Bài thuyết trình "Phân tích tiến trình hoạch định nhân sự hiện nay? Trong trường hợp đơn vị khiếm dụng nhân viên, đơn vị sẽ làm gì? Giải thích?"

QUẢN TRỊ NHÂN SỰ
NHÓM 7
- PHAN THỊ TUYẾT NGÂN
- LÊ THỊ BÍCH THẢO
Nội dung trình bày: Phân tích tiến trình hoạch định nhân sự hiện nay? Trong trường hợp
đơn vị khiếm dụng nhân viên, đơn vị sẽ làm gì? Giải thích?
Nguồn nhân lực có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp. Vì vậy,
xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp là điều hết sức quan
trọng.Hơn nữa,các doanh nghiệp lại thường xuyên có sự thay đổi như mở rộng quy mô sản
xuất,phát triển thêm các sản phẩm mới hay thay đổi công nghệ… Khi sự thay đổi này diễn
ra thì nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp cũng thay đổi theo.
Vậy các doanh nghiệp phải làm thế nào để xây dựng được đội ngũ nhân sự phù hợp với
doanh nghiệp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự.Để giải quyết vấn đêg đó
doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò và vạch ra qua trình hoạch định nguồn nhân lực 1
cách hiệu quả.trước tiên cần hiểu hoạch định tài nguyên nhân sự (TNNS) là gì?
Hoạch định TNNS là 1 tiến trình xét duyệt lại 1 cách có hệ thống những nhu cầu về
TNNS để đảm bảo cơ quan có đúng số lượng,đúng người, bố trí đúng lúc và đúng chỗ.
Sau khi đề ra các mục tiêu, công ty sẽ đề ra các chiến lược và kế hoạch chi phối toàn bộ
hoạt động của công ty.Dựa vào mục tiêu và chiến lược này, nhà quản trị nhân sự sẽ hoạch
định TNNS.Việc hoạch định TNNS có 2 thành tố: nhu cầu và khả năng có sẵn.Điều này
đòi hỏi nhà quản trị phải dự báo.
Có 4 khái niện được sử dụng trong dự báo:
- Khái niệm xu hướng lâu dài: dự báo nhu cầu đối với sản phẩm của 1 hãng, thường
là 1 năm trở lên trong tương lai.Thấy được điều này là điều rất quan trọng vì 1
doanh nghiệp sẽ không tìm được đủ người có trình độ theo nhu cầu nếu họ không
chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự trước.Vì có 1 số lọa nhân công chỉ cần dào
tạo và phát triển chỉ trong 1 vài tuần lễ hay vài tháng, nhưng có loại phải đào tạo cả
hàng năm mới có khả năng đảm nhận các nhiệm vụ mới.
- Khái niệm biến thiên theo chu kỳ :những biến động mà chúng ta có thể tiên đoán
được 1 cách hợp lý xảy ra trong 1 giai đợn hơn 1 năm.thay đổi theo mùa có thể do
các tác động như chiến tranh, tình hình chính trị, tình trạng kinh tế,thay đổi về nhu

cầu tiêu thụ….Hiểu rõ được vấn đề này chúng ta có thể tăng thêm hoặc giảm bớt
tạm thời nhân lực để đáp ứng nhu cầu
- Khái niệm theo mùa : những thay đổi có thể tiên đoán được 1 cách hợp lý thường
xảy ra trong giai đoạn 1 năm(ví dụ như các loại bánh thường được bán chạy nhất
trong dịp giáng sinh hay tết trung thu.Nhu cầu tiêu thụ các loại bánh này tác động
mạnh đến công ty,trong khi đó 1 mặc công ty công ty cố gắng ổn định lực lượng
lao động nhưng đồng thời vẫn phải thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nghĩa là phải có
1 lực lượng lao đông bổ sung tạm thời.)
- Khái niệm biến thiên ngẫu nhiên: là những thay đổi không theo mô hình nào và
chúng ta không tể dự báo được.
Trước khi hoạch định TNNS,nhà quản trị phải nghiên cứu kĩ các kế hoạch chiến lược
của tổ chức.Dựa vào đó mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định TNNS cho bộ phận mình và
nhà quản trị TNNS sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn cơ quan.
Khi hoạch định TNNS, nhà quản trị cần thực hiện 4 bước sau :
MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI
MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG
HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC
HOẠCH ĐỊNH TNNS
So sánh giữa nhu cầu và khả
năng sẵn có
Khả năng sẵn có
TNNS
Dự báo nhu
cầu về TNNS
Dư thừa nhân viênCung - cầu Khiếm dụng nhân viên
Đề ra chính sách & kế hoạch
- Hạn chế tuyển
dụng
- Giảm giờ LĐ
- Về hưu sớm

- Nghỉ tạm thời
Không
hành
động
Tuyển mộ
Tuyển chọn
Thuyên
chuyển,
Thăng chức,
Giáng chức,
Đào tạo và
phát triển
Kiểm soát và đánh
giá
BƯỚC 1BƯỚC 2BƯỚC 3BƯỚC 4
BƯỚC 1: ĐỀ RA NHU CẦU VÀ DỰ BÁO NHU CẦU
Trong 1 cơ quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên.Sau đó
chúng ta cần nghiên cứu khối lượng sản phẩm đáp ứng với khối lượng doanh thu này.Sau
cùng mới ước tính lượng lao động cần thiết đáp ứng nu cầu sản xuất.Ngoài ra nhà quản trị
phải suy tính đến những yếu tố khác sau đây:
- Số người thay thế dự kiến(hậu quả khi có người nghỉ việc hay mãn hợp đồng)
- Chất lượng và nhân cách của nhân viên
- Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc xâm nhập vào
những thị trường mới
- Những thay đổi về khoa học kĩ thuật và quản trị đưa đến gia tăng năng suất
- Nguồn tài chính có sẵn.
 Dự báo nhu cầu tài nguyên nhân sự
Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào đó mà dự báo
nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể. Chẳng hạn như để sản xuất 10.000
máy trong 1 tuần đòi hỏi phải mất 5.000 giờ công lao động trong suốt 1 tuần với 40h

công/người. thì ta phải cần có 125 công nhân .
 Dự báo khả năng có sẵn có về TNNS
Nguồn cung cấp lấy từ trong nội bộ cơ quan hoặc phải tuyển mộ từ bên ngoài.Nhưng
để biết khả năng của nhân viên.Đối với xí nghiệp nhỏ, cấp quản trị hầu như biết rõ tất
cả công nhân viên, nếu là công ty lớn hoặc khi xí nghiệp phát triển lên,cấp quản trị phải
quản lý hồ sơ 1 cách khoa học sau đây là 1 số phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân viên.
1. Hệ thống hồ sơ thường và sơ đồ thuyên chuyển
Hồ sơ thường: được xử lý bằng tay,thông tin về mỗi cá nhân đều được thu nhập
và sau đó được lưu trữ dưới dạng bảng tóm tắt.Thông tin gồm có trình độ học
vấn,sơ thích về nghề nghiệp và sở thích muốn được đà tạo phát triển,các kĩ
năng.Thông tin này sau đó sẽ được sử dụng để xác định xem công nhân nào có
sẵn khả năng để được thăng chức hoặc được thuyên chuyển sang các vị trí mới
theo dự kiến trong tương lai.
Sơ đồ sắp xếp lại nhân lực sẽ cho ta thấy khả năng hoàn thành công tác hiện
nay và khả năng thăng tiến đối với những người sẽ thay thế 1 số vị trí quan
trọng nào đó trong công ty.
2. Hệ thống thong tin bằng máy vi tính
Đối với các công ty lớn,xử lý bằng tay hồ sơ tóm tắt lý lịch chuyên môn của
hàng trăm hàng ngàn nhân viên rất khó khăn.Ngày nay,nhiều công ty đã vi tính
hóa các dữ kiện thong tin và thành lập các hệ thống hộp dữ kiện.Các yếu tố cơ
bản trong hồ sơ lý lịch kỹ năng chuyên môn của TNNS muốn đưa váo máy vi
tính nên gồm có các dữ kiện sau:
- Mã số kinh nghiệm trong công việc:tên chức danh hoặc mã số mô tả các công việc
trong công ty sao cho các công việc hiện tại , trước kia hoặc dự kiến có thể mã hóa
được
- Kiến thức sản xuất
- Kinh nghiệm
- Trình độ học vấn
- Các khóa đào tạo
- Khả năng ngoại ngữ

- Sở thích nghề nhiệp
- Thành tích công việc
BƯỚC 2 : ĐỀ RA CHÍNH SÁCH
Sauk hi các chuyên viên phân tách và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của công ty
nhờ vào hệ thống thong tin, bộ phận TNNS sẽ đề xuất 1 số chính sách. Thủ tục, các kế
hoạch cụ thể.Nếu công ty đủ khả năng cung ứng theo nhu cầu, công ty có nên áp dụng
chính sách cũ hay koong hay cần sắp xếp lại,trường hợp dư thừa nhân viên hoạc thiếu
nhân viên, công ty cần có chính sách và kế hoạch cụ thể.nhà quản trị TNNS phải cân
nhác, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách của công ty, trình cho giám đốc phê
chuẩn.
BƯỚC 3 : THỰC HIỆN CÁC KẾ HOẠCH
Sauk hi đã có các chính sách và kế hoạch,nhà quản trị TNNS sẽ phối hợp với trưởng
các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế hoạch TNNS theo nhu cầu.Cụ thể:
1.Khiếm dụng nhân viên
- Trường hợp thiếu nhân viên theo khả năng, nhà quản trị cần phải thực hiện
chương trình thuyên chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ
hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả ngăng và nhu cầu của công ty
- Trương hợp thiếu hẳn nhân viên, nhà quản trị phải thực hiện cả 1 chương trình
tuyển mộ tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài.
2. Thặng dư nhân viên
Nhà quản trị áp dụng các biện pháp sau:
- Hạn chế việc tuyển dụng lại
- Giảm bớt giờ lao động
- Cho về hưu sớm
- Cho nghỉ tạm thời
BƯỚC 4: KIỂM TRA VÀ ĐÁNH GIÁ
Khi đánh giá cần phải xác định những sai lệch giữa mục tiêu đã vạch ra với quá trình
thực hiện kế hoạch rồi phân tích các nguyên nhân dẫn đến sai lệch đó,sau đó đề ra các
gải pháp điều chỉnh và hoàn thiện.Sau khi đã hoạch định nguồn nhân lực cần thiết
trong tương lai,doanh nghiệp cần tìm kiếm nguồn nhân lực này để đảm bảo nguồn nhân

lực sẵn có khi cần.
 Trong trường khiếm dụng nhân viên nhà quản trị thường tìm các giải pháp khác
thích hợp để giảm bớt tốn kém.Nếu sau khi áp dụng các giải pháp khác ma vẫn
không thể đáp ững nhu cầu thì lúc đó nhà quản trị mới nghĩ đến việc tuyển
mộ,tuyển chọn thêm nhân viên.
1.Giờ phụ trội:
Ví dụ như các công ty dệt may hay thực phẩm vào mùa vì thuê mướn thêm công nhân
không còn phù hợp nên họ khuyến khích công nhân làm thêm giờ, vì nếu họ tuyển vào khi
nhu cầu sản xuất trở lại bình thường thì khó mà cho các nhân viên nghỉ việc.Cũng cần phải
xem xét là thời gian làm thêm không quá nhiều,nếu thế công nhân mệt và chúng ta trả
lương trội hơn lương chính thức,mức sống cao sẽ quen với họ sau này khi trở lại thu nhập
thấp họ không càn làm tốt nữa.
2. Hợp đồng gia công:
Trường hợp khi nhu cầu sản xuất tăng có thể ký hợp đồng với các hang sản xuất cho mình
nếu thuận lợi
3. Mướn nhân viên hang khác:
Thường áp dụng cho các công ty nhỏ còn các công ty lớn thi không vì thường nhân viên
làm việc không tốt, năng lực không cao.
4.Nhân viên tam thời:
Thích hợp khi khiếm dụng nhân viên theo mùa,biến thiên đột xuất,ngẫu nhiên.
5.Tuyển mộ, tuyển chọn:
Sau khi sắp xếp lại mà công ty vẫn thấy nguồn nhân sự không đủ theo nhu cầu,công ty sẽ
tiến hành chương trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên.