Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

TIỂU LUẬN:

Cơng tác tổ chức và hoạt động văn phịng của công ty Thương
mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT


A. Lời mở đầu
Cơng tác văn phịng là cơng tác quan trọng không thể thiểu được trong hoạt động của
tât cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
của mình thì khẩu đầu tiên là phải tổ chức tốt cơng tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận
tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin
phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phịng đưoc
tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ
quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ
chuyên môn của tổ chức, đơn vị.
Tổ chức điều hành hoạt động trong VP là công tác quan trọng, tiên quyết nếu muốn
đưa VP họat động một cách đúng hướng, khoa học cũng như đem lại năng suất cao nhất.
Chính vì vậy em nghiên cứu đề tài " Công tác tổ chức và hoạt động văn phịng của cơng ty
Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT" làm bài tiểu luận môn học Quản trị văn
phòng doanh nghiệp.
Bài tiểu luận được kết cấu gồm 3 phần chính sau:
Chương I: Tổng quan về cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT.
Chương II: Công tác tổ chức và hoạt động văn phịng của cơng ty Thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT.
Chương III: Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phịng cơng ty


Từ viết tắt
QTVP

:

Quản trị văn phòng

QTKD:

Quản trị Kinh doanh.

CBCNV:

Cán bộ công nhân viên.

GTVT :

Giao thông vận tải.

DNNN:

Doanh nghiệp nhà nước.

QĐ:

Quyết định.

BGTVT:

Bộ Giao thông vận tải.

TCCB–LĐ: Tổ chức cán bộ – Lao động.
LĐTBXH:

Lao động thương binh xã hội.

HBT:

Hai Bà Trưng.

TM:

Thương mại.

SXKD:

Sản xuất kinh doanh.

TCKT :

Tài chính kế tốn.

Mục lục


A. Lời mở đầu........................................................................................................................ 2
Từ viết tắt QTVP: Quản trị văn phịng..................................................................................3
B. Nội dung............................................................................................................................ 5
Chương I............................................................................................................................ 5
Tổng quan về cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT..........................5
I. Tổ chức của công ty:....................................................................................................5
II. Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT....................10
Chương II........................................................................................................................ 12
Nghiệp vụ hành chĩnh tại phòng Hành chính -Tổng hợp cơng ty thương mại và sản

xuất vật tư thiết bị GTVT...............................................................................................12
I. Tổ chức bộ máy văn phòng........................................................................................12
II. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng....................................................................13
III. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính - Tổng hợp của cơng ty thương mại và sản xuất
vật tư thiết bị GTVT......................................................................................................15
IV. Tình hình hoạt động của văn phịng cơng ty............................................................17
Chương III....................................................................................................................... 17
Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của công ty thương mại và sản xuất vật tư
thiết bị GTVT.................................................................................................................. 17
I. Một số nhận xét chung về hoạt động của cơng ty......................................................17
II. Nhận xét về hoạt động văn phịng công ty................................................................19
C. Kết luận........................................................................................................................... 21


B. Nội dung
Chương I
Tổng quan về công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
Tổng công ty cơ khí GTVT
I. Tổ chức của cơng ty:

1.1 Q trình hình thành và phát triển của cơng ty
Cơng ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước trực
thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập theo quyết định số
602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT.
- Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT (mã số 25)
- Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân
– TP Hà Nội.
- Nay DNNN đổi tên thành: Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT - trực
thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo số 2195-1998/ QĐ BGTVT
Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội

- Tên giao dịch QuốcTế: TMT - Trade Manufacture Transportation.
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí
GTVT với quy mơ ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu đồng. Và
được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi, phường
Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội
- Thuận lợi:
+ Được sự quan tâm của Tổng cơng ty cơ khí GTVT, Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống Đa tạo
điều kiện tháo gỡ khó khăn cho các chương trình SXKD của cơng ty để có điều kiện phát
triển sản xuất, nâng cao tính cạnhtranh.


