THỰC TẾ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY XNK NAM ĐÔ

THỰC TẾ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở CÔNG TY XNK NAM ĐÔ
1. Kế toán chi tiết hàng hóa
1.1 Chứng từ sử dụng
1.1.1 Các phương thức mua hàng, nhập kho hàng hóa
Mua hàng là giai đoạn khởi đầu và quan trọng của quá trình lưu chuyển
hàng hoá tại Công ty XNK Nam Đô. Nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng
và yêu cầu của Bộ y tế, Công ty luôn cố gắng tìm kiếm những nguồn hàng, chủng
loại, mẫu mã và có chất lượng đạt tiêu chuẩn hiện này hàng hoá mua, nhập kho của
Công ty chủ yếu của Công ty từ hai nguồn lớn là hàng mua nước ngoài và hàng
mua nội địa.
Đối với nguồn hàng từ nước ngoài thì phương thức mua hàng mà Công ty sử
dụng là phương thức nhập khẩu trực tiếp. Cán bộ phòng xuất nhập khẩu của Công
ty có nhiệm vụ tim nguồn hàng, lập kế hoạch và đệ trình lên giám đốc phê duyệt.
Khi được sự đồng ý của giám đốc phong xuất nhập khẩu l tiến hành ký hợp đồng
với bên bán. Sau khi đã hoàn tất thủ tục cần thiết và hàng hoá đã về tới cảng, Công
ty cử cán bộ đi nhận hàng trực tiếp tại địa điểm quy định. Trong thanh toán Công
ty sử dụng 3 phương thức.
Thanh toán trực tiếp bằng tiền gửi, thanh toán bằng LC thanh toán bằng thư
chuyển tiền. Đồng tiền thanh toán chủ yếu là đô la Mỹ (USD).
Mua hàng nội địa là hoạt động thường xuyên của Công ty do thuốc và
nguyên liệu thuốc là hàng hoá đặc biệt, có liên quan đến sức khỏe của người dùng
nên yêu cầu về chất lượng là rất cao. Cũng vì thế mà đối với nguồn hàng nội địa,
Công ty chủ yếu sử dụng phương thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế
với bạn hàng quen thuộc.
Đây là hình thức thu mua chính thức của Công ty. Sau khi ký hợp đồng kinh
tế Công ty cử cán bộ thuộc phòng kinh doanh đến đơn vị cung cấp để nhận hàng.
Cán bộ của Công ty có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an toàn với
phí vận chuyển do Công ty chịu. Sau đó Công ty làm thủ tục nhập kho.
Ngoài ra trong quá trình thu mua hàng nội địa, Công ty còn áp dụng phương
thức chuyển hàng. Theo đó đơn vị bán sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký, đến thời hạn

chuyển hàng sẽ giao tại địa điểm quy định trong hợp đồng, thường là kho của Công
ty. Công ty không chịu tiền vận chuyển từ kho của bên bán đến nơi giao hàng.
Hình thức và phương tiện thanh toán đối với nguồn hàng thu mua trong
nước tuỳ theo sự thoả thuận giữa Công ty và bên bán, chủ yếu là thanh toán bằng
tiền mặt, chuyển khoản hoặc trả chậm.
1.1.2. Tính giá hàng hoá mua.
Giá thực tế của hàng hoá nhập kho được căn cứ vào nguồn hàng nhập để
tính toán. Đối với nguồn hàng chủ yếu của Công ty là hàng mua nội địa thì giá trị
thực tế của hàng hoá được tính theo công thức:
Giá thực tế h ng hoá thu mua trong nà ước
Chiết khấu giảm giá mua
Giá mua ghi trên hoá đơn
=
-
Mọi chi phí thu mua hàng hoá của Công ty không tính vào giá trị hàng mua
mà được tập hợp hết vào chi phí bán hàng.
1.1.3. Hạch toán chi tiết kho hàng.
Đối với doanh nghiệp mua hàng căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
(có thể là hoá đơn bán hàng hay hoá đơn GTGT) do bên bán lập kế hoạch và lập
phiếu nhập kho cho số lượng hàng hoá mua ghi trên HĐ
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Số hoá đơn: 62889
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 27 tháng 9 năm 2006.
Đơn vị bán hàng: Cty XNK Nam Đô.
Số TK: Mã số.
Họ và tên người mua hàng:
Đơn vị : Cty XNK Nam Đô. Mã số.
Hình thức thanh toán: trả chậm
Đơn vị tính : đồng.

STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Máy hút dịch Cái 50 900.000 45.000.000
Một khoản Cộng tiền hàng: 45.000.000
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 2.250.000.
Tổng tiền thanh toán: 47.250.000.
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bảy triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên).
PHIẾU NHẬP KHO
Nhập của: Cty XNK Thành Công
Biên bản kiểm nghiệm số 420 ngày 29 tháng 9 năm 2006
Nhập vào kho: Kho Thành Công
STT Tên hàng Đvtính Số lượng Giá đv Thành tiền
1 Máy hút dịch Cái 50 900.000 45.000.000
Tổng cộng: Một khoản Thành tiền : 45.000.000
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 2.250.000
Tổng thanh toán: 47.250.000
Trị giá thành tiền bằng chữ: Bốn bảy triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Thủ trưởng Người giao Người nhận Người lập bỉểu
(ký) (ký) (ký) (ký)
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập,
thực xuất vào các cột tương ứng trên thẻ có liên quan và tập hợp các chứng từ nhập
xuất này vào “bảng kê chứng từ nhập- xuất”
1.2 Kế toán chi tiết hàng hoá
Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng, nhóm
hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Do đó tổ
chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần được kết hợp chặt chẽ giữa kho
hàng, quầy hàng và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm bớt
trùng lặp khi ghi chép sổ sách kế toán, tăng cường kiểm tra giám sát của kế toán

đối với hạch toán các nghiệp vụ ở kho hàng, phục vụ công việc đối chiếu thường
xuyên số liệu ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê. Đây là công cụ quản lý
hàng hoá có hiệu quả cần thực hiện ở mỗi doanh nghiệp. Trong thực tế, đơn vị có
thể lựa chọn một trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết sau: Phương pháp thẻ
song song, phương pháp sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
1.2.1 Phương pháp thẻ song song.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh về mặt số lượng tình hình nhập,
xuất, tồn kho, theo lô hàng hoặc theo từng mặt hàng.
Cuối tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về
mặt lượng theo từng danh điểm hàng hoá.
- Tại quầy hàng: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi chép theo một trong hai
phương pháp hạch toán về mặt giá trị hoặc hạch toán về mặt số lượng. Nếu hạch
toán về mặt giá trị, nhân viên bán hàng phải mở sổ nhận hàng và thanh toán. Còn
nếu hạch toán về mặt số lượng và giá trị thì nhân viên bán hàng phải mở thẻ quầy
hàng để theo dõi tình hình biến động theo từng mặt hàng.
- Phòng kế toán: Kế toán mở thẻ kế toán chi tiết cho từng loại hàng hoá
tương ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác
là theo dõi cả về mặt giá trị của hàng hoá.
b. Ưu nhược điểm điều kiện vận dụng:
- Ưu điểm: Ghi chép đơn giản
- Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng.
Việc kiểm tra đối chiếu thường tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng
kiểm tra.
- Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng
hoá, nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên..
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ
SONG SONG.
Thẻ kho
Chứng từ xuất

Chứng từ nhập
Sổ kế toán chi tiết h ng hoá à
Bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
h ng hoá à

Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.2.2 Phương pháp sổ số dư.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, thủ kho ghi thẻ kho giống như
phương pháp thẻ song song.
- Tại quầy hàng: Hạch toán giống phương pháp thẻ song song.
- Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán kho hàng phải xuống kho để theo dõi
kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ, tính giá theo từng
chứng từ (giá hạch toán).
b. Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng:
- Phương pháp này có ưu điểm giảm bớt công việc ghi chép
- Nhược: Phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng mặt hàng
Mặt khác, phương pháp này còn khó phát hiện những sai sót.
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ.
Bảng kê chứng từ nhập
Phiếu nhập
Bảng luỹ kế Nhập-Xuất-Tồn
Thẻ kho
Sổ số dư,
Phiếu xuất
Bảng kê chứng từ xuất
Kế toán tổng hợp h ng hoáà
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn

Ghi chú: Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu kiểm tra.
1.2.3. Phương pháp sổ số đối chiếu luân chuyển.
a. Đặc điểm.
- Tại kho: Thủ kho tiến hành ghi thẻ kho giống như các phương pháp trên.
- Tại quầy hàng hạch toán giống như hai phương pháp trên.
- Tại phòng kế toán: không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân
chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng loại hàng hoá theo từng kho. Sổ
này chỉ được ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập,
xuất, phát sinh trong tháng cuả từng loại hàng hoá, mỗi thứ ghi trên một dòng sổ.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lượng hàng hoá trên sổ đối chiếu luân
chuyển với thẻ kho và lấy số tiền của từng loại hàng hoá trên sổ này để đối chiếu
với sổ kế toán tổng hơp.
b. Ưu nhược điểm và điều kiện vận dụng:
Theo phương pháp này công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh
điểm hàng hoá được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công việc tính toán kiểm tra đều dồn
hết vào ngày cuối tháng nên dễ xảy ra chậm trễ trong hạch toán và lập báo cáo
hàng tháng.
Điều kiện vận dụng phương pháp này cũng giống như phương pháp sổ số
dư.
SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI
CHIẾU LUÂN CHUYỂN.

Thẻ kho
ô
Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất
Chứng từ xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ.
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
2. Kế toán tổng hợp lưu chuyển hàng hoá
2.1 Kế toán quá trình mua hàng
Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá
tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Thực chất của quá trình này là sự vận
động vốn kinh doanh từ hình thái vốn tiền tệ sang hình thái vốn hàng hoá.
Các loại hàng hoá thu mua được phân chia theo ngành hàng là:
- Hàng vật tư, thiết bị.
- Hàng công nghệ phẩm, tiêu dùng.
- Hàng lương thực, thực phẩm chế biến.
2.1.1. Các phương thức mua hàng.
Việc thu mua hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại được tiến hành theo
nhiều phương thức khác nhau. Tuy nhiên, tuỳ theo điều kiện cụ thể, đặc điểm sản
xuất kinh doanh và loại hình kinh doanh mà các doanh nghiệp lựa chọn những
phương thức thích hợp nhất nhằm đạt hiệu quả tối ưu. Các phương thức mua hàng
thường được chọn là:
- Phương thức chuyển hàng: Theo phương thức này, bên mua và bên bán
phải ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó quy định rõ về chủng loại, quy cách, số
lượng, giá cả của hàng hoá, phương thức thanh toán, địa điểm giao nhận (do bên
mua quyết định ). Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bên bán vận chuyển hàng cho bên
mua tới địa điểm ghi trong hợp đồng.
- Phương thức nhận hàng trực tiếp tại kho bên bán: Theo phương thức này,
doanh nghiệp mua hàng uỷ nhiệm cho cán bộ của mình trực tiếp đến nhận hàng tại
kho bên bán và ký xác nhân trên các chứng từ giao hàng. Người nhận hàng phải có
trách nhiệm áp tải hàng đưa về kho của doanh nghiệp kèm theo chứng từ mua
hàng. Khi hàng hoá về, doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nghiệm, nhập kho hàng

hoá. Phòng kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ và ghi sổ thanh toán.
- Phương thức mua hàng theo hình thức khoán: Theo phương thức này,
doanh nghiệp phải lập hợp đồng khoán với cán bộ thu mua, trong đó quy định rõ số
lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả, ... địa điểm giao nhận hàng hoá.
Sau đó doanh nghiệp tạm ứng tiền cho cán bộ thu mua chịu trách nhiệm mua
và đưa hàng về nơi quy định. Doanh nghiệp chỉ nhập kho số hàng đó và thanh toán
tiền hàng khi nhận thấy điều kiện phù hợp với những gì đã ghi trong hợp đồng
khoán. Cuối cùng doanh nghiệp tiến hành thanh toán với cán bộ thu mua.
Ngoài những phương thức mua hàng nói trên, các doanh nghiệp còn có thể
áp dụng phương thức mua hàng khác như: phương thức đặt hàng, đổi hàng, mua
hàng nông sản....
2.1.2 Tính giá hàng hoá mua vào.
Trong kinh doanh thương mại, số lượng hàng hoá lưu chuyển chủ yếu là
mua ngoài từ nơi sản xuất. Đơn vị cũng có thể nhập khẩu (đối với bán buôn ).
Hoặc có thể thu mua từ các đơn vị bán buôn (đối với bán lẻ hàng hoá ). Do đó trị
gía thực tế hàng hoá mua vào được tính theo từng nguồn nhập.
Giá thực tế h ng hoá thu mua trong nà ước
=
Giá mua ghi trên hoá đơn
Chi phí sơ chế ho n thià ện
Chi phí
thu mua h ng hoáà
Giảm giá h ng muaà
+
+
-
Kể từ ngày 1/1/1999 Luật thuế GTGT được chính thức được thực thi ở nước
ta. Theo đó, trị giá thực tế hàng hoá mua còn tuỳ thuộc vào phương pháp tính Thuế
GTGT mà doanh nghiệp áp dụng. Đối với doanh nghiệp tính Thuế GTGT theo
phương pháp khấu trừ, trong gía mua ghi trên hoá đơn không bao gồm Thuế GTGT

đầu vào. Còn đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì trong
giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả Thuế GTGT đầu vào.
Giá thực tế h ng hoá nhà ập khẩu
Giá mua h ng hoá nhà ập khẩu
(CIF)
Thuế nhập h ngà
Chi phí thu mua nhập
Giảm giá h ngà
mua
=
+
+
-
Giá thực tế h ng thuà ế hoặc tự gia công
Giá mua h ng hoá xuà ất gia công
Chi phí liên quan đến việc gia công
=
+
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng của đơn vị áp dụng phương pháp
tính Thuế GTGT là phương pháp trực tiếp, trên hoá đơn bán hàng không ghi rõ tiền
thuế mà chỉ ghi tổng giá thanh toán (bao gồm cả Thuế GTGT) thì doanh nghiệp
không được khấu trừ Thuế GTGT đầu vào. Giá thực tế nhập kho sẽ được tính dựa
trên tổng giá thanh toán. Như vậy thực chất là giá hàng hoá mua vào có bao gồm
Thuế GTGT của nhà cung cấp.
Riêng chi phí thu mua, do có liên quan đến cả số lượng hàng hoá tiêu thụ
trong kỳ và tồn kho cuối kỳ nên cần được phân bổ cho cả hàng tiêu thụ và chưa
tiêu thụ. Vấn đề này sẽ đề cập đến ở những phần tiếp theo.
2.1.3. Hạch toán chi tiết hàng hoá.
Hạch toán chi tiết hàng hoá phải theo dõi cụ thể cho từng mặt hàng, nhóm
hàng, ở từng kho hàng, quầy hàng trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Do đó tổ

chức công tác hạch toán chi tiết hàng hoá cần được kết hợp chặt chẽ giữa kho
hàng, quầy hàng và phòng kế toán của doanh nghiệp nhằm mục đích giảm bớt
trùng lặp khi ghi chép sổ sách kế toán, tăng cường kiểm tra giám sát của kế toán
đối với hạch toán các nghiệp vụ ở kho hàng, phục vụ công việc đối chiếu thường
xuyên số liệu ghi trên sổ kế toán với số thực tế kiểm kê. Đây là công cụ quản lý
hàng hoá có hiệu quả cần thực hiện ở mỗi doanh nghiệp.
Công ty TNHH Nam Đô
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Số hoá đơn: 62889
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 27 tháng 9 năm 2006.
Đơn vị bán hàng: Cty XNK Nam Đô.
Số TK: Mã số.
Họ và tên người mua hàng:
Đơn vị : Bệnh viện K74. Mã số.
Hình thức thanh toán: trả chậm
Đơn vị tính : đồng.
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Máy hút dịch Cái 50 900.000 45.000.000
Một khoản Cộng tiền hàng: 45.000.000
Thuế suất GTGT:5% Tiền thuế GTGT: 2.250.000.
Tổng tiền thanh toán: 47.250.000.
Số tiền viết bằng chữ: Bốn bảy triệu, hai trăm năm mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua Người viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên).
Công ty XNK Nam Đô
THẺ KHO
Tên hàng: Máy hút dịch
Ngày

tháng
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
N X
Tháng 9năm 2006 170
1/9 349 CTDược Cao Bằng 20 150
8/9 260 BV71 5 145
.... .... ... ....... ..... ......
28/9 356 CHBiệt Dược 10 25
29/9 49 XNDP TW1 45 70
31/9 360 Cửa hàng NLBằng 20 50
Cộng 45 75
Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ
(ký ) (ký)
Công ty TNHH Nam Đô
TẬP HỢP CHI TIẾT PHIẾU NHẬP
Từ ngày 1/9 đến ngày 30/9
Tên kho: Nam Đô
Chứng từ Tên vật tư Đơn
vị
Số
lượn
g
Đơn giá Thành tiền TKghi
Có
Số NT
6 1/9 Máy hút dịch Cái 70 800.000 56.000.000 3312
46 7/9 Máy tạo ôxy Cái 5 12.000.000 60.000.000 3312
34 24/9 Bộ khám chữa
răng
Bộ 45 1.200.000 54.000.000 3312

... ... ... ... ... ... ...
Cộng 2.904.864.528
Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng