi vào sổ Cái. đối
chiếu các chỉ tiêu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp để tránh sai sót do việc chuyển
sổ.
- Theo dõi tình hình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội. Quyết toán thu, chi
theo chế độ quy định của ngành, Bộ lao động thương binh và xã hội.
*Kế toán bán hàng:
- Cập nhật sự thay đổi của giá cả các mặt hàng trong nga ỳ để nhanh chóng
thông báo cho khách hàng.
- Tập hợp yêu cầu của khách hàng. Viết phiếu xuất kho cho kế toán bán hàng
trên máy xuất hóa đơn tài chính. Kế toán bán hàng trên máy sau đó chuyển hóa
đơn xuống bộ phận kho xuất kho giao hàng cho khách hàng
- Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ.
*Kế toán mua hàng:
- Cập nhật giá cả thường xuyên, lệnh,chỉ đạo của giám đốc điều hành. Đối

chiếu hàng tồn kho để đặt hàng với người bán theo giá cả mà công ty đã chỉ đạo.
- Tiếp nhận hóa đơn. Cùng thủ kho đối chiếu hàng nhận giữa thực tế với hóa
đơn. Nếu có thiếu sót, kế toán mua hàng sẽ lập biên bản và thông báo cho các bên
liên quan.
- Chuyển chứng từ lưu cho kế toán theo dõi công nợ
*Kế toán công nợ:
Đây là phần hành quan trọng ở 1 công ty thương mại như công ty Việt Anh.
Người đảm nhận vị trí này sẽ có chức năng:
- Nhận hóa đơn chứng từ từ kế toán bán hàng, kế toán mua hàng rùi định
khoản vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. Mỗi khách hàng
lớn sẽ được chi tiết riêng trên sổ. Từ các sổ chi tiết, kế toán công nợ sẽ vào Sổ Cái.
- Nhận hóa đơn, chứng từ của các cửa hàng, quầy thuốc để vào sổ chi tiết.
- Tổng hợp phiếu Thu, phiếu Chi.
- Theo dõi tình hình thu nợ, trả nợ của công ty.
*Thủ quỹ:
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi( theo quy định của công ty) thủ quỹ thu tiền
và xuất tiền. Lưu giữ chứng từ vào sổ quỹ cẩn thận, cập nhật nhanh chóng, kịp
thời.
- Kiểm tra giữa tồn quỹ trên sổ sách và trên thực tế số tiền trong két. Kiểm tra
chữ k ý của thủ quỹ và kế toán trên kế toán đối chiếu số dư.
- Lấy chứng từ ở ngân hàng thông qua nộp, rút tiền mặt tại ngân hàng
- Phát lương cho cán bộ nhân viên đồng thời hạch toán lương.
*Thủ kho:
Ngườigiữ vị trí thủ kho có trình độ chuyên môn cao, hiểu rõ về các loại thuốc.
Căn cứ vào hóa đơn hợp lệ nhận được, thủ kho kiểm tra lượng hàng nhập, xuất ra
khỏi kho. Kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, mẫu mã để phân loại theo mặt
hàng, nhóm hàng, ngành hàng. Tránh việc sắp xếp lẫn lộn, va không khoa học, dễ
gây nhầm lẫn khi xuất.
- Sắp xếp hàng hóa sao cho thoáng, khoa học, dễ thấy, dễ lấy. cuối ngày vào
sổ, thẻ kho kịp thời.

- cuối tháng tổ chức các tổ đi kiểm kê thực tế hàng hóa. Thủ kho thực hiện đối
chiếu kết quả kiểm kê số hàng hóa tồn kho thực tế với số trên sổ sách. Nếu có
chênh lệch lập biên bản và tìm nguyên nhân, báo cáo với cấp trên. đối với hàng
hỏng, hàng kém phầm chất cũng lập biên bản đề xuất xử lý.
*Kế toán tài sản cố định:
Hàng tháng, kế toán mở sổ sách theo dõi về tài sản cố định để khấu hao. ghi
tăng, giảm tài sản cố định khi có biến động theo đúng chế độ hiện hành.
II, Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong công ty:
1. Những chính sách kế toán chung:
- Áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định 1141/TC/QD/CĐKT
của Bộ trưởng Bộ tài chính và các thông tư, quyết định sửa đổi bổ sung có liên
quan.
- Năm tài chính: năm tài chính công ty bắt đầu từ ngày 1/1 hàng năm cho đến
31/12. Hầu hết các công ty Việt Nam đều theo năm tài chính này.
- Đơn vị tiền tệ công ty áp dụng là đồng tiền Việt Nam: Việt Nam đồng. Vì
phạm vi thị trường công ty chỉ trong nước là chủ yếu và công ty không nhập khẩu
mặt hàng từ nước ngoài nên ngoại tệ là không có.
- Phương pháp kế toán áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên.
- Hàng tồn kho được kiểm tra theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương
pháp tính giá hàng tồn kho là fifo- nhập trước xuất trước. Giá trị khi mua về nhập
kho là giá bao gồm cả chi phí thu mua và các chi phí khác. Giá trị hàng tồn kho
trong kỳ và cuối kỳ là giá thực tế đích danh.
- tài sản cố định khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế cho mặt hàng
thuốc chủ yếu là 5%
- Thuế thu nhập doanh nghiệp áp dụng là 28%.
2. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng:
Công ty Việt Anh áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC . Cụ thể như sau:
*Các tài sản nội bảng

+ TK 111 (TK 1111, TK 1112) - Tiền mặt tại quỹ.
+ TK 112 (TK 1121, TK 1122) -Tiền gửi ngân hàng.
+ TK 131 _ phải thu khách hàng.
+ TK 133 _ Thuế GTGT được khấu trừ.
+ TK 141 _ Tạm ứng.
+ TK 142 _ chi phí trả trước.
+ TK 153 _ Công cụ, dụng cụ.
+ TK 156 _ Hàng hoá.
+ TK 211 _ TSCĐ hữu hình.
+ TK 213 _ TSCĐ vô hình.
+ TK 2141 _ Khấu hao TSCĐ hữu hình.
+ TK 2143 _ Khấu hao TSCĐ vô hình.
+ TK 242 _ chi phí trả trước dài hạn.
+ TK 331 _ phải trả người bán.
+ TK 333 _ Các khoản nộp Nhà nước.
+ TK 334 _ phải trả công nhân viên.
+ TK 338 _ phải trả phải nộp khác.
+ TK 411 _ Ngồn vốn kinh doanh.
+ TK 413 _ Chênh lệch tỷ giá.
+ TK 415 _ Quỹ dự phòng tài chính.
+ TK 421 _ lợi nhuận chưa phân phối.
+ TK 431 _ Quỹ khen thưởng phúc lợi.
+ TK 511 _ Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ.
+ TK 622 _ chi phí nhân công trực tiếp.
+ TK 632 _ Giá vốn hàng bán.
+ TK 635 _ chi phí tài chính.
+ TK 641 _ chi phí bán hàng.
+ TK 642 _ chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ TK 911 _ Xác định kết quả kinh doanh.
3. Hệ thống chứng từ sử dụng:

Tất cả các doanh nghiệp, khi tuyên bố thành lập và tiến hành hoạt động đều
phải ghi chép mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,quý, năm… Hệ thống
chứng từ chính là cơ sở cho hạch toán kế toán.Những chứng từ gốc được kế toán
phần hành ghi sổ chi tiết, chứng từ ghi sổ và vào sổ Cái. Đây được coi là bằng
chứng cho những gì thực sự phát sinh và hoàn thành của công ty.
Hệ thống chứng từ công ty dược phẩm Việt Anh tương đối đầy đủ, hợp lý,
hợp pháp, hợp lệ theo đúng quy định của bộ tài chính. Cụ thể như sau:
- Chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán
tiền thưởng, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, giấy đi đường, bảng thanh toán
thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và
BHXH.
- Chỉ tiêu hàng tồn kho: gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm
nghiệm vật tư hàng hoá, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá…
- Chỉ tiêu bán hàng: hoá đơn giá trị gia tăng…
- Chỉ tiêu tiền tệ: Bao gồm phiếu thu, phiếu chi, giấy tạm ứng, giấy đề nghị
thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ( dùng cho VND), bảng kê chi tiền.
- Chỉ tiêu tài sản cố định: Biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ,
bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, thẻ TSCĐ.
Hoá đơn giá trị gia tăng của công ty là hoá đơn do công ty tự in ấn với sự cho
phép của Cục thuế TP HN.
Mẫu như sau:
Công ty dược phẩm Việt Anh Mẫu số: 01GTKT- 3LL-01
ĐT: . Fax: Được sử dụng theo công văn sổ 23588/CT-AC
Hóa đơn( GTGT)
Liên 2: Giao khách hàng ký hiệu: AA/2005 T
Ngày… tháng.. năm Số hóa đơn: 022439
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dược phẩm Việt Anh
Địa chỉ: Ngách 64/49 Nguyễn Lương Bằng- Đống Đa- Hà Nội
Số tài khoản:10201 0000 69513 Ngân hàng công thương Đống Đa Hà Nội
Mã số thuế: 0100374993

Họ tên người mua hàng:…
Đơn vị:…
Địa chỉ:
Số tài khoản:…
Hình thức thanh toán…. Mã số thuế:
STT Tên hàng hóa, quy cách Đơn vị tính Slg Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
Gyterbac 90ml lọ 280 1350 378.000
Gentamicin 40mg/ml ống 3000 518,7 1.556.100
Gluco C gói viên 18000 67 1.206.000
…
Cộng tiền hàng
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT