THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG

Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN VẬT TƯ VẬN TẢI XI MĂNG
2.1 Đặc điểm công tác thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
2.1.1 Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại công ty
Nghiệp vụ thanh toán là mối quan hệ của doanh nghiệp với các đối tượng
trong và ngoài doanh nghiệp về các khoản phải thu, phải trả phát sinh trong quá
trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là doanh nghiệp có quy
mô lớn, hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau nên nghiệp vụ thanh toán của
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng rất đa dạng về cả đối tượng lẫn quy mô.
Nếu phân theo đối tượng thanh toán thì công ty có một số loại quan hệ
thanh toán như:
Quan hệ thanh toán nội bộ công ty
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác kinh doanh
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nước
Các quan hệ thanh toán khác: Ngoài các quan hệ thanh toán trên thì trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty còn có quan hệ thanh toán với
Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ..
Trong tất cả các quan hệ thanh toán kể trên thì quan hệ thanh toán với
người mua, người bán có vai trò hết sức quan trọng và diễn ra thường xuyên nhất
1
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
đồng thời cũng chiếm tỷ trọng cao nhất. Nghiệp vụ thanh toán với người bán,
người mua của công ty diễn ra thường xuyên và có quy mô lớn. Nghiệp vụ thanh
toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp
mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho
khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về hoạt động thanh
toán với người mua, người bán không chỉ được thể hiện trên các báo cáo tài chính
mà còn cả trên các báo cáo kế toán quản trị và là mối quan tâm của các đối tượng
trong và ngoài doanh nghiệp.

Xét trong nội bộ doanh nghiệp thì thông tin về quan hệ thanh toán với
người mua, người bán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như
trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt
động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua,
người bán là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng
giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh
toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra,
tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp. Đây là bài toán khó
trong công tác quản lý tài chính không chỉ đối vói Công ty Cổ phần vật tư vận tải
xi măng mà tất cả các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói chung.
Quan hệ thanh toán với người bán của công ty được xây dựng trên cơ sở
tận dụng được số chiếm dụng được của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy
tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp
công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong
tình hình giá cả leo thang như hiện nay. Hàng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ
tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp vì vậy trong thời gian vừa qua Công
ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn ra sức củng cố mối quan hệ với nhà cung
cấp và thực hiện tốt nhiệm vụ thanh toán của mình.
2
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
Quan hệ thanh toán với người mua phải đảm bảo làm sao giữ được khách
hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn, gấy ứ động
vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử
dụng vốn. Có những trường hợp mặc dù doanh nghiệp kinh doanh có lãi nhưng lại
vẫn bị phá sản do để khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Do vậy trong quan
hệ thanh toán với người mua Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng luôn cố gắng
tạo cho khách hàng một chính sách tín dụng thông thoáng để có thể giữ được
khách hàng nhưng công ty cũng quan tâm đặc biệt đến việc thu hồi nợ một cách
nhanh chóng.
Để nắm bắt được tình hình thanh toán với người bán, người mua quản lý tốt

tình hình tài chính của doanh nghiệp thì hàng tháng Phòng tài chính của công ty
lập Báo cáo kế toán quản trị về tình hình công nợ phải thu, phải trả chi tiết theo số
nợ, đối tượng, thời hạn và khả năng thanh toán để từ đó ban lãnh đạo doanh
nghiệp đánh giá, xem xét và có những quyết định kịp thời đúng đắn đảm bảo ổn
định, lành mạnh hoá tình hình tài chính của công ty, tạo sức hút đối với các nhà
đầu tư và hợp tác kinh doanh.
Tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp và khách
hàng thường được ban lãnh đạo công ty rất chú ý, báo cáo quản trị chi tiết về tình
hình công nợ chính là báo cáo quan trọng và không thể thiếu được trong hệ thống
báo cáo của công ty. Vì vậy duy trì và củng cố các mối quan hệ với ngưòi mua,
người bán chính là phần rất quan trọng trong chiến lược kinh doanh của bất cứ
công ty nào không nói riêng Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
2.1.2 Các phương thức thanh toán
3
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
Các phương thức thanh toán là yếu tố quan trọng trong quan hệ thanh toán
của doanh nghiệp với tất cả các đối tượng và được thỏa thuận cụ thể trong hợp
đồng kinh tế. Các phương thức thanh toán hiện nay rất đa dạng và phong phú
nhưng về cơ bản có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không
dùng tiền mặt. Trong hai loại thanh toán trên thì thanh toán dùng tiền mặt đang
ngày càng thu hẹp nhường chỗ cho thanh toán không dùng tiền mặt bới những
tiện ích mà nó mang lại. Thanh toán không dùng tiền mặt tiết kiệm thời gian, an
toàn đồng thời giảm lượng tiền mặt trong lưu thông giúp nhà nước kiểm soát lạm
phát do thừa tiền.
Là doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên việc áp dụng phương thức
thanh toán cho phù hợp, sao cho thời gian quay vòng vốn nhanh nhất và hiệu quả
là rất quan trọng đối với Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng.
Hình thức áp dụng chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản, việc thanh
toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với các nghiệp vụ số tiền phát sinh nhỏ (nhỏ
hơn 50 triệu VNĐ), đơn giản và hai bên đối tác nằm trong địa bàn nhỏ hẹp để

đảm bảo an toàn. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt áp dụng cả với tiền VNĐ
và ngoại tệ.
Thanh toán bằng chuyển khoản gồm chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm
thu và ủy nhiệm chi, những giao dịch mà việc thanh toán bằng tiền mặt là không
an toàn thì sẽ sử dụng phương pháp thanh toán này. Trong hình thức này thì Ngân
hàng sẽ đóng vai trò là trung gian thực hiện việc thanh toán giữa công ty với
người bán và người mua và thu phí chuyển khoản. Nhìn chung hầu hết các hoạt
động thanh toán đều được công ty thực hiện bằng chuyển khoản, hạn chế đến mức
thấp nhất việc thanh toán bằng tiền mặt.
4
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
2.2 Kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
2.2.1 Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
2.2.1.1 Bộ chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán với nhà
cung cấp
Các chứng từ được sử dụng
Hợp đồng kinh tế về cung cấp hàng hoá
Hoá đơn GTGT của nhà cung cấp giao cho công ty
Hoá đơn vận tải
Phiếu nhập kho
Giấy đề nghị tạm ứng
Giấy thanh toán tiền tạm ứng
Phiếu chi
Giấy báo Nợ
Ủy nhiệm chi
Biểu số 5 : Quy trình luân chuyển chứng từ với người bán
Bước 1 : Quy trình mua hàng
Phương án kinh doanh
5
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang

Bộ phận có nhu cầu
Phương án KD được duyệt
Phòng kinh doanh
Hóa đơn GTGT
Phòng Kinh doanh
Hóa đơn GTGT PNK
Phòng Kế toán
Nhà cung cấp
Giám đốc,
Kế toán trưởng
Bước 2 : Quy trình thanh toán với nhà cung cấp
Phòng Kế toán
Ủy nhiệm chi
Ngân
hàng
Nhà cung cấp
Chuyển khoản
Nhà cung cấp
Giấy báo Nợ
Phòng Kế toán
6
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
Phiếu chi
Ví dụ 1:
Ngày 20/1/2009 Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng mua hàng của
Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên 30.320 tấn đá silic đơn giá 41.700
VNĐ/ tấn (thuế suất thuế GTGT 10%), thanh toán 80% bằng chuyển khoản, số
còn lại thanh toán sau 30 ngày. Kế toán đã tạm ứng cho nhân viên thu mua 10
triệu đồng.
Các chứng từ xuất hiện trong nghiệp vụ trên : Hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị

tạm ứng, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sau khi được duyệt phương án mua hàng, người được giao mua hàng hóa
sẽ viết Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập Phiếu chi và giao tiền cho
người mua hàng.
Khi mua hàng người mua sẽ nhận được Hóa đơn GTGT do Công ty Cổ
phần thương mại Thủy Nguyên phát hành. Người mua hàng mang Hoá đơn
GTGT và các hoá đơn về tiền công tác phí (như vé tàu xe, hoá đơn ăn nghỉ…) đến
Phòng Tài chính để chứng minh tính có thật của nghiệp vụ mua hàng, thanh toán
tiền tạm ứng với kế toán tiến mặt.
7
Chuyên đề thực tập Nguyễn Thị Cẩm Giang
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 : Giao khách hàng
Ngày 20 tháng 1 năm 2009
Mẫu số : 01 GTKT – 3LL
HG/2006B
0099347
Đơn vị bán hàng : Cty Cp TM Thủy Nguyên
Địa chỉ : Đường Bạch Đằng – Thị trấn Núi Đèo – Thủy Nguyên – Hải Phòng
Mã số thuế : 0200119700
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Cty CP VT-VT Xi măng
Địa chỉ : 21B Cát Linh – Hà Nội
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản
Mã số thuế : 0100106352
STT Tên hàng hóa,
dịch vụ
Đơn vị

tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Đá silic Thành
Dền
Tấn 30.320 41.700 1.264.344.000
Cộng tiền hàng : 1.264.344.000
Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 126.434.400
Tổng tiền thanh toán : 1.390.778.400
Số tiền viết bằng chữ : Bốn tỷ bốn trăm mười bảy nghìn tám trăm chín
mươi báy nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Ngày 20/1/2009 sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ trên kế toán ngân
hàng tiến hành lập Ủy nhiệm chi lấy ký duyệt của kế toán trưởng và thủ trưởng
đơn vị rồi mang đến ngân hàng. Ngân hàng sẽ căn cứ vào Ủy nhiệm chi chuyển
tiền vào tài khoản cho nhà cung cấp. Sau khi chuyển khoản thành công Ngân hàng
sẽ gửi lại cho công ty 1 liên của Ủy nhiệm chi cùng với Giấy báo Nợ
8
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
21B Cát Linh- Hà Nội
ỦY NHIỆM CHI
PHẦN DO NH GHI
Đơn vị trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng Tài khoản nợ
Số tài khoản: 0100106352
Tại Ngân hàng: Đầu tư và phát triển Việt Nam TP: Hà Nội
Đơn vị nhận tiền: Công ty Cổ phần Thương mại Thủy Nguyên Tài khoản có
Số tài khoản/ CMND: 0200119700
Tại Ngân hàng: Công thương Việt Nam Tỉnh Hải Phòng
Số tiền bằng chữ: Một trăm tám bảy triệu chín trăm chin hai nghìn đồng chẵn./
Số

tiền bằng số
Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua hàng
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B
Lập ngày Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày
Kế toán Chủ tài khoản Kế toán Trưởng phòng
kế toán
Kế toán Trưởng phòng
kế toán
Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam
Chi nhánh Hà Nội
GIẤY BÁO NỢ
Ngày 20/1/2009
Người trả tiền: Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
Số tài khoản: 0100106352
Địa chỉ: 21 B - Cát Linh – Hà Nội
Người hưởng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên
Số tài khoản: 0200119700
Tại NH Công thương Hải Phòng
Số tiền: 1.390.778.400
Viết bằng chữ: Một tỷ ba trăm chín mươi triệu bảy trăm bảy mươi tám
nghìn bốn trăm đồng./
Nội dung: Thanh toán tiền mua hàng
Giao dịch viên Phòngnghiệp vụ
2.2.1.2. Kế toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư vận
tải xi măng
Trên cơ sở các chứng từ về thanh toán với người bán, kế toán công nợ sẽ
tiến hành nhập liệu vào phần hệ kế toán mua hàng và thanh toán và phân hệ kế
toán tiền mặt trong Phần mềm kế toán Fast Accounting, máy tính sẽ tự động xử lý
lên các Sổ chi tiết công nợ và Bảng cân đối công nợ.

