THỰC TRẠNG áp DỤNG 5s tại NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG TMCP (VIETINBANK)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG
KHOA KINH TẾ
BỘ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH VĂN PHÒNG
CHỦ ĐỀ: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG
TMCP (VIETINBANK)
( Địa chỉ: Số 39 Đường Âu Cơ, Quận Tây Hồ, Tp. Hà Nội)

Nha Trang, tháng 1 năm 2021

0


LỜI CẢM ƠN
“Để hoàn thành tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến:
Cha mẹ, anh chị em trong gia đình đã tạo điều kiện thuận lợi về kinh tế cũng như
các lời động viên an ủi trong q trình học tập để em có thể thuận lợi hoàn thành học
phần này.
Các bạn học lớp 59 QTKD 2 đã cung cấp nhiều tài liệu, thông tin hữu ích, trao
đổi giúp đỡ em trong quá trình học và hoàn thành bài tiểu luận này.
Ban giám hiệu trường Đại Học Nha Trang đã tạo điều kiện về cơ sở vật chất với
hệ thống thư viện hiện đại, đa dạng các loại sách, tài liệu thuận lợi cho việc tìm kiếm,
nghiên cứu thông tin của em trong bài tiểu luận này.
Xin cảm ơn giảng viên bộ môn – Thầy Lê Hồng Lam đã giảng dạy tận tình,
truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt thời gian học tập vừa qua.
Trong thời gian tham gia lớp học Quản Trị và Điều Hành Văn Phịng của thầy, em đã
có thêm cho mình nhiều kiến thức bổ ích, tinh thần học tập hiệu quả, nghiêm túc. Nghệ
thuật lãnh đạo là mơn học thú vị, vơ cùng bổ ích và có tính thực tế cao. Đảm bảo cung
cấp đủ kiến thức, gắn liền với nhu cầu thực tiễn của sinh viên. Đây chắc chắn sẽ là

những kiến thức quý báu, là hành trang để em có thể vững bước sau này.
Tuy nhiên do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế cũng như chưa có nhiều kinh
nghiệm làm đề tài, trong bài tiểu luận chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót.
Rất mong nhận được sự nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía Cơ để bài tiểu
luận được hồn thiện hơn.
Lời cuối cùng, em xin kính chúc Thầy nhiều sức khỏe, thành công và hạnh phúc
trong cuộc sống cũng như trên con đường giảng dạy mà Thầy đã chọn.
Em xin chân thành cảm ơn”!!!

Sinh Viên
Ngô Thị Thành Tâm

1


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................ 1
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................4
1.
2.

TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI.................................................................................4
ĐỐI TƯỢNG NGUYÊN CỨU.....................................................................................4

NỘI DUNG...................................................................................................................5
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S.........................................................................5
I.
MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC ĐƯA 5S VÀO VĂN HĨA DOANH NGHIỆP.........................5
II. GIỚI THIỆU VỀ 5S................................................................................................6
1. Lịch sử phát triển của 5S 6

2. Khái niệm về 5S 6
3. Các thành phần của 5S
3.1. Seiri – Sort ( Sàng lọc):
7
3.2. Setion – Systematize ( Sắp xếp):..............................................................8
3.3. Sesio – Sweep ( Sạch sẽ):........................................................................9
3.4. Seiketsu – Sanitize ( Săn sóc):.................................................................9
3.5. Shitsuke – Self discipline ( Sẵn sàng):...................................................10
4. Các bước áp dụng 5S
10
5. 5S Thông thường và 5S Thực tiễn.
16
6. Mục tiêu của việc thực hiện 5S 17
7. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành cơng 5S
18
8. Lợi ích của việc thực hiện 5S
18
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG
THƯƠNG VIỆT NAM (VIETINBANK).......ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
I. Giới thiệu chung về Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
(Vietinbank) 20
1. Thông tin khái quát....................................................................................20
2. Mạng lưới kênh phân phối.........................................................................21
3. Sứ mệnh.....................................................................................................21
4. Giá trị cốt lõi.............................................................................................21
5. Triết lý kinh doanh....................................................................................21
6.
Slogan: Nâng giá trị cuộc sống................................................................21
II.
Áp dụng 5S tại Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam

( Vietinbank ) 21
1. Những lý do Ngân Hàng tiến hành áp dụng quy trình 5S..........................21
2. Thực trạng áp dụng quy trình 5S...............................................................22
3. Thực hành 5S.............................................................................................23
3.1. Sàng lọc (S1)
23
3.2. Sắp xếp (S2) 24
3.3. Sạch sẽ (S3) 24
3.4. Săn sóc (S4) 25
3.5. Sẵn sàng (S5)
25
II.
Kết quả Vietinbank đạt được sau khi áp dụng 5S
26
1. Thành công tại Vietinbank.........................................................................26
2


1.1. Từ trụ sở chính đến các chi nhánh:
26
1.2. Từ cơng sở đến gia đình: 27
2. Thành cơng bên ngồi doanh nghiệp.........................................................27
KẾT LUẬN 29
TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................30

3


LỜI MỞ ĐẦU
1.

Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh Việt Nam đang tham gia ngày càng sâu hơn vào hệ thống kinh tế

thế giới, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt các doanh nghiệp nhỏ và vừa, đang trở
thành một bộ phận khơng nhỏ thúc đẩy q trình phát triển của nền kinh tế đất nước.
Chiến lược hỗ trợ cho sự phát triển, các chuẩn đầu ra, các mô hình quản trị tác nghiệp,
nhân sự, tài chính... của doanh nghiệp nhỏ và vừa được xây dựng và triển khai theo
hướng giúp các doanh nghiệp phát triển bền vững và chủ động hội nhập quốc tế, đáp
ứng được các nhu cầu đỏi hỏi của khách hàng và cổ đông trong và ngoài nước, đồng
thời thỏa mãn các nhu cầu phát triển bền vững của cộng đồng và hệ thống môi trường
quốc gia và quốc tế.
Tuy nhiên, dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh, đầu tư như thế nào đi
nữa, thì con người cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công cho doanh
nghiệp. Từ lâu, tại Nhật Bản đã xuất hiện phong trào 5S. Với triết lý con người là
trung tâm của mọi sự phát triển: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch
đẹp, thống đãng, tiện lợi thì tinh thần của người lao động sẽ thoải mái hơn, năng suất
và điều kiện lao động sẽ cao hơn.
Muốn được như vậy, cần phải có một giải pháp tổng thể về phát triển cá doanh
nghiệp sản xuất vừa và nhỏ tầm cỡ quốc gia, trong đó đặc biệt là xây dựng các chuẩn,
các cơ chế chính sách, mơ hình quản trị phù hợp với xu thế hội nhập quốc tế.
Trong các mơ hình này, áp dụng 5S là mơ hình tốn ít chi phí và đem lại hiệu quả kinh
tế cao, đồng thời sẽ góp phần vào việc bảo vệ môi trường. Thông qua việc áp dụng 5S,
chi phí sản xuất sẽ giảm, từ đó tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Hiện nay một số nước đã áp dụng mơ hình này trong đó có các doanh nghiệp Việt
Nam cũng đã ứng dụng mơ hình 5S vào cơng ty của mình và đã mang lại một môi
trường làm việc hiệu quả. Nhận thấy được tầm quan trọng của nó nên em xin được
làm rõ hơn về mơ hình 5S này.
1.

Đối tượng ngun cứu
Ngân Hàng Vietinbank ( Số 4 đường Hoàng Hoa Thám, Xương Huân, TP Nha

Trang, Tỉnh Khánh Hòa).

4


NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ 5S
I.

Mục đích của việc đưa 5S vào văn hóa doanh nghiệp
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường

làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của chương trình 5S
bao gồm: Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần
đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ
quản lý thông qua các hoạt động thực tế; xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải
tiến.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến công trường xây dựng, hay nhà xưởng công
nghiệp hoặc nông nghiệp. Nơi nào có hoạt động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại,
cần sạch sẽ.Khơng có hoạt động 5S thì khơng thể bàn đến việc quản lý và cải tiến.5S
ngăn chặn sự xuống cấp của nhà xưởng, tạo sự thơng thống cho nơi làm việc, đỡ mất
thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn.Người làm việc
cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót. Các thiết bị sản
xuất hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn.

Ngày nay, khái niệm Chất lượng và Quản lý Chất lượng khơng cịn xa lạ với các
doanh nghiệp Việt Nam.Muốn nâng cao khả năng cạnh trên thị trường, mỗi doanh

nghiệp phải chọn cho mình một hướng đi riêng trong kinh doanh cũng như trong cách
thức quản lý. Tuy nhiên dù doanh nghiệp có chọn cách thức kinh doanh nào, đầu tư
loại thiết bị máy móc hay cơng nghệ nào đi nữa, con người cũng vẫn là yếu tố quyết
định đem lại thành công cho doanh nghiệp.

5


Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mơ hình thực
hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ
thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và giúp cho tổ
chức/doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, đem
lại niềm tin cho khách hàng.
II.

Giới thiệu về 5S

1.

Lịch sử phát triển của 5S
- Tại Nhật Bản
5S được hình thành trong nhiều năm với ý nghĩa phổ biến là Seiri Seiton để hỗ

trợ cho hoạt động An toàn, Chất lượng, Hiệu suất và Môi trường.
Năm 1980, cuốn sách đầu tiên về 5S được xuất bản, từ đó 5S được phổ biến
nhanh chóng với ý nghĩa trọn vẹn hơn và đầy đủ, bao gồm: Seiri ( Sàng lọc), Seiton
( Sắp xếp), Seiso ( Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), Shitshuke ( Sẵn sàng).
Tại các cơng ty phát triển thì 5S được hình thành thực hành thường xuyên và duy
trì ở mức độ cao.
- Tại Singapore

5S bắt đầu được thực hiện tại một Công Ty mẫu trong Dự án Năng suất JICA vào
năm 1986.
Sau đó trở thành hoạt động quốc gia đặt dưới ủy ban 5S. Hiện nay nó đạt tới cấp
độ cao ở rất nhiều tổ chức. Tại nhiều quốc gia, công cụ 5S đã rất thành cơng trong giai
đoạn đầu nhưng nó ẽ nhanh chóng trở nên hời hợt, hình thức và khơng hữu ích do áp
dụng sai.
- Tại Việt Nam
5S đã được áp dụng thành công tại Hà Nội, Quy Nhơn, Tp.HCM trong nhiều
ngành khác nhau như: Y tế, khách sạn, hay một số ngành saen xuất như sản xuất lắp
ráp ô tô, in ấn,… “5S thông thường” và “5S thực tiễn” do ông SUZUKI sửa đổi.
2.

Khái niệm về 5S
Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp

dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam. Đây là phương pháp quản lý đơn
giản và dễ thực hiện.
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ
quan điểm: Nếu làm việc trong một mơi trường lành mạnh, sạch đẹp, thống đãng, tiện

6


lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để
việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
-

Theo tiếng Nhật là: “ seiri”, “ seiton”, “ seiso”, “ seiketsu”, và “ shitsuke”.
Theo tiếng Việt là : “ sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “ săn sóc” và “sẵn sàng”.
Theo tiếng Anh là: “sort”, “set in order”, “shine”, “standardize”, và “

sustain”
5S là phong trào huy động các thành viên tham gia cải tiến môi trường làm việc.
Phương châm của phong trào 5S là: Nếu bạn có thể làm cho ngơi nhà của mình

sạch sẽ ngăn nắp thì tại sao lại không thể làm cho nơi làm việc của mình sạch sẽ và
ngăn nắp như ở nhà.
3.

Các thành phần của 5S

3.1. Seiri – Sort ( Sàng lọc):
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm
việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự
phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán
nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.
Trong đó:
Khoản vật dùng thường dùng sẽ phân loại thành:
- Khoản vật cần dùng hằng ngày
- Khoản vật cần dùng hàng tuần
- Khoản vật cần dùng 6 đến 12 tháng 1
- Khoản vật cần dùng hơn 1 năm 1 lần. Đối với những khoản vật ít sử dụng ví dụ
trên 6 tháng một lần thì tổ chức cần cân nhắc sẽ dựa vào chi phí tổ chức bỏ ra để lưu
lại khoản vật này.
Những khoản vật không thường dùng:
- Khơng cần dùng và có thể thanh lý ngay: Đối với các loại này tổ chức cầ có kế
hoạch thanh lý và đặc biệt chú ý trách nhiệm của người thanh lý.
- Các khoản vật chờ thanh lý: Tổ chức cần có trách nhiệm lưu giữ khoản vật này
Ví dụ: Điạ điểm lưu giữ các khoản vật, hình thức đánh dấu khoản vật.
Khi xem lại nhà máy hay phòng làm việc của mình, có thể bạn sẽ nhận thấy các vật
dụng khơng được ghi chính xác nơi lưu trữ, nhiều thứ không cần thiết cho công việc

nhưng vẫn được lưu giữ lại. Do đó, nhiệm vụ của Seiri chính là là phân loại các các vật
dụng cần thiết và các vật dụng khơng cần thiết, từ đó di dời hoặc thanh lý những vật
7


dụng không cần thiết nhằm tạo nên một môi trường làm việc khoa học. Một trong
những cách thông dụng để thực hiện việc “Sàng lọc” là sử dụng “thẻ đỏ”, bất cứ các
vật dụng nào không cần thiết cho công việc sẽ được gắn thẻ ngay lập tức. Kết thúc q
trình này người phụ trách mỗi bộ phận có vật dụng gắn thẻ đỏ sẽ xem tại sao nó vẫn ở
khu vực của mình. Sau đó là việc đưa ra quyết định loại bỏ hay tiếp tục giữ vật dụng
đó theo cách nhất định.
Với hoạt động trong Seiri, mọi thứ sẽ được phân loại một cách khoa học, từ đó
có thể giảm thiểu lãng phí từ việc tìm kiếm và di chuyển, đồng thời tạo nên môi trường
làm việc an toàn hơn.
3.2. Setion – Systematize ( Sắp xếp):
Trong tiếng Nhật, Seiton có nghĩa là sắp xếp mọi thứ gọn gàng và có trật tự. Vì
vậy, khi du nhập vào Việt Nam, Seiton được gọi là Sắp xếp.
Sau khi đã loại bỏ các vật dụng khơng cần thiết thì cơng việc tiếp theo là tổ chức các
vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
Thông thường việc này sẽ bắt đầu bằng việc xem xét công dụng và tần suất sử
dụng các vật dụng cịn lại, từ đó quyết định nên để chúng gần nhau hay không? Cần để
chúng gần hay xa nơi làm việc? Bên cạnh đó, cơng việc này cũng cần phải thực hiện
dựa trên việc phân tích trình tự sao cho giảm thiểu thời gian di chuyển giữa các quá
trình trong hệ thống. Ở bước này, các vật dụng cần được xác định vị trí sao cho dễ định
vị nhất, theo nguyên tắc quản lý trực quan: “một vị trí cho mỗi vật dụng, mỗi vật dụng
có một vị trí duy nhất”.
Một điểm cần chú ý khi thực hiện Seiton là các vật dụng nên được đánh số hoặc
dán nhãn tên giúp mọi người trong công ty có thể dễ dàng nhận biết và tìm kiếm.
Với các hoạt động trong Seiton, môi trường làm việc sẽ trở nên thuận tiện, gọn
gàng và thơng thống hơn, khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong cơng

ty.
Các lưu ý khi sắp xếp:
- Bố trí các đồ vật tùy theo tấn số sử dụng. Tần số sử dụng càng cao khoản vật
càng được bố trí gần nơi làm việc, tần số sử dụng càng thấp thì càng bố trí càng xa nơi
làm việc
- Khi sắp xếp có thể thêm các nhãn mác vào những khoản vật. Ví dụ như các
khoản vật hay sử dụng với tần số cao đánh số màu sắc khác với các khoản vật có tần
số thấp.
8


- Khi đặt các khoản vật cần lưu ý tư thế khoản vật dễ lấy ra, đưa vào, dễ tiếp cận.
Thông báo quy tắc sắp xếp các khoản vật để các thành viên biết được các khoản vật
nào lưu trữ ở đâu.
3.3. Sesio – Sweep ( Sạch sẽ):
Seiso có nghĩa là làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ. Cơng việc chính trong
phần này là giữ gìn sạch sẽ trong tồn doanh nghiệp. Giữ gìn sạch sẽ được thực hiện
thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng, và
khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi
ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của
bụi bẩn). Phát động chương trình “5 phút Seiso” cuối mỗi ngày làm việc sẽ giúp cho
mọi người thấm nhuần tư tưởng Seiso, duy trì sự sạch sẽ thường xuyên.
Sạch sẽ ở đây mang nghĩa là kiểm tra, là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy
móc, thiết bị để đảm bảo mơi trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên
trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng
cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp. Cơng việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của
mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực
hiện.
Mọi người cần thể hiện trách nhiệm đối với môi trường xung quanh nơi làm việc,
những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi cơng cộng cịn

những khu vực làm việc cá nhân nên để các cá nhân tự phụ trách.
3.4. Seiketsu – Sanitize ( Săn sóc):
Seiketsu được dịch sang tiếng Việt là Săn sóc với mục đích duy trì kết quả và
các hoạt động trong 3S đầu tiên.
Mục tiêu của Seiketsu là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ khơng phải là
phong trào nhất thời. Do vậy, xác định các q trình cần thiết để đảm bảo tính chính
xác là vơ cùng cần thiết để duy trì thành quả của các hoạt động trước đó. Bên cạnh đó,
các tổ chức, doanh nghiệp nên đưa ra những quy định, nội quy, kế hoạch… để có thể
kiểm sốt và phát triển việc thực hiện 5S. Một điểm quan trọng nữa trong nội dung S4
là các hoạt động kiểm tra, đánh giá các hoạt động mà doanh nghiệp đã thực hiện được,
đồng thời tổ chức thi đua cũng giúp nâng cao ý thức của mọi người trong việc thực
hành 5S.
Bằng việc phát triển Seiketsu, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các
tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
9


3.5. Shitsuke – Self discipline ( Sẵn sàng):
Shitsuke hay Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng của 5S. Nó được hiểu là rèn luyện,
tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Khi một doanh nghiệp thực hiện các hoạt động Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu một
cách thường xuyên và hiệu quả, có thể hiểu rằng doanh nghiệp đó đang duy trì tốt 5S.
Tuy nhiên, nếu đơn thuần chỉ thực hiện mà khơng có sự nâng cấp thì dần dần, hệ thống
5S sẽ đi xuống và không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Như vậy, Sẵn sàng có
thể được hiểu là đào tạo mọi người tuân theo thói quan làm viêc tốt và giám sát
nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc. Để mọi người có thể sẵn sàng thực hiện 5S,
doanh nghiệp cần xây dựng các chương trình đào tạo và thực hành thường xuyên cho
nhân viên. Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp cần là tấm gương
cho mọi người làm theo trong việc học tập và thực hành 5S.
Như vậy, trong nội dung Shitsuke, việc đào tạo về Shitsuke là điểm quan trọng

nhất, giúp các hoạt động 5S được duy trì và phát triển đến mức cao nhất, từ đó góp
phần nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm. Mục tiêu của việc thực hiện 5S
không chỉ là đảm bảo nơi làm việc sạch sẽ ngăn nắp mà cịn cắt giảm sự lãng phí trong
doanh nghiệp, vì vậy phần tiếp theo sẽ đưa ra định nghĩa về các hoạt động tạo ra giá trị
và các hoạt động không tạo ra giá trị và các loại lãng phí nhằm giúp các DN định hình
về thế nào là lãng phí.
4.

Các bước áp dụng 5S
Để triển khai thành cơng 5S, các doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và phù

hợp với hồn cảnh của mình. Đây khơng phải là một phong trào mang tính ngắn hạn,
do vậy muốn thấy được hiệu quả chúng ta cần phải trải qua một q trình gồm 6 bước:
Chuẩn bị, Thơng báo chính thức của Lãnh đạo, Toàn bộ nhân viên thực hiện tổng
vệ sinh, Thực hiện Seiri (Sàng lọc), Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày và
đánh giá định kỳ 5S.
Bước 1: Chuẩn bị xem xét thực trạng
Bước chuẩn bị là bước rất quan trọng trong mọi quá trình triển khai hệ thống
quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, chúng ta sẽ phải
đối mặt với nhiều nguy cơ thất bại.
Trong thực hành 5S, bước chuẩn bị chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp
tiếp cận và phát triển các hoạt động 5S. Quá trình chuẩn bị gồm các nội dung chính
sau:
10


- Ban lãnh đạo cần hiểu đúng triết lý và các lợi ích của thực hành 5S.
- Ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt tìm hiểu kinh nghiệm áp dụng 5S tại các
doanh nghiệp trong nước và ngoài nước (nếu có thể).
- Lãnh đạo cam kết thực hiện 5S trong tổ chức.

- Thành lập ban chỉ đạo 5S.
- Chỉ định cán bộ trách nhiệm chính về hoạt động 5S.
- Tổ chức đào tạo cho những người có trách nhiệm chính và các cán bộ hướng dẫn
thực hiện.
- Lập kế hoạch thực hiện 5S
Có thể nói, trong bước chuẩn bị, thiết lập ban chỉ đạo 5S, việc tổ chức đào tạo và
xây dựng kế hoạch là những nội dung chủ đạo. Một yếu tố quan trọng giúp quá trình
triển khai 5S thành công là sự cam kết của lãnh đạo. Việc cam kết này sẽ đảm bảo các
nguồn lực trong tồn bộ q trình thực hiện, do vậy nhóm chỉ đạo 5S cần phải có sự
tham gia của lãnh đạo và đại diện của tất cả các phòng ban có liên quan trong tổ chức.
Bên cạnh đó, việc đào tạo lý thuyết cũng như học hỏi kinh nghiệm từ các tổ chức đi
trước trong việc thực hành 5S sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận 5S dễ dàng hơn. Bằng các
chuyến tham quan thực tế, cán bộ trong ban chỉ đạo 5S có thể nhận thấy lợi ích của 5S
cũng như cách thức mà các doanh nghiệp đã vận dụng thành cơng.
Nội dung cuối cùng trong bước chuẩn bị chính là xây dựng kế hoạch chi tiết. Khi
thiết lập kế hoạch thực hiện, chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:
Dự tính thời gian cho tồn dự án triển khai 5S, đồng thời thiết lập thời gian cụ thể
cho từng hoạt động. Thông thường kế hoạch triển khai 5S kéo dìa từ 1-2 năm, nhưng
đối với các doanh nghiệp khác nhau, thời gian của cả quá trình sẽ khác biệt tùy vào
hoàn cảnh, điều kiện của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở nước ta
có thể rút ngắn thời gian thực hiện song phải đảm bảo khi dự án kết thúc, nhân viên có
nhận thức rõ ràng về triết lý 5S. Như vậy, các hoạt động 5S trong doanh nghiệp sẽ tiếp
tục được duy trì và phát triển. Nội dung công việc nên được xây dựng chi tiết cho từng
phịng ban, khu vực.
Nội dung cơng việc càng chi tiết thì việc thực hiện và kiểm soát tiến độ càng dễ
dàng hơn.
Chỉ định người trách nhiệm chính cho các hoạt động 5S tại từng bộ phận. Nhũng
người chịu trách nhiệm chính này sẽ tuyên truyền, giám sát và điều phối hoạt động
trong phịng ban mình. Do vậy, các điều phối viên cần được đào tạo sâu sắc hơn nữa.
Bước 2: Thơng báo chính thức của lãnh đạo

11


Đây là hoạt động nhằm chính thức phát động chương trình 5S trong tổ chức,
doanh nghiệp. Trong quản lý, lãnh đạo là người có ảnh hưởng rất lớn đến ý thức của
nhân viên; thơng báo chính thức của lãnh đạo thể hiện quyết tâm thực hiện chương
trình 5S trong doanh nghiệp mình, do đó khuyến khích tinh thần, trách nhiệm của
CBCNV trong q trình thực hiện. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần phải cam kết thực hiện
và tham gia trực tiếp vào các hoạt động 5S cùng với nhân viên, như vậy chương trình
5S mới có thể duy trì và phát triển bền vững trong doanh nghiệp.
Để cán bộ công nhân viên hiểu rõ chương trình thực hành 5S, thơng báo chính
thức của lãnh cần bao gồm các nội dung sau:
- Thơng báo chính thức về chương trình thực hành 5S.
- Trình bày mục tiêu của chương trình 5S.
- Cơng bố thành lập ban chỉ đạo thực hiện, phương hướng triển khai, phân cơng
nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm đối với từng khu vực.
- Lập ra các công cụ tuyên truyền, quảng bá như biểu ngữ, áp phích, bảng tin…
- Tổ chức đào tạo về các nội dung cơ bản của 5S cho mọi người.
Trong q trình thơng báo chính thức, việc phổ biến phương hướng, mục tiêu của
chương trình thực hiện 5S là rất quan trọng. Nó sẽ giúp CBCNV dần định hướng
phương pháp và cách thức thực hiện các hoạt động 5S trong các bước tiếp theo. Sau
đó, ban chỉ đạo 5S sẽ xem xét và hệ thống lại tổ chức của ban, từ đó xây dựng sơ đồ tổ
chức thực hiện 5S để thuận tiện trong việc kiểm sốt, quản lý tại các phịng ban.Ngồi
ra, thiết lập các quy định cũng rất quan trọng trong quá trình thực hiện 5S.Những quy
định này có vai trị hướng dẫn các hoạt động 5S cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu quả
của các hoạt động. Để CBCNV dễ dàng hiểu và ghi nhớ quy định, chúng nên được thể
hiện bằng hình ảnh hay sơ đồ và được trưng bày ở những chỗ nổi bất dễ nhìn.
Sau khi nhân viên nắm rõ được mục tiêu và phương hướng của chương trình 5S,
việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ nhân lực trong doanh nghiệp sẽ được tiến hành.Thơng
qua các chương trình đào tạo, doanh nghiệp có thể lồng ghép phổ biến những quy

định, quy chuẩn cho các hoạt động 5S bằng các phương thức hiệu quả như áp phích,
băng dơn, khẩu hiệu,..

Bước 3: Thực hiện Seiri
12


Trong 5S, sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữa
S tiếp theo. Mục đích của sàng lọc là di dời các vật dụng không cần thiết khỏi nơi làm
việc, tránh sự tái xuất hiện của chúng khi không cần đến, hướng tới nâng cao hệ số sử
dụng và hiệu suất không gian làm việc, góp phần cải tiến năng suất.
Trong bước Sàng lọc, doanh nghiệp cần thực hiện các nội dung chính sau:
- Lập tiêu chuẩn loại bỏ những vật dụng không cần thiết.
- Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau ngày tổng vệ sinh.
- Xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ chúng.
Đánh giá lại những vật dụng không dùng nữa nhưng vẫn còn giá trị. Những vật
dụng này nên được dán thẻ đỏ để dễ phân biệt và theo dõi. Thực hiện công tác sàng lọc
cùng với phong trào tổng vệ sinh 2 lần trong năm nhằm loại bỏ triệt để các vật dụng
khơng cần thiết, tránh lãng phí trong cơng việc. Đồng thời, việc tìm ra các ngun
nhân dẫn đến sự xuất hiện của các vật dụng dư thừa là rất cần thiết giúp doanh nghiệp
ngăn ngừa sự tái diễn. Các yếu tố thường gây ra tình trạng tích lũy nhiều thứ khơng
cần thiết bao gồm:
Thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Đặt số lượng lớn nguyên vật liệu.
- Tích trữ ngun vật liệu q lâu.
- Khơng kiểm sốt số lượng đầy đủ.
- Khơng kiểm sốt chất lượng đầy đủ.
- Vị trí lưu kho khơng thích hợp hoặc phương pháp lưu kho không hiệu quả.
Dựa vào các nguyên nhân trên, doanh nghiệp có thể đưa ra kế hoạch thích hợp
nhằm ngăn ngừa sự tái xuất hiện của các vật dụng không cần thiết trong môi trường

làm việc, giảm bớt công việc sàng lọc.
Bước 4: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày
- Thực hiện Seiri hàng ngày
Sau khi thực hiện sàng lọc ban đầu, các doanh nghiệp cần tiếp tục các hoạt động
này để tận dụng được chỗ làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời ban chỉ đạo 5S và lãnh
đạo nên vận động, triển khai cải tiến địa điểm và phương pháp lưu giữ để giảm thiểu
thời gian tìm kiếm, tạo nên mơi trường làm việc
- Thực hiện Seiton

13


Sau khi sàng lọc, các hoạt động Seiton sẽ được thực hiện. Seiton có nghĩa là sắp
xếp, bố trí các đồ vật cần thiết một cách gọn gàng sao cho dễ lấy.
Các nguyên tắc về Seiton bao gồm:
+ Tuân thủ phương pháp vào trước ra trước (FIFO) để lưu kho các vật dụng.
+ Mỗi đồ vật được bố trí một chỗ riêng;
+ Tất cả vật dụng, vị trí của chúng cần được thể hiện bằng cách ghi nhãn rõ ràng
và có hệ thống;
+ Đặt các đồ vật sao cho dễ dàng nhìn thấy, tiết kiệm thời gian tìm kiếm;
+ Sắp xếp các vật dụng sao cho có thể xử lý, vận chuyển dễ dàng;
Đối với các công cụ, thiết bị văn phịng phẩm, chúng ta nên bố trí hợp lý, phù
hợp với tần suất sử dụng để tiết kiệm thời gian di chuyển, lấy trả. Các vật dụng thường
xuyên sử dụng nên để gần nơi làm việc nhất, các vật ít dùng tới thì có thể để xa hơn và
những thứ khơng cần dùng tới nhưng phải lưu giữ thì cất vào kho riêng và có dấu hiệu
nhận biết.
- Thực hiện Seiso
Seiso có nghĩa là dọn vệ sinh, giữ gìn sạch sẽ nơi làm việc, máy móc, thiết bị.
Thực hiện vệ sinh hàng ngày làm cho môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tạo sự
thoải mái và an toàn cho nhân viên làm việc, khuyến khích sáng tạo. Ngồi ra, nhờ nơi

làm việc sạch sẽ, việc áp dụng quản lý trực quan tại các doanh nghiệp trở nên dễ dàng
hơn, góp phần nâng cao năng suất.
Bên cạnh tác dụng hỗ trợ quản lý trực quan, Seiso cịn đóng góp một vai trị quan
trọng trong việc bảo trì máy móc, thiết bị. Khi thực hiện Seiton, nhân viên hay người
vận hành máy lau chùi và kiểm tra từng vị trí trên máy móc, nhờ đó phát hiện ra những
bất thường của máy móc ngăn ngừa các nguồn bẩn (một trong những nguyên nhân dẫn
đến sự cố máy móc). Từ đó, người vận hành có thể hành động kịp thời nhằm phịng
ngừa và khắc phục những bất thường đó.
Các cơng việc chủ yếu trong Seiso là:
+ Phân chia khu vực và trách nhiệm. Ban chỉ đạo sẽ phân công trách nhiệm ai
làm gì và ở khu vực nào dựa vào vị trí làm việc của mỗi người, bộ phận, thiết lập bản
đồ khu vực và bảng kiểm tra 5S để kiểm soát việc dọn vệ sinh thuận tiện.
+ Chuẩn bị đầy đủ dụng cụ vệ sinh.

14


+ Tiến hành thực hiện vệ sinh. Trước khi làm vệ sinh, chúng ta cần xác định
phương hướng làm vệ sinh nhằm tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của hoạt
động này. Khi thực hiện vệ sinh, chúng ta nên nhớ nguyên tắc: “Vệ sinh là Kiểm tra”.
+ Tiến hành cải tiến vệ sinh. Luôn chú ý cải tiến sẽ giúp chúng ta giảm thời gian
vệ sinh, dễ dàng vệ sinh những vị trí khó làm vệ sinh, ngăn ngừa tối đa các nguồn bẩn.
+ Đề ra các quy định, khẩu hiệu trong việc giữ gìn vệ sinh.Một khẩu hiệu phổ
biến
trong các doanh nghiệp là ‘5 phút làm 5S mỗi ngày” sẽ giúp các hoạt động 5S
được duy trì hàng ngày.
- Thực hiện Seiketsu
Khi thực hiện thường xuyên các hoat động 3S và mang lại hiệu quả lớn, đây
chính là chúng ta đang thực hiện Seiketsu. Để duy trì và nâng cao 5S, doanh nghiệp có
thể sử dụng một số phương pháp hữu ích sau:

Thứ nhất, ban lãnh đạo đánh giá về các hoạt động 5S. Khi thực hiện, ban
lãnh đạo cần phải cam kết và đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S. Cũng giống
như các hệ thống quản lý khác, 5S cần có hệ thống quy định, tài liệu liên quan để có
thể đánh giá chuẩn xác hoạt động 5S. Hệ thống tài liệu dùng cho việc đánh giá gồm:
+ Chính sách, mục tiêu và kế hoạch thực hiện 5S
+ Sơ đồ tổ chức 5S
+ Các quy định về 3S
+ Tư liệu đào tạo
+ Tư liệu quảng bá về 5S
+ Bảng tin, bản tin 5S
+ Cơ chế khen thưởng cho việc thực hành 5S
+ Quy định về đánh giá việc thực hiện 5S
Thứ hai, tổ chức thi đua giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
Thứ ba, tạo ra phong trào thi đua giữa các doanh nghiệp về 5S
- Thực hiện Shitsuke
Tiến hành Shitsuke chính là tạo ra thói quen, nâng cao ý thức tự giác của công
nhân viên trong việc thực hiện 3S. Khi thực hiện 3S thường xuyên, làm 3S dần trở
thành một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày của nhân viên. Mục tiêu
cuối cùng của Shitsuke hay của cả 5S chính là đưa triết lý 5S vào trong văn hóa doanh

15


nghiệp, từ đó nâng cao hình ảnh của cơng ty trong các nhà cung cấp, khách hàng và
đối tác.
Bước 5: Đánh giá định kỳ 5S
Để các hoạt động 5S được duy trì lâu dài và mang lại hiệu quả lớn trong cải tiến
năng suất, chất lượng, việc đánh giá định kỳ là rất cần thiết. Nội dung trong bước này
cần chú ý:
-

Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.
Cán bộ đánh giá thường xuyên các hoạt động 5S.
Phát động phong trào thi đua giữa các phòng ban về 5S.
Trao thưởng định kỳ cho nhóm, cá nhân thực hiện tốt 5S.
Tổ chức tham quan việc thực hiện 5S ở các doanh nghiệp, tổ chức khác.
Tổ chức thi đua 5S giữa các cơng ty để hồn thiện chương trình 5S hơn.
Trong mọi quá trình đánh giá, việc xây dựng bảng tiêu chí đánh giá là vấn đề cần

chú ý hàng đầu. Tùy thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp, các tiêu chí đánh giá
thực hiện 5S được thiết lập cho phù hợp.
Trong thực tế, việc phát động phong trào thực hiện 5S khơng q khó nhưng duy
trì và phát triển nó dài hạn lại một vấn đề khá khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt
Nam. Ở hầu hết các doanh nghiệp, ý thức kỷ luật của nhân viên trong cơng việc cịn
chưa cao, do vậy kiểm tra, đánh giá thường xuyên trong giai đoạn đầu sẽ giúp triết lý
5S dần trở thành thói quen của họ. Ngồi ra, dựa vào quy mơ của doanh nghiệp, chúng
ta có thể thiết lập những đợt kiểm tra, giám sát lớn nhỏ khác nhau để đánh giá các hoạt
động. Sau khi 5S trở thành thói quen của nhân viên, việc đánh giá chỉ cần thực hiện
định kỳ 2 lần/năm để cải tiến chương trình 5S lên mức độ hiệu quả nhất.
Ngồi các hoạt động kiểm tra đánh giá, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến
việc khen thưởng cho các bộ phận, cá nhân thực hiện tốt 5S. Đây cũng là hình thức
khích lệ rất hiệu quả trong q trình áp dụng 5S trong cơng ty. Bên cạnh đó, tổ chức
tham quan, giao lưu kinh nghiệm với các đơn vị đã áp dụng mơ hình này sẽ góp phần
thúc đẩy tinh thần của nhân viên trong việc phát triển 5S lâu dài.
Đây là mơ hình áp dụng hiện các doanh nghiệp Viet Nam nói chung và nhiều
doanh nghiệp khác trên thế giới, cũng như hiện đang được áp dụng tại một số
doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam
5.

5S Thông thường và 5S Thực tiễn.
Bảng: So sánh 5S thông thường và 5S thực tiễn
16


NỘI DUNG
STT

5S

5S Thông thường

5S Thực tiễn

( Giai đoạn 1)
( Giai đoạn 2)
Lọc ra các vật không cần Lọc ra và dời đi những vật không cần
1

Seiri

thiết tại nơi làm việc và loại thiết và lượng không cần thiết của
bỏ chúng.

những vật cần thiết ra khỏi nơi làm

việc.
Sắp xếp ngăn nắp những vật Sắp xếp để dùng Những vật này cũng
2

Seiton

cần thiết sao cho có thể dễ phải được sắp xếp trong điều kiện tốt
dàng lấy chúng ra để sử sẵn sàng để dùng và bảo đảm an toàn.
dụng.
Dọn sạch sẽ hoàn toàn nơi Làm sạch bằng cách lưu ý đối tượng,
làm việc để khơng cịn bụi thu lượm rác mà khơng vứt lung tung

3

Seiso

bám trên sàn, máy móc và để nơi làm hư hại sản phẩm đối với
trang thiết bị.

những sản phẩm sẵn sàng, kiểm tra và

sữa chữa trạng thái bất thường.
Duy trì tiêu chuẩn cao về giữ Ngăn ngừa bụi bẩn và giữ vệ sinh ở
4

Seiketsu

gìn vệ sinh và sắp xếp nơi mức cao, duy trì vệ sinh ở mức cao.
làm việc gọn gàng vào mọi
lúc.
Đào tạo mọi người tự giác Đào tạo mọi người tự giác tuân theo

5

Shitsuke tuân tap quy tắc giữ gìn thật quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc.
tốt nơi làm việc.

6.

Mục tiêu của việc thực hiện 5S
- Thực hiện chương trình 5S là cơ sở để thực hiện chương trình cải tiến chất lượng

trong công ty, thực hiện cải tiến môi trường làm việc nnag cao hiệu quả làm việc cho
công ty, tổ chức.
- Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của cơng ty trong mắt khách hàng và chính đội
ngũ nhân viên công ty.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế.
- Tăng hiệu quả làm việc nhờ giảm thiểu thời gian chết khi tiềm kiếm,chuẩn bị,
vận hành và tiến hành công việc.
17


- Thời gian thực hiện công việc được rút ngắn và giao sản phẩm đúng hẹn.
- Giảm hàng tồn kho do có thể kiểm kê dễ dàng và chính xác các hàng hóa tồn
kho.
- Nâng cao chất lượng nờ giảm bụi bẩn và hạt kim loại.
- Máy móc it hỏng hóc hơn nhờ quy trình kiểm kê Seiso.
- An tịan lao động được nâng cao khi khơng có các chướng ngại vật trê lối đi và
trên sàn nhà nơi làm việc, củng như sàn nhà khơng cịn trơn trượt.
- Giảm chi phí.
- Khích lệ và nâng cao tinh thần cố gắng của công ty.
7.

Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S
- Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi

thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm
cơng tác và chỉ đạo thực hiện.
- Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S,
cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã
có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong
các hoạt động 5S.
- Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành cơng khi thực hiện 5S là tạo
ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người.
- Duy trì và cải tiến khơng ngừng: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không
ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến cơng tác quản lý.
8. Lợi ích của việc thực hiện 5S
5S là một phương pháp đơn giản, tốn ít chi phí lại mang lại hiệu quả cao nên 5S
đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, khoa
học. Khi thực hiện 5S thành cơng trong cơng ty, nó sẽ tạo ra sự thay đổi kỳ diệu.
Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết
được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy
móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Sau khi thực hiện 3S, các vật
dụng được sắp xếp một cách khoa học, dễ dàng tìm thấy và trả lại, do vậy, nhân viên
trong doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể thời gian tìm kiếm. Từ các hoạt động
chung, 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hồ đồng của mọi người, qua
đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với cơng
việc. Bên cạnh đó, nhà xưởng, máy móc và thiết bị trong doanh nghiệp được vệ sinh
18


sạch sẽ, giúp loại bỏ các nguồn bẩn, ngăn ngừa các nguyên nhân làm hỏng máy móc,

thiết bị. Một đóng góp quan trọng nữa của 5S là nâng cao ý thức và tinh thần làm việc
của nhân viên, tạo nên phong cách chuyên nghiệp cho tổ chức, củng cố niềm tin của
khách hàng cũng như các đối tác.
Tóm lại, thực hành 5S giúp doanh nghiệp xây dựng được môi trường làm việc
sạch sẽ, ngăn nắp, đảm bảo an toàn trong cơng việc, khuyến khích phát huy sáng tạo
trong nhân viên và phát triển kỷ luật và văn hóa doanh nghiệp.
- Nâng cao năng suất (P - Productivity).
- Cải tiến chất lượng sản phẩm (Q - Quality).
- Cắt giảm chi phí (C - Cost).
- Giao hàng đúng hẹn (D - Delivery).
- Nâng cao ý thức, kỷ luật cho nhân viên (M - Morale).
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG 5S TẠI NGÂN HÀNG TMCP Cơng
THƯƠNG VIỆT NAM (VIETINBANK)
Chương một đã trình bày tổng quan về phương pháp quản lý 5S cũng như các
hiệu quả mà nó đem đến cho các doanh nghiệp áp dụng. Thực hành tốt 5S không
những giúp doanh nghiệp duy trì mơi trường sản xuất sạch đẹp, quy củ, trật tự, nâng
cao hiệu quả sản xuất mà còn tạo ra nền tảng để doanh nghiệp tiếp tục áp dụng các
phương pháp nâng cao chất lượng sản phẩm như QCC, hệ thống cải tiến liên tục
kaizen, sản xuất tinh gọn, six sigma…Chương hai sẽ thực hiện tiếp khâu phân tích dữ
liệu thứ cấp và sơ cấp thông qua nghiên cứu thực tế, phỏng vấn doanh nghiệp để tìm ra
thực trạng về tình hình áp dụng 5S tại Ngân Hàng Vietinbank mức độ hiệu quả khi áp
dụng 5S. Phần cuối chương sẽ chỉ ra đâu là vấn đề còn tồn tại khi các DN áp dụng 5S.

19


I.

1.

Giới thiệu chung về Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
(Vietinbank)

Thông tin khái quát

Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
Tên Giao dịch tiếng Anh
Vietnam Bank for Industry and Trade
Tên Viết Tắt
Vietinbank
Mã Swift Code
ICBVVNVX
Địa chỉ trụ sở chính
108 Trần Hưng Đạo, Hà Nội
Số 39 Đường Âu Cơ, Quận Tây Hồ, Tp. Hà
Địa chỉ CN nguyên cứu
Nội
Tổng đài Vietinbank
1900 558 868 / (84) 24 3941 8868
Số Fax
(84) 24 3942 1032
Email

Website

Vốn điều lệ
37.234 tỉ đồng
Vietinbank hiện đang được đánh giá là một trong 9 ngân hàng nhà nước cổ phần
đứng đầu Việt Nam. Đồng thời có thể thấy sự phát triển vượt trội của ngân hàng đó là
hệ thống các chi nhánh và sở giao dịch được phủ sóng và phát triển hầu hết các tỉnh ở

Việt Nam, và đang dần được đầu tư phát triển tại nước ngoài mạnh mẽ hơn. Những
con số ấn tượng về các cơ sở của VietinBank đó là một hội sở chính được đặt tại Hà
nội và 151 Chi nhánh lớn nhỏ trong Việt Nam và nước ngồi, phịng giao dịch lớn
hơn 1000 nơi.

2.

Mạng lưới kênh phân phối
Vietinbank có hệ thống mạng lưới phát triển mạnh mẽ với 148 chi nhánh, 07

Công ty thành viên, 03 Đơn vị sự nghiệp, hơn 1.000 phòng giao dịch trên 63
20


tỉnh/thành phố trong cả nước. VietinBank là ngân hàng Việt Nam đầu tiên và duy nhất
có mặt tại châu Âu với 02 chi nhánh tại Frankfurt và Berlin - CHLB Đức. Đồng thời,
VietinBank đã có mặt tại Vientiane – Lào và đang tích cực xúc tiến mở các văn phịng
đại diện, chi nhánh tại nhiều quốc gia khác như Myanmar, Anh, Ba Lan, Séc…
3. Sứ mệnh
Là Ngân hàng số 1 của hệ thống ngân hàng Việt Nam, cung cấp sản phẩm dịch
vụ tài chính ngân hàng hiện đại, tiện ích, tiêu chuẩn quốc tế.
4.

Giá trị cốt lõi
- Hướng đến khách hàng;
- Hướng đến sự hoàn hảo;
- Năng động, sáng tạo, chuyên nghiệp, hiện đại;
- Trung thực, chính trực, minh bạch, đạo đức nghề nghiệp;
- Sự tôn trọng;
- Bảo vệ và phát triển thương hiệu;

- Phát triển bền vững và trách nhiệm với cộng đồng, xã hội.

5.

Triết lý kinh doanh
- An toàn, hiệu quả và bền vững;
- Trung thành, tận tụy, đồn kết, đổi mới, trí tuệ, kỷ cương;
- Sự thành công của khách hàng là sự thành công của Vietinbank.

6.

Slogan: Nâng giá trị cuộc sống

II.

Áp dụng 5S tại Ngân Hàng TMCP Công Thương Việt Nam ( Vietinbank )

1.

Những lý do Ngân Hàng tiến hành áp dụng quy trình 5S
Sau hơn chục năm hội nhập và phát triển, Ngân hàng TMCP Cơng Thương Việt

Nam ( Vietinbank ) vẫn cịn tồn tại một số vấn đề làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch
vụ của ngân hàng:
- Có nhiều vật dụng khơng cần thiết và không ngăn nắp
- Các khu vực không được phân chia rõ ràng
- Có nhiều sai sót trong cơng việc và mức sai lỗi cao
- Phần lớn công việc làm là lãng phí ( đi lại, làm lại, hư máy,…)
- Nơi làm việc thíếu ánh sáng, ồn ào, ẩm thấp,…, mất an toàn, nhiều tại nạn và sự
cố xảy ra

- Văn phòng, bàn làm việc, tủ kệ, nhà ăn, nhà vệ sinh,…, bụi, bẩn, bừa bộn, thiếu
vệ sinh
- Tinh thần làm việc thấp

21


Để nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh của Vietinbank,
Vieinbank đã và đang áp dụng thực hiện chương trình 5S tại Hội sở, Sở giao dịch và
tồn bộ hệ thống của mình bắt đầu từ tháng 6 năm 2017. Đây là hoạt động nhầm cải
thiện không gian làm việc, khơi dậy ý thức trách nhiệm của từng thành viên trong việc
xây dựng ngôi nhà chung Vietinbank, hướng tới nâng cao chất lượng phục vụ khách
hàng.
2. Thực trạng áp dụng quy trình 5S
Ngân hàng Cơng thương Việt Nam (Vietinbank) là một trong những ngân hàng
triển khai mạnh mẽ chương trình thực hành 5S và các cơng cụ cải tiến chất lượng trên
phạm vi toàn hệ thống.
Vietinbank thống nhất cách triển khai, duy trì 5S và cách thức kiểm tra, đánh giá
các tiêu chuẩn 5S nhầm chuẩn hóa môi trường làm việc, nâng cao năng suất lao động,
chất lượng sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Tiêu chuẩn 5S là tài liệu quy định thống nhất phương pháp bố trí, sắp xếp tại
phịng giao dịch trong tồn bộ hệ thống Vietinbank với các mục đích: Giải quyết triệt
để tình trạng bừa bãi và lộn xộn tại các điểm giao dịch; tạo ra một môi trường làm việc
khang trang hiện đại, ngăn nắp, khoa học, chuyên nghiệp; giảm thiểu sự lãng phí thừa
trong các hoạt động
3.

Thực hành 5S

3.1. Sàng lọc (S1)

- Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên được sàng
lọc để sạch, gọn.
+ Khi hủy những thứ thuộc tài sản của cơ quan (công ty) các nhan viên cần phải
báo cáo cho người thẩm quyền được biết;
22


+ Khi sàng lọc khơng được qn những gì trong tủ hay trong phòng;
+ Thống nhất giữa các nhân viên chung phịng làm việc với nhau, xác định
những cái khơng cần thiết của công việc, vứt bỏ/hủy;
+ Những vật dụng chưa thống nhất hãy dán tem/ký hiệu.
- Các phương pháp loại bỏ các vật dụng khơng cần thiết
+ Máy móc, nguyên vật liệu và trang thiết bị không được sử dụng 12 tháng qua;
+ Máy móc, các nguyên vật liệu, các trang thiết bị, công cụ sản xuất và đồ dùng
văn phịng đã hư hỏng;
+ Các thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, đồ đạc cố định và trang thiết bị hư
hỏng khơng có khả năng sửa chữa;
+ Các ngun vật liệu quá hạn cần hủy bỏ;
+ Các sách và ấn phẩm khác khơng có giá trị sử dụng để tham khảo;
+ Số lượng bản tài liệu photo thừa;
+ Các tài liệu đã lỗi thời;
+ Các nguyên vật liệu bao gói và đồ dùng khơng cần thiết;
+ Các vật liệu cũ nát và các vật dụng không sử dụng khác.
- Kết quả cần đạt được:
+ Khu vực làm việc của nhân viên khơng có thùng carton, máy móc, thiết bị, vật
dụng/vật trang trí hư hỏng;
+ Tài liệu, hồ sơ tại khu vực làm việc của nhân viên phải phân loại cụ thể: đã xử
lý, đang xử lý, chưa xử lý, tham khảo…;
+ Sách báo, giấy nháp không để lẫn lộn trong khu vực làm việc của nhân viên
+ Vị trí làm việc rộng rãi, thoáng, sạch.

3.2. Sắp xếp (S2)
- Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên phải được
sắp xếp gọn gàng.
+ Cùng nhau thống nhất vị trí lưu trữ các đồ dùng, tư liệu tránh gặp khó
khăn/tốn thời gian khi tìm kiếm;
+ Cùng nhau thống nhất cách sắp xếp vừa có thẩm mỹ vừa thuận lợi cho việc
tìm kiếm;
+ Cần thiết kế một danh mục về vị trí các tư liệu/tài liệu;
+ Ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu cho ai củng có thể tìm (phịng
ban khác khi cần) trừ trường hợp các tài liệu cần bảo mật;
23


+ Sắp xếp bình cứu hỏa kèm hướng dẩn sử dụng tại nơi an toàn nhất, thuận tiện
nhất.
- Kết quả cần đạt được:
+ Khơng bố trí vật dụng cá nhân (nón bảo hiểm, áo mưa, chiếu, mền, gối, và vạt,
giấy cuộn, ơ/dù,…,) trên/dưới bàn làm việc, trong tầm nhìn của khách hàng;
+ Tuân thủ sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tại đơn vị theo QP – 4.2 Thủ tục kiểm soát hồ
sơ;
+ Các vật/tài liệu được cất giữ, sắp xếp, đảm bảo sao dễ lấy, dễ thấy, cất trả và
không bị nhầm lẫn lộn.
3.3. Sạch sẽ (S3)
- Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên phải đảm
bảo luôn luôn sạch, thơm.
+ Bắt đầu từ hôm nay, ngay bây giờ;
+ Nêu cao tinh thần trách nhiệm “Đừng đợi đến lúc dơ mới dọn”. Hãy quét dọn,
vệ sinh nơi làm việc, kể cả máy móc, thiết bị điện tử, dụng cụ riêng/chung, đồ đạc
riêng/chung,…, một cách thường xun làm cho tất cả mọi thứ khơng có cơ hội bám
bẩn;

+ Giành 5 phút mỗi ngày để cùng nhau tổng vệ sinh nơi làm việc;
+ Thống nhất lịch làm vệ sinh ở các phòng ban/phòng làm việc. Đảm bảo thực
hiện công bằng cho tất cả các nhân viên chung phịng;
+ Khơng vứt bỏ, khạt nhổ, bừa bãi và hãy tạo thói quen;
+ Hãy xem vệ sinh dọn dẹp như một bài kiểm tra mỗi ngày.
- Kết quả cần đạt được:
+ Nơi làm việc, nhà vệ sinh, nhà ăn,…, không cịn mùi hơi hẩm;
+ Khơng cịn thấy rác bẩn vứt xung quanh nơi làm việc, những nơi xunh quanh;
+ Các dụng cụ chung/riêng khơng bám bụi bẩn.
3.4. Săn sóc (S4)
- Yêu cầu/Mục đích của tiêu chuẩn: Khu vực làm việc của nhân viên phải đảm
bảo luôn luôn ngăn nắp và giữ gìn vệ sinh nơi làm việc ở mức độ cao, bằng cách lập đi
lập lại các công việc: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ.
+ Để khơng lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra ở 3S tất cả mọi người khơng ngừng
duy trì thực hiện;
24