NÂNG CAO CÔNG tác tổ CHỨC văn PHÒNG tại NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH tây hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ

BÀI TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
TẠI NGÂN HÀNG TMCP CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM –
CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI

Năm học 2020-2021


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ

BÀI TIỂU LUẬN
ĐỀ TÀI: NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG
TẠI NGÂN HÀNG TMCP CƠNG THƯƠNG VIỆT NAM –
CHI NHÁNH TÂY HÀ NỘI


Năm học 2020-2021


1

LỜI MỞ ĐẦU

3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI
DOANH NGHIỆP 4
1.1.

Văn phịng 4

1.1.1. Khái niệm

4

1.1.2. Vị trí của văn phịng

4

1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

5

1.1.4. Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp 8
1.2.

Nội dung của công tác tổ chức văn phòng doanh nghiệp

9

1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng 9
1.2.3. Trang thiết bị văn phòng

13

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA
VIETINBANK TÂY HÀ NỘI

15

2.1. Mô tả tổng quan về ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội

15

2.1.1. Giới thiệu khái quát 15
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh

15

2.2. Thực trạng công tác tổ chức văn phòng tại ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội
15
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng 15
2.2.2. Tổ chức nơi làm việc văn phòng 17
2.2.3. Trang thiết bị văn phòng

18

2.3. Đánh giá chung về cơng tác tổ chức văn phịng tại ngân hàng VietinBank Tây
Hà Nội

20

2.3.1. Những ưu điểm

20

2.3.2. Tồn tại21
2.3.3. Nguyên nhân 22
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHÒNG
TẠI NGÂN HÀNG VIETINBANK TÂY HÀ NỘI

23

3.1. Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức văn phòng tại ngân hàng
VietinBank Tây Hà Nội

23

3.1.1. Xây dựng chương trình làm việc hiệu quả

23


2
3.1.2. Bộ máy tổ chức và phân công công việc 23
3.1.3. Bồi dưỡng cán bộ

24

3.1.4. Trang thiết bị văn phòng

24

3.1.5. Tạo động lực vật chất và tinh thần để nâng cao năng suất làm việc 24
KẾT LUẬN................................................................................................................. 26

3

LỜI MỞ ĐẦU
Trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường, dưới sự hướng dẫn của các thầy
cô giáo, chúng em đã được cung cấp đầy đủ những lý luận, phương pháp nghiên cứu
về cơng tác văn phịng.
Nhưng để có thể vận dụng được toàn bộ những kiến thức đã được học thì khơng
thể thiếu những kiến thức thực tế. Vì vậy em đã chọn Ngân hàng TMCP Cơng thương
Việt Nam - chi nhánh Tây Hà Nội (tên gọi khác: VietinBank Tây Hà Nội) làm ví dụ để
giúp em củng cố thêm về nhận thức lí luận và tiếp cận với thực tiễn hoạt động cơng tác
văn phịng của doanh nghiệp đồng thời rèn luyện các kĩ năng xử lí, giải quyết vấn đề
nghiệp vụ, giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp, kĩ năng làm việc độc lập và nhóm.
Đề tài mà em chọn là “Nâng cao công tác tổ chức văn phịng tại ngân hàng
TMCP Cơng thương Việt Nam-chi nhánh Tây Hà Nội”
Em xin hoàn thành bài tiểu luận tổng quan gồm 3 phần chính:
Chương 1: Cơ sở lí luận về cơng tác tổ chức văn phịng tại doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức văn phịng của Ngân hàng VietinBank
Tây Hà Nội
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơng tác tổ chức văn phịng tại Ngân hàng
VietinBank Tây Hà Nội
Tuy nhiên kiến thức còn nhiều hạn chế nên bài tiểu luận không tránh khỏi những
nhận định chủ quan, sai sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ th ầy để kiến
thức được hồn thiện hơn.


4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG TẠI

DOANH NGHIỆP
1.1.

Văn phịng

1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1.

Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp nào, muốn duy trì hoạt động của
mình đều phải thành lập văn phịng hoặc một bộ phận để thực hiện chức năng của văn
phòng.
Văn phịng được hiểu là bộ phận phụ trách cơng việc hành chính, giấy tờ của một
cơ quan, bao gồm rất nhiều các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông
tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và
quản lý…
Đối với một cơ quan nhỏ, hoạt động văn phịng mang tính thuần nhất, đơn giản
bộ phận văn phòng được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phịng phải kiêm
nhiệm nhiều cơng việc. Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phịng, cơ quan nhỏ có phịng
hành chính hoặc ghép phịng hành chính với phòng tổ chức hoặc phòng tổ chức sản
xuất kinh doanh. Ở đó chỉ cần một đến hai người đảm đương tất cả các cơng việc của
văn phịng.
Từ những điều trên đã cho thấy văn phòng được thành lập là xuất phát từ nhu
cầu khách quan do công việc của tổ chức quy định. Nhưng tùy theo tính chất, quy mơ,
trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phịng được thành lập theo các hình
thức khác nhau cho phù hợp.
1.1.1.2.