Về nguyên tắc Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ cho từng người bán,
từng lần phát sinh nợ và thanh toán nợ và mở đủ sổ chi tiết công nợ để theo dõi
được tất cả các khoản công nợ với người bán.
Đối với các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ kế toán phải theo dõi cả
nguyên tệ và quy đổi theo VNĐ. Cuối kì phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
Tại Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng sổ chi tiết công nợ được mở
theo hướng những nhà cung cấp thường xuyên sẽ được mở riêng một sổ chi tiết
công nợ còn những nhà cung cấp không thường xuyên được theo dõi trên cùng
một sổ, đối với những khoản thanh toán có gốc ngoại tệ thì kế toán cũng phải mở
sổ theo nhà cung cấp với từng loại ngoại tệ.
Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán với người
bán và chuyển các chứng từ thanh toán cho kế toán công nợ nhập liệu vào phần
mềm kế toán.Cuối tháng máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu từ Sổ chi tiết công
nợ, lấy số phát sinh Nợ, Có cũng như số dư đầu kì và cuối kì của từng nhà cung
cấp để lập Bảng cân đối công nợ theo nguyên tắc không được bù trừ. Bảng cân
đối công nợ được lập cho từng phòng kinh doanh hoặc cả công ty và được dùng
để đối chiếu với Sổ cái TK 331.
Dựa vào ví dụ 1 đã trình bày ở trên để lập các Sổ chi tiết công nợ và Bảng
tổng hợp công nợ như sau:
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng
SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ
Từ ngày 1/1 đến ngày 31/1 năm 2009
Tài khoản: 3312.15 – Phải trả cho DN khác
Khách hàng: Công ty Cổ phần thương mại Thủy Nguyên
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng
Phát sinh
SH NT Nợ Có
…………
99347 20/1 Mua đá silic 1561.11 1.264.344.000

99347 20/1 Thuế GTGT được khấu
trừ
13312 126.434.400
99348 20/1 Thanh toán 80% bằng
Ủy nhiệm chi
1121 1.112.622.720
…………
Tổng cộng 1.112.622.720 1.390.778.400
Ngày 20 tháng 1 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
BẢNG CÂN ĐỐI CÔNG NỢ
Tài khoản 331215 – Phải trả cho Doanh nghiệp khác
Từ ngày : 01/1/2009 đến ngày 31/1/2009
ST
T
Mã KH
Tên nhà cung
cấp
Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
… … … … … … … … …
7 DKC002 Cty Dịch vụ
thương mại
Thanh Hóa
41.057.740 40.000.000 79.295.920 80.353.660
8 DKC018 Cty CP
SXVLXD
Trường Sơn
3.089.980 624.687 10.435.180 12.900.473
9 DKC003 Cty Thương

mại Thủy
Nguyên
1.435.943.047 1.112.622.720 1.390.778.400 1.714.098.727
…. … ….. ….. …. …..
Tổng cộng 92.710.70
0
1.693.543.56
7
1.569.417.906 1.789.967.142 30.000.00
0
1.851.373.103
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
2.2.1.3. Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần vật tư
vận tải xi măng
Công ty Cổ phần vật tư vận tải xi măng áp dụng hình thức Nhật ký chung
kết hợp với phần mềm kế toán Fast Accounting. Cũng như hạch toán chi tiết,
hạch toán tổng hợp thanh toán với người bán cũng được thực hiện thông qua
phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng
hợp vào sổ tổng hợp.
Tài khoản sử dụng:
TK 331: Phải trả nhà cung cấp
TK 3311: Phải trả các DN trong nội bộ Tổng công ty
TK 3312: Phải trả các DN ngoài Tổng công ty
TK 3312.11: Phải trả Tổng công ty Than
TK 3312.12: Phải trả DN vận tải hàng hóa
TK 3312.13: Phải trả cho DN sửa chữa lớn
TK 3312.14: Phải trả cho DN XDCB
TK 3312.15: Phải trả cho DN khác
TK 3313: Phải trả cho DN có vốn nước ngoài
TK 3314: Phải trả các đối tượng khác

TK 3315: Phải trả KH tại các đơn vị trực thuộc
TK 3315.11: Phải trả KH tại CN Ninh Bình
TK 3315.12: Phải trả KH tại VP đại diện TPHCM
TK 3315.13: Phải trả KH tại CN Quảng Ninh