+ Cơ chế chính sách của Nhà nước đã có sự thay đổi cơ bản theo hướng khuyến khích các
doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư và năng động sáng tạo trong
SXKD.
+ Một số cán bộ trong cơng ty chưa hồ nhập kịp thời, đáp ứng yêu cầu nền kinh tế thị
trường, nên có nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ.
+ Đội ngũ cán bộ kỹ thuật, cán bộ quản lý, công nhân lành nghề…còn thiếu nhiều.
+ Vốn đầu tư và vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn vay.
+ Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng mỗi năm lên tới: hơn 2 tỷ đồng
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập
Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ
GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Cơng ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT,
trực thuộc tổng cơng ty cơ khí GTVT. Cơng ty có nhiệm vụ chủ yếu là:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng
tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa.
- Xuất khẩu lao động (Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 của Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày 18/4/2000 của Bộ
GTVT).
- Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ôtô, xe

gắn máy hai bánh (Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ GTVT).
Với những nhiệm vụ trên đây cơng ty đã hồn thành tốt nhiệm vụ do bộ trưởng Bộ
GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong nghành Giao thơng Việt Nam.
Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ - Bộ GTVT ngày
1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản xuất vật tư
thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là:


- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng
tiêu dùng.
- Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa.
- Gia cơng phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ khí GTVT. Sửa
chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinh doanh hàng điện tử, hàng trang
trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, phương tiện GTVT.
1.3 Tổ chức công ty
Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán độc lập.
Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “Trực tuyến chức năng” và chỉ đạo thống nhất từ trên
xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ
của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết định có lợi cho cơng ty.
Ban giám đốc gồm có:
- Giám đốc cơng ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều hành mọi hoạt
động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước cấp trên và tập
thể CBCNV trong cơng ty.
- Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm vụ
giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chức năng. Gồm có 02 phó giám
đốc:
+ Phó giám đốc kỹ thuật.
+ Phó giám đốc nội chính.
Các phịng chức năng gồm có:
- Phịng tổ chức hành chính.

- Phịng Tài chính Kế tốn.
- Phịng kinh doanh XNK.
- Phòng thị trường.


- Phịng khoa học cơngnghệ.
Ngồi ra cịn có các đơn vị trực thuộc bao gồm:
- Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199B MinhKhai.
-Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại HưngYên.
- Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại HưngYên.
- Chi nhánh tại thành phố HCM (Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM).
Sơ Đồ: Cơ cấu tổ chức
Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT
(1) Phòng tổ chức – Lao động – Hànhchính:
Có các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Lập phương án tổ chức – Cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản
xuất của công ty.
- Lập kế hoạch lao động và tiền lương.
- Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều động.
- Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiềnlương.
- Đề xuất các phương án thực hiệnvề công tác thanh tra, pháp chế quân sự, bảo vệ phòng
chống cháy nổ, phòng chống bão lụt.
- Hướng dẫn và chỉ đạo công tác an tồn lao động, phịng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ
điều dưỡng, điều trị, làm các thủ tục hưu trí, mất sức cho các CBCNV.
- Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của cơng ty.
- Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và công tác
của công ty.
(2) Phịng tài chính kế tốn:

Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tổ chức thực hiện đúng luật TCKT mà nhà nước ban hành
- Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD của cơngty.
- Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, hàng q,năm.
- Quyết tốn tài chính hàng q từng hợp đồng và hàngnăm.
- Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo quy định của
nhà nước về tài chính.
- Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong văn phịng cơng ty và các
xí nghiệp trực thuộc cơng ty.
- Phối hợp với phịng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty về
mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất và kinh
doanh.
(3) Phịng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu.
- Kinh doanh các mặt hàng của cơng ty.
- Nhập hàng hố và xuất khẩu hàng hố của cơng ty.
(4) Phịng khoa học cơng nghệ:
Có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm của công ty.
- Đảm bảo môi trường cho chất lượng của xe gắn máy.
- Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm của cơng ty mình.


II. Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT

2.1 Lĩnh vực hoạt động
Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp và kinh doanh
xe gắn máy, ô tô. Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy, sản xuất khung
xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy. Sản phẩm của công ty

sản xuất, lắp ráp đạt chất lượng cao, mẫu mã đẹp và phù hợp, giá thành rẻ đã và đang được
thị trường chấp nhận và ưachuộng.
2.2 Kết quả thực hiện hoạt động SXKD – chính sách đời sống văn hố xã hội – an ninh quốc
phịng
Kết quả thực hiện SXKD và các chỉ tiêu chủ yếu đều đạt trên 200% so với năm 2001,
năm 2002 trung bình mỗi CBCNV Cơng ty đã đóng góp xây dựng ngân sách Nhà nước (637
triệu đồng. Kết quả đó đã cho thấy Cơng ty đang nỗ lực phấn đấu để hoà nhập với sự phát
triển chung của tồn Tổng cơngty.
2.2.2

Kết quả thực hiện chính sách, đời sống văn hố, xã hội
Hai năm vừa qua (2001-2002) công ty đã giải quyết trả lương trực tiếp thêm cho 40

lao động tuyển dụng vào công ty làm việc và gián tiếp cho hàng ngàn người của các cơng ty
khác đều có việc làm và thu nhập ổn định, đặc biệt trong 2 năm vừa qua công ty đã hợp tác
sản xuất cùng một số đơn vị trong tổng công ty, tạo ra việc làm và tăng thêm nguồn thu của
một số công ty khác thuộc Tổng cơng ty như:
+ Cơng ty cơ khí ơtơ 3/2:

3.774.369.000đồng

+ Cơng ty cơkhí120:

3.641.026.000đồng

+ Cơng ty cơ khí NgơGiaTự:

1.206.197.500đồng

+ Cơng ty sản xuất và kinh doanh xe máy:

290.000.000đồng

+ Công ty xây dựng và cơ khísố1:

355.000.000đồng

- Chế độ BHXH, BHYT thực hiện đầy đủ theo qui định của nhà nước đối với người lao
động. Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích trong SXKD, con em CBCNV


có thành tích tốt trong học tập hàng năm. Thường xuyên quan tâm đến công tác hiếu hỷ, ủng
hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng bào lũ lụt, giúp đỡ học sinh nghèo vượt khó…
- Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ cơng nhân, lao động
nhằm hồn thành tồn diện kế hoạch XSKD.
- Tổ chức đại hội cơng nhân viên chức, xây dựng và thực hiện qui chế dân chủ, lắng nghe ý
kiến, kiến nghị của người lao động về các vấn đề liên quan đến hoạt động XSKD.
- Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá, văn nghệ, thể dục, thể thao góp phần
nâng cao đời sống tinh thần của người lao động.
2.2.3

Kết quả thực hiện cơng tác an ninh chính trị, trật tự, an tồn xã hội

- Cơng ty có nhiều địa điểm SXKD và việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu đều ở các cửa
khẩu có rất nhiều phức tạp nhưng cơng ty chưa để xảy ra mất an toàn về người và hàng hố.
Trật tự an tồn trong cơng ty ln ln được đảmbảo.
- Cơng ty thường xun có chun gia, khách nước ngồi đến ở và làm việc. Cơng ty ln
coi trọng việc kết hợp với các cơ quan chức năng địa phương, có phương án phịng ngừa,
bảo vệ, ln chấp hành nghiêm chỉnh qui định của nhà nước đối với người nước ngồi đến
và làm việc tại Cơng ty, khơng để xảy ra trường hợp nào đáng tiếc hoặc vi phạm chính sách

của Nhà nước trong lĩnh vựcnày.
Năm 2001 là năm đổi mới cách làm việc của công ty nên đã đạt được những kết quả
to lớn, đáng khích lệ và tự hào. Thành tích đó đã cổ vũ khích lệ mỗi CBCNV tiếp tục đổi
mới nhằm hoàn thành vượt mức kế hoặch đã đề ra trong những năm tiếptheo.
Nguyên nhân thắng lợi, những yếu kém cần khắc phục:
- Nguyên nhân thắng lợi:
+ Công ty thường xuyên được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng cơng ty cơ khí GTVT
và Bộ GTVT.
+ Sự đồn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo, trong đó Đảng là hạt nhân, là cơ sở vững chắc
cho việc thực hiện thành công các chủ chương lớn của công ty. Hoạt động SXKD phát triển
là tiền đề, là cơ sở để xây dựng mối đồn kết nhất trí trong cơng ty.


+ Vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giám đốc công ty là sự đổi mới, là những cuộc cách
mạng và sự sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt có ý nghĩa quyết định đến
sự phát triển về mọi hoạt động của công ty.
+ Công ty đã xác lập mối quan hệ tin cậy với mọi thành phần kinh tế trong nước và nước
ngồi, đó là yếu tố quan trngj trong SXKD. Thực tế SXKD trong năm qua, vị trí, vai trị các
bạn hàng đã đóng góp đáng kể cho sự phát triển của cơng ty. Chính họ là nhưng người đáng
trân trọng và là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêudùng.
+ Công ty mạnh dạn đầu tư và đầu tư đủ mức độ cần thiết ở những khâu then chốt có tính
quyết định đến chất lượng và sản lượng, từng bước đảm bảo sức cạnh tranh cho các sản
phẩm của cơng ty trên thị trường.
- Trong q trình SXKD đã bộc lộ những yếu kém cần được lhắc phục đólà:
+ Cơng ty mở rộng nhiều ngành nghề kinh doanh, song đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên viên
thợ lành nghề thiếu trầm trọng cần được bổ sung và nâng cao hiệu quả làm việc hơnnữa.
+ Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện lắp ráp chưa
chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp yêu cầu trongSXKD.
+ Công tác quản lý tài chính-kế tốn, thanh tốn cơng nợ, cần phải phân định rõ trách nhiệm
đối với CBCNV làm công tác tài vụ và tài chính.

+ Cơng tác tiếp thị, thơng tin thị trường còn yếu. Khả năng khai thác mặt hàng kinh doanh
mới còn nhiều hạn chế.
Chương II
Nghiệp vụ hành chĩnh tại phịng Hành chính -Tổng hợp cơng ty thương mại và sản
xuất vật tư thiết bị GTVT
I. Tổ chức bộ máy văn phịng

Bộ máy văn phịng của cơng ty bao gồm những phòng ban sau:
- Ban giám đốc điều hành hoạt động của cơngty.
- Phịng tài chính kếtốn.


- Phịng khoa học cơng nghệ.
- Phịng kinh doanh xuất nhậpkhẩu.
- Phịng tổ chức lao động hành chính:
Bao gồm:
+ Nhân viên văn thư lưu trữ.
+ Tổ bảo vệ.
+ Tổ xe.
+ Nhà ăn.
+ Tạp vụ.
II. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

- Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thơng tin từ các nguồn thơng tin
đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị. đưa ra những
quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thơng tin tổng hợp được có thể thơng
qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo.
- Chức năng tham mưu: là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề ra các
quyết định chỉ đạo, điều hành cơng việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là
người chỉ đạo tất cả các cơng việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất

cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong
phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy địi hỏi phải có một bộ phận
tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý.
- Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện
cho cơ quan như văn phịng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ chức các cuộc
họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và
mơi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ
quan đơn vị. Nếu khơng đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ cơng việc sẽ bị trì trệ, ngắt
quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo.


Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển
hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phịng nói riêng. Trong đó chức năng
tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối
thiểu về thông tin do văn phịng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra
quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn phịng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ
tương ứng với các chức năng đó.
Nhiệm vụ của văn phịng: Là những cơng việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn
phòng. Để thực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai
thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thơng tin để thủ trưởng ra những
quyết định quản lý.
Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan và văn
bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính
sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức cơng tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ
trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành. Với nhiệm vụ
này văn phịng phải thiết lập các trạm thu thơng tin đầu vào qua các kênh thu chính thức và
phi chính thức. Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và
sử dụng để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điềuhành.
Để thực hiện chức năng tham mưu: Văn phịng phải xây dựng chương trình cơng tác
hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn

vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay khơng là do chương trình hoạt động của văn phòng lập
ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan. Thường xuyên theo
dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những
vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch cơng
tác, đảmbảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời.
Để thực hiện chức năng hậu cần: văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ
Văn phịng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty, chonCBCNV. Quản lý tài
sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các phòng ban. Tổ chức
giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp
ngang, cấp dưới dối với nhân dân. Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội nghị tiếp khách và


chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phịng cịn phải quản lý cơng tác
thi đua khen thưởng trong cơ quan.
III. Cơ cấu tổ chức phịng Hành chính - Tổng hợp của cơng ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT

3.1 Sơ đồ bộ máy
Cơng ty sắp xếp CBCNV trong phịng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người, trong đó:
1. Trưởng phịng: 01 người,
2. Văn thư

: 04 người.

3. Tổ xe

: 05 người.

4. Bảo vệ

: 03 người.

5. Tạp vụ

: 01 người.

6. Nhà ăn

: 05 người.

3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng
Trưởng phịng hành chính tổng hợp: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo
về việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn
phịng. Tổng hợp các tình hình chung của cơng ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc
họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp,
hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ
tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm.
Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế độ
quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chun mơn mà mình phụ trách
trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành.
Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo. Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ
chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp
hoạt động với Đảng uỷ, cơng đồn, đồn thanh niên. Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu
hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành.


