Thực trạng về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc

Thực trạng về tổ chức Công tác kế toán bán hàng và kế toán xác
định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Tin học Nguyễn Ngọc.
A Khái quát về quỏ trình hình thành và phỏt triển của Công ty TNHH
Tin Học Nguyễn Ngọc.
Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc được thành lập 04/08/2008 chuyên
phân phối các loại thiết bị tin học phục vụ cho các ngành trong cả nước.
Tên Công ty: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc
Trụ sở chính: Số 7 Lô 5 Khu Đền Lừ 1 – P Hoàng Văn Thụ - Q Hoàng Mai –
Hà Nội
Địa chỉ kinh doanh : số 32 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội
Điện Thoại : 04 5378839, 045378840
Công ty Nguyễn Ngọc đã và đang là một trong những công ty Tin học, Viễn
thông hàng đầu của Việt Nam với một đội ngũ nhân viên có chất lượng, quy mô
hoạt động kinh doanh lớn và là đại lý của nhiều hãng máy tính có tên tuổi, là công
ty được khách hàng tin cậy trong nhiều lĩnh vực. Bên cạnh đó, Công ty cũn cung
cấp thiết bị điện tử viễn thông , thiết bị cá nhân , kỹ thuật số , điện thoại di động ,
máy văn phũng .Các hoạt động của Nguyễn Ngọc không tập trung chớnh vào lĩnh
vực thương mại
1. Đặc điểm và hoạt động kinh doanh ở công ty TNHH Tin Học Nguyễn
Ngọc
- Các hoạt động của công ty chia làm 04 lĩnh vực chính:
+ Kinh doanh dự án.
+ Phân phối sản phẩm tin học, viễn thông.
+ Cung cấp giải pháp Tin học, viễn thông
+ Kinh doanh bán lẻ các sản phẩm Tin học, Viễn thông và thiết bị văn
phòng.
*Đặc điểm kinh doanh:
Ngày nay trong thời kỳ kinh tế thị trường, công nghệ thông tin ngày càng
phát triển nhu cầu về thiết bị văn phòng: máy tính, máy in tăng rất nhanh. Khoa
học kỹ thuật phát triển, máy vi tính ra đời người ta thay thế việc lưu trữ các số liệu,
tài liệu viết trên giấy bằng việc lưu trữ trong máy tính, tìm hiểu và cập nhật thông

tin nhanh nhất. Đây chính là một thuận lợi để cho công ty TNHH Tin Học Nguyễn
Ngọc cần phải nắm bắt kịp thời để nâng cao hơn nữa hoạt động kinh doanh của
mình.
Công tác kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau:
+ Phương thức kinh doanh: bán buôn, bán lẻ.
+ Hình thức hoạt động: Kinh doanh và phục vụ.
+ Lĩnh vực hoạt động: trong nước.
+ Mạng lưới hoạt động: Rộng khắp trên địa bàn thành phố Hà Nội và
một số tỉnh như Lai Chõu, Sơn La, Hoa Bình, Lạng Sơn, Ninh Bình…
+ Phương thức thanh toán: có hai hình thức thanh toán ngay và thanh
toán chậm.
+ Công tác giao nhận và vận chuyển hàng: hầu hết việc giao hàng được thực
hiện ngay tại kho của công ty, trường hợp khách hàng yêu cầu giao tận nơi công ty có
đội ngũ nhân viên thị trường vận chuyển hàng đến tận nơi cho khách.
Tình hình kinh doanh của công ty được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau:
ĐVT: đồng
Chỉ Tiêu 5 thỏng 2008
1.Doanh thu bán hàng 19.252.487.280
2. Lợi nhuận trước thuế 182.713.270
3.Lợi nhuận sau thuế 51.159.716
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tin Học
Nguyễn Ngọc.
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Tin Học
Nguyễn Ngọc.
*Ban lãnh đạo công ty :
Bao gồm 10 người là lãnh đạo, giám đốc, trưởng phòng của các phòng, trung
tâm, chịu sự điều hành trực tiếp của Chủ tịch hội đồng thành viên. Có nhiệm vụ
xây dựng và hoạch định chiến lược kinh doanh, dịch vụ cho công ty.
* Phòng nhân sự:
Bao gồm 3 người chịu trách nhiệm trực tiếp trước phó Giám Đốc công ty.

Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công,
chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản,… tư vấn phó Giám đốc về phát
triển nhân sự.
*Phòng tổng hợp: 11 người
02 nhân viên bảo vệ: Bảo vệ coi giữ tài sản của công ty và khách hàng đến
liên hệ công tác.
07 nhân viên giao nhận hàng và thu ngân.
02 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo và vận chuyển
*Phòng kinh doanh:
05 nhân viên kinh doanh phục vụ cho việc phân phối sản phẩm đến các đại
lý
Giám Đốc
P. XNK P. Kế Toán
P Bán lẻP. Tổng hợp
P.Giám Đốc
P.Giám Đốc
P. Kinh doanh
P Dự án P DVKỹ Thuật
P. Nhân Sự
*Phòng tài chính:
06 nhân viên theo dõi công nợ, làm thuế và giao dịch Ngân Hàng
* Phòng bán lẻ
04 nhân viên bán lẻ phục vụ khách hàng đến mua hàng tại gian hàng trưng
bày của công ty.
* Phòng dự án:
03 nhân viên tư vấn dự án chuyên đi làm các dự án phục vụ cơ quan và
doanh nghiệp
* Phòng dịch vụ và kỹ thuật: 16 nhân viên
02 nhân viên kỹ thuật hệ thống và mạng làm nhiệm vụ tích hợp và hỗ trợ hệ
thống

02 nhân viên kỹ thuật phần mềm phát triển các chương trình ứng dụng
04 nhân viên triển khai lắp đặt dự án và khách lẻ
02 nhân viên kỹ thuật phần cứng máy tính
06 nhân viên làm dịch vụ bảo trì máy tính, máy in và các thiết bị khác.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty là mô hình trực tuyến chức năng, có ưu
điểm thực hiện tốt nguyên tắc một thủ trưởng, trực tiếp lãnh đạo từng bộ phận độc lập
nhau, do đó tận dụng được hết năng lực của mỗi cán bộ công nhân viên, lại có thời
gian nghiên cứu chiến lược hoạt động kinh doanh cho từng đơn vị độc lập.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Tin Học
Nguyễn Ngọc
3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
KT NH và TSCĐ
quỹ
vàVVvàTSCD
Thủ
quỹ
b ỏ khung n ày
KT bán hàng
KT tổng hợp giám đốc
KT trưởng
KT
thuế

Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

* Kế toán trưởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm
kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài
chính theo chế độ của nhà nước và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán
trưởng còn chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tình hình của công ty và tham
mưu cho giám đốc.

* Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập
hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trưởng. Chịu trách nhiệm
kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các
công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ
khách hàng, hợp đồng kinh tế,...
* Kế toán ngân hàng và TSCĐ: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân
hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi và thực hiện việc tính khấu hao tài
sản cố định, quản lý tài sản cố định về mua mới, thanh lý, nhượng bán tài sản cố
định, tình hình trích nộp khấu hao tài sản cố định.
* Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có
phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập.
* Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát
sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn
GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối
chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nước và thực hiện các công việc khác khi
được giao.
* Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ
hàng hóa, xác định doanh thu, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng.
3.2. Các chính sách kế toán của công ty
- Chế độ kế toán áp dụng: QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
- Niên độ kế toán tại đơn vị : từ ngày 01/01 đến 31/12.
- Kì kế toán : công ty hạch toán theo tháng
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: khê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nộp thuế GTGT : phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp khấu hao đường thẳng.
Đơn vị tiền tệ : VNĐ
Hiện nay công ty đang sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung trên phần
mềm fast 2006. Chương Trình phần mềm kế toán Fast 2006à một chương trình
tớch hợp nhiều chức năng tạo điều kiện và tiện lợi sử dụng cho người sử dụng. Với

sự chỉ dẫn đơn giản, rừ rang,những chức năng này giỳp người sử dụng nhanh
chúng, dễ dàng tiếp cận chương trình và hết sức thoải mỏi trong Công việc ngày
Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ và cung cấp
thông tin kế toán của công ty đều được thực hiện trên máy. Căn cứ vào chứng từ
gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hợp lệ kế toán ghi sổ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo trình tự sau :
Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức NKC
B. Thực tế kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc
1. Công tác tổ chức quản lý chung về bán hàng
Các mặt hàng kinh doanh và đặc điểm của nú tạị Công ty TNHH Tin Học
Nguyễn Ngọc
Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc là doanh nghiệp thương mại chủ yếu
kinh doanh mặt hàng , phong phú bao gồm:
+ Máy tính xách tay HP DV6000, HP DV5000,HP DV5T…
+ Máy tính xách tay Sony NR220, Sony CS110,Sony NR498…
+ Máy tính xách tay Compaq V6700, Compaq C700…
+ Máy tính xách tay Dell 1525, Dell M640…
2. Các phương thức bán hàng
Hiện nay công ty bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp theo hai
hình thức:
+ Bán buôn
Chứng từ gốc
Phần mềm kế toán
Số cái
Sổ nhật ký chung
Báo cáo tài chính
+ Bán lẻ hàng hoá
Bán buôn trực tiếp qua kho:
Đây là hình thức bán hàng được áp dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh

của công ty, lượng hàng hoá bán ra nhiều và chiếm phần lớn trong doanh thu bán
hàng của công ty.
Theo hình thức này, khách hàng mua hàng với khối lượng lớn do đó khối
lượng hàng hoá bán ra lớn, công ty có thể thu hồi vốn nhanh, thuận tiện đẩy nhanh
vòng quay vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.
Với phương thức này, hàng hoá mua về đem nhập kho sau đó mới bán cho
khách hàng. Khách hàng có thể đến tận kho công ty để nhận hàng hoặc công ty
chuyển hàng đến tận nơi cho khách theo yêu cầu. Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán
buôn hàng hoá tại kho công ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc các đơn đặt
hàng của khách hàng. Đây là căn cứ chủ yếu nhất để bên giao hàng hoặc khi phát
sinh các tranh chấp kinh tế sẽ dễ dàng giải quyết. Mặt khác, công ty có thể chủ
động lập kế hoạch mua và bán hàng hoá, rất thuận lợi cho công tác bán hàng nói
riêng và công tác kinh doanh của công ty.
Bán lẻ hàng hoá :
Bán lẻ hàng hoá được thực hiện tại cửa hàng của công ty. Doanh số bán lẻ
cũng lớn so với doanh số bán buôn nó cũng góp phần nâng cao doanh số bán hàng
của công ty và thông qua cửa hàng bán lẻ nhằm giới thiệu sản phẩm, quảng bá sản
phẩm, hàng hoá của công ty sớm biến chúng trở nên thân thuộc với người tiêu
dùng, tăng uy tín, sức cạnh tranh sản phẩm hàng hoá trên thị trường.
Mặt khác, phương thức bán lẻ hàng hoá giúp công ty nhanh chóng thu được
tiền của khách hàng ngay tại thời điểm giao hàng cho khách. Nhờ vậy tình hình tài
chính của công ty được ổn định và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của
công ty.
3. Phương thức và hình thức thanh toán.
Trong quá trình tiêu thụ công ty có rất nhiều bạn hàng vì vậy ngoài việc lựa
chọn phương thức bán hàng phù hợp, công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc còn đa
dạng hoá các phương thức thanh toán nhằm mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho
khách hàng, cũng như là công ty. Tuỳ theo tình hình tài chính của công ty mà công ty
có thể lựa chọn phương thức thanh toán khác nhau cho phù hợp. Hiện nay công ty cho
phép khách hàng có thể lựa chọn các phương thức thanh toán sau:

- Thanh toán ngay: Khách hàng đã nhận đủ số hàng cần mua và thanh toán
trực tiếp số tiền hàng. Phương thức này áp dụng chủ yếu với khách hàng
không thường xuyên và mua hàng với số lượng ít.
- Thanh toán sau: Hình thức này áp dụng với những khách hàng truyền
thống, khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty.
- Ngoài ra khách hàng còn sử dụng các hình thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán áp dụng chủ yếu
ở công ty, khi khách hàng lấy hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt.
- Thanh toán thông qua ngân hàng: áp dụng đối với khách hàng ở xa công
ty. Đối với khách hàng truyền thống thì gửi hàng sau đó mới chuyển tiền, còn đối
với khách hàng lần đầu tiên lấy hàng của công ty thì chuyển tiền xong mới chuyển
hàng.
- Khách hàng ứng trước tiền hàng: hình thức này áp dụng với khách hàng
lần đầu tiên mua hàng của công ty hoặc hàng hoá khi khách hàng có nhu cầu
nhưng hiện tại công ty chưa có phải đặt hàng.
Để mở rộng thị trường tiêu thụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty còn
áp dụng các biện pháp khuyến khích việc tiêu thụ như thực hiện các khoản giảm
giá, chiết khấu thương mại với khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán
ngay.
Nhìn chung bằng các phương thức và hình thức thanh toán nhanh gọn, các
chính sách giá cả mềm dẻo và linh hoạt cùng những phương thức bán hàng hợp lý,
Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đang ngày càng thu hút được số lượng lớn
khách hàng đồng thời khẳng định vị thế của mình trên thị trường với doanh số bán
hàng, lợi nhuận của công ty tăng nhanh.
Công ty có rất nhiều đơn vị khách hàng, do vậy để thuận tiện cho việc quản
lý nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng khi sử dụng phần mềm kế toán máy,
công ty đã tiến hành mã hoá các đơn vị khách hàng. Việc mã hoá được sử dụng
ngay từ đầu khi sử dụng phầm mềm kế toán. Các đơn vị khách hàng của công ty
được mã hoá như sau:
4. Đặc điểm kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty

TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc
4.1 Kế toán bán hàng
4.1.1 Kế toán doanh thu bán hàng
*Nội dung: doanh thu bán hàng là số tiền cung cấp hàng hoá dịch vụ mà
công ty thu được, khách hàng không bao gồm thuế GTGT đầu ra.
* Chứng từ sử dụng: Để xác định doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá
đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) và các chứng từ thanh toán có liên quan
* Tài khoản sử dụng:
Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, công ty sử dụng TK511- doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
* Quy trình hạch toán:
- Đối với phương thức bán buôn theo hợp đồng kinh tế.
Căn cứ vào hợp đồng mua bán giữa khách hàng và công ty, công ty chuyển
hàng tới nơi tiêu thụ, khách hàng có thể thanh toán ngay, thanh toán trước 30%
giá trị hợp đồng. Số còn lại sẽ được thanh toán sau. Bên bán lập phiếu xuất,
hoá đơn GTGT thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để thanh toán
Vớ dụ: Ngày 05/11/2008 Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc đã ký hợp
đồng bán máy tính xách tay Sony Vaio VGN SZ430 cho Công ty CP Tập
Đoàn Đại Cường .Tổng giá thanh toán đã bao gồm cả thuế GTGT 5% Là
98.229.390đ.Khách hàng thanh toán 30% bằng chuyển khoản và thanh toán
70% sau 5 ngày, Công ty giao hàng tận nơI cho khách hàng .
ở nghiệp vụ phát sinh trên kế toán lập phiếu xuất kho, hóa đơn
GTGTnhư sau:
Biểu số 01
PHIẾU XUẤT KHO
Số : 98
Ngày 05/11/2008

Người nhận : Nguyễn Thanh Tùng
Lý do xuất kho : Xuất bán hàng cho Công ty CP Tập Đoàn Đại Cường
Xuất tại kho : Công ty
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Số Lượng Đơn giá ( chưa
thuế GTGT)
Thành Tiền
01 So _ SZ430 Máy tính xách tay sony –
Vaio VGN SZ430
Cái 05 18.710.360 93.551.800
Cộng tiền hàng
93.551.800
Số tiền ghi bằng chữ : Chín mươI ba triệu năm trăm năm mươI mốt nghìn tám trăm đồng.

Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 02
Hóa Đơn GTGT) Mẫu số: 01. GTGT-3LL
Liờn 3 (dựng thanh toán ) AR/00-B
Ngày 05 thỏng 11 năm 2008 No: 078251
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tin Học Nguyễn Ngọc
Đại chỉ: Số 7, Lô 5 Khu Đền Lừ 1, P Hoàng Văn Thụ – Quận Hoàng Mai – Hà Nội
Số tài khoản:……..Ngân Hàng đầu tư và Phát Triển Việt Nam – CN Đông Đô