Khái niệm văn phịng

Một cách chung nhất, có thể hiểu:
Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ, nơi nào có tổ chức làm việc đều có nơi giao
dịch giấy tờ đó là văn phịng
Hay có thể nói cách khác: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong
mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông
tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về
hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt


5
và hiệu quả.
1.1.2. Vị trí của văn phịng
Văn phịng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi vì văn phịng ln ln
có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản
nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp
đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức. Chính vì thế với vị trí hoạt
động đa dạng đó mà văn phịng cịn được gọi là “phịng văn”, “phòng vệ”, “phòng ở”
cho các nhà lãnh đạo. Văn phịng là bộ phận gần gũi ln có mối quan hệ mật thiết với
lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức.
Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong
quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Do văn phịng có trách
nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan. Khác với các bộ phận khác
trong tổ chức, văn phòng thực hiện nhiệm vụ mang tính chất thường xun liên tục.
Văn phịng phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục cả ngày lẫn đêm, ngay cả
những lúc cơ quan ngừng hoạt động, những ngày nghỉ, lễ tết, thứ bảy, chủ nhật nhằm
đảm bảo trật tự an ninh và thông tin thông suốt cho cơ quan.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.3.1.

Chức năng

Chức năng tham mưu tổng hợp
-

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải

quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách
nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lĩnh vực,
phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều
đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, địi hỏi phải có một lực
lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là
nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trương có cơ sở để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu
phục vụ cho mục tiêu hoạt động cùa cơ quan, tổ chức đó.
-

Chủ thể làm cơng tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập

thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Để có ý kiến tham mưu, văn phịng
phải tổng hợp các thơng tin bên trong và bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng các
thơng tin đó theo những ngun tắc trình tự nhất định.
-

Văn phịng sẽ giúp thủ trưởng trong việc tổng hợp các ý kiến chuyên môn đó,


6
phân tích, chọn lọc dể đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho thủ
trưởng những thông tin, những phương án quyết định kịp thời và đúng đắn. Như vậy,
tham mưu và tổng hợp là 2 mặt gắn kết hữu cơ với nhau trong một chức nãng luôn tỏ

ra hữu hiệu vì nó mang tính tham vấn, khách quan, khơng bị gị bó, ràng buộc.
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo
cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch
cơng tác q, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn
phịng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công
tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như
nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phịng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý
các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng
hậu cần của văn phịng.
1.1.3.2.
-

Nhiệm vụ

Xây dựng chương trình cơng tác của cơ quan và đơn đốc thực hiện chương trình

đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ
quan:
-

Mỗi cơ quan, đơn vị, dự án có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác xây dựng.

Song muốn đạt được mục tiêu chung thì các kế hoạch đó phái được kết nối thành hệ
thống kế hoạch hồn chính, ăn khớp và hỏ trợ cho nhau. Vãn phòng là đon vị tổng hợp
ké hoạch tổng thể của cơ quan, đơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện.
-

Mặt khác, văn phịng có nhiệm vụ trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch

cơng tác trong quý, tháng, tuần… của ban lành dạo. Giúp lãnh dạo triện khai, thực hiện
các kế hoạch đó.
-

Thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thơng tin để từ đó tổng hợp, báo cáo

tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng.
Các thông tin, công văn, giấy tờ đi và đến đều được văn phòng thu thập, xử lý, phân
loại theo những kênh thích hợp để sau đó chuyến phát đi hay lưu trữ.
-

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính


7
pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành: Văn bản là phương tiện ghi
tin, lưu trữ và truyền đạt các quyết định quản lý. Văn phịng trợ giúp cho thủ trướng về
cơng tác soạn thảo văn bản để đảm bảo cho văn bản có đầy đủ nội dung, hình thức
theo yêu cầu; đúng thẩm quyền và đúng trình tự, thủ tục theo quy định.
-

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn

vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn
thư tờ trình đó:
Văn phịng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ khi thu
nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin. Thông tin được thu thập đầy đủ, kịp

thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để thủ trưởng, lãnh
đạo lựa chọn quyết định quản lý.
-

Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp đối nội đối ngoại

Văn phòng chịu trách nhiệm trong cơng tác lễ tân như đón, tiếp khách, bố trí nơi ăn,
chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan,
đơn vị. Văn phòng tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ
với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và với nhân dân.
-

Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân

phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ
trưởng.
-

Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ

thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động
và công tác của cơ quan.
Nếu khơng có bộ phận chun trách, văn phịng là bộ phận bảo đảm các yếu tố
vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch
nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý
chặt chẽ các chi phí văn phịng.
-

Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính

quản lý của văn bản.
Có thể nói văn bản là phương tiện ghi tin hữu hiệu và chính xác. Thơng tin
trong văn bản bao gồm: các thơng tin kinh tế, chính trị, xã hội, pháp lý và quản lý,…
Mọi doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương tiện hữu hiệu để thực hiện và


8
truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý văn bản
trong nhiều doanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội dung và hình thức. Hiện
nay đã có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất trong việc ban
hành văn bản quản lý nhà nước. Do đó, nhân viên văn phịng cần phải nhanh chóng
cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sót trong văn bản của doanh nghiệp
mình phù hợp với quy định chung của nhà nước.
-

Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ

chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết:
Văn phịng có thể phối hợp với Cơng đồn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất,
văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên.
-

Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức

chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất của hệ thống. Tuy nhiên hoạt
động văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần tổ chức bộ máy sao cho phù
hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp một cách cao nhất. Trong
thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển, việc xây dựng và củng cố

bộ máy tổ chức văn phòng phải hướng tới các mục tiêu hiện đại hóa cơng tác văn
phịng. Thường xun kiện tồn bộ máy xây dựng đội ngũ cơng chức trong văn phịng,
từng bước hiện đại hố cơng tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp
vụ văn phòng cho các văn phịng cấp dưới hay đơn vị chun mơn khi cần thiết.
-