+ Trực tiếp phụ trách các phần sau:
Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của
công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của
công ty. Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ,

đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho
CBCNV của cơngty.
Cán bộ văn thư lưu trữ: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc
được giao. Tiếp nhận giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào
sổ cơng văn đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển cơng văn đến các phịng có trách nhiệm giải
quyết. Vào sổ và quản lý tốt công văn. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ tồn cơng ty, bảo
quản tốt công văn giấy tờ. Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ
khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho cơng ty, mua sắm
phân phối văn phịng phẩm cho cơng ty. Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước
khi đưa họ đi làm việc với lãnh đạo cơng ty, phục vụ nước uống cho các phịng ban và các
cuộc họp. Quản lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phịng
họp, phịng khách.
Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phịng làm việc của lãnh đạo, ngồi ra còn phải
thường xuyên đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, thực hiện nghiêm
chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị trong cơng
ty.
Lái xe: Có nhiệm vụ bảo quản và sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô được vận hành liên
tục cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo và các CBCNV. Mua sắm xăng dầu, quản lý sử
dụng xăng dầuvà các phụ tùng thay thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng
tháng.
Nhân viên bảo vệ: Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày. Quản lý
người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an.
Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong cơng ty. Đảm bảo công tác


phịng cháy, chữa cháy trong cơng ty, tham gia tập huấn phịng cháy, chữa cháy của cơng an
thành phố.
Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các
dụng cụ phục vụ cho cơng tác như xà phịng, chổi…
Nhân viên nhà ăn: Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty

và phục vụ đầy đủ nước uống cho các phịng ban.
IV. Tình hình hoạt động của văn phịng cơng ty

Từ thực tiễn cho thấy văn phịng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị
GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định. Văn phịng của
cơng ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm
thực hiện mục tiêu của cơng ty. Văn phịng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty đưa ra
được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra. Đồng thời,văn phịng cũng chính là
nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quyết
định của giám đốc. Để tạo cho cơng ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc…
thì hoạt động hậu cần và tham mưu của văn phịng cơng ty cũng tương đối khoa học trong
việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của cơng ty. Vì văn phịng chính là đầu mối
của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho cơng ty thì hoạt động của văn
phịng cũng đã hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo
điều kiện cho việc thu và xử lý thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và mơi trường
bên ngồi.
Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phịng đã trở thành
yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị này.


Chương III
Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết
bị GTVT
I. Một số nhận xét chung về hoạt động của công ty

1.1 Những ưu điểm
- Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang phát triển chú trọng đầu tư, phát
triển sản xuất và lắp ráp xe gắn máy tạo ra những mặt hàng có chất lượng phục vụ nhu cầu
trong nước cũng như quốc tế với nhãn mác thương mại của côngty.
- Công ty đẩy mạnh công tác thị trường, khách hàng, xây dựng và thực hiện chiến lược thị

trường và sản phẩm của cơngty.
- Có kế hoạch tổ chức cho các đồn đi khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại tìm kiếm
khách hàng ở một số thị trường có tiềm năng như Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông.Đây là
công tác để không ngừng nâng cao chất lượng kim ngạch xuấtkhẩu.
- Công ty tăng cường công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm sốt. Nghiên cứu đổi mới
hồn thiện cơ chế quản lý phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,
tăng tích luỹ, cải thiện đời sống người laođộng.
- Công ty chú trọng công tác tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ. Đảm bảo có đủ lực lượng
cán bộ có năng lực trình độ phù hợp và đáp ứng được yêu cầu công tác và tiến trình hội nhập
khu vực thế giới.
- Đề cao vai trò lãnh đạo của tổ chức Đảng trong mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh
doanh. Công ty tăng cường đồn kết, nhất trí trong nội bộ cán bộ cơng nhân viên trong công
ty. Thực hiện tốt quy chế dân chủ, làm tốt công tác thi đua khen thưởng, phát huy vai trị của
các tổ chức đồn thể, khai thác cao nhất mọi năng lực nội tại dể đạt được kết quả cao nhất.
- Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo đúng chỉ tiêu kế hoạch và còn vượt mức kế
hoạch.
- Ngồi ra cơng ty cịn có một số ưu điểm khác như:


+ Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và tặng quà cho CBCNV đã nghỉ hưu nhân ngày lễ,
ngày tết, tặng q cho các gia đình chính sách nhân ngày 27/7.
+ An ninh trật tự nội bộ được giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu nại.
+ Hiện nay, thị trường ngành giao thông, đặc biệt là thị trường các loại phương tiện giao
thông đang sôi động với sự tham gia của hàng loạt các tổ chức, công ty trong và ngồi nước.
Nhưng bằng sự năng động của mình ban lãnh đạo cơng ty đã tạo ra cho mình một thế đứng
vững chắc trên thương trường tạo ra nhiều công ăn việc làm cho CBCNV, tạo thu nhập ổn
định. Thu nhập bình quân cho CBCNV đạt trên 1.000.000đ/người/tháng vào năm 2002,
hướng phấn đấu cho năm 2003 và những năm tới sẽ còn cao hơn.
Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì cơng ty khơng tránh khỏi những nhược điểm tồn
tại của mình:

1.2 Những nhược điểm
- Do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường những năm gần đây nên công ty cũng phải chịu
nhiều sức ép của thị trường, công ty luôn phải thay đổi chất lượng, mẫu mã sản phẩm, điều
đó đã làm ảnh hưởng khơng nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty cho nên kết quả chưa
thực sự cao lắm.
- Việc mở rộng thị trường chưa thực sự được xúc tiến mạnh vì phạm vi thị trường hẹp, cần
xúc tiến mở rộng thị trường ra bên ngoài lãnh thổ đảm bảo cho việc nâng cao kim ngạch
xuất khẩu.
- Cơng nghệ cần hiện đại hố và có quy mơ hơn nữa phù hợp cho việc tăng chất lượng sản
phẩm.
- Cần xây dựng và hoàn thiện dần các quy chế, chế độ được Nhà nước hướng dẫn và ban
hành tại cơng ty đảm bảo sự đồn kết – bình dẳng dân chủ thựcsự.
- Phải phát huy trí tuệ tập thể, xây dựng và thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, sửa
chữa những yếu kém trong sản xuất kinhdoanh.
- Một số cán bộ còn chưa thực sự chuyên sâu nghiệp vụ công tác, không sát thực tế cần phải
sửa chữa, khắcphục.


II. Nhận xét về hoạt động văn phịng cơng ty

Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu sự
hoạt động của văn phịng cơng ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, em nhận thấy
rằng cũng như một văn phịng nói chung, văn phịng của cơng ty thương mại và sản xuất vật
tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức năng sau:
- Chức năng tổng hợp.
- Chức năng tham mưu.
- Chức năng hậu cần.
Một văn phòng muốn hoạt động tốt thì phải thực hiện đầy đủ 3 chức năng nói trên. Cả
3 chức năng trên đều quan trọng. Nhưng đồng thời phải thực hiện với cấp độ và khối lượng
như nhau thì mới đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao. Trong đó chức năng tổng hợp là

quan trọng nhất, ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phịng cịn có nhiệm vụ kiểm tra
giám sát mọi hoạt động của nhau.
Các hoạt động khơng bị bó hẹp trong phạm vi của phịng mà nó ln có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích. Trang thiết bị trong văn phịng
tươn g đối đủ nên đã ứng dụng được các tiến bộ Khoa học Cơng nghệ vào cơng tác văn
phịng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ.
Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các
phịng ban, điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn của các
phịng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều đó là
mặt mạnh của cơng ty.
Đối với chức năng hậu cần thì văn phịng cơng ty thực hiện rất tốt từ việc đón, tiếp
khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, ký kết, hội thảo và
việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo đi cơng tác. Ngồi ra văn phịng cịn chuẩn bị đầy
đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phịng ban làm việc.
Bên cạn đó vẫn cịn tồn tại những nhược điểm như:


- Cơng tác văn phịng chưa thực sự rõ ràng, cán bộ nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ lưỡng,
một người có thể kiêm nhiệm 3 đến 4 cơng việc, chức năng trong văn phòng như cán bộ văn
thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân.
- Văn phòng chưa thực hiện chức năng tham mưu tốt, kém hiệu quả. Văn phòng chỉ

làm

nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến còn các phòng sản xuất và kinh doanh chịu trách nhiệm là
chính.
Qua bài tiểu luận này, em xin đưa ra ý kiến đóng góp của mình là cơng ty cần phải
tăng cường chức năng tổng hợp và đặc biệt phải tăng cường chức năng tham mưu của văn
phịng vì chỉ có văn phịng - đơn vị trung tâm của tồn cơ quan, nơi nắm giữ nhiều thông tin
đầu vào, đầu ra và thơng tin nội bộ mới có khả năng tổng hợp và tham mưu cho cấp lãnh đạo

các ý kiến chính xác và kịp thời có hiệu quả cao nhất. Để ngày càng khẳng định tầm quan
trọng vị trí của mình thì văn phịng phải khơng ngừng phát huy trong công tác tham mưu.

C. Kết luận
Tổ chức điều hành hoạt động trong VP là công tác quan trọng, tiên quyết nếu muốn
đưa VP họat động một cách đúng hướng, khoa học cũng như đem lại năng suất cao nhất. Vì
vậy, nếu văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và
điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai
hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức, đơn vị.