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của doanh

nghiệp
1.1.4. Tầm quan trọng của văn phòng đối với doanh nghiệp
-

Văn phịng là trung tâm thực hiện q trình quản lí, điều hành của cơ quan, tổ
chức.
Các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng, lãnh đạo đều phải thông qua văn phòng

để chuyển giao đến các phòng, ban, đơn vị khác. Nếu văn phịng khơng làm việc thì
mọi quyết điịnh của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn phịng là nơi hỗ trợ quản lí cấp cao
thực hiện chính sách quản lý cũng như đội ngũ cán bộ quản lí trực tiếp hồn thành
nhiệm vụ. Ngồi ra cịn là nơi cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban chức
năng trong những dự án đặc biệt.
- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo.


9
Văn phịng tổng hợp mọi thơng tin, dữ liệu thu thập được trong q trình hoạt
động của mình sau đó sẽ báo cáo lại cho lãnh đạo. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi lưu
chuyển các văn bản dưới các quyết định của nhà lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban
cấp dưới và giúp thủ trưởng thực hiện các mục tiêu đề ra. Văn phòng là trung tâm khâu
nối các hoạt động tổ chức, điều hành của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận khác thì làm

việc theo chuyên mơn nghiệp vụ cịn văn phịng là trung tâm khâu nối các bộ phận đó
với nhau thành một hệ thống.
-

Văn phòng tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình.

Trong một khơng gian làm việc mở, nhân viên sẽ phát huy hết khả năng sáng tạo của
mình để hồn thành cơng việc. Hiện nay, hầu hết những cơng ty, tập đồn lớn đều cố
gắng tạo mơi trường làm việc văn phòng thân thiện giúp mọi người gắn kết với nhau
hơn nhằm chung sức xây dựng công ty.
-

Văn phịng chính là bộ mặt của doanh nghiệp - giúp doanh nghiệp tạo dựng

thương hiệu
Văn phòng làm việc rất quan trọng, ảnh hưởng đến diện mạo cơng ty. Văn phịng
phải thể hiện phong cách làm việc của công ty, điều đó giúp khách hàng, đối tác ghi
nhớ thương hiệu cơng ty. Vì vậy, việc thiết kế khơng gian văn phịng, trang thiết bị, nội
thất phải thống nhất tạo ra một hệ thống nhận diện thương hiệu xuyên suốt.
-

Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, đặc biệt là quan hệ đối ngoại

của cơ quan. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được đến nay đi đều phải thơng qua
bộ phận văn phịng. Từ nhừng nguồn thơng tin tiếp cận được văn phịng sẽ phân loại
thơng tin theo những kênh thích hợp để chuyển phát hoặc lưu trữ. Đây là hoạt động vơ
cùng quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức.
1.2.

Nội dung của cơng tác tổ chức văn phịng doanh nghiệp

1.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng
Cơ cấu tổ chức văn phòng là tổng hợp các bộ phận khác nhau của văn phịng
được bố trí và đảm nhận những nhiệm vụ của cơng tác văn phịng.
-

Phụ trách văn phịng là trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước

giám đốc về q trình điều hành và kết quả của văn phịng.
-

Giúp việc cho trưởng phịng là phó phịng chịu trách nhiệm trước trưởng phịng

về những việc được phân cơng, giải quyết một số công việc khi được sự ủy quyền của
trưởng phòng.


10
-

Các bộ phận chủ yếu trong cơ cấu tổ chức văn phòng của một cơ quan, doanh

nghiệp chủ yếu là:
Bộ phận hành chính văn thư: Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận,
xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân,
khánh tiết bảo mật, quản lý sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho
hoạt động của văn thư.
Bộ phận tổng hợp: Gồm một số chun viên có trình độ có nhiệm vụ nghiên cứu
chủ trương đường lối chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chun mơn có liên quan tư
vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động, theo dõi tổng hợp

tình hình hoạt động của cơ quan để báo cáo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các
phương án giải quyết.
Bộ phận quản trị: Cung cấp kịp thời đầy đủ các phương tiện, điều kiện vật chất
cho hoạt động của cơ quan, quản lý sửa chữa theo dõi sử dụng các phương tiện vật
chất đó nhằm sử dụng tiết kiệm có hiệu quả.
Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ
quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy
định của ngành và yêu cầu của cơ quan.
Bộ phận tài vụ: (nếu cơ quan khơng có bộ phận chuyên trách) Dự trù kinh phí
cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện việc cấp phát và theo dõi sử dụng kinh
phí của các bộ phận trong cơ quan.
Bộ phận tổ chức nhân sự (nếu cơ quan khơng có bộ phận chun trách): xây
dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động như: tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào
tạo, bồi dưỡng lao động, theo dõi, đánh giá lao động, tổ chức công tác khen thưởng, kỹ
luật, quản lý hồ sơ nhân dự.
Bộ phận bảo vệ: tổ chức công tác bảo vệ trật tự trị an cho hoạt động của cơ quan,
bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị, kiểm tra đôn đốc các bộ phận chấp hành quy
định về bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan.
1.2.2. Tổ chức nơi làm việc của văn phịng
1.2.2.1.

Các phương pháp bố trí nơi làm việc

Căn cứ vào sự liên kết về không gian giữa các bộ phận
-

Văn phịng bố trí kín (Văn phịng chia nhỏ):
Đây là cách bố trí truyền thống theo kiểu tách bạch từng phòng, bộ phận với

11
tường xây ngăn cách có cửa ra vào có thể đóng kín, khóa khi cần thiết. Bố trí theo kiểu
này có ưu điểm là bảo đảm sự độc lập giữa các bộ phận, không gây ồn ào, mất trật tự,
đáp ứng được u cầu bí mật thơng tin khi cần thiết. Tuy nhiên nó lại vấp phải nhược
điểm là tốn diện tích sử dụng mặt bằng, thiếu năng động, chi phí lắp đặt lớn, tốn
thời gian di chuyển giữa các bộ phận văn phòng.
-

Văn phòng mở
Trong thực tế, kiểu bố trí văn phịng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp thay vào đó

là kiểu văn phịng bố trí mở. Tồn văn phịng là một khoảng khơng gian rộng lớn được
ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phịng
theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: Tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì
khơng có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều
kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do khơng có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần
thiết vừa nhanh vừa giảm phí tổn. Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các
cơng việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức
cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả cơng việc. Mặt khác, bố trí theo kiểu này nhân
viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể qn xuyến theo dõi nhân
viên của mình. Tuy nhiên bố trí theo kiểu này cũng có nhược điểm như gây ồn ào ảnh
hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung cho cơng việc, khó bảo đảm bí mật thông tin
khi cần thiết. Để tận dụng ưu điểm và hạn chế nhược điểm của hai cách bố trí trên,
người ta có thể áp dụng cách bố trí hỗn hợp: Có bộ phận của văn phịng bố trí kín, có
bộ phận bố trí mở.
Văn phịng hỗn hợp: Là kiểu văn phịng có cả kiểu bố trí kín và bố trí mở
Kiểu văn phòng này sẽ khắc phục được ưu, nhược điểum của 2 kiểu văn phịng kín và
mở. Tuy nhiên kiểu này sẽ khó thiết kế.
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa cơng tác văn phịng
-

Văn phịng bố trí theo kiểu phân tán: Tất cả các bộ phận của văn phịng đều bố

trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các nhiệm vụ như: đánh máy, photo tài liệu,
đánh máy văn bản, xử lí văn bản. kiểu bố trí này sẽ nâng cao tính chủ động cho các bộ
phận.đảm bảo phục vụ kịp thời và tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên kiểu bố trí này có
những hạn chế: không sử dụng hết công suất của thiết bị, chi phí tốn kém và khơng
phát huy hết cơng suất làm việc nhân viên …
-

Văn phịng bố trí theo kiểu tập trung: các dịch vụ được bố trí cho một bộ phận


12
chuyên trách như bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu… Ưu điểm của
kiểu bố trí này là nâng cao hệ số sử dụng thiết bị, sử dụng tối đa năng lực của nhân
viên và giảm chi phí văn phịng. Hạn chế là cơng việc sẽ bị q tải đối với nhân viên,
xử lí khơng kịp thời khiến cơng việc đình trệ, tốn thời gian.
+ Văn phịng tập trung theo địa bàn: các nhà quản trị hành chính giao tồn bộ cơng
việc hành chính cho các bộ phận khác nhau cùng thực hiện nhiệm vụ. Ưu điểm dễ thấy
là dễ bố trí và sắp xếp nhân sự hợp lí; dễ kiểm tra, chung trang thiết bị và đơn giản thủ
tục. Hạn chế là khó chun mơn hóa, cơng việc sẽ thiếu chính xác vì do có nhiều bộ
phận khơng chun giải quyết.
+ Văn phịng tập trung theo chức năng: Các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa bàn
của các bộ phận chun mơn của nó nhưng phải được đặt dưới quyền phối hợp, tiêu
chuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính. Có sự tham gia của nhiều chun
viên vào cơng tác quản lí. Tuy nhiên lại dễ vi phạm lấn quyền các cấp quản trị chun
mơn.
1.2.2.2.

Bố trí sắp xếp chỗ làm việc

Các bộ phận lãnh đạo, văn phịng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch và có tư thế
nhất. Các phịng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm dây chuyền giải quyết
cơng việc, các phịng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần nhau, các
phịng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào…
- Các phịng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần
trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
- Bố trí bàn làm việc theo luồng cơng việc: nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi
chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất rất nhiều
thời gian. Ngoài ra nó cịn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ gây trì trệ và
gián đoạn cơng việc.
- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp
xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.
- Phịng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động
đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….
- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính tồn cơ quan, từng phịng làm việc, từng chức
danh cơng vụ để dễ tìm, liên hệ cơng tác.
1.2.2.3. Phân cơng cơng việc


13
Trong một tổ chức đặc biệt trong công tác văn phịng việc phân cơng cơng việc phải
dựa vào những cơ sở sau:
- Phân cơng theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (hai yếu tố này do pháp luật quy
định). Mỗi cơ quan đơn vị đều có vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau trong xã
hội. Vì vậy đặc điểm hoạt động, nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức đó là
hồn tồn khác nhau, từ đó việc phân cơng lao động trong các cơ quan, đơn vị đó
cũng khác nhau.
- Phân cơng theo khối lượng công việc của cơ quan: việc phân công công việc

này phải dựa trên các cơ sở sau:
Dựa vào kế hoạch cơng tác được phê duyệt: theo tính chất của mỗi loại công
việc, theo yêu cầu công việc trong thực tế.
1.2.3. Trang thiết bị văn phòng
1.2.3.1. Thiết bị văn phòng
Là những đồ dùng cần thiết sử dụng trong hoạt động văn phòng. Tùy theo mức
độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của cơng tác văn phịng mà người ta
trang bị những máy mó, đồ dùng cần thiết khác nhau. Các thiết bị sử dùng cho công
tác thu thập và xử lí thơng tin ngày càng phong phú và hiện đại.
- Máy vi tính: Là vật dụng khơng thể thiếu trong các văn phịng. Nó giúp soạn
thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ, quản lí thông tin một các tiện dụng và
khoa học. Là phương tiện hữu hiệu trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thơng tin
cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu vừa nhanh chóng, khơng sợ
thất lạc, mất mát, lại ít tốn kém.
- Máy ghi âm văn phịng: dùng để ghi lại lời nói. Hiện nay những máy ghi âm
văn phòng được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan xí nghiệp nhằm mục đích sau đây:
+ Ghi lại âm thanh theo tiến trình buổi họp, hội nghị, lời phát biểu,báo cáo,những
quyết định đã thơng qua khơng cần phải ghi tốc kí.
+ Khi sử dụng máy ghi âm, năng suất của người sử dụng sẽ nhanh chóng hồn
thành cơng việc soạn thảo văn bản…
- Điện thoại: Dùng để liên hệ trực tiếp với người nghe. Có nhiều loại điện thoại
khác nhau: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay… Thiết bị này được dùng phổ biến
trong các cơng sở, văn phịng. Vì vậy địi hỏi những người làm cơng việc văn phịng
nói chung phải rèn luyện kĩ năng giao tiếp qua điện thoại.
- Máy fax: là thiết bị có khả năng nhận diện kí tự theo màu trắng và đen, màu đen


14
là màu có kí tự, màu trắng là khơng có kí tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại
y như bản gốc. Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax, cũng có thể

fax từ máy tính sang máy fax.
- Máy in laser: là thiết bị khơng thể thiếu để kết nối máy tính. Đây là thiết bị rất
cần thiết để đưa những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản
giao dịch, quản lí.
- Máy photocopy: là loại máy giúp có được bản sao nhanh chóng và chính xác
theo bản gốc. Giúp thay thế những tài liệu cồng kềnh bằng những hồ sơ thu nhỏ để
việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn.
- Máy hủy hồ sơ: dùng để tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu không cịn sử dụng nữa
nhưng khơng được phép để lọt tài liệu nào ra ngồi.
1.2.3.2. Các đồ dùng văn phịng
Các đồ dùng văn phịng gồm các loại thơng dụng như sau:
- Bàn ghế: có nhiều loại như bàn ghế dùng cho giám đốc, thư kí, cho nhân viên
khác của văn phịng, cho tiếp khách. Tùy theo công việc của mỗi người mà sử dụng
loại bàn ghế thích hợp
- Tủ đựng hồ sơ: là các loại tủ để chứa hồ sơ, tài liệu. Tùy theo số lượng và đặc
tính của từng loại hồ sơ mà người ta sử dụng các loại tủ khác nhau.
- Giá đựng tài liệu: nếu văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách tham khảo thì
cần phải trang bị giá để trưng bày, lưu trữ những tài liệu này.
- Các đồ dùng văn phòng phẩm dùng cho cơng việc hàng ngày của nhân viên văn
phịng: cặp, kẹp, ghim, bút,…


15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC VĂN PHỊNG CỦA
VIETINBANK TÂY HÀ NỘI
2.1. Mô tả tổng quan về ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội
2.1.1. Giới thiệu khái quát
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam- chi nhánh Tây Hà Nội tên giao dịch
là VietinBank được thành lập theo quyết định số 063/QĐ-HĐQT_NHCT1 ngày

29/03/2006 của Ngân hàng Công thương Việt Nam và chính thức đi vào hoạt động
ngày 02/5/2006, là một doanh nghiệp vừa nằm tại số 8, đường Hồ Tùng Mậu, phường
Mai Dịch, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Giấy phé kinh doanh: 0100111948096.
Trụ sở văn phòng tại: Số 8 Hồ Tùng Mậu, phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy,
Thành phố Hà Nội, Việt Nam. Số điện thoại: 04.3763.0492.
Website: www.vietinbank.vn. Giấp phép kinh doanh: 0100111948.
Kể từ ngày thành lâp đến nay, hoạt động của VietinBank chi nhánh Tây Hà Nội
không ngừng phát triển theo định hướng ổn định, an toàn hiệu quả và phát triển cả về
quy mô và tốc độ tăng trưởng., địa bàn hoạt động cũng như cơ cấu mạng lưới, tổ chức
bộ máy.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ theo giấy phép kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh: Hoạt động chính của Ngân hàng TMCP Công Thương
Việt Nam là thực hiện các giao dịch ngân hàng bao gồm huy động và nhận tiền gửi
ngắn hạn, trung hạn và dài hạn từ các tổ chức và cá nhân; cho vay ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn đối với các tổ chức và cá nhân trên cơ sở tính chất và khả năng nguồn vốn
của Ngân hàng; thanh toán giữa các tổ chức và cá nhân; thực hiện các giao dịch ngoại
tệ, các dịch vụ tài trợ thương mại quốc tế, chiết khấu thương phiếu, trái phiếu, các giấy
tờ có giá khác và các dịch vụ ngân hàng khác được ngân hàng Nông Nghiệp Việt Nam
cho phép.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức văn phòng tại ngân hàng VietinBank Tây Hà Nội
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng


16

Hình 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phịng tổ chức hành chính
Gồm 1 trưởng phịng và 5 cán bộ nhân viên
Chức năng, nhiệm vụ của trưởng phòng
+ Lãnh đạo phòng chỉ đạo điều hành mọi cơng tác của phịng
+ Trực tiếp quản lí, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ như: Công tác tổ chức cán bộ,

công tác văn thư, lưu trữ và các công tác khác.
+ Xây dựng kế hoạch, tổ chức các buổi họp theo yêu cầu của ban lãnh đạo cấp
trên chỉ thị
+ Phụ trách công tác cải cách hành chính, cơng tác ISO trong quản lsi hành chính
của chi nhánh, cơng tác tiếp khách.
+ Điều hành chung, phân công, kiểm tra thực hiện chức năng, nhiệm vụ của từng
cán bộ, cơng chức của văn phịng.
Ngồi ra, Giám đốc ủy quyền cho Trưởng phòng ký các bản sao, giấy đi đường,
ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo… Tham mưu cho
Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng trong công tác thi đua khen thưởng, công
tác tuyên truyền để cán bộ công nhân viên phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức
công việc, chỉ tiêu đề ra, đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng niên hạn,
khen thưởng thời kỳ và khen thưởng đột xuất.
Chức năng, nhiệm vụ của cán bộ nhân viên:
+ Nhân viên văn thư - lưu trữ: Thực hiện cơng tác văn thư-lưu trữ, quản lí và sử
dụng con dấu, tiếp nhận, xử lí thơng tin, thu thập, chỉnh lí, phân loại và hệ thống hóa


17
hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Phát hành các văn bản hành chính ra ngồi cơ quan, xử lý cơng
văn theo sự phân cơng của Trưởng phịng và lưu trữ đúng quy định các loại văn bản
theo quy trình lưu trữ của cơ quan.
+ Nhân viên bảo hiểm - phúc lợi: Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỉ
luật trong cơ quan. Thực hiện quy định của Nhà nước và của Ngân hàng Cơng thương
Việt Nam có liên quan đến chính sách cán bộ về tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế…
+ Nhân viên tổng hợp - báo cáo: Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về tiến
độ, chất lượng và sự đáp ứng yêu cầu của công việc được phân công, soạn thảo các
văn bản chứng từ bằng máy vi tính.
+Nhân viên kế hoạch đối nội - đối ngoại: Thực hiện quản lý lao động, tuyển dụng

lao động, điều động, sắp xếp cán bộ phù hợp với năng lực, trình độ và yêu cầu nhiệm
vụ kinh doanh theo thẩm quyền của chi nhánh.
+ Nhân viên kế tốn: Xây dựng kế hoạch, dự trừ kinh phí mua sắm vật tư, văn
phịng phẩm, thực hiện cơng tác lễ tân, bảo đảm điều kiện, phương tiện phục vụ công
tác của lãnh đạo.
2.2.2. Tổ chức nơi làm việc văn phòng
2.2.2.1. Ngun tắc bố trí văn phịng
Văn phịng được bố trí theo nguyên tắc tiết kiệm cử động
- Giúp người lao động tiết kiệm các động tác, loại bớt thao tác dư thừa, rút ngắn
thời gian thực hiện các thao tác, làm việc có năng suất cao. Ngồi ra, các nhân viên sẽ
vận động nhiều hơn nếu thiết kế nội thất văn phịng và sắp đặt có tính đến yếu tố di
chuyển.
Ví dụ: chỗ để máy photo hoặc máy in hơi xa một chút bàn làm việc của nhân viên,
giúp cho họ có điều kiện đứng lên ngồi xuống, di chuyển từ chỗ này sáng chỗ khác, dù
ngắn ngủi nhưng cũng đủ để thay đổi tư thế làm việc
2.2.2.2. Tổ chức nơi làm việc
-

Văn phịng được bố trí theo khơng gian mở: loại bỏ đi những bức tường trong

không gian làm việc, được ngăn cách bởi các ô để nhân viên làm việc không ảnh
hưởng tới người khác. Không gian mở giúp nâng cao tiến độ công việc, mọi người dễ
dàng trao đổi về cơng việc. Có 1 phịng làm việc riêng của lãnh đạo (trưởng phịng),
bên ngồi là các bàn làm việc của nhân viên và 1 bàn uống nước.


18
-

Tạo môi trường giao tiếp, hợp tác giữa các cán bộ, nhân viên với nhau, giúp

tăng tốc độ cơng việc.
-

Ngồi ra, văn phịng cũng khá rộng có bàn ghế uống nước ở giữa văn phòng,

thận tiện cho tiếp khách. Đây cũng là nơi họp thành viên, trưởng phòng phổ biến cơng
việc cho từng thành viên. Xung qung có khá nhiều cây cảnh và hoa, tạo khơng gian
tươi mát, khơng gị bó: cây kim tiền, hoa lan, cây cọ cảnh…
-

Bố trí sắp xếp chỗ làm việc:

+ Bố trí bàn làm việc theo luồng cơng việc: nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi
chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Vì văn phịng khá rộng nên bàn làm việc
của 5 nhân viên được sắp xếp theo một hàng đối diện phòng làm việc của trưởng
phòng.
- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút… bố trí sắp xếp
phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái trong làm việc.
- Phòng làm việc bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến
năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc…. có 2
cửa sổ, đủ ánh nắng và gió. Tiết kiệm chi phí điện một cách tối đa nhất.
Căn cứ vào trình độ tập trung hóa cơng tác văn phịng
Văn phịng bố trí theo kiểu tập trung: các dịch vụ được bố trí cho một bộ phận
chuyên trách như bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy, photo tài liệu…
Ưu điểm của kiểu bố trí này là nâng cao hệ số sử dụng thiết bị, sử dụng tối đa
năng lực của nhân viên và giảm chi phí văn phịng. Hạn chế là cơng việc sẽ bị q tải
đối với nhân viên, xử lí khơng kịp thời khiến cơng việc đình trệ, tốn thời gian.
2.2.3. Trang thiết bị văn phịng
Yếu tố hiện đại hóa văn phịng là trang thiết bị phục vụ công việc. Đây là nhân tố

chính hỗ trợ cho cơng việc được hồn thành hiệu quả. Máy móc thiết bị được trang bị
đầy đủ, hiện đại, phù hợp với nhu cầu công tác thực tế sẽ giúp năng suất lao động tăng
lên.
Các trang thiết bị trong phòng được trang bị khá đầy đủ bao gồm các loại sau:
Các trang thiết bị phục vụ công tác thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các
thông tin xử lý như: máy photo copy, máy in, máy fax, điện thoại… Các phương tiện
làm việc như: bàn ghế làm việc, giá đựng tài liệu, các loại file đựng hồ sơ… Các trang
thiết bị đảm bảo cho công việc của văn phịng đƣợc diễn ra bình thƣờng, an tồn và


19
hiệu quả như: các thiết bị chống nóng, chống ồn, thơng gió, thiết bị chiếu sáng… và
các vật dụng văn phòng phẩm…
2.2.3.1. Văn phòng phẩm
Văn phòng phẩm là tập hợp của nhiều đồ dùng, vật dụng sử dụng cho công việc
hàng ngày tại văn phòng như:
Các loại giấy in
Giấy là văn phịng phẩm khơng thể thiếu đối với bất kỳ văn phịng nào vì gần
như tất cả các cơng việc văn phịng đều cần sử dụng tới giấy.
Giấy A4 ln là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong mơi
trường văn phịng. Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo.
Ngài ra cịn có bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn,…Và giấy nhớ
(note) cũng được sử dụng phổ biến. Công ty phát cả giấy note cho nhân viên.
Các loại bút
Trong văn phịng có rất nhiều loại bút phục vụ cơng việc của từng người. Bút bi,
bút chì, bút phủ, bút màu…Tùy nhu cầu của phịng ban và loại hình kinh doanh của
doanh nghiệp có các loại bút phù hợp.
Các loại sổ sách văn phịng
Cơng việc và hoạt động văn phịng, công ty cũng cần đến các loại sổ sách kế tốn
và các loại sổ văn phịng. Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu

chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,...Và sổ văn phịng thường là các loại sổ nhỏ,
được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.
Bìa kẹp tài liệu
Folder/ Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp
xếp, và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu. Vật dụng này rất quan trọng và
hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, trong những
buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng.
2.2.3.2. Các đồ dùng văn phịng
Bàn ghế: Có nhiều loại bàn ghế dành cho những người có chức vụ khác nhau và
phục vụ tính chất mục đích cơng việc khác nhau. Có 1 bộ bàn ghế dùng cho Trưởng
phòng, 1 bộ bàn ghế tiếp khách hoặc để các thành viên họp và 5 bộ bàn ghế cho nhân
viên khác của văn phòng. Mỗi loại lại có nhiều kiểu dáng và chất liệu khác nhau để lựa
chọn.


20
- Tủ đựng hồ sơ: Là các loại tủ để chứa hồ sơ tài liệu. Có tất cả 3 tủ đụng hồ sơ lớn và
5 tủ đựng hồ sơ nhỏ cho từng nhân viên.
- Giá đựng tài liệu: Văn phòng sử dụng nhiều loại tài liệu, sách báo tham khảo. Có 1
giá lớn đựng tài liệu trưng bày, lưu trữ các tài liệu. Ngồi ra cịn có 3 gía nhỏ để đựng
bìa báo, tạp chí doanh nhân và sách doanh nghiệp.
- Tủ hoặc mắc áo: Có 1 tủ nhỏ dùng để đựng, treo áo, mũ của nhân viên và khách đến
làm việc.
2.2.3.3. Trang thiết bị
- Máy tính: là vật dụng khơng thể thiếu. Tổng số lượng máy tính trong phịng làm việc
là 6 máy. Trong đó 1 máy tính trong phịng trưởng phịng, 5 máy của cán bộ nhân viên.
Nó giúp soạn thảo văn bản, thống kê, tính tốn… lưu trữ, quản lí thơng tin một các tiện
dụng và khoa học. Ngồi ra, máy tính cịn giúp nhân viên trao đổi, cập nhật và tìm
kiếm thơng tin cần thiết với tốc độ cao, gửi và nhận các văn bản, tài liệu nhanh chóng,
chính xác và hiệu quả.

- Máy photocopy: 1 máy đặt bên phải của phòng làm việc. Đây là loại máy giúp có
được bản sao nhanh chóng và chính xác theo bản gốc. Mọi nhân viên từ các phòng ban
đều có thể sử dụng máy photocopy tại đây.
- Máy fax: có tất cả 4 máy fax. Nó giúp gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax,
cũng có thể fax từ máy tính sang máy fax.
- Điện thoại: Trong văn phịng có tổng 6 điện thoại bàn. 1 cái trong phòng trưởng
phòng và 5 cái của từng nhân viên.
Ngồi ra trong văn phịng cịn có 2 máy điều hòa, hệ thống đèn điện quan phòng phục
vụ ánh sáng tốt nhất cho nhân viên.
2.3. Đánh giá chung về cơng tác tổ chức văn phịng tại ngân hàng VietinBank Tây
Hà Nội
2.3.1. Những ưu điểm
- Văn phòng đã thể hiện là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thơng tin
hữu ích theo u cầu của lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của
mình như cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác tổ chức hội nghị, tổ chức đón tiếp khách,
quản lý các trang thiết bị văn phòng…
Những kết quả đã đạt được:
- Về bộ máy tổ chức và phân công công việc:


21
+ Tham mưu cho Giám đốc ra thông báo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản, đưa công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính vào nề nếp, phù
hợp với quy định của nhà nước và thống nhất trong tồn cơng ty.
+ Thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, đôn đốc các phịng ban, đơn vị thực hiện các
chương trình đã đề ra.
+ Việc tổ chức lao động hợp lý với cơ cấu nhân sự tinh giảm tối đa, tạo ra giữa cán bộ
và các nhân viên sự linh hoạt trong xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân
viên phát huy hết năng lực bản thân.
-

Về tổ chức nơi làm việc:

+ Tạo môi trường làm việc thân thiện. Đồng thời xây dựng môi trường tự giác nghiêm
túc, không nói chuyện trong giờ. Dễ dàng tương tác và trao đổi thông tin giúp gia tăng
tiến độ công việc. Đồng nghiệp có thể trực tiếp trao đổi thơng tin, tư vấn, góp ý trực
tiếp.
+ Tiết kiệm khơng gian văn phịng, dễ thiết kế, mọi người có khơng gian tươi mát,
chun tâm làm việc, khơng khí trong văn phịng cũng vui vẻ, khơng gị bó.
+ Tiết kiệm cho phí nhờ loại bỏ đi những bức tường ngăn cách, chi phí thiết bị
nội thất liên quan (máy lạnh, điện, văn hòng phẩm, các vật dụng trang trí khác…)
-

Về trang thiết bị văn phòng:

+ Tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý tài sản cố định của công ty và việc cấp
phát các máy móc thiết bị, văn phịng phẩm cho các phòng ban, bộ phận một cách chi
tiết và rõ ràng.
2.3.2. Tồn tại
Bên cạnh những mặt đã đạt được, do tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan
nên còn một số mặt hạn chế như sau:
- Việc xây dựng chương trình làm việc của cơng ty chưa được quan tâm chú trọng
đúng mức, chương trình làm việc đơi khi chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực
hiện là rất khó khăn và khơng đạt hiệu quả cao.
- Hiện nay văn phịng cơng ty chỉ giới hạn tham mưu về các lĩnh vực hành chính quản
trị văn phòng như: các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, tổ chức các cuộc họp, hội nghị,
quản lý các trang thiết bị tài sản của công ty, soạn thảo văn bản.
- Phân công công việc:
+ Các nhân viên được tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có sự

22
chồng chéo về các chức năng, nhiệm vụ.
+ Việc phân cơng cơng việc cho các nhân viên trong văn phịng khơng cụ thể, rõ ràng
dẫn đến tình trạng nhân viên thường ỷ lại làm cho cơng việc khơng được hồn thành
kịp thời.
- Các trang thiết bị văn phòng chưa được đầu tư đúng mức, còn thiếu trang thiết bị
phục vụ công tác in ấn: máy photo, máy in, tủ hồ sơ cá nhân…
2.3.3. Nguyên nhân
Nguyên nhân thuận lợi:
Cùng sự quan tâm của lãnh đạo, sự giúp đỡ của các tổ chức đồn thể, cán bộ và nhân
viên phịng hành chính tổ chức đã nỗ lực khắc phục những khó khăn, phát huy những
thế mạnh, khơng ngừng xây dựng và hồn thiện về cơ cấu quản lí, tổ chức văn phịng
một cách tốt nhất.
Lãnh đạo công ty đã rất chú trọng đến một bộ máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh
gọn, tính hiệu lực và tính linh hoạt khi xây dựng bộ máy văn phịng tại cơng ty, đây là
ưu điểm có tính quyết định đến hiệu quả hoạt động của phịng hành chính tổ chức.
Ngun nhân tồn tại
Văn phịng khơng thể làm cơng tác tham mưu trên tất cả mọi lĩnh vực hoạt động của
công ty mà chỉ có thể tham mưu về cơng tác hành chính quản trị văn phịng. - Chưa có
sự phối kết hợp thực sự nghiêm túc và chặt chẽ giữa văn phòng và các phịng ban, đơn
vị trong cơng ty. Các đơn vị, bộ phận không chủ động đề xuất cho công ty những việc
cần làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, cịn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới
triển khai, đề xuất.
- Nhân viên chưa có ý thức tự giác cao trong công việc, nhân viên chồng chéo công
việc do ít văn phịng q ít người mà việc lại rất nhiều, tình trạng ít người nhiều việc
gây áp lực và trì trệ cơng việc, nhất là thời điểm cuối năm.